ASSOCIAÇAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS

ASSOCIAÇAO DOS ARQUIVISTAS

BRASILEIROS

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Qiretoria

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1985-1 987

Presidente:

Jaime Antunes da Silva Vice-F’residente: José Maria Jardim

l ? Secretário :

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Rosely Curi Rpndinelli

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29 Secretário: Helena Dodd Ferrez

l? Tesoureiro :

Helena Moesia de Albuquerque 2? Tesoureiro :

Eliana Balbina Flora Sales

Conselho Deliberativo Efetivos :

Célia Reis Carmargo Helena Corrêa Machado Janine Resnikoff Diamante José Pedro Pinto Espose1 Lia Temporal Malcher Maria Amélia Gomes Leite Maria de Lourdes da C. e Souza Marilena Leite Paes

Regina Alves Vieira

Suplentes:

Eloisa Helena Riani Jerusa Gonçalves de Araújo Maria Odila Kahl Fonseca Maura Esândola Quinhões Paulo Carvalho

Paulo de Tarso R. Dias Paes Leme

Conselho Fiscal :

Fernando Campos Salinas José Lazaro de Souza Rosa Lucia Maria de Oliveira

Suplentes:

arquivo

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&

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administração

ISSN 0 1 0 0 2 2 4 4

v. 10-14 n.

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2 julho a dezembro de 1986.

Revista de divulgação da Associação dos Arquivistas Brasileiros

Conselho Editorial Eloisa Helena Füani Helena Corrêa Machado

José Lázaro de Souza Rosa

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José Pedro Pinto Espose1

Mana Luiza S .

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Dannemann

Redatora-Chefe

Mana Arnélia Carnes Leite

Secretária

Maria Odila K a h l Fonseca

Coordenação Editorial/

Gráfica A . S . da Costa

Impresso pela Apex Gráfica e Editora Ltda.

'ar

Correspondência para

Arquivo ?3 Administraçáo Pr. de Botafogo, 186, sala E-217 22253 Rio d e Janeiro

-

RJ Tel.: 5 5 1 4 7 4 8

Distribuição: A A B Desejamos permuta Deseajmos permuta Nous desirons 6 change We are interest in exchange

Sumário

Editorial 2

Aplicação de um modelo de organização em arquivos intermediários 3

Metodologia para diagnóstico de arquivos correntes em organismos da administração pública federal 14

Avaliação da produflo documental do Município de

Rio Claro

-

proposta para discussão 2 4

Arquivo de filmes: preparado para a automação e criação de uma base de dados nacional 47

A vontade de guardar: lógica da acumulação em arquivos privados 62

empresariais: um estudo de caso 77

Arquivos privados: bibliografia 96

Balanço Geral de 1986 104

Os artigos assinados são de inteira

responsabilidade dos respectivos autores e não expressam necessariamente o pensamento da Associaçgo dos Arquivistas Brasileiros o u dos redatores de

Arquivo & Administraçáo

Permitida a reprodução de artigos desde que seja observada a ética autoral que determina a indicação da fonte.

Reorganização de arquivos

Arquivo & Administração . v. 1

-

n. O- 1972- Rio de Janeiro, Associação dos Arquivistas Brasileiros.

v. ilust. 2 3 c m semestral

Publicaçao oficial da Associação dos- Arquivistas Brasileiros

1. Arquivos

-

Periódicos. 2. AdministraGo - Periódicos.

I . Associação dos Arquivistas Brasileiros.

C D D 025.171

Este periódico está registrado na SCDPSR/GE do DPF, sob o n? 397/D. 20.493/46

Arq. & Adm. Rio de Janeiro v. 10-14 n. 2 p. 1-104 jul./dez. 1986

1

EDITORIAL

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A Revista Arquivo

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

& Administração, correspondente ao

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2? semestre do ano de 1986, vindo a luz graças a financiamento da Fundação PRÓ-MEMÓRIA, retoma, espero

que definitivamente, a sua periodicidade, contribuindo, pela disseminação de informações de experiências bem sucedidas, para a melhoria da qualidade técnica dos serviços de arquivo.

A partir deste número começamos a divulgar, após aprovação pelo Conselho Edito- rial, trabalhos apresentados nas Sessões de Temas Livres do VI Congresso Brasileiro de Arquivologia. Pela leitura dos agora publicados, pode-se avaliar a importância do evento, não só pela densidade das informações como pelo estímulo a reflexão sobre formas de registro e lógica de acumulação dos arquivos.

Paralelamente- a -esse. processo- de-avaliação.-e. s t e l e g í o , ~

AA

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B t e m - g empenhado e m reunir todos os trabalhos apresentados nas Sessões Plenárias e Seminários Especiais

do VI CBA para, conseguido o financiamento, editar os Anais.

Ainda sob o impacto de veiculação, pela imprensa, de matérias eivadas de precon- ceitos e inverdades sobre a função dos arquivos e seus profissionais, geradas pela incapa- cidade administrativa d e se promover, a curto prazo, o enquadramento, no Serviço após a criação das carreiras, a A A B está organizando, para 1988, o VII Congresso Brasilei- ro de Arquivologia, a ser realizado, e m Brasília, n o mês de julho. E é no sentido de mos- trar que os serviços de arquivos, notadamente os governamentais, por intermédio de profissionais especializados, desempenham um importante papel social, facilitando O atendimento aos cidadãos, solucionando com rapidez e precisão questões decorrentes d e suas obrigações e direitos, que se destacará, dentro do tema central do Congresso, a importância da organização, controle e eficácia dos arquivos correntes.

1

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técnicrnr de nrquivo realmente habilitados, u m ano

Rio de Janeiru, janeiro de 1987

Jaime Antunes da Silva Presidente

APLICAÇAO DE UM MODELO DE ORGANIZAÇÁO EM

A RQU I VOS

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I

NT E R ME D I ÁR

10s

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Eliana Rezende Furtado de Mendonça*

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Introdução

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As

dificuldades que envolvem a administração de um arquivo intermediário resul- tam do volume de documentos, da diversidade da documentação e de seu variado grau de importância. A apresentação da experiência realizada pela Divisão de Pré-Arquivo do Ar- quivo Nacional (D.P.A.), quanto a organização de conjuntos documentais em fase inter- mediária, tem como finalidade transmitir um modelo específico de tratamento técnico, cujos objetivos são os de agilizar o atendimento ao usuário, preparar os documentos para avaliação e aplicação da tabela de temporalidade, além de efetivar o processo de recolhi- mento ao arquivo permanente.

