Modelos e Tipos de Fluxograma Para Quase Todos Os Processos

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1 Modelos e tipos de fluxograma para

Modelos e tipos de fluxograma para

quase todos o

s processos

Troque ideias com os membros do fórum.

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2 DD

_{escrever claramente um fluxo, sequência ou}

processo de trabalho pode ajuda-lo até em áreas como

motivação, produtividade e redução de custos.

O

O_fluxograma_fluxograma é uma das ferramentas mais usadas por quem deseja analisar eé uma das ferramentas mais usadas por quem deseja analisar e

redesenhar um processo de trabalho, porque traz vantagens que facilitam o

desenvolvimento.

Além dos benefícios práticos do hábito de criar fluxogramas, existe um outro oculto,

que só os que colocam a ferra

que só os que colocam a ferramenta em uso podem pementa em uso podem perceber. Eles ajudrceber. Eles ajudam até am até em áreasem áreas

como motivação de equipes, pois informam de uma só vez exatamente quais tarefas

devem ser desempenhadas.

Os fluxog

Os fluxogramas ramas mostram como as coisas sãmostram como as coisas são feo feitas, e nãitas, e não como o chefe diz aoso como o chefe diz aos

funcionários que a façam; não a maneira segundo o qual o chefe pensa que são feitas,

mas a forma pela qual o manual de normas e proc

mas a forma pela qual o manual de normas e procedimentos manda que sejaedimentos manda que sejam feitas.m feitas.

Eles são, portanto, uma fotografia real de uma situação estudada.´ OLIVEIRA

(2001)

(2001). . Prof. Fernando LócioProf. Fernando Lócio

Através dos fluxogramas é possível visualizar cois

Através dos fluxogramas é possível visualizar coisas como:as como:

y

y QQuais operações são realizadasuais operações são realizadas

y

y Onde e quem realiza as operaçõesOnde e quem realiza as operações

y

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y Como fluem as informações

y Quais os recursos gastos no processo y Qual o volume de trabalho

y Qual o tempo de execução, parcial ou total y Permite visão ampla de todo o processo

Eles também são capazes de evitar:

y Dupla interpretação, pelo padrão dos símbolos y Falhas de funcionamento e gargalos

y Duplicidade de procedimentos y Complexidades desnecessárias

3 O_{s tipos de fluxogramas disponíveis}

Existem, basicamente, dois tipos de fluxogramas: o fluxograma vertical e o

fluxograma horizontal com suas variações (horizontal descritivo mais apropriado ao

levantamento de informações e o fluxograma horizontal de colunas, mais usado na etapa de análise das informações)

Hoje, disponibilizo para seu deleite, um modelo de fluxograma vertical explicado

detalhadamente. Produzi este modelo no excel para meu próprio uso na empresa, com a ajuda do livro OSM de Luiz Carlos M. D¶Ascenção.

» Trata-se de um modelo para ser impresso e usado como um formulário para o

levantamento de dados em processos administrativos.

»Download do modelo de fluxograma (formulário excel)

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» Mais sobre como fazer fluxogramas

O fluxograma vertical tem como vantagens a rapidez de preenchimento por ser um formulário padronizado e a capacidade de manter clareza na apresentação e facilidade de leitura.

4 D_{escrição dos campos do formulário}

y Identificação do formulário.Fluxograma vertical

y Símbolos. Nesta área estão os símbolos e descrições daqueles que representam

as operações do processo em estudo.

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y Tipo de rotina. A identificação do processo em estudo, inclusive se é atual ou

proposto.

y Setor. Identificação da unidade organizacional responsável pelo processo, da

equipe de analistas e a data de emissão do formulário.

y Ordem. O número da ordem sequencial em que ocorreram as atividades do

processo em estudo.

y Setor (de baixo). Identificação dos setores envolvidos no processo.

y Descrição dos passos. Descreva de forma direta e assertiva as atividades do

processo.

» Mais sobre como fazer fluxogramas

5 C_{omo preencher os campos do formulário}

Muito simples. Depois de preencher todos os campos, basta pintar com caneta

os símbolos que correspondem à atividade descrita na coluna ³descrição dos passos´ e ligar os símbolos com uma linha para identificar o fluxo das atividades.

