Gestão Patrimonial
Administração de Recursos Materiais
Prof. Ronaldo Fonseca
Sumário
SUMÁRIO ... 2
PANORAMA DA AULA ... 3
GESTÃO PATRIMONIAL ... 3
O ATIVO IMOBILIZADO ... 3
ADMINISTRAÇÃO, CONTABILIZAÇÃO E CONTROLE DO ATIVO IMOBILIZADO ... 4
ADMINISTRAÇÃO DO ATIVO IMOBILIZADO ... 6
CONTABILIZAÇÃO DO ATIVO IMOBILIZADO ... 6
CONTROLE DO ATIVO IMOBILIZADO ... 7
TOMBAMENTO ... 11
DEPRECIAÇÃO ... 13
A MOVIMENTAÇÃO DO PATRIMÔNIO: ALIENAÇÃO, BAIXA, TRANSFERÊNCIA E CESSÃO ... 14
Panorama da Aula
Na aula anterior conservamos sobre os vários aspectos da administração de recursos materiais. Nessa aula vamos analisar a administração dos recursos patrimoniais e veremos que há várias características diferentes. Basta ter atenção e você entenderá o conteúdo.
Gestão Patrimonial
Pessoal, preliminarmente, é apropriado que façamos uma análise do conceito de recurso ou bem patrimonial antes de iniciarmos a nossa aula. Assim como iremos separar (apenas para fins didáticos) as definições de recurso material e de recurso patrimonial.
Recurso material: refere-se aos elementos físicos empregados por uma organização e que concorrem para a constituição de seu produto final, o qual pode ser um material processado ou um serviço. A natureza do recurso material não é permanente. Além disso, geralmente é possível armazená-lo em estoques (mercadorias, matérias- primas, etc).
Recurso patrimonial: refere-se aos elementos físicos empregados por uma organização e que são destinados à manutenção de suas atividades. A natureza do recurso patrimonial é permanente. Além disso, nem sempre é possível armazená-lo em estoques (imóveis, terrenos, móveis e utensílios, veículos, máquinas, etc.).
O Ativo Imobilizado
Entende-se como ativo imobilizado todo ativo de natureza relativamente permanente, que é normalmente mantido na empresa para a utilização na produção de mercadorias ou prestação de serviços e que podem ser tangíveis (concretos) ou intangíveis (abstratos). Como exemplo de um bem patrimonial podemos citar um edifício.
Ele não irá ser utilizado na produção de nenhum produto da organização, mas será utilizado pela empresa por anos a fio e sua vida útil é indeterminada. Enquanto o bem for mantido, poderá ser utilizado normalmente.
O edifício seria, portanto, um bem ou ativo patrimonial tangível, pois ele é concreto, pode ser tocado. Já uma marca ou logotipo, por exemplo, seria o caso de um ativo intangível. A marca Coca-Cola vale talvez bilhões de reais, mas não é um elemento concreto, tangível.
Desta forma, os bens patrimoniais seriam todos aqueles ativos permanentes da instituição, sejam eles móveis (cadeiras, mesas, automóveis, máquinas, etc.) ou intangíveis (títulos a receber, ações, marcas comerciais, etc.).
Bens Patrimoniais: são os ativos permanentes móveis e imóveis e inclui os ativos tangíveis e os intangíveis.
Um bem imóvel seria aquele que, naturalmente, não podemos movimentar sem que ele perca suas características de operação. Já uma definição de bem móvel seria a seguinte: é o objeto ou material que se pode transportar de um lugar para o outro e que, para efeito de controle, pode ser classificado como material permanente ou de consumo e no elemento de despesa previsto na legislação em vigor (IFAM 2012).
A administração patrimonial deve controlar tanto os bens móveis como os bens imóveis da instituição. Entretanto, a preocupação é distinta em relação a esses bens e o controle é um pouco diferente.
Três afirmações importantes devem coexistir para que possamos classificar um ativo como fixo ou imobilizado:
• Ter natureza relativamente permanente;
• Ser utilizado na operação do negócio;
• Não ser destinado à venda.
Nenhum bem tem vida útil ilimitada na empresa, pois todos sofrem desgaste com o tempo pelo uso e pela obsolescência. Esses desgastes são inclusive contabilizados legalmente. O edifício da fábrica (por exemplo) atende a essas três condições mencionadas anteriormente.
Um terreno a ser utilizado futuramente para novas construções não é um ativo imobilizado, pois não está sendo usado diretamente na operação atual. Uma fábrica que foi desativada deixa de ser um ativo imobilizado.
Conforme as características do negócio, a avaliação do que é imobilizado ou não pode variar:
• Terrenos e edifícios de uma empresa imobiliária não são ativos imobilizados, pois se destinam à venda.
• Veículos são considerados ativos imobilizados em uma empresa de transporte, mas não para a indústria automobilística, pois destinam-se à venda.
• As máquinas e as prensas de uma montadora são consideradas ativo imobilizado, não sendo, porém, para os fornecedores desse tipo de equipamento.
Administração, Contabilização e Controle do Ativo Imobilizado
Primeiramente, é essencial dizermos que o conceito de patrimônio tem significados distintos para a Contabilidade e para a Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais.
Para a Contabilidade, o patrimônio de uma determinada pessoa física ou jurídica é composto pelo conjunto de bens, direitos e obrigações que estão sob sua propriedade e que podem ser avaliados monetariamente.
A representação do patrimônio de uma empresa, para a Contabilidade, é o que chamamos de balanço patrimonial.
