Gerenciamento de termos de execução descentralizada em uma universidade federal

Texto

(1)UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS, LETRAS E ARTES – CCHLA/UFRN PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM GESTÃO DE PROCESSOS INSTITUCIONAIS - MPGPI. GISELLE SOUZA DO NASCIMENTO. GERENCIAMENTO DE TERMOS DE EXECUÇÃO DESCENTRALIZADA EM UMA UNIVERSIDADE FEDERAL. NATAL, RN 2017.

(2) GISELLE SOUZA DO NASCIMENTO. GERENCIAMENTO DE TERMOS DE EXECUÇÃO DESCENTRALIZADA EM UMA UNIVERSIDADE FEDERAL. Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Coordenação do Programa de Pós-graduação em Gestão de Processos Institucionais da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, como requisito parcial para obtenção do título de Mestre em Gestão de Processos Institucionais. Orientador: Marcelo Rique Carício, D. Sc.. NATAL, RN 2017.

(3) Universidade Federal do Rio Grande do Norte - UFRN Sistema de Bibliotecas - SISBI Catalogação de Publicação na Fonte. UFRN - Biblioteca Setorial do Centro de Ciências Humanas, Letras e Artes - CCHLA Nascimento, Giselle Souza do. Gerenciamento de termos de execução descentralizada em uma universidade federal / Giselle Souza do Nascimento. - 2017. 93f.: il. Dissertação (mestrado) - Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Centro de Ciências Humanas, Letras e Artes. Programa de Pós-graduação em Gestão de Processos Institucionais, 2017. Orientador: Prof. Dr. Marcelo Rique Carício.. 1. Administração Pública. 2. Análise e Gestão de Processos. 3. Sistemas de informação. 4. Descentralização Orçamentária. 5. Eficiência. 6. Transparência. I. Carício, Marcelo Rique. II. Título. RN/UF/BS-CCHLA. CDU 351.

(4) GISELLE SOUZA DO NASCIMENTO. GERENCIAMENTO DE TERMOS DE EXECUÇÃO DESCENTRALIZADA EM UMA UNIVERSIDADE FEDERAL. Diagnóstico situacional apresentado à Coordenação do Programa de Pós-graduação em Gestão de Processos Institucionais da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, composta pelos seguintes membros:. Aprovada em: 18/08/2017. __________________________________________________ Prof. Marcelo Rique Carício, D. Sc. Universidade Federal do Rio Grande do Norte Orientador __________________________________________________ Prof.ª Patrícia Borba Vilar Guimarães, D. Sc. Universidade Federal do Rio Grande do Norte Membro Interno __________________________________________________ Prof.ª Adriana Carla Silva de Oliveira, D. Sc. Tribunal de Justiça do Estado do Rio Grande do Norte Membro Externo.

(5) RESUMO. O estudo propõe um novo processo para o gerenciamento de termos de execução descentralizada e convênios da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) utilizando-se para isso o Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC). A ideia da pesquisa surgiu da necessidade de organizar e agilizar os trabalhos executados no Setor de Administração de Convênios da Diretoria de Contabilidade e Finanças da UFRN, além de atender às solicitações dos coordenadores dos projetos financiados com recursos descentralizados. O objetivo geral do trabalho é analisar os processos de Gestão de Termos de Execução Descentralizada na Universidade Federal do Rio Grande do Norte. A pesquisa pode ser classificada como aplicada, qualitativa e descritiva. Quanto aos procedimentos técnicos utilizou-se nesse trabalho a pesquisa bibliográfica, a pesquisa documental, o estudo de caso e a pesquisa-ação. O trabalho está dividido em cinco capítulos. O primeiro capítulo é a introdução do trabalho, apresentando o problema, a justificativa e os seus objetivos. O segundo capítulo apresenta a revisão da literatura que serviu como base para fundamentar a pesquisa. O capítulo três trata dos procedimentos metodológicos utilizados no trabalho. O quarto capítulo apresenta o local onde foi realizada a pesquisa, a proposta de intervenção em módulo do SIPAC e a análise dos resultados obtidos na pesquisa. No último capítulo são expostas as conclusões e recomendações da pesquisa. Os resultados da pesquisa demonstram que a proposta de módulo do SIPAC apresentada impactará positivamente nos trabalhos executados no Setor de Administração de Convênios da Diretoria de Contabilidade e Finanças da UFRN, assim como aos coordenadores dos projetos e a própria UFRN que executará de maneira mais célere e eficiente os recursos recebidos através de descentralização orçamentária, como também outras instituições parceiras que utilizam os sistemas desenvolvidos pela SINFO da UFRN. Palavras-chave: Descentralização orçamentária, análise e gestão de processos, sistemas de informação, administração pública, eficiência, transparência..

(6) ABSTRACT. This study proposes a new process for the management of terms of decentralized execution and of agreements in the Federal University of Rio Grande do Norte (UFRN), by using the Integrated System of Assets, Administration and Contracts (SIPAC). The idea of this research arose from the need to organize and streamline the work executed in the Agreements Coordination Sector of the Accounting and Finance Department of UFRN, in addition to meeting the requests of coordinators in projects financed by decentralized resources. The general goal of this work is to analyze the processes of Management of Decentralized Execution Terms in the Federal University of Rio Grande do Norte. This research could be classified as applied, qualitative and descriptive. Concerning to its technical procedures, one used in this work bibliographical research, document search, case report and research-action. This work is divided into five chapters. The first one is the introduction of the work, presenting its problem, its justification and its objectives. The second chapter presents a literature review that served as the basis for the research. Chapter three focus on the methodological procedures used in this work. The fourth chapter presents the place where the research was carried out and the proposed intervention in the SIPAC module. The fourth chapter presents the place where the research was carried out, the proposed intervention in the SIPAC module and the analysis of the research results. In the last chapter the conclusions and recommendations of the research are presented. The research results demonstrate that the proposed SIPAC module will bring many benefits to the work executed in the Agreements Coordination Sector of the Accounting and Finance Department of UFRN, to project coordinators, to UFRN itself, which will execute in a faster and more efficient manner the resources received by budget decentralization, as well as other partner institutions which use systems developed by SINFO of UFRN. Keywords: budget decentralization, analysis and management of processes, information systems, public administration, efficiency, transparency..

(7) LISTA DE ILUSTRAÇÕES. LISTA DE FIGURAS Figura 01 – Nota de Crédito (NC) ........................................................................ 19 Figura 02 – Elementos Básicos da Notação BPMN .............................................. 32 Figura 03 – Instituições que utilizam os sistemas desenvolvidos pela SINFO da UFRN ................................................................................................. 44 Figura 04 – Organograma da Diretoria de Contabilidade e Finanças da UFRN ..... 51 Figura 05 – Fluxograma Etapas da Execução de Projetos com Recursos de TED .. 59 Figura 06 – Tela inicial do SIPAC ........................................................................ 60 Figura 07 – Módulo Projetos/Convênios ............................................................... 61 Figura 08 – Módulo de Orçamento ....................................................................... 62 Figura 09 – Proposta de Módulo TED/Convênios no SIPAC ................................. 63 Figura 10 – Proposta de Módulo TED/Convênios – Menu Principal ...................... 64. LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 01 – Execução das Descentralizações Recebidas pela UFRN - 2014 ......... 54 Gráfico 02 – Execução das Descentralizações Recebidas pela UFRN - 2015 ......... 55. LISTA DE QUADROS Quadro 01 – Descentralizações Recebidas pela UFRN .......................................... 53 Quadro 02 – Execução das Descentralizações Recebidas pela UFRN .................... 54 Quadro 03 – Resumo da Proposta do Módulo TED/Convênios ............................. 68 Quadro 04 – Análise das respostas ao questionário ............................................... 70 Quadro 05 – Realização dos Objetivos Específicos da Pesquisa ............................ 71.

