Biblioteca Digital do IPG: Relatório de Estágio Curricular – Núcleo Empresarial da Região da Guarda – NERGA (Guarda)

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Escola Superior de Educação, Comunicação e Desporto

Instituto Politécnico da Guarda

Relatório de Estágio

Licenciatura em Comunicação

e Relações Públicas

Vera Luísa Rodrigues Peneda

novembro | 2012

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Núcleo Empresarial da Região da Guarda - NERGA

Relatório de Estágio i FICHA DE IDENTIFICAÇÃO

Discente: Vera Luísa Rodrigues Peneda Nº de matrícula: 5006743

Estabelecimento de Ensino: Escola Superior de Educação, Comunicação e Desporto

do Instituto Politécnico da Guarda

Licenciatura: Comunicação e Relações Públicas Docente Orientador: Mestre Guilherme Monteiro

Organização de Estágio: Núcleo Empresarial da Região da Guarda – NERGA

Morada: Parque Industrial, Lote 37 - 6300 – 625, Guarda Telefone: 271 205 420

Fax: 271 222 337 E-mail: nerga@nerga.pt Web site: www.nerga.pt

Supervisor do estágio na Organização: Técnica Glória Caetano

Licenciatura em Relações Públicas pelo Instituto Superior da Maia.

Duração: 3 meses

Início: 01 de junho de 2012 Fim: 28 de setembro de 2012

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Relatório de Estágio ii AGRADECIMENTOS

Agradeço a todos os docentes do curso de Comunicação e Relações Públicas da Escola Superior de Educação, Comunicação e Desporto da Guarda, que contribuíram para a minha formação académica e pessoal.

Ao meu orientador de estágio, Professor Mestre Guilherme Monteiro.

À equipa do NERGA, em especial à Dra. Glória Caetano, por me terem acolhido tão bem, pela confiança e responsabilidade que em mim depositaram, pela disponibilidade e dedicação que sempre demonstraram e principalmente pela AMIZADE.

Em especial deixo o maior agradecimento aos meus pais, irmão e avós que desde o início me apoiaram, me deram força para esta minha nova etapa, sem eles nunca tinha concretizado este sonho. A eles um MUITO OBRIGADA!

Ao meu namorado, por todo o apoio, amor, amizade, companheirismo e cumplicidade.

À Associação Académica da Guarda, por toda a aprendizagem que através dela adquiri, que foram importantes para a minha área de formação.

Agradeço a todos os meus amigos em geral. Aqueles que já pertenciam à minha vida antes de entrar para o Instituto Politécnico da Guarda e aqueles que esta cidade me deu oportunidade de conhecer, foram eles que em momentos difíceis me deram aquele apoio verdadeiro.

A todos os acima mencionados, os meus sinceros agradecimentos. Sem a vossa ajuda não teria conseguido concluir esta etapa.

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Relatório de Estágio iii RESUMO

O estágio curricular foi desenvolvido no âmbito do Gabinete de Eventos do Núcleo Empresarial da Região da Guarda – NERGA e teve como principal objetivo a criação de estratégias para uma maior divulgação da identidade corporativa desta instituição através da realização de eventos e proporcionar ambientes de prática, onde todos os conceitos aprendidos durante o percurso académico pudessem ser utilizados.

As atividades desenvolvidas durante o estágio foram variadas, desde concursos,

workshops e seminários. Um dos primeiros eventos a ser realizado foi “Be. Target –O

Alvo és TU!”. Seguiu-se o “V Concurso de Vinhos da Beira Interior”, este é um dos maiores eventos realizados pelo NERGA e com renome a nível distrital, e por fim, o “Fórum Novo Millenium”. Posteriormente a estes eventos foram desenvolvidas outras atividades extra, nomeadamente a festa de verão “Warm up Summer”, o seminário “Destroika” e o workshop “O Turismo como Instrumento de Promoção dos Produtos Regionais”.

Em todas as atividades prevaleceu o contato com o público, satisfação das suas necessidades e motivações.

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Relatório de Estágio iv

ÍNDICE GERAL INTRODUÇÃO ... 1

CAPÍTULO I - A Organização - Núcleo Empresarial da Região da Guarda (NERGA) …………...………..2

1.1.Contextualização Organizacional ... 3

1.2.Identificação e Estrutura Jurídica da Instituição ... 4

1.3.Historial da Instituição ... 5 1.4.Missão e Visão ... 6 1.4.1.Missão ... 6 1.4.2.Visão ... 6 1.5.Política de Qualidade ... 6 1.6.Estrutura Orgânica ... 8 1.7.Serviços da Instituição... 8 1.7.1.Departamento de Formação ... 8

1.7.2.Gabinete de Dinamização Empresarial ... 9

1.7.3.Centro Novas Oportunidades – CNO ... 9

1.7.4.Gabinete Comissão Florestal ... 10

1.7.5.Gabinete de Comunicação e Imagem ... 10

1.7.6.Gabinete de Eventos ... 11

1.7.7. Delegação de Seia e Gouveia... 11

CAPÍTULO II - Comunicação Organizacional ………..……….. 12

2.1. Identidade Visual ... 13 2.1.1.Nome ... 13 2.1.2.Logótipo ... 14 2.1.3.Slogan ... 15 2.1.4.Estacionário ... 15 2.2.Estratégia Comunicacional ... 16 2.2.1.Comunicação Interna ... 16 2.2.2.Comunicação Externa... 17

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Relatório de Estágio v

2.3.Análise Swot ... 18

2.4.Ergonomia e Responsabilidade Social ... 20

CAPÍTULO III - O Estágio: Atividades Desenvolvidas ……….……….. 22

3.1. Objetivos do Estágio ... 23

3.2. Plano de Estágio ... 24

3.3. Cronograma ... 24

3.4. Atividades Desenvolvidas ... 26

3.4.1. “Be Target – O Alvo és TU!” ... 31

3.4.2. “V Concurso de Vinhos da Beira Interior” ... 32

3.4.3. “Fórum Novo Millenium” ... 35

3.4.4. Organização de Dossiês de Eventos ... 36

3.5. Outras Atividades ... 37

3.5.1. Evento “Warm up Summer” ... 37

3.5.2. Seminário: “Destroika” ... 37

3.5.3. Workshop: “O Turismo como Instrumento de Promoção dos Produtos Regionais” ... 38

3.5.4. Tratamento de Dados em Excel ... 40

REFLEXÃO FINAL ... 41

BIBLIOGRAFIA ... 44 ANEXOS

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Relatório de Estágio vi

ÍNDICE DE FIGURAS Figura nº1 - Mapa do Distrito da Guarda... 3

Figura nº2 – Mapa do Concelho da Guarda ... 3

Figura nº3 – Vista frontal do NERGA ... 4

Figura nº4 – Política de Qualidade na entrada ... 7

Figura nº5 – Política de Qualidade no segundo piso ... 7

Figura nº6 – Logótipo do NERGA ... 14

Figura nº7 – Postura Correta ... 20

Figura nº8 – Sensibilização à reciclagem ... 20

Figura nº9 – Sensibilização ao consumo de eletricidade ... 21

Figura nº10 – Gabinete de Eventos vista frontal ... 23

Figura nº11 – Gabinete de Eventos vista lateral... 23

Figura nº12 – Cartaz “Be Target – O Alvo és TU” ... 31

Figura nº13 – Expositor do NERGA ... 31

Figura nº14 – Cartaz “V Concurso de Vinhos da Beira Interior ... 32

Figura nº15 – Cartaz “Fórum Novo Millenium” ... 35

Figura nº16 – Cartaz “Warm up Summer” ... 37

Figura nº17 – Cartaz “Destroika” ... 38

Figura nº18 – Capa do desdobrável do workshop ... 39

ÍNDICE DE TABELAS Tabela nº1 – Análise Swot ... 19

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Relatório de Estágio vii GLOSSÁRIO

E-mails – Mensagem eletrónica;

Newsletter – Correio eletrónico com informação sobre determinado assunto; Site – página online

Know – how – Conhecimento de como executar alguma tarefa; Press Release – Nota informativa/Comunicado à imprensa;

Press Kit – Capa dada aos convidados de um evento que contenha o máximo de

informação sobre esse.