Criada pela portaria n o 600-B/MJ,.de 15 de outubro de 1975, a D.P.A. foi implanta- da em Brasiiia em 1977 e constitui-se, estruturalmente, de duas seções: Tombamento e Processamento Técnico. Sua principal competência é “recolher e conservar a documenta-

ção ainda com interesse administratjvo e selecionar a que será incorporada

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OU eliminada”.

Através das duas seções, deve, ainda, “examinar a documentação recebida, providenciar termo de recolhimento, solicitar tratamento imunológico, registrar, classificar, catalogar, inventariar e conservar a documentação recebida”. Tendo a responsabilidade de “registrar, classificar, catalogar e inventariar”, a D.P.A.’não só assumiu um compromisso de difícil realização, como também colaborou para desobrigar os arquivos correntes de iniciativas que antes competia a eles.

Na tentativa de salvar a documentação armazenada sem tratamento eficaz ou que era eliminada sem obedecer a critérios de avaliação ou, ainda, que se deteriorava em depó- sitos inadequados i sua guarda, transferiu-se para a D.P.A. um volume aproximado de quatro mil metros lineares de documentos, acompanhados de guias que não obedeciam a princípios específicos. Estas eram elaboradas de várias formas: ordem numérica e cronoló- gica, apenas em ordem cronólogica, por assunto, em ordem alfabética por nome do inte- ressado ou somente com o registro do número de pacotilhas.

A precipitação dessa transferência, além de esgotar a capacidade física de armazena- gem do 6rgã0, impediu a continuidade das suas verdadeiras funções - receber e conservar a documentação produzida pela administração pública federal, após cessado ou sensivel- mente diminuído seu uso corrente, bem como selecionar a documentação a ser recolhida ao arquivo permanente do Arquivo Nacional. Frente a tal impasse, constituiu-se uma equi- pe interdisciplinar a fim de realizar estudos para definir e disseminar métodos e técnicas específicos de tratamento de acervos documentais em arquivos intermediários.

Ex-Diretora da Divisão de Pré-Arquivo do Arquivo Nacional

Estudos metodológicos

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As discussões sobre a metodologia a ser aplicada na documentação acumulada, ain- da de interesse para a administração, apontaram diferentes enfoques quanto a função de u m pré-arquivo. Numa primeira visão, o arquivo intermediário destinar-se-ia a dar trata-

mento

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i documentação após cessado ou sensivelmente diminuído seu uso corrente, prepa- rando-a para avaliação e seleção e garantindo a preservação dos documentos de valor per-

manente. Segundo outro aspecto, teria funções muito mais amplas, pois interviria direta- mente junto aos Órgãos produtores, desde a criação dos seus papéis até sua destinação final, auxiliando, assim, a administração pública na árdua tarefa de gerir seus documentos. Sabendo-se das dificuldades advindas deste último ponto de vista, optou-se pela tarefa, aparentemente mais simples, de tratar a documentação que já se encontrava depositada na D.P.A.

A questão inicial estava em se definir a posição d o arquivo intermediário como uma das etapas da gestão de documentos. De acordo com tal diretiva, a D.P.A. trabalhou no sentido de criar uma metodologia que refletisse ao máximo-aorganiza@o.dos-arquivos

arquivos intermediários sem, n o entanto, perder de vista os interesses do arquivo per- manente.

A organização d o arquivo intermediário depende, em grande parte, dos métodos adequados de classificação dos documentos no arquivo corrente. O ideal seria, durante a

órgão.

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0 conjunto de documentos formariam as Séries Documentais, conectadas com a função e estrutura dos órgãos. Assim, visando a coordenar a organização do acervo do-

cumental d o Pré-Arquivo com a forma ideal de classificação nos arquivos correntes, resol- veu-se aplicar a documentação semicorrente uma metodologia cuja; bases se assentassem na organização estrutural-funcional.

O princípio de respeito i proveniência aliou-se ao princípio de respeito funcional, permitindo que a organização da documentação refletisse um determinado organismo no exercício de suas atividades específicas. A aplicação destes dois princípios ao conjunto documental permitiu vislumbrar, de imediato, a nítida separação entre as atividades-fim e as atividades-meio, além de separar os documentos normativos dos de rotina. Essas condi- ções, fundamentais para avaliação, revelam-se mediante procedimentos metodológicos

apropriados.

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- - -correntes e - b u s c a s s e a e S c õ 6 p u d e s s e m solucionar os problemas relativos a

pypm,.oehnrln- - - I -

fase ativa, classificar por assunto, respeitando as funções e atividades d,,,..., C I I I I L L U L I S pciu

Aplicação de um modelo de organização

Diante d o volume documental armazenado na D.P.A., optou-se pela organização d o acervo de um só ministério sob a forma de um projeto-piloto. Estabelecidas as prioridades (antiguidade, v c h m e , freqüência de uso dos documentos etc.), a escolha'recaiu sobre o

Ministério da Agricultura. O acervo abrangia o período entre 1930 e 1972 e compunha-se de 1 S 3 7 caixas, contendo 36.842 documentos protocolados (processos), que tratavam dos mais diversos assuntos.

A metodologia aplicada constitui-se de uma organização estrutural-fpncional, cuja base é a estrutura vigente n o período em que a documentação foi produzida, os órgãos componentes e suas respectivas funções. Tal procedimento justifica-se pela maior estabili- dade que as funções oferecem na determinação das atividades desempenhadas pelos ór- gãos, o que não ocorre numa organização apenas estrutural, em virtude das constantes modificações na estrutura básica dos órgãos públicos.

O trabalho de organização do acervo teve dois objetivos primordiais: atender às con-

sultas feitas pelo órgão de origem dos documentos

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e

identificar a massa documental, pre-

parando-a para avaliação e futuro recolhimento ao arquivo permanente.

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A fim de atingir

tais objetivos, o trabalho dividiu-se em três etapas: pesquisa na legislação ;

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elaboração dos

instrumentos de localização e identificação de documentos; e identificação e organização

do acervo.