(8) LISTA DE SIGLAS. ABPMP. Association of Business Process Management Professionals. BDTD. Biblioteca Digital Brasileira de Teses e Dissertações. BPM. Business Process Management. BPMN. Business Process Model and Notation. CGU. Controladoria Geral da União. DCF. Diretoria de Contabilidade e Finanças. FUNPEC. Fundação Norte-rio-grandense de Pesquisa e Cultura. IES. Instituições de Ensino Superior. IMVP. International Motor Vehicle Program. JIT. Just-in-Time. LAI. Lei de Acesso a Informação. LDO. Lei de Diretrizes Orçamentárias. LOA. Lei Orçamentária Anual. MF. Ministério da Fazenda. MP. Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão. MIT. Massachusetts Institute of Technology. OMG. Object Management Group. PPA. Plano Plurianual. PROAD. Pró-reitoria de Administração. PROEX. Pró-Reitoria de Extensão. PROPESQ. Pró-Reitoria de Pesquisa. PROPLAN. Pró-reitoria de Planejamento e Coordenação Geral. SCIELO. Scientific Electronic Library Online. SE. Sistemas Especialistas. SGC. Sistemas de Gestão do Conhecimento. SIAFI. Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal. SIE. Sistemas de Informação Estratégicos. SIG. Sistemas de Informação Gerenciais. SIGAA. Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas. SIGRH. Sistema Integrado de Gestão e Recursos Humanos. SINFO. Superintendência de Informática.

(9) SIPAC. Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos. SPELL. Scientific Periodicals Electronic Library. SPT. Sistemas de Processamento Transacionais. STP. Sistema Toyota de Produção. TED. Termo de Execução Descentralizada. TI. Tecnologia da Informação. UFRN. Universidade Federal do Rio Grande do Norte. UG. Unidade Gestora.

(10) SUMÁRIO. 1 INTRODUÇÃO ................................................................................................ 11 1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO E PROBLEMÁTICA ............................................. 11 1.2 JUSTIFICATIVA ............................................................................................ 13 1.3 OBJETIVOS ................................................................................................... 14 1.3.1 Objetivo Geral ............................................................................................ 14 1.3.2 Objetivos Específicos ................................................................................... 14 2 REVISÃO DA LITERATURA ........................................................................ 15 2.1 A DESCENTRALIZAÇÃO ORÇAMENTÁRIA ............................................ 15 2.2 TRANSPARÊNCIA E EFICIÊNCIA NO SERVIÇO PÚBLICO ..................... 21 2.2.1 Transparência.............................................................................................. 21 2.2.2 Eficiência ..................................................................................................... 23 2.3 ANÁLISE E GESTÃO DE PROCESSOS ....................................................... 25 2.3.1 Gestão de Processos – STP ......................................................................... 25 2.3.2 Gestão de Processos – BPM ....................................................................... 28 2.3.2.1 Modelagem de Processos – BPMN ............................................................ 30 2.4 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO UNIVERSITÁRIA .......................................................................................... 33 2.4.1 Tecnologia da Informação como Ferramenta de Gestão ........................... 33 2.4.2 Tecnologia da Informação no Ambiente Universitário .............................. 37 2.4.3 Os Sistemas Integrados da UFRN............................................................... 40 3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS .................................................... 45 3.1 CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA ................................................................ 45 3.1.1 Natureza da pesquisa ................................................................................. 45 3.1.2 Forma de abordagem do problema ........................................................... 46 3.1.3 Objetivos ..................................................................................................... 46 3.1.4 Procedimentos técnicos .............................................................................. 47 3.1.4.1 Pesquisa bibliográfica ................................................................................ 47 3.1.4.2 Pesquisa documental ................................................................................. 48 3.1.4.3 Estudo de caso ........................................................................................... 49 3.1.4.4 Pesquisa-ação ............................................................................................ 49 3.2 COLETA E ANÁLISE DE DADOS ............................................................... 49.

(11) 3.3 CONSTRUÇÃO DA PROPOSTA DE INTERVENÇÃO ................................ 50 4 ANÁLISE E DESENVOLVIMENTO ............................................................. 51 4.1 APRESENTAÇÃO DO SETOR ...................................................................... 51 4.2 ETAPAS DO GERENCIAMENTO DE TERMOS DE EXECUÇÃO DESCENTRALIZADA .................................................................................. 56 4.3 PROPOSTA DE INTERVENÇÃO EM MÓDULO DO SIPAC ....................... 60 4.3.1 Detalhamento da proposta do Módulo TED/Convênios ........................... 63 4.3.1.1 Resumo da proposta do Módulo TED/Convênios ....................................... 67 4.3.1.2 Análise da aplicabilidade do modelo .......................................................... 69 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ............................................................................ 71 REFERÊNCIAS .................................................................................................. 74 APÊNDICES ....................................................................................................... 78 APÊNDICE A – Descentralizações Recebidas - Exercício 2014 - UFRN .............. 78 APÊNDICE B – Descentralizações Recebidas - Exercício 2015 - UFRN .............. 80 APÊNDICE C – Fluxograma – Parte 1 .................................................................. 83 APÊNDICE D – Fluxograma – Parte 2 .................................................................. 84 APÊNDICE E – Fluxograma – Parte 3 .................................................................. 85 APÊNDICE F – Fluxograma – Parte 4 .................................................................. 86 APÊNDICE G – Questionário Aplicado aos coordenadores dos projetos ............... 87 APÊNDICE H – Informativo sobre projetos executados com recursos de TED’s ... 90.

(12) 11. 1 INTRODUÇÃO. De acordo com o Regimento Interno da Reitoria, a Diretoria de Contabilidade e Finanças (DCF) da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) é o órgão central do sistema de administração financeira e contábil da instituição e encontra-se vinculada à Próreitoria de Administração (PROAD)1. A UFRN firma termos cooperação, termos de execução descentralizada e convênios com vários órgãos da administração pública federal, estadual e municipal. Esses recursos são executados por um dos setores da Diretoria de Contabilidade e Finanças da UFRN: o de Administração de Convênios, responsável pela coordenação das atividades relacionadas à execução, ao controle e à prestação de contas de convênios. Estes recursos descentralizados são vinculados a um projeto previamente elaborado, exigindo um acompanhamento desde o seu início até o seu arquivamento e, no Setor de Administração de Convênios da UFRN pode-se encontrar grande parte das informações sobre eles. No entanto, essas informações não estão reunidas em um único local, o que dificulta a compilação desses dados. Como nos dias atuais fala-se muito sobre transparência, acesso a informação e existe uma necessidade de informações cada vez mais precisas e céleres, esse fato pode ser considerado um problema, uma vez que as descentralizações na UFRN representam uma parcela considerável da execução orçamentária da instituição.. 1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO E PROBLEMÁTICA. Segundo Bianchi (2010, p. 07), pode-se dizer que “a Tecnologia da Informação no ambiente 1. universitário. pode. contribuir. com. o. gerenciamento. do. conhecimento. Art. 98. A Diretoria de Contabilidade e Finanças é o órgão central do sistema de administração financeira e contábil da Universidade, competindo-lhe: I – prestar informações de natureza orçamentário-financeira de forma a subsidiar a tomada de decisão da Reitoria e o planejamento orçamentário da UFRN; II – responder pela execução dos planos de trabalho referentes a convênios, contratos e termos de descentralização da Universidade; III – zelar pelas medidas e providências que devam ser observadas pelas unidades acadêmicas, tendo em vista sua adequação às normas de administração financeira e contábil; IV – fornecer com presteza e em tempo hábil informações às instâncias superiores e diversos órgãos de controle do poder público, sempre que solicitado..

