Aula-01 - Arquivologia Estratégia Concursos

(1)

Curso:

Curso: Noções de ArquiNoções de Arquivolovologia p/ Polícia Fegia p/ Polícia Federal - Cderal - Cargo 9 - Agenteargo 9 - Agente

Professor: Felipe Petrachini

(2)

AULA 01 - 1 Arquivística: princípios e conceitos.

SUMÁRIO PÁGINA SUMÁRIO PÁGINA   Bibliografia Básica ... 1 Bibliografia Básica ... 1

1. Conceitos Fundamentais de Arquivolog 1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia ...ia ... 2... 2

1.1. Arquivística: Princípios e 1.1. Arquivística: Princípios e Conceitos Conceitos ... 2... 2

1.2. Documentos ... 4

1.2.1. Classificação de documentos de arquivo. 1.2.1. Classificação de documentos de arquivo. ... 5... 5

1.2.2. Tipos 1.2.2. Tipos de Correspondências (Espécies Documentais) de Correspondências (Espécies Documentais) ... 13... 13

1.3. Órgãos de Documentação ... 15

1.4. Arquivos (Conceitos Iniciais) 1.4. Arquivos (Conceitos Iniciais) ... 21... 21

1.5. Princípios ... 23

1.6. Classificação dos arquivos 1.6. Classificação dos arquivos ... 30... 30

1.6.1. Estágios da Evolução ... 32 1.6.1. Estágios da Evolução ... 32 Questões Comentadas ... 34 Questões Comentadas ... 34 Questões Propostas ... 67 Questões Propostas ... 67

Bom meu caro, você já me conhece, e já sabe o que faremos aqui! Só me

resta agradecer pela preferência e martelar você com toda a disciplina exigida pelo

edital. Esta é a

edital. Esta é a Aula 01, e contém aprofundamentos do que vimos na aula Aula 01, e contém aprofundamentos do que vimos na aula passada.passada.

Bibliografia Básica

Não meu caro, você não precisará comprar livros para fazer esta disciplina

(só faltava esta, comprar este curso para saber que livros comprar :P). O curso e

várias questões de treino te deixarão afiado para sua prova. Entretanto, existem

10 10 38 38 0 0 13 13 40 402020

(3)

AULA 01 - 1 Arquivística: princípios e conceitos.

SUMÁRIO PÁGINA SUMÁRIO PÁGINA   Bibliografia Básica ... 1 Bibliografia Básica ... 1

1. Conceitos Fundamentais de Arquivolog 1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia ...ia ... 2... 2

1.1. Arquivística: Princípios e 1.1. Arquivística: Princípios e Conceitos Conceitos ... 2... 2

1.2. Documentos ... 4

1.2.1. Classificação de documentos de arquivo. 1.2.1. Classificação de documentos de arquivo. ... 5... 5

1.2.2. Tipos 1.2.2. Tipos de Correspondências (Espécies Documentais) de Correspondências (Espécies Documentais) ... 13... 13

1.3. Órgãos de Documentação ... 15

1.4. Arquivos (Conceitos Iniciais) 1.4. Arquivos (Conceitos Iniciais) ... 21... 21

1.5. Princípios ... 23

1.6. Classificação dos arquivos 1.6. Classificação dos arquivos ... 30... 30

1.6.1. Estágios da Evolução ... 32 1.6.1. Estágios da Evolução ... 32 Questões Comentadas ... 34 Questões Comentadas ... 34 Questões Propostas ... 67 Questões Propostas ... 67

Bom meu caro, você já me conhece, e já sabe o que faremos aqui! Só me

resta agradecer pela preferência e martelar você com toda a disciplina exigida pelo

edital. Esta é a

edital. Esta é a Aula 01, e contém aprofundamentos do que vimos na aula Aula 01, e contém aprofundamentos do que vimos na aula passada.passada.

Bibliografia Básica

Não meu caro, você não precisará comprar livros para fazer esta disciplina

(só faltava esta, comprar este curso para saber que livros comprar :P). O curso e

várias questões de treino te deixarão afiado para sua prova. Entretanto, existem

10 10 38 38 0 0 13 13 40 402020

(4)

ferramentas que sugiro que você utilize com o curso. Você já vai entender o que

quero dizer. Veja só:

http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf

O link acima te dá acesso ao Dicionário Brasileiro de Terminologia

Arquivística. É o seu grande livro. Ninguém lê o grande livro inteiro, mas sempre que

encontrar dúvidas quanto a algum termo, dê uma consultada rápida. Muitas

questões serão resolvidas com a simples consulta deste dicionário, e, à medida que

você consulta, seu conhecimento sedimenta.

http://www.conarq.arquivonacional.g

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/recov.br/Media/publicacoes/recomendaes_pomendaes_p

ara_a_produo.pdf

Este, por outro lado, é um livro possível de ler inteiro, mas, não recomendo

que o faça. Trata dos cuidados que devemos ter com a guarda de documentos. É

mais um livro de consulta. Alguns tópicos são óbvios, outros causam arrepio no

espírito até hoje.

E você professor, vai encostar na cadeira enquanto eu me viro para achar a

resposta? Lógico

resposta? Lógico que não! :P. que não! :P. Eu irei desvEu irei desvendar a Arquivendar a Arquivologia com vocêologia com vocês, des, de

maneia que os conceitos se tornem

maneia que os conceitos se tornem claros, e pareça que você claros, e pareça que você já nasceu sabendo. Ejá nasceu sabendo. E

se mesmo os mecanismos de consulta que recomendei a vocês não funcionarem, o

seu professor vai funcionar, ou morrerá t

seu professor vai funcionar, ou morrerá tentando :P.entando :P.

1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia

1.1. Arquivística: Princípios e Conceitos

Aqui começa a longa jornada de descobrimento que você, caro aluno, irá

trilhar nos meandros da Arquivologia (ou pelo menos,

trilhar nos meandros da Arquivologia (ou pelo menos, da parte que cai em da parte que cai em prova).prova).

Para quebrar um pouco o gelo,

Para quebrar um pouco o gelo, vamos visitar a história.vamos visitar a história.

O termo “arquivo” não tem uma origem precisa. Entretanto, aquela

frequentemente apontada na doutrina nos remete à antiga Grécia, com a

10 10 38 38 0 0 13 13 40 402020

(5)

Com a evolução do conceito, chegamos à palavra “archeion”, que denomina o “local de guarda e depósito de documentos” (este conceito já está mais próximo de um dos atuais conceitos de arquivo usados em concursos).