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1. Pesquisa na legislação

Mediante pesquisa nos decretos e portarias encontrados em Diários oficiais e Cole- ção de leis do Brasil, procurou-se conhecer a estrutura básica e as competências dos diver-

sos órgãos do Ministério da Agricultura. Para facilitar a visualização elaboram-se organo- gramas que refletiam as modificações estruturais ocorridas no período 1930-1 972.

2. Elaboraçio dos instrumentos de localização e identificação de documentos

Foram confeccionados quatro tipos de impressos para auxiliar na execução dos tra- a) Quanto à localização :

balhos de localização e identificação dos documentos.

- Listagem de localização de documentos: foi elaborada visando ao atendimen- to às consultas dos órgãos de origem dos documentos. Desta listagem constam os seguintes dados referente à localização (ver anexo 1):

* número do processo/ano

depósito

-

estante caixa

- Etiqueta: destina-se a facilitar a localização imediata das caixas nas estantes e

é formada pelos seguintes campos (ver anexo 2): ministério

data-limite

-

depósito

-

estante caixa

* assunto

b) Quanto

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i identificação:

- Formulário de identificação de documentos possui três campos básicos de in- diz respeito ao organismo produtor do do- formação (ver anexo 3):

campo de endereçameno cumento e tem como indicador:

Ministério: nome do Ministério produtor da documentação.

campo de identificação dos documentos - prende-se a descrição propria-

mente dita dos documentos e possui os seguintes dados:

órgão de competência: órgão em nível de terceiro escalão (departamento ou

secretaria), que de acordo com o regimento interno possui competência pa- ra produzir e/ou receber documentos relativos às suas atividades específicas; o preenchimento deste item permite determinar o fundo a que pertence a

documentação.

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série: constituída pelos conjuntos documentais produzidos por um órgão

em função de suas atribuições, definidas em leis e regulamentos.

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subsérie:

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divisão da série, caso a complexidade administrativa d o Órgão as-

sim o exija.

assunto: elemento que caracteriza o conteúdo informativo do documento, refletindo uma atividade específica.

data-limite: data mínima e máxima dos documentos que compõem a caixa.

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-

material não convencional - assinala-se com um asterisco a caixa que conte- nha documentos não convencionais e outros. Por exemplo, fotos, rótu!os ou marcas, desenhos, plantas, publicações etc.

-

observações - trata-se de campo em aberto, a ser utilizado quando a do- cumentação assim o exigir.

- Relação de processos que contêm material não convencional: neste formulário deverão ser registrados os documentos que possuam, em anexo, materiais não convencionais (fotos, rótulos, desenhos, mapas etc.), bem como a caixa em que os mesmos se localizam (ver anexo 5).

- Quadro demonstrativo do acervo: trata-se de um espelho de toda a organiza-

ção do acervo, que - - auxilia - - ¶ - de maneira - efetiva,.a.aplicação-dstabela

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de-+empo= - -

ra1idade.-Possui os seguintes dados (ver anexo 5):

* ministério

órgão de competência

série (e subsérie, se for o caso) assunto

data-!imite caixa

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3. Identificação e organização do acervo

São atividades concomitantes, pois, mediante formulários próprios, enquanto se identifica os documentos, processa-se a organização definitiva. Devido as dimensões do acervo e extensão do período abrangido, estabeleceu-se o corte por ano: seguindo a orciem numérica, os documentos, separados por ano, sofriam todas as etapas do processo para, em seguida, se iniciarem os trabalhos com os documentos do ano seguinte.

Na primeira etapa do trabalho ordenaram-se os documentos numericamente, respei- tando-se sempre o ano em que foram produzidos e listando-os a seguir. Nesta fase, preen- cheu-se apenas o campo ‘a’ do impresso ‘listagem de localização’. Feita a listagem, sepa- rou-se os documentos por assunto, cuja determinação exigiu o exame de cada processo.

Os documentos que versavam sobre o mesmo assunto foram agrupados em lotes.

Após tal procedimento, os documentos foram descritos nos ‘formulários de identi- ficação’ e acondicionados em caixas, que receberam etiquetas numeradas, em ordem cres- cente e contínua. Exemplo: caixas de 1 a 50 - documentos cujo assunto versava sobre nomeação de pessoal; caixas de 51 a 80 - documentos cujo assunto versava sobre exone-

ração de pessoal.

Devidamente etiquetadas, as caixas foram transportadas para o depósito, alocadas nas estantes e preenchidos os campos ‘b’, ‘c’ e ‘d’ da ‘listagem de localização’. Finalmente, após toda a identificação dos documentos, elaborou-se o ‘quadro demonstrativo do acer- vo’, onde se reúnem dados que possibilitem uma visualização imediata do acervo.

Conclusão

A experiência desenvolvida pela Divisão de Pré-Arquivo confirmou a necessidade

premente de um trabalho de gestão de documentos na administração pública federal que,

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-

\,

_{ao cumprir todas as suas etapas, fornecesse subsídios}

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_{à execução das atividades do arquivo}

intermediário de maneira regular e eficiente.

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A ausência dessa política de gestão de do-

cumentos traz inúmeras dificuldades à organização da documentação acumulada, obrigan- do a um trabalho além das competências do arquivo intermediário. Dentre tais dificulda- des podemos enumerar as seguintes :

a) ausência de código de assunto, instrumento fundamental para a identificação de documentos e a formação das respectivas séries;

b) inexistência de normas específicas de avaliação de documentos, atividade que de- termina o prazo de guarda e a destinação dos documentos;

c) ausência de sistemas de arquivo, elemento que permite a inter-relação entre os ar- quivos setoriais, sob a gerência do arquivo central que definirá as normas de clas- sificação, avaliação e política de transferência.

Todos esses fatores, conjugados, contribuem para uma série de obstruções na exe- cução dos trabalhos, exigindo maior demanda de tempo, espaço, pessoal e trabalho de pesquisa na organização de documentos, às vezes destituídos de qualquer valor secundá- rio. A metodologia descrita e seus procedimentos adaptaram-se perfeitamente à documen- tação protocolada de mais de três organismos da administração pública federal. É necessá- rio, no entanto, alertar os profissionais de arquivo de que o método apresentado não pre- tende ser único nem inflexível. Sabe-se que fcda organismo a ser tratado possui suas espe-

cificidades e cada arquivo intermediário deverá encontrar a melhor forma de organizar

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e

de recuperar sua documentação.

