SIGAD Sistema de Gestão Arquivística de Documentos

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Sistema de Gestão Arquivística de Documentos

MANUAL DO USUÁRIO:

- Perfil Setorial Básico

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Sistema de Gestão Arquivística de Documentos

Manual do Usuário – Perfil Setorial Básico Junho/2013 Versão: 1.0

Índice

1-APRESENTAÇÃO... 4

1.2-ESCOPO DESTE MANUAL... 4

1.3-PÚBLICO ALVO... 4

2-MÓDULO DE DOCUMENTOS ... 5

2.1–MODELOS ... 9

2.2–CADASTRO DE DOCUMENTO INTERNO ... 10

2.3–CADASTRO DE DOCUMENTO EXTERNO ... 14

2.4-ALTERAR ... 16 2.5-LISTAGEM ... 17 2.6-JUNTAR DOCUMENTO ... 19 2.7-TERMOS ... 21 2.8-PALAVRA-CHAVE ... 28 2.9-PUBLICAÇÃO... 29 2.10-TRAMITAR ... 31 2.11-CANCELAR TRAMITAÇÃO ... 35 2.12-GUIAS ... 36 2.13–RECEBER TRAMITAÇÃO ... 43 2.14-DISTRIBUIR ... 45 2.15-RECEBER DISTRIBUIÇÃO ... 47 2.16-EXPEDIR ... 49 2.17-EXPEDIÇÃO POR LOTE ... 52 2.18-COMENTAR... 54 2.19-ARQUIVAR ... 56 2.20-SOBRESTAR ... 58 2.21-EMPRESTAR ... 60 2.22-SOBRESTAR ... 62 2.23-PESQUISA SIMPLES ... 64 2.24-PESQUISA AVANÇADA ... 66 2.25-RELATÓRIOS... 68 2.26–PRAZO DE RESPOSTA ... 69 2.27-MANTER DADOS ... 70 3-MÓDULO DE PROCESSOS ... 71 3.1-LISTAGEM ... 74

3.2-JUNTAR/DESFAZER JUNTADA ... 76

3.3-PALAVRA-CHAVE ... 79 3.4-PUBLICAÇÃO... 81 3.5-TRAMITAR ... 83 3.6-CANCELAR TRAMITAÇÃO ... 87 3.7-GUIAS ... 88 3.8-DISTRIBUIR ... 94

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3.9-RECEBER TRAMITAÇÃO ... 97 3.10-RECEBER DISTRIBUIÇÃO ... 99 3.11-EXPEDIR ... 100 3.12-COMENTAR... 102 3.13-ARQUIVAR ... 104 3.14-SOBRESTAR ... 106 3.15-EMPRESTAR ... 108 3.16-PESQUISA SIMPLES ... 109 3.17-PESQUISA AVANÇADA ... 112 3.18-RELATÓRIOS... 114 3.19–PRAZO DE RESPOSTA ... 115 4-TECLAS DE ATALHO ... 116 5-FECHAMENTO ... 117

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1 -

A

PRESENTAÇÃO

Este documento foi elaborado com o objetivo de orientar os usuários do SIGAD – Perfil Setorial Básico, quanto a sua operacionalização.

Este documento apresenta os procedimentos operacionais que permitirão sua utilização plena na Instituição. Com este enfoque de uso, foi definido que este instrumento sistêmico desponta como um facilitador para a gerência e controle dos processos, oferecendo um acompanhamento efetivo dos processos no âmbito da Instituição.

Para facilitar a interação sistema-usuário, este manual demonstra a composição das funcionalidades e ações do Perfil Setorial, a facilidade da navegabilidade e usabilidade, tudo isso, através das descrições sucintas dos resultados que serão alcançados com os procedimentos adotados. Este manual, também não deixa de preocupar-se com a constante evolução pelo uso, uma vez que os sistemas modernos buscam a qualidade, a produtividade e o melhor desempenho, gerando a mesma qualidade e produtividade para os setores da Instituição.

O modelo de sistema ora apresentado permite que a Instituição caminhe por uma linha de desenvolvimento e crescimento, que de acordo com as necessidades do administrador moderno, disponibilize um suporte informacional de caráter tático e operacional para as tomadas de decisões.

Este manual é composto e direcionado para os usuários do SIGAD – Perfil Setorial Básico é destinado aos multiplicadores de informação, ou seja, aos usuários do sistema na Instituição.

1.2-ESCOPO DESTE MANUAL

Este manual é composto e direcionado para os usuários do Sistema SIGAD – Perfil Setorial.

1.3-PÚBLICO ALVO

Este documento é destinado aos multiplicadores de informação e aos Usuários do sistema na Instituição.

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2 -

M

ÓDULO DE

D

OCUMENTOS

O Módulo de Documentos apresenta várias funcionalidades que possibilitam a prática de ações voltadas ao gerenciamento dos documentos produzidos e recebidos pela instituição ao longo de suas atividades rotineiras. O sistema apresenta telas com menus que quando acionados possibilitam ao(s) usuários a realização de várias ações necessárias para o fluxo das atividades por meio dos documentos.

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FUNÇÃO

DESCRIÇÃO

Modelos

Permite acesso à modelos de documentos institucionais

Cadastro Documento interno

Permite o cadastro de um novo documento. Esta funcionalidade também permite incluir, imprimir etiqueta de documentos e imprimir a ficha de acompanhamento e gerar vias do documento.

Cadastro Documento Externo

Permite o cadastramento de documento externo recebido. Aplica-se em casos de documentos recebidos pelos correios sem necessidade de prévio cadastro.

Alterar

Altera os dados de um registro de documento.

Listagem

Lista todos os protocolos na carga da unidade e do usuário de acordo com a situaçao. Permite a execução de atividades de acordo com as permissões do usuário. Por meio da listagem é possível executar diversas ações como, por exemplo, imprimir etiquetas, gerar via, ver histórico, definir assinaturas, responder, sobrestar, além de outras.

Juntar Documento

Permite que o usuário realize a ação de juntar documentos a outro por anexação.

Termos

Permite a geração de termos de instrução de processos tais como Termo de Abertura e

Encerramento, Termo de Anexação etc.

Palavra-chave

Inclui uma palavra-chave que permite acesso rápido ao documento, independendo da situação ou unidade atual.

