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MANUAL DO ORGANIZADOR DE CARAVANAS
Este manual foi desenvolvido para orientá-lo sobre as características, benefícios e procedimentos para organizar sua caravana para a Beauty Fair – Feira Internacional de Beleza Profissional.
Recomendamos que você leia atentamente todos os tópicos e consulte este manual sempre que necessário.
Nos encontramos na Beauty Fair! Expo Center Norte - São Paulo - SP.
Coordenação de Caravanas
Beauty Fair Eventos e Promoções Ltda.
caravanas@beautyfair.com.br www.beautyfair.com.br Tel.: (11) 3373-4633
1 ÍNDICE
1) Sobre a Beauty Fair 3
2) Caravanas Beauty Fair
a. O que é 4
b. Características 4
c. Benefícios para Organizador 4
d. Benefícios para Participante (caravanista) 5
3) Cadastro organizador 5
a. Organizador novo 8
b. Organizador já cadastrado 9
4) Credenciamento on-line dos participantes 10
5) Passo-a-passo credenciamento dos participantes a. Inclusão de credencial 11
b. Alteração de credencial 13
c. Exclusão de credencial 14
d. Solicitação de credenciais adicionais 15
e. Impressão Listagem de Credenciais 16
6) Informações Importantes 18
7) Logísticas Caravanas 19
8) Glossário de ícones 21
9) Resumo dos procedimentos 22
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1) SOBRE A BEAUTY FAIR
A Beauty Fair é hoje o maior e mais completo evento do segmento de beleza das Américas.
Formatada para atender a toda a cadeia produtiva do segmento, a Beauty Fair - Feira Internacional de Beleza Profissional destaca-se por oferecer um conteúdo educacional diferenciado aos profissionais de beleza.
Nossa área expositiva é segmentada de acordo com o perfil de cada visitante, onde as principais marcas do mercado tem a oportunidade de apresentar, em primeira mão, os lançamentos e tendências.
A Beauty Fair promove os seguintes eventos simultâneos à feira*:
Congresso Científico Internacional de Estética e Cosmetologia- CCIEC;
Congresso de Depilação;
Congresso de Podologia;
Jornada de Massoterapia;
Congresso Internacional de Maquiagem Profissional;
Congresso de Manicures;
Workshops Profissionais;
Beauty Collection**;
Congresso Científico de Tricologia e Terapia Capilar;
Seminário em Gestão de Negócios em Salões, Clínicas e Spas;
Fórum de Distribuidores de Produtos profissionais,
Fórum Beauty Fair do Varejo de Beleza**.
*Eventos pagos. Informações em www.beautyfair.com.br. **Evento gratuito mediante convite.
3 Contamos com você para estimular os profissionais da sua região a visitarem a feira!
A missão da Beauty Fair é contribuir de forma relevante com o desenvolvimento do mercado da beleza, por meio da educação, relacionamento e acesso às novidades e tendências do mercado.
2) CARAVANAS a) O que é?
A Beauty Fair considera Caravanas* um grupo de no mínimo
30 profissionais do setor da beleza que cheguem todos juntos à feira em ônibus, microônibus ou vans, coordenados por um organizador. Atenção: *Não serão consideradas caravanas grupos vindos de São Paulo (Capital) e das cidades de: Santo André, São Bernardo do Campo, São Caetano do Sul, Diadema, Mauá, Ribeirão Pires, Rio Grande da Serra, Guarulhos, Osasco e Taboão da Serra.
b) Características
As caravanas Beauty Fair têm como característica proporcionar aos organizadores e caravanistas benefícios exclusivos além de tratamento diferenciado.
c) Benefícios para organizador:
Proporcionar ao caravanista a credencial VIP (sem custo) válida para os 4 dias de feira (este benefício não é valido para ESCOLAS);
Material de divulgação gratuito da feira;
Divulgação do nome, telefone e e-mail do organizador da caravana em nosso site www.beautyfair.com.br;
Credenciamento antecipado dos participantes via Internet;
Receber notícias atualizadas da feira e do mercado;
Entrada exclusiva do ônibus no estacionamento (embarque/ desembarque);
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Transfer gratuito da estação Tietê do metrô até o evento e vice-versa
para caravanas que venham a São Paulo por transporte aéreo e não disponham de ônibus.
