Otimização de estoque no Hospital:
Redução do valor de estoque e aumento
de giro utilizando a ferramenta
Software Gestão de Estoque
(GTPLAN) e Lean Six Sigma.
MAIO 2019AGENDA
1. NOSSA INSTITUIÇÃO
2. GERENCIAMENTO DA CADEIA DE SUPRIMENTOS
3. OTIMIZAÇÃO DO VALOR DE ESTOQUE
M I S S Ã O
V I S Ã O
M I S S Ã O
Ser preciso e humano para garantir a melhor experiência e resultado em saúde para o paciente.
V I S Ã O
O cuidado pleno à saúde acontece na harmonia entre o conhecimento
T R A D I Ç Ã O I N O VA D O R A
Preservação da cultura e dos marcos históricos de um hospital centenário, mas que sabe se reinventar para evoluir continuamente.
C O N H E C I M E N T O A C O L H I M E N T O
A C O L H I M E N T O
C O N H E C I M E N T O
Atenção e precisão para entregar o essencial para nossos pacientes: segurança.
S EG U R A N Ç A D O PA C I E N T E
A CO L H I M E N TO
V E R DA D E
P R OTA G O N I S M O CO L A B O R AT I VO
O hospital é um organismo vivo. Cada um precisa exercer seu papel, mas sobretudo ter
iniciativa, se enxergar no outro e trabalhar em conjunto
É na relação humana do toque e do olhar que se dá a mais profunda medicina.
A confiança é o nosso meio e a credibilidade nosso fim.
Somos íntegros com nós mesmos e com o mundo à nossa volta.
2016/2020 Implementação Planejamento Estratégico 2017 Unidade Referenciada Vergueiro Lançamento da nova marca 2015 Reacreditação Joint Commission International JCI 1897 Associação Hospital Allemão 2009 Joint Commission International JCI 2013 Inauguração da ETES -Escola Técnica de Educação e Saúde 2014 COD Centro de Obesidade e Diabetes FECS Faculdade de Educação em Ciências da Saúde 1890 ... 2009 2012 2014 2015 2016 - 2020 2012 Inauguração da Torre E Reacreditação Joint Commission International JCI 2015 Centro de oncologia Serviço Premium Planejamento Estratégico Reconhecido como Hospital de Excelência pelo Ministério da Saúde 2013
Linha do Tempo
Centro Especializado de Obesidade e Diabetes
578 m
2 • Tratamento multiprofissional e integrado de obesidade e diabetes de área construída Unidade Campo Belo1.485 m
2 • Day Clinic • Centro de Endoscopia • Centro de check-up • Fisioterapia ambulatorial • Centros de especialidades de área construída Unidade Paulista96 mil m
2 • Pronto atendimento 24h • Internação e UTI • Centro cirúrgico • Centro de especialidades • Educação e Ciência (ECS,FECS e ETES) de área construída
SAÚDE PRIVADA
Unidade Referenciada Vergueiro25,5
mil m
2 • Interação e UTI • Centro cirúrgico • Centros de especialidades de área construídaS A Ú D E
EDUCAÇÃO
E PESQUISA
Foco na geração e compartilhamento de conhecimento, capacitando e retendo talentos, fortalecendo a reputação da marca e impulsionando
a nova visão estratégica.
RESPONSABILIDADE
SOCIAL
Contribuição para o avanço sistêmico da saúde no Brasil, por meio de parcerias de
valor compartilhado para gestão de instituições públicas, agregando excelência
Prevenção Diagnóstico Tratamento Reabilitação RELACIONAMENTO COM MÉDICOS EFICIÊNCIA OPERACIONAL DESENVOLVIMENTO HUMANO FORTALECIMENTO DA MARCA EXPANSÃO E CAPILARIDADE RELACIONAMENTO COM OPERADORAS Evolução contínua do relacionamento com o
corpo clínico, para seguir atraindo, retendo e fidelizando médicos por meio de benefícios e sobretudo de estrutura e recursos de excelência para o exercício da medicina.
