Controlo Interno dos Activos Fixos Tangíveis do IESIG

Texto

(1)Instituto de Estudos Superiores Isidoro da Graça Departamento de Ciências e Tecnologias. Relatório de Estágio Profissional Controlo Interno dos Activos Fixos Tangíveis do IESIG. Filipe João Jähnel Mandl. Mindelo, Outubro de 2010.

(2) Relatório de Estágio Profissional Controlo Interno dos Activos Fixos Tangíveis do IESIG. Relatório de estágio profissional sujeito à obtenção do grau de Licenciatura do Curso de Organização e Gestão de Empresas do Instituto de Estudos Superiores Isidoro da Graça.. Discente: Filipe João Jähnel Mandl Orientador: Eng.º João Manuel Dias da Silva. ii.

(3) Identificação Nome: Filipe João Jähnel Mandl Naturalidade: Santo António das Pombas E- mail: [email protected] Ano do Curso: 4º Ano Curso Organização e Gestão de Empresas. Entidade Acolhedora: Designação Social: Instituto de Estudos Superiores Isidoro da Graça Endereço: Mindelo, São Vicente Telefone: +238 2326810 E- mail: [email protected] Área de actividade: Ensino superior, formação académica e profissional Área de actuação no estágio: Controlo interno activos fixos tangíveis Período realização do estágio: Junho a Setembro de 2010. Orientador do Estágio Nome: Eng. João Manuel Dias da Silva Cargo/Função: Vice-presidente do IESIG. iii.

(4) Termo de Responsabilidade. Eu, Filipe João Jähnel Mandl, aluno do 4º Ano do Curso de Organização e Gestão de Empresas, do Instituto de Estudos Superiores Isidoro da Graça, tendo frequentado o Estágio Profissional, no Instituto de Estudos Superiores Isidoro da Graça na área de Controlo Interno, sob a Orientação do Eng. João Manuel Dias da Silva, confirmo e responsabilizo pela veracidade de todas as informações contidas neste Relatório de Estágio Profissional. Comprometo ainda que as informações recolhidas, terão apenas a utilidade de carácter académico no âmbito do Curso frequentado.. S. Vicente, Outubro de 2010. O Aluno Estagiário _________________________ / Filipe João Jähnel Mandl /. O Orientador _________________________ / João Manuel Dias da Silva /. iv.

(5) RESUMO Os riscos tornam as organizações mais vulneráveis ao mundo dos negócios, aos escândalos, perca de confiança e má imagem. Existem também os riscos relacionados às questões operacionais. A Direcção de certa forma detém maiores controlos sobre suas actividades e gestão. Este relatório e sua fundamentação teórica têm por finalidade demonstrar que as actividades concernentes a Gestão dos Activos Fixos Tangíveis do IESIG, estão sujeitas a diversas situações que podem ser previstos e controlados. Uma correcta implementação de um Sistema de Controlo Interno para os Activos Fixos Tangíveis, garante uma margem de segurança capaz de evitar erros e fraudes que possam significar prejuízos futuros, e até mesmo detectá-los antes da sua ocorrência. O objectivo deste trabalho, além de alertar sobre a importância do Controlo Interno para as organizações independentemente do ramo do porte e da complexidade das actividades, também é o de criar precedentes para a implementação de um Sistema de Controlo Interno para os Activos Fixos Tangíveis que seja viável para o IESIG.. Palavras-chave: Controlo Interno, Activos Fixos Tangíveis, Risco, Informação, Decisão, Sistema de Gestão Activos Fixos Tangíveis.. v.

(6) ABSTRACT Several risks may have affect organizations and make them vulnerable to scandals, creating a negative image and causing lack of credibility in the business world. Moreover, there are also risks related to the operational issues. The Board of Directors posses, in a certain way, a tighten control over its activities and managements. The goal of this report is to show that the activities related to the Management of Tangible Fixed Assets at IESIG are subject to the occurrence of diverse situations that can be foreseen and controlled. A correct implementation of a Internal Control System for the Tangible Fixed Assets guarantees a security and permits to avoid mistakes and frauds that might cause future losses. Moreover, it may detect the problem before their occurrence. The goal of this report, apart from underlining the importance of the Internal Control within an organization, notwithstanding its size and the complexity of its activities, is to create a model of implementation of the Internal Control System for the Tangible Fixed Assets applicable at IESIG.. Key Words: Internal Control, Tangible Fixed Assets, Risk, Information, Decision, Tangible Fixed Assets Internal Control System.. vi.

(7) LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS AIA - American Institute of Accountants AICPA - American Institute of Certified Public Accountants ASB - Auditing Standards Board COSO - Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERP - Enterprise Resource Planning IASB - International Accounting Standards Board IESIG – Instituto de Estudos Superiores Isidoro da Graça; ISA - International Standard On Auditing NRF – Norma de Relato Financeiro OECI - Organismos Estratégicos de Controlo Interno SAA - Serviços Académicos e Administrativos SAP - Statement on Audit Procedure SAS - Statement on Auditing Standards SEC - Securities and Exchange Commission SNCRF – Sistema de Normalização Contabilística e de Relato Financeiro SOX - Sarbanes Oxley Act. vii.