Firmar parcerias comerciais de acordo com a estratégia definida pela Beauty Fair para atingir os caravanistas.
d) Benefícios para participante (caravanista):
Credencial VIP (sem custo) válida pelos 4 dias de evento; (este benefício não é valido para ESCOLAS)
Kit Lanche de boas vindas;
Entrada e saída exclusivas;
Brindes e/ou material informativo dos patrocinadores;
Guarda-volumes exclusivo
Banheiros químicos na área de desembarque e embarque dos ônibus
Participação no Beauty Collection, dias 7 e 8 de setembro*. *ver programação em www.beautyfair.com.br
ATENÇÃO: A credencial de Caravanas dá acesso a visitação da feira durante os 4 dias e não inclui nenhum evento pago e/ou fechado dentro da feira. As inscrições nos eventos pagos devem ser feitas diretamente no site www.beautyfair.com.br, clicando em ‘Inscrições Congressos’. OBSERVAÇÃO: Não é permitida a entrada de menores de 16 anos mesmo que acompanhados por seus responsáveis.
3) CADASTRO DO ORGANIZADOR
Para ser um organizador de caravana é necessário realizar um cadastro contendo nome completo, número de CPF, endereço completo com CEP, e-mail e telefones de contato.
O cadastro deverá ser feito pelo site www.beautyfair.com.br, bastando acessar o link ‘caravanas’.
5 O sistema abrirá uma tela de cadastro. Preencha os dados solicitados.
DIGITE SEU CPF CLIQUE
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Para organizadores já cadastrados em edições anteriores da Beauty Fair, basta validar o seu cadastro, realizando as devidas atualizações.
Após realizar seu cadastro, é necessário criar uma senha de acesso. Para organizadores já cadastrados, é possível alterar a senha de acesso nesta tela.
Atenção: Guarde bem a sua senha. Ela será necessária para você ter acesso à área de caravanas do nosso site para: credenciar os participantes de sua caravana, editar informações e imprimir listagem dos participantes cadastrados.
A divulgação do nome, telefone e e-mail do organizador em nosso site estará disponível somente após confirmação e autorização de divulgação.
Após confirmação de sua caravana, enviaremos gratuitamente materiais de divulgação da feira para auxilia-lo na captação de caravanistas.
CRIE SUA SENHA DE ACESSO E CONFIRME A SENHA
7 a) Organizador Novo: Após preenchimento dos dados de cadastro e criação de senha, você verá uma tela como a demonstrada abaixo. Você deverá aguardar a organização do evento lhe enviar um e-mail, liberando seu cadastro, para que você possa dar início ao credenciamento on-line do seu grupo.
Após aprovação do seu cadastro, serão liberadas as credenciais e a tela do sistema será a que segue.
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b) Organizadores já cadastrados: Após confirmação/atualização dos dados e criação de uma senha, a tela que você verá é a seguinte:
9 4) CREDENCIAMENTO ONLINE
Após liberação do seu cadastro como organizador pela organização do evento, de posse da sua senha, você já pode iniciar o cadastro dos participantes do seu grupo.
Não é necessário ter o grupo completo para iniciar o cadastro. Você pode fazer o credenciamento dos participantes a qualquer momento! Toda vez que você acessar a área de organizadores, o procedimento será o seguinte:
Cadastrando seu grupo com antecedência (até 30 dias antes da feira), você poderá receber as credenciais em seu endereço de cadastro. O
DIGITE SEU CPF CLIQUE
DIGITE SUA SENHA CLIQUE
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prazo de credenciamento on-line encerra 10 dias antes da feira, sendo que após este prazo, as credenciais completas dos participantes deverão ser retiradas impreterivelmente na secretaria de caravanas, somente pelo organizador.
Importante: Caso o organizador tenha mais pessoas para levar à feira, após o término do credenciamento on-line pode fazê-lo tranquilamente. Basta entregar na secretaria de caravanas a listagem dos participantes não cadastrados (com os mesmos dados solicitados no sistema). A secretaria lhe entregará credenciais sem nome, porém com os mesmos benefícios dos caravanistas previamente cadastrados. Caso o caravanista queira colocar seu nome na credencial, deverá retornar a secretaria de caravanas, num horário de menor movimentação.
