APLICAÇÃO DO EXCEL INTEGRADO AO MS- PROJECT EM UMA EMPRESA DO RAMO DA CONSTRUÇÃO CIVIL LOCALIZADA NO MUNICÍPIO DE MARABÁ-PA

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APLICAÇÃO DO EXCEL INTEGRADO

AO MS- PROJECT EM UMA EMPRESA

DO RAMO DA CONSTRUÇÃO CIVIL

LOCALIZADA NO MUNICÍPIO DE

MARABÁ-PA

DARLEM MARINHO SAMPAIO (UEPA )

darlem_sampaio@hotmail.com

Mateus Braga Bressan (UEPA )

mb-bressan@outlook.com

Tassio Felipe Alves de Oliveira (UEPA )

tassio-felipe@hotmail.com

Joao Antonio Soares Vieira (UEPA )

joaoantonioep@gmail.com

Winicius de Souza Oliveira (UEPA )

winicios_oliveira@hotmail.com

Este artigo se baseia em um estudo de caso que teve como objetivo propor a implantação de um sistema de PCP em Excel integrado com o MS Project em uma empresa com a finalidade de realizar uma gestão da produção eficiente sem a necessidade dde grandes investimentos. A pesquisa foi realizada na região sudeste do Pará, no município de Marabá, em uma empresa do ramo de construção civil. O mercado dessa empresa vem se verticalizando freneticamente devido à grande rapidez e qualidade com que as novas tecnologias estão surgindo, obrigando um maior investimento das empresas do ramo para se tornarem competitivas no mercado. Na empresa estudada foi desenvolvido e implantado um sistema de auxílios computacionais (PCP) no gerenciamento de um projeto de construções de habitações populares, softwares de baixo custo de aquisição e manutenção. A pesquisa realizada demostrou resultados alcançados satisfatórios, no qual os programas apresentaram dados quantitativos e qualitativos importantes no gerenciamento da obra. O MS-Project revelou o valor de cada residência de 28 (vinte e oito) mil reais, o tempo de duração do projeto que foi de 90 (noventa) dias e o mapa estratégico a ser seguido com 15 (quinze) atividades críticas.

Palavras-chave: Construção civil; Planejamento e Controle da Produção; MS-Project.

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1. Introdução

No mercado atual a utilização de programas para elaboração de projetos, lançamento de novos produtos, gerenciamento da construção civil e outras áreas se tornou um pré-requisito para garantir a competitividade das empresas. No setor de construção civil, no qual ocorrem constantes mudanças e avanços, é exigido que os gestores das empresas desse ramo estejam atentos à quantidade e velocidade das informações que são disponibilizadas, visando o desenvolvimento de seus planejamentos e controle da produção.

Saber planejar e executar o que foi planejado é um grande diferencial competitivo para a empresa, uma vez que através do planejamento e controle de qualquer sistema de produção é possível mensurar e reduzir variáveis importantes como custo e tempo. Falando especificamente no estudo de caso, os custos e tempos envolvidos na construção de casas populares, a qual foi possível mensura e analisar detalhadamente por atividade as duas variáveis envolvidas, possibilitando uma maior visão e controle na realização da obra.

O objetivo deste estudo foi elaborar um planejamento de produção em uma construção de habitações populares que contivesse a data de início e termino da execução do projeto, com os devidos cálculos de custo de materiais, auxiliando concomitantemente na tomada de decisão no decorrer da obra, com a finalidade de reduzir custos e otimizar a produção de acordo com a identificação e eliminação dos gargalos, reduzindo consequentemente o prazo de entrega do empreendimento.

A pesquisa é importante, pois mostra de forma detalhada as vantagens de fazer o uso de ferramentas, neste caso a mescla dos programas Excel e MS-Project, para obtenção das informações necessárias, chamando a atenção na relação custo/benefício, pois verificou-se que é possível obter informações de qualidades e eficientes sem grandes investimentos com o uso dessas duas ferramentas computacionais, a fim de se estabelecer todo um planejamento e controle da produção de habitações populares no Município de Marabá, localizado no estado do Pará.