(8) ÍNDICE CAPITULO I: Introdução ………………………………………………………... 01 1. Contextualização ……………………………………………………………….. 02 1.1.Breve Caracterização Economica de Cabo Verde ……………………..…… 02 1.2.Cabo Verde e a Globalização ………………..……………………………... 05 1.3.O Manual Comum de Controlo Interno da CPLP ………………………….. 06 2. Objectivos ………………………………………………………………………. 08 2.1.Objectivo Geral …………………………………………………………….... 08 2.2.Objectivos Especificos ……………………...………………………………. 08 3. Metodologia …………………………………………………………………….. 09. CAPITULO II: Fundamentação Teórica ……………………………….….……. 11 1. Evolução Histórica do Controle Interno ………………………………………... 11 2. Conceito de Controlar …………………………………………………………. 15 3. Conceito de Controlo ………………………………………………………….. 15 4. Conceito de Controlo Interno ………………………………………………….. 17. 4.1. Controlo Interno Administrativo e Contabilístico ……………….……….. 20. 5. Controlo Interno de Acordo com a ISA ………………………………..…….... 22. 5.1. O Ambiente de Controlo ………………………….………………………. 22. 5.2. O Processo de Avaliação de Risco da Entidade ………………………….. 23. 5.3. O Sistema de Informação, (incluindo os processos de negócio relacionados, relevantes ao relato financeiro e comunicação) ……..…….. 23. 5.4. Actividades de Controlo …………………..…………………………….... 24. 5.5. Monitorização (Acompanhamento) de Controlos .……………………….. 24. 6. Limitações e Distorções do Controlo Interno …………………………………. 25 7. Objectivos do Controlo Interno ……………..……………………………….... 27. 8. Princípios de Controlo Interno …………………………………...……………. 28. 9. Sistema de Controlo Interno ………………………………………………….... 30. 10. Avaliação do Sistema de Controlo Interno ……………………………………. 31 11. Efeito das Tecnologias de Informação no Controlo Interno ……….………….. 33. 12. Medidas de Controlo Interno Activos Fixos Tangíveis ………………..…….... 35. 12.1. Definição da Política de Capitalização ………………………………….. 37 viii.

(9) 12.2. Existência do Ficheiro do Imobilizado ……………………………..…... 38. 13. Activos Fixos Tangíveis – NRF7 …………………………………………….... 39. 13.1. Objectivo ……………………………………………………………….... 39. 13.2. Definições ……………………………………………………………….. 40. CAPITULO III: Apresentação do IESIG ……………………………………….. 42 1. Missão …………………………………………………………………………. 42 2. Atribuições …………………………………………………………………….. 42 3. Cooperação …………………………………………………………………….. 43. 4. Corpo Docente ……………………..………………………………………….. 44. 5. Estudantes …………………………………………………………………….... 44. 6. Sistema Organizacional ……………………..……………………………….... 44. 6.1. A reitoria ……………………………………………………………….... 45. 6.2. O concelho Universitário ………………………………………………... 45. 6.3. O concelho Científico ……………...……………………………………. 46. 6.4. Concelho Pedagógico …………………………………………………… 46 6.5. Conselho de Disciplina …………………...……………………………... 46. 6.6. Comissão Interdepartamental …………………………………………… 47 6.7. Conselho Consultivo ………….………………………………………... 47. 7. Departamentos …………………………………………………………………. 47. 8. Os Serviços Académicos e Administrativos …………………………………... 49. 8.1. Visão, Missão, Valores e Objectivos Globais …………………………... 50. 8.1.1. Visão …………………………………………………………….. 50 8.1.2. Missão ………………………………………………………….... 50. 8.1.2.1.. Divisão Dos Serviços Académicos …………………... 50. 8.1.2.2.. Divisão Dos Serviços Contabilísticos e Financeiros …. 51. 8.1.3. Valores …………………………………………………………... 51 8.2. Objectivos Estratégicos da Direcção dos SAA ………………………….. 52. 9. Estrutura da Secretaria - Dos Serviços Académicos e Administrativos e Dos Serviços Contabilísticos e Financeiros ……………………………………….... 52. 9.1. Serviços Académicos ……………………………………………………. 53. ix.

(10) 10. Gestão Académica ……………………………………………………………... 56. 11. Recebimentos ………………………………………………………………….. 56 12. Serviços contabilísticos e financeiros …………………………………………. 57 13. Pagamento ……………………………………………………………………… 60 14. Situação económica, financeira e monetária do IESIG ………………………... 60. 14.1.. Económica ……………………………………………………………... 60. 14.2.. Financeira …………………………………………………………….... 61. 14.3.. Investimentos ………………………………………………………….. 62. CPITULO IV: Desenvolvimento das Actividades ………………………………. 63. 1. Cronograma das Actividades ……………………………………………….. 63. 1.1. Mês de Junho ………………………………………………………… 63 1.2. Mês de Julho …………………………………………………………. 63 1.3. Mês de Agosto ……………………………………………………….. 64 2. Gestão do Património, Economato e Inventário do IESIG ………….…….. 64. 3. O Sistema de Gestão dos Activos Fixos Tangíveis do IESIG …………….... 65. 3.1. O Manual de Gestão dos Activos Fixos Tangíveis do IESIG ………... 66. 3.2. A Base de Dados de Registo dos Activos Fixos Tangíveis do IESIG... 68. CAPITULO V: Análise das Competências Práticas Adquiridas ………………. 72. CAPITULO VI: Conclusão e Recomendações ……………….…………………. 74. 1. Recomendações …………………………………………………………….. 74. 2. Conclusão …………………………………………………………………... 74. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ……………………………………………... 77. ANEXO …………………………………………………………………………….. 81. x.