Consulte os prazos de credenciamento na página 22 deste manual 5) PASSO A PASSO DO CREDENCIAMENTO
Com a finalidade de agilizar seu trabalho, o cadastro dos participantes é simples e rápido. Basta preencher os campos que seguem.
a) Inclusão de credencial
CLIQUE PREENCHA
11 É imprescindível preencher o cadastro com os dados individuais de cada caravanista com mail, pois é através deste que enviaremos o e-mail de confirmação da inclusão em seu grupo, além dos informativos sobre tudo o que acontecerá na feira.
(Para prosseguir com mais cadastros, basta repetir os passos do item a).
Lembre-se: A sua credencial de Organizador de Caravana já está garantida, não havendo necessidade de realizar seu cadastro novamente.
CADASTRO CARAVANISTA APARECERÁ AQUI
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b) Alteração de Credencial: Você poderá alterar credenciais por erro de digitação. Por exemplo:
Nome empresa e e-mail errado
ALTERE OS DADOS
CLIQUE
13 c) Exclusão de Credencial: Quando necessário, você poderá também excluir a credencial de algum caravanista, como mostra a figura abaixo.
O sistema irá mostrar uma mensagem de confirmação da exclusão. CLIQUE EX.:CARAVANISTA
CANCELOU PARTICIPAÇÃO
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Para apagar definitivamente a credencial, clique em . Confirmada a exclusão, o sistema mostrará a mensagem:
Caso não queira excluir, clique em .
Cancelando a exclusão, o sistema voltará para a tela anterior.
d) Solicitação de Credenciais Adicionais: Caso você já tenha utilizado todas as credenciais disponíveis, você pode solicitar a liberação de mais credenciais clicando no ícone
O limite por solicitação de credenciais são 50 unidades.
Caso você solicite um número maior, o sistema te obrigará a alterar a quantidade.
PREENCHA A QUANTIDADE
Máximo 50 unid.
15 Após envio da solicitação de credenciais, o sistema mostrará a mensagem:
Quando suas credenciais estiverem acabando, havendo necessidade, você pode solicitar novamente, repetindo o procedimento citado no item d).
e) Impressão Listagem de Credenciais: O organizador também poderá ver e imprimir a listagem geral de cadastros realizados, clicando no ícone.
Esta lista irá auxiliá-lo (a) a conferir os integrantes do seu grupo e a realizar a conferência no(s) ônibus.
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Para imprimir a listagem, basta clicar no ícone OU clicar em cima da tela com o botão DIREITO do mouse e selecionar a opção IMPRIMIR.
17 6) INFORMAÇÕES IMPORTANTES
Por se tratar de um evento de grande proporção, voltado exclusivamente para profissionais do setor, não é permitida a entrada de menores de 16 anos, mesmo que acompanhados pelos responsáveis.
É de responsabilidade do organizador a divulgação correta da excursão, tais como: dia, horário e local de encontro na cidade origem, dia(s)/horário(s) de visitação da feira e local/horário após término da visitação.
É de responsabilidade do organizador as despesas com transporte (locação de ônibus, combustível, pedágios, estacionamentos), bem como despesas de hospedagem, passeios extras, alimentação entre outras. Lembrando que: O valor diário do estacionamento e acesso a área de embarque/desembarque é cobrado por veículo (ônibus ou vans) e deve ser pago diretamente para a Patropi.
A Beauty Fair se compromete com a entrada gratuita na feira dos participantes da caravana previamente cadastrada.
A credencial de caravanista não inclui entrada nos eventos fechados e pagos realizados durante a feira, tais como Congressos, Seminários, Jornadas, Simpósios, Fóruns, Shows Internacionais, Fórum de Negócios, Workshops de Negócios e demais eventos desta natureza. O caravanista que tiver interesse neste(s) evento(s) deverão se inscrever diretamente com a Beauty Fair pelo site www.beautyfair.com.br, clicando em ‘Inscrições Congressos’.
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7) LOGÍSTICA DAS CARAVANAS
Ônibus/Vans – acesso exclusivo ao pavilhão (área caravanas) pela Rua Galatéa – portão 2.