Foco na entrega de uma experiência única para o paciente e seus
acompanhantes, otimizando processos internos, aprimorando a infraestrutura do hospital e promovendo a inovação digital. Constante investimento no bem-estar, capacitação e aprimoramento técnico das pessoas,
fomentando o protagonismo para a mudança e uma cultura mais colaborativa. Aumento nos investimentos em marca e comunicação, colocando o posicionamento da organização em evidência e com forte presença digital, para
impactar atuais e novos pacientes.
Crescimento orgânico e inorgânico, incluindo novos leitos, abertura de unidades avançadas e especializadas e novas parcerias. Aprimoramento do modelo de relacionamento com as operadoras, visando crescimento e rentabilidade para ambas as partes. H O S P I T A L G E R A L D E A L T A C O M P L E X I D A D E , P R E D O M I N A N T E M E N T E C I R U R G I C O , C O M Ê N F A S E E M O N C O L O G I A E D I G E S T I V A CADEIA DA SAÚDE
Gerenciamento da Cadeia
de Suprimentos
MISSÃO
Planejar e administrar de modo eficaz todo o processo
de aquisição de insumos e serviços, recebimento,
armazenamento e distribuição de materiais nas
diversas unidades assistenciais e administrativas da
matriz
e
filiais,
visando
reduzir
custos
sem
comprometer a qualidade do cuidado e segurança dos
clientes internos e externos.
POLÍTICA DE ALMOXARIFADO
GERENCIAMENTO DA CADEIA
•
POLÍTICA
Visa estabelecer as necessidades de aquisição de suprimentos, incluindo medicamentos materiais hospitalares e itens diversos, para fins de reposição de estoque, bem como solicitar sua aquisição. Os objetivos do Almoxarifado são: programar, receber, armazenar, proteger, preservar e dispensar suprimentos que atendam as necessidades dos setores da Instituição conforme demanda. Ressuprimento de Estoque Recebimento de Materiais Adequação: Armazenagem Separação Entrega
POLÍTICA DE COMPRAS
GERENCIAMENTO DA CADEIA
•
POLÍTICA
Visa promover concorrências em condições de iguais oportunidades entre os fornecedores de bens e serviços por meio de critérios objetivos, íntegros e transparentes garantindo qualidade com menor custo. Os objetivos de Compras são: garantir competitividade, qualidade, segurança, legalidade e a melhoria continua no relacionamento com os fornecedores.
Contratação de Serviços Cotação de Preços
VISÃO GERAL DE LOGÍSTICA
GERENCIAMENTO DA CADEIA
•
VISÃO GERAL
Os objetivos incluem planejar, administrar e controlar o fluxo de insumos desde a escolha do item e do fornecedor até o momento de chegar no consumidor final, de forma ágil e eficiente, agregando valor a todos da cadeia. Através da implantação de automação, adequação de tecnologias digitais e capacitação dos colaboradores envolvidos no processo de suprimentos, com foco no planejamento estratégico da instituição, é possível garantir um fluxo mais eficiente e controlado.
Diretrizes do estoque
GERENCIAMENTO DA CADEIA
•
VISÃO GERAL
Diminuir o valor de estoque; Reduzir os itens em excesso;
Assegurar o abastecimento nos demais setores atendendo a demanda sem comprometer os níveis de estoque;
Otimizar verba institucional, garantindo estoque desejável e mais recursos financeiros para novos investimentos.
Otimização do Valor de
Estoque
IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA
OTIMIZAÇÃO DO VALOR DE ESTOQUE
•
PROBLEMA
Em uma gestão de estoque eficiente, é fundamental o cuidado com o nível de estoque que abastece o Hospital. Ele deve ser equilibrado de forma que não ocorra escassez, prejudicando o atendimento aos setores, ou excessos causando prejuízo e capital parado. Falhas nesse processo acarretam em itens sem movimento, itens em falta e/ou em excesso consequentemente ocorre um aumento do valor de estoque e capital parado na instituição.