Outra parcela da doutrina remete-nos ao termo latino “archivum”, que também identifica o “lugar de guarda de documentos e outros títulos”

Qualquer semelhança com um certo capitão fictício é mera coincidência... Cuidado para não explodir o turno todo :P.

Falaremos sobre os arquivos propriamente ditos um pouco mais a frente, devemos tratar antes do objeto de seus estudos: a arquivologia.

Pois bem, saiba que não se trata de nenhum monstro dos concursos (é uma matéria bem legal e útil).

É uma disciplina, no entanto, que exigirá de você cuidado e atenção, principalmente quando você for apresentado a conceitos próprios, o seu estudo não é difícil, embora bastante teórico.

As primeiras noções sobre o assunto você verá já na aula de hoje.

E pode acreditar: seu examinador quer saber o que é arquivologia. E sem este tópico, as demais aulas serão ininteligíveis (tanto quanto a própria palavra ininteligível :P).

A arquivologia é uma ciência. Já a arquivística é o nome que se dá ao conjunto de princípios e técnicas empregados justamente no desempenho desta ciência. No Brasil, a definição da política nacional de arquivos está a cargo do CONARQ.

(6)

“O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.” 1

Para você obter acertos em uma prova de arquivologia é fundamental que você conheça o significado de muitos termos utilizados nessa disciplina. Muitas vezes, a resolução das questões se resumirá a isto. Durante as aulas estes termos serão explicados, revistos, analisados e colocados na sua cabeça com o mesmo desvelo com o qual se põe um recém-nascido no berço.

1.2. Documentos

Nós comentamos que a arquivística é um conjunto de técnicas voltadas ao atendimento dos objetivos da ciência arquivologia. Só que toda ciência tem um objeto de estudo (é da essência de todo estudo direcionar seus esforços a algum objeto :P). A arquivologia volta sua atenção ao estudo dos arquivos (que você já está ansioso para saber por que demoro tanto para chegar nele). Ok, mas existe ainda uma partícula neste contexto, que merece atenção redobrada.

Arquivos, quando a palavra é usada no sentido de “instituição”, operam um elemento básico: o Documento.

Documento é todo e qualquer registro de informação,

independentemente de sua forma ou suporte físico. Ou seja, um documento pode ser uma foto, um papel, um mapa, um cartão, um filme, fitas, CDs, disquetes, enfim, tudo aquilo que sirva como registro de um fato, de um acontecimento, de um momento.

Veja que, ao falarmos simplesmente documento, estamos abordando a acepção ampla da palavra, não estamos detalhando a sua forma ou o meio material em que ele é disponibilizado. Basta que haja registro de informação,

1_{FONTE: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm}

(7)

qualquer que seja e pelo meio que melhor convier ao usuário, estaremos falando de documento.

Logo mais a frente veremos, no entanto, como deve ser tratado um “documento de arquivo”.

Falei que documento é um registro, se é um registro deve haver um meio físico (material) onde este registro é feito, não é mesmo?

Em arquivologia este meio material onde a informação é registrada se denomina suporte (olha os termos importantes começando a aparecer). Como exemplos de suportes temos o papel; o papel fotográfico; a película fotográfica; fitas de vídeo; as mídias digitais, como um CD, um DVD, ou seja, tudo aquilo fisicamente palpável e que permite o registro de informações.

Simplificando as coisas para você, caro aluno:

Suporte (meio material) + Registro (ideia, informação) = Documento

E, meu caro, você pode puxar da sua cabeça as aulas de história, e ainda apontar como exemplos os papiros, pergaminhos, tábuas de argila, e até em pedra se achar melhor.

1.2.1. Classificação de documentos de arquivo.

As classificações adotadas normalmente pelo seu examinador são as seguintes.

- Quanto ao gênero do documento. - Quanto à espécie documental - Quanto à forma

- Quanto ao formato

- Quanto à natureza do assunto

(8)

Pois bem, embora o seu primeiro impulso deva ser o de memorizar as classificações, eu acredito que você as considerará bastante intuitivas quando eu mostrar os exemplos. Olha só:

A classificação quanto ao gênero procura separar os documentos do arquivo conforme a forma na qual a informação se manifesta. Haverá tantos gêneros de documentos quanto forem as formas possíveis de manifestação.

Veja a tabela abaixo:

Documentos Definição

Escritos ou textuais

São documentos nos quais a informação se manifesta na forma escrita ou textual. É o tipo de documento mais comum atualmente, cujos exemplos

compreendem os contratos, relatórios, certidões e o que mais você conseguir imaginar :P

Iconográficos

Esta palavra tem o mesmo radical grego da palavra "ícone" e ambos remetem à ideia de "imagem". Desta forma, estão compreendidos aqui os documentos cuja informação se manifeste através de uma imagem estática. Slides e Fotografias são excelentes exemplos.

Sonoros

Tranquilo :P, são documentos cujas informações estão armazenadas na forma de áudio. São raros os

exemplos ultimamente de documentos puramente sonoros, mas pense naquelas fitas K-7 de outrora.

Filmográficos

Falamos de documentos na forma de " imagem em movimento", independentemente de apresentarem áudio. A filmagem é um exemplo perfeito deste tipo de documento.

Digitais

Gravados em meio digital, demandando, em função desta característica, equipamentos eletrônicos para sua consulta. Esta aula é um exemplo de documento digital :P

Cartográficos

Aqui é melhor começar pelo exemplo: mapas e plantas arquitetônicas são documentos cartográficos. Através do uso de escala, representam grandes áreas através de imagens reduzidas.

(9)

Micrográficos

Este aqui você só vai conhecer no seu novo emprego. A microfilmagem é um processo que será visto

posteriormente no curso, sendo o microfilme e a microficha exemplos deste tipo.

E desta vez, vamos também conhecer a definição dada pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística:

“Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso, como documentos audiovisuais, documentos bibliográficos, documentos cartográficos, documentos cartográficos, documentos eletrônicos, documentos eletrônicos, documentos filmográficos”.

Pesadinho né? Mas não é nada que você já não saiba, só que com mais detalhes. A definição técnica vista acima dá ênfase à união dos documentos em função de suas características essenciais (caracteres essenciais), e chama a atenção a um aspecto que deixamos passar despercebido: as vezes é necessário mediação técnica para acessar a informação.

Que significa isto? Significa que não é todo mundo que consegue operar uma máquina para ler um microfilme, acessar um arquivo no computador, programar um projetor, etc. Por conta disto, a definição do Dicionário ainda reforça o fato de que as vezes será necessário o auxílio de um profissional capaz de manusear as mídias e seus respectivos equipamentos.