Entrada:
-Portão 2 – Rua Galatéa, desembarque dos caravanistas;
-Na chegada, o pessoal de nossa equipe irá abordar o ônibus, identificar o organizador da caravana (informar o nome exatamente igual ao do cadastro) e se comunicar com a secretaria de caravanas. O organizador
SAÍDA PORTÃO 4
ENTRADA PORTÃO 2
19 deverá se dirigir à secretaria de caravanas e retirar as credenciais de seu grupo, que já estarão separadas;
-Após desembarque, o ônibus deixará a área de desembarque pelo portão 4 – Rua Cel. Marques Ribeiro e seguirá para o bolsão exclusivo de estacionamento;
-Devidamente credenciados, os profissionais entrarão na feira por uma entrada exclusiva e receberão kit de lanche de boas-vindas ;
-Seguindo normas do Expo Center Norte o ônibus estacionará num bolsão exclusivo e utilizará as baias do pavilhão somente para embarque e desembarque dos caravanistas.
-O valor diário do estacionamento e acesso a área de embarque/desembarque é de responsabilidade do Organizador. A taxa (R$ 82,00) é cobrada por veículo (ônibus ou vans) deve ser paga diretamente no acesso do estacionamento.
-Os organizadores que não pagarem esta taxa não têm acesso à área de embarque/desembarque dentro do pavilhão, tendo que desembarcar os participantes na rua, estando sujeito à multa da CET.
20 Saída:
-Os profissionais sairão pelo mesmo local por onde entraram.
Sugestão: O organizador pode orientar o profissional a ir direto para o estacionamento dos ônibus, desde que ele tenha informação onde o ônibus esta localizado. Desta forma você agiliza e facilita a saída do seu ônibus.
-Segundo normas estipuladas pela CET, o ônibus só será autorizado a entrar no pavilhão (Portão 2) para embarque se o grupo estiver completo. Caso o grupo esteja incompleto, os caravanistas terão que se dirigir a pé até o portão 18, para onde o ônibus será deslocado.
-O ônibus deverá entrar pelo portão 2 (Rua Galatéa), fazer o embarque dos passageiros e sair pelo portão 4 (Rua Cel. Marques Ribeiro)
- É de responsabilidade do organizador a divulgação aos participantes
21 8) GLOSSÁRIO
Onde estão os dados cadastrais completos do organizador.
Acesso à visualização e impressão da listagem dos caravanistas cadastrados.
Após término das credenciais disponíveis, clicar neste ícone para solicitar liberação de mais credenciais à organização do evento. Consulta ao Manual do Organizador de Caravanas Beauty Fair.
Clique neste ícone para escrever suas dúvidas referentes às caravanas.
Ao terminar seu acesso, clique para sair da área exclusiva de Organizadores de Caravanas.
Após digitar os dados do participante da caravana (nome completo, CPF e selecionar a atividade) clicar neste ícone para incluir a credencial deste participante.
Alterações de credenciais, seja por erro de nome, CPF ou troca de atividade.
Gravar a alteração de credencial.
Cancelar a alteração de credencial.
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9) RESUMO DOS PROCEDIMENTOS
1) Realizar cadastro como organizador ou Validar seu cadastro no site www.beautyfair.com.br.
2) Ler atentamente o Manual do organizador de caravanas Beauty Fair.
3) Aguardar confirmação do cadastro/recebimento de materiais de divulgação.
4) Aguardar liberação das credenciais e começar o credenciamento on-line dos participantes.
5) Realizar o credenciamento dos participantes Atenção para os prazos:
10/08/15 – Data limite para credenciamento on-line com recebimento das credenciais via correio.
30/08/15- Encerramento do prazo de credenciamento on-line.
6) Lembrando que após esta data você pode continuar captando
profissionais para a feira. Basta você entregar na secretaria das caravanas uma listagem com (os mesmos dados solicitados no sistema) dos profissionais e retirar as credenciais sem nome, porém com os mesmos benefícios dos demais caravanistas previamente cadastrados.
7) Visitar, aproveitar e se atualizar na 11ª Beauty Fair. 8) Horário de funcionamento da feira:
05/09/2015 (sábado) – das 12h às 20h.
06 a 08/09/15 (domingo à terça) - das 10h às 20h. Valor estacionamento: R$82,00 por ônibus/van por dia