(11) CAPITULO I: INTRODUÇÃO Estamos sempre controlando nossas actividades, e muitas vezes fazemo-lo sem ao menos perceber. Por exemplo, a simples actividades que vão desde ver se a porta de casa ou do carro ficou bem fechada ou o simples acto de conferir o nosso extracto bancário, verificando as transacções efectuadas pelo banco, seja com os nossos cheques, seja com o extracto do serviço Vinti4™, são sinais de controlo. Muitas organizações têm enfrentado ou já enfrentaram problemas que tenham causado impacto negativo tanto em termos de lucro como também em termos da sua imagem. Esses prejudicam o desempenho da organização causando transtornos a funcionários e clientes. Devido a esses problemas e a outras situações, a Direcção das organizações tem sido responsável pela implementação de sistemas e procedimentos, que permita um maior controlo das actividades, garantem a eficiência e proteger com segurança e fidelidade o seu património. Um dos meios eficientes para assegurar que a organização tenha um desempenho satisfatório, é o uso contínuo dos Sistemas de Controlo Interno. Dependendo do seu grau de implementação e verificação prática, estes sistemas proporcionam segurança para a Direcção na busca que seus objectivos e garantir que metas estabelecidos sejam atingidos. São normas, procedimentos, métodos, rotinas, manuais, enfim, diversos mecanismos, que são adoptados implementados e verificados para que os membros da organização os possam seguir, e sem dúvida alguma aprimorá-los. Para a Direcção das organizações a correcta implementação dos Sistemas de Controlo Interno conduz a minimização de erros, tanto os deliberados, ou não, de fraudes, falhas, conluio e sobretudo prevenir e identificar qualquer ameaça. Porém, convêm frisar que, mesmo tendo a organização um excelente Sistema de Controlo Interno, ainda assim é susceptível a falhas, tendo em conta que o ser humano é capaz de cometer erros, e 1.

(12) principalmente por ser ele o executor, está mais susceptível a driblar o Sistema de Controlo Interno. E por mais que se verifique a fiabilidade desse sistema, sempre haverá uma brecha que o ser humano será capaz de descobrir, e não seguir o que foi determinado. Os Sistema de Controlo Interno funcionam como uma importante ferramenta no processo de gestão. O desenvolvimento deste trabalho advêm da necessidade verificada, de se dotar o IESIG de um Sistema de Controlo Interno para os Activos Fixos Tangíveis, uma vez que, continuando com esta lacuna o IESIG pode estar incorrendo em prejuízos que irão condicionar seu desempenho tanto a nível operacional como em termos do lucro. Este sistema, dependendo da sua elaboração, execução e reavaliação facilitará sem duvida o progresso do IESIG. Porém estará dependente da consciência das pessoas sobre a sua importância para a continuidade das actividades do IESIG. O Sistema de Controlo Interno para os Activos Fixos Tangíveis do IESIG proposto neste trabalho, procurará prevenir, corrigir falhas, evitar informações distorcidas. É uma forma de prevenir e resguardar os activos fixos tangíveis do IESIG. Tendo em conta que não existe controlo perfeito, sempre que se cria um mecanismo de controlo ele deve ser acompanhado verificando a sua exactidão: se é o mais recomendável; se merece aperfeiçoamento; se está adequado à realidade do IESIG.. 1.. Contextualização 1.1. Breve Caracterização Económica de Cabo Verde Cabo Verde, após a sua independência, atravessou um período de forte. centralização das actividades económicas principais. De facto, de 1975 a 1991, competia ao Estado, de cariz socialista, desenvolver quase toda a actividade comercial, industrial e serviços de importância, cabendo aos privados, o papel de agentes económicos de pequena. 2.

(13) e média dimensão. Nos Serviços Financeiros Transportes, Construção, Turismo, o Estado detinha importante posição. Desde 1991, desejando contrariar a sua condição insular e a forte dependência das transferências externas, públicas ou privadas, e como forma privilegiada de desenvolvimento económico e social e estabilização dos indicadores macroeconómicos, Cabo Verde iniciou uma política de liberalizações e abertura da economia ao exterior, já iniciada em 1989, deixando o Estado de ser o principal agente económico transferindo essa função para os investidores privados, nacionais e estrangeiros, relegando-se para um papel crescentemente promotor e regulador da actividade económica. A partir de 1993 entram em vigor importantes instrumentos legislativos de incentivo na área económica e foram simplificados diversos procedimentos fiscais e aduaneiros com o objectivo de criar um ambiente propício ao estabelecimento de negócios. Esta legislação para atracção do Investimento, resultante de um importante esforço para tornar este pequeno país competitivo na captação do capital externo, e os Acordos Preferenciais de entrada em diversos mercados internacionais, abrangendo mais de 500 milhões de potenciais consumidores na Europa (Acordo de Cotonou), Estados Unidos (Sistema Generalizado de Preferências e AGOA-African Growth Opportunity Act), Canadá (Nova Iniciativa para África), China e África Ocidental (CEDEAO-Comunidade Económica dos Estados da África Ocidental) tornaram o Turismo, o Sector Financeiro, a Indústria Ligeira (essencialmente Calçado e Confecções), Mar (Transportes Marítimos e Pescas), a Energia e Água, o Ambiente e Saneamento nos sectores mais dinâmicos e de maior potencial de investimento em Cabo Verde. Em 1997, o Ministério da Coordenação Económica, hoje Ministério da Economia, Crescimento e Competitividade, ciente da necessidade de reduzir a dependência das remessas dos emigrantes e da ajuda internacional, apontava como factores essenciais para a 3.