(13) 12. organizacional”, ou seja, dando-lhe suporte, bem como servir como um canal no tocante a flexibilidade em relação às demandas dos clientes, por exemplo, agilizar a tomada de decisão fornecendo–lhes respostas rápidas. Nesse sentido, a UFRN busca sempre aperfeiçoar o desenvolvimento de sistemas de informação que atendem as áreas administrativa, acadêmica e de Recursos Humanos. Dentre eles, o SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos, controla diversas rotinas e procedimentos da área administrativa. O SIPAC permite o gerenciamento dos fluxos da área administrativa através da informatização de todo o orçamento distribuído no âmbito interno e das requisições que demandam deste orçamento como no caso dos materiais, das passagens, das diárias, dos suprimentos de fundos e do auxílio financeiro. Controla-se também, por meio do SIPAC, os almoxarifados (centrais e setoriais), o patrimônio, as compras e licitações, a gestão das atas e pedidos em registro de preços, o acompanhamento de entrega de empenhos (liquidação), as obras e manutenções de bens imóveis, a aquisição de livros pela biblioteca, as faturas de água e energia, os contratos e convênios celebrados, o fluxo de processos e documentos eletrônicos, o registro e pagamento de bolsistas, o acompanhamento das despesas com automóveis e combustíveis, dentre outros. O SIPAC também disponibiliza portais de informação para os pró-reitores, para a auditoria interna e para a fundação. O Sistema tem condições de reunir todas as rotinas referentes à execução dos Termos de Execução Descentralizada recebidos pela UFRN desde o momento da elaboração do projeto pelo coordenador até o arquivamento no final de sua vigência. O SIPAC, dessa forma, pode ser é uma excelente ferramenta para compilar as informações necessárias ao Setor de Administração de Convênios da UFRN. Assim, o presente estudo busca uma forma de resolver a questão: como o SIPAC poderá reunir essas informações de modo a ajudar no gerenciamento de Termos de Execução Descentralizada e Convênios da UFRN?.

(14) 13. 1.2 JUSTIFICATIVA. A ideia de reunir as informações das descentralizações da UFRN em um módulo do SIPAC surgiu primeiramente da necessidade pessoal da pesquisadora, uma vez que a mesma, desde que assumiu o cargo de contadora na instituição, trabalha no Setor de Administração de Convênios da DCF diretamente com a execução de projetos financiados com recursos provenientes de descentralização de crédito orçamentário e convivendo diariamente com as dificuldades na realização desse trabalho. Assim, com o intuito de ajudar tanto ao Setor de Administração de Convênios, quanto aos coordenadores dos projetos executados com os recursos dessas descentralizações e demais usuários dessas informações, a pesquisadora desenvolveu esse projeto de pesquisa buscando uma forma de melhorar essa execução. E, para demonstrar como os recursos descentralizados representam uma parcela significativa para a UFRN, em consultas efetuadas ao Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI), pode-se constatar que no exercício financeiro de 2014, o valor recebido pela UFRN através de descentralização de crédito foi de R$ 104.665.454,57 (cento e quatro milhões, seiscentos e sessenta e cinco mil, quatrocentos e cinquenta e quatro reais, cinquenta e sete centavos) conforme Apêndice A; e no exercício financeiro de 2015, o valor de R$ 89.517.760,98 (oitenta e nove milhões, quinhentos e dezessete mil, setecentos e sessenta reais, noventa e oito centavos), conforme Apêndice B. Tomando-se como base os exercícios financeiros de 2014 e 2015 constatou-se que no exercício financeiro de 2014, o valor recebido através de descentralização de crédito correspondeu a 69 (sessenta e nove) projetos e o de 2015 corresponde a 87 (oitenta e sete) projetos. Esses quantitativos mostram a necessidade de ter as informações referentes a esses recursos de forma mais organizada possível de forma a atender a todos os envolvidos no processo. Hoje, alguns desses dados já podem ser encontrados no SIPAC, mas em vários módulos que nem todos os envolvidos no processo têm a permissão de acesso. Desse modo, precisa ser feito apenas a compilação dos dados existentes, incluindo-se outros que também são necessários, mas que não constam no banco de dados do SIPAC. Todas as informações.

(15) 14. devem ser apresentadas num único módulo, facilitando a construção de relatórios gerenciais de acordo com as necessidades dos usuários. A implantação dessas modificações no SIPAC trará muitos benefícios aos trabalhos executados no Setor de Administração de Convênios da Diretoria de Contabilidade e Finanças da UFRN, tanto em termos de organização quanto de agilidade do trabalho. Beneficiará também os coordenadores dos projetos, fazendo com que eles consigam informações de maneira mais simples e rápida. Dessa forma também a UFRN ganha, executando de maneira mais eficiente os recursos recebidos através de descentralização orçamentária.. 1.3 OBJETIVOS. 1.3.1 Objetivo Geral. Analisar os processos de Gestão de Termos de Execução Descentralizada na Universidade Federal do Rio Grande do Norte.. 1.3.2 Objetivos Específicos. . Mapear os processos envolvidos na Gestão de Termos de Execução Descentralizada na UFRN;. . Organizar um fluxo do processo de Gestão de Termos de Execução Descentralizada da UFRN;. . Desenvolver uma proposta de Gestão de Termos de Execução Descentralizada para ser implementado via SIPAC..

