Sociedade do Conhecimento

Gerenciamento (Gestão) Eletrônico de

Documentos – GED Introdução

Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

Sociedade do Conhecimento

Nunca se produziu tanto documento e se precisou de tanta velocidade no fluxo informacional. Essa velocidade pode implicar em diferencial competitivo para as empresas;

Pesquisas sobre o trabalho em escritórios mostra os desperdícios de dinheiro e tempo por não localizar documentos na velocidade em que se precisa deles;

O papel não vai acabar tão cedo. O conceito de “paperless office” possui restrições de uso até mesmo legais. Continuaremos convivendo com documentos físicos por um bom tempo, mesmo com o empenho do uso de assinatura digital;

O que interessa para quem procura um documento não é a sua forma física.

O que interessa é a informação nele contida;

O papel é normalmente essencial como prova de operações e atos, mas o que se usa para tomar decisões no dia-a-dia são as informações que estão nele.

O que é GED

GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é a

tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em

documentos e dados eletrônicos, durante todo o “Ciclo de Vida” documental.

EDMS e/ou ECM

O que é GED

Gerenciamento (ou Gestão) eletrônico de documentos

é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos.

Os sistemas GED permitem aos usuários acessar os

documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente.

Documentos formam a grande massa de conhecimentos

de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a

Porque usar GED:

perguntas-chave

Qual é a quantidade de documentos eletrônicos que eu

manuseava há 5 anos e quantos eu manuseio hoje?

Trabalhando no seu dia-a-dia, alguma vez você já perdeu

um documento ou arquivo?

Alguma vez já perdeu mais tempo procurando um

documento do que levou para criá-lo?

Já desistiu de procurar um documento e o encontrou

após o tê-lo refeito?

Porque usar GED

Imagine milhões de documentos de diversos tipos, que

precisam ser gerenciados de forma padronizada, com segurança, restrições de acesso e com possibilidade de compartilhar essas informações com outros processos e sistemas;

O problema documental

Executivos gastam em média 150 horas/ano procurando,

solicitando, esperando documentos;

Em cada 20 documentos, 1 se perde;

Executivos gastam 20 a 45% do tempo criando ou

manipulando documentos;

Um funcionário guarda em média 20.000 folhas de papel

por ano;

A pessoas perdem entre 20 e 30% de seu tempo

localizando informações.

Ciclo de vida de documentos

O GED deve gerenciar documentos a partir da sua

criação, oferecendo padrões apropriados de documentos e formas fáceis de conduzir o cadastramento deles.

Caso contrário:

◦ Cada funcionário usa o padrão de documento que achar mais conveniente;

◦ Durante o processamento do documento você não tem acesso a ele por meio de outro computador e também não tem controle sobre o que está acontecendo com ele;

O mundo de papel

Dependendo a fonte de pesquisa, apenas 5% da informação encontra-se em formato digital;

Parte desse informação (em papel) precisa ser gerenciada para que venha a resultar em uma vantagem competitiva para a empresa;
Deve-se selecionar para a digitalização documentos que

supostamente serão de grande valor estratégico para a empresa e terão grande número de acessos;

Não se pode abrir mão de uma organização coerente do seu arquivo simplesmente porque ele foi informatizado.

“Quem informatiza uma bagunça terá como resultado uma bagunça informatizada”

Razões para o GED

◦ Redução do tempo de processamento e manuseio de papel;

◦ Aumento de produtividade;

◦ Acesso imediato a qualquer informação;

◦ Melhoria na qualidade do trabalho;

◦ Velocidade e precisão na localização de documentos;

◦ Melhor atendimento ao cliente.

Gestão Documental

◦ Melhor controle de documentos;

◦ Redução de espaço físico de armazenagem;

◦ Facilidade de implementar temporalidade documental;

Razões para o GED

◦ Integração com outros sistemas;

◦ Disponibilidade instantânea de documentos sem limites físicos;

◦ Otimização do WorkFlow;

◦ Maior agilidade nas transações da empresa.

Redução e proteção de investimentos

◦ Redução de custos com espaço físico;

◦ Proteção contra catástrofes que poderiam danificar o acervo documental.

Componentes de um sistema GED

Documentos

Qualquer elemento que contenha informação relevante;

Qualquer arquivo digital que possa ser impresso de

forma legível;

Exemplos de documento:

◦ Desenho;

◦ Manuscrito;

◦ Arquivo de processador de texto, planilha, etc.;

◦ Formulários;

◦ Cheque ou outro documento financeiro;

◦ Nota fiscal; ◦ etc.