(14) integração de Cabo Verde na economia mundial, construindo uma base económica para o crescimento sustentado, o aumento do emprego e das exportações, o reforço da livre iniciativa de mercado, a activa participação do sector privado, o incremento do investimento estrangeiro, a aposta no turismo, o alargamento e modernização das infraestruturas e do saneamento básico, os transportes, as comunicações e a energia sem contudo descurar o respeito e protecção do ambiente. A economia Cabo-verdiana diferencia da maior parte dos países Africanos, não tanto pelo nível real, muito acima da media das economias-tipo da África Ocidental, mas principalmente pela sua estrutura onde o domínio do peso do sector terciário (cerca de 70,65% do PIB a faz aproximar da estrutura típica das economias desenvolvidas. O produto interno bruto (PIB) tem tido uma evolução muito positiva em Cabo Verde. Entre 2005 a 2009 cresceu a uma taxa média anual de 5,6%, valor elevado no contexto internacional. O BCV- Banco de Cabo Verde previu "uma ligeira recuperação" da actividade económica em 2010, com o PIB a situar-se entre os 4 e 5%, depois da "manutenção do ritmo de abrandamento, devido ao contexto de uma conjuntura externa desfavorável".1 Analisando a evolução da conjuntura económica na óptica da produção, nota-se que o ritmo de expansão da actividade económica evidencia o facto dos principais investimentos que vêm sendo realizados no País dirigirem-se para o sector dos serviços (rubrica que pesa cerca de 70% na produção nacional) e, em particular, para o subsector do turismo, actual âncora de crescimento económico recente. Cabo Verde tem registado um crescimento considerável em nível da sub-região Oeste africana, apesar dos enormes desafios que o país apresenta, tais como escassez de água potável, de energia, de saneamento básico, deficiente infra-estrutura, limitados 1. Fonte: Jornal "Oje" 25 Novembro 2009. 4.

(15) recursos. naturais,. materiais. e. humanos.. Atingiu. índices. de. desenvolvimento. surpreendentes tanto na área de alfabetização, mortalidade infantil, desenvolvimento social e económico que o levou em tempo recorde, a sair de uma condição de país pobre para integrar o grupo de país de desenvolvimento médio. É hoje um país, que apesar do seu tamanho é respeitado no concerto das nações, tirando partido das oportunidades que surgiram. Assinou um acordo de parceria especial com a União Europeia, aderiu à OMC (Organização Mundial do Comércio) e a 1 de Janeiro de 2008, elevou-se oficialmente à categoria de países de desenvolvimento médio, passando a ser o segundo país africano a atingir tal meta, após o Botswana. A expansão e modernização dos Portos, Aeroportos, a criação de Parques Industriais e melhoria das Vias Rodoviárias fazem parte do programa destinado a dotar Cabo Verde de infra-estruturas modernas e adequadas à recepção de Investimento.. 1.2. Cabo Verde e a Globalização A globalização das actividades económicas em Cabo Verde é desde há muito uma realidade e exige dos agentes um maior pragmatismo e rigor na gestão das suas actividades. Os responsáveis das organizações, são confrontados permanentemente com novas realidades, que os obriga a uma gestão eficiente e a frequentes alterações de estratégias, percursos e decisões tendo como foco principal o controlo interno. A necessidade de eficácia na realização dos objectivos e de eficiência na utilização dos recursos escassos, exige aos responsáveis das organizações um maior conhecimento e saber no desempenho das suas actividades. A informação constitui na actual conjuntura uma realidade económica, um poderoso activo para o exercício das suas funções do controlo e a tomada de decisões.. 5.

(16) Na perspectiva de libertar o potencial empreendedor do sector privado e do crescimento sustentável da economia cabo-verdiana é imperativo adoptar estratégias que visam a eficácia e eficiente alocação dos recursos por parte das nossas organizações. A economia de Cabo Verde passou por transformações que afectam directamente as organizações fazendo com que estas necessitem adaptar-se às novas condições do mercado competitivo. Assim surge a necessidade de criação de sistemas que auxiliem a administração no controlo das suas actividades. Neste sentido o controlo interno figura-se como ferramenta fundamental para qualquer organização.. 1.3. O Manual Comum de Controlo Interno da CPLP2 Representantes dos Organismos Estratégicos de Controlo Interno da Comunidade de Países de Língua Portuguesa (OECI/CPLP) aprovaram, no dia 8 de Dezembro de 2009, em Brasília (DF), o "Manual Comum de Controlo Interno". O propósito do documento, preparado por um grupo técnico, formado por representantes de Angola, Brasil, Cabo Verde e Portugal, entre os dias 4 e 11 de Julho e 2 e 4 de Dezembro de 2009, é reunir um conjunto de princípios e práticas orientadoras da actuação dos Organismos de Controlo Interno, a serem adoptados de forma conjunta pelos países da CPLP. A aprovação do manual, feita por meio da assinatura do Memorando de Brasília, foi realizada durante a II Conferência dos Organismos Estratégicos de Controlo Interno da Comunidade de Países de Língua Portuguesa, sediada pela Controladoria-Geral da União (CGU), em Brasília (DF), nos dias 7 e 8 de Dezembro de 2009. O encontro deu continuidade ao processo de fortalecimento da interacção entre os órgãos de controlo. 2. Artigo publicado pela Assessoria de Comunicação Social Presidência de Republica Federativa do Brasil no seu site em 18/12/2009. 6.