(16) 15. 2 REVISÃO DA LITERATURA. A revisão da literatura está dividida em quatro partes. A primeira apresenta uma visão geral sobre as descentralizações orçamentárias.. A segunda trata da eficiência e. transparência no serviço público. A terceira discorre sobre a análise e gestão de processos. A quarta e última parte visa demonstrar a importância da utilização da tecnologia da informação no processo de gestão, agilizando o trabalho e aumentando a eficiência nos serviços administrativos de uma universidade federal, fazendo uma apresentação geral sobre os sistemas utilizados pela UFRN.. 2.1 A DESCENTRALIZAÇÃO ORÇAMENTÁRIA. Antes de definir o que é uma descentralização orçamentária é preciso explicar as noções básicas sobre orçamento, para que se entenda como tudo começa. O Orçamento pode ser definido, segundo Bloch (2013, p. 20), como “um plano financeiro de uma Administração, por meio do qual, para um período determinado de tempo, são previstas suas receitas e fixadas as correspondentes despesas”. Como a simples exposição de valores agregados não possibilitaria grande utilidade, são de grande importância as denominadas classificações orçamentárias. Cada classificação é uma lista de códigos e seus significados, por meio das quais diversos itens de receitas e despesas são agregados em classes semelhantes. De acordo com os critérios utilizados, torna-se possível a criação de diversos tipos de classificações, cada uma apropriada para determinado tipo de análise. Como. técnica. financeira,. o. orçamento. possui. múltiplas. finalidades.. Contabilmente, pode ser utilizado para calcular os valores auferidos ou despendidos em diversas classes de valores. Como instrumento do planejamento e administração, permite que se projetem os gastos necessários a um determinado período de tempo. Possui função econômica, como instrumento de realização da política fiscal do governo. Por fim, possui importante função de controle, já que a peça orçamentária é instrumento de autorização de gastos e permite a análise da conformidade legal das despesas autorizadas..

(17) 16. Dessa forma, pode-se dizer que os orçamentos representam mais que documentos que autorizam a realização de despesas públicas. Eles são a expressão do planejamento dessas despesas, em obediência a um plano governamental concebido para o Estado, de acordo com objetivos e prioridades previamente deliberados, e que deve ser seguido, qualquer que seja a plataforma de governo (BLOCH, 2013, p. 21). Conforme Pires, Rosa e Silva (2010), “o orçamento adotado pelas universidades públicas brasileiras é o orçamento-programa, cuja regulamentação está contida na Lei Federal nº 4320/64 e legislação complementar”. O Orçamento-Programa pode ser conceituado como um plano de trabalho expresso por um conjunto de ações a realizar e pela identificação dos recursos necessários a sua execução, ou seja, uma ferramenta de trabalho. Portanto, para que seja um instrumento democrático, todos os segmentos da comunidade universitária devem participar, não só de sua elaboração, mas também de sua execução e avaliação. Segundo Ávila, Bächtold e Vieira (2011) o orçamento público possui sua fundamentação legal no disposto na seguinte legislação: . Constituição Federal da República Federativa do Brasil de 1988, nos seus artigos 165 a 169 sob o título de ORÇAMENTOS;. . Lei n. 4.320 de 17 de março de 1964;. . Portaria n. 42 de 14 de abril de 1999;. . Lei Complementar n. 101 de 04 de maio de 2000;. . Portaria Interministerial n. 163 de 04 de maio de 2001.. No Brasil, o Orçamento Público é classificado em três leis distintas, que segundo o artigo 165 da Constituição Federal de 1988, regulamenta a elaboração dos orçamentos públicos: o plano plurianual; as diretrizes orçamentárias; e orçamentos anuais. O Plano Plurianual (PPA) constitui-se no principal instrumento de planejamento das ações do gestor público, pois além de ser o primeiro a ser implementado deverá abranger todas as metas que serão desenvolvidas em todo o mandato do governante. Neste plano deverão estar descritas todas as diretrizes para que a administração pública cumpra as metas e objetivos planejados. O planejamento das ações governamentais que integrarão o plano.

(18) 17. plurianual será chamado de proposta orçamentária e deverá ser desenvolvida pelo Poder Executivo e aprovada pelo Poder Legislativo. A Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO) também configura-se em um instrumento de planejamento apenas de metas e diretrizes, sem levar em consideração os valores. O que difere a LDO do plano plurianual é o prazo para o qual deverá ser elaborado, que deverá sempre ser igual a um exercício financeiro. Assim, para cada plano plurianual serão elaboradas quatro leis de diretrizes orçamentárias distintas, abrangendo ao final dos quatro anos a totalidade das metas e diretrizes estipuladas no plano plurianual. Além de estipular as metas anuais a LDO também servirá de instrumento norteador da elaboração dos orçamentos anuais. A Lei Orçamentária Anual (LOA) é a subdivisão do orçamento público que mais se aproximada das características de um plano de aplicabilidade financeira da administração pública, pois ao passo que o plano plurianual e a LDO abrem a discussão sobre o que é planejar, este instrumento é o responsável pela efetivação e execução de todas as diretrizes planejadas para quatro anos (PPA) e para cada ano distintamente (LDO), pois neste instrumento haverá a fixação dos valores a serem efetivados e concretizados em cada atividade governamental. No tocante às universidades públicas federais, a receita proporcionada pela União é, infelizmente, insuficiente para garantir a manutenção de todas as atividades, portanto é complementada por alternativas autônomas de captação de recursos desenvolvidas por cada universidade. Descentralizadas as atividades do MEC, visto que este não consegue operacionalizar todas as ações a nível nacional, este órgão delimita meramente as diretrizes a serem seguidas e mantém controle sobre os resultados, enquanto cada instituição organiza-se internamente por si própria, especialmente em termos de recursos. Conforme Berlanda (2013), as descentralizações de créditos orçamentários consistem em movimentações internas ao plano previamente estabelecido, efetivadas por unidades administrativas autônomas; são mantidas as classificações institucional, funcional, programática e econômica, contudo a despesa é executada por um órgão estipulado para uma função específica. Quando diz respeito a unidades gestoras de um mesmo órgão, tem-se a descentralização interna, também chamada provisão. Se a movimentação de crédito for.

(19) 18. distribuída entre unidades gestoras de órgãos ou entidades de estrutura diferente, ter-se-á uma descentralização externa, também denominada de destaque. Em todos os casos, as dotações serão empregadas obrigatória e integralmente na consecução do objetivo previsto pelo programa de trabalho pertinente, devendo ser integralmente respeitada a classificação funcional e por programas. Esta medida atribui maior autonomia às instituições e a cada órgão interno às mesmas, na medida em que estas podem dispor sua organização administrativa conforme suas próprias deliberações, desde que concordem com os objetivos e metas previstas. A distinção na operação descentralizada incide estritamente em que a execução da despesa orçamentária é realizada por outro órgão ou entidade. (BERLANDA, 2013). De acordo com Montagna (2002), a Descentralização de Crédito é uma transferência de uma unidade orçamentária ou administrativa para outra, do poder de utilizar créditos orçamentários ou adicionais que estejam sob a sua supervisão, ou lhe tenham sido dotados ou transferidos. São operações descentralizadoras de crédito: o destaque e a provisão. Termo de execução descentralizada - instrumento por meio do qual é ajustada a descentralização de crédito entre órgãos e/ou entidades integrantes dos Orçamentos Fiscal e da Seguridade Social da União, para execução de ações de interesse da unidade orçamentária descentralizadora e consecução do objeto previsto no programa de trabalho, respeitada fielmente a classificação funcional programática. (BRASIL, 2007).. O Destaque de Crédito é a operação descentralizadora de crédito orçamentário em que um Ministério ou Órgão transfere para outro Ministério ou Órgão o poder de utilização dos recursos que lhe foram dotados. Já a Provisão é a operação descentralizadora de crédito orçamentário, em que a unidade orçamentária de origem possibilita a realização de seus programas de trabalho por parte de unidade administrativa diretamente subordinada, ou por outras unidades orçamentárias ou administrativas não subordinadas, dentro de um mesmo Ministério ou Órgão. Dessa forma, ainda segundo Montagna (2002), as descentralizações consistem em transferir disponibilidade orçamentária e financeira de uma unidade executora para outra, sem alteração da estrutura originalmente aprovada. Essas descentralizações preservam a responsabilidade da entidade da unidade orçamentária pelo resultado e transfere a responsabilidade da execução para a entidade executora. A descentralização orçamentária entre órgãos da administração pública federal é realizada através do SIAFI por meio de um documento denominado Nota de Crédito (NC). Neste documento, a unidade que está descentralizando o orçamento especifica a sua Unidade.