Quanto ao formato (aspecto físico do documento e maneira pela qual as informações se manifestam no documento) logo mais veremos uma definição mais precisa.

Sem muito segredo. Em frente.

A espécie documental é definida através do aspecto externo do documento, assumido através das informações que nele estejam contidas. Não

(10)

tem nada a ver com o suporte do documento, mas com a natureza da informação que ele pretende passar.

Ensinemos pelo exemplo: Quando eu contemplo uma certidão de tempo de serviço, eu sei que se trata de uma certidão e não de um contrato, pois as certidões, como todo documento, apresentam um conjunto próprio de características que as permitem distinguir de outras espécies de documentos. A certidão normalmente atesta uma situação fática passada ou presente, ao passo que o contrato enuncia um conjunto de direitos e obrigações entre as partes que irão assiná-lo.

Assim sendo, contrato é contrato e certidão é certidão. E cada qual é uma espécie documental.

A partir do momento que unimos o conceito de espécie documental à natureza do assunto abordado, teremos o tipo documental. Quando uma certidão atesta não qualquer informação, mas a informação da minha contagem de tempo no serviço público que determinada repartição possui em seus assentamentos, esta classificação se torna um tipo documental :P.

Não me fiz claro? Também pudera, é esta parte é o ápice da abstração. Veja só:





           





              10380134020

(11)

O tipo é um detalhamento da espécie, assim como a espécie é um detalhamento do gênero.

Graficamente:

Pois bem, e segundo o Dicionário, como fica?

Espécie Documental: “Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, folheto fotografia, fotografia memorando, ofício, planta, planta relatório.”

E já que estamos aqui, já olhemos de uma vez a definição de Tipo Documental.

Tipo Documental: “Divisão de espécie documental que reúne documentos por documentos suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São exemplos de tipos documentais cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.”.

Viu como seu professor procura suavizar as coisas? :P. Se eu só jogasse os conceitos do Dicionário, você provavelmente enlouqueceria :P.

Novamente, o conceito do Dicionário traz embutida toda a ideia que expliquei antes. Mas, caso seu examinador vá direto no conceito, você estará pronto do mesmo jeito :P.

         

(12)

Sim, sim, até agora dependemos bastante do conceito de “formato”, mas ele logo mais será visto.

Passando adiante.

A forma do documento também é objeto de classificação. Esta classificação se atenta ao estágio de produção do documento (se completo ou ainda em fase de elaboração). Veja as classificações mais comuns:

- Minuta (Rascunho) - Original

- Cópia

Formato, por outro lado, é classificação atinente ao seu aspecto físico. Está bastante ligada ao suporte do documento, embora o mesmo suporte possa dar origem a diferentes formatos. Por exemplo: apesar de servirem-se do suporte “papel”, livros, cadernos e cartões constituem diferentes formatos de documentos.

E para terminar, deixamos a classificação mais complicada para o fim: a classificação quanto à natureza do assunto.

Em outros tempos, este tema seria tão simples quanto qualquer outro. Eu enunciaria os níveis de sigilo dos documentos e faria alguma piadinha sobre cada um, passando adiante.

Entretanto, a Lei 12.527 de 2011 (mais conhecida como Lei de Acesso às Informações), alterou a disciplina dada à matéria. E, de brinde, permite que seu salário seja divulgado na internet :P.

Bom, apesar da Lei de Acesso ter alterado tanto prazos como classificações, o correspondente Decreto 4.553 de 2002 ainda apresenta a classificação anterior. O que fazer? Jogar fora o Decreto 4553 de 2002, uma vez que ele foi revogado :P. Fiquem de olho no seu material para saber se ele se encontra atualizado (no caso da nossa aula, a atualização foi feita na aula extra de legislação arquivística, e só agora aqui).

(13)

A primeira noção que você deve ter sobre este tema é a distinção entre documentos ostensivos e sigilosos.

Os documentos ostensivos são aqueles cuja divulgação não prejudica a administração. As informações contidas nestes documentos podem ser divulgadas, exibidas e publicadas sem que isto traga qualquer embaraço ou dificuldade à entidade (no seu caso, a Administração Pública).

Em contrapartida, os documentos sigilosos, em razão de sua natureza, devem ser de conhecimento restrito, demandando cuidados especiais no trato, custódia e divulgação de suas informações.

Veja a classificação atual:

                                                                                                       

Note que a prorrogação do prazo do sigilo da documentação já não é mais prevista e a classificação “confidencial” foi suprimida. Anteriormente, um documento poderia permanecer sigiloso por até 60 anos, ao passo que, sob a égide da Lei de

(14)

Acesso à Informação, este prazo pode ser de no máximo 25 anos (ao menos, é a interpretação que faz mais sentido em face do diploma legal atual).

Ah sim, caso dois documentos de níveis de sigilo diferentes estiverem reunidos, o nível de sigilo do conjunto segue o do documento mais restrito.

Sim, o tio disse que não havia previsão de prorrogação naquela tabela. Entretanto, existe uma disposição específica na Lei 12.527/2011, lá nas disposições finais e transitórias:

Art. 35 (VETADO)

§ 1o É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Informações, que decidirá, no âmbito da administração pública federal, sobre o tratamento e a classificação de informações sigilosas e terá competência para:

[...]

III - prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada como ultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional ou à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, observado o prazo previsto no § 1o do art. 24.

§ 2o O prazo referido no inciso III é limitado a uma única renovação.

Observe que é uma disposição bastante específica, pois: somente a Comissão Mista de Reavaliação de Informações poderá prorrogar o prazo de sigilo. E mais, apenas nas hipóteses descritas no inciso III do artigo 35.

E já que tocamos no assunto, vamos dar uma espiada no Decreto 7.724/2012 (que regulamenta a Lei 12.527/2011 no âmbito do Executivo Federal), nos artigos relacionados ao que acabamos de ver:

Art. 46. A Comissão Mista de Reavaliação de Informações, instituída nos termos do § 1o do art. 35 da Lei no 12.527, de 2011, será integrada pelos titulares dos seguintes órgãos:

I - Casa Civil da Presidência da República, que a presidirá; II - Ministério da Justiça;

III - Ministério das Relações Exteriores; IV - Ministério da Defesa;

V - Ministério da Fazenda;

(15)

VII - Secretaria de Direitos Humanos da Presidência da República; VIII - Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República; IX - Advocacia-Geral da União; e

X - Controladoria Geral da União.

Parágrafo único. Cada integrante indicará suplente a ser designado por ato do Presidente da Comissão.

Art. 47. Compete à Comissão Mista de Reavaliação de Informações: [...]

