RIO GRANDE DO SUL
Tutorial do Módulo Siex
do Sistema de Informação
e Gestão de Projetos
-Índice
APRESENTAÇÃO... 3
PORTAL SIGPROJ... 4
CADASTRANDO-SE NO SIGPROJ... 15
PÁGINA INICIAL DO SIEX ... 18
CADASTRANDO UMA PROPOSTA DE AÇÃO DE EXTENSÃO... 23
STATUS DAS PROPOSTAS ... 86
PREENCHENDO O RELATÓRIO PARCIAL/FINAL ... 87
AVALIAÇÃO DAS PROPOSTAS ... 125
ORIENTAÇÕES AOS DIRETORES E COORDENADORES DE EXTENSÃO... 135
PERGUNTAS FREQUENTES... 139
MENSAGENS DE AVISO E ERRO AO SUBMETER UMA PROPOSTA... 141
MENSAGENS DE AVISO E ERRO AO SUBMETER UM RELATÓRIO... 142
Apresentação
Este Tutorial tem por objetivo orientar a utilização do Módulo SiEX do
Sistema de Informação e Gestão de Projetos (SIGProj), do Ministério da
Educação, que é o sistema informatizado adotado pelo Instituto Federal de
Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Sul para o registro das ações
de extensão.
Consulte sempre a versão atualizada deste Tutorial, que está disponível no
site da Pró-Reitoria de Extensão e na página personalizada dentro do
SiEX/SIGProj.
Lenir Antônio Hannecker
Pró-reitor de Extensão
Elaborado por: Gabriel Antônio da Costa
Capa: Gina Mikowaiski Valent
Portal SIGProj
Página inicial do SIGProj
http://sigproj.mec.gov.br
Permite consultar as propostas
submetidas
Selecione os
filtros para a
Aparecerão as
ações da
instituição
1º Selecione
"Extensão"
2º Selecione
"IFRS"
Aqui aparecerão
os editais do
IFRS.
Ao clicar em
"Resultado", uma
janela será
aberta
Resultados do
Edital
Canal destinado à sociedade
para obter informações
1º Selecione
"IFRS
"
2º Selecione
"Extensão"
A mensagem será
encaminhada ao
administrador
institucional do
SIEX/SIGProj na
PROEX/IFRS
Login
1º Clique em
"Esqueci minha
senha"
2º Informe o
CPF e clique em
"Enviar"
Cadastrando-se no SIGProj
1º Clique em "Não sou cadastrado"
2º Aparecerá
esta tela
3º Clique em
"Escolher"
4º Leia a mensagem
e clique em "OK"
5º Abrirá esta janela
6º Digite "IFRS" no campo "Sigla"
7º Clique em
"Buscar"
9º Clique em
"Inserir"
Página inicial do SIEX
Nome do usuário
Quando estiver
em outra página
e quiser retornar
a esta, basta
clicar no logo
Propostas ainda
não enviadas
Propostas já
submetidas
Editais abertos
Alterar senha
Clique em
"Alterar" para
salvar a nova
Aqui aparecerão
as mensagens
de confirmação
de envio das
propostas
Aqui aparecerá o nome do
administrador institucional do
SIEX/SIGProj na PROEX/IFRS
Envie como
anexo uma cópia
da tela com
erro/dúvida para
facilitar o
atendimento
1º Procure o
local em que
você salvou a
imagem de
captura de tela
Link para o CNPq
Opções para
"Atualizar
cadastro" ou
"Alterar senha"
Ferramenta de
correio
Arquivos
disponibilizados
pela
PROEX/IFRS
Informações de
gerais para o
cadastro das
propostas no
SIEX
Escolha um dos editais
disponíveis
Criar Proposta
Informações
Fechar Janela
Informações
sobre o edital
Fechar
Alterar coordenador
Apagar
Editar
Visualizar
É possível
verificar o
conteúdo do
Utilize esta
ferramenta
para esclarecer
as dúvidas no
momento do
preechimento
das propostas
Leia as
"Observações
para elaboração
de Ações" e
depois clique em
"Concordo"
Selecione o seu
campus/núcleo
Selecione "EXT
Extensão"
Ao escolher esta
opção,
aparecerão os
programas do
IFRS
Ao clicar em "Ver
detalhes", abrirá
Preencha com os
detalhes da ação
Ao clicar em "Múltiplas
Linhas", abrirá uma nova
janela, como ilustrado na
próxima página.