É possível reduzir agressivamente os estoques sem causar faltas no hospital?
Sempre nos perguntamos quando o assunto é diminuição do valor de estoque. Como fica nosso atendimento?
IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA
OTIMIZAÇÃO DO VALOR DE ESTOQUE
•
PROBLEMA
OBJETIVOS:
Diminuir o valor de estoque; Reduzir os itens em excesso;
Assegurar o abastecimento nos demais setores atendendo a demanda sem comprometer os níveis de estoque;
Otimizar verba institucional, garantindo estoque desejável e mais recursos financeiros para novos investimentos
META:
Reduzir 15% do valor total presente em estoque:
IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA
OTIMIZAÇÃO DO VALOR DE ESTOQUE
•
PROBLEMA
OBJETIVOS:
Diminuir o valor de estoque; Reduzir os itens em excesso;
Assegurar o abastecimento nos demais setores atendendo a demanda sem comprometer os níveis de estoque;
Otimizar verba institucional, garantindo estoque desejável e mais recursos financeiros para novos investimentos
META:
Reduzir 15% do valor total presente em estoque:
AÇÕES/INTERVENÇÕES PARA MELHORIAS DO PROCESSO
OTIMIZAÇÃO DO VALOR DE ESTOQUE
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AÇÃO
Estudo da ferramenta Software Gestão de Estoque (GTPLAN) e metodologia Lean Six Sigma, análise do processo e rotina para mapear a área. Foi utilizado a metodologia DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar) como espinha dorsal do projeto e os dados analisados por meio da metodologia Lean. Segue diagrama de Ishikawa:
AÇÕES/INTERVENÇÕES PARA MELHORIAS DO PROCESSO
OTIMIZAÇÃO DO VALOR DE ESTOQUE
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AÇÃO
Figura 1. Analise do planejamento de estoque de itens sem movimento.
Figura 2. Ação dos itens de maior impacto, para busca de resultado imediato. (itens da Curva A)
AÇÕES/INTERVENÇÕES PARA MELHORIAS DO PROCESSO
OTIMIZAÇÃO DO VALOR DE ESTOQUE
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AÇÃO
Figura 3. Gerenciamento e
planejamento dos itens
padronizados e exclusivos da instituição com os setores FCC/Manutenção/CDI
Figura 4. Nova metodologia aplicada para gerenciamento de estoque junto do Fornecedor VMI.
PRÁTICA DE IMPLANTAÇÃO
OTIMIZAÇÃO DO VALOR DE ESTOQUE
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IMPLANTAÇÃO
A implementação da ferramenta de gestão de estoque (Plannexo), junto dos instrumentos e construção de plano de melhoria conseguimos os seguintes quesitos na figura ao lado.
A implementação da metodologia por VMI, gestão de fornecimento e planejamento em parceria (HAOC e fornecedor), mostra fluxo que desenhamos e desenvolvemos a fim de melhorar o atendimento do fornecedor; menor custo dos estoque e capital de giro; redução de falta no estoque; redução de excesso em estoque.
PRÁTICA DE IMPLANTAÇÃO
OTIMIZAÇÃO DO VALOR DE ESTOQUE
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IMPLANTAÇÃO
Organização da rotina do planejamento e
direcionamento das atividades do dia-a-dia. Parametrização: criação de lista de sugestões
de compras para aprovação na própria ferramenta, mediante necessidade e cenário do hospital.
Criação de políticas para cada segmento e atrativa de grupo em estoque.
PRÁTICA DE IMPLANTAÇÃO
OTIMIZAÇÃO DO VALOR DE ESTOQUE
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IMPLANTAÇÃO
Ajustado e criado calendário com cada fornecedor para otimizar espaço e minimizar estoque parado ou em excesso.
