KIT DE GESTÃO DOCUMENTAL
FERRAMENTAS ESSENCIAIS PARA UM
BOM GERENCIAMENTO.
Sumário
Introdução...3
Conceitos...4
Ferramentas...4
Rótulos de caixas...6
Ficha de inventário documental...7
Planilha para controle de documentos...8
Conclusão...9
As empresas, independente do ramo, precisam lidar diariamente com uma grande quantidade de documentos. De início, organizá-los pode parecer simples, mas, à medida que a empresa cresce, o número de documentos gerados aumentam na mesma proporção.
Para que o manuseio de documentos não se torne uma tarefa burocrática, improdutiva e desorganizada – podendo até ser um obstáculo em processos jurídicos, a gestão de documentos mostra-se essencial para um bom funcionamento da organização.
Sendo assim, uma gestão documental adequada possibilita uma otimização de processos, redução de perdas, garantia de segurança jurídica, proteção de informações e maior produtividade para sua empresa.
Introduzindo
Antes de tudo, precisamos compreender dois conceitos que são essenciais para a Gestão Documental, são eles:
“Consideram-se arquivos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. ”
“Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (arquivo inativo). ”
Conceitos
3 FERRAMENTAS QUE IRÃO AUXILIAR NO GERENCIAMENTO DOS SEUS DOCUMENTOS
Produtividade
Para uma melhor gestão documental, os rótulos de caixas são essenciais para uma boa organização e, consequentemente, ganho de tempo.
O nosso modelo contém as informações essenciais para se obter o sucesso no gerenciamento, podendo ser adaptado de acordo com a necessidade e cultura da sua empresa.
Rótulo de caixas
Por meio desse rótulo conseguimos padronizar os arquivos.
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modelo
Esse documento serve para monitorar todo o conteúdo existente no acervo. Serve também para uma posterior consulta ou descarte, caso seja necessário.
Ficha de inventário documental
Com essa ficha, conseguimos ter o controle das saídas.
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modelo
Com a planilha de controle conseguimos cadastrar e controlar documentos do inventário de acordo com cada necessidade, explicitando o setor a qual se refere e o número correspondente.
Esse é o nosso modelo, podendo ser adaptado de acordo com a necessidade e cultura da empresa.
Planilha para controle de documentos
Por meio dessa planilha, conseguimos gerenciar os arquivos.
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Conclusão
Gerenciar documentos da forma correta é complexo, né?
A gestão documental vai muito além do armazenamento de documentos, atuando de forma estratégica nos processos de uma empresa.
Ao tornar o modo de acesso aos documentos mais ágil e eficaz, a informação permeia a organização com assertividade e no tempo certo, gerando, assim, ganhos de produtividade e até mesmo impactos financeiros positivos.
Portanto, pense a longo prazo e estrategicamente, e tenha seus documentos seguros e organizados o quanto antes!
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