Para fins de elaboração do balanço patrimonial, há duas subdivisões possíveis do ativo, constantes da Lei nº 6.404/76 e modificadas recentemente pela Lei nº 11.941/2009:
• Ativo Circulante
• Ativo não Circulante
O ativo circulante é relativo a bens e direitos realizáveis em um período futuro de curto prazo, e não são de interesse de nossa disciplina.
O ativo não circulante, por sua vez, é ainda subdividido em mais quatro grupos:
• Ativo realizável a longo prazo
• Investimentos
• Ativo Imobilizado
• Ativo Intangível
Dessa maneira, voltando à Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais, apresentamos a seguinte definição:
• Ativo Imobilizado: são os bens de natureza permanente destinados à manutenção das atividades da organização, ou seja, bens permanentes que a organização necessita para poder operar.
• Ativo Intangível: são os bens não materiais (abstratos ou incorpóreos) destinados à manutenção das atividades da organização, como por exemplo: marcas, patentes, direitos autorais, etc.
Trazendo esses conceitos para o âmbito da Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais, podemos dizer que o ativo imobilizado e o intangível são agrupados sob um único conceito: o de bem patrimonial.
Dessa maneira, podemos afirmar que a gestão patrimonial envolve a fiscalização do material permanente, dos bens imóveis e das instalações a ele agregadas.
De modo geral, o foco dos certames recai sobre os materiais permanentes, haja vista sua maior dinamicidade em organizações (capacidade de movimentação, compras e desfazimentos mais recorrentes), o que torna mais complexo o seu controle.
Nesse momento inicial, é pertinente o estudo de algumas definições:
• Material permanente: de duração superior a dois anos, levando-se em consideração os aspectos de durabilidade, fragilidade, perecibilidade, incorporabilidade e transformabilidade. O material permanente terá a seguinte classificação:
a) Novo: bem comprado e que se encontra com menos de um ano de uso.
b) Bom: bem que estiver em perfeitas condições e em uso normal.
c) Ocioso: quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado.
d) Recuperável: bem que pode ser recuperado, com custo de reparo menor do que cinquenta por cento de seu valor de mercado.
e) Antieconômico: bem com manutenção onerosa, ou com seu rendimento precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo.
f) Irrecuperável: quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido à perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação.
• Instalações: materiais ou equipamentos que se agregam ao bem imóvel, isoladamente ou em conjunto, passando a integrá-lo funcionalmente;
• Carga Patrimonial: conjunto de materiais permanentes sob a responsabilidade do titular de uma unidade administrativa;
• Transferência: movimentação de material entre unidades administrativas de um mesmo órgão, com consequente troca de responsabilidade;
• Registro Patrimonial: descrição analítica do material permanente, ao qual se atribui um código numérico sequencial, contendo as informações necessárias à sua identificação, localização e carga patrimonial.
Administração do Ativo Imobilizado
A administração ou Gestão Patrimonial de uma empresa ou entidade pública engloba algumas atividades, como:
registro, tombamento, guarda, movimentação, controle, preservação, baixa, incorporação e inventário dos bens móveis e imóveis que foram incorporados no seu acervo patrimonial.
Uma vez implantada uma instalação ou instalado um equipamento, é preciso administrá-lo da melhor forma possível, pois são fatores de produção e, portanto, devem contribuir para o resultado operacional da empresa.
Assim, devemos formular duas perguntas: eles estão sendo operados de forma econômica? Sua manutenção está sendo realizada de acordo com as melhores recomendações? Essas perguntas podem ser desdobradas em várias outras, como: Chegou a hora de o equipamento ser substituído por outro, isto é, ele já atingiu sua vida econômica?
A manutenção preventiva está reduzindo os custos decorrentes de quebras e paradas de máquinas? Todas essas perguntas deverão ser consideradas pela área responsável pela administração ou gestão desses ativos.
Na maioria das empresas a gestão do ativo imobilizado é feita por uma unidade organizacional que recebe geralmente o nome de controle do ativo fixo ou imobilizado. Sua função é registrar, controlar e codificar os bens considerados imobilizados e, portanto, passíveis de depreciação. O controle é feito por meio de uma ficha individual, que pode ser um arquivo do sistema computadorizado onde se registram, entre outras coisas, a data de aquisição do bem, o código (colocando-se chapas em bens móveis), o valor inicial, critério e prazo para depreciação, depreciação do período e acumulada, centro de custo em que o bem encontra-se alocado, e espaço para registro de melhorias no bem, desde que altere o seu valor contábil.
Contabilização do Ativo Imobilizado
Os princípios de contabilidade geralmente aceitos, referentes aos bens do ativo imobilizado são os seguintes:
• As imobilizações devem, de preferência, ser registradas ao preço de custo, a menos que haja uma perda de valor permanente que deva ser refletida nas contas.
• As contas do balanço devem refletir os investimentos no imobilizado remanescente e em serviço.
A fim de atingir esse objetivo, é necessário seguir um princípio de capitalização das adições e das substituições mais importantes e refletir todas as retiradas físicas, bem como todos os abandonos desses respectivos bens.
• Práticas contábeis apropriadas devem ser seguidas na capitalização do custo desse bem.
• Os registros do ativo imobilizado devem ser mantidos com detalhes suficientes para suportar as contas de controle e permitir testes da existência física de tais itens.
• A provisão para depreciação deve ser constituída anual e proporcionalmente à vida útil estimada das imobilizações depreciáveis. As estimativas sobre a vida útil devem levar em consideração as condições em que os imobilizados estão integrados, pois, de acordo com essas condições, a vida útil esperada pode aumentar ou diminuir.
Vamos ver algumas ilustrações dos débitos capitalizáveis mencionados acima:
Ø Adição: construção de um depósito nas adjacências da fábrica.