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Publicação

Permite a inclusão dos dados da publicação de determinado ato oficial e o link ou o arquivo digital correspondente.

Tramitar

Movimenta um documento de uma unidade organizacional para outra.

Cancelar Tramitação

Cancela a tramitação de um documento. Esta funcionalidade só é válida desde que a unidade de destino ainda não tenha recebido o documento.

Guias

Permite gerar as Guias de tramitação, remessa e expedição.

Receber

Permite receber os documentos tramitados por outra(s) unidade(s) organizacional(is). Distribuir Direciona um registro de documento a um usuário da unidade organizacional. Receber distribuição

Permite receber um documento que foi distribuído ao usuário dentro da unidade.

Expedir

Expede um documento para âmbito externo.

Expedir por lote

Expede vários documentos ao mesmo tempo, para destinatário diferentes ou nao.

Comentar

Permite inserir comentários nos registros de documentos.

Arquivar

Ação de atribuir a localização de arquivamento de um documento na Unidade.

Emprestar

Possibilita o empréstimo de um documento para um usuário desde que o mesmo esteja arquivado ou sobrestado. (funcionalidade disponível para o Arquivo Geral). Recupera um documento a partir do

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Pesquisa Avançada

Recupera um ou mais documentos a partir de diversos parâmetros de pesquisa informados nos filtros do formulário. Quanto mais refinada é a busca mais eficaz é o resultado da pesquisa.

Relatórios

Emite relatórios de ações realizadas com no módulo documentos, como por exemplo, de Classificação Arquivística, dos Interessados associados, a Produção

Documental, as Distribuições entre outros.

Prazo de Resposta

Lista os prazos de respostas dos documentos.

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2.1–MODELOS

 Permite que o usuário baixe modelos de documentos.

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2.2–CADASTRO DE DOCUMENTO INTERNO

A funcionalidade Cadastro de Documento Interno permite a inclusão de um novo documento produzido.

 Selecione a função DOCUMENTOS > CADASTRO DE DOCUMENTO INTERNO, que o sistema exibirá as seguintes opções:

 AÇÃO>CADASTRO DE DOCUMENTO

 Permite que o usuário cadastre um documento interno.

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CAMPOS PARA SELEÇÃO E PREENCHIMENTO

NÚMERO Campo onde o sistema disponibiliza o protocolo do

documento.

DATA DO DOCUMENTO Data da criação / assinatura do documento (não é a data do cadastramento no sistema).

TIPO DE SUPORTE É onde o Documento (informação) está gravado, por padrão fica papel.

ESPÉCIE/TIPO DOCUMENTAL Escolher nesse campo a espécie que será cadastrada, ou seja, se é um Memorando, Ofício, Parecer etc.

NÚMERO DE ORIGEM Campo onde se digita o número do documento. Caso o documento não tenha número digite S/N (Sem Número). TIPO DE ACESSO

Definição se o documento é Ostensivo isto é, poderá ser acessado por todos ou se ele é Sigiloso isto é, acesso limitado ao usuário com permissão para este acesso.

REFERÊNCIA Neste campo o usuário deve digitar o numero do documento. RESPOSTA AO

Digitar número do processo ao qual o documento que está sendo cadastrado é resposta, para que o sistema gere um hiperlink.

PRAZO DE RESPOSTA

Informa o prazo final para resposta do documento. Essa informação é acessível através da funcionalidade Prazo de Resposta

CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA

Código derivado de um plano de classificação utilizado para organização dos documentos de um arquivo. Inicialmente, o campo já virá preenchido como à classificar.

PALAVRAS-CHAVE Digitar palavras referentes ao documento que serão utilizadas para futuras pesquisas.

DESCRIÇÃO DO ASSUNTO Digitar um resumo do teor do documento. PROCEDÊNCIA Permite o registro da origem do documento.

INTERESSADO Campo onde se escolhe uma pessoa física ou jurídica a qual se refere o documento.

NÚMERO DE VIAS

Informar se deseja ter vias do documento cadastrado para utilização, por exemplo, em tramitações para várias unidades ao mesmo tempo, podendo ter o controle e ações individuais em cada uma delas.

AOS CUIDADOS DE Permite informar o nome do destinatário para recebimento. INCLUIR Ao preencher e selecionar as informações acione o botão

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 AÇÃO>IMPRIMIR ETIQUETA

 Ao acionar esta funcionalidade, o sistema apresenta o formulário abaixo. Informe o número do documento ou a sequência de documentos e acione o botão PESQUISAR.

 Serão apresentados os tipos de etiquetas existentes para impressão, clique no botão correspondente à etiqueta desejada, configure o tamanho e tipo da etiqueta e acione o botão GERAR. A seguir a etiqueta é apresentada para impressão.

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 A opção gerar via(s) de protocolo também se encontra na função Listagem do setor do usuário. É utilizada para criar um exemplar a mais de um documento em suporte papel ou digital.

 Informe o número do protocolo a ser gerada a via e clique em pesquisar:

 O usuário deve informar a quantidade de vias que ele deseja criar e clicar no botão GERAR VIAS.

Observação Importante: O sistema não permite gerar mais de 50 vias

 As vias geradas serão exibidas na listagem de documentos.

O sistema ainda disponibiliza os links para que o usuário possa realizar outras ações

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2.3–CADASTRO DE DOCUMENTO EXTERNO

A funcionalidade Cadastro de Documento Externo permite que seja realizado o registro de documentos recebidos para que estes circulem pela instituição. O cadastro de documentos é feito pelo usuário que possui a atribuição de registrar os documentos recebidos de forma externa (correios, portadores entre outras formas de entrega). É uma funcionalidade criada para primeiro cadastrar o documento e depois imprimir a etiqueta de protocolo correspondente, com data e hora reais do registro no sistema.

 Ao selecionar a função DOCUMENTOS > CADASTRO o sistema apresenta a seguinte tela:

 Faça o preenchimento dos campos (alfanuméricos obrigatórios e não obrigatórios) e acione o botão incluir para que o sistema gere o número de protocolo correspondente ao registro.

Observação: o cadastro de documento externo pode ser incrementado com a função atributo específico, que permite criar campos customizados de acordo com a necessidade da unidade logada.

