MINISTERIO DA EDUCAcAo E CIENCIA Direcao-Geral de Planeamento e Gestao Financeira
Exma. Senhora
001151 Q702015 ' 54 Diretora-Geral
de Estatisticas da Educagao eCiencia
Av.' 24 de Julho, 134 1399-054 - LISBOA
V/ Ref.a: Data: N/ Ref.a: Data:
.101/12015 2015-05-04
ASSUNTO: Parecer critico sobre a autoavaliacao da Direcao-Geral de Estatisticas da Educacao e Ciencia (DGEEC), relativa ao ciclo de gestao de 2014.
Junto se envia o parecer corn a analise critica da autoavaliagao, relativa ao ciclo de gestao 2014, do servigo que V.Exa preside, de acordo corn o disposto nos nOrneros 1 e 2, do artigo 17.°, da Lei n.°66-B/2007, de 28 de dezembro, tendo sido enviado o mesmo, para decisao, a Sua Excelencia o Ministro da Educagao e Ciencia.
Corn os melhores cumprimentos, 4/11.3
0 Subdiretor Geral
Luis Farrajota
Av. 24 de Julho, 134 - 3°, 1350-346 Lisboa Tel.: (+351) 21 394 92 03 / 46 — Email: geral@dgpgf.mec.pt
Parecer critic°
En quadramen to
De acordo corn a Lei n.2 66-B/2007, de 28 de Dezembro, esta a DGPGF mandatada para exercer, no ambito da avaliagao do desempenho dos servigos do Ministerio da Educagao e Ciencia (MEC), as competencias de emissao de parecer corn analise critica das autoavaliagoes constantes dos relatorios de atividades elaborados pelos demais servigos, sustentados pelos resultados finais do QUAR.
Fundamentacao tecnica do parecer
M i n i ste ri o E d u c a g a o e C i e n c i a E n t i d a d e a va l i a d o ra D i re g a o - G e ra l d e P l a n e a m e n t o e G e st a o F i n a n c e i r a ( D G P G F ) E n t i d a d e a v a l i a d a D i re c a o - G e ra l d e E s t a t is t i c a s d a E d u c a g a o e C i e n c i a ( D G E E C) N a t u re z a S e rv i g o c e n t ra l d a a d m i n i s t ra c a o d i r e t a d o E s t a d o d o t a d o d e a u t o n o m i a a d m i n i s t r a t i v a . Tu te l a M i n i s t e r i o d a E d u c a g a o e C i e n c i a A n o e m a va l i a g a o 2 0 1 4 P e r io d ° e m q u e d e c o r re u a a n a l i s e c r it i ca d a a u to a va l i a g a o D e 3 0 d e a b r i l a 04 d e m a i o d e 2 0 1 5 M e n c a o p ro p o sta p e l o d i r ig e n t e m a x i m ° n a A u t o a va l i a g a o B o rn P a re c e r d a D G PG F/ P ro p o sta d e M e n c a o C o n c o rd a . A D G E E C a t i n g i u e s u p e ro u t o d o s o s o bj e t i v o s d o Q U A R 2 0 1 4 ( c i n c o ) , t e n d o s u p e ra d o c i n c o d o s i n d i c a d o re s e a t i n g i d o d o i s . A t a x a d e re a l i z a g a o fo i d e 1 3 7 , 9 5 % . A s s i m s e n d o , d e a c o r d o c o rn o A rt i g o 1 8 . 2 d a l e i n . 2 6 6 - B/2 0 0 7 , d e 2 8 d e d e z e m b ro , c o n c o rd a - s e c o rn a p ro p o s t a d e a v a l i a g a o a p r e s e n t a d a d e D esempenh o Born . A n a l is e cr it ica : F u n d a m e n ta g5 o / Co n sta ta g o e s R e s u l t a d o s a l c a n g a d o s e j u s t i fi c a g a o S i m . d e d e s v i o s s i g n i fi c a t i vo s 0 re l a t O r i o a p re s e n t a u m a d e s c r i c a o m u i t o d e t a l h a d a d a s a t i v i d a d e s d e s e n v o l v i d a s e d o s r e s u l t a d o s a l c a n g a d o s . R e l a t i v a m e n t e a o s o bj e t i v o s d o Q U A R , c uj o s re s u l t a d o s j a s e m e n c i o n a ra m , v e r i fi c a - s e q u e 5 d o s 7 i n d i c a d o r e s a p re s e n t a m d e s v i o s p o s i t i v o s s i g n i fi c a t i v o s q u e s e s i t u a m e n t re 1 2 0 , 9 0 % e 2 2 0 % . E s t e s d e s v i o s n a o s e e n c o n t ra m j u s t i fi c a d o s . D o s re s t a n t e s i n d i c a d o re s , a t a x a d e re a l i z a g a o fo i d e 1 0 0 % e d e 9 6 , 7 7 % . A t a x a d e re a l i z a g a o g l o b a l fo i d e 1 3 7 , 9 5 % . R e v i s a o d e o bj e t i v o s , i n d i c a d o re s o u N o .