Clipping – Monitorização dos media; Layout – Estrutura gráfica.

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Relatório de Estágio viii LISTA DE SIGLAS

AIP – Associação Industrial Portuguesa;

AMCB – Associação de Municípios da Cova da Beira

ANQEP – Agência Nacional para a Qualificação e Ensino Profissional; CET – Curso de Especialização Tecnológica;

CLDS – Contrato Local de Desenvolvimento Social; CNO – Centro Novas Oportunidades;

DOC – Denominação de Origem Controlada;

DGERT – Direção Geral do Emprego e das Relações de Trabalho; EFA – Cursos de Educação e Formação de Adultos;

GPS – Global Positioning System;

ISO – International Organization of Standartization; NERGA – Núcleo Empresarial da Região da Guarda; NIPC – Número de Identificação de Pessoa Coletiva; OCS – Órgãos de Comunicação Social;

PDFCI – Planos Municipais de Defesa da Floresta Contra Incêndios; POPH – Programa Operacional Potencial Humano

RVCC – Processo de Reconhecimento, Validação e Certificação de Competências; SIG – Sistema de Informação Geográfica.

SWOT – Strenghts (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças).

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Relatório de Estágio 1 INTRODUÇÃO

O presente relatório de estágio surge no âmbito da Licenciatura em Comunicação e Relações Públicas da Escola Superior de Educação, Comunicação e Desporto, do Instituto Politécnico da Guarda, inserido no respetivo plano de estudos do terceiro ano do segundo semestre, após a realização do estágio curricular de três meses. O estágio curricular é o culminar de um processo de três anos de aquisição de conhecimentos, conceitos, técnicas e teorias, e o primeiro contato com o mercado de trabalho. Neste sentido, a escolha da organização para a realização de estágio é de fulcral importância pelo facto de poder ser determinante no futuro profissional.

O Núcleo Empresarial da Região da Guarda (NERGA), foi a organização escolhida para a realização do estágio curricular. É uma instituição que se situa na cidade da Guarda e está ligada diretamente à área de realização de eventos. O fascínio e a vontade de conhecer o funcionamento e as atividades desenvolvidas por um gabinete de organização de eventos, foram os principais motivos que me levaram a esta escolha. Conhecida como uma organização dinâmica e qualificada, o NERGA proporcionou-me uma rápida integração na sua equipa e em todas as vertentes do seu funcionamento.

Este relatório permite transmitir uma correta avaliação do trabalho realizado na organização e retrata a ligação entre a prática e os conhecimentos adquiridos ao longo do contexto académico. O relatório encontra-se dividido em três capítulos distintos. O primeiro capítulo consiste na apresentação e caraterização pormenorizada do NERGA, contemplando toda a sua orgânica, estrutura e serviços que presta à comunidade. O segundo capítulo apresenta a comunicação organizacional, descrevendo a identidade visual, missão e valores organizacionais, a análise swot, que identifica algumas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da instituição, e as estratégias comunicacionais. O terceiro capítulo apresenta e explica todas as atividades desenvolvidas durante o período de estágio. Por último é apresentada uma reflexão final relativa aos três meses de estágio e de todo o percurso académico realizado enquanto aluna do Curso de Comunicação e Relações Públicas.

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Relatório de Estágio 2

| A Organização – Núcleo Empresarial

da Região da Guarda (NERGA)

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Relatório de Estágio 3 1.1. Contextualização Organizacional

A cidade da Guarda, geograficamente localizada na Beira Alta, é considerada a cidade mais alta de Portugal, por se encontrar a 1056 metros de altitude, sendo a segunda cidade mais alta da Península Ibérica1. É sede de concelho, com cerca de 42.541 residentes relativamente aos censos 20112. O distrito da Guarda, é constituído por 14 (catorze) concelhos, Aguiar da Beira, Almeida, Celorico da Beira, Figueira de Castelo Rodrigo, Fornos de Algodres, Guarda, Gouveia, Manteigas, Mêda, Pinhel, Sabugal, Seia, Trancoso, Vila Nova de Foz Côa (Figura nº1). O concelho da Guarda abrange uma área de 717.88 km2, compreendendo 55 freguesias (Figura nº2).

Atualmente, um dos principais setores de atividade presentes na Beira Alta é a agricultura. Apesar de os solos desta região não serem muito produtivos, esta ainda é a principal atividade de muitos habitantes da região. A Beira Alta produz produtos muito apreciados, destacando-se o vinho, a castanha, a maçã e o azeite. A exploração de madeiras, nomeadamente de pinheiro e carvalho, é também praticada com alguma rentabilidade. Assim, esta região dispõe de condições para ser um dos pilares da agricultura portuguesa, embora, neste momento, a população seja predominantemente envelhecida, o que poderá hipotecar o futuro da atividade nesta região3.

1

Informação adaptada do site http://terrasdeportugal.wikidot.com/guarda, consultado a 02 de outubro de 2012. 2

Informação adaptada do site http://www.ine.pt/bddXplorer/htdocs/widgetCensosGet.jsp, consultado a 02 de outubro de 2012.

3

Informação adaptada do site http://www.acg.pt/images/stories/pdf/tecido%20empresarial_g.pdf, consultado a 02 de outubro de 2012.

Figura nº1 - Mapa do Distrito da Guarda Fonte: http://www.google.pt/imagens

Figura nº2 – Mapa do Concelho da Guarda Fonte: http://www.mun-guarda.pt

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Figura nº3 – Vista frontal do NERGA Fonte: Estagiária

Os principais setores industriais existentes são os têxteis, os componentes automóveis e a agro-indústria. O setor secundário, é um pilar fundamental no desenvolvimento do concelho da Guarda, pois a existência de empresas médias e grandes dimensões é fulcral para o crescimento económico da região. Estas empresas estão orientadas sobretudo para a área dos têxteis, vestuário, lacticínios, componentes elétricas, construção civil e comércio de automóveis. O setor terciário tem-se desenvolvido nos últimos anos. Atualmente, a oferta em termos de serviços, principalmente na área do turismo, tem potencializado este setor na Beira Alta4.

1.2.Identificação e Estrutura Jurídica da Instituição

O NERGA é o Núcleo Empresarial da Região da Guarda (Figura nº3). Como vimos anteriormente, é um território extenso mas subpovoado, envelhecido e com uma estrutura económica débil, pelo facto de ser pouco industrializado e o setor comercial ser pouco dinâmico. É uma associação sem fins lucrativos, cujo âmbito territorial é o Distrito da Guarda.