I

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DIVISA0 DE PRE-ARaUiVOlAN

LISTAGEM DE RECUPERAÇAO DE DOCUMENTOS

PROCESSO STANTE CAIXA

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-

PROCESSO

-

E P ~ S I T I STANTf

-

:AIXA

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ri

Anexo

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2 MINISTÉRIO

DEPÓSITO

ESTANTE

ASSUNTO

DATA-LIMITE

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. '~

2AIXA

Anexo 3

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//TIrnI'y.i.lj

ÕRGAO DE COMPETENCIA

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ASSUNTO DATAS-LIMITE

I

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3

_ -

"

O ~ ~ ~ E R V A Ç ~ E S

* - Caixas que contem documentos com

W t e r l a l não C 0 " M " C I O M I ,E O"t,Ol

' _RELAÇAO

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_{DE PROCESSOS QUE CONTEM MATERIAL NAO CONVENCIONAL}

I _I

I

MATERIAL E OUTROS

PROCESSO/ANO N A 0 CONVENCIONAL CAIXA

I I

MATERIAL E OUTROS

PROCEÇSO/ANO N A 0 CONVENCIONAL C A I X A

I I

OESERVAçbES

Anexo 5

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QUADRO DEMONSTRATIVO DO ACERVO

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DPA/AN

MINISTÉRIO D A AGRICULTURA - M A DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÁO - D A PESSOAL

Assunto - EXONERAÇÃO -

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(1937i1959)

Caixas - O1 a O9

Assunto - ADMISSÃO - (1941 -1959)

Caixas - 1 O a 57

Assunto - G R A T I F I C A Ç Á O - (1943-1958)

Caixa - 57

-Amnto-=N6MBXÇi%O - m938-1959)

Caixas - 58 a 88

Assunto - DISPENSA - (1938-1959)

C a i x a s - 8 9 a 116

Assunto -TEMPO DE SERVIÇO - (1944-1959)

Caixas - 117 a 124

Assunto - LICENÇA - (1948-1959)

Caixas - 124 a 128 1

Assunto - REINGRESSO - (1940-1958)

Caixas - 129 a 131

Assunto - S A L A R I O - F A M Í L I A - (1944-1954)

Caixa - 131

Assunto - DESIGNAÇÁO - ( 1 943-1 957)

Caixas - 132 a 133

Assunto -APOSENTADORIA - (1945-1959)

Caixa - 134

Assunto - FALECIMENTO

-

(1945-1958)

Caixa - 135

Assunto - DEMISSÃO - (1940-1959)

Caixa - 136

Assunto - TRANSFERÊNCIA - (1943-1958)

Caixa -136

Assunto - REMUNERAÇÃO - (1943-1959)

Caixa - 137

BIBLIOGRAFIA

ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES.

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cional, 196 3.

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METODOLOGIA PARA DIAGNOSTICO DE ARQUIVOS CORRENTES

EM ORGANISMOS D A ADMINISTRAÇÃO PUBLICA FEDERAL*

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

A n a Maria Varela Cascardo Campos Eliane Braga de Oliveira Maria Esperanca de Resende

Selma Braga Duboc

Verone Goncalves Cauvil le**

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

O trabalho refere-se d metodologia empregada n o levantamento da situação dos arquivos corren-

tes d o Ministério da Agricultura com vistas d gestão de documentos. A título de introdução

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

t! feito u m

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

re?gte der

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

nbjeij.r=s de ! ~ v ~ ~ t ~ ~ ~ i t i ? : G como pürie dü Büje~io Gesíáo de Docunienzos ciesenvoiviao peio

Arquivo Nacional, Ministério da Agricultura, Secretaria deModernização e Reforma Administrativa e Ministério da Administração. Em seguida, descreve a metodologia e os instrumentos adotados, efetuan- d o análise dos resultados obtidos. Finaliza apresentando algumas conclusões, evidenciando a importân- cia d o levantamento para a estruturação e implantação de uma organização sistêmica de arquivos nos

organismos da administração pública.

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

I. INTRODUÇÃO

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O presente trabalho pretende divulgar a experiência vivenciada, pela equipe do Ar- quivo Nacional, no levantamento da situação dos arquivos correntes do Ministério da Agricultura. Esta atividade prevista no Projeto Gestão de Documentos, realizada junto àquele Ministério pelo Arquivo Nacional (AN), Secretaria de Modernização e Reforma Administrativa (SEMOR) e Ministério da Administração (MAdm), visa o planejamento das atividades a serem futuramente desenvolvidas pelo Sistema de Arquivos.

A implantação do Sistema de Arquivos constitui-se em objetivo fundamental do re- ferido projeto, uma vez que ficará responsável por todas as atividades relacionadas com o controle e racionalização da produção, trâmite e arquivamento dos documentos, bem como de sua transferência ao arquivo intermediário.

Desta forma, o diagnóstico dos arquivos correntes apresenta-se como uma das ativi- dades básicas d o Projeto, posto que fornece subsídios para a estruturação e implantação d o referido sistema.

I

Trabalho apresentado no 6 0 Congresso Brasileiro de Arquivologia Sessão de Temas Livres, 14/04/86.

*

**

_{Técnicos da Divisão de Pré-Arquivo do Arquivo Nacional.}

11.

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS O levantamento da situação dos arquivos correntes surgiu da necessidade de conhe-

cer seu funcionamento e consiste da aplicação de questionário específico (vide anexo 01).

Esta atividade constituiu-se das etapas descritas a seguir.

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I . Pesquisa na legislação:

Etapa em que foi realizada pesquisa em leis, decretos e portarias referentes aos regi- mentos internos dos órgãos subordinados ao Ministério da Agricultura. Esta tarefa permi- tiu a definição de prioridades para a realização das entrevistas, bem como forneceu ao pes- quisador conhecimento preliminar das atividades desempenhadas pelos setores, às quais se referem os documentos por eles acumulados.

2. Visitas a s unidades administrativas para aplicação dos questionários:

De acordo com o universo delimintado no Projeto Gestão de Documentos, foram

visitados os setores subordinados

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

à Secretaria Nacional de Defesa Agropecuária (SNAD),

ao Departamento de Administração (DA), além dos setores que desempenham estas fun- ções na Delegacia Federal de Agricultura (DFA).