2. Revisão Teórica 2.1. Gestão de Projetos

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3 Correa et. al. (2014) afirmam que projetar é “planejar um futuro que seja diferente do passado, por causas sobre as quais se tem controle”. Através do planejamento inicial, se torna possível controlar e organizar as variáveis de um processo produtivo.

A gestão de projetos é, portanto, uma nova concepção de gerenciamento empresarial de forma a assegurar a permanência da organização num mercado de alta competitividade. É definida como o planejamento, programação e controle de uma série de tarefas integradas de forma a atingir seus objetivos com êxito (Kerzner, 2002).

2.2. Construção Civil

A Construção Civil é definida como o conjunto de atividades produtivas da construção que envolvem a instalação, reparação, equipamentos e edificações de acordo com as obras a serem realizadas (OLIVEIRA & OLIVEIRA, 2012). A construção civil está diretamente ligada ao cotidiano, visto que ela é fonte de lazer e proteção para todos os indivíduos, e ainda representa uma grande fonte econômica geradora de renda e emprego.

A construção civil e o desenvolvimento econômico de uma região estão intrinsecamente ligados, pois a indústria da construção civil “promove incrementos capazes de elevar o crescimento econômico” (TEIXEIRA, 2O1O). O autor complementa o pensamento afirmando que essa relação tem como base o efeito multiplicador de renda e sua interdependência estrutural.

No Brasil, a construção civil é crescente e infere o desenvolvimento econômico para o setor e a geração de emprego, portanto, é uma atividade que está relacionada a diversos fatores que contribuem para o desenvolvimento regional. Esse desenvolvimento toma a forma de geração de empregos e mudanças para a economia, elevando o PIB devido seu considerável nível de investimentos e seu efeito multiplicador sobre o processo produtivo. A Figura 1 mostra a relação entre a construção civil e sua importância no cenário econômico nacional, revelando o nexo que existe entre essas duas variáveis na economia brasileira.

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Fonte: IBGE (2013).

2.3. Planejamento e Controle da Produção (PCP)

O Planejamento e Controle da Produção (PCP) é o elemento central da gestão de um Sistema de Produção (SP) que auxilia na tomada de decisões priorizando os níveis estratégico e tático de uma empresa (TUBINO, 2007). Para que a decisão tomada seja a melhor possível, faz-se necessário a aplicação do PCP que auxilia a empresa a evitar falhas e perdas.

O sistema de PCP tem como objetivo gerenciar todos os fluxos de materiais e a utilização de recursos (equipamentos e pessoas), respondendo as necessidades do cliente com base na capacidade produtiva da empresa, dos fornecedores e até mesmo dos clientes (VOLLMANN et al, 2006).

É de suma importância que todos os sistemas de produção passem primeiramente por um planejamento para que sejam executadas as suas funções. Para Corrêa et al (2014) planejar é entender como a consideração conjunta da situação presente e da visão de futuro influencia as decisões tomadas no presente para que se atinjam determinados objetivos no futuro.

O PCP exerce suas atividades em todos os níveis hierárquicos da organização: curto (operacional), médio (tático) e longo prazo (estratégico). No período de longo prazo, o PCP está mais voltado para a estratégia da empresa por meio do planejamento estratégico da produção, com base na estimativa de vendas e nas disponibilidades de recursos financeiros e produtivos, realizando o planejamento baseado em grupos (famílias) de produtos. No médio prazo o PCP atua através do Plano Mestre de Produção (PMP), onde o planejamento já é bem mais detalhado e baseado nas previsões de vendas e nos pedidos já confirmados, além de levar em consideração os produtos finais. No período de curto prazo é realizada a programação da produção, administração dos estoques, sequenciamento, emissão e liberação

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5 de ordens de compras, fabricação e montagem, assim como o acompanhamento e controle da produção e o desenvolvimento do relatório de avaliação e desempenho. (TUBINO, 2007).

