Relatório. Comissão Permanente de Avaliação de Desempenho do Servidor da UTFPR

Relatório

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2009

Comissão Permanente de Avaliação de Desempenho do Servidor da UTFPR

Sumário

Apresentação... 3

Relatórios apresentados pelos campi ... 4

Apucarana...5

Campo Mourão ...6

Cornélio Procópio ...7

Curitiba ...9

Dois Vizinhos ...11

Francisco Beltrão ...13

Londrina ...15

Medianeira ...17

Pato Branco ...19

Ponta Grossa ...22

Toledo ...24

Conclusão ...26

Apresentação

O presente documento tem por objetivo apresentar os relatórios elaborados pelas comissões de cada um dos 11 campi da UTFPR a respeito do processo de Avaliação de

Desempenho ocorrido no ano de 2009.

Os relatórios são apresentados de acordo com a seguinte estrutura:  População Avaliada

 Atividades Desenvolvidas (opcional)  Fortalezas

 Fragilidades  Sugestões

Em seguida, na conclusão, encontram-se descritas algumas possibilidades de atuação com relação aos dados apresentados.

Apucarana

População Avaliada

Fortalezas

 Ausência de resistência ao processo de Avaliação por parte dos avaliados;  Disponibilização de manuais de procedimentos;

 Receptividade dos servidores em relação ao resultado das avaliações.

Fragilidades

 Dificuldade de definição de quem são os clientes externos na avaliação dos setores;

 Pouca participação de docentes, alunos e comunidade externa na avaliação dos setores;

 Dificuldade das chefias em seguir o cronograma proposto;

 Dificuldade em separar a avaliação pessoal da avaliação profissional na avaliação dos setores.

Sugestões

 Sensibilizar clientes externos sobre a importância da avaliação dos setores;  Sensibilizar chefias acerca da importância de seu papel no processo de

Campo Mourão

População Avaliada

Docentes

Técnicos-administrativos

Quadro – 97

Quadro – 55

Avaliados – 89

Avaliados – 50

Fortalezas

 Incentivo e comprometimento da Direção do Campus;  Experiência da Comissão;

 Padronização dos portfólios;

 Confiança na Comissão de Campus.

Fragilidades

 Falta de incentivos ao crescimento e à participação nas atividades da Instituição, pois o mínimo já é suficiente;

 Ausência de negociação prévia dos itens abertos da avaliação;  Ausência de negociação prévia dos pesos dos itens da avaliação;  Comprometimento dos envolvidos (chefias e servidores);

 Acompanhamento dos trabalhos pela Comissão.

Sugestões

Cornélio Procópio

População Avaliada

Avaliação de TAs - 48 Avaliação de Chefias - 29 Avaliação de Docentes - 75

Avaliação de Afastados para Pós-Graduação - 8

Avaliações que não foram realizadas por motivos justificados (servidores em licença saúde durante o ano e servidores nomeados a menos de 6 meses): 19

Atividades desenvolvidas

 Reuniões

 Planejamento do processo  Elaboração do cronograma  Distribuição dos documentos  Sensibilização com os servidores  Tabulação dos dados

 Elaboração do relatório final

Fortalezas

 Redução do número de membros na Comissão (de 11 para 06) para agilizar o processo e facilitar a comunicação

 Substituição dos membros da comissão para agregar novas idéias (só dois membros não foram substituídos)

 Reunião com todos os servidores administrativos e chefias (Nas reuniões foram abordados o passo a passo do processo de avaliação e importância da negociação prévia e alimentação dos portfólios)

 Aumento no número de negociações  Uso efetivo do portfólio

 Início do trabalho de padronização do processo avaliativo entre os docentes da mesma área

Fragilidades

 Falta de credibilidade no processo

 Descumprimento de prazo (coordenadores de curso)

 Nota do chefe do setor sem relação com o resultado da avaliação dos clientes

Sugestões

 Considerar a nota do setor na avaliação do servidor em função de chefia

 Criar formas de fazer com que a avaliação do afastado funcione efetivamente para controle do que o servidor está realizando no período de afastamento  Criar comissão responsável por estudar o resultado das avaliações de forma a

Curitiba

População Avaliada

Atividades Desenvolvidas

 Planejamento;

 Distribuição do formulário impresso em todos os departamentos, pelos membros da comissão, salientando a importância do preenchimento dos mesmos;

 Reunião com os membros da comissão para distribuição das tarefas e recepção das avaliações efetuadas;

 Participação no Fórum dos chefes relembrando os prazos de entregas das avaliações;

 Ao final do prazo de entrega, envolvimento das Diretorias e Diretor Geral do campus;

 Solicitação por escrito àqueles que não entregaram as avaliações salientando a importância da entrega para o sucesso do mesmo.