» Mais sobre como fazer fluxogramas Redesenhar um processo

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_F

_luxogramas:

C

_{omo aumentar a produtividade e reduzir}

custos

Artigo dividido: Parte 1 | Parte 2 |

47 D

_{escubra como fazer um fluxograma. Utilize}

nosso modelo e faça aquelas várias tarefas diferentes

trabalharem como engrenagens de um relógio suíço.

D_{esde a época} em que eu fazia programa (de computador) lido com _fluxogramas. Mas

foi há uns oito anos que comecei a fazer fluxograma para organizar as tarefas da

empresa.

Não é preciso ser empresa grande para começar a se enrolar com as tarefas internas. Até nossas residências funcionam dentro de um fluxo de trabalho e quanto mais gente, mais difícil encaixar tudo.

» Onde cada um faz o que acha certo, por conta própria, ocorre:

y Retrabalho por desordenação y Saltar tarefas de um passo a passo

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y Dificuldade de identificar pontos importantes y Dificuldade de identificar falhas e gargalos y Esquecimento de como fazer uma tarefa

Fazer um fluxograma para cada uma das tarefas do seu local de trabalho evita todos

estes problemas e ainda lhe confere uma ótima sensação de controle sobre toda a situação.

Com essa ferramenta de qualidade é possível visualizar facilmente onde começa e

termina cada tarefa, assim como identificar pontos críticos de cada processo.

8 O_{efeito colateral de fazer fluxogramas}

Existe também uma característica dos fluxogramas da qual pouco se fala. Ao longo do tempo criando e documentando as tarefas da empresa fica muito fácil criar um manual.

Isso mesmo, um manual da empresa. Quem tem esse manual sabe como todas as tarefas

se encaixam e como transformam a empresa em um organismo vivo.

Resumindo. Aumento de produtividade e redução de custos sem fluxogramas, é quase impossível.

Você precisa saber como fazer um fluxograma. 9 Fluxo é o ato ou modo de fluir

O_{que é um fluxograma?} É a representação gráfica da_definição, _análisee_soluçãode

um problema na qual são empregados símbolos geométricos enotações simbólicas.

Onde podemos usar fluxogramas em uma empresa?

y Em todos os processos de fabricação ou comercialização de um produto y Na prestação de um serviço

y Em uma estratégia de marketing para divulgar um produto

510 Por que usar fluxogramas?

Os fluxogramas representam todas as etapas que compõem um processo completo e estão baseados no raciocínio lógico de execução de determinado processo de fabricação, procedimento operacional ou estratégias e ações que devem ser implementadas por um

conjunto de pessoas.

Com a aplicação de um fluxograma em uma tarefa específica é possível visualizar todas

as tarefas que não podem deixar de ser praticadas, bem como, em qual ordem correta devem ser praticadas

Quando se desenha um fluxograma, é fácil identificar quais são as tarefas que não

precisariam estar sendo executadas no processo estudado e fica simples identificar tarefas repetidas e que podem ser simplificadas.

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Com um conjunto pequeno de símbolos já é possível fazer um fluxograma totalmente

funcional. Veja o modelo de fluxograma no final do artigo para ter uma idéia.

y O símbolo oval, significa o início ou o fim de um processo de fluxograma y O retângulo, significa uma ação

y O losango significa onde uma decisão precisa ser tomada

y O círculo geralmente significa o final de uma página ou coluna e mostra que a

continuação do fluxograma está em outra página ou coluna.

y Triângulo de cabeça para baixo significa arquivamento temporário. y Triângulo normal arquivamento definitivo.

7₁2 C_{omo fazer um fluxograma?}

Ao contrário do que se possa pensar, fazer um fluxograma é muito simples. Depois que

você começar vai ficar viciado. Há cinco passos a seguir na elaboração de um fluxograma.

y Escolher um processo específico que se queira documentar y Escolher os pontos lógicos de início e fim do processo y Definir quem irá documentar o processo

y Documentar os passos reais do processo

y Validar a exatidão do seu fluxograma com a ajuda dos especialistas nas tar efas

813 _{Armadilhas de um fluxograma}

y Eliminar passos sem considerar o impacto em outros processos

y Se você não identificar claramente seus limites, no início da elaboração do

fluxograma, corre o risco de ficar documentando o processo para sempre.

y Deixar de incluir os especialistas nas tarefas, no processo de elaboração do

fluxograma

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