A Estrutura Jurídica da Instituição5 é a seguinte:

Denominação Social: Núcleo Empresarial da Região da Guarda (NERGA) Caraterização jurídica: Associação Empresarial (Anexo I)

Proprietário: Não aplicável

Data de Constituição e Início de Atividade: 07 de maio de 1984 NIPC: 502280310

Capital Social: 0€

Atividade principal: Apoio ao Tecido Empresarial do Distrito da Guarda

4

Informação adaptada do site http://www.acg.pt/images/stories/pdf/tecido%20empresarial_g.pdf, consultado a 02 de outubro de 2012.

5

Informação retirada junto dos colaboradores do NERGA, visto que não podia ter acesso aos documentos jurídicos da instituição.

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Relatório de Estágio 5 1.3. Historial da Instituição6

Esta instituição foi constituída em 1984, por iniciativa conjunta da Associação

Industrial Portuguesa (AIP) e um grupo de empresários da Região da Guarda, o NERGA é uma Associação Empresarial sem fins lucrativos e de utilidade pública cujo âmbito territorial é o Distrito da Guarda.

Agrupando um grande número de empresas pertencentes aos mais diversos setores de

atividade, o NERGA assume-se como um verdadeiro agente de desenvolvimento socioeconómico e de valorização das potencialidades da nossa Região.

Entre outros objetivos, o NERGA procura:

 Promover o desenvolvimento da atividade empresarial do Distrito da Guarda,

em especial dos seus associados;

 Assegurar a prestação de informação aos seus associados nas áreas de maior

relevância para a sua atividade, bem como a sua participação em programas e atividades que vão de encontro às suas necessidades;

 Contribuir, pelas mais diversas formas, para o desenvolvimento socioeconómico

da nossa região e suas potencialidades, tanto por iniciativas próprias como apoiando e cooperando em projetos promovidos por outras entidades.

Para a concretização destes objetivos, o NERGA possui e disponibiliza os seguintes serviços: Formação Profissional, Centro Novas Oportunidades (CNO), Apoio às

Empresas, Organização de Eventos, Comissão Florestal, Laboratório de Sistema de Informação Geográfica (SIG), Comunicação e Imagem e Assessoria Jurídico.

Esta Associação encontra-se certificada no sistema de Gestão da Qualidade, ao abrigo da norma NP EN ISO 9001:2008 (International Organization for Standartization7), sendo ainda uma entidade acreditada pela DGERT – Direção-Geral do Emprego e das Relações de Trabalho. O NERGA é também uma delegação da AIP, tendo sido esta a

principal entidade para a constituição da instituição.

6

Informação retirada do site http://www.nerga.pt/Nerga/tabid/56/Default.aspx, consultado a 04 de outubro de 2012 7

ISO- é uma organização não-governamental sediada em Genebra, responsável pela elaboração e aplicação dos standards internacionais de qualidade.

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Relatório de Estágio 6 1.4.Missão e Visão

A missão é o papel desempenhado pela empresa no seu negócio, ou seja, deve refletir a razão de ser da empresa, qual o seu propósito e o que a empresa faz. “Qualquer

empresa surge aos olhos dos consumidores, fornecedores, entidades públicas com que se relaciona, com uma determinada imagem, favorável ou desfavorável. Essa imagem decorre de múltiplos fatores, que não apenas os seus produtos ou serviços” (Lindon et al.; 2009:355). A visão é a direção em que a empresa pretende seguir, ou o que a

empresa deseja ser. Trata-se da personalidade, do caráter e de uma filosofia que guia a empresa.

1.4.1. Missão8

O NERGA tem como missão, representar e defender as empresas e os empresários da

região da Guarda e apoiá-los nos domínios técnicos, social, inovação, internacionalização, informação e formação, de modo a tornar o tecido empresarial cada vez mais competitivo.

1.4.2. Visão9

A visão do NERGA tem como intuito ser uma instituição de utilidade pública e sem

fins lucrativos, prestadora de serviços aos seus associados e à comunidade, contribuindo para o desenvolvimento socioeconómico da região da Guarda.

1.5. Política de Qualidade10

O NERGA, Associação Empresarial Regional, de referência no Distrito da Guarda, está consciente da sua responsabilidade na gestão das suas atividades, produtos e serviços na Sociedade.Estabelece, assim, o compromisso da melhoria contínua (Anexo II) e eficácia da qualidade dos seus processos, produtos e serviços (Anexo III), como contributo para um desenvolvimento sustentável da região.

8

Informação retirada do site http://www.nerga.pt/Nerga/MissãoeVisão/tabid/60/Default.aspx, consultado a 04 de outubro de 2012

9

Informação retirada do site http://www.nerga.pt/Nerga/MissãoeVisão/tabid/60/Default.aspx, consultado a 04 de outubro de 2012

10

Informação retirada do site http://www.nerga.pt/NERGA/Políticadequalidade/tabid/61/Default.aspx, consultado a 04 de outubro de 2012

(17)

Deste modo, o NERGA compromete-se a:

 Avaliar e satisfazer as necessidades das empresas da região, em particular dos

seus associados, fornecendo-lhes produtos e serviços de valor e utilidade que correspondam às suas necessidades e expetativas de modo a estabelecer uma relação de confiança;

 Planear metas e objetivos de Qualidade, medindo e avaliando os resultados

obtidos para assegurar a sua eficácia e melhoria;

 Promover a sensibilização e formação dos colaboradores para as suas

obrigações individuais e coletivas na melhoria da satisfação dos associados e clientes contribuindo para a qualidade socioeconómica da região;

 Assegurar o melhor ambiente organizacional, através da motivação, do

empenho e do desenvolvimento dos seus colaboradores otimizando e melhorando de modo contínuo e constante a gestão dos seus processos e métodos de trabalho;

 Cumprir a legislação e regulamentos operacionais, aplicáveis às suas

atividades e outros requisitos subscritos pela Associação;

 Selecionar e avaliar os seus fornecedores com base no seu desempenho e

desenvolver relações de parceria com os melhores, de modo a potenciar as sinergias entre organizações e apoiar o desenvolvimento regional da Guarda;

A Política de Qualidade encontra-se colocada no hall de entrada do NERGA (Figura

nº4) e no hall do segundo piso (Figura nº5) como mostram as seguintes figuras:

Figura nº5 – Política de Qualidade no segundo piso Fonte: Estagiária

Figura nº4 – Política de Qualidade na entrada Fonte: Estagiária

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O NERGA assume-se, portanto, como uma associação responsável, constituída por uma equipa motivada, competente e inovadora, empenhada em prestar serviços de reconhecido valor para os seus associados, empresas da região e contribuir para o bem-estar da sociedade.

1.6. Estrutura Orgânica

O organograma é um gráfico que representa a estrutura formal de uma organização. Nele, mostram como estão dispostas as unidades funcionais, a hierarquia e as relações

de comunicação existentes entre estes11.

O NERGA encontra-se organizado numa estrutura organizacional denominada vertical,

pois é constituído por retângulos que representam os órgãos e linhas que fazem a ligação hierárquica e de comunicação entre eles12. Deste modo permite a integração e facilidade de comunicação a todos os níveis, contribuindo para o envolvimento e responsabilidade no âmbito do Sistema de Gestão Integrado. O NERGA está estruturado de acordo com o organograma que se encontra no Anexo IV.

