Introdução
Este manual descreve os principais processos do Sistema de Fluxo de Contratos. Estes processos estão divididos em:
1. Elaboração do Mapa de Concorrência; 2. Elaboração da Minuta Contratual; 3. Integração ERP Mega2000.
Cada passo será devidamente detalhado neste manual.
Para acessar o portal de sistemas do grupo via, acesse o endereço http://sistemas.grupovia.com.br, e entre com o seu login e senha.
Na tela inicial confira os seus dados e os sistemas vinculados ao seu perfil.
1. Dados do usuário: Informação do nome do usuário que está acessando o portal, o centro de custo e projeto a qual está vinculado. Essa informação é oriunda do cadastro do funcionário no sistema Mega.
2 – Colaboração: Espaço destinado ao usuário para sugerir melhorias, reportar erros ou sair do sistema.
3 – Sistemas vinculados: Local onde serão apresentados os sistemas disponíveis para o usuário que estiver acessando o portal.
Como este manual trata-se do Sistema de Fluxo de Contratos (SFC), para acessar o sistema, clique no menu do sistema SFC – SISTEMA DE FLUXO DE CONTRATOS, conforme imagem abaixo:
Ao acessar o menu do SFC, o sistema irá apresentar as opções de menu do sistema, que compõem os processos e informações do sistema, sendo eles:
1. Mapa de Concorrência 2. Minuta Contratual 3. Integração ERP 4. Pesquisa Geral
5. Informações Auxiliares
6. Procurações, Procedimento e Manuais 7. Ret. Map/Cto
1.
Mapa de Concorrência
Clique na opção “Mapa de Concorrência”, para carregar os mapas de concorrências ativos, onde serão agrupados por status, que simbolizam uma determinada etapa no processo.
Para alteração do status do mapa de concorrência é obrigatório assinatura digital, onde todos os status terão uma respectiva cor para facilitar a visualização.
São 3 (três) status:
1.1.
Mapa em cotação (Passo 1):
Primeira etapa do processo, que representa um mapa em construção. Esse mapa nãotem a primeira aprovação: A aprovação Técnica.
1.2.
Mapa aguardando Aprovação Gerencial (Passo 2):
Status que representa um mapa já aprovado tecnicamente pelo engenheiro ou o responsável pela análise técnica, mas ainda pendente de aprovações das diretorias, que é a aprovação em segundo nível.
A Aprovação Gerencial terá no mínimo 1 (uma) e no máximo 3 (três) aprovações das diretorias de construção, suprimentos e equipamentos respectivamente, de acordo com o informado no mapa de concorrência.
Isso ocorre porque as aprovações gerenciais são direcionadas de acordo com a composição dos itens assim, se um mapa tiver entre os seus itens um material então a Diretoria de Suprimentos deverá também aprovar, se for uma cotação de equipamento então a Areia de Equipamentos aprovará.
Em todos os casos a Diretoria de Construção é obrigada a realizar a aprovação.
1.3.
Mapa aprovado para vinculação da minuta (Passo 3):
Status que representa a aprovação total (Técnica e Gerencial) do mapa de concorrência.
Esse status libera o respectivo mapa de concorrência para receber a Minuta Padrão, de acordo com os requisitos técnicos e legais do serviço.
Abaixo as telas dos três passos do sistema.
Para editar um mapa basta clicar em “editar”, assim como para inativar um mapa “inativar”. Para imprimir um mapa basta clicar em “mapa”. Para inserir um novo mapa clique em “Inserir Mapa” que será detalhado no item 1.1 deste manual.
1.4.
Mapa de Concorrência (Detalhamento do processo)
Para inserir um novo mapa clique em “Inserir Mapa”.