IV - prorrogar por uma única vez, e por período determinado não superior a vinte e cinco anos, o prazo de sigilo de informação classificada no grau ultrassecreto, enquanto seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional, à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, limitado ao máximo de cinquenta anos o prazo total da classificação; e

Basicamente o mesmo texto, com o mesmo significado, só que um pouco mais detalhado (note que o inciso IV especifica o prazo pelo qual a prorrogação pode ser feita, coisa que a Lei 12.527/2011 não fazia). Aliás, é exatamente o que se deve esperar de um Decreto em relação à Lei que aquele busca regulamentar :P.

1.2.2. Tipos de Correspondências (Espécies Documentais)

Apresento a vocês, textualmente, as espécies documentais mais comuns que aparecem em prova. De todas elas, preste especial atenção nos ofícios e memorandos. O manual do qual retirei as definições pode ser encontrado neste link:

http://biblioteca.planejamento.gov.br/biblioteca-tematica-1/textos/redacao- oficial-e-normalizacao-tecnica-dicas/texto-31-apostila-completa-de-redacao-oficial.pdf

Tem alguns tópicos interessantes para quem gosta de redação oficial (ou que precisará conhecer para quando começar a trabalhar :P). E tem todos os tipos imagináveis de documentos (eu só relacionarei os que são importantes para a prova, imaginando que seu examinador não vai inventar justo desta vez):

ATA: É o documento de valor jurídico, que consiste no resumo fiel dos fatos, ocorrências e decisões de sessões, reuniões ou assembleias, realizadas por

(16)

comissões, conselhos, congregações, ou outras entidades semelhantes, de acordo com uma pauta, ou ordem-do-dia, previamente divulgada. É geralmente lavrada em livro próprio, autenticada, com as páginas rubricadas pela mesma autoridade que redige os termos de abertura e de encerramento.

ATESTADO: Documento firmado por servidor em razão do cargo que ocupa, ou função que exerce, declarando um fato existente, do qual tem conhecimento, a favor de uma pessoa.

CARTA: Forma de comunicação externa dirigida a pessoa (física ou jurídica) estranha à administração pública, utilizada para fazer solicitações,

convites, externar agradecimentos, ou transmitir informações.

CERTIDÃO: Declaração feita por escrito, objetivando comprovar ato ou assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre em repartições públicas. Podem ser de inteiro teor - transcrição integral, também chamada traslado - ou resumidas, desde que exprimam fielmente o conteúdo do original.

CIRCULAR: Comunicação oficial, interna ou externa, expedida para diversas unidades administrativas ou determinados funcionários.

CONTRATO: É o acordo de vontades firmado pelas partes objetivando criar direitos e obrigações recíprocas.

CORRESPONDÊNCIA INTERNA: É o instrumento de comunicação para assuntos internos, entre chefias de unidades administrativas de um mesmo órgão. É o veículo de mensagens rotineiras, objetivas e simples, que não venham a criar, alterar ou suprimir direitos e obrigações, nem tratar de assuntos de ordem pessoal.

DECLARAÇÃO: Declaração é o documento de manifestação

administrativa, declaratório da existência ou não de um direito ou de um fato. EDITAL: Instrumento pelo qual a Administração dá conhecimento ao público sobre: licitações, concursos públicos, atos deliberativos etc.

(17)

MEMORANDO: O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

OFÍCIO: Correspondência pela qual se mantém intercâmbio de

informações a respeito de assunto técnico ou administrativo, cujo teor tenha caráter exclusivamente institucional. São objetos de ofícios as comunicações realizadas entre dirigentes de entidades públicas, podendo ser também dirigidos à entidade particular. Trata-se de comunicação eminentemente externa.

PARECER: Manifestação de órgãos especializados sobre assuntos submetidos à sua consideração; indica a solução, ou razões e fundamentos necessários à decisão a ser tomada pela autoridade competente.

Estes são os tipos recorrentes em prova e que pouca gente conhece o real significado (você é um desses felizardos agora). Se tiver a curiosidade de ver o link, verá que decretos, leis, instruções normativas também são documentos, mas não os coloquei aqui porque são documentos que todo cidadão conhece (ou ao menos, deveria conhecer :P).

Lógico que se você tiver dúvidas, DEVE perguntar para seu querido professor no fórum que ele te dirá até o que raios seria uma Instrução Normativa em seus mínimos detalhes :P.

1.3. Órgãos de Documentação

Os nossos queridos arquivos não são os únicos locais dedicados ao manuseio e guarda de documentos.

Desta forma, para que separemos muito bem aquilo que é objeto de nosso estudo (os arquivos) dos demais órgãos de documentação, é essencial que definamos cada um deles.

E você não terá maiores dificuldades. Cada órgão de documentação possui suas características peculiares, de maneira que dificilmente você tomará um pelo

(18)

Acompanhe o quadro para as noções iniciais:

O que podemos reparar do estudo do quadro acima? A primeira coisa é que estas instituições se distinguem pela característica principal de cada acervo, e o propósito dado por cada instituição ao mesmo (finalidade a que se propõem). Entretanto, também podemos chamar a atenção à maneira como os acervos são formados.

Embora o nosso estudo faça referência ao arquivo, é importante também que você saiba diferenciá-lo dos outros lugares apresentados (museus, bibliotecas, centros de documentação). E adivinha meu caro: cai em prova!

ACESPE (2011 Correios) já fez a seguinte afirmação: “A distinção entre

documentos de arquivo, de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem e o emprego desses documentos.”

Pois bem, vamos às definições mais específicas:

Museu: Um museu é, primordialmente, uma instituição de interesse público. O seu principal propósito é colocar a disposição do público conjuntos

•

• Locais onde a inform ação document ada pode ser conservada ( institu ições de custódia)

1 . Museus

• São instituições que colocam à disposição do público coleções de peças e objetos culturais.

• Relaciona-se a objetos de valor cult ural, podendo também estar presentes objetos tridimensionais. 2 . Biblioteca

também estar presentes objetos tridimensionais. • As suas finalidades são o estudo, a pesquisa, a cultura.

• Os docum ent os estão associados à ideia de coleção (foram reunidos por vontade de alguém)

• Pode haver v ários exemplares.

3 . Arquivos

• ode haver vários exemplares.

• Ocorre acumulação de documentos, têm natureza orgânica, formam-se por um processo natural. • Não são documentos colecionados. Normalm ente o docum ento é único, t endo sido produzido e acum ulado

apenas conforme o necessário. 4 . Centros de

Documentação

apenas conforme o necessário.

• São locais que agrupam os mais diversos tipos de documentos.

(19)

de peças e objetos de valor cultural. Veja que o museu não se importa nem mesmo com o fato de o objeto por ele custodiado se enquadrar na definição de documento. Um sarcófago, muito embora tenha informações grafadas no mesmo, não é “consultado” pelo público com o propósito de obter informações.

Centros de Documentação: Esses daqui agrupam documentos de todos os gêneros, qualquer que seja a fonte. A primeira vista, é como se os centros de documentação não mesmo possuíssem um propósito na acumulação. Entretanto, isto não é de todo verdade. O centro de documentação tem uma finalidade: informar. Normalmente estes centros possuem alguma especialização.

Meio vago? Pense em uma base de dados de uma instituição de ensino, aonde estão dispostas todas as informações das... hum... revistas de Direito da Universidade de São Paulo... Esta base de dados somente se presta a informar as revistas que estão ali disponíveis.

Biblioteca: Esse é bem mais legal (passei mais tempo que o recomendado nesses ambientes :P), e frequentemente cobrado em prova.

Comecemos pela doutrina:

“Biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso, e não produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta”. Bem compacto :P.

A biblioteca se caracteriza pela acumulação de documentos com finalidades de estudo, pesquisa, e principalmente, consulta. Outro fator importante que distingue a biblioteca de um arquivo é que os documentos custodiados pela biblioteca não são por elas produzidos no decorrer de suas atividades administrativas, mas sim obtidos através de doação, permuta ou aquisição.

E, tão importante quanto: as bibliotecas frequentemente têm mais de um exemplar de cada livro. Nós veremos mais à frente que o princípio da unicidade enxerga cada documento como único. Entretanto, bibliotecas não são arquivos e não dão a mínima pra isso :P.

(20)

A biblioteca acumula documentos com o propósito de formar uma coleção. A palavra propósito também é importante: a acumulação de documentos na biblioteca é intencional, e desta forma, não espontânea. A biblioteca deseja educar o seu público.

Mais a frente no curso, veremos que os documentos de um arquivo podem adquirir caráter cultural. Mas não se engane: a função precípua dos documentos em um arquivo é administrativa, de maneira que eventual valor cultural dos documentos é puramente acidental e só virá a ocorrer uma vez exaurida a finalidade administrativa do mesmo.

Existem mais algumas diferenças interessantes entre arquivos e bibliotecas. Vou mencioná-las em tópicos e logo depois da menção, explica-los:

- Modo como os documentos entram para a custódia da organização: guarde bem esta frase: “arquivos são órgãos receptores, enquanto bibliotecas são órgãos colecionadores”. O que exatamente isto quer dizer?

O arquivo é uma instituição com o objetivo de preservar documentos de uma organização a qual está vinculado. Assim o sendo, todo documento que adentra o arquivo é fruto das atividades daquela instituição. O arquivo simplesmente recebe os documentos que custodia. E, quase sempre, somente receberá os documentos daquela instituição.

Nos idos tempos em que eu era ATA no Ministério da Fazenda, quando concluía um processo, eu o encaminhava à GRA (que era o arquivo do Ministério). A GRA, embora recebesse os processos que eu os encaminhava quando na Receita Federal, se recusaria terminantemente a receber os documentos que eu os enviasse, com o mesmo propósito, da Prefeitura de São Paulo (onde trabalho atualmente), ainda que pudessem ter exatamente o mesmo assunto.

A GRA faz isso, pois se encontra vinculada ao Ministério da Fazenda, e assim, não tem razão alguma para armazenar documentos de outra instituição.

A biblioteca, por outro lado, busca sempre novas aquisições. Em sendo uma instituição predominantemente cultural, onde quer que haja um livro ou documento

(21)

sobre o assunto que ela deseja armazenar, lá estará o nobre funcionário da biblioteca adquirindo livros. E pouco importa se, para preencher a seção de “como plantar bananas”, os livros vierem do consulado iraniano em Madri ou da coleção particular do José das Couves, serão igualmente benvindos.

Aliás, segredo nosso: um arquivista que se preze sente arrepio quando nos referimos aos documentos do arquivo como uma “coleção” :P

- Diferença no método de organização: Talvez pareça bobagem, mas existem diferenças vitais na organização de uma biblioteca e de um arquivo. Embora a diferença em si não seja tão relevante, o fundamento que a justifica advém de um dos princípios da arquivologia: a organicidade (fica tranquilo meu filho, ao fim dessa aula você não terá dúvida alguma).

Os documentos de uma biblioteca são peças avulsas. Um livro é dotado de individualidade, e ainda que possa ser agrupado em uma coleção, não perde seu caráter individual. Tome como exemplo o bestseller “A plantação de Brócolis na República Democrática do Congo”. Este sucesso de vendas é um exemplar com um propósito. Se eu compra-lo na livraria, terei um documento completo, que possui sentido, ainda que deslocado de qualquer outro agrupamento.

Mas eu ainda posso pegar este mesmo livro e colocá-lo em uma coleção chamada “República Democrática do Congo”. Ficaria muito bem lá, e me ajudaria a entender o país. Por outro lado, de um dia para o outro, eu poderia removê-lo desta coleção e inseri-lo na coleção “Plantação de Brócolis”, o que permitiria ao estudioso do tema saber como Brócolis são plantados ao longo do mundo.

O método biblioteconômico (que não é objeto de nossos estudos) é direcionado à catalogação de peças avulsas. E tal método seria um desastre quando utilizado por arquivistas.

Os arquivos possuem uma característica interessante: seus documentos estão ligados por um contexto institucional. Desta forma, o documento de um arquivo só possui sentido completo quando unido a outros do mesmo arquivo. Se tentássemos agrupar os documentos de arquivo por assunto, por exemplo,

(22)

estaríamos cometendo uma heresia e destruindo a finalidade de toda a instituição (dramático, não? :P).

Um documento do arquivo, quando retirado de seu contexto inicial, perde grande parte de seu valor de prova (testemunho da verdade).

Arquivo: A razão de estarmos aqui hoje.

Comecemos do jeito que gosto de começar: com doutrina :P:

“Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro”.

E aqui vai mais uma, também cobrada em prova:

“a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”.

Destrinchemos.

O Arquivo tem como função a guarda e a preservação de documentos, para que as informações nele registradas também sejam preservadas e possam, primordialmente, servir adequadamente aos usuários destas informações.

Além disso, os documentos e informações precisam estar organizados, para que possam ser acessados e a sua informação compreendida.

A finalidade do arquivo é funcional. O arquivo acumula documentos como mera decorrência das atividades da instituição a que está ligado. É um processo natural e gradativo.

Outro ponto: os documentos que se encontram no arquivo estão unidos por sua proveniência. Ao contrário dos livros em uma biblioteca, os documentos de um arquivo são mantidos juntos para que, desta forma, reflitam o funcionamento e as atividades da instituição a que estão ligados.

(23)

Os documentos do arquivo dão testemunho das atividades da instituição.

1.4. Arquivos (Conceitos Iniciais)

O próprio termo arquivo teve diversos significados ao longo do tempo. E para nossa infelicidade, atualmente também designa um conjunto diferente de “coisas”. A mesma palavra “arquivo” compreende diversas ideias, e todas elas serão vistas agora e no transcorrer das aulas.

Veja os significados mais utilizados em provas:

- Arquivo é o conjunto de documentos criados ou recebidos por uma instituição, no decorrer de suas atividades, preservados para garantir a consecução de seus objetivos;

- Arquivo é a denominação dada ao móvel que se dedica à guarda de documentos;

- Arquivo é o local físico (prédio, edifício) onde o acervo de documentos encontra-se conservado.

- Arquivo é o nome dado à instituição cujo objetivo seja o de guardar e conservara os documentos.

E não para por aí meu caro colega. Existem mais dois conceitos que eu, sinceramente, recomendo que você tenha em mente quando for buscar a sua vaga:

“Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”

Essa primeira definição é de Marilena Leite Paes, doutrinadora pela qual o CESPE tem carinho especial :P (nem queira saber quantos livros estão na minha mesa agora para montar sua aula).

(24)

Mas nem mesmo o CESPE, no alto de sua torre de marfim, poderá

negligenciar a definição legal. Aí temos a Lei 8.159 de 08 de janeiro de 1991, a qual

dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e

dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.privados.

Lá, em seu artigo

Lá, em seu artigo 2º, temos também uma definição de arquivo:2º, temos também uma definição de arquivo:

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

suporte da informação ou a natureza dos documentos.

O arquivo, ao contrário do futebol, não existe para atender a um clamor

popular. A população em geral não se veria

popular. A população em geral não se veria atormentada se o governo, de uma horaatormentada se o governo, de uma hora

para a outra, resolvesse triturar e encaminhar para a reciclagem todos os

documentos de todos os arquivos públicos do país (ambientalistas, inclusive,

vibrariam com a medida).

Mas quem pensa assim se esquece (ou nunca conheceu) a beleza e poesia

da função dos arquivos. O arquivo serve à administração, e desta forma, mantém

viva a história da instituição. O acúmulo de documentos, desde que preservada a

proveniência e organicidade dos mesmos, dará testemunho das atividades da

instituição, pois de certo modo, espelhará a

instituição, pois de certo modo, espelhará a própria estrutura organizacional.própria estrutura organizacional.

Vou dar um exemplo a vocês. Desde que entrei no serviço público, mantenho

várias pastas com cópias de meus holerites, portarias de nomeação, designações

para chefia e outros dados funcionais. Conforme este meu arquivo vai recebendo

novos documentos, ele vai espelhando o meu histórico funcional, e de certo modo,

refletindo minha vida laboral desde 2009. Quem consultar as informações da minha

pasta conhecerá o Felipe enquanto profissional e tudo que ele fez e significou para

as instituições públicas deste país (ok, meio

as instituições públicas deste país (ok, meio metido, mas grave a ideia).metido, mas grave a ideia).

“Que sua eminência ordene em todas e em cada uma das províncias que se

reserve um prédio público no qual o magistrado (defensor) guarde os documentos,

escolhendo alguém que os mantenha sob custódia, de forma que não sejam adulterados

e possam ser encontrados rapidamente por quem os solicite; que entre eles haja

10 10 38 38 0 0 13 13 40 402020

(25)

Ainda é possível decompor as funções desempenhadas pelo arquivo em

outras, mais específicas.

-- Promover a guarda de documentos que circulam na instituiçãoPromover a guarda de documentos que circulam na instituição,,

utilizando, para tal finalidade, técnicas que permitam o arquivamento ordenado e

eficiente (lembra-se do IIRGD?)

-- Garantir a preservação dos documentosGarantir a preservação dos documentos, acondicionando-os, acondicionando-os

adequadamente, levando em consideração que fatores ambientais são capazes de

destruir o suporte onde a informação encontra-se registrada (a gente chega lá), tais

como temperatura e umidade.

-- Atender aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentosAtender aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição, atendendo à demanda de informações.

pelos diversos setores da instituição, atendendo à demanda de informações.

Estas funções são as mais importantes, mas desde que você pegue a ideia

principal do curso (que é o que tento transmitir de maneira mais poética), você

simplesmente não conseguirá errar questões de arquivologia, já que as alternativas

erradas terão de se afastar dos f

erradas terão de se afastar dos fundamentos da disciplina.undamentos da disciplina.

1.5. Princípios

Princípios, de maneria bem concisa, são diretrizes que guiam a criação de

regras dentro de determinada disciplina.

Aliás, o estudo dos princípios é tão importante e vital que você acertará

questões em prova simplesmente porque a alternativa desrespeita algum dos

princípios que vou relacionar.

Entenda:

Entenda: nenhuma regra de arquivologia ou arquívistica poderá entrarnenhuma regra de arquivologia ou arquívistica poderá entrar

em conflito com estes princípios

em conflito com estes princípios, justamente porque, justamente porque as regras são construídasas regras são construídas tendo os princípios como guia

tendo os princípios como guia. Isto, meu caro aluno,. Isto, meu caro aluno, não quer dizer que osnão quer dizer que os

princípios não possuam exceções

princípios não possuam exceções, só quer dizer que, só quer dizer que a exceção não pode virara exceção não pode virar

regra regra :P. :P. Mãos à obra! Mãos à obra! 10 10 38 38 0 0 13 13 40 402020

(26)

Aliás, o estudo dos princípios é tão importante e vital que você acertará

questões em prova simplesmente porque a alternativa desrespeita algum dos

princípios que vou relacionar.

Entenda:

Entenda: nenhuma regra de arquivologia ou arquívistica poderá entrarnenhuma regra de arquivologia ou arquívistica poderá entrar

em conflito com estes princípios

em conflito com estes princípios, justamente porque, justamente porque as regras são construídasas regras são construídas

tendo os princípios como guia

tendo os princípios como guia. Isto, meu caro aluno, não quer dizer que os. Isto, meu caro aluno, não quer dizer que os

princípios não possuam exceções, só quer dizer que a

princípios não possuam exceções, só quer dizer que a exceção não pode virar regraexceção não pode virar regra

:P. :P. Mãos à obra! Mãos à obra! Proveniência Proveniência Também denominado

Também denominado princípio do respeito aos fundosprincípio do respeito aos fundos, este princípio tem, este princípio tem

a seguinte premissa: “Os arquivos

a seguinte premissa: “Os arquivos originários de uma instituiçãooriginários de uma instituição ou pessoaou pessoa

devem manter sua individualidade

devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de, sem jamais se misturarem aos de origemorigem diversa.”

diversa.”