m e t a s N O o s e re g i st o u q u a l q u e r re v i s O o d e o bj e t i v o s , i n d i c a d o r e s o u m e t a s . a) A p r e c i a c O o p o r p a rt e d o s u t i l i z a d o r e s d a q u a n t i d a d e e q u a l i d a d e d o s s e rv i c o s p r e st a d o s S i m . A D G E E C re a l i z o u n o d e c u r s o d o a n o 2 0 1 4 , d o i s i n q u e r i t o s p a r a a fe r i r a s a t i s fa ca o d o s u t i l i z a d o r e s a o s s e rv i c o s p r e st a d o s . 0 i n q u e r i t o d e s a t i sfa c a o d i r i g i d o a o s u t i l i z a d o re s d e p e d i d o s d e e st a t ist i c a s , e fet u a d o s a t ra v e s d o s i t i o d a D G E E C o b t e v e u rn g r a u d e s a t i s f a c O o d o s u t i l i z a d o r e s m u i t o p o s i t i v o ( 8 2 , 1 % - M u i t o s a t i s fe i t o ) . 0 q u e s t i o n a r i o a o s u t i l i za d o re s i n t e r n o s d o s i s t e m a d e g e s t a o d o c u m e n t a l d a D G G E C ( G E S C O R ) p e r m i t i u c o n c l u i r q u e o u n i v e r s o d e u t i l i z a d o r e s d o s i st e m a a i n d a é m u i t o r e d u z i d o ( 2 2 % u t i l i z a e 6 4 % n u n c a o u r a r a m e n t e u t i l i z a ) . S e n d o a p o n t a d a c o m o p r i n c i p a l r a z a o p a r a e s t e s r e s u l t a d o s o fa ct o d e o t ra b a l h o n a o e x ig i r a e l a b o r a g a o d e d o c u m e n t o s . D e st e s r e s u l t a d o s d e c o r r e a n e c e s s i d a d e d e i n c r e m e n t a r a u t i l i z a c 5 o e m e l h o ra r a s a t i s fa c k c o rn o s i s te m a d e g e s t 5 o d o c u m e n t a l i m p l e m e n t a d o . b) I n fo r m a c a o d e t a l h a d a s o b re o s i s t e m a d e c o n t r o l o i n t e r n o ( S C I ) S i m . E x i st e u m a s e c c O o c o rn i n fo r m a c k d e t a l h a d a a c e r c a d o s p r o c e d i m e n t o s d e c o n t ro l o i n t e r n o i m p l e m e n t a d o s n o o rg a n i s m o, t e n d o c o m o re fe re n t e a l i s t a d e v e r i fi c a c k d i s p o n i b i l i z a d a n o d o c u m e n to t e c n i c o N . 1 / 2 0 1 0 A va lia cifi o dos s e r vicos . L in h as de O rie n ta cti o Gera is (G T CCAS) .