Ø Benfeitoria: instalação de um sistema de ar-condicionado onde não havia.
Ø Melhoramento: substituição do motor de uma máquina por outro de maior potência, daí provindo um aumento de capacidade ou eficiência, ou ambos.
Ø Substituição: instalação de uma caldeira nova no lugar de uma usada e gasta.
Ø Alteração: mudança do escritório da fábrica, da área central para a área perimetral do edifício, com consequente aumento do espaço.
Controle do Ativo Imobilizado
Há três conceitos intimamente relacionados ao controle de um bem patrimonial. São eles: material permanente, tombamento e alienação.
A classificação de um bem como permanente ou de consumo é, predominantemente uma classificação contábil, pois é referente à Natureza de Despesa. Vamos recordar esses conceitos:
Ø Material de Consumo: é aquele que, em razão de seu uso corrente, perde normalmente sua identidade física e/ou tem a sua utilização limitada a dois anos.
Ø Material Permanente: é aquele que, em razão do seu uso corrente, não perde sua identidade física, mesmo quando incorporado a outro bem, e/ou apresenta uma durabilidade superior a dois anos.
Mas não devemos ficar atentos somente para a vida útil, pois mesmo que o item tenha “vida útil” maior que dois anos, poderá ser enquadrado como material de consumo. O Manual de Contabilidade aplicada ao Setor Público indica que, se o item tiver uma dessas características abaixo, será classificado como material de consumo:
a) Durabilidade: Se em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos. Ex.: lápis, borracha, papel.
b) Fragilidade: Se sua estrutura for quebradiça, deformável ou danificável, caracterizando sua irrecuperabilidade e perda de sua identidade ou funcionalidade. Ex.: disquetes.
c) Perecibilidade: Se estiver sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou caso se deteriore ou perca sua característica pelo uso normal. Ex.: gêneros alimentícios.
d) Incorporabilidade: Se está destinado à incorporação a outro bem e não pode ser retirado sem prejuízo das características físicas e funcionais do principal. Pode ser utilizado para a constituição de novos bens, melhoria ou adições complementares de bens em utilização, ou para a reposição de peças para manutenção do seu uso normal que contenham a mesma configuração. Ex.: peças de veículos.
e) Transformabilidade: Se foi adquirido para fim de transformação. Ex.: aço como matéria-prima para fabricação de armários.
A partir da Constituição Federal de 1988, houve uma crescente demanda da Administração Pública em prover leis e normas mais rígidas de controle financeiro, orçamentário, contábil e patrimonial.
O controle patrimonial abrange tanto os bens patrimoniais móveis quanto os bens imóveis.
Ø Bens Móveis: bens que podem movimentar-se por força alheia ou que possuem movimento próprio. É um conselho semelhante ao de material permanente.
Ø Bens Imóveis: bens que não podem movimentar-se sem que sua essência seja alterada.
No que diz respeito aos bens móveis, as atividades de controle patrimonial podem ser concatenadas em um processo:
As atividades acima correspondem medidas administrativas específicas a serem tomadas pela administração.
Didaticamente podemos relacionar as atividades e medidas administrativas inerentes ao controle patrimonial de bens móveis a três “momentos cronológicos”: a entrada na organização, as alocações internas e a saída final do bem, conforme tabela a seguir:
A entrada de um bem patrimonial móvel (ou material permanente), após sua aquisição, dá-se através dos almoxarifados. Neste instante, várias são as tarefas que devem ser executadas. As principais são:
• Verificação se o material entregue corresponde à descrição da nota fiscal;
• Verificação se o material entregue corresponde à nota de empenho (no caso de órgãos públicos);
• No caso de as verificações dos itens anteriores ocorrerem sem maiores problemas, atesta-se a nota fiscal (dá-se um “OK” em seu verso, afirmando que o material foi recebido);
• Incorporação do material permanente ao patrimônio da organização.
À esta incorporação damos o nome de tombamento.
Após o registro de um material permanente em um almoxarifado, efetua-se o registro de suas informações físicas e contábeis, para fins de controle. No entanto, como qualquer outra atividade da organização, o controle dos bens patrimoniais está sujeito a uma auditoria, com o objetivo único de garantir a confiabilidade das informações prestadas pelos sistemas de controle material/patrimonial. Erros humanos, perdas e roubos são as causas principais das discrepâncias entre os registros e o que efetivamente consta de estoques ou de cargas patrimoniais sob a responsabilidade de servidores. Estamos nos referindo aos inventários.
Questões para treinar!
1. (CESPE – 2018 – EBSERH – ANALISTA ADMINISTRATIVO)
A classificação de um de material hospitalar como permanente é considerado um atributo de flexibilidade em razão das características desse material.
Comentários: material permanente é aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde sua identidade física, mesmo quando incorporado a outro bem, e/ou apresenta uma durabilidade superior a dois anos.
Gabarito: Errada.
2. (CESPE – 2017 – TRF – 1ª REGIÃO – ANALISTA JUDICIÁRIO – ADMINISTRATIVO)
Para que seja classificado como imobilizado, um ativo deve ser: relativamente permanente; utilizado na produção de mercadoria ou prestação de serviço; destinado à venda.
Comentários: Três afirmações importantes devem coexistir para que possamos classificar um ativo como fixo ou imobilizado:
• Ter natureza relativamente permanente;
• Ser utilizado na operação do negócio;
Recepção Registro ou
Incorporação Guarda Conservação Desfazimento
• Não ser destinado à venda.
O erro da assertiva está em afirmar que o ativo imobilizado deve ser destinado à venda.
Gabarito: Errada.