CAMPOS PARA SELEÇÃO E PREENCHIMENTO

NÚMERO Campo onde o sistema disponibiliza o protocolo do

documento.

DATA DO DOCUMENTO Data da criação / assinatura do documento (não é a data do cadastramento no sistema).

TIPO DE SUPORTE É onde o Documento (informação) está gravado, por padrão fica papel.

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ESPÉCIE/TIPO DOCUMENTAL Escolher nesse campo a espécie que será cadastrada, ou seja, se é um Memorando, Ofício, Parecer etc.

NÚMERO DE ORIGEM Campo onde se digita o número do documento. Caso o documento não tenha número digite S/N (Sem Número). TIPO DE ACESSO

Definição se o documento é Ostensivo isto é, poderá ser acessado por todos ou se ele é Sigiloso isto é, acesso limitado ao usuário com permissão para este acesso.

REFERÊNCIA Neste campo o usuário deve digitar o numero do documento. RESPOSTA AO

Digitar número do processo ao qual o documento que está sendo cadastrado é resposta, para que o sistema gere um hiperlink.

PRAZO DE RESPOSTA

Informa o prazo final para resposta do documento. Essa informação é acessível através da funcionalidade Prazo de Resposta

CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA Código derivado de um plano de classificação utilizado para organização dos documentos de um arquivo.

PALAVRAS-CHAVE Digitar palavras referentes ao documento que serão utilizadas para futuras pesquisas.

DESCRIÇÃO DO ASSUNTO Digitar um resumo do teor do documento. PROCEDÊNCIA Permite o registro da origem do documento.

INTERESSADO Campo onde se escolhe uma pessoa física ou jurídica a qual se refere o documento.

NÚMERO DE VIAS

Informar se deseja ter vias do documento cadastrado para utilização, por exemplo, em tramitações para várias unidades ao mesmo tempo, podendo ter o controle e ações individuais em cada uma delas.

AOS CUIDADOS DE Permite informar o nome do destinatário para recebimento. INCLUIR Ao preencher e selecionar as informações acione o botão

INCLUIR para finalizar o cadastro.

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2.4-ALTERAR

A funcionalidade Alterar permite que o usuário altere uma ou mais informações referentes ao registro do documento. As informações são atualizadas através de preenchimento de campos ou seleção de opções em caixas de listagem (clica-se e escolhe-se a informação desejada).

 Selecione a função DOCUMENTOS >ALTERAR, que o sistema exibirá a tela abaixo:

 Digite o número do documento e acione o botão PESQUISAR.

 O sistema pesquisa o número do documento e disponibiliza a tela abaixo, com os dados do documento anteriormente preenchidos e prontos para alterações.

 Ao preencher e escolher as mudanças necessárias o usuário precisa acionar o botão SALVAR para atualizar as informações.

 Para que o usuário visualize as ações que podem ser realizadas no documento é necessário acionar o botão DADOS CADASTRAIS, onde o sistema direcionará à tela de cadastro do registro e é onde o sistema permite realizar as ações de, fazer distribuição, gerar vias, fazer comentário, incluir palavra-chave, arquivar, visualizar entre outras.

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2.5-LISTAGEM

A funcionalidade Listagem disponibiliza todos os documentos recebidos ou cadastrados na unidade em que o usuário está lotado, possibilita listar os protocolos de acordo com filtros por ano, mês, situação (corrente, armazenado, expedido, sobrestado, arquivado, cancelado), mostra documentos juntados, bem como lista somente os documentos que estão na carga (ou distribuídos) para o usuário, esta última através da habilitação do campo “pessoal”.

 Selecione a função DOCUMENTOS > LISTAGEM, e utilize as caixas (filtro ou seleção) para buscar as informações necessárias. Para navegar na página role a barra vertical à direita da tela.

 Cada caixa (de filtro ou seleção) possui suas ações preestabelecidas como segue: Exibe os protocolos correspondentes ao ano selecionado.

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Exibe somente os documentos que estão na carga ou distribuídos para o usuário. Exibe os documentos que são pessoais do usuário, os quais possuem documentos anexados. Também são exibidos os documentos digitais quando solicitados.  Ao entrar na função coluna da Listagem já vem ordenada por número de

documento, porém, o sistema permite que as colunas TIPO e IDENTIFICAÇÃO, também possam ser reordenadas, para isto, é necessário posicionar o cursor sobre o nome da coluna e clicar sobre a seta que indica crescente ou decrescente. Esta ação muda o nome da coluna para a cor vermelha e ordena os documentos.

 Quando o cursor é posicionado sobre a janela e abrimos a caixa de opções, o sistema oferece uma lista de ações que podem ser aplicadas sobre os documentos. São estas AÇÕES: ALTERAR, ARQUIVAR, COMENTÁRIO, DISTRIBUIR, ETIQUETA, EXPEDIR, GERAR VIA, HISTÓRICO, MANTER DADOS e PALAVRA-CHAVE etc.

 Para navegar de página em página é necessário utilizar os botões de navegação apresentados no rodapé da página. Também é mostrado o número da página que está na tela e o total de páginas existentes. Estes botões são ativados quando existe mais de uma página disponibilizada.

Primeira Página - Ao clicar neste botão o sistema volta/mostra a primeira página. Página Anterior - Volta para a página anterior.

Próxima Página - Mostra a próxima página. Última Página - Vai para a última página.

Localização direta - Vai para uma página especificada na caixa de texto.

 Ao clicar no número de protocolo na listagem, se tem acesso, via hiperlink a tela de dados cadastrais documento

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2.6-JUNTAR DOCUMENTO

A funcionalidade Juntar Documento permite ao usuário realizar juntada de documento a outro documento.

 Selecione a função DOCUMENTOS > JUNTAR DOCUMENTO, que o sistema exibirá a seguinte tela:

 Informe o número do documento principal e acione o botão PESQUISAR. O sistema exibirá a seguinte tela:

 Seguidamente o usuário deve procurar o número do documento a ser juntado acionando o botão .

 O sistema exibirá uma tela para que o usuário escolha o número do registro que deverá ser juntado.

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 O sistema mostrará uma relação de documentos que foram juntados ao registro escolhido.