1.7. Serviços da Instituição

1.7.1. Departamento de Formação13

O Departamento de Formação tem como objetivo qualificar os recursos humanos das empresas e instituições, com vista a um melhor desempenho competitivo. Neste sentido, este Departamento possui uma equipa dinâmica com experiência e “know-how” na área da formação e dos vários programas afetos a esta área.

No Anexo V encontra-se o catálogo dos cursos, que dizem respeitos à Formação Modular Certificada, Percursos Formativos de curta Duração e Formação Não Financiada.

11

Informação adaptada do site http://pt.wikipedia.org/wiki/Organograma, consultado a 05 de outubro de 2012.

12

Informação adaptada do site http://pt.wikipedia.org/wiki/Organograma, consultado a 05 de outubro de 2012. 13

Informação retirada do site http://www.nerga.pt/Forma%C3%A7%C3%A3o/tabid/74/Default.aspx, consultado a 05 de outubro de 2012.

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1.7.2. Gabinete de Dinamização Empresarial14

O Gabinete de Dinamização Empresarial do NERGA, atribui-se como um dos departamentos mais importantes da instituição ao nível da constituição e crescimento das empresas. Este gabinete tem como objetivos, entre outros, apoiar os empresários

nas suas pretensões/resolução de processos inerentes à sua atividade; veicular informação acerca da legislação de apoio à atividade económica, fundos comunitários e outros programas de financiamento; melhorar a eficácia de resposta aos processos de investimento; apoiar e acompanhar a instalação das empresas; captar e fomentar o investimento de qualidade; contribuir para o aumento do emprego; promover e captar novos investimentos para a região; apoiar o empreendedorismo, incentivando a criação de empresas e o desenvolvimento das já existentes; etc.

1.7.3. Centro Novas Oportunidades – CNO15

O NERGA, sob a tutela da ANQEP (Agência Nacional para a Qualificação e Ensino

Profissional), disponibiliza um serviço a todos os adultos maiores de dezoito anos, que

queiram valorizar e certificar as suas competências adquiridas ao longo do seu percurso escolar, profissional, formativo e social.

Desde o ano de 2001, que o CNO do NERGA, certifica adultos com equivalência ao nível básico e secundário.

Este Centro Novas Oportunidades tem como missão, desenvolver e proporcionar

formação/aprendizagem ao longo da vida na região; promover e desenvolver dinâmicas de aprendizagem por parte dos adultos com baixos níveis de qualificação escolar profissional, através de múltiplas opções: Processo de Reconhecimento, Validação e Certificação de Competências (RVCC); Cursos de Educação e Formação de Adultos (EFA) ou Vias de Conclusão do Nível Secundário de Educação (DL 357/2007).

14

Informação retirada do site http://www.nerga.pt/ApoioEmpresarial/QuemSomos/tabid/192/Default.aspx, consultado a 05 de outubro de 2012.

15

Informação retirada do site http://www.nerga.pt/CNO/Objectivos/tabid/177/Default.aspx, consultado a 05 de outubro de 2012.

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1.7.4. Gabinete Comissão Florestal16

O Gabinete Comissão Florestal desenvolve o seu trabalho de forma planeada com os seguintes objetivos:

 Apoiar o desenvolvimento de projetos de âmbito regional, congregando os

esforços das várias associações de produtos florestais, cooperativas e empresas do Distrito da Guarda, com vista à dinamização do setor florestal na região;

 Promover e incentivar o investimento no setor florestal através da

modernização dos agentes económicos;

 Disponibilizar a todos os associados um conjunto de serviços existentes no

NERGA, bem como, responder às necessidades técnicas dos seus intervenientes.

No âmbito ainda do Gabinete Comissão Florestal, encontra-se o Laboratório SIG, que

além da vertente de apoio técnico às associações florestais da região, está vocacionado para a prestação de serviços à comunidade, nomeadamente:

 Planos Municipais de Defesa da Floresta Contra Incêndios (PDFCI);  Planeamento e Ordenamento do Território;

 Avaliação de Impactes Ambientais;  Produção de cartografia digital;

 Levantamentos topográficos com GPS (Global Positioning System);  Cursos de formação em SIG.

 Conceção de websig´s (Autarquias…).

1.7.5. Gabinete de Comunicação e Imagem17

Este gabinete assume-se como o elo de ligação entre o NERGA e o meio envolvente, os

associados, restante tecido empresarial e público em geral. O departamento de

comunicação tem a cargo:

 Material de divulgação externo e interno da associação;  Elaboração de notas informativas;

16

Informação retirada do site http://www.nerga.pt/Comiss%C3%A3oFlorestal/tabid/78/Default.aspx, consultado a 05 de outubro de 2012.

17

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 Elaboração de newsletters18

;

 Organização e manutenção da web site e facebook (Anexo VI);  Elaboração de material promocional;

 Elaboração do manual de acolhimento (Anexo VII);

 Elaboração do plano de comunicação da instituição (Anexo VIII);  Elaboração de planos de emergência do NERGA (Anexo IX);  Contatos com a comunicação social.

1.7.6. Gabinete de Eventos19

Através deste gabinete, o NERGA pretende constituir uma plataforma de divulgação de

empresas e atividades, no sentido de incrementar o desenvolvimento empresarial da região. Esses objetivos atingem-se através da:

 Organização e realização de feiras e exposições;

 Organização e realização de seminários, colóquios, fóruns e congressos;  Divulgação e participação em feiras nacionais e internacionais;

 Conceção de ideias de feiras e eventos a realizar. 1.7.7. Delegação de Seia e Gouveia20

A delegação do NERGA em Seia foi criada em 1991 tendo por objetivo promover o

desenvolvimento da atividade empresarial de Seia e Gouveia, e nomeadamente, assegurar aos associados um crescente apoio e acompanhamento ao nível das decisões e programas.

18

Consultar, http://www.nerga.pt/Not%C3%ADcias/Newsletter/tabid/234/Default.aspx 19

Informação retirada do portefólio da instituição, consultado a 06 de outubro de 2012 (anexo vii). 20

Informação retirada do site http://www.nerga.pt/Delega%C3%A7%C3%A3oSeiaeGouveia/Apresenta%C3%A7% C3%A3o/tabid/208/Default.aspx, consultado a 06 de outubro de 2012.

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| Comunicação Organizacional

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Relatório de Estágio 13 2.1. Identidade Visual

A identidade visual de uma organização é uma das três variáveis da Imagem

Corporativa e um instrumento de configuração da personalidade pública da empresa que expressa, explicitamente ou simbolicamente, a sua identidade global (Villafañe,

1998:117). Trata-se de uma variável dinâmica, visto que os seus componentes – nome,

slogan e logótipo – podem sofrer alterações a qualquer momento. Tal como refere

(Lampreia 1992:48) a identidade de qualquer instituição começa, em termos de

comunicação pelo seu nome, pelo seu logótipo e também pelo seu slogan, que são os elementos primários para a identificação e reconhecimento desta junto ao público. A

identidade visual é um elemento indispensável de qualquer organização, pois é o conjunto gráfico que a simboliza e representa a personalidade da organização. A identidade visual tem como principal objetivo, configurar a personalidade corporativa a uma empresa. Desta advém outros objetivos, como a de identificação, a de diferenciação, de memorização e de associação.