As entrevistas realizaram-se em todas as unidades administrativas detentoras de documentos - Seções elou Divisões. Em alguns casos os arquivos das Divisões centraliza- vam a guarda dos documentos produzidos e recebidos por suas Seções. Nestes casos, foi aplicado um Único questionário referente ao arquivo da Divisão.

Durante o levantamento foram aplicados 84 questionários referentes a 58 setores de atividade da SNAD, DA e DFA. Os arquivos visitados apresentaram um total de 1598 me- tros lineares de documentos, cujas datas-limites, situavam-se entre 1930 e 1985.

O questionário utilizado constituiu-se dos seguintes campos:

- IDENTIFICAÇÁO - dados referentes ao órgão/setor visitado e nome do entre-

vistado:

- ATIVIDADES DESENVOLVIDAS

-

dados referentes às atividades de protocolo e arquivo corrente realizadas pela unidade e respectivas normas reguladoras;

-

ORGANIZAÇÁO DO ACERVO

-

dados referentes aos métodos de arquivamen- to utilizados;

- INSTRUMENTOS DE PESQUISA - dados referentes aos instrumentos emprega- dos para recuperação das informações contidas nos documentos arquivdos;

- TRANSFEGNCIA E ELIMINAÇÃO - dados referentes à ocorrência, ou não de eliminação e de transferência de documentos para depósitos de arquivamento intermediário, bem como das normas e critérios reguladores destas atividades;

- AUTOMAÇÃO - dados referentes

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

i guarda de documentos cujas informações sejam recuperadas mediante automação;

- MICROFILMAGEM - dados referentes à existência, ou não, no arquivo, de documentos microfilmados, bem como sua organização;

- DOCUMENTOS ESCRITOS

-

dados referentes à quantificação, datas-limite e descrição dos documentos escritos acumulados no setor visitado;

- DOCUMENTOS ESPECIAIS - dados referentes i guarda de documentos de su- porte não convencional;

- MATERLAL E

MOBILIARIO

- dados referentes ao acondicionamento dos do- cumentos no arquivo visitado;

- RECURSOS HUMANOS - dados referentes ao pessoal responsável pelas ativida-

?

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

des de arquivo e piotocolo, no que diz respeito ao grau de instrução e cargos ocupados.

OBSERVAÇÕES - campo em aberto no qual foram registradas inforniações

complementares, além da data do preenchimento do questionário e O nome do

. pesquisador.

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3. Análise dos

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

dados:

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Terminado o levantamento foi elaborado o “ReIatório Sobre a Situação dos Arqui- vos Correntes d o Ministério da Agricultura”, n o qual a equipe analisou. percentualmente.

os dados contidos nos questionários. Tal análise permitiu diagnosticar as disfunções a se- rem corrigidas quando da implantação do Sistema de Arquivos do Ministério.

3. I .

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

Resuftados obtidos. ~ . - a-)-Quanto-&s atividades-desenvolv-~das: -- - - - ’ - -. -. - ~. .-. .. - .- - .

Através d o levantamento ficou constatado que a maioria dos arquivos realiza ativi- dades de protocolo. Porém, quantó às atividades específicas de arquivo corrente. somente a guarda dos documentos é efetivamente realizada, o que demonstra uma maior prcocupa- ção com o controle da distribuição interna dos documentos do que com as atividades de arquivo propriamente ditas. Cabe ressaltar que o desempenho destas atividades não se dá de maneira eficaz, em razão da inexistência de normas que as regulem.

b) Quanto i4

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

organização do acervo: Verificou-se que, nos arquivos visitados, o método por assunto é o mais utilizado.

N o entanto, devido

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

2 inexistência de código de classificação por assuntos. a aplicação des-

te método se acha prejudicada pela predominância de critérios subjetivos na determinaqão dos descritores.

O segundo método mais utilizado foi o numérico, devido ao grande número de pro- cessos arquivados, principalmente nos órgãos da área administrativa.

c) Quanto aos instrumentos de pesquisa:

O método direto de pesquisa foi o mais empregado, seguido dos fichários de proto-

colo, usados no controle de processos.

d) Quanto à transferência e eliminação:

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As transferências de documentos dos arquivos correntes para o Arquivo Geral do Ministério não ocorrem com regularidade, principalmente no que se refere aos Órgãos de atividades-fm.

Tal fato reflete a inexistência de normas gerais que regulem a aplicação das técnicas necessárias às atividades de transferência e eliminação, tais como classificação e avaliação

de documentos e elaboração de tabelas de temporalidade.

e) Quanto

A

automação:

A utilização de recursos automatizados (computadores) para recuperação de infor- mações não é comum nos arquivos visitados, por se tratar de atividade ainda recente no

Ministério.

* -

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

f)

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Quanto a microfilmagerr.:

Dos órgãos visitados, apenas no Arquivo Geral do MA foi realizada microfdmagem, mesmo assim, sem critérios específicos que regulassem a utilização deste recurso.

g) Quanto aos documentos escritos e documentos especiais:

Os arquivos visitados perfizeram um total de 1436 metros lineares de documentos, Apenas quatro das unidades visitadas mantêm sob sua guarda documentos especiais, evidenciando um acúmulo excessivo de documentos nos arquivos correntes.

sendo que estes não recebem tratamento adequado. . -

h) Quanto ao material e mobiliário:

Observou-se a predominância do uso de classificadores (pastas “A a Z”), pastas SUS-

pensas, arquivos de aço e armários de madeira, muito comuns nos arquivos correntes, que não exigem recursos sofisticados de armazenamento.

i) Quanto aos recursos humanos:

De um total de 242 funcionários lotados nos arquivos visitados, 182 possuem segun- do grau completo e 14 possuem primeiro grau, a maioria exercendo a função de Agente Administrativo. Os demais 46 funcionários distribuem-se em diferentes categorias profis- sionais.

No entanto, nenhuma dessas pessoas receberam treinamento específico para exercer

as atividades de arquivo e protocolo.

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III. CONCLUSÓES

Os procedimentos metodológicos descritos neste trabalho apresentaram resultados positivos, na medida em que permitiram conhecer o funcionamento dos arquivos corren-

tes do MA, bem como diagnosticar algumas disfunções descritas a seguir.

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1. Proliferação de arquivos:

Ocorre como resultado da excessiva descentralização dos arquivos correntes e tem

impedido um melhor controle da produção, trâmite e arquivamento dos documentos.