Fortalezas

 Participação no fórum de Coordenadores e Chefes de Departamentos relembrando a importância da avaliação;

 Enfoque das avaliações dos docentes pelos discentes, destacando sua importância para melhoria das aulas ministradas;

 Melhoria na qualidade de serviços prestados e atendimento da clientela;

Fragilidades

 Determinados departamentos com maior quantidade de professores demonstram possui dificuldades de contato com os mesmos.

 Avaliação do setor, não deve ser feita momentaneamente, mas sim gradualmente para evitar atropelos de final de ano.

 Dificuldade de acesso em determinados departamentos e consciência do chefe.  Chefe de departamento com dificuldades de efetuar as avaliações, o sistema

não disponibiliza relação dos professores por lotação.

Sugestões

 Disponibilizar as avaliações por meio eletrônico.  Manutenção dos portifólios atualizados.

 Fazer as avaliações setoriais desde o início do ano, e no final do ano somente fazer as tabulações necessárias.

Dois Vizinhos

População Avaliada

Atividades Desenvolvidas

 Análise dos procedimentos  Planejamento do processo  Elaboração de cronogramas  Estudo quantitativo dos servidores  Distribuição de manuais

 Ampliação das urnas de avaliação do setor  Outros.

Fortalezas

 Dedicação da comissão  Mais experiência – 2° ano

 Objetividade das reuniões no Campus

 Apoio e participação da direção do Campus  Feedback aos servidores (avaliação do setor)  Efetivação da Negociação Prévia.

Fragilidades

 Pouco empenho de alguns setores na avaliação dos clientes  A não criação da subcomissão do Campus

 Impossibilidade de divisão de tarefas

 Curto período na divulgação da avaliação dos setores

 Acompanhamento irregular do Calendário de Avaliações, por causa da grande demanda de serviço.

Sugestões

 Divisão de trabalhos

 Revisão dos formulários de Avaliação do setor, com pontuação de 01 a 10.  Maior sensibilização dos setores para avaliação do cliente – lembretes.

Francisco Beltrão

População Avaliada

A) Total

B) Porcentagem

Atividades Desenvolvidas

 Análise dos procedimentos  Planejamento do processo

 Estudo quantitativo dos servidores  Distribuição de manuais

 Disponibilização de formulários

 Controle das avaliações dos servidores

Fortalezas

 Dedicação da comissão  Experiência dos membros  Objetividade das reuniões

 Definições claras de procedimentos  Delegação e divisão das tarefas

Fragilidades

 Pouco empenho dos setores

 Possibilidade de prejudicar o setor por questões pessoais  A mesma pessoa pode avaliar várias vezes o mesmo setor  Demora de algumas chefias em realizar as avaliações

Sugestões

 Maior sensibilização dos setores para avaliação do cliente

 Sensibilização das chefias em realizar as avaliações dentro das datas previstas  Informatização do formulário de avaliação dos setores

Londrina

População Avaliada

Atividades Desenvolvidas

 Sensibilização de servidores em reunião geral.  Distribuição de questionários aos setores.

Fortalezas

 Estrutura básica garantida.

 Retorno das reclamações e críticas que foram feitas a cada setor.

Fragilidades

 Poucas reuniões.

 Portaria de comissão do campus.

 Não utilização de sistema informatizado para avaliação.

 Maior conscientização dos setores, mostrando a importância da avaliação pelos clientes.

 Avisar a todos e relembrar os setores para se empenharem na avaliação.  Prazo entre a entrega do formulário pelo RH e a devolução pelas chefias.

Medianeira

População Avaliada

Número Total de Docentes: 113

Número Total de Avaliações de Docentes entregues: 89 Número Total de Técnicos: 86

Número Total de Avaliações de Técnicos entregues: 82

Fortalezas

 Experiência dos membros da comissão;  Objetividade das reuniões;

 Apoio e participação da Direção do Campus;

 Anseio por parte da comissão na melhoria do processo de avaliações em todos os sentidos para que os resultados sejam alcançados de forma satisfatória.

Fragilidades

 As avaliações são realizadas apenas para cumprir exigências da Instituição;  Não cumprimento dos prazos de devolução dos formulários de avaliação ao

RH;

 Sobrecarga de trabalho dos coordenadores para maior empenho no processo de avaliação;

 Grande parcela dos docentes não entrega certificados para compor o portfólio;

 Avaliação do cliente externo não condiz com a realidade (imparcialidade).