(20) 19. Gestora (UG) e a que receberá o orçamento, como também a classificação do orçamento que será descentralizado, conforme demonstrado na figura 01. Através desse documento também, a unidade recebedora devolve no encerramento do exercício financeiro, se for o caso, a parcela de orçamento que não conseguiu executar.. Figura 01 – Nota de Crédito (NC) Fonte: Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI). O empenho é feito somente pelo órgão ou entidade que efetivamente executa o orçamento, não cabendo aquele que transfere realizar empenhamento algum, ainda que a descentralização ocorra por meio da firmação de convênio com observância às normas previstas na legislação vigente. A descentralização de crédito de um órgão/ministério para entidades da administração indireta ou entre estas dependerá de celebração de convênio ou termo similar, disciplinando a consecução do objeto pretendido e as relações e obrigações das partes. Nos casos de descentralização de créditos orçamentários, o financeiro correspondente será igualmente descentralizado e, tratando-se de despesas à conta de recursos liberados pela Secretaria do Tesouro Nacional, do Ministério da Fazenda, caberá ao órgão descentralizador efetuar o correspondente repasse financeiro..

(21) 20. A descentralização externa de crédito entre órgãos e entidades da administração pública federal, direta e indireta, para executar programas de governo – projetos, atividades, aquisição de bens, realização de eventos – está disciplinada pelo Decreto nº 6.170, de 25 de julho de 2007, que “Dispõe sobre as normas relativas às transferências de recursos da União mediante convênios e contratos de repasse, e dá outras providências”. A Portaria Interministerial. CGU/MF/MP. (Controladoria. Geral. da. União/Ministério. da. Fazenda/Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão) nº 507, de 24 de novembro de 2011, complementa esta legislação estabelecendo normas para a execução do disposto no decreto. Os procedimentos de transferências de recursos da União mediante convênios e contratos de repasse devem ocorrer por meio de Termo de Cooperação ou de outros instrumentos congêneres, mediante portaria ministerial, sem a necessidade de exigência de contrapartida. De acordo com o Decreto nº 6170/2007 da Presidência da República do Brasil, termo de execução descentralizada é o instrumento por meio do qual é ajustada a descentralização de crédito entre órgãos e/ou entidades integrantes do Orçamento Fiscal e da Seguridade Social da União, para execução de ações de interesse da unidade orçamentária descentralizadora e consecução do objeto previsto no programa de trabalho, respeitada fielmente a classificação funcional programática. Ainda segundo o mesmo decreto, A celebração de termo de execução descentralizada atenderá à execução da descrição da ação orçamentária prevista no programa de trabalho e poderá ter as seguintes finalidades: I - execução de programas, projetos e atividades de interesse recíproco, em regime de mútua colaboração; II - realização de atividades específicas pela unidade descentralizada em benefício da unidade descentralizadora dos recursos; III - execução de ações que se encontram organizadas em sistema e que são coordenadas e supervisionadas por um órgão central; ou IV - ressarcimento de despesas. (BRASIL, 2007). Segundo Pontes (2014), atualmente, o instrumento utilizado para a celebração de acordos entre entes ou órgãos distintos na Administração Pública Federal que envolvam a transferência de recursos são os Termos de Execução Descentralizada. Tais termos não só substituíram os antigos Termos de Cooperação em sua nomenclatura, como também passaram a dispor de um maior número de hipóteses de cabimento, não mais se restringindo aos casos em que caracterizado o “interesse recíproco” entre as unidades administrativas nele envolvidas..

(22) 21. 2.2 TRANSPARÊNCIA E EFICIÊNCIA NO SERVIÇO PÚBLICO. Nos dias atuais, a transparência e eficiência no serviço público são temas bastante discutidos por todos. Dessa forma, esta pesquisa busca incorporar esses conceitos aos serviços prestados pelo Setor de Administração de Convênios da UFRN, beneficiando a todos os usuários que precisam das informações sobre os Termos de Execução Descentralizada executados pela UFRN.. 2.2.1 Transparência. O termo “transparência da informação pública” ganhou maior destaque, no Brasil, a partir da Lei Complementar no 101/2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal — transparência na gestão fiscal) e, desde então, normativos legais como a Lei Complementar no 131/2009 — Lei da Transparência (disponibilização, em tempo real, de informações públicas como: receita, despesa, salário dos servidores públicos, convênios e outros, nos portais eletrônicos nas várias esferas governamentais) e a Lei de Acesso a Informação (LAI) no 12.527/2011 (regulamenta o direito do cidadão à informação pública) iniciaram um ciclo de mudanças na relação cidadão/gestor público. Pois determinaram a divulgação (ativa ou via solicitação), e não o sigilo, como norma geral para a informação pública, envolvendo o fornecimento de dados em uma linguagem acessível e sem barreiras técnicas. A transparência pública começa a se expandir para além da linha legal/fiscal e passa a abordar outros aspectos da gestão pública (desempenho, pessoal, controles internos etc.). Essa ampliação traz novos requisitos para a responsabilização pública (public accountability), via órgãos de controle, que passam a avaliar se, efetivamente, as informações públicas estão acessíveis ao cidadão seja via relatórios fiscais, portais eletrônicos de transparência e relatórios de gestão anuais. (BAIRRAL, SILVA E ALVES, 2015). Ainda segundo Bairral, Silva e Alves (2015), a transparência é um elemento da comunicação entre cidadão e gestor público, um contrato social implícito em que, na perspectiva da clássica teoria da agência, o principal (cidadão) delega ao agente (gestor público) uma atividade de seu interesse e monitora sua realização..