Nos pontos a seguir são referidos os elementos que compõem a identidade visual da instituição, o seu nome, logótipo e slogan.

2.1.1. Nome

O nome de uma organização é um dos elementos que constitui a identidade visual e é dos primeiros elementos que o público capta e associa, identificando-a junto destes. Para Lindon et. al. (2008:176), o nome é o mais importante elemento do dispositivo

identificador de uma marca. O NERGA, é uma organização que contém uma identidade

visual que manteve ao longo dos anos.

Segundo Lampreia (1992:49), existem sete categorias de nomes: nome individual –

referente, normalmente ao fundador da empresa; associação de nomes – em função das pessoas que integram a sociedade da empresa; nome descritivo – onde a atividade da empresa é de imediato deduzida; nome abreviado; iniciais; nome fabricado ou nome por analogia.

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Figura nº6 – Logótipo do NERGA Fonte: NERGA

De acordo com a descrição feita por Lampreia (1992), o nome NERGA é um nome por iniciais, isto porque é composto por todas as iniciais que compõem o nome da instituição por extenso. Também pode ser um nome descritivo, ou seja, onde a atividade da empresa é de imediato deduzida, pois é logo entendido que está ligado a empresas do setor da Guarda.

2.1.2. Logótipo

Sendo um dos principais componentes da identidade visual, o logótipo tem como principal função associar uma imagem à organização. Deste modo, o logótipo de uma organização deve ser de fácil perceção, de grande clareza e de boa memorização (Lampreia, 1992:50). Também Lampreia (1992:49) afirma que: designa-se por logótipo

o nome da instituição desenhado e colorido de forma única e específica, de modo a tornar-se um sinal de reconhecimento imediato.

O logótipo do NERGA (Figura nº6) é formado por um globo (átomo) envolvendo várias linhas curvas e no meio encontra-se a palavra NERGA escrita.

O logótipo é de fácil compreensão, pois a sua forma de átomo transmite o conceito de globalização e proximidade, ao qual a instituição pretende estar associada, e as linhas curvas transmitem a sensação de movimento e dinamismo.

Em relação às cores utilizadas no logótipo da instituição,

destacam-se: a cor cinzenta que transmite estabilidade, sucesso e qualidade e a cor rosa, que transmite entrega total e ajudar o próximo21.

As letras da palavra NERGA, que se encontram no logótipo, representam a continuidade que se pretende seguir e transmitir, pois o NERGA é uma instituição que tem evoluído ao longo dos anos da sua existência.

21

Informação adaptada do site http://olhandoacor.web.simplesnet.pt/significado_das_cores.htm, consultado a 08 de outubro de 2012.

(25)

2.1.3. Slogan

O slogan é uma palavra gaélica22 que provem da palavra slogorn e deriva do gaélico

slaugh-ghairn, que significa grito de guerra (Gonzales, 2003:24). Esta palavra era

usada pelos antigos escoceses para inspirarem os seus membros a lutarem pela proteção do grupo. Nos dias que sucedem, o slogan é utilizado para a “guerra” que existe no mercado e na disputa pelo consumidor. Posto isto, há uma grande necessidade do slogan ser uma palavra ou frase curta e de fácil memorização, capaz de chegar rapidamente ao público-alvo. Para Lampreia (1992:53), o slogan tem como finalidade de reforçar a

mensagem do logótipo, exprimindo a filosofia da empresa. Aplicando a lei da simplificação, um slogan deve conseguir dizer muito em poucas palavras, de forma clara e sugestiva. Segundo os autores Rabaça e Barbosa (1987:544), estes definem slogan como uma frase concisa, marcante, geralmente incisiva, atraente, que apregoa as qualidades e superioridades de um produto, serviço ou ideia. O NERGA tem como

slogan oficial: NERGA - “Uma Força e um Parceiro na Região”

O slogan do NERGA, está diretamente ligado aos empresários, associados da região da Guarda e há população nela residente. Este slogan apela à união entre as empresas, empresários, população em geral, pois, a união faz a força.

2.1.4. Estacionário

O Estacionário é toda a identificação gráfica de uma empresa, quer seja em papel ou

em formato digital. Este é um elemento transmissor da identidade corporativa que deve ser utilizado de forma coerente e com o objetivo de afirmar o seu posicionamento e

estabelecer uma associação imediata ao NERGA23.

O Estacionário é composto pelo cartão-de-visita, papel de carta, envelopes, assinatura

digital, material de escritório e qualquer outra forma que a empresa utilize para publicitar a marca.24

No NERGA, o cartão-de-visita é personalizado para cada colaborador e, no geral, todos os elementos do estacionário possuem na sua constituição o logótipo do NERGA.

22

Dialético da Escócia.

23

Informação adaptada do site http://www.fnet.pt/default.aspx?idAreaSite=2&id=153, consultado a 8 de outubro de 2012.

24

Informação adaptada do site http://www.fnet.pt/default.aspx?idAreaSite=2&id=153, consultado a 8 de outubro de 2012.

(26)

Os documentos enviados possuem sempre um cabeçalho com o logótipo da empresa e os seus dados de contato (Anexo X).

2.2. Estratégia Comunicacional

A palavra “comunicação” provém do latim “communicare”, ou seja, tornar algo em comum. A comunicação é exclusiva dos seres vivos que vivem em grupos e que por isso

têm algo a pôr em comum (Beirão et. al.,2008:14).

Segundo Lampreia (1992:13) entende-se por comunicação o processo de transmitir

uma informação de um indivíduo para outro e conseguir que ambos se compreendam.

É fundamental para qualquer organização definir uma política comunicacional, para que se estabeleça uma correta gestão da comunicação com os seus diferentes públicos, tanto a nível interno – constituído por todos os colaboradores - como a nível externo – constituído pelos clientes, fornecedores, media, comunidade em geral, entre outros. É imprescindível uma troca de informação constante entre o público interno e externo.

Posto isto, a estratégia de comunicação assenta em dois eixos distintos: a comunicação interna e a comunicação externa.

2.2.1. Comunicação Interna

A comunicação interna é toda a forma de interação entre os elementos que constituem um grupo enquanto membros desse mesmo grupo. Segundo Beirão (2008:80) a

comunicação interna nas empresas tem como missão assegurar a valorização das mensagens da administração, difundir a informação e assegurar a boa receção pelo público-alvo e a comunicação de enquadramento e contribuir para um bom clima social. A comunicação deve ser entendida como um processo simbólico, através do qual

os sentimentos dos colaboradores para com a empresa, sejam reforçados e/ou modificados.

(27)

O NERGA, sendo uma Associação que compreende cerca de vinte colaboradores, a comunicação e o fluxo de informação é maioritariamente feito através de processos informais baseados no face-to-face, comunicação via telefone e existe também uma

intranet25, que permite a troca de informação entre os colaboradores. As comunicações internas, a nível institucional ou relativas a algum cliente, são feitas através de correio eletrónico.

2.2.2. Comunicação Externa

A comunicação externa é toda a comunicação feita entre a organização e os seus públicos externos. O diálogo, informação, esclarecimento e compreensão devem ser os princípios base que ligam a empresa ao seu público externo. Para Villafañe (2008:265), este refere, a expressão, comunicação corporativa, possui uma certa polissemia já que,

em sentido estrito, deverá abarcar a totalidade das comunicações da empresa. E ainda

diz que a comunicação externa é a comunicação da personalidade da empresa para o

exterior.