Análise de itens com estoque crítico para planejamento imediato e controle de entrega (follow-up) através da cobrança de pedidos em atraso. Implementação de painéis de indicadores e monitoramento diário do estoque sua performance mês a mês.
PRÁTICA DE IMPLANTAÇÃO
OTIMIZAÇÃO DO VALOR DE ESTOQUE
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IMPLANTAÇÃO
Para melhorias do atendimento e dos níveis de serviço, foi realizada gestão e mudanças no atendimento e nos processos do setor:
Análise e Gestão do quadro de colaboradores;
Alteração da escala de trabalho levando em consideração o fluxo de atendimento nos diferentes horários (inclusão do plantão noturno). Escala de organização de cada área operacional
(recebimento, etiquetagem, armazenamento, separação, entrega) para garantir a cobertura de todos os postos de atividades
RESULTADOS OBTIDOS
OTIMIZAÇÃO DO VALOR DE ESTOQUE
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RESULTADOS
Desde a implantação da ferramenta Software Gestão de Estoque (GTPLAN) e metodologia Six Lean Sigma, obtivemos uma redução de R$ 3milhões, ou seja, saímos de um estoque de R$13,40 milhões para R$10,2 milhões no período de Abril/2017 à Abril/2018 o que equivalente a 25% do estoque reduzido.
RESULTADOS OBTIDOS
OTIMIZAÇÃO DO VALOR DE ESTOQUE
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RESULTADOS
Além disso, a ferramenta e metodologia levou a melhorias no atendimento do setor, para taxas SLA abaixo de 10% devido à redução de itens faltantes, realocação de pessoal e melhor organização do processo.
A meta estabelecida foi alcançada, reduzindo para menos que 10% de itens não atendidos Assim com a ferramenta levou a implementação de medidas que permitiram a evolução do atendimento do Almoxarifado Central aos outros setores, e consequentemente ao paciente. Permanece o desafio de manter a taxa de itens não atendidos do SLA baixo, zelando pela qualidade do atendimento do setor. Desta maneira surge a preocupação com a melhoria contínua da qualidade dos produtos e processos oferecidos pelo setor de suprimentos.
LIÇÕES APRENDIDAS
OTIMIZAÇÃO DO VALOR DE ESTOQUE
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RESULTADOS
Mudança na cultura da gestão do estoque.
Por meio da Plannexo foi possível otimizar o saldo dos itens, com o aprimoramento e constante manutenção das melhorias estabelecidas, além do uso de novas funções disponibilizadas pela própria ferramenta, como por exemplo VMI. Redução do estoque sem prejudicar o atendimento e o suprimento dos setores da Instituição.
Reuniões diárias com os setores atendidos foram implementadas para analisar e tratar os motivos das faltas e buscar soluções para evitar impactos e atrasos aos pacientes. A performance dos colaboradores passou a ser acompanhada a partir de indicadores de desempenho de cada área, a fim de sinalizar a necessidade de treinamentos e mudanças nas funções.
LIÇÕES APRENDIDAS
OTIMIZAÇÃO DO VALOR DE ESTOQUE
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RESULTADOS
Próximos Passos:
AUTOMAÇÃO
PRÓXIMOS PASSOS
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AUTOMAÇÃO
Restrição de acesso – Segurança patrimonial
Segurança no processo assistencial e logístico
Rastreabilidade de processo e produto
Otimização do fluxo logístico
Otimização da capacidade de armazenamento
Fatores mensuráveis para payback do projeto
PRÓXIMOS PASSOS
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AUTOMAÇÃO
PRÓXIMOS PASSOS
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AUTOMAÇÃO
PRÓXIMOS PASSOS
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AUTOMAÇÃO
DESCRIÇÃO DE FUNCIONAMENTO DO PROCESSO
PRÓXIMOS PASSOS
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AUTOMAÇÃO
1) RECEBIMENTO
PRÓXIMOS PASSOS
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AUTOMAÇÃO
DESCRIÇÃO DE FUNCIONAMENTO DO PROCESSO
PRÓXIMOS PASSOS
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AUTOMAÇÃO
DESCRIÇÃO DE FUNCIONAMENTO DO PROCESSO
3) SEPARAÇÃO (PICKING)
Order start: o operador insere uma caixa vazia com uma etiqueta contendo código de barras, e vincula com uma requisição.