O formulário de preenchimento será composto pelos seguintes grupos: 1. Informações de Controle; 2. Empresa; 3. Dados Gerais; 4. Itens; 5. Fornecedores; 6. Planilha de Valores;
7. Arquivos de Análise Técnico / Gerencial; 8. Escolha da Melhor Proposta;
9. Aprovações; 10.Desaprovação; 11.Ocorrências;
1. Informações de Controle
i. Código de Controle: Código sequencial único para identificar o mapa; ii. Data: Data de inclusão do mapa;
iii. Status: Representa qual é a etapa do mapa no processo;
2. Empresa i. Organização; ii. Filial;
iii. Centro de Custo; iv. Projeto;
3. Dados Gerais
i. Descrição Resumida: Breve descrição de identificação;
ii. Detalhe Técnico: Descrição técnica do Mapa de Concorrência;
iii. Diretorias Acessórias: Informe caso o mapa tenha Material e/ou Equipamento. Essa informação irá direcionar se as Diretorias de Suprimentos e/ou Equipamentos irão fazer parte do conjunto de aprovadores;
iv. Separa M.O/MAT no Contrato: Essa opção está relacionada a Mapas de Concorrência onde na elaboração do contrato se separa itens de Mão de Obra e Material;
4. Itens
i. Sequência: Sequência de itens; ii. Descrição: Inserir descrição do item;
iii. Detalhe Técnico: Inserir um detalhamento técnico do item; iv. Tipo: Tipo do Item (Mão de Obra, Material, Equipamento); v. Unidade de Medida: Escolher a unidade de medida do item; vi. Quantidade: Inserir a quantidade do item;
vii. Quantidade Orçado: Inserir a quantidade orçada do item; viii. Preço Orçado Unitário: Inserir o preço orçado unitário; ix. Preço de Venda Unitário: Inserir o preço de venda unitário;
5. Fornecedores
i. Sequência: Sequência de fornecedores;
ii. Tipo de Pessoa: Pessoa Física ou Pessoa Jurídica; iii. Inscrição: CPF ou CNPJ válidos;
iv. Razão Social: Inserir a Razão Social;
v. Nome Contato: Inserir o nome do contato do fornecedor; vi. Email: Inserir um email do contato;
vii. Telefone Contato: Inserir telefone do contato;
6. Planilha de Valores
À medida que se insere fornecedores e itens o sistema irá habilitar as células para a vinculação do preço unitário. Para inserir o preço unitário, clique na respectiva célula, como mostra a figura abaixo:
i. Preço Unitário Inicial: Principal informação da planilha de concorrência. Esta informação deve ser o primeiro preço passado pelo fornecedor, isto é, descontos e acréscimo não devem ser considerados neste valor. Qualquer desconto ou acréscimo será incluído formalmente nos respectivos campos da planilha;
ii. Também poderá ser incluído desconto/acréscimo por item; iii. Os campos com fundo amarelo são campos de análise e o seu significado pode ser facilmente identificado;
iv. (Fn/Or) e (Fn/Vd) são variações do Preço Final pelo Preço Orçado e o Preço Final pelo preço de Venda respectivamente;
7. Arquivos de Análise Técnico / Gerencial
8. Escolha da melhor proposta
Para escolher a melhor proposta basta clicar em “Escolher Fornecedor” e selecionar o fornecedor, como mostra a figura abaixo. Deverá ser inserida uma justificativa para escolha do fornecedor.
É importante lembrar que para que a primeira aprovação seja realizada, (aprovação técnica), o fornecedor tenha sido selecionado, e que este esteja devidamente cadastrado no sistema mega como um agente.
9. Aprovações:
Botões habilitados para os usuários que tem o perfil de aprovadores. Para aprovar basta clicar no respectivo botão, como mostra a figura abaixo:
Aprovação técnica (Realizada no passo 1)
Para aprovação técnica, é necessário selecionar o fornecedor no mapa, e que este esteja com o CNPJ correto e cadastrado no Mega, assim como devidamente aprovado.
10. Desaprovação
Botões habilitados para os usuários que tem o perfil de aprovadores, que podem desaprovar, voltando do passo 2 para o passo 1. Para aprovar desaprovar basta clicar no respectivo botão, como mostra a figura abaixo:
11. Ocorrências
Informações das aprovações e desaprovações do mapa.
Fazendo um resumo do processo de confecção do mapa de concorrência, podemos dizer que cada passo tem o seguinte objetivo:
Passo 1 – Confecção e aprovação técnica do mapa de concorrência Passo 2 – Aprovação das diretorias
Passo 3 – Visualização do mapa de concorrência - Resumo do passo 1 e 2
2.
Minuta Contratual
Clique na opção “Minuta Contratual”, para carregar os contratos ativos. Serão agrupados por status, que simbolizam uma determinada etapa no processo. Para cada alteração do status do mapa de concorrência é obrigatório assinatura digital. Cada status terá uma respectiva cor para facilitar a visualização. São 3 (três) status:
2.1.
Contrato em Análise (Passo 4):
Contrato em fase de elaboração, mas aguardando Aprovação Técnica. A aprovação técnica geralmente é realizada pelo engenheiro.
2.2.