 O usuário poderá desfazer a juntada do documento quando necessário, como segue:

 AÇÃO>DESFAZER JUNTADA

 Caso o usuário precise desfazer a juntada ao documento, deve proceder da seguinte maneira: marcar a opção EXCLUIR, acionar o botão RETIRAR e preencher o campo JUSTIFICATIVA, informando o motivo da retirada. Em seguida o usuário deve clicar no botão CONFIRMAR RETIRADA.

 O sistema ainda disponibiliza os links para que o usuário possa realizar outras ações.

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2.7-TERMOS

A função Termos permite que sejam gerados os termos eletrônicos obrigatórios para a instrução de processos tais como: termo de abertura de volumes, de encerramento de volumes, apensação, anexação, desentranhamento e desmembramento.Para acessar os termos no sistema acesse DOCUMENTOS > TERMOS. O sistema vai exibir uma lista dos termos já cadastrados:

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 Ao selecionar um dos termos o sistema exibirá a tela, abaixo, para preenchimento:

 Ao clicar no botão INCLUIR o sistema exibirá a mensagem abaixo, informando o número do termo cadastrado.

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 Após a inclusão do termo, o usuário deverá acessar o módulo Processos e o registro desejado e clicar na ação a ser executada correspondente ao termo criado. Exemplo: arquivar processo:

 Após a exibição da tela de arquivamento do processo selecionado, o usuário deverá preencher os dados do arquivamento e clicar no símbolo (+) para exibição do Termo de arquivamento. Após a exibição, o usuário deverá selecionar o número do termo criado e clicar em adicionar:

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 O sistema irá incluir o termo selecionado na tela de arquivamento. Para finalizar a ação o usuário deverá clicar em arquivar:

 Após essa ação, o sistema irá exibir os dados do arquivamento e a coluna “ATIVO” ficará preenchida com a informação SIM, sinalizando que o registro está arquivado:

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 Ao acessar o arquivo digital do registro ao qual o termo foi anexado, o sistema exibirá o termo gerado:

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2.8-PALAVRA-CHAVE

A função Palavra-Chave permite que o usuário cadastre termos relevantes na identificação do conteúdo de um documento.

 Selecione a função DOCUMENTOS > PALAVRA-CHAVE, o sistema exibirá a tela abaixo, informar o número do documento e acionar o botão PESQUISAR.

 Como resultado da pesquisa o sistema exibirá a tela abaixo onde o usuário deverá escolher uma das palavras-chaves que aparecem na lista e em seguida acionar o botão INSERIR.

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2.9-PUBLICAÇÃO

A função Publicação permite o cadastramento dos dados da publicação de um ato oficial no Diário Oficial ou em Boletim de Serviço, referentes a um protocolo, fornecendo, inclusive, o acesso ao inteiro teor do ato por meio da anexação do arquivo digital ou disponibilização do link do site aonde a publicação foi divulgada.

 Selecione a função DOCUMENTOS > PUBLICAÇÃO, o sistema exibirá a tela abaixo:

 Preencha os campos necessários com os dados da publicação e em seguida anexe o arquivo digital da publicação ou informe o link onde a publicação está disponível e acione o botão

.

 O sistema exibirá a relação de todas as publicações cadastradas.

 Para excluir a publicação basca clicar na caixa de seleção e selecionar o botão EXCLUIR.

 O usuário poderá consultar a publicação quando necessário basta acessar o protocolo e clicar no link data da publicação que terá acesso à publicação imediatamente.

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2.10-TRAMITAR

A função Tramitar permite a tramitação de documentos de uma unidade organizacional para outra.  Selecione a função DOCUMENTOS > TRAMITAR, o sistema exibirá a tela abaixo, digite o

número do documento e acione o botão PESQUISAR.

 O sistema pesquisa o número do documento e disponibiliza a tela, abaixo, com parte dos dados do documento já preenchidos.

 O usuário seleciona ou digita os dados complementares nos campos: Unidade de Destino, Aos Cuidados de, Motivo, Despacho e Despacho pela internet.

 Ao término da seleção / digitação, o usuário deve acionar o botão TRAMITAR para que o documento seja movimentado para a unidade de destino. Ao efetuar o trâmite aparecerá a seguinte mensagem:

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 O trâmite poderá ser desfeito até o recebimento do documento pela unidade para onde ele foi tramitado.

NÚMEROS ADICIONAIS:

 Esta função é utilizada para adicionar outros registros na tramitação para uma mesma unidade. Para adicionar novos registros acione o botão (+):

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 O sistema incluirá os registros no formulário de tramitação:

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2.11-CANCELAR TRAMITAÇÃO

A funcionalidade Cancelar Tramitação detém a movimentação de documentos. Todos os documentos movimentados e ainda não recebidos pela unidade organizacional de destino são mostrados na tela.

 Selecione a função DOCUMENTO> CANCELAR TRAMITAÇÃO, que o sistema exibirá a seguinte tela:

 Marque a caixa para selecionar o documento que deseja que a tramitação seja cancelada, acione o botão CANCELAR, ou:

 Digite o número do documento que você deseja cancelar a tramitação e acione o botão CANCELAR.

Observação Importante: após cancelada a tramitação, o documento volta para Listagem de

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2.12-GUIAS

Quando é feita uma tramitação, remessa ou expedição de documentos o sistema disponibiliza uma funcionalidade denominada Guias onde o usuário pode imprimir a relação dos documentos tramitados ou expedidos pelas unidades.

 Selecione a função DOCUMENTOS> GUIAS, e a seguir o sistema disponibiliza a lista de guias que podem ser impressas.

 GUIA DE TRAMITAÇÃO

 Na guia de TRAMITAÇÃO, por exemplo, o usuário pode pesquisar pela tramitação feita pela unidade ou pelo número do documento tramitado. Se a pesquisa for feita pelos trâmites da unidade o usuário deve preencher os campos da tela e clicar em PESQUISAR.

 O sistema vai exibir uma lista dos documentos tramitados pela unidade de acordo com os parâmetros informados no formulário.

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 O usuário ao selecionar quais os documentos que deseja gerar a Guia e clica em IMPRIMIR GUIA. O sistema vai exibir a Guia conforme a tela abaixo:

 Se a pesquisa for feita pelo número do protocolo o usuário deve informar o número do documento tramitado e clicar em BUSCAR.