De acordo com Tubino (2007) o objetivo do acompanhamento e controle da produção é realizar uma ligação entre o planejamento e a execução das atividades operacionais, identificando os desvios do programado para fornecer ao responsável pela produção as informações necessárias para realizar as correções devidas.

No controle da produção a coleta e a análise de dados são fundamentais para a produção de produtos, conforme com os padrões do mercado, influenciando diretamente na velocidade de detecção de produtos não conformes e na sua devida correção (RODRIGUES e INÁCIO, 2009).

2.4. MS-Project

O MS-Project é uma ferramenta criada pela Microsoft para a gestão e otimização de projetos através da gestão de recursos, materiais e custos. É utilizado para planejar, programar e acompanhar a execução de projetos, permitindo o controle de custo, tempos, cronogramas e cargas de trabalho de maneira detalhada ou resumida.

Segundo Barra et al (2013), o MS-Project é uma ferramenta computacional que possibilita “organizar a informação sobre a atribuição de tempos as tarefas e a associação de custos, tanto de mão de obra quanto de materiais”. Desse modo é possível realizar o gerenciamento dos prazos, sem exceder o orçamento, com o objetivo de alcançar as metas propostas para o projeto. Conforme Vargas e Rocha (2013), o MS-Project cobre todas as etapas de uma gestão de projetos, permitindo desde o planejamento e acompanhamento até a execução e fechamento.

3. Metodologia

O método de pesquisa utilizado neste trabalho foi o estudo de caso, que segundo Lakatos (2010), se caracteriza como um tipo de pesquisa cujo objeto é uma unidade que se analisa profundamente. Esse tipo de pesquisa visa o exame detalhado de um ambiente, de um simples sujeito ou de uma situação em particular, sendo o levantamento de um determinado caso sob todos os seus pontos de vista. A pesquisa caracteriza-se como quantitativa na qual o

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6 pesquisador expressa relações entre as variáveis e identifica o fato estudado, visando à precisão e controle.

O estudo foi desenvolvido em uma empresa de médio porte de construção civil, com mais de 10 anos de existência localizada na cidade de Marabá-PA, a qual foi encarregada na execução do empreendimento de habitações populares.

A pesquisa foi realizada com base em um estudo exploratório, analisando detalhadamente os dados do planejamento da obra da empresa construtora estudada. Esses dados se tornaram disponíveis aos pesquisadores a partir de uma visita técnica realizada à empresa na qual foi recolhido o máximo de dados e informações a respeito da obra, além de um diálogo formal (entrevista) com o Engenheiro de Produção responsável pelo planejamento estratégico e controle da obra.

Durante a pesquisa foi observado que a empresa em questão, não trabalhava com a ferramenta computacional, MS PROJECT, dificultando os processos de gestão da construção das casas populares. A empresa trabalhava apenas com datas iniciais de execução do projeto, sendo a data de termino uma incógnita.

4. Estudo do Caso

A pesquisa faz inferência à construção de diversas habitações populares, o procedimento foi padronizado para as 50 residências construídas, sendo realizada a programação da produção através do Excel integrado ao MS-Project para uma habitação que serviu como base no desenvolver das outras habitações.

Por se tratar de um empreendimento e planejamento complexo, trabalhou-se concomitantemente o Excel e o MS-Project, agilizando e facilitando alcançar os objetivos, metas e estratégias. O planejamento foi realizado trimestralmente de acordo com o produzido a fim de facilitar a manipulação dos dados e informações, assim como proporcionar um melhor entendimento das atividades do projeto. O custeio da mão-de-obra utilizada foi realizado separadamente através da modelagem matemática e mensuração no Excel, seguida pela inserção desses dados no MS-Project para manipulação.