Esta parte de auscultar, informar e esclarecer os públicos é a principal função do gabinete de comunicação, no entanto, quando este não existe (não é o caso), todos os membros da empresa devem colaborar.

Os instrumentos utilizados pelas empresas para a divulgação da comunicação exterior, devem ser escolhidos de forma a adaptarem-se corretamente à mensagem que pretendem transmitir e aos públicos que desejam atingir.

No NERGA, a comunicação externa é feita através de correspondência via e-mail, envio de faxes e cartas, via telefone, organização de eventos (como, seminários, workshops, etc.) e em participação nestes, através do site e das redes sociais (facebook), conferências de imprensa e da prática de patrocínios a outras entidades.

25

É uma rede de computadores privada de uso exclusivo de um determinado local, por exemplo de uma empresa, que só pode ser cessada pelos seus utilizadores internos.

(28)

Relatório de Estágio 18 2.3. Análise Swot

A análise SWOT, consiste num levantamento rigoroso das características internas da empresa e do contexto em que esta está inserida. O diagnóstico acrescenta valor suplementar à análise, preparando-nos para as decisões operacionais e estratégicas, e consiste em elaborar uma síntese das análises interna e externa (Lindon et. al.,

2009:451).

A análise SWOT estuda a competitividade de uma organização segundo quatro

variáveis: strenghts (forças), weaknesses (fraquezas), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças) (Rodrigues et. al., 2005:489).

De um lado apresentam-se os principais aspetos que diferenciam a empresa dos seus concorrentes no mercado, identificando os pontos fortes e os pontos fracos da empresa (análise interna); do outro lado, identificam-se perspetivas de evolução do mercado, ou seja, as principais ameaças e oportunidade (análise externa).

Esta análise permite que os responsáveis possam prever acontecimentos e diminuir possíveis impactos negativos. Deste modo o responsável tende, naturalmente, retirar o maior partido possível das forças e minorar ao máximo as fraquezas.

Relativamente à análise interna do NERGA, as forças e as fraquezas são avaliadas tendo em conta determinados aspetos, tais como: a instituição, ou seja, a sua cultura organizacional, os recursos humanos e os serviços de atividade; os clientes, associados e o mercado em geral.

Com a análise externa, pretende-se avaliar as oportunidades e ameaças que todo o meio envolvente oferece à instituição, como, o contexto social, conjuntura económica e outros fatores que proporcionam ou impedem o desenvolvimento e crescimento da empresa.

(29)

A tabela que se segue corresponde à análise SWOT do NERGA, elaborada pela estagiária, que teve o parecer da supervisora da instituição, a qual referiu que a análise estava bem estruturada. No Anexo XI está a análise SWOT efetuada pelo NERGA:

Strenghts (Pontos Fortes) Weaknesses (Pontos Fracos)

 Equipa de colaboradores qualificados;  Notoriedade;

 Ergonomia;

 Empenho, dedicação e disponibilidade;  Espírito de equipa;

 Engenho empreendedor;

 Reconhecimento e reputação a empresas associadas;

 Envolvência com a comunidade;  Recetividade à inovação.

 Limitação financeira;  Falta de apoios;

 Falta de colaboradores por

gabinete26;

Opportunities (Oportunidades) Threats (Ameaças)

 Certificação na área da “Qualidade”;  Ser a única associação empresarial da

região;

 Parcerias e Protocolos (Anexo XII);  Alargamento do público-alvo;  Dinamismo do tecido empresarial;  Redes sociais;

 Mercados internacionais.

 Situação económico-financeira do País;

 Aumento da taxa de desemprego;  Diminuição da adesão de futuros

empresários e formandos.

26

Pois só existe um colaborador por gabinete e por vezes, devido ao excesso de trabalho fica mais difícil atingir todos os objetivos. No entanto, todos os colaboradores se entreajudam uns aos outros.

Tabela nº1 – Análise Swot Fonte: Estagiária

(30)

Figura nº7 – Postura Correta Fonte: Estagiária

Figura nº8 – Sensibilização à reciclagem

Fonte: Estagiária

2.4. Ergonomia e Responsabilidade Social

A palavra “Ergonomia” vem de duas palavras Gregas: “ergon” que significa trabalho e “nomos” que significa leis27

. A ergonomia é a ciência que estuda a adaptação de bem-estar físico e psíquico do colaborador no ambiente de trabalho.

Segundo Wisner (1987:12), a ergonomia é o conjunto de conhecimentos científicos

relativos ao homem e necessários para a conceção de ferramentas, máquinas e dispositivos que possam ser utilizados com o máximo de conforto, segurança e eficácia.

Uma das preocupações do NERGA relaciona-se com as condições de trabalho a que os seus colaboradores estão expostos, pois esforça-se pelo bem-estar de todos os que laboram na instituição, pois a satisfação interna constitui uma variável fundamental no alcance de bons resultados. Desta forma, através da ergonomia pretende-se investigar

aspetos do trabalho que possam causar desconforto aos trabalhadores e propor modificações nas condições de trabalho para torná-los

confortáveis e saudáveis (Maciel, 2000:32).

No NERGA, os cuidados ergonómicos encontram-se à responsabilidade do Gabinete Comissão Florestal e de Qualidade. Nesta instituição são tidas em conta várias variáveis, desde a higiene e segurança no trabalho, postura (Figura nº7), climatização, os níveis de dióxido de carbono nos gabinetes, luminosidade, insonorização, clima organizacional, entre outras variáveis.

Relativamente à Responsabilidade Social, esta diz respeito ao exercício planejado e sistemático de ações, estratégias

e implementação de canais de relacionamento entre a organização, os públicos de seu interesse e a própria sociedade (Bueno, 2003:106).

27

Informação adaptada do site http://www.ivogomes.com/blog/o-que-e-a-ergonomia/, consultado a 08 de Outubro de 2012.

(31)

Figura nº9 – Sensibilização ao consumo de eletricidade

A responsabilidade social integra todas as atividades desenvolvidas de forma voluntária por uma organização que contribua para o desenvolvimento da comunidade, apoio a coletividade e proteção ambiental.

No NERGA, uma das preocupações está relacionada com o meio ambiente, pois no que diz respeito às impressões, estas só são impressas em última instância, ou então, utiliza-se papel de rascunho sempre que seja possível.

Na troca de informação também prevalece o formato digital em vez do formato de papel. Relativamente à reciclagem, foram colocados três caixotes por gabinete, que dizem respeito ao cartão/papel, vidro e plástico e aplicados avisos com mensagens de sensibilização à reciclagem (Figura nº8), como também ao consumo de eletricidade (Figura nº9).

(32)

| O Estágio: Atividades Desenvolvidas

(33)

Figura nº10 – Gabinete de Eventos vista frontal

Figura nº11 – Gabinete de Eventos vista lateral

3.1. Objetivos do Estágio

O estágio curricular é uma das etapas mais importantes para o aluno e é a última para a obtenção do grau de licenciatura em Comunicação e Relações Públicas. É nesta fase que o aluno põe em prática os conhecimentos adquiridos ao longo da sua formação académica, adaptando-os à realidade. Aqui se ganham novas aprendizagens de caráter profissional, num contexto real de trabalho.