Lembre se de
salvar a sua
Em alguns casos, abrirá uma nova janela com a
possibilidade de incluir texto. Depois de digitar, basta
clicar em "Inserir" ou "Modificar" para salvar o
conteúdo.
Selecione o
Estado
Aparecerão os
Municípios
Clique aqui para
incluir
Clique aqui para
excluir
Preencha com as
informações
sobre as turmas
Se você quiser alterar
algo já
1º Selecionar o
público alvo
2º Aguarde
até alterar o
cabeçalho e
depois informe
as
quantidades
3º Clique em
"Modificar" para
salvar o que foi
digitado
O SIEX informará
os totais
Preecha com as
informações sobre as
parcerias
Escolha a
"Principal"
Preencha com as
demais Subareas
Clique em
"Salvar"
Leia com atenção
Preencha a
justificativa
Preencha a
fundamentação
Preencha o conteúdo
programático
Informe a relação entre Ensino,
Pesquisa e Extensão
Cadastre a
programação
Clique em
"Inserir"
Aqui aparecerá o
que foi
cadastrado
Para apagar,
basta marcar
esta opção e
clicar em "Apagar
Selecionados"
logo abaixo
Informe como
será realizada a
avaliação, tanto
pelo público
quanto pela
equipe de
execução
Informe se será
necessário
algum tipo de
apoio para
execução da
proposta
Informe as referências
bibliográficas
Preencha as
observações
Selecione os
meios de
divulgação
Caracterize os
certificados
Informe se a proposta
gerará algum tipo de
Se houver
necessidade, inclua
Selecione o arquivo e clique
em "Inserir"
Ao vincular
membros do
IFRS, abrirá
uma nova
janela, como
ilustrado na
2ª figura da
próxima
página
Para cadastrar
membros
externos, abrirá
uma janela,
como ilustado na
página 59.
Clique em "Editar" para inserir funções do
extensionista. Abrirá uma nova janela, como
Selecione as funções e depois clique
em "Modificar"
Clique em
"Inserir"
Se desejar, pode
enviar um e mail
para a pessoa
escolhida.
Cadastre o membro externo
que participará da ação de
extensão
Elabore o
cronograma
1º Informe a
atividade
2º Selecione o
responsável
3º Vincule os
membros a
carga horária.
Abrirá uma nova
Aqui aparecerão os
nomes dos
membros. Selecione
e depois clique em
"Vincular"
Neste exemplo,
só há uma
pessoa. Clique
em "OK"
Informe a carga
horária
Depois clique em
"Vincular"
Clique em
"Inserir"
Aparecerá a
atividade
cadastrada
Repita o
procedimento
para incluir mais
Submetendo a proposta
Os erros
impedem o
envio da
proposta,
devendo ser
corrigidos
Os avisos não
impedem o
envio da
Depois de corrigido
todos os erros e
observado todos os
aviso, clique em "Enviar
proposta para
julgamento"
Clique em
"Submeter
Proposta"
Ao clicar na opção
"Visualizar/Imprimir",
abrirá uma nova janela
Abrirá esta janela
Esta data mudará em virtude da data de envio da proposta e do prazo
final do edital
Clique em "Submeter Proposta"
Essa mensagem aparecerá quando a
proposta estiver liberada para edição e for
Uma nova janela
abrirá, informando o
Depois que é enviada, a
proposta fica disponível
em "Minhas Propostas
Submetidas"
É possível
visualizá la
Status das propostas
A proposta foi submetida mas ainda não foi analisada.
O coordenador da proposta deverá
corrigi-la e submetê-la
novamente.
A proposta será arquivada e não poderá mais ser editada.
A proposta seguirá para a Comissão de Gerenciamento de Ações de Extensão (CGAE).
O coordenador da proposta deverá
corrigi-la e submetê-la
novamente.
A proposta será arquivada e não poderá mais ser editada.
A ação está autorizada para execução.
A ação foi recomendada nas duas fases, mas por solicitação formalizada pelo proponente ou por conveniência administrativa devidamente justificada, não será executada.
O Relatório Final (impresso) ainda
não foi entregue ao
Diretor/Coordenador de Extensão. O Relatório Final (impresso) foi entregue ao Diretor/Coordenador de Extensão.