Sugestões

 Revisão dos formulários;

 Revisão do sistema de avaliação do setor pelo cliente externo (extinguir a caixinha e informatizar o formulário);

 Rever o item 2.1 “Fator de Formação”, devido a maioria dos Técnico-Administrativos não ter oportunidade de atualização continuada, falta incentivo e disponibilidade de recursos;

Pato Branco

População Avaliada

A) Docentes

TOTAL DE DOCENTES 198

AVALIADOS PELAS ATIVIDADES REALIZADASNA PÓS-GRADUAÇÃO 29

NÃO ATINGIU A CONDIÇÃO ESSENCIAL – FATOR DE ASSIDUIDADE E PONTUALIDADE 01

NÃO AVALIADOS EM RAZÃO DE LOTAÇÃO PROVISÓRIA P/ACOMPANHAMENTO DE CÔNJUGE

03

NÃO AVALIADOS POR MOTIVO DE LICENÇA SEM VENCIMENTOS PARA ACOMPANHAMENTO DE CÔNJUGE

01

DOCENTES INGRESSANTES APÓS JULHO DE 2009 10

DOCENTES NÃO AVALIADOS 07

B) Técnicos-administrativos

TOTAL DE ADMINISTRATIVOS 67

AVALIADOS PELAS ATIVIDADES REALIZADAS NA PÓS-GRADUAÇÃO 01

LICENÇA PARA TRATAMENTO DE SAÚDE 01

ADMINISTRATIVOS INGRESSANTES APÓS JULHO DE 2009 03

EXONERADOS EM JANEIRO DE 2010 02

Atividades Desenvolvidas

 Capacitação dos novos membros da comissão;  Planejamento do processo;

 Distribuição de manuais aos novos servidores;  Verificação das caixinhas de satisfação do clientes;  Aplicação dos formulários de avaliação das chefias;  Participação em reuniões dos setores;

 Tabulação dos dados;

 Elaboração do relatório final.

Fortalezas

 Dedicação da comissão;

 Apoio e participação da direção do Campus;

 Aceitação do programa por parte dos coordenadores;  Delegação e divisão das tarefas;

 Os resultados levantados estão sendo utilizados para subsidiar o programa de capacitação anual do campus;

 Aferir mérito para a progressão.

Fragilidades

 Pouco empenho dos setores na avaliação dos clientes;  Curto período de disponibilização da avaliação dos setores;  Inexistência ou falha na composição dos portfólios nos setores;

 Algumas chefias ainda não se conscientizaram que através da avaliação é possível propor providências para melhorar o padrão de desempenho dos seus coordenados, assim como fazer com que os mesmos tenham conhecimento de seu desempenho;

para o Planejamento Estratégico da Instituição;

 Falha na negociação: real desempenho X desempenho acordado.

Sugestões

 Definição de um número mínimo de avaliação dos setores  Maior sensibilização dos setores para avaliação do cliente

 Aprimorar a forma de utilização dos resultados oriundos do programa de avaliação, de maneira tal, que os envolvidos percebam que existe valor agregado na sistemática de mensuração, dando maior credibilidade ao processo.

 Registrar as ações de desenvolvimento que foram realizadas, de maneira que permita analisar o grau de evolução alcançado pelo servidor.

Ponta Grossa

População Avaliada

*

Docentes: 02 afastados para Pós-graduação;

Técnicos administrativos: 02 em Licença para Tratamento de Saúde.

Fortalezas

 Dedicação e experiência dos membros.

 Reestruturação da Comissão com maior representação dos setores.  Objetividade das reuniões.

 Apoio e participação da Direção do Campus.  Definição de procedimentos e parâmetros.  Delegação e divisão das tarefas.

 Orientação do processo junto aos setores.

 Cumprimento dos prazos estabelecidos no cronograma proposto.  Alteração no cronograma: finalização do processo em 2010.

Fragilidades

 Pouco comprometimento dos servidores com o processo de avaliação.  Dificuldade na cobrança e fiscalização da auto-avaliação do setor.  Pouco empenho de alguns setores na avaliação do cliente externo.  Dificuldade das chefias em definir os pontos de negociação.

 Impossibilidade da implantação do Siavi em 2009.  Atraso no início do processo de avaliação.

Sugestões

 Definir um número mínimo de formulários de avaliação dos setores.

 Continuar com a participação da Direção e Diretorias na correta aplicação do Programa da Avaliação de Desempenho.