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 Vai aparecer o formulário com os campos já preenchidos de acordo com o usuário que está fazendo a pesquisa.

 Depois de clicar em PESQUISAR na tela acima o sistema vai exibir o histórico de todas as tramitações do registro informado. A cor vermelha sinaliza a última tramitação que foi feita com o registro.

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 O usuário vai selecionar as tramitações que ele deseja que apareça na Guia e vai clicar no botão IMPRIMIR GUIA. O sistema vai exibir a Guia para ser impressa com o registro pesquisado e as tramitações selecionadas. Conforme a tela abaixo:

 GUIA DE REMESSA

 Na Guia de Remessa o usuário vai imprimir a(s) Guia(s) do(s) malote(s) realizado(s) pelo Protocolo. O usuário vai preencher os campos do formulário e clicar em PESQUISAR, o sistema vai exibir uma lista dos registros de acordo com os parâmetros informados. O usuário deve escolher os registros e clicar em IMPRIMIR GUIA.

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 O sistema vai exibir a Guia de Remessa conforme a tela abaixo

 GUIA DE EXPEDIÇÃO

 Na Guia de Expedição o Protocolo vai imprimir a lista dos documentos expedidos pelo órgão em determinado período. O usuário vai preencher os campos do formulário e clicar em PESQUISAR, o sistema vai exibir uma lista dos registros expedidos de acordo com os parâmetros informados. O usuário deve escolher os registros e clicar em IMPRIMIR GUIA.

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 GUIA DE EXPEDIÇÃO – EM MÃOS

 Na Guia de Expedição em Mãos o sistema vai permitir que o Protocolo pesquise e gere as guias dos documentos expedidos com o Tipo de remessa ‘em mãos’.

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2.13–RECEBER TRAMITAÇÃO

A função Receber Tramitação permite que o usuário receba documentos tramitados para sua área. Ao acionar a função RECEBER TRAMITAÇÃO o sistema disponibiliza a lista dos documentos movimentados para a unidade organizacional e que ainda não foram recebidos.

 Selecione a função DOCUMENTOS > RECEBER TRAMITAÇÃO, o sistema exibirá a lista de documentos movimentados e ainda não recebidos.

 O sistema apresenta três opções para o recebimento dos documentos:

 Informar o número do documento e acionar o botão RECEBER TRAMITAÇÃO;

 Marcar somente o(s) documento(s) que deseja receber clicando sobre a(s) caixa(s) correspondente e acionando o botão RECEBER TRAMITAÇÃO.

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 É possível agilizar os trabalhos conjugando a ação receber tramitação com as atividades arquivar, autuar, distribuir, listagem e tramitar. Ao acionar um desses botões, o sistema irá exibir a tela correspondente à ação a ser realizada.

 Quando um documento não foi recebido via sistema este aparece com a cor vermelha na Listagem de documentos da Unidade.

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2.14-DISTRIBUIR

A funcionalidade Distribuir permite que o usuário de uma unidade organizacional que esteja com um documento na sua carga, possa distribuí-lo para outro usuário da mesma unidade organizacional. O usuário receptor, após as devidas providências pode (re)distribuir o documento ou, deixar que o usuário que o distribuiu desfaça a distribuição.

 Selecione a função DOCUMENTOS> DISTRIBUIR, que o sistema exibirá a tela abaixo, informe o número do documento e acione o botão PESQUISAR.

 Selecione o funcionário que deve receber o documento, digite o motivo, as providências e acione o botão DISTRIBUIR.

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 Abaixo do botão DISTRIBUIR são listadas todas as ocorrências de distribuição e quando o conteúdo da coluna ATIVO for igual a SIM, significa que o documento está distribuído para o funcionário da mesma linha de ocorrência.

 Para desfazer uma distribuição, basta acionar o botão DESFAZER, e a coluna ATIVO fica com conteúdo igual à NÃO.

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2.15-RECEBER DISTRIBUIÇÃO

A função Receber Distribuição permite que o usuário de uma unidade organizacional receba um documento que lhe foi distribuído por outro usuário da mesma unidade organizacional. O usuário receptor, após as devidas providências, devolve o documento a quem o distribuiu ou redistribuiu a outro usuário, conforme a necessidade.

 Selecione a função DOCUMENTOS > RECEBER DISTRIBUIÇÃO, e a seguir o sistema disponibiliza a lista de documentos ainda não recebidos para o usuário.

 O sistema apresenta três opções para o recebimento dos documentos:

 Digite o número do documento que você deseja receber e acione o botão RECEBER.

 Ou marque a caixa para selecionar todos os documentos e acione o botão RECEBER.

 Ou, marque somente os documentos que você deseja receber, clicando sobre as caixas da coluna Receber e acione o botão RECEBER.

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2.16-EXPEDIR

A função Expedir permite que o usuário do Protocolo Central possa movimentar documentos para o âmbito externo da instituição.

 Selecione a função DOCUMENTOS > EXPEDIÇÃO, que o sistema exibirá a tela abaixo, informe o número de protocolo do documento e acione o botão Pesquisar:

 O sistema exibirá a tela de expedição.

 Informe qual o tipo de remessa, o código ECT, o CEP de destino e o peso e acione o botão .

 O sistema vai exibir uma janela onde o usuário deve novamente clicar no botão . Após clicar no botão CALCULAR o valor da correspondência será preenchido na tela de expedição.

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 O sistema exibirá a mensagem de que o registro foi expedido.

 O usuário poderá Cancelar a expedição acionando o botão CANCELAR EXPEDIÇÃO. Enquanto o documento estiver expedido a coluna ATIVO ficará com o conteúdo igual a SIM. Veja:

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 Ao clicar em DESFAZER a coluna ATIVO ficará com o conteúdo igual a NÃO.

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2.17-EXPEDIÇÃO POR LOTE

A funcionalidade Expedição por lote permite que o usuário possa expedir diversos documentos de uma única vez.

 Selecione a função DOCUMENTOS> EXPEDIÇÃO POR LOTE, que o sistema exibirá a seguinte tela:

 Depois de realizada a expedição do documento o usuário pode imprimir uma guia com a relação dos documentos expedidos acionando o botão IMPRIMIR GUIA. O sistema mostrará todas as guias que podem ser impressas, como mostra a tela abaixo.