(17) interno dos países de língua portuguesa, iniciado com a I Conferência realizada na capital portuguesa, Lisboa, em 2008. As actividades dos dois dias de trabalho (7 e 8 de Dezembro de 2009) - que contaram com a presença de representantes dos OECI (Organismos Estratégicos de Controlo Interno) de Angola, Brasil, Cabo Verde, Guiné-Bissau, Portugal, Moçambique, São Tomé e Príncipe e Timor Leste - seguiram a linha de discussão expressada pelos países da CPLP desde o primeiro encontro, em 2008, de convergir acções quanto a princípios programáticos e boas práticas. As discussões tiveram como foco central o fortalecimento das acções de controlo e de avaliação da execução de programas, por meio do desenvolvimento do benchmarking3 e da formação profissional permanentes dos dirigentes e dos técnicos que compõem os Organismos. O manual, baseado, entre outras, em normas de auditoria internacionais, reúne princípios programáticos destinados a sustentar a actividade de controlo dos OECI numa base de boas práticas orientadas para agregar valor e fortalecer a gestão pública e racionalizar as acções de controlo e de avaliação da execução de programas.. 3. Benchmarking é um processo sistemático e contínuo de avaliação dos produtos, serviços e processos de trabalho das organizações que são reconhecidas como representantes das melhores práticas com a finalidade de comparar desempenhos e identificar oportunidades de melhoria na organização que está realizando o benchmarking.. 7.

(18) 2. Objectivos. 2.1. Objectivo Geral Complementar e integrar a componente teórica do curso através da investigação e aquisição de conhecimentos práticos relativos ao sistema de controlo interno da área do imobilizado corpóreo (activos fixos tangíveis) em vigor no IESIG, avaliar e medir seu desempenho, oferecer análises, apreciações, e recomendações, em ordem a melhorar a respectiva eficácia.. 2.2. Objectivos Específicos  Analisar o processo de controlo interno relacionado com o imobilizado (activos fixos tangíveis), e os procedimentos utilizados, ver se são adequados e se estão a ser aplicados, propor sugestões de melhoria caso for necessário;  Contribuir para metodológicas e eficientes condutas de gestão para garantir a prevenção e detecção de erros e fraudes concernentes ao imobilizado;  Contribuir para a implementação de um sistema que garanta uma adequada custodia dos imobilizados;  Elaborar uma proposta de Manual de Gestão dos Activos Fixos Tangíveis do IESIG;  Contribuir para o desenvolvimento e/ou implementação de uma ferramenta informática que dê suporte a gestão do imobilizado corpóreo;. 8.

(19) 3. Metodologia A metodologia aplicada para realização deste trabalho que contempla um relatório de estágio profissional realizado no IESIG, e sua fundamentação teórica, é de natureza exploratória e descritiva. A pesquisa se caracteriza como exploratória pela necessidade de explorar uma área tão pouco explorada, como é o Controlo Interno nas Organizações em Cabo Verde, e ir em busca de novas ideias e conhecimentos com finalidade de melhorar e adequar o instrumento da realidade que se pretende conhecer, utilizando-se de abordagens qualitativas. A sua natureza exploratória e descritiva está evidenciada na necessidade de explorar uma área de controlo do Activo Fixo Tangível do IESIG. A pesquisa bibliográfica é o ponto de partida de toda pesquisa. Segundo Gil, António Carlos (1994), além das fontes primárias (ocorre quando o pesquisador refere-se à obra directa do autor, em seu original), utiliza-se as chamadas fontes secundárias (quando o pesquisador remete-se à obra directa do autor a partir da leitura de outro autor que escreve sobre o assunto abordado). A pesquisa documental visa colectar elementos relevantes para o estudo, e realizada a partir da consulta em documentos do IESIG, como por exemplo, Plano de Contas, Ficheiro do Imobilizado, Ordens de Compra etc. Este TCC (trabalho de conclusão de curso), caracteriza-se também como estudo de caso, pois segundo Gil (1996, p.58), “o estudo de caso é caracterizado pelo estudo profundo e exaustivo de um ou de poucos objectivos, de maneira que permita o seu amplo e detalhado conhecimento, tarefa praticamente impossível mediante os outros delineamentos considerados”. Por último o processo de colecta de dados foi feito a partir do Estágio Profissional realizado no IESIG o que permitiu uma boa e útil experiência laboral e possibilitou-me o 9.