Contrato aguardando aprovação gerencial (Passo 5):
Status que representa um contrato já aprovado tecnicamente, mas ainda pendente de aprovações das áreas administrativas.
A aprovação administrativa é composta por 3 (três) áreas: • Área de Contratos
• Área Fiscal • Área Jurídica
2.3.
Contrato
aprovado
aguardando
vinculação
de
contrato assinado (Passo 6):
Status que representa que o contrato está totalmente aprovado, mas ainda está faltando o contrato em papel assinado, onde este, deve ser assinado, digitalizado e incluído nesta etapa.
Somente após esta vinculação é que o contrato estará habilitado para integração no Sistema ERP Mega2000 (Passo 7).
Para editar um contrato basta clicar em “editar”, assim como para apagar um contrato “apagar”.
Ao clicar na opção apagar, o sistema irá retornar o respectivo mapa aprovado para o status anterior.
Para imprimir a minuta basta clicar em “contrato”.
Essas funções acima podem ser bem observadas na figura abaixo. Para inserir um novo mapa clique em “Adicionar Contrato” que será detalhado no item 3.1 deste manual.
2.4.
Minuta Contratual (Detalhamento do processo):
2.4.1.
Inserir Contrato
Após a aprovação da melhor proposta o mapa estará com o status “Mapa de concorrência aprovado para contrato”, assim, esse mapa poderá ser vinculado a uma minuta padrão.
Clique em “Inserir Contrato”, selecione o respectivo mapa e o modelo padrão de minuta contratual.
É neste processo que o sistema irá verificar se o CNPJ informado está aprovado na base de dados do ERP, e caso não esteja, é necessário aprovar o fornecedor selecionado no Mega.
Caso o CNPJ informado não esteja na base de dados do ERP dever-se-á cadastrá-lo primeiro para depois realizar esse processo. Essa crítica ocorre no momento da aprovação técnica do mapa de concorrência.
Caso exista separação do mapa de concorrência, onde serão gerados dois contratos, um para mão de obra e outro para material, do lado direito de ações, irá aparecer o link “Separar M.O./MAT”.
Ao clicar no link, o sistema irá gerar um mapa para cada contrato, e o processo de inclusão devem ser realizadas duas vezes. Preenchimento dos dados Contratuais O formulário de preenchimento dos dados contratuais terá os seguintes grupos: 1. Contratante;
2. Assinaturas; 3. Contratado;
4. Representante Legal;
5. Termos Gerais de Contratação;
6. Informações Específicas para Obras Públicas;
7. Informações Específicas para Prestação de Serviços com Equipamento ou Veículos de Propriedade de Contratado;
8. Cláusulas adicionais Específicas; 9. Anexos que são parte do contrato; 10. Documentos de contratação;
11. Arquivos de Análise Técnico Gerencial; 12. Tributação vinculada ao fornecedor;
13. Serviço/Classe Financeira/Tributação; 14. Exceção fiscal;
15. Percentuais para dedução fiscal;
16. Lista de Materiais Incorporados na Obra para dedução fiscal; 17. Aprovações / Desaprovação;
18. Ocorrências;
19. Minuta (Cláusulas Editáveis); 1. Contratante
O SFC trará os dados da Contratante, CEI da Obra e a diretoria responsável. Esses dados serão consultados no repositório do Mega2000.
2. Assinaturas
Inserir assinaturas do Contrato, que serão apresentadas no arquivo digital do contrato. Caso não sejam incluídas as assinaturas, o documento não terá as assinaturas.
Esse cadastro terá uma análise de valores de alçada para assinatura contratual. Poderá ser inserido:
• REPRESENTENTE • TESTEMUNHA
3. Contratado:
Após a validação do CNPJ ganhador da proposta, o SFC irá buscar no repositório do Mega2000 todos os dados do contratado.
4. Representante Legal:
Escolha o representante legal da empresa de acordo com o cadastro previamente inserido no repositório do mega2000, ou seja, o representante deve estar cadastrado no agente, na parte de representantes no sistema Mega.
Caso o representante não seja informado, o documento da minuta contratual não terá o nome do representante da empresa contratada.