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2. Mu!tiplicidade de procedimentos:

A inexistência de um órgão coordenador das atividades de arquivo com poderes nor- matizadores vem prejudicando a uniformidade dos procedimentos até então adotados. Contribui, ainda, para esta situação a falta de interação entre as unidades de arquivo a fm de discutirem os meios de obterem maior eficiência no trabalho.

3. Inuperarzaa do Arquivo

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Geral:

Os dados obtidos demonstram que não foram realizadas transferências de documen- tos pertencentes aos órgãos de atividades-fm para o Arquivo Geral do Ministério. Mesmo os documentos pertencentes ao Departamento de Administração

-

órgão de atividade- meio ao qual o Arquivo Geral está subordinado - não são transferidos em sua totalidade. As transferências que têm ocorrido visam, em sua maioria, desocupar espaço nos arquivos das unidades, fazendo do Arquivo Geral um mero depósito de documentos administrati- vos, na grande maioria processos.

1

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

Contribui para este quadro a falta de credibilidade do Arquivo Geral como Órgão

capaz de guardar e tratar os documentos de maneira eficiente.

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4.

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Recursos humanos:

Verifcou-se o despreparo técnico do pessoal lotado nos arquivos, dificultando, em

muito, o desenvolvimento de

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

suas atividades de maneira segura e eficaz.

A criação e implantação de um sistema capaz de coordenar e normatizar as

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

ativida-

des a serem desenvolvidas nos arquivos, mostra-se como único meio de solucionar os pro- blemas verificados. Paralelamente, deve-se estabelecer programas de capacitação de pes- soal para maior eficácia no desempenho das tarefas coordenadas pelo sistema.

'

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This report refers t o the methodology used in a records management survey of the state of the currente archives in the Ministry of Ap'culture. By way of introduction, it discusses the objectives o f the survey as part of the Records Management Project developed by the National Archives, Ministry of Agrkulture, Bureau of Modemization and Administrative Reform, and Ministry of Administration. Next, .the methodology-and the- instruments-adopted-are-describedTarriving at aiidySis Ff f i e TesÜlts obtained. Finally, the study presents some conclusions showing the importance of the survey for the

construction and implantation of a systematic organization of archives in the public administration.

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ANEXO O1

C;lass i

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

ficação

Arquivamento Empréstimo

Avaliação e Seleção Eliminação

Transferência

que regulem essas ativi-

QUESTIONARIO PARA DIAGNÚSTICO D E ARQUIVOS CORRENTES

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

I

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

I

IDENT IF IC AÇÃO

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

I

i. ÚRGÃO: ENDEREÇO:

2. RESPONSAVEL PELO ARQUIVO:

I

I

1

INFORMANTE :

-ATIVIDADES DESENVOLVIDAS

3. Assinale as atividades abaixo que

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

são desenvolvidas pelo arqui

-

ARQUIVO CORRENTE vo :

PROTOCOLO

u

Recebimento

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

0

Registro e Distribuição

0

Controle da Tramitação

0

Expedição

-

U

O

O

o

o

O

-

4. Existem normas, manuais ou instruçoes dades ?

0

SIM

0

NÃO

Em caso positivo especificar:

-

ORGANIZAÇÃO DO ACERVO

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

5 . Qual

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

o método de arquivamento utilizado ?

0

Cronológico

0

Alfa-numérico

0

Por procedência

0

Alfabético

0

Geográfico ou destino

0

Numérico

O

Por assunto

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

O

Outros

--

I

-

INSTRUMENTOS DE PESQUISA

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

6. Quais o s instrumentos de pesquisa usados ?

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

0

F i c h á r i o s A l f a b é t i c o

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

a

Geográfico

.

0

Numérico-

0

Por Assunto

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

0

Cronológico

O

Outros

0

L i s t a g e n s

1

0

Método D i r e t o (Chamadas nas c a i x a s , gavetas, p a s t a s , e t c . )

-TRANSFERENCIA

E ELIMINAÇÃO

7. Ocorre t r a n s f e r ê n c i a s i s t e m á t i c a de documentos ?

0

SIM

O

NÃO

Em caso p o s i t i v o :

. - a ) P a r a onde ?

b) Qual a p e r i o d i c i d a d e ?

8.

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

J á houve eliminação de documentos ?

0

NÃO

0

SIM Natural Data

Ü

Acidental Data

Em caso p o s i t i v ó :

a ) Existem Normas ou Manuais $e Serviço que regulem a t r a n s f e r ê n c i a e a eliminaçao ? Em caso p o s i t i v o , espz

c i f i c a r :

b) C i t a r resumidamente o s c r i t é r i o s usados para: Transf e r ê n c i a :

E 1 iminação :

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

9. Existem documentos cuja informação seja recuperada mediante

automação

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

?

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0

SIM

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

O

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

NÃO

Em caso positivo descrever os documentos:

-MICROFILMAGEM

10. Existem documentos microfilmados ?

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0

SIM

O

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NÃO

Em caso positivo:

a) Descrever o( s )

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

documento( s ) :

b) Os documentos estavam previamente organizados ?

0

SIM

O

NÃO

0

SIM

O

NÃO

c) Houve eliminação após a microfilmagem ?

-

d) Cite o local onde estão arquivados:

os negativos:

0 s positivos :

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₁

DOCUMENTOS ESCRITOS

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-

11. Qunntificação total d o acervo: m lineares m 3

12. Datas-limite do acervo:

13. Descrição dos

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documentos encontrados:

-

-

iJOCUMENTOS

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

ESPECIAIS

14. Que outros tipos de documentos são guardados no arquivo ?

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0

Mapas

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0

Ampliações Fotográficas

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O

Plantas

0

Negativos F.otográficos

0

Fotografias Aéreas

0

Diapositivos

0

Discos

0

Filmes

0

Fitas Cassete

0

Vídeo-Cassetes

0

Vídeo-Tapes

15. Existem documentos de acesso restrito depositado no arquivo ?

o

S I M

0

NÃO

.