(20) acesso as instalações, e o contacto com os funcionários, para que fosse feito todo levantamento físico dos Activos Fixos Tangíveis e a consulta de todos os documentos necessários para o seu registo. O objectivo do meu Estagio Profissional consistiu na criação e montagem de um Sistema de Gestão dos Activos Fixos Tangíveis, do qual faz parte o Manual de Controlo Interno do Activos Fixos Tangíveis, e uma base de dados para o respectivo registo do Activos Fixos Tangíveis. Com a criação do Sistema de Controlo Interno para os Activos fixos Tangíveis, o levantamento dos dados e a respectiva classificação no sistema, cada Activo Fixo Tangível recebeu um número de registo. O trabalho decorreu a nível presencial no IESIG e contou com algum auxílio de funcionários que forneceram dados e informações sobre o Instituto, além de disponibilizar todo o material necessário para realização do projecto.. 10.

(21) CAPITULO II: FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA. 1. Evolução Histórica do Controlo Interno De acordo com Heier, Dugan e Sayers (2004), as questões relacionadas ao controlo interno passaram a ser discutidas no início do século, primeiro no meio académico, mas logo em seguida também no meio profissional. Inicialmente, a discussão era apenas em nível conceitual, evoluindo e culminando com a definição de estruturas ideais para avaliação e acompanhamento do sistema de controlo interno. Em 1929, o Federal Reserve Board, em concordância com o American Institute of Accountants (AIA), publicou o documento Financial Statements, que expandiu a discussão sobre controlo interno que havia sido iniciada anos antes no meio académico. Esse documento referia-se ao controlo interno como um instrumento de avaliação nos trabalhos de auditoria independente para determinação da extensão dos testes de verificação, específico para cada condição em particular, e definido de acordo com o nível de segurança do controlo instituído pela organização: se o nível de controlo estivesse bom, apenas testes de auditoria superficiais seriam suficientes; se não estivesse bom, seria necessária a execução de testes mais extensos, com uma porção substancial de dados contabilísticos. Após a crise de 29, com o objectivo de estabilizar o mercado e garantir que os relatórios destinados aos investidores fossem apropriados, foram publicadas pelo congresso americano a Securities Act, em 1933, e a Securities Exchange Act, em 1934, que determinavam a obrigatoriedade de emissão de relatórios e da realização de auditoria independente, auxiliando na criação de controlos reguladores do mercado e enfatizando a. 11.

(22) importância da inclusão do procedimento de revisão dos controlos internos nos trabalhos de auditoria. Ainda como reflexo da crise, em 1936, o AIA realizou uma publicação denominada Examination of Financial Statements by Independent Accountants, novamente acentuando o foco sobre a percepção interna dos controlos e, assim como o Financial Statements, estabeleceu que a extensão do sistema de controlo interno da empresa era factor determinante da necessidade de verificação pela auditoria independente. Quanto mais extensivo fosse o sistema de controlo da empresa, menos extensiva seria a necessidade de levantamento dos controlos. Em 1939, o AIA recebeu, por delegação da SEC4, a responsabilidade pelo desenvolvimento de princípios contabilísticos e procedimentos de auditoria, criando rapidamente o Comité de Princípios Contabilísticos e o Comité de Procedimentos de Auditoria. Em 1948, este comité de procedimentos de auditoria publicou o relatório Special Report on Internal Control, expandindo a abrangência do termo controlo interno definindo que ele engloba o planeamento da organização e todos os seus métodos e técnicas de mensuração adoptadas com o objectivo de salvaguardar os activos, verificar a acuracidade5 e confiança dos dados contabilísticos, promover a eficiência e encorajamento da aderência às políticas de gestão determinadas. Esse relatório tentou ampliar o alcance dos controlos internos para além da verificação da auditoria independente, enfatizando também a responsabilidade dos administradores das organizações.. 4. A SEC - Securities and Exchange Commission, é responsável pela execução de uma série de iniciativas de regulamentação exigida pela Dodd, Frank Wall Street Reform Act e Defesa do Consumidor. 5 Acuracidade (termo brasileiro) - é um adjectivo, sinónimo de qualidade e confiança da informação. Segundo o novo dicionário Aurélio, “acurado” significa feito ou tratado com muito cuidado, desvelo ou apuro.. 12.

(23) Em 1958, o comité de procedimentos de auditoria emitiu um novo relatório, denominado Statement on Audit Procedure (SAP) 29 – Scope of The Independent Auditor’s Review on Internal Control, que descreve o controlo interno segregando-o em controlos contabilísticos e controlos administrativos. Os primeiros relacionavam-se directamente com os registos contabilísticos e precisariam ser avaliados pela auditoria; o segundo relacionava-se indirectamente com os registos contabilísticos e a sua necessidade de avaliação dependeria do entendimento do auditor responsável. Esse documento sofreu uma actualização em 1972, o que resultou na publicação de dois novos relatórios, o SAP 49 – Reports on Internal Control, o qual requereu que os auditores passassem a publicar um relatório sobre o controlo interno, e do SAP 52 – Reports on Internal Control, que apresentou um guia de avaliação do controlo interno, estabelecendo uma clara distinção entre testes de conformidade e testes substantivos, realizados pela auditoria independente com base na revisão da estrutura de controlo da entidade. Também em 1972, o American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) criou o Auditing Standard Executive Committee como sucessor do Comité de Procedimentos de Auditoria. Este novo organismo consolidou os pronunciamentos SAP em um único documento, o chamado Statement on Auditing Standards (SAS) nº 01, não trazendo novidades para a conceituação do controlo interno, mantendo a definição de que corresponde ao plano da organização, seus procedimentos e registos relacionados com o processo de tomada de decisão. O Auditing Standard Executive Committee, em 1978, passou a ser denominado Auditing Standards Board (ASB). Heier, Dugan e Sayers (2004) continuam descrevendo que, em 1985, foi criada a National Commission on Fraudulent Financial Report – Treadway Commission, com o 13.