A obra é constituída por uma equipe de funcionários, qualificados e capacitados para entregar a mesma no menor prazo possível e com uma boa qualidade, engenheiros civis,

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7 engenheiros de produção, técnicos em edificação, mestre de obras, pedreiros, pintores, eletricistas e serventes de obras. A construção da obra custa em torno de 28 mil, cada habitação, considerando a remuneração paga aos funcionários de maneira separada dos custos dos materiais e atividades da obra, cuja forma de pagamento foi feita por medição, ou seja, pelo o que foi produzido por cada funcionário. A sua medição era construída a partir do valor da metragem imposta por cada profissional, com valores compatíveis com os mercados. Utilizando o Excel, foi feito o cálculo matemático do valor da metragem padrão do funcionário vezes a metragem produzida.

Ao iniciar programação foi realizada a explanação dos dados, informações e processos produtivos no Excel, gerando um relatório com as atividades necessárias e obrigatórias que devem ser cumpridas ao longo do projeto. Por se tratar de uma planilha eletrônica com diversas funções de cálculo, essa ferramenta foi de suma importância na realização da modelagem matemática do valor que seria pago aos funcionários mensalmente, de acordo com o produzido e horas trabalhadas, na tabela a seguir entende-se melhor o controle do pagamento da mão de obra dos funcionários.

TABELA 1- Informações do custo da mão de obra utilizada.

Habitações Populares/Custo de Mão de Obra

Funcionário Tipo

Unidade de

Medida Iniciais Qtd.

Taxa

Padrão Total/dia Total/mês

Pedreiros Trabalho Horas/dia P 8 R$ 11,25 R$ 90,00 R$ 2.340,00 Pintores Trabalho m² P 250 R$ 5,50 R$ 52,88 R$ 1.375,00 Eletricistas Trabalho peça /tomada E 13 R$ 45,00 - R$ 585,00

Serventes Trabalho Horas/dia S 8 R$ 5,50 R$ 44,00 R$ 1.144,00 Mestre de Obra Trabalho Horas/dia M 8 - - - Tec. Edificação Trabalho Horas/dia T 8 - - - Eng. De Produção Trabalho Horas/dia E 8 - - - Eng. Civil Trabalho Horas/dia E 8 - - -

Fonte: Autores (2015)

A tabela1 realizada em Excel faz um levantamento e controle dos custos envolvidos com a mão de obra utilizada na construção das habitações populares, revelando o valor pago aos funcionários por mês de acordo com o produzido, sendo que alguns não foram revelados por questão de ética profissional. Todavia o Excel é um software limitado na alocação das atividades de maneira sistemática seguindo restrições, prioridades e uma linha temporal de duração das atividades.

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8 Tendo em vista a grande dificuldade da manipulação das informações no Excel, foi necessária a integração com o MS-Project. Por serem softwares desenvolvidos pela mesma empresa, foi verificada uma compatibilidade entre as planilhas dos dois programas, facilitando a importação das tarefas que iriam ser programadas e que foram geradas pelo Excel.

O MS-Project é um gerenciador de projetos eficiente que acompanha, controla e mensura o custo e o tempo do projeto, contendo diversas sub-ferramentas que auxiliam na programação e monitoramento da obra, tais como relatórios de atividades, de custos e gráficos.

Inicialmente foi realizada a configuração do calendário utilizado no projeto, estipulando os dias úteis, horas de trabalho e dias atípicos (i.e. exceções ao que foi programado). Além disso, é também inserida uma data de início do projeto no qual será gerado automaticamente uma data de término de acordo com alocação das atividades, podendo assim definir as atividades, predecessoras (sequenciamento ordenado das tarefas), prioridades, duração e custos das mesmas.

O programa disponibiliza diversas funções como relatórios das atividades, custos por atividade, carga de trabalho, utilização dos recursos, caminhos críticos e tempo de realização do projeto, sendo observada uma duração de 90 dias para cada residência construída, de acordo como mostra a figura 2. Os recursos do MS-Project facilitam o melhor entendimento das informações da obra, os resultados da inserção de todas as atividades do projeto no MS-Project estão apresentados na Figura 2.

FIGURA 2- Informação das atividades no MS Project.

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Fonte: Autores (2015).