 Divulgar os dados coletados visando a transparência do processo.

 Padronizar a forma de divulgação dos dados e de auto-avaliação dos setores.

 Definir as atribuições da Comissão Permanente do Processo de Avaliação de Desempenho do Servidor do Campus.

 Inserir no calendário acadêmico - Atividades e Eventos – as datas relevantes da avaliação do servidor.

 Colocar um banner na página da UTFPR, para divulgar a avaliação do servidor.

 Designar a Chefia Imediata a avaliação do servidor afastado para pós-graduação.

 Alterar a realização do processo de avaliação e da auto-avaliação do setor para o início do ano, a fim de que os dados do ano anterior sejam usados na definição de um plano de ação.

Toledo

População Avaliada

Número total de Técnico-Administrativos 33 Número total de Avaliações Aplicadas 30 Número total de Avaliações Devolvidas 30 Técnico-Administrativos não avaliados 03

C) Docentes

Número total de Docentes 38 Número total de Avaliações Aplicadas 27 Número total de Avaliações Devolvidas 27

Docentes não avaliados 11

Fortalezas

 Dedicação da comissão  Objetividade das reuniões

 Disponibilização de manuais de procedimentos  Definições claras de procedimentos e parâmetros  Delegação e divisão das tarefas

 Feedback aos alunos e servidores

Fragilidades

 Pouco empenho dos setores na avaliação dos clientes  Prazo curto para operacionalizar as avaliações

 Falta de comprometimento na realização das negociações

Sugestões

 Realizado contínuo trabalho de conscientização com as chefias  Maior sensibilização dos setores para avaliação do cliente  Implantação do sistema informatizado

Conclusão

Com base nos aspectos apresentados acima pelos representantes das comissões dos campi, chegou-se a algumas propostas de atuação, sendo que algumas delas seriam de responsabilidade da própria Comissão e outras precisariam contar com a aprovação do COUNI, pois envolvem modificações no regulamento da Avaliação de Desempenho da UTFPR.

Propostas de atuação a cargo da Comissão

 Continuar com a participação da Direção e Diretorias na correta aplicação do Programa da Avaliação de Desempenho;

 Divulgar os dados coletados visando à transparência do processo;

 Padronizar a forma de divulgação dos dados e de auto-avaliação dos setores;  Definir as atribuições da Comissão Permanente do Processo de Avaliação de

Desempenho do Servidor do Campus;

 Inserir no calendário acadêmico - Atividades e Eventos – as datas relevantes da avaliação do servidor;

 Colocar um banner na página da UTFPR, para divulgar a avaliação do servidor;  Alterar a realização do processo de avaliação e da auto-avaliação do setor para

o início do ano, a fim de que os dados do ano anterior sejam usados na definição de um plano de ação;

 Realização de contínuo trabalho de conscientização com as chefias;  Maior sensibilização dos setores para avaliação do cliente;

 Manutenção dos portifólios atualizados;

 Fazer as avaliações setoriais desde o início do ano, e no final do ano somente fazer as tabulações necessárias;

 Treinamento de todas as chefias, para utilização da avaliação on-line;  Maior sensibilização dos setores para avaliação do usuário;

 Sensibilização das chefias para que realizem as avaliações dentro das datas previstas;

usuários;

 Informar a todos e relembrar os setores para se empenharem na avaliação;  Aprimorar a forma de utilização dos resultados oriundos do programa de

avaliação, de maneira tal, que os envolvidos percebam que existe valor agregado na sistemática de mensuração, dando maior credibilidade ao processo;

 Registrar as ações de desenvolvimento que foram realizadas, de maneira que permita analisar o grau de evolução alcançado pelo servidor;

 Estabelecer prazo entre a entrega do formulário pelo RH e a devolução pelas chefias;

 Criar comissão responsável por estudar o resultado das avaliações de forma a destacar as competências de cada um;

 Criar formas de fazer com que a avaliação do afastado funcione efetivamente para controle do que o servidor está realizando no período de afastamento.

Propostas de atuação que envolvem mudança do

regulamento - COUNI

 Considerar a nota do setor na avaliação do servidor em função de chefia;  Rever o item 2.1 “Fator de Formação”, já que a maioria dos

Técnicos-administrativos não tem oportunidade de atualização continuada, devido à falta incentivo e disponibilidade de recursos;

 Aumentar o peso da avaliação dos discentes de 30% para 50%;  Revisão dos formulários;

 Designar à Chefia Imediata a avaliação do servidor afastado para pós-graduação ao invés da DIRPPG.