(24) objectivo de identificar os factores que explicassem a ocorrência das fraudes e oferecer recomendações que pudessem reduzir a sua incidência. Muitas dessas recomendações foram directamente endereçadas à estrutura de controlo interno, enfatizando a importância do ambiente de controlo e de um código de conduta dos administradores e funcionários. Mais tarde, a Treadway Commission passou a chamar-se Committee of Sponsoring Organization of The Treadway Commission (COSO). Como reflexo das recomendações do Treadway Commission, em 1988, o ASB emitiu nove relatórios, dentre os quais três relacionam-se com a auditoria das demonstrações financeiras, revisando as responsabilidades dos auditores independentes para detecção de erros, irregularidades, actos ilegais e avaliação do controlo interno. Em 1990, o ASB publicou o Guia de Auditoria para SAS 55 (Audit Guide), demonstrando como seria a aplicação prática das determinações da SAS 55, tendo como destaque a extensão do foco da avaliação do controlo do risco. Em 1992, O COSO publicou o documento Internal Control – Integrated Framework, conhecido como COSO I. Esse documento foi composto por 4 volumes: Sumário Executivo; Modelo; Relatório para partes externas e Ferramentas de avaliação. Em 1997, o ASB efectuou uma nova publicação, a SAS 82 – Consideration of Fraud in a Financial Statement Audit, sugerindo a existência de condições corporativas específicas que poderiam vir a facilitar a ocorrência de erros, irregularidades e actos ilegais. Essas condições usualmente relacionam-se ao ambiente ético da empresa e ao seu sistema de acompanhamento. Através do estabelecimento de políticas e procedimentos, a administração deveria ser capaz de criar um ambiente que conduz a limitação, ou até mesmo a eliminação, de erros, irregularidade e actos ilegais. Em 2001 e 2002, o mercado de acções americano estremeceu diante da descoberta de fraudes contabilísticos cometidas por grandes empresas como o Enron e a Worldcom. 14.

(25) Como reacção imediata a esses escândalos, nos Estados Unidos promulgou-se, ainda em 2002, a Sarbanes Oxley Act (SOX), redigida pelos Senadores norte-americanos Paul S. Sarbanes e Michael G. Oxley, oficialmente intitulada como “uma lei para proteger o investidor através do aperfeiçoamento da precisão e fiabilidade dos relatórios corporativos, fazer com que as leis de segurança sejam seguidas e para outros propósitos” (SOX, 2002, tradução livre). Por fim, em 2004, o COSO expandiu a estrutura de controlo proposta pelo COSO I, através da publicação do Enterprise Risk Management, conhecido como COSO II.. 2. Conceito de Controlar Controlar, é um acto de orientar quanto ao caminho a ser trilhado para o cumprimento de tarefas definidas. Às vezes, confunde-se com a palavra comandar. Comandar diz respeito ao ímpeto de dar ordem. Conforme Ferreira (1999, p. 546), controlar significa “(...) exercer o controlo de: 1. controla diversas empresas; 2. submeter a controlo; (...) manter o controlo (...)”.. 3. Conceito de Controlo O Controlo é uma função administrativa na qual a organização avalia suas realizações contidas no planeamento com o objectivo de mensurar, monitorar e acompanhar o sucesso ou fracasso de suas actividades. Por esta definição, percebe-se que o planeamento e o controlo estão intimamente ligados. Enquanto o primeiro estabelece o que fazer e como fazer, o segundo cria os meios pelo qual será feita a avaliação de como estão sendo feitas as actividades para a realização dos objectivos e metas organizacionais.. 15.

(26) O controlo pode ser distribuído a níveis organizacionais ou hierárquicos. Deste modo, Chiavenato (2004) e Maximiano (2005) dividem o processo de controlo organizacional em três níveis: ●. Controlo estratégico: implementado a nível institucional abordando a organização como um todo. Esse controlo tem duas finalidades: acompanhar e avaliar o desempenho da organização na realização de sua missão e acompanhar os factores externos que influenciam suas tomadas de decisão. Para (Maximiano 2005), o controlo estratégico define a missão e o desempenho desejado com base na análise interna do ambiente (a própria organização) e na análise externa (o meio que a circunda);. ●. Controlo administrativo ou táctico: focado nas áreas funcionais da organização, ou seja, nos departamentos. É aplicado, assim, a nível intermediário ou departamental, possibilitando a tomada de decisão e um melhor acompanhamento e avaliação em cada um dos sectores. É menos genérico e mais detalhado do que o controlo estratégico;. ●. Controlo operacional: voltado às actividades em qualquer área funcional e aos recursos utilizados em sua realização. É direccionado a curto prazo e cada operação em separado.. Apesar de ser elaborado e aplicado em todos os níveis administrativos, Montana e Charnov (2000) mostram que processo de controlo é cíclico e praticamente o mesmo em todos os níveis, realizado da seguinte forma: ●. Estabelecimento dos padrões de desempenho: é a busca pela referência do melhor padrão de desempenho, a melhor maneira de se fazer as actividades de modo a alcançar o que está contido no planeamento atendendo o esperado por seus organizadores; 16.