3. (CESPE – 2017 – SEDF – TÉCNICO DE GESTÃO EDUCACIONAL)
A gestão patrimonial engloba o controle de materiais permanentes, considerados bens patrimoniais tangíveis.
Comentários: bens patrimoniais são os ativos permanentes móveis e imóveis e inclui os ativos tangíveis e os intangíveis.
Gabarito: Certa.
4. (CESPE – 2016 – DPU – AGENTE ADMINISTRATIVO
Item do ativo imobilizado da organização refere-se a bem que possui tempo ilimitado de uso e de vida útil.
Comentários: Como vimos acima nenhum bem tem vida útil ilimitada na empresa, pois todos sofrem desgaste com o tempo pelo uso e pela obsolescência.
Gabarito: Errada 5. (CESPE – 2016 – TRT – 8ª REGIÃO – ANALISTA JUDICIÁRIO – ADMINISTRATIVO - ADAPTADA)
Patentes e direitos autorais são considerados bens patrimoniais intangíveis.
Comentários: ativo intangível são os bens não materiais (abstratos ou incorpóreos) destinados à manutenção das atividades da organização, como por exemplo: marcas, patentes, direitos autorais, etc.
Gabarito: Certa.
6. (CESPE – 2016 – DPU – AGENTE ADMINISTRATIVO)
Em geral, a eficiência e a importância das medidas de controle que visam à segurança física do patrimônio estão diretamente relacionadas com as quantias investidas para a implantação dessas medidas.
Comentários: A eficiência das medidas de controle de patrimônio tende a ser mais elevada quanto maior for o investimento nessa área.
A segurança física do patrimônio envolve um conjunto de medidas capazes de gerar um estado, no qual os interesses vitais de uma organização estejam livres de danos, interferências e perturbações. Só é eficiente se for sustentada sobre um conjunto de investimentos na implantação dessas medidas de segurança.
Gabarito: Certa.
7. (CESPE – 2014 – ANTAQ – ANALISTA ADMINISTRATIVO)
Os bens de uma empresa são considerados recursos patrimoniais e são classificados, quanto à sua mobilidade, como móveis, imóveis, corpóreos e incorpóreos.
Comentários: Vamos ver a classificação dos bens de acordo com o Código Civil?
A) Quanto à tangibilidade:
I) Bens corpóreos, materiais ou tangíveis
São aqueles bens que possuem existência corpórea, podendo ser tocados. Ex.: casa, carro.
II) Bens incorpóreos, imateriais ou intangíveis
São aqueles com existência abstrata e que não podem ser tocados pela pessoa humana. Ex.: direito de propriedade industrial, direitos autorais, marcas.
B) Quanto à mobilidade:
I) Bens imóveis
São aqueles que não podem ser removidos ou transportados sem a sua deterioração ou destruição.
II) Bens móveis
São aqueles que podem ser transportados, deterioração, destruição e alteração da substância ou da destinação econômico-social.
C) Quanto à fungibilidade:
I) Bens infungíveis
São aqueles que não podem ser substituídos por outros da mesma espécie, quantidade e qualidade. São denominados bens personalizados ou individualizados. Ex.: Obras de arte.
II) Bens fungíveis
São os bens que podem ser substituídos por outros da mesma espécie, qualidade e quantidade. Os bens móveis, na maioria das vezes, são fungíveis.
D) Quanto à divisibilidade I) Divisíveis
São os que se podem fracionar sem alteração na sua substância, diminuição considerável do valor, ou prejuízo a que se destinam. Ex. Terrenos.
II) Indivisíveis
Naturalmente são os que não se pode fracionar sem alteração na sua substância, diminuição do valor, ou prejuízo a que se destinam. Ex. Móveis, automóveis.
Agora ficou fácil, não é mesmo?
Quanto à mobilidade os bens podem ser classificados como móveis ou imóveis.
Gabarito: Errada 8. (CESPE – 2012 – CÂMARA DOS DEPUTADOS – ANALISTA LEGISLATIVO
A respeito da gestão patrimonial, julgue o item abaixo:
Para o inventário de material permanente, deve-se considerar o material cuja vida útil estimada seja superior a dois anos.
Comentários:
Ø Material de Consumo: é aquele que, em razão de seu uso corrente, perde normalmente sua identidade física e/ou tem a sua utilização limitada a dois anos.
Ø Material Permanente: é aquele que, em razão do seu uso corrente, não perde sua identidade física, mesmo quando incorporado a outro bem, e/ou apresenta uma durabilidade superior a dois anos.
Gabarito: Certa
9. (CESGRANRIO – PETROBRÁS – TÉCNICO DE AMINISTRAÇÃO E CONTROLE JÚNIOR)
A administração patrimonial em uma empresa se caracteriza por administrar o ativo imobilizado dessa empresa.
Considere as seguintes características de um bem:
I - ser intangível
II - ter natureza relativamente permanente III - ser utilizado na operação do negócio IV - ser um bem de consumo
Para ser considerado um ativo imobilizado, devem coexistir, dentre as características citadas, APENAS as seguintes características:
a) I e II b) II e III c) III e IV d) I, II e IV e) I, III e IV
Comentários: Três afirmações importantes devem coexistir para que possamos classificar um ativo como fixo ou imobilizado:
• Ter natureza relativamente permanente;
• Ser utilizado na operação do negócio;
• Não ser destinado à venda.
Gabarito: B
Tombamento
Assim que a instituição adquire um bem permanente, ele deve passar por um procedimento de registro (incorporação) no sistema de controle patrimonial. Essa atividade é chamada de tombamento. Presta atenção nesse conceito, pois ele costuma ser muito cobrado nas provas de Administração de Recursos Materiais.