 Selecione o documento desejado e acione o botão IMPRIMIR GUIA para imprimir a guia de um documento.

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 Para imprimir a guia de vários documentos, selecione os documentos desejados e acione o botão IMPRIMIR GUIA. O sistema vai gerar a guia, veja:

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2.18-COMENTAR

A funcionalidade Comentar permite que o usuário inclua comentários referentes a um documento. O comentário pode ser utilizado para inserir os despachos feitos no documento, essa é uma forma de atualizar todas as informações relacionadas a ele.

 Selecione a função DOCUMENTOS> COMENTAR, o sistema exibirá a seguinte tela:

 Digite o número do documento e acione o botão PESQUISAR, que o sistema retornará com a tela:

 Digite o texto do comentário e acione o botão COMENTAR.

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 Para excluir um comentário, marque a caixa da coluna “Excluir” na mesma linha do comentário e acione o botão EXCLUIR.

Observações: os comentários só podem ser excluídos pelo usuário que os cadastrou. Em caso de documnento possua via, o sistema permite ao usuário a opçao de incluir o comentário ou não, nas vias existentes.

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2.19-ARQUIVAR

A funcionalidade Arquivar é a ação pela qual é determinado o arquivamento de um documento é realizado quanto seu tramite é cessado. Ao arquivar um documento deve-se informar ao sistema o local físico em que este ficará arquivado.

 Selecione a função DOCUMENTOS >ARQUIVAR, que o sistema exibirá a tela abaixo, informe o número do documento e acione o botão PESQUISAR.

 Após pesquisar o sistema retorna o seguinte formulário para preenchimento dos campos, alfanuméricos e obrigatórios e não obrigatórios:

 Após o preenchimento dos campos, acione o botão ARQUIVAR.

 O sistema mostrará o local de arquivamento do documento e o registro será transferido para a listagem de ‘Arquivados’ do Módulo “Documentos” e também na “pesquisa simples”.

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 O usuário poderá desfazer o arquivamento acionando o botão DESARQUIVAR e automaticamente o registro voltará para a Listagem dos documentos correntes.

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2.20-SOBRESTAR

A função Sobrestar permite ao usuário colocar um protocolo “em espera” enquanto aguarda criação ou “chegada” de um novo documento ou uma nova tomada de decisão que justifique a retomada do assunto tratado no documento sobrestado.

 Selecione na função DOCUMENTOS > LISTAGEM e seguidamente a ação SOBRESTAR, o sistema exibirá a tela abaixo:

 Preencha os campos necessários para a ação e acione o botão . O sistema informará a nova situação do protocolo (SOBRESTADO). Caso o usuário precise cancelar a ação por algum motivo basta acionar o botão que o protocolo voltará ao seu estado anterior.

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2.21-EMPRESTAR

A função Emprestar permite que o usuário do Arquivo Geral possa emprestar documentos para consulta às unidades da instituição, desde que o documento a ser emprestado esteja arquivado ou sobrestado.

 Selecione a função DOCUMENTO> EMPRESTAR, que o sistema exibirá a tela abaixo, informe o número de protocolo do documento e acione o botão PESQUISAR:

 O sistema retomará com a seguinte tela:

 Preencha os campos e acione o botão EMPRESTAR.

 Abaixo do botão EMPRESTAR são listadas todas as ocorrências de empréstimo que já foram feitas. E quando o conteúdo da coluna ATIVO for igual a SIM, significa que o documento está emprestado para o usuário.

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 Para desfazer um empréstimo, basta clicar sobre o botão DEVOLVER e a coluna ATIVO fica com conteúdo igual à NÃO, ou seja, não estará mais emprestado.

 O sistema disponibiliza os links , para que o usuário possa realizar outras ações.

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2.22-SOBRESTAR

A função Sobrestar permite ao usuário colocar um protocolo “em espera” enquanto aguarda criação ou “chegada” de um novo documento ou uma nova tomada de decisão que justifique a retomada do assunto tratado no documento sobrestado.

 Selecione na função DOCUMENTOS > LISTAGEM e seguidamente a ação SOBRESTAR, o sistema exibirá a tela abaixo:

 Preencha os campos necessários para a ação e acione o botão . O sistema informará a nova situação do protocolo (SOBRESTADO). Caso o usuário precise cancelar a ação por algum motivo basta acionar o botão que o protocolo voltará ao seu estado anterior.

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2.23-PESQUISA SIMPLES

A função Pesquisa Simples permite que o usuário acesse os dados do cadastro de um documento a partir do seu número.

 Selecione a função DOCUMENTOS > PESQUISA-SIMPLES, o sistema exibirá a tela abaixo, informe o número do documento e acione o botão PESQUISAR.

 O sistema disponibiliza os dados do documento apenas para consulta, caso o documento esteja em unidade divergente da utilizada. Para ver todas as informações do documento, navegar na página rolando a barra vertical à direita da tela.

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 Caso o documento pesquisado esteja na mesma unidade que a do usuário logado, o sistema apresentará atalhos para as ações alterar, anexos, arquivar, distribuir, entre outros.

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2.24-PESQUISA AVANÇADA

A função Pesquisa-Avançada permite que o usuário recupere documentos cadastrados e recebidos no sistema por meio dos campos disponibilizados.

 Selecione a função DOCUMENTOS > PESQUISA-AVANÇADA, o sistema exibirá a tela abaixo, digite ou selecione os dados da pesquisa nos campos disponibilizados e acione o botão PESQUISAR.

 O sistema disponibiliza uma lista com o resultado da pesquisa e para acessar um documento clique no link do número do documento ou na coluna NÚMERO/AÇÃO selecione uma das funções da lista (VISUALIZAR e HISTÓRICO).

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SIGAD

 Para uma nova pesquisa clique sobre o link .

 Se for necessário incrementar a pesquisa, clique sobre o link REFINAR PESQUISA  O resultado da pesquisa pode ser exportado para planilha de Excel ao clicar em

Informação Importante: O usuário deve utilizar esta função informando o máximo de campos possíveis, pois quanto menos refinada for a pesquisa maior será o resultado e, consequentemente o tempo de resposta da pesquisa será demorado. A recuperação das informações será efetuada informando um ou mais campos ao mesmo tempo e, quanto mais campos estiverem preenchidos, mais preciso será o resultado da pesquisa.