c) R e fe re n c i a a s c a u s a s d e i n c u m p r i m e n t o d e a go e s o u p r oj e to s n O o e x e c u t a d o s o u c o rn re s u l t a d o s i n s u fi c i e n t e s S i m . A D G E E C " a s s e g u r o u o. c u m p r i m e n t o d e t o d a s a s a t i v i d a d e s d i r e t a m e n t e re l a c i o n a d a s co rn a s u a m i s s a o e a t r i b u i c o e s" . d) D e s e n vo l v i m e n t o d e m e d i d a s p a ra u rn re fo rg o p o s i t i vo d o d e s e m p e n h o , e v i d e n c i a n d o a s c o n d i c i o n a n t e s q u e a fe t a ra m o s re s u l t a d o s a a t i n g i r S i m . A D G E E C a fi r m a q u e , e m 2 0 1 5 , c o m o e s t r a t e g i a d e m e l h o r i a , i r a a p o st a r n a m o n i t o r i z a c k p e r m a n e n t e d o Q U A R 2 0 1 5 d e fo r m a a m e l h o ra r o d e s e m p e n h o n o s p a ra m e t ro s d e e fi c a c i a e d e e fi c i e n c i a . O u t r a e st ra t e g i a a a d o t a r s e r a o " d e s e n v o l v i m e n t o d e a u d i t o r i a s i n t e r n a s ( . . . ) e e xt e r n a s ( . . . ) n o a m b i t o d o S i s t e nn a d e G e s t a o d a Q u a l i d a d e I S S O 9 0 0 1 : 2 0 0 8 " . I r a a i n d a , p ro p o r c i o n a r a e x p a n s a o d o s i st e m a d e q u a l i d a d e a t o d a a o rg a n i z a g 5 o e m e l h o r a r a c o m u n i c a c 5 o i n t e r n a e a c o o r d e n a g 5 o d a s a t i v i d a d e s d e m o d o a p e r m i t i r a s s i n e rg i a s e n t r e a s d i fe r e n t e s e q u i p a s i n t e r n a s p ro p i c i a n d o m a i o r e fi c i e n c i a e u m a m e l h o r i a d o c l i m a o rg a n i z a c i o n a l . e) C o m p a r a g 5 o c o rn o d e s e m p e n h o d e s e rv i c o s i d e n t i c o s , n o p i a n o n a c i o n a l e i n t e r n a c i o n a l , q u e p o s s a m c o n st i t u i r p a d r O o d e c o m p a r a c O o S i m . A s a r e a s d e a t u a c k d a D G E E C s a c) t 5 o d i v e r s a s q u e n 5 o p e r m i t e q u a l q u e r c o m p a ra ga o d i re t a c o rn o u t ro s o rg a n i s m o s s i m i l a r e s, q u e r n o p i a n o n a c i o n a l q u e r n o p i a n o i n t e r n a c i o n a l . C o n t u d o , o b e n c h m a r k p o d e s e r fe i t o c o rn o u t ro s o rg a n i s m o s ,
S
I? I) gl"*-
n o m e a d a m e n t e o I n s t i t u t o N a c i o n a l d e E s t a t is t i c a , i n s t i t u i g O e s c o rn d e l e g a g O e s d e c o m p e t e n c i a s n a a r e a d a e s t a t i s t i c a n a c i o n a i s o u o rg a n i s m o s d e p l a n e a m e n t o d e o u t ro s m i n i st e r i o s , n o e n t a n t o a d a t a d a f i n a l i z a c a o d e s t e r e l a t o r i o n o e s t a v a p u b l i c a m e n t e d i s p o n iv e l i n fo r m a c a o r e fe re n t e a a u t o a v a l i a g a o d e s t a s i n s t i t u i c o e s . f)A u d i c a o d e d i r i g e n t e s i n t e r m e d i o s e d o s d e m a i s t r a b a l h a d o r e s n a a u t o a v a l i a c a- o d o s e rv i g o S i m . F o r a m re a l i z a d o s d o i s i n q u e r i t o s d i r i g i d o s a o s d i r i g e n t e s i n t e r m e d i o s e o u t r o s c o l a b o r a d o re s d a D G E E C e m d u a s a re a s c o n s i d e r a d a s d e g r a n d e i m p o rt a n c i a , a fo r m a g a o e a u t i l iz a g a- o d o s i s t e m a d e g e s t a o d o c u m e n t a l a t u a l m e n t e i m p l e m e n ta d o . 0 q u e s t i o n a r i o s o b re a fo r m a c a o d e s t a c a u rn i m p a ct o p o s i t i vo p o i s fo r a m a b o r d a d o s o u t r o s t e m a s, q u e e m b o r a n o fi z e s s e m p a rt e d o s o bj e t i v o s i n i c i a i s d a fo r m a c a o fo m e n t a r a m c o n h e c i m e n to s n o u t r o s d o m i n i o s . 