A caixa segue pela linha expressa de roletes motorizados.
A cada estação de armazenagem há um leitor de barras fixo, que identifica se há algum item da estação que deve ser separado e colocado na caixa. Se sim, a caixa é desviada e display de luz auxiliam a separação do item pelo operador.
O operador deve confirmar o picking através de leitura do código de barras do item para conferência. Ao finalizar, a caixa deve retornar à linha expressa.
PRÓXIMOS PASSOS
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AUTOMAÇÃO
DESCRIÇÃO DE FUNCIONAMENTO DO PROCESSO
PRÓXIMOS PASSOS
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AUTOMAÇÃO
DESCRIÇÃO DE FUNCIONAMENTO DO PROCESSO
PRÓXIMOS PASSOS
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AUTOMAÇÃO
DESCRIÇÃO DE FUNCIONAMENTO DO PROCESSO
3) SEPARAÇÃO (ROWA) ORIGEM ALEMÃ – MAIS DE 5.000 MÁQUINAS INSTALADAS AO
REDOR DO MUNDO
UTILIZADA EM CENTROS DE DISTRIBUIÇÃO E FARMÁCIAS DIMENSÕES E CAPACIDADES:
Comprimento: até 15000mm Largura: 1630mm
Altura: Até 3500mm
Armazena até 60.000 unidades 10 Segundos p/ movimento (média) Até 1080 pacotes/hora
BENEFÍCIOS:
Aumento na velocidade de separação dos produtos Controle de acesso para operar a máquina
Controle de validade e lote automático Eliminação de erros
Ressuprimento automático, reduzindo erros e falta de produtos Armazenagem de alta densidade em menor espaço
Cockpit e interface de monitoramento Entrada automática de produtos Aumento nas vendas das lojas
PRÓXIMOS PASSOS
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AUTOMAÇÃO
DESCRIÇÃO DE FUNCIONAMENTO DO PROCESSO
PRÓXIMOS PASSOS
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AUTOMAÇÃO
BENEFÍCIOS E DIFERENCIAIS DA AUTOMAÇÃO
1. Aumento da velocidade de preparação de requisições em no mínimo 30%;
2. Eliminação de resíduos e sujeiras provenientes das caixas de papelão dos fornecedores; 3. Redução do tempo de atendimento de urgências e requisições de pacientes;
4. Eliminação de erros no processo de separação;
5. Otimização da movimentação e ergonomia dos funcionários; 6. Redução do estoque atual dos produtos;
7. Sistema de reabastecimento automático por meio de níveis de estoque;
8. Gerenciamento total do fluxo de materiais/produtos/medicamentos de toda a operação; 9. Integração dos processos de almoxarifado e farmácia central;
10. Gestão total dos estoques em cada área;
11. Redução de perdas de medicamentos fora da validade;
PRÓXIMOS PASSOS
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AUTOMAÇÃO
BENEFÍCIOS E DIFERENCIAIS DA AUTOMAÇÃO
13. Sistema Picking by Light direcionando o operador por luz para separação dos itens; 14. Controle de acesso aos produtos dentro do robô ROWA (cofre);
15. Flexibilidade de manuseio de diversos produtos (medicamentos, ampolas, seringas, agulhas, cateteres, unidoses, fraldas, soros e insumos);
16. Cockpit de gestão e monitoramento dos supervisores com interface amigável e completa, podendo tomar decisões durante o processo;
17. Monitoramento de todos os produtos, requisições, atendimento e estoques no software MFC Brint;
18. Estoque e sistema de contingencia para atendimentos a pacientes caso haja alguma falha nos equipamentos automatizados;