A atividade de tombamento deve ser executada no momento em que o bem permanente dá a entrada física na organização, e engloba desde o lançamento dos bens no Sistema Patrimonial até a assinatura e arquivamento dos Termos de Responsabilidade.
O tombamento de bens é feito nos casos de compra, cessão, doação, permuta, transferência, produção interna e incorporação de bens.
No tombamento, identificaremos o bem permanente no sistema (inserindo suas características, preço, de aquisição, etc) e daremos um código ou número patrimonial. Sempre que for possível, esse número será fixado no bem por meio de uma plaqueta de identificação como esta:
Entretanto, alguns bens patrimoniais não podem receber uma plaqueta. Esses bens, cujas características físicas e a sua própria natureza impossibilitem a aplicação de plaqueta, também terão número de tombamento, marcados em separado.
Em caso de perda, descolagem ou deterioração desta plaqueta, o setor onde o bem está localizado deverá comunicar impreterivelmente o fato à Coordenação de Almoxarifado e/ou Patrimônio, com vistas à sua reposição.
No caso de livros, por exemplo (material bibliográfico), o número do tombamento (ou registro patrimonial) poderá ser inserido no bem mediante um carimbo.
Existem ainda alguns itens que podem ser considerados como um material permanente, mas não precisam ser tombados: cortinas, tapetes, persianas, etc.
Em relação ao tombamento, os bens móveis podem ser classificados como: controlados e relacionados. Os bens controlados são aqueles que estão sujeitos ao tombamento, ou seja, que demanda um controle mais rigoroso do uso e da responsabilidade pela sua guarda e conservação.
Já os bens relacionados são os bens que dispensam o tombamento por causa do seu valor ínfimo, sendo controlados apenas de modo simplificado.
“Observa-se que, embora um bem tenha sido adquirido como permanente, o seu controle patrimonial deverá ser feito baseado na relação custo/benefício desse controle.
Nesse sentido, a Constituição Federal prevê o Princípio da Economicidade (artigo 70), que se traduz na relação custo- benefício, assim, os controles devem ser suprimidos quando se apresentam como meramente formais ou cujo custo seja evidentemente superior ao risco.
Desse modo, se um material for adquirido como permanente e ficar comprovado que possui custo de controle superior ao seu benefício, deve ser controlado de forma simplificada, por meio de relação-carga, (...), não havendo necessidade de controle por meio de número patrimonial. No entanto, esses bens deverão estar registrados contabilmente no patrimônio da entidade.”
(Secretaria do Tesouro Nacional, 2014, p. 97)1
Na Administração Pública, a regra geral é de todos os materiais permanentes serem tombados. Isso implica maior possibilidade de controle, mediante a distribuição da carga patrimonial (=lista de bens permanentes sob a responsabilidade direta de determinado servidor) e de inventários.
A Instrução Normativa nº 205, de 1988, da Secretaria de Administração Pública da Presidência da República (SEDAP) nos traz a seguinte orientação acerca da identificação de equipamentos e demais materiais permanentes:
1 Gestão de Materiais - Brasília: ENAP, 2015. 168 p. : il. -- (Enap Didáticos, Nº 1)
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 205, DE 08 DE ABRIL DE 1988.
PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA
SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Gabinete do Ministro
7.13. Para efeito de identificação e inventário, os equipamentos e materiais permanentes receberão números sequenciais de registro patrimonial.
7.13.1. O número de registro patrimonial deverá ser aposto ao material, mediante gravação, fixação de plaqueta ou etiqueta apropriada.
7.13.2. Para o material bibliográfico, o número de registro patrimonial poderá ser aposto mediante carimbo.
(Presidência da República, 1988)
Depreciação
A depreciação de um bem é a redução do seu valor, decorrente do uso, deterioração ou obsolescência tecnológica.
A depreciação é o método pelo qual vamos “retirando” valor do bem contabilmente. Entretanto, o bem pode ainda ter valor depois do prazo estimado para sua depreciação. Vamos imaginar que um automóvel teve a sua vida útil estimada em dez anos. Ao final desses dez anos, ele pode ainda estar funcionando normalmente. Ele portanto ainda tem um valor. Contabilmente, chamamos esse valor de “valor residual”.
A forma de calcular essa perda define o critério de depreciação do bem. Como o critério de avaliação e a vida do bem impactam no resultado operacional da empresa, ambos são regulados pela Receita Federal, através da Instrução Normativa SRF nº 162/1998, alterada pela Instrução Normativa nº 130/1999.
Para o setor público, até bem recentemente os diversos órgãos usualmente recorriam às mesmas taxas estabelecidas pela Receita Federal, no entanto a Secretaria do Tesouro Nacional (STN) lançou o Manual de Regularizações Contábeis, definindo, entre outros assuntos, o mecanismo da depreciação no âmbito do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI). Para fins de concurso, o melhor é basear-se nos ditames da Secretaria da Receita Federal do Brasil.
Para facilitar o entendimento vamos resumir os principais conceitos relativos à depreciação:
Ø Depreciação: redução do valor dos bens pelo desgaste ou perda de utilidade por uso, ação da natureza ou obsolescência.
Ø Vida útil: período de tempo pelo durante o qual a entidade espera obter fluxos de benefícios futuros de um bem ($$).
Ø Valor residual: montante líquido que a entidade espera obter por um bem no fim de sua vida útil, deduzidos os gastos esperados para a sua alienação.
Ø Valor depreciável: valor depreciável = valor original – valor residual.