0 q u e s t i o n a r i o s o b r e a u t i l i z a g a- o d o s i s t e m a d e g e st a o d o c u m e n t a l ( G E S C O R ) p e r m i t i u c o n c l u i r q u e e x i s t e n e ce s s i d a d e d e i n c re m e n t a r a u t i l i z a g a- o e m e l h o r a r a s a t i s fa c k c o rn o s i st e m a d e g e s t a- o d o c u m e n t a l i m p l e m e n t a d o . C o m p a ra g a- o d a s u n i d a d e s h o m o g e n e a s ( a rt i g o 1 6 . 9 ) N a o . N o e x i s t e m u n i d a d e s h o m o g e n e a s c o rn a s q u a i s a D G E E C s e p o s s a c o m p a r a r . F i a b i l i d a d e d o s i st e m a d e i n d i c a d o re s d e d e s e m p e n h o ( n . 9 2 a rt . 2 5 . 2 ) S i m . A d e s c r i g a- o d a s a t i v i d a d e s re a l i z a d a s , o r i g o r p a t e n t e a d o n a a p re s e n t a g a- o d e r e s u l t a d o s e a s fo n t e s d e ve r i fi c a g a- o p a ra c a d a i n d i c a d o r p e r m i t e m c re d e n c i a r a fi a b i l i d a d e d o s i s t e m a d e i n d i c a d o re s d e d e s e m p e n h o . C o e re n c i a e n t r e o s e l e m e n t o s d o Q U A R e o s d o c u m e n t o s p r e v i s i o n a i s l e g a l m e n t e p re v i s t o s S i m . A s a t i v i d a d e s d e s c r i t a s n o r e l a t O r i o e o s re s u l t a d o s a l c a n g a d o s s a o c o e re n t e s c o rn o Q U A R e o u t r o s i n st r u m e n t o s d e g e s t a o , c o m o o P l a n o d e At i v i d a d e s . E s t r u t u r a d o r e l a t O r i o ( a l i n e a e ) d o a rt i g o 8 e o r i e n ta g O e s t e c n i c a s d o CCAS ) S i m . 0 re l a t o r i o s e g u e a s o r i e n t a g o e s t e c n i c a s co n st a n te s d o d o c u m e n to t e c n i co N . 1 / 2 0 1 0 A va liagei o dos s e rvicos . L in h as de O rie n tacti o Ge rais (G T CCAS). C u m p r i m e n t o d a d a t a l i m i t e d e e n t re g a d o re l a t O r i o — 1 5 d e A b r i l 2 0 1 5 N a o . D a t a d e r e c e c a- o d o r e l a t O r i o n a D G P G F : 2 0 d e a b r i l d e 2 0 1 5 . D e s v i o : a re c e c a o v e r i f i c o u - s e 5 d i a s a p ci s o p ra z o e s t i p u l a d o . I d e n t i fi c a c A o d e b o a s p ra t i c a s N a o . E m b o ra d a l e i t u ra d o r e l a t O r i o n a o s o b r e s s a i a a i d e n t i fi c a g a- o d e b o a s p ra t i c a s re c o n h e c e - s e , c o n t u d o , q u e e n e c e s s a r i o i nn p l e m e n t a r b o a s p ra t i c a s d e g e s t a- o p a ra g e r i r c o rn s u c e s s o u rn o rg a n i s m o c o rn i n t e rv e n g A o e m a r e a s t a o d i v e r s i fi c a d a s d a e d u c a g a o e e n s i n o , c o m o é a D G E E C .D.R.gr*-
Conclusties e recomendacoes
A DGEEC considera ser possivel a curto medio prazo continuar a nnanter urn born desempenho desde que
seja possivel estabilizar o seu mapa de pessoal e caso se viabilizem as contratagOes externas de servigos
para os projetos relevantes e transversais ao MEC.
Conseguiu urn desempenho positivo, sendo necessario a agilizagao nos processos de recrutamento de
pessoal de forma a permitir a concretizagk de objetivos ern termos de reforgo de competencias tragadas
para o proximo ano.
0 desenvolvimento de auditorias internas e externas, no ambito do Sistema de Gesfao da Qualidade que a
DGEEC se propoe implementar, ern 2015, configura-se como uma estrategia de melhoria que poderA
contribuir para a melhoria do desempenho da DGEEC.
Propoem ainda, a melhoria na comunicagao interna e coordenagk de atividades de modo a proporcionar
maior eficiencia e uma melhoria do clima organizacional.
Lisboa, 04 de nnaio de 2015
0 Subdiretor-Geral
Luis Farrajota