5. Termos Gerais de Contratação:
a. Alterar Minuta Padrão: Processo que visa alteração da minuta padrão sem prejuízo dos dados já inseridos.
b. Resp. Administrativo: Usuário que está fazendo o contrato; c. Código de Controle;
d. Status;
e. Código Alternativo: Código sequencial da Obra; f. Data Inicial;
g. Data Final;
h. Natureza do Serviço / Objeto; i. Observação Contratual;
j. Valor total do contrato: Valor aprovado do Mapa de Concorrência. Esse campo não é editável;
k. Reajustamento; l. Índice;
m. Forma de pagamento; n. Multa por dia de atraso;
o. Retenção Técnica Contratual; Preenchimento fundamental para retenção contratual do contrato. Como padrão, o campo vem marcado como não, mas caso exista retenção no contrato, o campo deve ser marcado como sim.
6. Informações Específicas para obras públicas: a. Número do Edital Público;
b. Órgão Público;
7. Informações Específicas para Prestação de Serviços com Equipamento ou Veículos de Propriedade de Contratado:
a. Seq; b. Marca; c. Tipo; d. Ano; e. Placa; f. Renavan;
8. Cláusulas adicionais específicas:
As informações de cláusulas adicionais específicas são extremamente importantes para especificar pontos peculiares do contrato que sejam distintos ao contrato padrão, que existe ou não no formulário padrão selecionado.
a. Extenso: Registro que define a ordem que a cláusula deverá ser inserida na minuta, por exemplo: 09.02.01;
b. Descrição: Breve descrição para identificação; c. Texto: Texto que irá para a minuta;
9. Anexos que são parte do Contrato:
Definem anexos pré-cadastrados, como por exemplo, TAC’s.
Também poderá ser inserido qualquer outro documento que não seja pré-cadastrado como, por exemplo: Cronograma de Execução do Serviço.
10. Documentos de Contratação
O SFC trará os documentos relacionados à contratação de acordo com o tipo de pessoa do contratante.
Os documentos em papel terão que ser digitalizados e vinculados.
11. Arquivos de Análise Técnico / Gerencial: Arquivos para análise técnica do contrato.
12. Tributação vinculada ao fornecedor:
Informação do tipo de tributação vinculada ao fornecedor do contrato. Essa informação é buscada do sistema Mega.
13. Serviço/Classe/Tributação:
14. Exceção fiscal:
Informação de exceção fiscal do fornecedor. Essa informação é buscada do sistema Mega.
15. Percentuais para Dedução Fiscal:
Tem o objetivo de controlar qual será o percentual de dedução de material/equipamento no valor total do contrato para fins fiscais, pois alguns tributos só terão incidência no total da mão-de-obra.
16. Lista de Materiais Incorporados na Obra para dedução fiscal:
Lista analítica de todos os materiais que serão incorporados na obra que deverão ser deduzidos na base de cálculo dos impostos.
17. Aprovação / Desaprovação;
Botões habilitados para os usuários que tem o perfil de aprovadores e desaprovadores. Para aprovar basta clicar no respectivo botão, como mostra a figura abaixo:
Aprovação técnica (Realizada no passo 1)
Além da aprovação Técnica (realizada no passo 4), aparecem as aprovações Gerencial, Fiscal (Contabilidade) e Jurídico (realizadas no passo 5), na respectiva ordem de aprovação.
18. Ocorrências;
19. Minuta (Cláusulas Editáveis);
Informações das cláusulas editáveis da minuta, onde são preenchidas com as informações definidas no cadastro da minuta.
3.
Integração ERP
Para realizar a integração do Contrato ao ERP Mega2000 clique na opção “Integração ERP”, selecione o respectivo contrato e clique em “Gravar”.
O sistema irá verificar possíveis inconsistências e caso não tenha nenhuma, o sistema irá emitir uma mensagem de integração realizada com sucesso.
4.
Pesquisa Geral
Essa função busca todos os Mapas de Concorrência aprovados, como mostra a figura abaixo:
5.
Informações Auxiliares
5.1.
Modelos de Minutas Contratuais
Lista quais minutas contratuais estão disponíveis e também quais anexos pré-definidos, como mostra a figura abaixo:
5.2.
Papéis do Sistema
A definição de papéis é utilizada para identificar qual é o nível de acesso que um determinado usuário terá no sistema. Assim, se um usuário está vinculado ao papel “Aprovador Administrativo Fiscal”, ele terá acesso somente a aprovação Fiscal.
A relação que o sistema irá informar tem o objetivo de demonstrar quais são as pessoas e o seu respectivo papel no processo. Na opção “Relação de Papéis do Sistema” mostra a listagem completa de papéis.
6.
Procurações, Procedimentos e Manuais
Elaboração ou Última Alteração Responsável:
Eduardo Coelho Eugenio de Souza
Data:
