PRÓXIMO NÍVEL
INTRODUÇÃO
Você escolheu o Zoom para sua organização se comunicar e colaborar. Você gosta da escalabilidade e da facilidade de implantação e uso. Um benefício significativo dessa plataforma é que suas equipes podem fazer conferências de vídeo, por telefone e compartilhar conteúdo umas com as outras usando um PC, notebook ou celular.
Mas, conforme você implementa o Zoom na sua organização, você percebe que usar apenas um PC, notebook ou celular pode não oferecer a experiência mais profissional ou produtiva para todos os estilos e ambientes de trabalho da sua organização.
Seja trabalhando remotamente ou no escritório, sua equipe terá resultados melhores se você adicionar dispositivos inteligentes às suas reuniões, salas e telefones do Zoom. Uma qualidade de áudio e vídeo empresarial pode
melhorar o engajamento da equipe em várias frentes, começando pela base neurológica do que gera uma boa reunião: a conexão humana. Escolher os alto-falantes, as câmeras, os fones de ouvido e os telefones certos para sua organização pode reduzir o estresse, melhorar o entendimento e ajudar a vencer a fadiga causada por essas reuniões. Mas, com tantas opções, como selecionar aquelas que atenderão às necessidades de todos?
Este guia foi projetado para ajudar você a avaliar suas necessidades rapidamente e tomar decisões bem informadas sobre os tipos de dispositivo de áudio, vídeo e telefonia de nível empresarial que ajudarão a levar sua implantação do Zoom ao próximo nível.
SUMÁRIO
p.2 Introduçãop.3 Qual a importância de uma boa experiência do Zoom? p.4 Começando do início
p.5 O cenário atual de dispositivos: o que você precisa saber p.7 Considerações importantes sobre dispositivos para TI p.8 Comece com um projeto piloto
QUAL A IMPORTÂNCIA DE UMA BOA
EXPERIÊNCIA DO ZOOM?
Em casa, no escritório, na rua… Os funcionários são altamente móveis e estão trabalhando de lugares mais diferentes que nunca. Todos nós aprendemos que é possível trabalhar de qualquer lugar, desde que haja uma conexão com a internet. E sim, os microfones, alto-falantes e câmeras dos notebooks e celulares da sua equipe funcionam com a plataforma do Zoom. Mas o que muitos perceberam da maneira mais difícil, durante esse período de trabalho em casa, é que a simples adição de um fone de ouvido ou uma webcam de qualidade pode eliminar distrações, garantir que todos participem igualmente e melhorar a produtividade geral
de cada chamada.
Uma experiência melhorada do Zoom garante o máximo de retorno do seu investimento, aumenta a agilidade e a produtividade da sua força de trabalho e protege a continuidade dos seus negócios.
COMEÇANDO DO INÍCIO
Nem todo mundo trabalha da mesma forma. Antes de avaliar os dispositivos, você precisa identificar
e entender os diferentes ambientes de trabalho da sua organização, onde quer que eles estejam. Você também precisa considerar estilos de trabalho diferentes e reconhecer que as pessoas têm necessidades e preferências diferentes para os equipamentos de comunicação que usam. Um tipo de dispositivo não funcionará
em todos os casos.
ESTILOS DE TRABALHO
EXECUTIVO CONECTADO
• Executivo amante de tecnologia que vai aonde precisam dele para tomar decisões e resolver problemas • Precisa se comunicar em diversos ambientes, como na sua mesa, no carro ou no aeroporto
• Usa mais ferramentas de comunicação que qualquer outro tipo de funcionário, então precisa permanecer conectado em todos os dispositivos
FUNCIONÁRIO FLEXÍVEL
• Divide seu tempo entre o escritório, sua casa e viagens • Sempre inovando e adaptando seus canais de comunicação
• Precisa estar sempre conectado e se comunicar usando vários dispositivos
COLABORADOR/COMUNICADOR DE ESCRITÓRIO
• Estilo de trabalho no escritório que é colaborativo e aberto a novas tecnologias
• Mais confortável com sistemas e dispositivos conhecidos e precisa gerenciar as comunicações entre vários dispositivos sem interrupções
• Passa a maior parte do tempo na mesa e precisa bloquear ruídos de fundo, interrupções e distrações, enquanto mantém a privacidade das chamadas
AMBIENTES DE TRABALHO
EM MOVIMENTO
• Indivíduos que trabalham fora de casa ou do escritório
• Podem estar a caminho do escritório em busca de mais foco ou colaboração ou pode estar fora do escritório visitando clientes, parceiros ou fornecedores
• Usa uma combinação de dispositivos de voz e vídeo projetados para serem muito leves e portáteis
NA SUA MESA
• Indivíduos trabalhando no seu próprio espaço pessoal
• Pode ser na mesa, no escritório ou em casa, com ou sem privacidade
• Usado principalmente para trabalho com mais foco e colaboração por voz/vídeo
ESPAÇO PARA REUNIÕES
• Menos de 6 participantes • Reuniões agendadas ou não
• Usado para conversas individuais e discussões em equipes pequenas
SALA DE CONFERÊNCIA
• Mais de 6 participantes
• Reuniões geralmente agendadas
• Usada para análises de equipes de projetos e reuniões com fornecedores
SERVIÇO AO CLIENTE
• Geralmente, são ambientes de alta densidade projetados para oferecer suporte a chamadas de atendimento recebidas/realizadas
• Ambientes cada vez mais distribuídos e virtuais em que o indivíduo trabalha de casa • Exige dispositivos leves, confortáveis e resistentes para um uso de alta demanda
O CENÁRIO ATUAL DE DISPOSITIVOS:
O QUE VOCÊ PRECISA SABER
Os dispositivos compatíveis com o Zoom em todos esses estilos e ambientes de trabalho geralmente se encaixam em três categorias: videoconferência, telefones e fones de ouvido. Entender a posição de cada categoria dentro
da ecosfera de comunicação ajudará você a determinar a melhor configuração para a implantação do Zoom exclusiva da sua organização.
VIDEOCONFERÊNCIA COM REUNIÕES E SALAS DO ZOOM
Notebooks, PCs e dispositivos móveis oferecem aos usuários a flexibilidade de participar de reuniões em diferentes locais e nos dispositivos que eles acharem mais conveniente, mas eles não foram criados pensando na otimização para videoconferências. Fazer chamadas de vídeo o dia todo na mesa da cozinha nos ensinou que as distrações
de um escritório compartilhado — outras pessoas falando, distrações visuais e barulhos da copa — também acontecem em casa. Mesmo sem as distrações, a qualidade com que você vê os outros e é visto, o que acontece quando você se move e a qualidade do seu áudio podem fazer uma diferença enorme!
PARA INDIVÍDUOS DENTRO E FORA DO ESCRITÓRIO
Com que frequência as pessoas usam a câmera e o microfone padrão do notebook ou tablet? Todos nós ouvimos sons abafados e vimos salas com iluminação precária o bastante para saber que isso é muito comum. Para uma experiência melhor, use uma webcam em HD e um fone de ouvido de nível empresarial ou um alto-falante pessoal com cancelamento de ruído para o áudio. Dispositivos de áudio especialmente criados como esses incluem recursos para bloquear distrações com ruídos de fundo dentro e fora do escritório (seja de colegas barulhentos, papéis sendo manuseados, aparadores de grama e cães latindo, por exemplo).
Além disso, uma boa experiência de vídeo vai além do que você consegue ver, ela também inclui o que o outro lado pode ver e ouvir. As câmeras integradas de notebooks geralmente têm uma qualidade baixa, e foram projetadas para uma experiência de vídeo ocasional. Uma webcam independente em HD oferecerá uma qualidade de imagem melhor e mais nítida, com cores mais vibrantes e precisas, melhor ajuste para diferentes condições de iluminação,
além da capacidade de posicioná-la em um ângulo mais favorável.
Com essa combinação, você pode ouvir e ser ouvido, ver e ser visto, de maneira clara e consistente.
NO ESCRITÓRIO
No escritório, você também precisa de uma solução otimizada para salas de conferência do Zoom de todos os tamanhos. Além disso, você quer uma experiência consistente para participar de reuniões, onde quer que elas sejam realizadas. Uma solução de vídeo para salas empresariais oferece a experiência visual de maior qualidade possível para grupos que conversam com participantes remotos. Por quê? Porque esses sistemas foram projetados para garantir que as pessoas que não estão na sala tenham a mesma experiência que aquelas que estão.
Quem está falando? Sobre o que é aquela conversa paralela? Quem está sentado ao lado do CEO? Câmeras compatíveis com o Zoom usam alta resolução e alta taxa de quadros para oferecer um vídeo nítido em telas grandes. Alguns modelos incluem câmeras com foco automático que enquadram os participantes ou focam no que está falando sem a necessidade de ajustar a imagem. Sem um bom rastreamento de vídeo na sala, os funcionários remotos não conseguem acompanhar a discussão e podem se sentir deixados de lado — um fator importante do estresse em reuniões, que pode levar a um engajamento menor nas colaborações. Uma experiência de alta qualidade reduz esse estresse e melhora os resultados.
O áudio da videoconferência é tão importante quanto a imagem. Todos os participantes precisam ser ouvidos igualmente para evitar falhas na comunicação. Algumas soluções usam designs de microfone sofisticados e tecnologias de abafamento de som para capturar as falas de qualquer lugar da sala, eliminando ruídos que causam distrações como o eco formado ou pessoas digitando.
DISPOSITIVOS PARA ZOOM PHONE
O Zoom Phone oferece conexões de voz sobre IP (VoIP) com recursos de chamadas comuns e acesso a PSTN. Ao implantar o Zoom Phone, oferecer às pessoas telefones de mesa e de conferências compatíveis com o Zoom (a flexibilidade de que elas precisam) ajuda a melhorar a taxa de adoção, a qualidade e a
produtividade das chamadas.
Dispositivos de chamadas de conferência especialmente criados garantem uma qualidade de áudio nítida que possibilita uma colaboração genuína. Os melhores telefones para conferência oferecem uma tecnologia de bloqueio de ruído para que o outro lado da chamada ouça você claramente, sem as famosas distrações, como pessoas digitando ou comendo. E, dependendo do tamanho da sala de reuniões, esses sistemas de telefone específicos podem ter microfones de alta qualidade e um rastreamento com aprendizado de máquina para garantir que cada participante seja ouvido por todos na reunião.
Para funcionários que participam de chamadas do Zoom na mesa deles, o benefício de um telefone de mesa compatível com o Zoom é simples: sempre conectados, esses dispositivos dedicados permitem uma conexão fácil e rápida com todos os recursos de chamada que suas equipes exigem. E o acesso a reuniões com um toque facilita a conexão, sem precisar ligar o computador. Adicione essa simplicidade à qualidade: telefones com voz de alta definição oferecem mais que o dobro da nitidez de chamadas comuns, para conversas mais vibrantes e naturais. Mesmo no escritório compartilhado moderno mais barulhento, as pessoas não ficarão sem entender o que foi dito, e não será preciso repetir a mesma informação várias vezes.
FONES DE OUVIDO PARA REUNIÕES DO ZOOM E ZOOM PHONE
Seja em uma reunião ou chamada telefônica em um PC no escritório, em um notebook em casa ou no celular, esses dispositivos não oferecem uma experiência confiável para chamadas consistentemente nítidas ou privativas. Para isso, você precisa de um fone de ouvido de nível empresarial.
Uma tecnologia avançada oferece a você a capacidade de encontrar o fone de ouvido certo para cada pessoa e ambiente. A alta qualidade de áudio, o cancelamento de ruído e a capacidade de fazer chamadas privativas são apenas o começo do que os fones de ouvido e microfones de hoje em dia conseguem oferecer.
Para se engajar ativamente em uma reunião do Zoom ou Zoom Phone, independente do local, os participantes precisam ouvir e serem ouvidos claramente. Não há como fazer isso com um PC, notebook ou celular. Você precisa de um fone de ouvido com alto-falantes e microfones que bloqueiam ruídos externos, garantindo que você não sofra distrações e que cada palavra sua seja entendida claramente. Ser capaz de ouvir e ser ouvido claramente permite que você se concentre no que está sendo dito e compartilhado, promovendo o engajamento. Um fone de ouvido
de qualidade também oferece clareza espacial para saber quem está falando de outro ângulo, como você ouviria se estivesse na mesma sala.
Quer você faça chamadas do Zoom periodicamente ou todos os dias, o dia todo, o conforto do fone de ouvido é outro fator chave a ser considerado. O estilo vai além do visual no fone de ouvido, ele tem implicações no uso e na adoção do dispositivo. Considere os diversos estilos de trabalho: funcionários de uma central de atendimento têm
necessidades muito diferentes das de uma pessoa que faz chamadas de maneira intermitente, por exemplo.
As pessoas trabalham de maneiras diferentes. Invista um tempo para avaliar suas opções e encontrar a combinação certa de recursos de fone de ouvido que funcionam para as condições únicas da sua organização.
CONSIDERAÇÕES IMPORTANTES
SOBRE DISPOSITIVOS PARA TI
Com tantos tipos diferentes de dispositivos em vários estilos e ambientes de trabalho, como a equipe de TI pode adquirir, implantar, monitorar, atualizar, fornecer manutenção e incentivar a adoção e o uso? Estas dicas ajudarão a simplificar essas decisões:
USE DISPOSITIVOS COMPATÍVEIS COM O ZOOM
Isso garante uma experiência de alta qualidade, garantida tanto pelo fabricante quanto pelo próprio Zoom.