A escolha da área de estágio e a instituição onde o mesmo se irá realizar é uma decisão de extrema importância, pois é o primeiro contato com o mercado de trabalho e pretende-se que este vá ao encontro das expetativas do aluno, relativamente ao seu futuro profissional.

A minha escolha incidiu no NERGA, mais especificamente no Gabinete de Eventos (Figura nº10 e nº11). Esta escolha baseou-se na vontade de conhecer, trabalhar e aprender numa empresa ligada à organização de eventos, pois é

uma área que me fascina e desta forma também teria a oportunidade de colocar em prática os conhecimentos adquiridos ao longo da licenciatura, nomeadamente na área de relações públicas e gestão de eventos.

(34)

Relatório de Estágio 24 3.2. Plano de Estágio

Aquando da minha entrada para a instituição foram-me mostradas as instalações, os serviços nela prestados e também entregue uma folha com as considerações acerca das boas práticas nas instalações do NERGA (Anexo XIII) que tive de assinar comprometendo-me a cumpri-las. Seguidamente foi definido o meu plano de estágio pela supervisora da instituição (Anexo XIV). Assim, nas primeiras semanas de estágio iria ter um contato direto com as várias áreas da organização, definidas posteriormente pela supervisora, e que incidiam especialmente nas áreas correlacionadas com a minha formação académica e com as tarefas a desenvolver no decurso do estágio.

Após este meu primeiro contato com a instituição, delineei um conjunto de objetivos básicos a atingir até ao final do meu estágio curricular:

 Conhecer a identidade, os valores e a metodologia de trabalho do NERGA;  Perceber o funcionamento e a dinâmica da instituição;

 Integrar-me ao máximo nas atividades realizadas pelo NERGA;  Aplicar, adquirir e aprofundar conhecimentos;

 Assumir um papel ativo no seio da instituição.

O cumprimento destes objetivos está em consonância com a realização das atividades definidas pela supervisora no Plano de Estágio que me foi deliberado. Ficou também acordado o meu período de estágio, decorrendo este entre 01 de junho a 28 de setembro.

3.3. Cronograma

O cronograma é um instrumento que serve para planear e controlar, onde são definidas

e detalhadas minuciosamente as atividades a serem executadas durante um período estimado28. Através da análise do cronograma conseguimos obter uma perceção das atividades desenvolvidas e do tempo gasto para as realizar num determinado enquadramento temporal. A tabela que se segue diz respeito ao cronograma das tarefas que fizeram parte do meu dia-a-dia no Gabinete de Eventos do NERGA, durante os três meses de período de estágio.

28

(35)

29

Neste mês o estágio só decorreu três dias devido à maioria dos colaboradores do NERGA entraram de férias.

Atividades Desenvolvidas Junho 01 - 29 Julho 02 – 31 Agosto 01 - 0329 Setembro 03 - 28 Apoio ao evento “5º Concurso de Vinhos da Beira Interior”: verificação da ementa para o almoço; elaboração de uma nota informativa; contatar os OCS para a sua confirmação no evento; elaborar marcadores com o nome do júri do concurso e elaborar o

press kit; início da

preparação do dossier do evento. Preparativos do jantar de gala do 5º Concurso de Vinhos da Beira Interior: elaboração dos convites; elaborar os marcadores de mesas; contatar os convidados para a sua presença no jantar; listagens das mesas com os nomes dos respetivos

convidados; elaboração de um

press release para

os OCS; elaboração da ementa para o jantar. Apoio no secretariado e no NERGA em geral. Workshop sobre “O Turismo como Instrumento de promoção dos Produtos Regionais” – 13 de Setembro: elaboração dos marcadores de mesa acerca dos produtos regionais expostos; receção dos participantes; apoio no secretariado e entrega do press kit; apoio logístico; organização do dossier do evento.

Iniciativa “Be Target – O alvo és TU” no parque do Rio Diz – 6

de Junho: cobertura do evento – fotos; apoio no expositor do NERGA. Iniciativa “Fórum Novo Millenium” – 5 de Julho: apoio no secretariado e entrega de um press kit; cobertura do evento – fotos. Criação de um evento fictício, proposto pelo gabinete, que ficava a cargo do estagiário. Apoio ao evento “Warm Up Summer” – 16 de Junho: elaboração de credenciais e ajuda nos preparativos.

Jantar de gala do 5º Concurso de Vinhos da Beira Interior – 7 de

Julho: receção dos

convidados; apoio logístico. Apoio no secretariado Seminário “Destroika” – 12 de Junho: apoio no secretariado; receção dos convidados e entrega de um press kit. Elaboração do relatório do evento do 5º Concurso de Vinhos da Beira Interior e respetivo dossier. Prova e Avaliação de Vinhos do 5º Concurso de Vinhos da Beira Interior – 20 de

Junho: apoio logístico

e cobertura do evento – fotos.

Tabela nº2 – Cronograma das Atividades Desenvolvidas Fonte: Estagiária

(36)

Relatório de Estágio 26 3.4. Atividades Desenvolvidas

O estágio curricular no Gabinete de Eventos do NERGA baseou-se essencialmente no apoio à realização e organização de eventos que estavam ou iriam decorrer no decurso dos três meses de estágio. As atividades desenvolvidas fundamentaram-se no plano elaborado pela supervisora da instituição, no entanto, também foram desenvolvidas algumas atividades extras que não estavam contempladas no plano e que surgiram espontaneamente no decurso do estágio.

Segundo Caetano e Rasquilha (2007:175), um evento é um acontecimento de caráter

cultural e de entretenimento, que cumprem um objetivo específico de apresentação, demonstração ou partilha de informação, dirigidos a um público-alvo específico. Um

evento é um acontecimento, ocorrência, ou seja, um facto que cause impacto e seja razão para notícia.

Com a finalidade de aumentar o círculo dos seus relacionamentos e de quebrar a rotina cria-se, organiza-se e participa-se em reuniões, seminários, etc. que são genericamente chamados de eventos.

Um evento tem como caraterística principal propiciar uma ocasião extraordinária ao

encontro de pessoas, com finalidade específica, a qual constitui o “tema” principal do evento e justifique a sua realização (Giacaglia, 2006:3).

A organização de um evento pressupõe sempre a definição de objetivos, estes podem ser: conviver, festejar, envolver, apresentar, inaugurar, promover, agradecer, fidelizar, divulgar, experimentar, partilhar, etc.

A realização de um evento, envolve múltiplas pessoas, setores, empresas, que deverão ser vistos como parceiros30.

Existem inúmeras possibilidades e tipos de eventos capazes de atender a cada um dos objetivos mais específicos e complexos de qualquer empresa, independentemente do seu porte, verba disponível, produto/serviço comercializados, entre outras caraterísticas.

30

É um arranjo em que duas ou mais partes estabelecem um acordo de cooperação para atingir interesses comuns, http://pt.wikipedia.org/wiki/Parceria, consultado a 20 de outubro de 2012.

(37)

Os diversos tipos de eventos que uma empresa organiza, patrocina ou participa podem ser classificados, segundo Giacaglia (2006:39), de acordo com vários critérios: quanto à

finalidade – podem ser primordialmente institucionais ou promocionais; quanto à periocidade – podem ser esporádicos, periódicos ou de oportunidade; quanto ao âmbito – podem ser internos ou externos; quanto ao público-alvo desejado – corporativo ou para o consumidor; quanto ao nível de participação – patrocinado ou de realização própria.