Uma das ferramentas mais importantes e úteis disponibilizadas pelo MS-Project é o gráfico de Gantt, que representa graficamente todas as atividades, vinculando-as às respectivas atividades predecessoras. Esta ferramenta permite uma visualização mais abrangente da programação da produção, além de apresentar de maneira clara e direta as informações de cada tarefa, possibilitando verificar a porcentagem concluída, o tempo gasto e os recursos necessários de cada atividade. A Figura 3 apresenta a aplicação do gráfico de Gantt no projeto estudado

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Fonte: Autores (2015).

O projeto é composto por diversas atividades, com algumas consideradas essenciais, i.e. fazem parte do caminho crítico. O caminho crítico representa o conjunto sequencial de tarefas que representam o trajeto mais longo na rede de atividades (i.e. o de maior duração), podendo ser alterado ao longo do projeto de acordo com as necessidades. As atividades que compõem o caminho crítico se destacam por não possuir folgas, indicando que essas atividades merecem maior monitoramento já que qualquer atraso nas mesmas atrasará o projeto como um todo.

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11 A análise do gráfico de Gantt das atividades indicou como caminho crítico da obra estudada um conjunto de quinze atividades consideradas as primordiais para o desenvolvimento do projeto e que merecem um maior monitoramento a fim de evitar gargalos durante a construção. A Figura 4 mostra as atividades que formam o caminho crítico e o seu sequenciamento.

FIGURA 4- Atividades do Caminho Crítico.

Fonte: Autores (2015)

A utilização do gráfico de Gantt, presente no MS-Project, tal qual visto na Figura 3, apresenta uma das diversas ferramentas que podem auxiliar na tomada de decisões das

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12 atividades a serem executadas de modo a fazer da maneira mais correta, além de se mostrar mais prático e eficiente que o Excel.

Na Tabela 2 são apresentadas as mudanças com a aplicação dos Softwares, comparando-as com situações anteriores de cada processo de planejamento e controle da produção.

TABELA 2 – Comparativa dos projetos sem e com auxílio dos programas MS-Project e Excel

PROCESSO SITUAÇÃO ANTERIOR SITUAÇÃO ATUAL RESULTADO ESPERADO

Explanação dos processos e atividades do

projeto

Realizada no Word, sem definir prioridades, tempo, caminho crítico e nem custos por atividades.

Realizada no MS-Project, gerando um mapa estratégico a ser seguido, com prioridades, tempo e custo de cada atividade e revelando o caminho crítico e duração do projeto.

Visão mais detalhada das informações, possibilitando ter uma maior eficiência nas tomadas de decisões e realização da obra.

Controle de custos

Realizados no Excel de maneira simplificada sem o

detalhamento das atividades

Destrinchado nos dois softwares, realizando o custo com os funcionários e encargos extras no Excel, e no MS-Project o controle detalhado dos custos por atividade.

Controle absoluto e detalhado dos custos do projeto e melhor nitidez na observação de gastos excessivos, facilitando possíveis reduções dos mesmos.

Fonte: Autores (2015).

A tabela 2, representa bem as transformações ocorridas com a utilização dos softwares, pois com a explanação dos processos e atividades no MS-Project foi possível calcular com maior certeza o tempo de realização da obra para uma residência sendo de 90 dias, de acordo com a figura 2, coluna Duração. Foi gerado o mapa estratégico a ser seguido para a realização das atividades se tornando mais fácil entendimento das informações pelos funcionários.

O programa revelou o custo de uma residência que foi de 28 mil reais, pois o programa possibilita a alocação dos custos das atividades de forma detalhada e sistemático, como

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13 mostra a figura 2 na parte de serviços preliminares o custo dessa etapa da obra foi de 1,4 mil, desta forma, é possível controlar e fazer uma gestão eficiente das atividades do projeto. Anteriormente não se tinha o controle detalhado dos custos, portanto muitas atividades tinham gastos excessivos e desnecessários, aumentando significativamente o custo da obra.