A definição do Dicionário de Terminologia Arquivística não se afasta muito

disto:

“Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido “Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.”

outras entidades produtoras.”

Também chamado princípio do respeito aos fundos

E faz todo o

E faz todo o sentido, como veremos abaixo.sentido, como veremos abaixo.

Eu sei que “jamais” é uma palavra meio forte para concurso, mas este

princípio é a viga mestra da arquivística, então, é um dos poucos “jamais” e

“nuncas” que você deve ponderar antes de excluir a alternativa.

Lembre-se:

Lembre-se: o arquivo busca demonstrar, através do acúmulo deo arquivo busca demonstrar, através do acúmulo de documentos, o modo de funcionamento da instituição

documentos, o modo de funcionamento da instituição. Não faz sentido, tendo. Não faz sentido, tendo

este objetivo em vista, misturar documentos de vários órgãos e entidades, pois

descaracterizaria aquilo que PAES chamou de “base do conhecimento da história”.

10 10 38 38 0 0 13 13 40 402020

(27)

E as bancas adoram estes assunto, veja só:

ESAF (ANA 2009): “A base teórica das intervenções arquivísticas, que garante a constituição e a plena existência da unidade fundamental em Arquivística é o princípio da proveniência”

Já a FCC (2011 TRE- AP) assim o definiu: “Quando os arquivos originários de uma instituição mantêm sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa, diz-se que foi respeitado o princípio da proveniência.”

Você também encontrará este princípio como “princípio do respeito aos fundos”, ou similar francês :P.

Organicidade

Está relacionado ao termo “orgânico”. Todos os seres vivos (e portanto, seres orgânicos) possuem diversos órgãos, cada qual com uma função específica, que, apenas em conjunto, cumprem sua função (no caso, manter você vivo e estudando para virar funcionário público).

Conforme nosso querido, e sempre tido em maior conta, Dicionário de Terminologia Arquivística:

“Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora”.

Os documentos mantêm relações entre si, como partes de um organismo. Ou, melhor ainda, os documentos são produzidos e recebidos, naturalmente, como resultado das atividades desenvolvidas em uma organização, seja ela pública ou privada.

A organicidade garante a organização dos documentos, de maneira que estes reproduzam, da maneira mais fiel possível, a própria estrutura da entidade que os produziu. Também é frequentemente associado com o princípio da proveniência, sendo enxergado como decorrência lógica deste.

Trata-se de relação natural entre os documentos de um arquivo, em decorrência das atividades da entidade produtora.

(28)

CESPE 2011 Correios: “A organicidade do arquivo se verifica na relação que os documentos mantêm entre si em decorrência das atividades do sujeito acumulador, seja ele pessoa física ou jurídica.”

E aqui tinha pegadinha para quem só memoriza :P. Veremos mais tarde o princípio da cumulatividade. Você deve ter muito cuidado pois as bancas podem citar algum termo próximo a um princípio (como foi o caso de acumulador nesta afirmação) sem, no entanto, estar se referindo necessariamente a ele (cumulatividade). Você precisa estar atento para o contexto da afirmação.

CESPE (2011 EBC):“O caráter orgânico dos documentos de arquivo decorre do fato de que esses documentos são produzidos e recebidos, naturalmente, como resultado das atividades desenvolvidas em uma organização, seja ela pública ou privada.”

FCC (2011 TRT-23ª): “Ao definir arranjo como o processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e também o de agrupamento de tais unidades entre si, numa relação igualmente significativa, Schellenberg evoca o princípio da organicidade.”

Pertinência

Leva em consideração o assunto (o tema), independentemente da proveniência ou classificação original. É um princípio utilizado em determinadas classificações de um documento, quando o tema tem uma relevância.

Veja o que diz o Dicionário:

"Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático".

Macete: Lembre-se de que, quando você vai fazer uma redação, ela precisa ser pertinente (apropriada) ao tema requerido.

Alguns pontos da doutrina veem este princípio como conflitante com o princípio da proveniência. E de fato, ele é. Como o critério de acumulação aqui é

(29)

o “assunto”, e não “documentos produzidos ou recebidos pela instituição”, dificilmente se conseguirá atentar a ambos.

Alguns vão mais longe: afirmam sem medo algum que o princípio da pertinência não tem mais aplicação na Arquivística. O próprio Dicionário de Terminologia Arquivística Brasileira afirma em suas referências que tal princípio já não encontra mais uso, preservado apenas para conhecimento das gerações futuras a respeito da evolução da nossa disciplina. Eu não sou tão corajoso :P. o CESPE pode, ou não, partilhar deste entendimento, então, vou nos proteger o ensinando.

Entretanto, o princípio da proveniência é a viga mestra da arquivística. Tudo que existe e existirá é elaborado com esse princípio em mente. Qualquer conflito entre pertinência e proveniência, fique com este.

(CESPE 2011 Correios): Quando há necessidade de se reclassificar os documentos por tema, sem se levar em consideração a sua proveniência ou a classificação original, estará sendo aplicado o princípio da pertinência.

Cumulatividade

Segue o pensamento do acúmulo natural dos documentos. A ideia de que o arquivo é uma formação espontânea, natural, progressiva e sedimentar. (FCC 2011)

Nem poderia ser diferente: o arquivo é gerado a partir do acúmulo de documentos produzidos e recebidos por uma instituição. É através do próprio acúmulo que se obtém o arquivo.

Muito importante:

Lembre-se que os documentos de arquivo não são coleções. Da ordem original (ou da ordem primitiva)

Está relacionado ao arranjo original dos arquivos, é o “princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou

(30)

Aliás, este princípio representa a própria garantia da organicidade dos documentos. Mantendo-se a ordem original, preservamos a intenção de que o arquivo reflita o curso das atividades da instituição a que serve.

Da territorialidade

Este princípio estipula que os arquivos deveriam ser conservados nos serviços de arquivo do território em que foram produzidos.

Acaba por ter dois desdobramentos:

Proveniência territorial: os documentos deveriam permanecer nos arquivos do território onde foram produzidos. Lembre-se proveniência nos remete a origem, quando territorial esta ligada ao local de origem, ou seja, onde foram produzidos.