Unidade de Origem = Diretor/Coordenador (ou equivalente) de Extensão
no Campus/Núcleo
Observações: ao submetê-la novamente, o nº de protocolo permanecerá
o mesmo.
Quando estiver nesta situação, a proposta estará disponível para edição
em “Minhas Propostas em Elaboração”.
Unidade Geral = Comissão de Gerenciamento de Ações de Extensão
(CGAE)
Preenchendo o Relatório Parcial/Final
Clique em
"Relatórios"
Aparecerão os
relatórios em
elaboração.
Clique aqui.
Selecione "Novo Relatório Parcial"
Ou
selecione
"Novo
Relatório
Clique aqui.
Aparecerão os
relatórios
submetidos.
Aqui aparece a opção
selecionada
É possível
ajustar a data de
início e término
da ação, por
exemplo
É possível
ajustar a
quantidade de
certificados que
serão emitidos,
por exemplo.
Pode se incluir
ou excluir
Ao clicar na opção "Sim", um
campo texto abrirá
É possível alterar as referências anteriormente
informadas ou acrescentar novas, por exemplo
Em "Clique aqui"
pode se incluir
algum anexo
relevante
Depois de
escolher o tipo,
clique em
"Inserir"
É possível
incluir/excluir
membros,
alterar funções e
carga horária,
por exemplo.
O cronograma
também pode
Ao clicar em
"Verificar
Pendências" essa
janela será
exibida.
Depois de corrigidos os
erros, o relatório pode
É possível gerar um pdf da
proposta, clicando em
Avaliação das propostas
Opção disponível para os
Diretores/Coordenadores
de Extensão nos
campi/núcleos.
Selecione o
edital da
PROEX/IFRS
que deseja
procurar
propostas
para serem
Esta janela será
exibida
Clique em
"Situação"
Selecione uma
das situações na
O SIEX trará
automaticamente
o nome do
extensionista da
proposta que está
sendo avaliada
Se você quiser
receber uma
cópia, digite o
endereço de e
Preencha o
despacho online
Visualize na
página 133 a
disposição destas
informações no
despacho que
será gerado
Utilize como padrão "Despacho"
1
2
3
4
5
6
7
Após digitar,
clique em
"Salvar"
Por fim, clique
em "Enviar"
Se você quiser visualizar
o despacho antes de
enviá lo ao
extensionista, clique em
"Imprimir PDF", que
abrirá o arquivo em uma
Ao clicar em "CI's
enviadas"
aparecerá esta
Aparecerá a
seguinte
mensagem.
Clique em "OK".
Aparecerá a
seguinte
mensagem.
Clique em "OK".
Nesta aba é possível
consultar os despachos
Este é o parecer
gerado
Cabeçalho
1
5
4
6
7
Aqui aparecerá o nº do protocolo
do campus/núcleo, informado
anteriormente para o
administrador institucional do
SIEX/SIGProj na PROEX/IFRS
8
Selecionada na
1ª aba
2
3
Após ser
avaliada, o status
mudará
O extensionista receberá
uma cópia do despacho por
Orientações aos Diretores e Coordenadores de
Extensão
Atividade cancelada
Quando uma proposta for aprovada nos dois níveis, e por motivos de força maior, não for executada, deverão informar à PROEX que a ação foi CANCELADA, para que o status seja alterado.
Atividade em execução
Depois que a proposta for aprovada pela CGAE, deverão avisar a PROEX quando a ação estiver em execução.
Atividade encerrada
Assim que determinada ação estiver concluída, deverão informar a PROEX para alterar o status para "Ação concluída sem relatório final" ou "Ação concluída com relatório final".
Ajuste de datas
Em virtude da antecedência do cadastro das propostas, acabarão ocorrendo alterações na data de início das ações. Não é necessário solicitar que a proposta seja reformulada (nem na Unidade de Origem, nem na Unidade Geral), a menos que isso implique consideravelmente nas condições de realização da ação. O ajuste deverá ser feito pelo proponente, ao preencher o relatório parcial ou final.
Protocolo das propostas
Todas as propostas de ações de extensão deverão ser protocoladas no Campus/Núcleo e posteriormente o nº deve ser enviado para que a PROEX possa incluir no SiEX/SIGProj. Desta forma, quando o despacho da 1ª avaliação for impresso, já constará esta numeração.
Cópia do despacho por e-mail
Sempre preencham o campo CC (na 2ª aba da janela de avaliação) com um endereço de email para receberem uma cópia do despacho emitido.