.-

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

-MATERIAL E M O B I L I A R I O

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I

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o

o

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

O

I

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17. Qua

o

e

O

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

O

16. Como e s t ã o a c o n d i c i o n a d o s os documentos ?

Caixas d e P a p e l ã o

0

P a s t a s "A a Z"

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0

Amontoados C a i x a s de P l á s t i c o

0

P a s t a s Suspensas

0

Amarrados

C a i x o t e s

O

O u t r o s :

o m o b i l i á r i o e n c o n t r a d o ?

E s t a n t e s de Aço

0

Arquivos d e

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

Aço

E s t a n t e s de Madeira

0

Arquivos d e Madeira Armários de Aço .

0

O u t r o s :

Armários d e Madeira RECURSOS HUMANOS

1

18. Fazer uma d e s c r i ç ã o s u m á r i a do g r a u de i n s t r u ç ã o e c a r g o d o s s e r v i d o r e s l o t a d o s no a r q u i v o :

I

I

I

N O t o t a l d e p e s s o a s :

I

-

O B S E R V A Ç ~ E S

Data do Preenchimento: Têcn i co:

AVALIAÇÃO D A PRODU~ÇÃO DOCUMENTAL DO MUNICI-PIO DE RIO CLARO*

PROPOSTA PARA DISCUSSÃO

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

A n a Maria Penha Mena Pagnocca””

Celia Baláissera d e Barros**

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

O conhecimento da documentação produzida pelo governo municipal é condição básica para a implantação do sistema de arquivos instituído em Rio Claro pela Lei n o

1883, de 29 mar. 1984.

A metodologia empregada nesse processo pode ser ilustrada e discutida a partir de pesquisa realizada na área-financcira da Prefeitura, dentro aa quaI-se elegeu, como ünida- de de análise, o conjunto dos serviços responsáveis pela contabilidade municipal.

Além da legislação, o trabalho valeu-se dos dados coletados através de dois instru- mentos :

a

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ficha modelo

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

I ,

reproduzida as pp. 25 e 26, que foi aplicada a cada item do- cumenta! emitido pelo ÓrgZo; e

-

a ficha modelo 2 (pp. 27-28), que foi preenchida,

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ii guisa de desdobramento, parz cada via de documento registrado na ficha anterior.

Os resultados obtidos encontram-se em:

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I

-

UNIDADE DE PRODUÇÃO DOCUMENTAL (p. 3)

É a caracterização sucinta da unidade administrativa escolhida para análjse.

I1 - PRODUÇÃO DOCUMENTAL: EMISSÁO (pp. 5-22)

Contém a identificação e a avaliação de cada item documental emitido pela unidade administrativa, condensando a maior parte das informações colhidas nas fichas 1 e 2. É o

instrumento de avaliação por excelência, na medida em que permite, pelo volume e quali- dade dos dados registrados, um juízo particularizado sobre os diversos documentos.

A rubrica “Avaliação” faz referência não só aos dispositivos legais que determinam a produção do documento, mas também

i

circulação de informações de que cada item é

fonte e/ou destino.

Quanto i “Destinação”, procurou sugerir prazos de guarda pará as fases 1 (órgão de origem), 2 (arquivo intermediário) e 3 (arquivo permanente), estabelecendo como conven- ções:

a = anos

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0 = período de exercício (ou mais, a critério do órgão de origem)

Técnicas do Arquivo Municipal de Rio Claro

Trabaiho apresentado no 60 Congresso Brasileiro de Arquivologia, Sessão de Temas Livres do dia

14/04/86.

..

, .

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.I

+

=

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sim (guarda permanente)

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

-

= não (eliminação pressuposta)

Os documentos foram dispostos de acordo com as seções responsáveis pela sua ela-

* Seção de Contabilização (no

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1 a 11);

-

Seção de Contas a Pagar (no 12 a 20); Seção de Despesa (no 21 a 25); Seção de Receita (no 26 a 28);

-

Divisão de Contabilidade

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1

Chefia (no 29 a 43).

111 - PRODUÇÃO DOCUMENTAL:

ACUMULAÇAO

(p. 23)

O quadro possibilita uma. visão global das séries acumuladas no órgão de origem, com as respectivas datas-limite, quantidade e forma de acondicionamento. O número de ordem remete para o instrumento anterior.

boração, a saber:

I

-

UNIDADE DE PRODUÇÃO DOCUMENTAL

E&uia &aroiii I I U M I ~ ~ gemia it: ciiieiru Iliiariwiru para a eiaüoraçao e o controle

dos orçamentos e balanços dos municípios (cabendo

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

A

União e, supletivamente, ao Estado

legislar a respeito), o executivo municipal dispõe de poderes para controlar a forma com que desenvolvem as atividades contábeis da Prefeitura.

Em Rio Claro estão elas centralizadas na Divisão de Contabilidade, subordinada ao Departamento Geral de Administração da Secretaria Municipal dos Negócios do Governo (Lei Municipal no 1755, de 9 de julho de 1982, não regulamentada).

A Divisão de Contabilidade compreende quatro seções :

Contabilização

-

Contas a Pagar Despesas

-

Receita

I1 - PRODUÇÃO DOCUMENTAL: EMISSÃO

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I - DIARIO

Conteúdo: data; número e nome da conta debitada; número e nome da conta creditada;

código de classificação do débito e do crédito dentro do sistema financeiro e econômico ;

histórico ; valores.

Dimensões: 23,5

X

323.

AvalUlçáo: O documento atende ao disposto na Lei Federal no 4320164, art. 83 a 100. É

elaborado com base em informações extraídas do SUMÁRIO DE EMPENHO (no 23), d o BOLETIM DE ANÁLISE DE ARRECADAÇÃO (no 26), d o PROCESSO DE PAGAMEN- TO (no 20), das FICHAS DE BANCOS (Divisão de Tesouraria

/

Departamento de Finan- ças), dos BALANCETES DE ALMOXARIFADO (Divisão de Material

/

Departamento Ge- ral de Administração) e das GUIAS DE RETENÇÃO (Divisão de Tesouraria

/

Departa- mento de Finanças e Coordenadoria de Pessoal e Serviços

1

Departamento Geral de Admi- nistração). A 2a e a 3a vias são utilizadas para o lançamento de valores nas FICHAS- RAZÃO (no 2, 3 e 4): a 2a (de cor azul) corresponde as contas creditadas e a 3a (de cor

9z

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- i

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rosa) às contas debitadas; não há necessidade de conservá-las além do período de exercí-

cio. Quanto i I ? via,

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é encadernada de modo a formar o LIV-RO DIÁRIO. de guarda per- manente. É o documento que reúne o maior número de informações sobre a administra-

ção financeira, patrimonial e orçamentária do município

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Destinação:

l ? via:

3 via:

3? via :

Seção de Contabilização (branca)

-

método numérico-cronológico Seção de Contabilização (azul)

rnktodo cronológico Seção de Contabilização (rosa)

* método cronológico

2 - FICHA-RAZÃO DO SISTEMA PATRIMONIAL

Conteiido número e nome da conta sintética;número e nome da conta ana1ítica;ano de

to. de saldo e de acumulação de débito e crédito).