MANTENHA UM FLUXO DE TRABALHO CONSISTENTE COM O ZOOM
Dispositivos compatíveis com a plataforma do Zoom reduzem os pedidos de ajudam porque os usuários poderão usar a mesma interface do Zoom em todas as situações.
UMA VISUALIZAÇÃO MAIS SIMPLES É SEMPRE MELHOR
Minimize as ferramentas necessárias para provisionar, monitorar, atualizar e entender o uso em todo o seu portfólio.
MINIMIZE A QUANTIDADE DE FORNECEDORES
Com tantos tipos diferentes de dispositivos, há vários fornecedores que oferecem uma ou mais peças desse quebra-cabeças. Reduzir a quantidade de fornecedores melhora a simplicidade dos contratos, reduz os custos e oferece interfaces e gerenciamento mais consistentes.
GARANTA UM SUPORTE GLOBAL
Se você tiver uma operação global, ter inventário e suporte locais pode ajudar muito.
NÃO IGNORE A AJUDA
Há ofertas de serviços de fornecedores experientes que podem ajudar a planejar, implantar e gerenciar uma implantação grande. Aproveite a experiência de quem já trabalha com isso.
COMECE COM UM PROJETO PILOTO
Se você quiser testar quais dispositivos agradam mais seus funcionários, um programa piloto pode oferecer uma
oportunidade prática para seus funcionários testarem diferentes estilos de dispositivos no ambiente de trabalho, além de
fornecer a você informações valiosas sobre as preferências deles. Estas são algumas dicas comprovadas para ajudar você
a realizar um programa piloto bem-sucedido:
01
Encontre um líder motivado:
selecione
um líder que entenda de tecnologia
e que frequentemente use uma
variedade de dispositivos para reuniões
e discussões. Idealmente, você precisará
engajar diversos funcionários que usam
dispositivos tanto no escritório quanto
remotamente.
02
Escolha uma variedade de ambientes de
trabalho, tamanhos de sala e localizações:
de cubículos e escritórios remotos até
salas de reuniões e de conferência, teste
diferentes tecnologias e experiências para
saber quais funcionam melhor para sua
organização.
03
Crie um grupo de teste que inclua
estilos de trabalho diferentes:
inclua
executivos, funcionários que trabalham
no escritório e funcionários de campo.
A experiencia e o feedback deles serão
valiosos para entender as necessidades
da sua força de trabalho.
04
Procure apoiadores:
aqueles funcionários
que aceitam a mudança desde cedo
e ficam animados por tentar algo
novo são seus apoiadores. Eles podem
ser membros da liderança, gerentes
departamentais ou outros funcionários
da empresa. Motive-os a aumentar
a animação em torno das novas
experiências, comunique os benefícios e,
claro, ajude a coletar e transmitir
o feedback para a TI.
05
Torne o piloto divertido e visível:
alinhe-se com seus apoiadores e crie um
plano para promover esses novos espaços
e tecnologias para seus funcionários.
Divulgue seu projeto: crie cartazes e envie
atualizações para que todos saibam que
a equipe de TI está liderando um projeto
novo, inovador e divertido de que os
funcionários podem participar e testar
06
Inclua um fornecedor de endpoint de UCC
experiente:
escolha um fornecedor
ou revendedor que possa fornecer as soluções
de endpoint certas para voz, vídeo, fones
de ouvido e software para Zoom.
07
Meça e compartilhe os resultados:
monitore
o sucesso do programa piloto combinando
o feedback qualitativo dos funcionários,
os tíquetes de suporte, o uso das soluções
e muito mais. Isso mostrará considerações
adicionais que você precisa fazer para ser
bem-sucedido e ajudará você a vender
o programa para executivos, com base em
um plano de ação para implementar o piloto
LEVE SUA IMPLANTAÇÃO PARA
O PRÓXIMO NÍVEL
O Zoom é uma ferramenta incrivelmente poderosa para garantir o alinhamento de equipes geograficamente dispersas e melhorar a produtividade. Ter os dispositivos certos para se integrar com o Zoom e atender às necessidades
dos seus vários estilos e ambientes de trabalho ajudará a melhorar ainda mais o engajamento, a colaboração e a agilidade dos negócios.
Identificar os requisitos únicos da sua organização é o primeiro passo. Reconhecer e apreciar a diversidade
de necessidades garantirá que você selecione os dispositivos certos para melhorar as experiências com Zoom Phone, salas e reuniões do Zoom e levar sua organização para o próximo nível!
A Poly oferece a maior diversidade de dispositivos compatíveis com o Zoom para cada estilo e ambiente de trabalho, desde fones de ouvido, dispositivos de vídeo e telefones de mesa e de conferência, até software de gerenciamento, serviços e suporte globais.