Propostas pendentes de avaliação
Terão que verificar periodicamente na opção "Avaliação de Ações" se há propostas novas (caso alguém tenha enviado, mas não tenha entregado a via impressa).
Acompanhamento das propostas
Quinzenalmente, nas sextas-feiras, será enviado um relatório com as propostas cadastradas.
Cadastro de usuários
Na primeira sexta-feira de cada mês, será enviado uma lista dos usuários cadastrados no Campus/Núcleo e daqueles que porventura tenham preenchido incorretamente a Unidade Geral e a de Origem.
Informações que o sistema não solicita explicitamente Deverão ser cadastradas no item 1.6.10 - Observações (página 47) Avaliação das propostas:
Conforme consta no Edital nº 02/2010, na avaliação das propostas para 2011 deverá ser observado:
4.1 Poderão ser proponentes de ações de extensão docentes e técnico-administrativos em educação que fazem parte do quadro efetivo do IFRS, sem quaisquer pendências em relatórios parciais e/ou finais de ações.
4.3 É obrigatório que o proponente e os membros da equipe técnica caracterizados como extensionistas tenham seus currículos cadastrados na Plataforma Lattes, atualizados há no máximo 30 dias da submissão da proposta (Art. 18 da Instrução Normativa PROEX nº 05, de 3 de novembro de 2010).
No caso do item 4.1, se o proponente não sanar as pendências dentro de um prazo estipulado em cada campus, a ação não será recomendada pela unidade de origem, até que sejam sanadas as pendências.
No caso do item 4.3, a proposta deverá ser reformulada pela proponente. Municípios de abrangência
Devem ser selecionados em "Abrangência" do item 1.2 Detalhes da Ação. Vagas de cursos
Na modalidade Curso, o nº de vagas deve ser preenchido (obrigatoriamente com um número diferente de zero) no Item 1.2 - Detalhes da Ação. Sempre selecionar “Sim” para “Tem limite de vagas?”.
Público-alvo
Ajuda do SiEX: Entende-se por "Público-Alvo'' não o número de participantes efetivos da ação de extensão, mas sim o número total de pessoas potencialmente
atingidas pela ação (esse é sempre um número estimado).
Cadastro realizado por terceiros
Quando uma proposta for cadastrada por terceiros (recomendada apenas para aqueles casos em que o servidor não faça mais parte do quadro funcional do IFRS, em
Participação em chamadas públicas
Nas propostas enviadas a editais externos, deve ser informado no item 1.6.10 Observações:
- Proposta contemplada/não contemplada no Edital nº xx /ano/Instituição. - Total de recursos aprovados.
Proposta enviada para edital incorreto
Quando alguém enviar uma proposta em edital diverso, solicitem para que seja liberado para edição e possa ser submetido novamente com as devidas correções (não deve ser utilizado a função replicar nesse caso).
Ações encerradas
Para facilitar consultas posteriores, recomenda-se salvar uma cópia das propostas em pdf, pois depois de encerradas não ficam mais disponíveis para consulta dos avaliadores (apenas para o proponente).
Perguntas frequentes
Função Replicar
Pode ser utilizada para se criarem novas propostas baseadas nas já existentes, fazendo as adaptações necessárias. Para quem já enviou alguma proposta pelo SIGProj para editais nacionais (ex. Proext), podem utilizá-la para vincularem aos Editais do IFRS. Nem todas as informações da proposta original estarão disponíveis, em virtude das características do novo edital selecionado. É necessário editar o nome criado (Nome da proposta (Cópia) xx-xx-xxxx), excluindo a palavra "cópia" e a data.
Convênios depois de assinados
Deverão ser incluídos (escaneados em pdf) ou nos relatórios parciais ou no relatório final.