Pertinência territorial: os documentos deveriam ficar nos arquivos do território para o qual remete o assunto (o tema) neles tratados. Lembre-se, pertinência nos remete ao assunto, ao conteúdo do documento.

Os tópicos seguintes ora são tratados como princípios, ora como meras características dos documentos, relacionadas aos princípios apresentados. Quer sejam tratados como uma coisa quer como outra é importante que você os conheça: Imparcialidade- está no fato de que eles são inerentemente verdadeiros, livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos quais são usados hoje. Os arquivos não têm interesses, paixões, vontades ou ambições, eles simplesmente registram.

Organicidade- Os documentos refletem características da organização que o produziu. Esses documentos são produzidos e recebidos, naturalmente, como resultado das atividades desenvolvidas em uma organização, seja ela pública ou privada.

Naturalidade – Decorre da maneira como os arquivos se originam, naturalmente, em decorrência da acumulação de documentos.

Autenticidade – Os documentos são produzidos, recebidos, armazenados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser

(31)

comprovados. Um documento autêntico é aquele que possui o mesmo conteúdo do documento original.

Perceba que não se deve associar autenticidade à veracidade como fazemos usualmente. Um documento autêntico não garante a veracidade de um fato, apenas atesta que o conteúdo do documento está de acordo com o original.

Acessibilidade - Característica que está relacionada à possibilidade de localização, recuperação, apresentação e interpretação do documento.

Unicidade – Os documentos de arquivo têm caráter único, independentemente da existência de outro documento semelhante ou tido como igual (como uma outra via). Os documentos são únicos na medida em que cada um deles sofreu um processo de produção diferente de todos os demais. Pense em um RG e sua cópia fiel. O RG em si é um documento produzido normalmente pela Secretaria de Segurança, ao passo que a cópia, com as mesmas informações, foi produzida através de um processo de fotocópia.

Desta forma, cada documento do arquivo normalmente é produzido em uma única via, ou então, em número limitado de cópias.

Inter-relacionamento- Decorre do caráter orgânico, ligando os documentos uns aos outros através de uma relação complementar. Quando um documento é separado de seu conjunto ele perde muito do seu significado.

Eu quase fiquei sem cores agora. Estes são os princípios mais prováveis de serem cobrados em prova. Existem uma infinidade de muitos outros surgindo enquanto a doutrina se desenvolve, mas que eu nunca vi serem cobrados (nem quando fazia provas da matéria, nem agora que pesquiso sobre o assunto).

Não faz sentido reproduzi-los aqui. A você, meu bom aluno, recomendo o bom senso. Arquivologia e Arquivística, embora sejam matérias de muito conteúdo, não podem ser tratadas como matérias de pura memorização. Se uma questão de prova abordar algum princípio que não esteja aqui, antes de simplesmente cortá-lo, pense um pouco se ele faz sentido dentro do que expliquei na aula.

(32)

E lógico que se só restar uma alternativa capenga, pode passar a caneta nela :P.

1.6. Classificação dos arquivos

Um professor meu, ainda na faculdade, me disse algo importante: não existem classificações boas ou ruins, mas existem classificações úteis ou inúteis. Assim, toda classificação tem um propósito, e enquanto este propósito for alcançado, a classificação permanece útil (merecendo ser estudada).

Pois bem, aqui não tem muito segredo. As classificações dos arquivos mais lembradas na doutrina (e cobradas em prova) são as seguintes:

- quanto às entidades mantenedoras;

- quanto aos estágios da evolução do arquivo (esta classificação é vital para a aula de gestão de documentos);

- quanto à extensão de sua atuação; - quanto à natureza do documento.

No que se refere às entidades mantenedoras, sugiro a memorização do quadro abaixo, descrevendo as entidades que mais costumam ser cobradas em prova.

Fonte: PAES, Marilena Leite

(33)

Naquilo que é pertinente à extensão de sua atuação, as classificações são bem intuitivas e simples:

- Arquivos Setoriais: aqueles estabelecidos junto a órgãos operacionais, servindo como arquivo corrente. Não entendeu nada? O órgão operacional dessa história é a sua repartição, que produz os documentos ou os recebe. Entretanto, ao invés de colocar os documentos produzidos em um armário para cada funcionário, pode-se resolver juntar todos eles em um... arquivo :P... próximo ao setor, para que fiquem mais fáceis de serem localizados e trabalhados.

- Arquivos gerais ou centrais: estes recebem os documentos correntes provenientes de diversos órgãos que integram a estrutura da instituição, centralizando as atividades do arquivo corrente. Pensando na estrutura do Ministério da Fazenda: a Receita Federal do Brasil e a Procuradoria da Fazenda Nacional produzem documentos ao longo de suas atividades. Uma vez encerrada a fase administrativa, estes processos são todos, indistintamente, encaminhados à Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda (SAMF), o qual possui, entre outras unidades, o nosso querido arquivo geral, um órgão inteiramente dedicado a receber processos e armazenar documentos.

Quase terminando...

No tocante à natureza dos documentos, depois de muita briga entre os integrantes da profissão, sobre o que comporia esta classificação, chegaram a um acordo sobre o assunto (como eu disse, classificações devem ser úteis, do contrário, não tem razão de existir).

Especial cuidado aqui, os termos têm nomes parecidos, e a chance de o examinador tirar vantagem disso pra te passar rasteira é enorme:

- Arquivo Especial: este arquivo tem sob sua guarda documentos com variados suportes (diz pro seu professor que você lembra o que significa suporte :P). A forma como a informação é armazenada varia bastante. Podem ser fotografias, discos, fitas, microfilmes, disquetes... encontra-se basicamente de tudo.

(34)

Merecem tratamento especial em seu armazenamento, bem como em seu registro, controle e conservação.

- Arquivo Especializado: Não tem absolutamente nada a ver com o outro arquivo (que nem vou escrever o nome para você não ficar com ele na cabeça).

Chama-se de arquivo especializado aquele que possui sob sua custódia documentos oriundos de um campo específico da ciência humana. Só com exemplo mesmo: arquivos médicos, arquivos de engenharia, arquivos de direito... acredito que você tenha entendido a ideia.

Mas essas foram bobinhas :P. A próxima é uma classificação que vai te assombrar pelo resto do curso.

1.6.1. Estágios da Evolução

Esta classificação é tão importante que merece um capítulo a parte. Veja o quadro:

Na próxima aula veremos porque estes três arquivos podem ser arranjados neste esquema de etapas. Mas por enquanto, é bom que você já aprenda a seguinte diferenciação:                10380134020