Ambiente GED

Captura Armazenamento Distribuição

Rede

Ambiente GED

Documentos

◦ Em papel ou nativamente digital
Scanner

◦ Equipamento de digitalização, ou seja, obter uma imagem do documento;
Rede

◦ Meio de comunicação entre os componentes do sistema
Armazenamento

◦ Pode ser o próprio servidor de imagens ou outro ambiente computacional
Impressora

◦ Usada quando necessário obter uma cópia físico de um documento
Estação de Trabalho

◦ Computador para acesso ao servidor que permite consultar, criar novos documentos, cadastrar documentos, etc.

Sistema GED

Um sistema GED é um conjunto de programas de

computador que administram o ambiente GED;

Pode ser necessário mais de um software para ter uma

solução GED completa. Por exemplo:

◦ Software para controlar a captura (digitalização)

◦ Software para gerenciamento de impressão

◦ Software para gerenciamento de backup

◦ etc.

Questão-chave:

Equipamentos de captura de imagens

Scanners

Filmadoras

Máquinas Fotográficas

Dispositivos de Saída e Visualização

Impressoras

Plotters

Dispositivos de Armazenamento

Disk Array é um sistema

que liga múltiplos HDs em um grande HD para controle e segurança avançado de dados

Principais tipos de GED

Tipos de GED

De forma geral o tipo solução GED é definido pelas

características particulares dos documentos: tipo físico, apresentação, tipo de uso desejado, etc. Os mais comuns são:

◦ Document Imaging

◦ Document Management

◦ EDMS - Sistema Gerenciador de Documentos Técnicos

◦ Image Enabled

◦ ERM / COLD

◦ Forms Processing – Processamento de Formulários

◦ Workflow

Document Imaging

Usado normalmente para documentos prontos, que não

sofrerão mais alterações;

Tendência no trabalho com imagens, ou seja,

documentos em papel que foram digitalizados;

Document Management

Permite controlar um documento desde o

momento de sua criação até o seu descarte;

O objetivo é controlar todo o documento que

esteja em uso;

Possui retorno rápido, pois os usuários passam

a ter benefícios do uso a todo momento do seu

trabalho, e não somente no momento em que

precisar de um documento que está no arquivo;

Forma de racionalizar trabalho e aumentar a

produtividade;

EDMS - Engineering Document

Management System

Sistema de Gerenciamento de Documentos Técnicos
Aplicável a documentos como:

◦ plantas, desenhos, especificações, relatórios, listas de materiais, normas de qualidade, etc.

Características:

◦ Manipula desenhos de grandes dimensões;

◦ Visualização e impressão de arquivos CAD;

◦ Referências a diferentes documentos;

Mais restrito ao trabalho com este tipo de documento;

Antes de implantar este tipo de sistema é aconselhável

Image Enable

O objetivo: disponibilizar a imagem de documentos em

programas que precisam de documentos para completar a informação necessária.

◦ Disponibilizar a imagem de um documento junto ao processo do qual ele faça parte a fim de complementar a informação total para se tomar uma decisão;

Exemplos:

◦ Notas fiscais em sistema de contabilidade;

◦ Pedido ou reclamação de cliente em sistemas de CRM (Customer Relationship Management) ;

Nesse tipo de sistema assume-se que os documentos

são parte de processos mais complexos e contém somente parte da informação total;

ERM

ERM: Enterprise Report Management;

Objetivo

◦ Gerenciar relatórios provenientes dos diversos sistemas da empresa;

◦ Esses relatórios podem possuir milhares de páginas que podem ser tratadas como um único documento;

Aplicações:

◦ Faturas de telefone, energia elétrica, água;

◦ Extratos bancários;

Processamento de formulários

Tecnologias aplicáveis na captura de dados de formulários;
A partir desses formulários são colhidos dados de maneira

automática por meio de padrões de reconhecimento com OCR, ICR, código de barras, etc;

Coleta de grande volume de dados, como formulários de pesquisa de grande monta, como o censo.

Objetivo

◦ Minimizar a aplicação de recursos em indexação e obtenção de dados que tradicionalmente seria feita por digitadores;

Aplicações

◦ Formulários de repartições públicas

◦ Pedidos de clientes

◦ Documentos padronizados de Recursos Humanos

◦ Documentos e formulários bancários

◦ Formulários de pesquisa e levantamento

Workflow

Embora associado ao GED, na verdade

workflow não é considerado uma aplicação

GED;

Objetivo

◦ Automatizar processos, racionalizando-os e, consequentemente, aumentando a produtividade

◦ Faz a informação necessária para cada atividade percorrer o processo previamente mapeado

Alguns vídeos sobre GED

Vídeos

Reportagem(PEGN)

Empresa de digitalização(Log.GED)
Uma empresa sem GED