Vejamos agora os exemplos mais comuns da tabela de vida útil de bens, estabelecidos pela Secretaria da Receita Federal do Brasil:
• Veículos: 5 anos ou 20% ao ano
• Máquinas e Equipamentos: 10 anos ou 10% ao ano
• Móveis ou Utensílios: 10 anos ou 10% ao ano
• Imóveis: 25 anos ou 4% ao ano
Existem vários métodos de cálculo da depreciação, mas o mais cobrado em provas de administração de recursos materiais é o método linear.
Nesse modo de cálculo, as parcelas descontadas ano a ano são constantes, como podemos visualizar na fórmula abaixo:
Parcela anual da depreciação = Valor original do bem – Valor residual Número de anos da vida útil
A Movimentação do patrimônio: Alienação, Baixa, Transferência e Cessão
A baixa ou desfazimento dos bens ocorre quando excluímos um bem do patrimônio da instituição. Esse bem pode ser retirado do patrimônio por motivo de alienação (venda, permuta ou doação) ou por outro motivo de baixa (o esgotamento pelo uso, perda, roubo, extravio, obsolescência, etc.).
Alienação é a operação de transferência do direito de propriedade do bem, mediante venda, permuta ou doação.
Alienar significa transferir a propriedade (ou domínio) de um bem para outra pessoa ou entidade. Dessa forma, não há mais razões para realizar o seu controle. Essa definição é trazida pelo Decreto 99658/1990:
Art. 3º Para fins deste decreto, considera-se:
(...)
II - transferência - modalidade de movimentação de material, com troca de responsabilidade, de uma unidade organizacional para outra, dentro do mesmo órgão ou entidade;
III - cessão - modalidade de movimentação de material do acervo, com transferência gratuita de posse e troca de responsabilidade, entre órgãos ou entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo ou entre estes e outros, integrantes de qualquer dos demais Poderes da União;
IV - alienação - operação de transferência do direito de propriedade do material, mediante venda, permuta ou doação;
V - outras formas de desfazimento - renúncia ao direito de propriedade do material, mediante inutilização ou abandono.
Segundo Marco Aurélio P. Dias (2009) em qualquer uma das situações expostas, deve-se proceder à baixa definitiva dos bens do acervo do órgão. Sendo o bem considerado obsoleto ou não havendo interesse em utilizá- lo no órgão onde se encontra (se tratando de órgão público), mas estando em condições de uso, o dirigente do órgão deverá primeiramente colocá-lo em disponibilidade.
O registro de baixa no sistema patrimonial será efetivado com base no Termo de Baixa de Bens, contendo os seguintes dados:
• O número do tombamento;
• Descrição;
• Forma de baixa;
• Motivo de baixa;
• Data de baixa;
• Número da Portaria ou Termo de Baixa.
Visando o correto processo de baixa de bens no Sistema Patrimonial, a Divisão de Patrimônio emitirá o Termo de Baixa dos bens e providenciará o encaminhamento do processo ao setor financeiro para os devidos registros. O número de patrimônio de um bem baixado não deverá ser utilizado em outro bem.
Em se tratando de bens públicos, são condições necessárias à alienação de bens imóveis a autorização legislativa e de avaliação prévia (estimativa de seu valor). Os preceitos que regem a alienação de bens imóveis são estatuídos pelo inciso I do artigo 17 da Lei nº. 8.666/1993, cujos principais aspectos seguem transcritos abaixo:
“Art. 17. A alienação de bens da Administração Pública, subordinada à existência de interesse público devidamente justificado, será precedida de avaliação e obedecerá às seguintes normas:
I - quando imóveis, dependerá de autorização legislativa para órgãos da administração direta e entidades autárquicas e fundacionais, e, para todos, inclusive as entidades paraestatais, dependerá de avaliação prévia e de licitação na modalidade de concorrência, dispensada está nos seguintes casos:
a) dação em pagamento;
b) doação, permitida exclusivamente para outro órgão ou entidade da administração pública, de qualquer esfera de governo, ressalvado o disposto nas alíneas f, h e i;
c) permuta, por outro imóvel que atenda aos requisitos constantes do inciso X do art. 24 desta Lei;
d) investidura;
e) venda a outro órgão ou entidade da administração pública, de qualquer esfera de governo;
f) alienação gratuita ou onerosa, aforamento, concessão de direito real de uso, locação ou permissão de uso de bens imóveis residenciais construídos, destinados ou efetivamente utilizados no âmbito de programas habitacionais ou de regularização fundiária de interesse social desenvolvidos por órgãos ou entidades da administração pública; (...)
A transferência ocorre geralmente quando o bem continua dentro do órgão original. Já a cessão acontece quando o bem é enviado para outro órgão ou entidade pública.
Outros tipos de movimentação incluem o recolhimento e a distribuição.
O recolhimento é a movimentação de bens para o depósito do patrimônio quando estes não forem mais necessários, por exemplo.
Na redistribuição, ocorre o contrário! Ela acontece quando enviamos bens do depósito de patrimônio para algum órgão em que sejam necessários. Assim, se uma cadeira não é mais necessária para o órgão A, ele pode enviá-la para o depósito (recolhimento). Quando o órgão B pedir alguma cadeira para o depósito, este enviará a cadeira guardada (redistribuição).
A movimentação de um bem móvel dentro de uma unidade gestora (UG) pode ocorrer por:
• Empréstimo;
• Transferência de carga patrimonial;
• Necessidade de reparo e manutenção.
Essa movimentação só pode ser feita com a devida comunicação ao setor responsável pelo controle de patrimônio, que deverá atualizar o sistema de gestão de patrimônio.
Questões para treinar!
10.(CESPE – 2018 – EBSERH – ANALISTA ADMINISTRATIVO)
As perdas com a desvalorização de materiais permanentes mantidos em estoque são consideradas custos de depreciação na gestão de um estoque.