5. Considerações finais

A pesquisa realizada demostra resultados alcançados satisfatórios, no qual os programas apresentaram dados quantitativos e qualitativos importantes no gerenciamento da obra. O MS-Project revelou o valor de cada residência de 28 mil reais, o tempo de duração do projeto que foi de 90 dias (ao contrário de antes do uso do programa, em que o tempo de termino era uma incógnita ou apenas uma suposição), a identificação das 15 atividades do caminho crítico e o controle detalhado dos custos por atividades, sendo que no Excel foi de suma importância na explanação das atividades e controle dos custos com a mão de obra utilizada na construção do empreendimento.

Os softwares MS-Project e Excel mostraram-se eficientes no auxílio do planejamento e controle da produção e na tomada de decisão, sendo que os mesmos são softwares de baixo custo que auxiliam a programação da produção, uma vez que o pilar para êxito da empresa está ligado diretamente às formas hierárquicas de planejamento (estratégico, tático e operacional).

No trabalho, foi realizada a programação da construção das habitações populares a partir da integração dos softwares MS-Project e Excel. Desse modo, foi possível gerar o cronograma estratégico a ser seguido e possibilitou a gestão e o controle eficiente nos custos e tempos por atividades. Outro ganho foi à visualização do caminho crítico, culminando em um tempo total de realização da obra de 90 dias, e de um resumo de toda a programação exposta no gráfico de Gantt.

Ficou evidente o avanço da eficiência do PCP, com a junção dos softwares, visto que anteriormente o mesmo era feito de maneira simplificada no editor de texto Word e cálculos simples no Excel.

Este estudo serve como base para a busca e exploração de novas possibilidades de melhorias do planejamento e controle da produção como:

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14 i. Realizar estudos com foco na capacitação e qualificação dos profissionais, a fim que eles possam desenvolver as atividades em um espaço de tempo menor, reduzindo desta forma o tempo de realização do projeto.

ii. Inserir um controle de qualidade ao sistema, para gerar prestações de serviços com uma maior qualidade.

Como trabalhos futuros o desenvolvimento de uma corrente crítica, levando em consideração os pontos determinísticos da obra.

REFERENCIAS

CORRÊA, Henrique et al. Planejamento, Programação e Controle da Produção. 5ª Edição, São Paulo: Atlas, 2014.

BARRA, Renata et al. Elaboração de rede pert/cpm na indústria da construção civil através da utilização

do software ms project: um estudo de caso. In: XXXIII ENEGEP, 2013, Salvador-Bahia.

LAKATOS, E.M.; MARCONI, M.de A. Fundamentos de metodologia científica. São Paulo: Atlas, 2010.

KERZNER, Harold, Gestão de Projetos: as melhores práticas, Porto Alegre: Bookman, 2002.

RODRIGUES, M.D.; INÁCIO, R. de O. Planejamento e Controle da Produção: Um estudo de caso em uma

empresa metalúrgica. In: Emepro, 5, 2009, Viçosa.

OLIVEIRA, Valeria.; OLIVEIRA, Edson. O papel da indústria da construção civil na organização do espaço

e do desenvolvimento regional. UNINDU, Congresso Internacional de Cooperação Universidade-Industria,

2012. Disponível em: http://www.unitau.br/unindu/artigos/pdf570.pdf. Acessado em 12 de Dezembro de 2014.

TEIXEIRA, Luciene Pires. Desempenho da construção brasileira. Belo Horizonte: UFMG, 2010.http://www.portaleducacao.com.br/educacao/artigos/45758/ms-project-2007, acessado em 02 de dezembro

de 2014.

TUBINO, D.F. Planejamento e Controle da Produção: Teoria e Prática. São Paulo: Atlas, 2007.

VOLLMANN, T.E.; BERRY, W.L.; WHYBARK, D.C.; JACOBS, F.R. Sistemas de Planejamento &

Controle da Produção para o Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos. Porto Alegre: Bookman, 2006.

VARGAS, Ricardo.; ROCHA, Allan, R. Microsoft Project 23, standard, professional and pro par Office

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