(23) 22. Em nosso país, a transparência é considerada um princípio da gestão fiscal responsável que deriva do princípio constitucional da publicidade. No entanto, a transparência é um conceito mais amplo do que a publicidade, isso porque uma informação pode ser pública, mas não ser relevante, confiável, oportuna e compreensível. Associado a isto, o uso da Internet para divulgação das contas públicas ganhou destaque recente. No sentido de orientar o fornecimento de informações úteis, foram identificados os usuários das informações das contas públicas num nível amplo e no âmbito específico das universidades públicas e seus interesses típicos. De acordo com Platt Neto, Cruz e Ensslin (2007), as entidades que compõem a estrutura da administração pública brasileira são obrigadas pela Constituição Federal a prestar contas do uso de recursos públicos e a respeitar o princípio da publicidade, entre outros princípios da administração pública. Dessa maneira, é evidente a necessidade de transparência das contas dos entes públicos e seus órgãos componentes nas administrações direta e indireta. As universidades públicas são entidades que compõem a estrutura da administração pública brasileira. Comumente são constituídas na forma de autarquias ou fundações, da administração indireta, e são dependentes de recursos públicos. Em função disto, são obrigadas pela Constituição Federal a prestar contas do uso de seus recursos e respeitar o princípio da publicidade, entre outros princípios da administração pública. Deste modo, é notória a necessidade de transparência das contas das universidades públicas. A transparência na gestão fiscal é tratada na Lei de Responsabilidade Fiscal como um princípio de gestão, que tem por finalidade, entre outros aspectos, franquear ao público acesso a informações relativas às atividades financeiras do Estado e deflagrar, de forma clara e previamente estabelecida, os procedimentos necessários à divulgação dessas informações. Deste modo, a transparência, como princípio da gestão fiscal responsável, pressupõe a publicidade e a compreensibilidade das informações. (PLATT NETO, CRUZ E VIEIRA, 2006). No entanto, a transparência é um conceito mais amplo do que publicidade, isso porque uma informação pode ser pública, mas não ser relevante, confiável, tempestiva e compreensível. A transparência, conforme Platt Neto, Cruz e Ensslin (2007), pressupõe três elementos ou dimensões: a publicidade, a compreensibilidade e a utilidade para decisões. Cada elemento complementa e interage com os outros para que a transparência seja plenamente propiciada..

(24) 23. O primeiro elemento ou dimensão da transparência é a publicidade. Por publicidade, entende-se a ampla divulgação de informações à população, propiciando-se o acesso em múltiplos meios de baixo custo e domínio dos usuários. Pressupõe-se, ainda, a oportunidade das informações fornecidas, com tempestividade e em tempo hábil ao apoio às decisões. O segundo elemento da transparência é a compreensibilidade das informações. Essa dimensão relaciona-se à apresentação visual, incluindo a formatação das informações e o uso da linguagem. Busca-se idealmente a simplicidade, a linguagem acessível e orientada ao perfil dos usuários, no sentido de aumentar o entendimento das informações. Por fim, o terceiro elemento da transparência das contas públicas é a utilidade para decisões. A utilidade está fundamentada na relevância das informações. A relevância, por sua vez, pode ou não coincidir com os interesses dos usuários. Associada à relevância, está a confiabilidade das informações a que os usuários têm acesso, ou seja, a garantia de veracidade do que é divulgado. A comparabilidade deve ser propiciada entre períodos e entre entidades. Dessa forma, entre as inúmeras mudanças pelas quais o mundo tem passado nos últimos anos, ocupa um lugar de destaque a busca pela maior transparência dos órgãos públicos. A transparência tem se mostrado uma ferramenta importante no acompanhamento das ações do Estado através de uma maior participação da sociedade devido à disponibilização da informação que antes era de conhecimento restrito aos órgãos públicos. Pode-se destacar também, que para uma adequada transparência governamental, necessita-se de mais do que a publicidade das informações e a compreensibilidade dos dados e informações pelos usuários é condição indispensável. Neste sentido, torna-se necessário buscar formas alternativas de simplificar a linguagem para o entendimento da comunidade e garantir meios de aprendizado dos temas envolvidos.. 2.2.2 Eficiência. Dentre os princípios constitucionais expressos, o princípio da eficiência foi inserido posteriormente, através da Emenda Constitucional nº 19, de 04-06-98. Vem ditar ao gestor público o dever de celeridade, eficácia, economicidade, efetividade e qualidade por.

(25) 24. ocasião da concretização de seus atos administrativos. Visa a combater o mau uso dos recursos públicos, bem como, a ausência de planejamento na gestão pública. Permite avaliar se, em face do recurso aplicado, foi obtido o melhor resultado, fortalecendo desta maneira, o controle de resultados. De acordo com as regras desse princípio, não basta hoje ao administrador público agir somente de acordo com as regras da legalidade e da moralidade. É necessário que o mesmo busque o que for melhor, o que, entre as diversas opções que se lhe oferecem, represente melhor qualidade ou condições de melhor atender às exigências do serviço público, do bem comum. O princípio da eficiência significa que, toda ação administrativa tem que ser de bom atendimento, rapidez, urbanidade, segurança, transparente, neutro e sem burocracia, sempre visando à qualidade. A Administração Pública deve atender o cidadão na exata medida de sua necessidade, com agilidade, mediante adequada organização interna e ótimo aproveitamento dos recursos disponíveis, evitando desperdícios e garantindo uma maior rentabilidade social. Dessa forma, o princípio da eficiência pode ser percebido também como uma exigência inerente à toda atividade pública. Se entendermos a atividade de gestão pública como atividade necessariamente racional e instrumental, voltada a servir ao público, na justa proporção das necessidades coletivas, temos de admitir como inadmissível juridicamente o comportamento administrativo negligente, contraprodutivo, ineficiente. (MODESTO, 2010). O princípio constitucional da eficiência é um princípio instrumental, como todos os princípios da administração pública. Nenhum princípio de direito administrativo tem valor substancial autossuficiente. Integra-se com os demais princípios, não podendo sobrepor-se a eles ou infirmar-lhes a validade. Por isso, o princípio da eficiência, como todo princípio, não possui caráter absoluto, mas irradia efeitos em quatro dimensões: cumpre uma função ordenadora, uma função hermenêutica, uma função limitativa e função diretiva. O princípio da eficiência pode ser equiparado ao princípio tradicional da boa administração, pois na administração prestadora, constitutiva, não basta ao administrador atuar de forma legal e neutra, é fundamental que atue com eficiência, com rendimento, maximizando recursos e produzindo resultados satisfatórios..

(26) 25. Modesto (2000), ainda afirma que a obrigação de atuação eficiente, portanto, em termos simplificados, impõe ação idônea (eficaz), ação econômica (otimizada) e ação satisfatória (dotada de qualidade). Diante do que vem sendo dito, pode-se definir o princípio da eficiência como: a exigência jurídica, imposta à administração pública e àqueles que lhe fazem as vezes ou simplesmente recebem recursos públicos vinculados de subvenção ou fomento, de atuação idônea, econômica e satisfatória na realização das finalidades públicas que lhe forem confiadas por lei ou por ato ou contrato de direito público. (MODESTO, 2000). Por fim, o princípio da eficiência recebe pleno sentido no Estado Social, pois é nele que o Estado precisa justificar os recursos que extrai da sociedade com resultados socialmente relevantes.. 2.3 ANÁLISE E GESTÃO DE PROCESSOS. Diante da necessidade de melhorar o fluxo dos processos de trabalho do Setor de Administração de Convênios da UFRN, otimizando os serviços executados e atendendo aos diferentes usuários da informação processada nesse setor, a pesquisadora utilizou tanto os princípios básicos do Sistema Toyota de Produção (STP), quanto a Gestão de Processos de Negócios (BPM - Business Process Management) visando atingir essa melhoria nos processos.. 2.3.1 Gestão de Processos – STP. De acordo com Guinato (2000), o Sistema Toyota de Produção é uma filosofia de gerenciamento que procura otimizar a organização de forma a atender as necessidades do cliente no menor prazo possível, na mais alta qualidade e ao mais baixo custo, ao mesmo tempo em que aumenta a segurança e o moral de seus colaboradores, envolvendo e integrando não só manufatura, mas todas as partes da organização. Ainda segundo o mesmo autor, o Sistema Toyota de Produção tem sido, mais recentemente, referenciado como “Sistema de Produção Enxuta”. A produção “enxuta” (do.