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2.25-RELATÓRIOS

Os Relatórios existentes no módulo permitem que o usuário recupere a informação a partir de diversos parâmetros de pesquisa. Atualmente, estão disponíveis os relatórios de Acompanhamento, Arquivo Setorial, Distribuição, Expedição, Juntada, Não Recebidos, Produção, Recebimento e Tramitação.

 Selecione a função DOCUMENTOS > RELATÓRIOS, o sistema exibirá a tela abaixo:

 Selecione o relatório desejado, digite ou selecione os campos para a filtragem e acione o botão PESQUISAR. Abaixo o exemplo de relatório de Tramitação.

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2.26–PRAZO DE RESPOSTA

A função Prazo de Resposta permite que o usuário recupere as informações do campo PRAZO DE RESPOSTA dos documentos tramitados para outras unidades organizacionais.

 Selecione a função DOCUMENTOS > Prazo de Resposta, que o sistema exibirá a tela abaixo. Os documentos são listados conforme as condições de VENCIDOS, VENCENDO e a VENCER.

 O sistema permite que usuário verifique os documentos com prazos de resposta que foram tramitados pela sua Unidade, clicando em Prazo de Resposta – EMITIDOS.

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2.27-MANTER DADOS

A função Manter Dados permite ao usuário aproveitar dados de um registro para cadastramento de um novo.

 Selecione na função DOCUMENTOS > LISTAGEM e seguidamente a ação MANTER DADOS, o sistema exibirá uma tela de inclusão contendo os dados do documento anterior já cadastrado, à exceção do número do protocolo.

 Após o preenchimento dos novos dados, acione o botão INCLUIR que o sistema retornará com a seguinte mensagem:

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3 -

M

ÓDULO DE

P

ROCESSOS

O Módulo de Processo apresenta várias funcionalidades que possibilitam a prática de ações voltadas ao gerenciamento dos processos produzidos e recebidos pela instituição ao longo de suas atividades rotineiras. O sistema apresenta telas com menus que quando acionados possibilita ao(s) usuários a realização de várias ações necessárias para o fluxo das atividades por meio dos processos.

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FUNÇÃO DESCRIÇÃO

Alterar

Permite alterar os dados do registro de um processo.

Listagem

Lista todos os protocolos na carga da unidade e do usuário. Permite a execução de atividades de acordo com as permissões do usuário. Por meio da listagem é possível executar diversas ações como, por exemplo, alterar, imprimir

etiquetas, ver histórico além de outras.

Juntar/Anexar/Apensar Processos

Permite que o usuário realize a ação de juntar/anexar e apensar

processos/processos a outros processos.

Palavra-chave

Inclui uma palavra-chave que auxiliará em consultas futuras.

Publicação

Permite incluir uma publicação no registro do processo.

Tramitar

Tramita um processo de uma unidade organizacional para outra.

Cancelar Tramitação

Cancela a tramitação de um processo. Esta funcionalidade só é válida desde que a unidade de destino ainda não tenha recebido o processo.

Guias

Permite gerar as Guias de tramitação, de remessa e de expedição.

Receber

Permite receber os processos tramitados por outra(s) unidade(s) organizacional.

Distribuir

Distribui um processo para um funcionário da unidade

organizacional.

Receber distribuição

Permite receber um processo que foi distribuído dentro da unidade.

Expedir

Permite expedir um processo a partir da unidade.

Comentar

Permite inserir comentários nos processos.

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Arquivar

Ação de atribuir a localização de arquivamento de um processo na Unidade.

Sobrestar

Suspende o trâmite do processo em caráter temporário.

Emprestar

Possibilita o empréstimo de um processo para um usuário desde que o mesmo esteja arquivado ou sobrestado. (funcionalidade disponível para o Arquivo Geral).

Pesquisa Simples

Recupera um processo a partir do seu número de protocolo.

Pesquisa Avançada

Recupera um ou mais processos a partir de diversos parâmetros de pesquisa informados nos filtros do relatório. Quanto mais refinada é a busca mais eficaz é o resultado da pesquisa.

Relatórios

Emite relatórios de algumas ações realizadas com os processos cadastrados no sistema, como por exemplo, Acompanhamento, Arquivo Setorial, Distribuição, Expedição, Juntada, Não recebidos, Produção, Recebimento e

Tramitação.

Prazos de Resposta

Lista os prazos de respostas dos processos.

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3.1-LISTAGEM

A funcionalidade Listagem disponibiliza todos os processos recebidos ou cadastrados na unidade em que o usuário está lotado, possibilita listar os protocolos de acordo com filtros por ano, mês, situação (corrente, armazenado, expedido, sobrestado, arquivado, cancelado), mostra processos juntados, digitais bem como lista somente os processos que estão na carga (ou distribuídos) para o usuário.

 Selecione a funcionalidade PROCESSOS > LISTAGEM e utilize as caixas (ANO, MESES, SITUAÇÃO) para buscar as informações necessárias. Para navegar na página role a barra vertical à direita da tela.

 Cada caixa (de filtro ou seleção) possui suas ações preestabelecidas como segue: Exibe os protocolos correspondentes ao ano selecionado. Exibe os protocolos correspondentes ao mês selecionado.

Exibe a situação dos processos da instituição, como: correntes, armazenados, expedidos, sobrestados, arquivados ou cancelados.

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Exibe os processos que são pessoais do usuário, os quais possuem processos anexados. Também são exibidos os processos digitais quando solicitados.

 Ao entrar na funcionalidade coluna da Listagem já vem ordenada por número de processos, porém, o sistema permite que as demais colunas possam ser reordenadas, para isto, é necessário posicionar o cursor sobre o nome da coluna e clicar sobre a seta que indica crescente ou decrescente. Esta ação muda o nome da coluna para a cor vermelha e ordena os processos.

 Quando o cursor é posicionado sobre a janela e abrimos a caixa de opções, o sistema oferece uma lista de ações que podem ser aplicadas sobre os processos. São estas AÇÕES: ALTERAR, ARQUIVAR, COMENTÁRIO, DISTRIBUIR, ETIQUETA, EXPEDIR, PALAVRA-CHAVE.