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Dirnensões: 3

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1 5 X 27.5.

Aiia/iac,ão: O documento atende ao disposto na Lei Federal n? 4320/64, art. 93. As infor-

mações nele registradas servem de base para a elaboração d o BALANCETE/BALANÇO PATRIMONIAL (no 1 i ) . O método de arquivamento oferece uma forma de acesso bas- tante ágil ao administrador. Poderia ficar no órgão de origem até a aprovação do Tribunal de Contas do Estado. isto é, de 1 a 3 anos. O período de guarda intermediária,antes de sua eliminação, cobriria três gestões administrativas.

Destiriação:

13 via : Seção de Contabilização

método alfabético

F]

3 a 1 2 a -

3 - FICHA-RAZA-O DO SISTEMA FINANCEIRO

Conteúdo: número e nome da conta sintética; número e nome da conta ana1ítica;ano de

exercício; número da folha; data do lançamento; histórico; valores (de débito, de crédito, de saldo e de acumulação de débito e crédito).

Dimensões: 3 1 3 X 2 7 5

Aualiqüo: O documento atende ao disposto na Lei Federal n? 4310/64, art. 93. As infor- mações nele registradas servem de base para a elaboração do BALANCETE/BALANÇO FINANCEIRO (no 10). O método de arquivamento oferece uma forma de acesso bastan- te ágil ao administrador. Poderia ficar no órgão de origem até a aprovação d o Tribunal de Contas do Estado, isto é, de 1 a 3 anos. O período de guarda intermediária, antes de sua eliminação, cobriria três gestões administrativas.

Destinação :

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1 a

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via: Seção de Contabilizaçã6

* método alfabético

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4 - FICHA-RAZA-O DO SISTEMA ECONÔMICO

Conteúdo: número e nome da conta sintética; número e nome da conta ana1ítica;ano de exercício; número da folha; data d o lançamento; histórico;valores (de débito, de crédito, d e saldo e de acumulação de débito e crédito).

Dimensões: 3 1.5 X

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27,s.

AiialiapTo: O documento atende ao disposto na Lei Federal no 4320/64, art. 93. As infor-

mações nele registradas servem de base para a elaboração do BALANCETE/BALANÇO DAS VARIAÇÕES PATRIMONIAIS (n? 9). O método de arquivamento oferece uma for- ma de acesso bastante ágil ao administrador. Poderia ficar no órgão de origem até a apro- vação d o Tribunal de Contas d o Estado, isto é, de 1 a 3 anos. O período de guarda inter- mediária, antes de sua eliminação, cobriria três gestões administrativas.

Destinação :

1 a via : Seção de Contabilização

* método alfabético

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5 - SUM-RIO D A FICHA-RAZÃO DO SISTEMA PATRIMONIAL

Conteúdo: número da folha; nome da conta; data da operação; histórico; valores (de débi- t o e crédito).

Dimensões: 30 X 35.

Avaliação: É u m instrumento auxiliar de trabalho, que serve para a conferência dos valo-

res lançados na FICHA-RAZÃO DO SISTEMA PATRIMONIAL (n?

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2 ) . Não há motivo para conservá-lo além d o exercício.

Destinação :

1 a via: Seção de Contabilização

método numérico-cronológico

6 - SUMA-RIO DA FICHA-RAZÃO DO SISTEMA FINANCEIRO

Conteúdo: número da folha; nome da conta; data da operação; histórico; valores (de débi- to e de crédito).

Dimensões: 30 X 3 5

Avaliação: É u m instrumento auxiliar de trabalho, que serve para a conferência dos valo-

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res lançados na FICHA-RAZÃO DO SISTEMA FINANCEIRO (n?

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3). Não há motivo para conservá-lo além d o exercício.

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Destinação:

l ? via: Seção de Contabilização

método numérico-cronológico

7 - SUMÃRIO DA

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

FICHA-RAZÁO DO SISTEMA ECONÔMICO Conteúdo: número da folha; nome da conta; data da operação; histórico; valores (de débi-

to e de crédito).

Dimensões: 30 X 35.

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res lançados na FICHA-RAZÃO DO SISTEMA ECONOMICO (n? 4). Não há motivo para

conservá-lo além d o exercício. I

Destinação :

l ? via: Seção de Contabilização

método numérico-cronológico

9

8 - FICHA AUXILIAR DO SISTEMA PATRIMONIAL

Conreúdo: número e nome da conta sintética; número e nome da, conta analítica; ano de exercício; número da folha; data d o lançamento; histórico; valores (de débito, de crédito, de saldo e de acumulação de débito e crédito).

Dimensões: 3 1,s

X

27,s.

i

Avaliação: O documento atende ao disposto na Lei Federal n? 4320164, art. 93. As infor- mações nele registradas servem de base para a elaboração da DEMONSTRAÇÃO DAS CONTAS DE BANCO E COMPOSIÇÃO DO SALDO NO FIM DO EXERCÍCIO FINAN- CEIRO (n? 33), do DEMONSTRATIVO DA DÍVIDA FUNDADA INTERNA (no 41) e

do DEMONSTRATIVO DA DÍVIDA FLUTUANTE (n? 42). A FICHA permite a análise pormenorizada de algumas contas do sistema patrimonial, como é o caso de adiantamen- tos, bancos, empréstimos, cauções, consignações, etc. O método de arquivamento oferece uma forma de acesso bastante ágil ao administrador. Poderia ficar n o órgão de origem até a aprovação d o Tribunal de Contas do Estado, isto é, de 1 a 3 anos. O período de guarda intermediária, antes de sua eliminação, cobriria três gestões administrativas.

Destinação :

l ? via: Seção de Contabilização método alfabético