(27) 26. original em inglês, “lean”) é, na verdade, um termo cunhado no final dos anos 80 pelos pesquisadores do IMVP (International Motor Vehicle Program), um programa de pesquisas ligado ao MIT (Massachusetts Institute of Technology), para definir um sistema de produção muito mais eficiente, flexível, ágil e inovador do que a produção em massa; um sistema habilitado a enfrentar melhor um mercado em constante mudança. Na verdade, produção enxuta é um termo genérico para definir o Sistema Toyota de Produção. O Sistema Toyota de Produção surgiu no Japão, na fábrica de automóveis Toyota, logo após o fim da Segunda Guerra Mundial. Ao final da década de 50, o modelo começou a ser bastante aplicado nas organizações ao redor do mundo, principalmente pelas empresas ocidentais, tornando-se um dos principais suportes que amparam a competitividade na economia global. O Sistema Toyota de Produção objetiva aumentar a eficiência e a produtividade, evitando desperdícios como a superprodução, gargalos, ou inventário desnecessário. O sistema idealizado por Eiji Toyoda e Taiichi Ohno, fora baseado no trabalho de grandes especialistas da qualidade, na cultura japonesa e nas técnicas de Henry Ford e Frederick Taylor. Na prática pode-se dizer que o Sistema Toyota de Produção é um estágio na história das técnicas, que vêm evoluindo desde que os primeiros sistemas de produção foram inventados, demonstrando-se uma versão sintetizada e melhorada de todas as teorias dos pioneiros da administração, como a manufatura enxuta, o kanban, a filosofia kaizen, dentre outros conceitos. O sistema Toyota foi idealizado na década de 1950, quando Toyoda e Ohno, visitando os Estados Unidos, constataram que o principal problema do modelo de Ford era o desperdício de recursos. Dessa observação nasceram os elementos básicos do Sistema Toyota de Produção, sendo também seus dois princípios mais importantes: a eliminação de desperdícios e a fabricação com qualidade. A eliminação de desperdícios tinha como alvo a fábrica e tinha por objetivo reduzir ao mínimo as atividades que não acrescentavam valor ao produto. Já o princípio da fabricação com qualidade visava uma produção sem defeitos. Além dos dois princípios acima citados, o Sistema Toyota de produção ainda possui um terceiro princípio que é essencial para o bom funcionamento dos dois primeiros, que é o envolvimento dos colaboradores. É importante ressaltar que o sistema possui dois pilares fundamentais, sendo sustentado pelos.

(28) 27. conceitos do Just-in-Time (JIT) e da Autonomação (Jidoka) que têm como objetivo principal aumentar a eficiência da produção, reduzindo os defeitos e fazendo com que cada trabalhador operasse cada vez mais máquinas e ao mesmo tempo desenvolvendo funções inteligentes nos equipamentos (autonomação com funções humanas). Ambos os processos foram rapidamente identificados como os elementos-chave da eficácia do Sistema Toyota de Produção, porém, os resultados alcançados pelo sistema não poderiam ser atribuídos apenas a essas duas metodologias. O ideal do Just-in-Time e da Autonomação é produzir apenas o necessário, aumentando a eficiência na linha de fabricação e para isso os japoneses desenvolveram outros conceitos, que tinham a finalidade de combater os desperdícios de maneira contínua e de reduzir os níveis de estoque, estes eram a filosofia Kaizen e o Kanban respectivamente. A palavra Kaizen, de origem japonesa, significa melhoria continua. “Hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje!”, considerada por muitos como uma filosofia que atua no aspecto pessoal, familiar, social ou no trabalho. De forma geral, a metodologia Kaizen visa o aprimoramento não só da empresa. como também de seus colaboradores. Este aprimoramento deve acontecer de forma contínua e gradual. Com a implementação do método, espera-se o aperfeiçoamento das pessoas e dos processos dentro da organização. Este método tem por características o baixo custo e tempo reduzido de implementação. Conforme Albino (2011), essa metodologia estabelece um sistema para redução de desperdícios por longo prazo e especifica exatamente o que deve ser feito para aplicar o sistema a uma organização. Nela são levantados os desperdícios causadores dos custos elevados, atrasos, problemas de qualidade e insatisfação dos clientes. A metodologia Kaizen classifica os desperdícios englobando: pessoas, processos, informações, ativos subutilizados ou desnecessários e liderança, visando a melhoria do fluxo de trabalho e posteriormente atacando os desperdícios. Já o conceito do Kanban teve origem na linha de montagem e significa literalmente registro ou "placa visível". Seu principal objetivo é sinalizar e controlar os fluxos de produção, mas o seu princípio pode ser estendido para diversos tipos de operações. O Kanban é um sistema de "puxar" acionado pela demanda, sendo representado por um cartão que dá sinal de que um ponto de fornecimento estaria apto a liberar certa quantidade de material. Suas duas principais finalidades são eliminar os desperdícios e reduzir os custos com.

(29) 28. estoque. Podemos perceber que o Kanban se trata de um sistema de produção que controla a quantidade, indicando o que produzir, quando e o quanto produzir. Conforme artigo do Portal Administração (2015), o outro princípio básico do STP, fabricação com qualidade, tem por objetivo possuir uma produção sem defeitos, evitando a apresentação de uma alta taxa de refugo a fim de tornar o sistema mais eficiente e produtivo. A perda de fabricação por produto defeituoso corresponde a disfunções na linha de produção, apresentando produtos fora das especificações, ou do padrão pré-estabelecido pela empresa. Oliveira (2014) afirma que “nos últimos anos, diversos autores têm estendido os conceitos do Sistema Toyota de Produção (STP) para as áreas administrativas e de serviços, na iniciativa pública e privada, com o objetivo de melhorar o desempenho das organizações e o nível de satisfação de seus “clientes¨. Conforme o mesmo, multiplicar os conceitos enxutos na empresa é a essência para aplicação de um sistema de forma única, onde cada participante deve aprender a identificar as oportunidades para eliminar desperdícios, definir a sequência de trabalho, reduzir os tempos ociosos, fazer parte da equipe, buscar sempre a melhoria e a perfeição do processo. Dessa forma, pode-se dizer que os princípios do Sistema Toyota de Produção são importantes ferramentas a serem utilizadas na melhoria dos processos de trabalhos administrativos do Setor de Administração de Convênios da UFRN, trazendo um ganho significante tanto financeiramente quanto em agilidade dos serviços prestados.. 2.3.2 Gestão de Processos – BPM. Segundo ABPMP (2013), Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM Business Process Management) representa uma nova forma de visualizar as operações de negócio que vai além das estruturas funcionais tradicionais. Essa visão compreende todo o trabalho executado para entregar o produto ou serviço do processo, independente de quais áreas funcionais ou localizações estejam envolvidas. Começa em um nível mais alto do que o nível que realmente executa o trabalho e, então, subdivide-se em subprocessos que devem ser realizados por uma ou mais atividades (fluxos de trabalho) dentro de funções de negócio.