Comentários: A depreciação de um bem é a redução do seu valor, decorrente do uso, deterioração ou obsolescência tecnológica. A depreciação é o método pelo qual vamos “retirando” valor do bem contabilmente.
Gabarito: Certa.
11. (CESPE – 2018 – EBSERH – ANALISTA ADMINISTRATIVO)
A venda de um bem imóvel pertencente a uma unidade da administração pública para outro órgão público dependerá de autorização legislativa, de avaliação prévia do seu valor e de licitação na modalidade concorrência.
Comentários:
“Art. 17. A alienação de bens da Administração Pública, subordinada à existência de interesse público devidamente justificado, será precedida de avaliação e obedecerá às seguintes normas:
I - quando imóveis, dependerá de autorização legislativa para órgãos da administração direta e entidades autárquicas e fundacionais, e, para todos, inclusive as entidades paraestatais, dependerá de avaliação prévia e de licitação na modalidade de concorrência, dispensada está nos seguintes casos:
(...)
e) venda a outro órgão ou entidade da administração pública, de qualquer esfera de governo;
Nesse caso, por se tratar de venda de um bem móvel para outro órgão pública, haverá dispensa de licitação conforme a lei nº 8666/93.
Gabarito: Errada.
12. (CESPE – 2018 – EBSERH – ANALISTA ADMINISTRATIVO)
Móveis que eventualmente sejam furtados de um hospital deverão ser baixados do inventário de bens dessa entidade e os seus números de patrimônio poderão ser reutilizados em novos móveis que forem adquiridos no mesmo padrão.
Comentários: A baixa ou desfazimento dos bens ocorre quando excluímos um bem do patrimônio da instituição.
Esse bem pode ser retirado do patrimônio por motivo de alienação (venda, permuta ou doação) ou por outro motivo de baixa (o esgotamento pelo uso, perda, roubo, extravio, obsolescência, etc.).
Segundo Marco Aurélio P. Dias (2009) em qualquer uma das situações expostas, deve-se proceder à baixa definitiva dos bens do acervo do órgão.
Visando o correto processo de baixa de bens no Sistema Patrimonial, a Divisão de Patrimônio emitirá o Termo de Baixa dos bens e providenciará o encaminhamento do processo ao setor financeiro para os devidos registros. O número de patrimônio de um bem baixado não deverá ser utilizado em outro bem.
Gabarito: Errada.
13. (CESPE – 2018 – TCE – PB – AGENTE DE DOCUMENTAÇÃO)
Durante o inventário de bens patrimoniais na sede de um órgão da administração pública, constatou-se que algumas cadeiras de escritório do setor de compras haviam sido levadas para a sala de reuniões da diretoria.
Considerando-se que os diretores tenham decidido manter referidas cadeiras na sala de reuniões, o recurso administrativo a ser utilizado para regularizar a ocorrência descrita nessa situação hipotética será:
a) a transferência.
b) a cessão.
c) a permuta.
d) a alienação.
e) o desfazimento.
Comentários:
II - transferência - modalidade de movimentação de material, com troca de responsabilidade, de uma unidade organizacional para outra, dentro do mesmo órgão ou entidade;
Gabarito: A 14.(CESPE – 2017 – SEDF – TÉCNICO DE GESTÃO EDUCACIONAL)
A transferência gratuita de posse de um bem de uma instituição pública para outra inviabiliza a baixa patrimonial do bem cedido.
Comentários: De forma alguma. A baixa patrimonial pode ocorrer entre outras formas, pela cessão (transferência gratuita de posse) e deve ser excluída do acervo da entidade que cedeu o bem.
Gabarito: Errada.
15. (CESPE – 2016 – DPU – AGENTE ADMINISTRATIVO)
Nos casos de baixa por obsolescência, a verificação deve observar aspectos de usabilidade operacional direta por objetividade de uso, não se exigindo comprovações.
Comentários: Como vimos, a baixa por qualquer um dos motivos (venda, permuta, doação, extravio, obsolescência, roubo, etc.) deverá ser precedida do registro de baixa no sistema patrimonial e será efetivado com base no Termo de Baixa de Bens, contendo os seguintes dados:
• O número do tombamento;
• Descrição;
• Forma de baixa;
• Motivo de baixa;
• Data de baixa;
• Número da Portaria ou Termo de Baixa.
Gabarito: Errada 16.(CESPE – 2014 – ANATEL – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Julgue os itens seguintes, a respeito de gestão patrimonial.
A baixa patrimonial é entendida como a perda do poder exercido sobre determinado bem, em razão de seu uso intensivo ou prolongado que o torne obsoleto ou lhe cause desgastes ou avarias que não justifiquem o investimento de recursos para a sua recuperação.
Comentários: Perfeita a afirmação da banca. A baixa ou desfazimento dos bens ocorre quando excluímos um bem do patrimônio da instituição. Esse bem pode ser retirado do patrimônio por motivo de alienação (venda, permuta ou doação) ou por outro motivo de baixa (o esgotamento pelo uso, perda, roubo, extravio, obsolescência, etc.).
Gabarito: Certa 17. (CESPE – 2014 – ANATEL – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
A palavra alienação é atribuída a toda transferência de domínio de bens a terceiros.
Comentários: Perfeita a questão. Como vimos alienar significa transferir a propriedade (ou domínio) de um bem para outra pessoa ou entidade.
Gabarito: Certa 18.(CESPE – 2014 – ICMBIO – ANALISTA ADMINISTRATIVO)
O tombamento de bens é feito nos casos de compra, cessão, doação, permuta, transferência e produção interna.
Além desses, há também a necessidade de tombamento nos casos de incorporação de bens.