Como acessar todas as propostas enviadas
Na página inicial do SiEX/SIGProj aparecem apenas algumas propostas. Para visualizar todas é necessário clicar no botão abaixo:
Mensagens de aviso e erro ao submeter uma
proposta
Mensagem Categoria
1. Introdução
Informe o "Título da Ação". Erro Escolha a "Unidade Geral". Erro Escolha a "Unidade de Origem". Erro Escolha um "Tipo de Ação" para a sua ação. Erro Defina um "Edital" para vincular a sua proposta. Erro Defina a "Carga Horária Total da Ação". Erro Faça a "Descrição do Público-Alvo". Erro Defina um "Número Estimado de Beneficiários da ação". Erro Escolha a "Linha de Extensão". Erro Escolha a "Grande Área de Conhecimento do CNPq". Erro Escolha a "Área Temática Principal". Erro Preencha a "Avaliação da Ação" pelo público. Erro Preencha a "Avaliação da Ação" pela equipe. Erro Preencha a "Metodologia da Ação". Erro Preencha os "Objetivos da Ação". Erro Preencha o "Resumo da Proposta de Ação". Erro Preencha a "Justificativa da Ação". Erro Atenção! Você já submeteu uma proposta com o edital escolhido. Verifique se o
edital possibilita o envio de múltiplas propostas pelo mesmo coordenador. Aviso Escolha o "Período de Realização da Ação". Aviso Escolha o "Local de Realização da Ação". Aviso
Mensagens de aviso e erro ao submeter um
relatório
Mensagem Categoria
1. Introdução
Se a ação não alcançou ou só alcançou parcialmente seus objetivos, identifique a(s)
razão(ões). Erro
Preencha o campo "Objetivos Realizados" da ação. Erro Preencha as "Dificuldades Ocorridas". Erro Preencha as "Mudanças Ocorridas". Erro Preencha as "Conclusões e Perspectivas". Erro Preencha a "Bibliografia". Erro Preencha as "Observações/Conclusões". Erro Escolha o "Local de Realização da Ação". Aviso
2. Equipe de Execução
Há apenas o coordenador na equipe da Ação. Aviso 3. Participantes
Informe os participantes envolvidos na ação. Erro 4. Avaliação Geral
Escolha pelo menos uma opção com relação forma com que a comunidade participa
de forma geral, nos projetos e programas. Erro Escolha pelo menos uma abrangência. Erro Assinale uma opção em "Gestão de equipamentos e recursos financeiros". Erro Assinale uma opção em "Gestão de atuação de docentes, técnicos e estudantes". Erro Assinale uma opção em "Proposição de novas atividades". Erro Assinale uma opção em "Discussão sobre adequação da metodologia, equipe,
estrutura, recursos e equipamentos disponibilizados". Erro Assinale uma opção em "Readequação do plano de trabalho incluindo cronograma e
orçamento". Erro
Assinale uma opção em "Na discussão de resultados parciais". Erro Assinale uma opção em "Definição de atividades prioritárias". Erro Assinale uma opção em "Elaboração do plano de trabalho, incluindo cronograma e
orçamento". Erro
Assinale uma opção em "Definição de metas e objetivo". Erro Assinale uma opção em "Elaboração de atividades preparatórias". Erro Assinale uma opção em "Definição de metodologia". Erro
Mensagem Categoria Assinale uma opção em "Definição das formas de avaliação". Erro Assinale uma opção em "Redefinição de objetos e metas". Erro Assinale uma opção em "Na discussão de resultados parciais". Erro Assinale uma opção em "Coleta, registro e sistematização de informações". Erro Assinale uma opção em "Na discussão dos resultados obtidos". Erro Assinale uma opção em "Proposição de novas atividades". Erro Assinale uma opção em "Na divulgação dos resultados obtidos". Erro Assinale uma opção em "Discussão sobre metodologia, equipe, estrutura, recursos e
equipamentos disponibilizados para avaliação". Erro Assinale uma opção em "Definição de objetivos e metas da avaliação:". Erro Assinale uma opção em "Gestão de atuação de docentes, técnicos e estudantes
envolvidos na avaliação". Erro Assinale uma opção em "Definição do plano de trabalho da avaliação, incluindo
cronograma e orçamento". Erro Assinale uma opção em "Definição de atividades prioritárias para a avaliação". Erro Assinale pelo menos uma alternativa em cada questão. Erro Assinale pelo menos uma alternativa em cada questão do item (4.6 Parte VI). Erro Assinale uma opção em "Proposição de novos temas de pesquisa". Erro Assinale uma opção em "Geração de produtos acadêmico". Erro Assinale uma opção em "Transferência de conhecimento ou tecnologia gerados". Erro Assinale uma opção em "Aproveitamento da extensão como atividade acadêmica
curricular". Erro
Assinale uma opção em "Flexibilização curricular da graduação". Erro Assinale uma opção em "Articulação entre ensino, pesquisa e extensão". Erro