(30) 29. (áreas funcionais). As atividades, por sua vez, podem ser decompostas em tarefas e, adiante, em cenários de realização da tarefa e respectivos passos. BPM é uma disciplina gerencial que presume que os objetivos organizacionais podem ser alcançados com mais êxito por meio do gerenciamento de processos. Compreende um corpo de conhecimento composto por princípios e melhores práticas para orientar uma organização, e não uma metodologia prescrita ou um kit de ferramentas. Quando implementado com sucesso, BPM se integra e transforma a cultura da organização, moldando a forma como o negócio opera. BPM pode ser aplicado a organizações de qualquer porte, com ou sem fins lucrativos, públicas ou privadas, com o objetivo de direcionar os recursos organizacionais. O gerenciamento de processos de negócio requer a participação de toda a organização, desde a liderança executiva até o nível operacional e ao longo das funções e papéis. (ABPMP, 2013). Para compreender BPM é necessário compreender o significado de processo de negócio. No contexto BPM, um “processo de negócio” é um trabalho que entrega valor para os clientes ou apoia/gerencia outros processos. Processos são compostos por atividades interrelacionadas que solucionam uma questão específica. Essas atividades são governadas por regras de negócio e vistas no contexto de seu relacionamento com outras atividades para fornecer uma visão de sequência e fluxo. Ainda de acordo com ABPMP (2013) há três tipos de processos de negócio: primários, de suporte e de gerenciamento. . Processos primários são de natureza interfuncional e compõem a cadeia que entrega valor diretamente para o cliente;. . Processos de suporte proveem suporte e habilitam outros processos;. . Processos de gerenciamento são utilizados para medir, monitorar e controlar atividades de negócio. Asseguram que processos primários e de suporte atinjam suas metas.. Conforme Longaray, et al (2017), no ano de 2002, o grupo de desenvolvimento de softwares denominado Business Process Management Initiative iniciou a criação de uma ferramenta gráfica que representasse, com maior simplicidade, os processos organizacionais das empresas. Esta notação ficou conhecida por Business Process Modeling Notation (BPMN). Nos anos seguintes, ganhou reconhecimento, tanto no meio acadêmico quanto no mercado corporativo americano e, por conta disto, em 2006, a Object Management Group (OMG®), assumiu uma parceria com o grupo e responsabilizou-se pela evolução e manutenção da notação BPMN..

(31) 30. A OMG é uma organização internacional criada em 1989, cujo objetivo é apoiar e publicar a construção de padrões de programação através do livre desenvolvimento de ferramentas de gestão. Entre seus principais apoiadores estão estudantes, instituições acadêmicas e agências de governo, que auxiliam no desenvolvimento destas ferramentas. Por se tratar de uma organização que não possui propriedade exclusiva, todos seus projetos aceitam contribuições externas e permitem a todos os fornecedores desenvolverem programas utilizando sua notação como base, sem a necessidade de pagamento de Royalties ou taxas.. 2.3.2.1 Modelagem de Processos - BPMN. A modelagem de processos é uma etapa chave no BPM, podendo ser utilizada para descrever o processo como ele é e também para projetar a versão otimizada. Para isto existe a notação BPMN – Business Process Model and Notation, uma notação que ilustra o processo de uma maneira simples e clara, pensada tanto para gerentes quanto para profissionais técnicos, analistas, desenvolvedores e funcionários em geral. Consoante ABPMP (2013), a modelagem de processos requer um importante conjunto de habilidades e técnicas para permitir, compreender, comunicar e gerenciar componentes de processos de negócio. Para uma organização ciente do alto valor de seus processos de negócio, a modelagem de processos é uma atividade fundamental para o gerenciamento da organização. Modelagem de processos de negócio é conjunto de atividades envolvidas na criação de representações de processos de negócio existentes ou propostos. Pode prover uma perspectiva ponta a ponta ou uma porção de processos primários, de suporte ou de gerenciamento. O propósito da modelagem é criar uma representação do processo de maneira completa e precisa sobre seu funcionamento. Por esse motivo, o nível de detalhamento e o tipo específico de modelo têm como base o que é esperado da iniciativa de modelagem. Um diagrama simples pode ser suficiente em alguns casos, enquanto um modelo completo e detalhado pode ser necessário em outros. A aceitação do BPMN tem crescido sob várias perspectivas com sua inclusão nas principais ferramentas de modelagem. Essa notação apresenta um conjunto robusto de símbolos para modelagem de diferentes aspectos de processos de negócio. Como.

(32) 31. na maioria das notações, os símbolos descrevem relacionamentos claramente definidos, tais como fluxo de atividades e ordem de precedência. (ABPMP, 2013). O BPMN é composto por um conjunto de elementos gráficos classificados em 4 (quatro) categorias básicas: objetos de fluxo, objetos de conexão, swimlanes e artefatos. Objetos de fluxo – são os principais elementos descritivos dentro da BPMN e consistem de três elementos essenciais: a) Atividades – o trabalho que é executado, algo que é feito, simbolizados por quadrados. b) Eventos – as ocorrências, algo que acontece, simbolizados por círculos. c) Gateways – pontos de desvio que determinarão o caminho que o processo seguirá, simbolizados por diamantes. Objetos de conexão – conectam os objetos de fluxo uns com os outros ou a outras informações e podem ser de três tipos: a) Fluxo de sequência – mostra em que ordem as atividades são executadas, e é simbolizado por uma linha cheia e uma seta adiante. b) Fluxo de mensagens – indica quais as mensagens que fluem entre dois processos/piscinas, e é representada por uma linha tracejada, um círculo aberto e uma seta aberta no fim. c) Associação – conecta os artefatos aos objetos de fluxo, e é simbolizado por uma linha tracejada. Swimlanes – são utilizadas para definir o escopo de cada processo de negócios na forma de um diagrama, possibilitando a identificação dos responsáveis por realizar cada atividade. Existem dois tipos a analisar: a) Piscinas – representam processos e participantes no processo. b) Raias – cada piscina possui várias raias, que simbolizam os papéis, áreas e responsabilidades no processo. Artefatos – são usados para fornecer informações adicionais sobre o processo, trazem um maior nível de detalhe ao diagrama, pois permitem que informações extras sejam trazidas. Os três tipos de artefatos são anotações, grupos e objetos de dados. Todos os três são usados para aumentar e descrever um processo BPMN..

(33) 32. a) Anotações – permitem que o modelador descreva partes adicionais do fluxo do modelo ou notação. b) Grupos – organizam tarefas ou processos que possuem relevância no processo como um todo. c) Objetos de dados – representam dados colocados no processo, dados que resultam do processo, dados que precisam ser coletados ou dados que devem ser armazenados.. Figura 02 – Elementos Básicos da Notação BPMN Fonte: LONGARAY, 2017.. Os elementos gráficos da notação BPMN permitem a representatividade clara, definida e detalhada da forma de execução do processo, desde seus atores até as suas regras de negócio, permitindo uma representatividade de padrão internacional, comum, entendida por diversos profissionais, conhecida por diversas linguagens e que o cliente do processo consegue fazer a leitura da execução dos seus trabalhos sem maiores esforços ou que precise de cursos. BPMN é hoje uma forma de representar processos de forma mais clara, eficaz e padrão..