 Para navegar de página em página é necessário utilizar os botões de navegação apresentados no rodapé da página. Também é mostrado o número da página que está na tela e o total de páginas existentes. Estes botões são ativados quando existe mais de uma página disponibilizada.

Primeira Página - Ao clicar neste botão o sistema volta/mostra a primeira página. Página Anterior - Volta para a página anterior.

Próxima Página - Mostra a próxima página. Última Página - Vai para a última página.

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3.2-JUNTAR/DESFAZER JUNTADA

A funcionalidade Juntar permite ao usuário, anexar documentos a um processo.

 Selecione a funcionalidade PROCESSOS > JUNTAR, que o sistema disponibilizará a seguinte tela:

 Informe o número do processo principal e acione o botão PESQUISAR. O sistema disponibilizará a seguinte tela:

 O sistema disponibilizará uma tela para que o usuário escolha o número do registro que deverá ser juntado. Após selecionar os documentos, o usuário deve clicar em JUNTAR:

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 Em seguida o sistema mostrará uma relação de documentos que foram juntados ao registro escolhido.

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 Caso o usuário precise desfazer a juntada realizada no processo, deve proceder da seguinte maneira: marcar a opção EXCLUIR; acionar o botão DESMEMBRAR ou DESENTRANHAR e preencher o campo ‘JUSTIFICATIVA’, informando o motivo da operação. Em seguida o usuário deve clicar no botão CONFIRMAR DESMEMBRAMENTO ou CONFIRMAR DESENTRANHAMENTO.

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3.3-PALAVRA-CHAVE

A funcionalidade Palavra-Chave permite que o usuário cadastre termos relevantes na identificação do conteúdo de um processo.

 O usuário deve selecionar a funcionalidade PROCESSOS > PALAVRA-CHAVE, informar o número do processo e acionar o botão PESQUISAR.

 Como resultado da pesquisa o sistema exibirá a tela abaixo onde o usuário deverá escolher uma das palavras-chaves que aparecem na lista e em seguida acionar o botão INSERIR.

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3.4-PUBLICAÇÃO

A funcionalidade Publicação permite o cadastramento dos dados da publicação de um ato oficial no Diário Oficial ou em Boletim de Serviço, referentes a um protocolo, fornecendo, inclusive, o acesso ao inteiro teor do ato por meio da anexação do arquivo digital ou disponibilização do link do site aonde a publicação foi divulgada.

 Selecione PROCESSOS > PUBLICAÇÃO e o sistema exibirá a tela abaixo:

 Preencha os campos necessários com os dados da publicação e em seguida anexe o arquivo digital da publicação ou informe o link onde a publicação está disponível e acione o botão .  O sistema apresentará a relação de todas as publicações cadastradas.

 Para excluir a publicação basca clicar na caixa de seleção e selecionar o botão EXCLUIR.

 O usuário poderá consultar a publicação quando necessário basta acessar o protocolo e clicar no link data da publicação que terá acesso à publicação imediatamente.

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3.5-TRAMITAR

A funcionalidade Tramitar permite a tramitação de processos de uma unidade organizacional para outra.

 Para tramitar um processo selecione PROCESSOS > TRAMITAR, digite o número do processo e acione o botão PESQUISAR.

 O sistema pesquisa o número do processo e disponibiliza a tela, abaixo, com parte dos dados do processo já preenchidos.

 O usuário seleciona ou digita os dados complementares nos campos: Unidade de Destino, Aos Cuidados de, Motivo, Despacho e Despacho pela internet.

 Ao término da seleção / digitação, o usuário deve acionar o botão TRAMITAR para que o processo seja movimentado para a unidade de destino. Ao efetuar o trâmite aparecerá a seguinte mensagem:

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 O trâmite poderá ser desfeito até o recebimento do processo pela unidade para onde ele foi tramitado.

NÚMEROS ADICIONAIS:

 Esta funcionalidade é utilizada para adicionar outros registros na tramitação para uma mesma unidade. Para adicionar novos registros acione o botão (+):

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3.6-CANCELAR TRAMITAÇÃO

A funcionalidade Cancelar Tramitação cancela a movimentação de processos. Todos os processos movimentados e ainda não recebidos pela unidade organizacional de destino são mostrados na tela.

 Selecione a função PROCESSOS> CANCELAR TRAMITAÇÃO, que o sistema disponibilizará a seguinte tela:

 Marque a caixa para selecionar o processo que deseja que a tramitação seja cancelada, acione o botão CANCELAR, ou;

 Digite o número do processo que você deseja cancelar a tramitação e acione o botão CANCELAR.

Observação Importante: após cancelada a tramitação, o processo volta para Listagem de processos

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3.7-GUIAS

Quando é feita uma tramitação, remessa ou expedição de processos o sistema disponibiliza uma funcionalidade denominada Guias onde o usuário pode imprimir a relação dos processos tramitados ou expedidos pelas unidades.

 Selecione a funcionalidade PROCESSOS> GUIAS, e a seguir o sistema disponibiliza a lista de guias que podem ser impressas.

 GUIA DE TRAMITAÇÃO

 Na guia de TRAMITAÇÃO, por exemplo, o usuário pode pesquisar pela tramitação feita pela unidade ou pelo número do processo tramitado. Se a pesquisa for feita pelos trâmites da unidade o usuário deve preencher os campos da tela e clicar em PESQUISAR.

 O sistema vai exibir uma lista dos processos tramitados pela unidade de acordo com os parâmetros informados no formulário.

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 O usuário deve selecionar quais os processos que deseja gerar a Guia e clica em IMPRIMIR GUIA. O sistema vai exibir a Guia conforme a tela abaixo:

 Se a pesquisa for feita pelo número do protocolo o usuário deve informar o número do processo tramitado e clicar em BUSCAR.

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 Vai aparecer o formulário com os campos já preenchidos de acordo com o usuário que está fazendo a pesquisa.

 Depois de clicar em PESQUISAR na tela acima o sistema vai exibir o histórico de todas as tramitações do registro informado. A cor vermelha sinaliza a última tramitação que foi feita com o registro.