Comentários: O tombamento de bens é feito nos casos de compra, cessão, doação, permuta, transferência, produção interna e incorporação de bens.
Gabarito: Certa.
19.(CESPE – 2014 – ANTAQ – ANALISTA ADMINISTRATIVO)
Redução de custo e depreciação são os fatores que motivam as substituições de equipamentos.
Comentários: Da forma que a banca colocou a assertiva, dá a entender que a redução de custos e a depreciação são os únicos fatores que motivam as substituições de equipamentos. O que não é verdade. Por esse motivo a assertiva está errada.
Gabarito: Errada.
20. (CESPE – 2014 – POLÍCIA FEDERAL – ADMINISTRADOR)
Para se comercializar bens inservíveis e de pouca expressão, recomenda-se a venda por concorrência.
Comentários: Na administração pública, a modalidade leilão é obrigatória entre quaisquer interessados para a venda de bens móveis inservíveis para a administração ou de produtos legalmente apreendidos ou penhorados, ou para a alienação de bens imóveis cuja aquisição haja derivado de procedimentos judiciais ou de dação em pagamento, a quem oferecer o maior lance, igual ou superior ao valor da avaliação.
Gabarito: Errada.
21. (CESPE – 2013 – BACEN – TÉCNICO)
De acordo com o método da depreciação linear, se um bem, cujo valor inicial era de R$ 10.000,00 for avaliado, após 5 anos, em R$ 2.000,00, o resultado do cálculo da depreciação sofrida por esse bem será igual a R$ 400,00 por ano.
Comentários: A banca nos diz que a depreciação anual foi de R$ 400,00 e que o método de depreciação foi o linear.
Parcela anual da depreciação = 10.000,00 – 2.000,00 = 8.000,00 = 1.600,00 5 5
Nesse caso a parcela anual de depreciação foi de R$ 1.600,00.
Gabarito: Errada 22. (CESPE – 2012 – TJ RR – AUXILIAR ADMINISTRATIVO)
Julgue os itens seguintes, relativos a noções de administração de material.
O tombamento consiste na exclusão do material do estoque da organização.
Comentários: Como vimos acima o tombamento é o registro do bem no sistema de controle patrimonial da empresa.
Gabarito: Errada 23. (CESPE – 2012 – ANATEL – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Se um bem patrimonial for considerado antieconômico e irrecuperável, o procedimento correto para o seu descarte será o tombamento.
Comentários: O tombamento é a atividade de identificação de um bem permanente no momento da sua entrada no patrimônio da instituição. Se o bem vai ser descartado por ser irrecuperável, significa que o mesmo já encontra- se no órgão há muito tempo.
Gabarito: Errada 24. (CESPE – 2012 – CÂMARA DOS DEPUTADOS – ANALISTA)
Considera-se controlado o bem móvel sujeito a controle simplificado, mas não o sujeito a tombamento.
Comentários: Os bens que não demandam tombamento são os bens relacionados e são controlados de maneira simplificada. Já os bens controlados demandam, sim, o seu devido tombamento no momento de sua entrada no ativo permanente da instituição.
Gabarito: Errada 25. (CESPE – 2012 – CÂMARA DOS DEPUTADOS – ANALISTA)
De acordo com o modelo de depreciação linear, a depreciação de uma impressora é calculada com base na média de impressões que a máquina é capaz de produzir durante a sua vida útil.
Comentários: No modelo de depreciação linear, as parcelas descontadas ano a ano são constantes.
Independentemente (nesse caso) da quantidade de unidades de cópias produzidas.
Gabarito: Errada 26.(CESPE – 2012 – IBAMA – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Diferentemente da transferência ou cessão, a alienação ocorre por venda, permuta ou doação.
Comentários: É exatamente isso. Alienação é a operação de transferência do direito de propriedade do bem, mediante venda, permuta ou doação. Alienar significa transferir a propriedade (ou domínio) de um bem para outra pessoa ou entidade.
Gabarito: Certa 27. (FCC – 2014 – TJ – AP – ANALISTA JUDICIÁRIO – ADMINISTRAÇÃO)
Refere-se à exclusão de um bem do acervo mobiliário do Estado e a consequência retirada do seu valor do ativo imobiliário:
a) Baixa.
b) Recolhimento.
c) Cessão.
d) Alienação.
e) Comodato.
Comentários: A baixa ou desfazimento dos bens ocorre quando excluímos um bem do patrimônio da instituição.
Esse bem pode ser retirado do patrimônio por motivo de alienação (venda, permuta ou doação) ou por outro motivo de baixa (o esgotamento pelo uso, perda, roubo, extravio, obsolescência, etc.).
Atenção especial: essa questão poderia deixar alguma dúvida em relação à letra d. Note que a alienação é um dos motivos da baixa. Não se engane.
Gabarito: A
28.(ESAF – 2013 – DNIT – TÉCNICO ADMINISTRATIVO) Entende-se por tombamento de bens:
a) o ato de incluir um bem em uma lista de plaquetas metálicas.
b) o registro de um bem permanente no sistema de controle patrimonial.
c) processo realizado pelo almoxarifado com o fim de transferir a responsabilidade de guarda dos bens.
d) processo por meio do qual é verificado se os materiais se encontram onde deveriam estar guardados.
e) processo de derrubada do registro de patrimônio de bens.
Comentários: Como vimos, tombamento, para fins de administração de recursos materiais é o ato de inscrever o bem no registro patrimonial, com a concomitante afixação do respectivo código numérico, mediante plaqueta, gravação ou qualquer outro método adequado às suas características. Em outras palavras, é o procedimento administrativo de identificação de um bem em seu registro no patrimônio da instituição.
Gabarito: B