A seguir serão descritos os diferentes tipos de eventos que existem, indicando quais os objetivos que se espera de cada um.

Feiras – são eventos direcionados para determinados segmentos específicos, tendo uma

duração média de uma semana. Segundo Rasquilha et. a.l (2007:20), as feiras permitem

atrair uma grande parte de consumidores do seu público-alvo a um único local, possibilitando a apresentação de produtos ou serviços da empresa de uma forma apelativa.

Convenções de vendas – são eventos destinados às equipas de venda interna, externa e

aos canais de distribuição da empresa, em local, data e horário definidos por ela. Segundo Giacaglia (2006:46), a convenção de vendas visa discutir aspetos comerciais

da empresa.

Congressos – são eventos que reúnem profissionais da mesma área de várias empresas,

para discutir temas de interesse comum. Para Rasquilha et. al. (2007:24), o congresso é um evento bastante abrangente, podendo a ele agregar-se outros acontecimentos, como

seminários, workshops, palestras, que funcionem no mesmo local.

Workshops – neste tipo de eventos, profissionais da mesma área de negócio ou até da

mesma empresa reúnem-se com o objetivo de solucionar um problema ou debater um tema que lhes é apresentado (Rasquilha et. al., 2007:26).

Eventos Sociais – os eventos sociais surgiram de modo a quebrar a formalidade

inerente a outros eventos e que esteja mais vocacionado para a vertente humana, social e de lazer. Estes promovem o relacionamento entre a empresa, os colaboradores e os

(38)

Eventos Culturais – este tipo de evento tem como finalidade impressionar clientes e

parceiros, especialmente se estes gostarem de arte, possibilitando a participação num evento cultural que esteja em cartaz ou que seja patrocinado pela empresa.

Eventos Desportivos – neste tipo de eventos incluem-se jogos de futebol, ténis, entre

outros. É possível organizar eventos desportivos com a participação exclusiva dos

convidados da empresa, bem como aproveitar algum já existente, participando como patrocinador (Giacaglia, 2006:64).

Para a organização de um evento é necessário fazer um planeamento, ou seja, a criação de estratégias ou táticas para alcançar o objetivo pretendido. Este é o ponto de partida para a realização de qualquer evento.

Deste modo, a organização de um evento divide-se em três fases:

 Pré-evento – esta é a fase da conceção e planeamento do evento a partir de interesses, objetivos e estratégias envolvidas;

 Evento – é a fase de organização e realização na prática do evento, ou seja, quando todas as atividades planeadas são implementadas;

 Pós-evento – nesta fase ocorre a desmontagem do evento e a verificação do alcance dos resultados almejados, através da realização de reuniões de avaliação, questionários e elaboração de relatórios.

Em suma, para a realização de um evento com sucesso é necessário apurar: definir os

objetivos do evento; verificar e analisar o orçamento disponível; definir estratégias para o evento e apresentar o plano; definir o tema; definir o público – alvo do evento; definir a data e local; escolher os horários do evento; selecionar o local da realização deste; escolher a disposição das salas ou dos ambientes; vender quotas do evento; reunir os envolvidos; contratar serviços terceiros; elaborar o programa e o conteúdo do evento; elaborar e enviar convites; desenvolver material promocional; definir concursos e atrações; definir mecanismos para a divulgação do evento; contratar assessoria de imprensa; preparar o sistema de registo de visitantes; verificar o investimento total previsto para o evento; preparar formulários de controlo; preparar formulários para questionários de avaliação (Rasquilha et. al., 2007:44).

(39)

Independentemente da natureza do evento, o sucesso depende largamente da promoção, pois esta é vital para criar conscientização do evento, desejo de participação e

sentimento por parte do participante de que o investimento em tempo e dinheiro vale os benefícios oferecidos (Leonard e Hoyle, 2003:49).

As relações públicas constroem a lealdade contínua para a organização e para a incentivação dos participantes nos seus eventos. As metas de uma campanha de relações públicas podem variar significativamente, desde a criação de conscientização sobre o

evento em seus estágios iniciais de desenvolvimento até à sua continuidade durante um período de tempo, para compensar a publicidade negativa ou as controvérsias sobre a empresa que patrocina o seu evento (Leonard e Hoyle, 2003:65).

As relações públicas tornaram-se uma ferramenta de marketing mais sofisticada do que no passado. Estes “consideram virtualmente todos os veículos de comunicação para

disseminarem a mensagem” (Leonard e Hoyle, 2003:66).

Também o protocolo é fundamental na organização de eventos, independentemente do tipo de evento a realizar. É uma técnica de comunicação que tem por objetivo alcançar a eficácia e a excelência nas atividades públicas ou perante os públicos das empresas ou instituições. Pretende criar uma imagem positiva, melhorar as relações interpessoais e o ambiente dentro da organização e no decorrer do evento. Deste modo, o protocolo não se limita às normas escritas, inclui também, as normas de cortesia que facilitam a vida em sociedade, seja em casa, na rua ou no trabalho. A partir do momento em que os homens e mulheres passaram a trabalhar juntos, as regras tradicionais de proteção e deferência em relação às mulheres foram postas em causa e por isso, as regras de conduta protocolar tiveram de se adaptar aos novos tempos. Deste modo, surgiu o protocolo empresarial, que consiste num conjunto de normas e etiqueta, em que a indumentária e o comportamento das pessoas em determinadas situações da vida profissional têm de se adaptar às ocasiões31.

31

(40)

Na organização de eventos é importante, saber elaborar convites e responder-lhes; ter boas maneiras ao telefone; saber vestir-se de acordo com as circunstâncias; receber os convidados sempre bem-dispostos; saber conversar com toda a gente e o mais importante, “saber estar” em todos os lugares e em todas as ocasiões.

A área de eventos tem demonstrado um impressionante crescimento e isso explica-se por vários motivos, sobretudo pelos inúmeros benefícios que geram para os negócios da empresa, bem como para os consumidores. Segundo Giacaglia (2006:7), os eventos possibilitam, entre outros os seguintes benefícios:

 Estreitamento das relações com os clientes, possibilitando a interação deles

com todos os profissionais da empresa;

 Apresentação dos produtos/serviços da empresa para o seu mercado-alvo,

ampliando o leque de exposição;

 Ganho de novos clientes, por meio da venda a curto, médio e longo prazo. Segundo Cobra (1993:432) o público-alvo pode ser informado e instruído

acerca do uso de um produto, ou serviço, com o objetivo de persuadi-lo a comprar.

 Obtenção de informações sobre o mercado e os concorrentes;

 Atualização do profissional, pois muitos profissionais e consumidores recorrem

aos eventos para se atualizarem com e em relação às novas tendências mercadológicas;

 Alavancagem da imagem institucional;

 Estabelecimento de novos contatos comerciais. Muitas vezes há empresas que

buscam novas parcerias comerciais durante os eventos.

Segundo Kotler e Armstrong (1991:468), consideram a criação de eventos

especialmente importante na publicidade de levantamento de fundos para organizações sem fins lucrativos.

Na preparação da organização de um evento é necessário estabelecer o caminho que a organização quer percorrer no futuro, pois para um bom desempenho no trabalho de amanhã é necessário o bom trabalho de hoje.