(27) ●. Mensuração do desempenho: controlo é avaliar e mensurar como a organização realiza suas actividades. Mensurar o desempenho envolve medidas quantitativas e qualitativas. A forma de como será medido é crucial para se obterem as informações necessárias;. ●. Avaliação (feedback)6: fase na qual o desempenho é medido e comparado com o padrão. Daí resultará dois resultados: o desempenho satisfará os padrões ou não. No segundo caso aplica-se a acção correctiva necessária. O uso eficiente da função controlo torna-se uma ferramenta poderosa para assegurar que o que foi planeado seja alcançado.. 4. Conceito de Controlo Interno Apesar de serem vários os conceitos dados por diversos autores, percebe-se que existe uma unidade de pensamento sobre o que se compreende por controlo interno: são mecanismos adoptados pelas empresas no sentido de minimizar o impacto de riscos de processo e de negócio. Imoniana (2001, p. 95) cita a seguinte definição, dada pelo Comité de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA): “O Controlo Interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado de todos os métodos e medidas adoptados pela empresa para salvaguardar seus activos, verificar a exactidão e a veracidade das informações contabilísticos, promover a eficiência das operações e fomentar maior adesão às políticas prescritas pela administração”.. 6. The process in which part of the output of a system is returned to its input in order to regulate its further output.. 17.

(28) Esse procedimento tem a finalidade de conferir a precisão e fiabilidade dos dados contabilísticos, promover a eficiência operacional e encorajar a aderência às políticas administrativas prescritas. Ao aplicarmos esta definição, estaremos reconhecendo que um sistema de Controlo Interno se estende além dos assuntos que se relacionam directamente com as funções da contabilidade e dos departamentos financeiros. O conceito definido pelo professor Willian Attie no livro “Auditoria: Conceitos e Aplicações” (Editora Altas), define de forma mais abrangentemente o objectivo do controlo dentro das organizações: Todos os meios planejados numa empresa para dirigir, restringir, governar e conferir suas várias actividades com o propósito de fazer cumprir os seus objectivos. Os meios de controlo incluem, mas não se limitam a; forma de organização, políticas, sistemas, procedimentos, instruções, padrões, comités, plano de contas, estimativas, orçamentos, inventários, relatórios, registos, métodos, projectos, segregação de funções, sistema de autorização e aprovação, conciliação, análise, custódia, arquivo, formulários, manuais de procedimento, etc. Attie, (1998, p.112). O controlo interno tem como finalidade fornecer à contabilidade dados correctos, objectivando a escrituração exacta dos fatos ocorridos, e que sejam evitados desperdícios e erros. É importante também que estes controlos tenham alcance suficiente para detectar qualquer irregularidade quando esta ocorrer. O Controlo Interno aplicado e acompanhado de forma contínua dentro da organização tem o efeito preventivo sobre os procedimentos por ela adoptados. A Instrução Normativa nº 16, de 20.12.91, do Departamento de Tesouro Nacional Brasileiro, conceitua Controlo Interno como sendo: O conjunto de actividades, planos, métodos e procedimentos interligados utilizado com vista a assegurar que o objectivo dos órgãos e entidades da administração pública 18.

(29) sejam alçados, de forma confiável e concreta, evidenciando eventuais desvios ao longo da gestão, até a consecução dos objectivos fixados pelo Poder Público. O Departamento de Tesouro Nacional Brasileiro entende que o Controlo Interno é um conjunto de actividades envolvendo também planos, métodos e procedimentos, assegurando os objectivos a serem alcançados. Ainda para Almeida (1996, p.50), “O controlo interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objectivos de proteger os activos, produzir dados contabilísticos confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa”. Sendo assim, um auditor interno tem como objectivo avaliar os controlos internos contabilísticos para constatar a fidedignidade nos demonstrativos apresentados e verificar a eficiência das operações da empresa. O auditor interno serve como um revisor do trabalho do “controller”7, uma vez que detecta falhas no sistema de Controlo Interno da empresa e sugere melhorias. O Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO)8, conforme destacado por Simmons (1997), elaborou, em 1992, um estudo publicado com o título Internal Control – Integrated Framework, cujo relatório descreve controlo interno como um processo efectuado pelo conselho de administração, gerentes e outros funcionários, com o intuito de garantir razoável segurança do cumprimento dos objectivos. De acordo com o estudo, todas as organizações de pequeno, médio e grande porte podem ter controlos internos efectivos.. 7. Someone who maintains and audits business accounts. O COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) é uma organização privada criada nos EUA em 1985 para prevenir e evitar fraudes nas demonstrações contabilísticos da empresa. 8. 19.

(30) Para o COSO controlo interno consiste em cinco componentes, relacionados com integridade, competência e ambiente de controlo. Os componentes são:  Control Environment (Ambiente de Controlo) – O ambiente de controlo fixa o tom de uma organização, enquanto influencia a consciência de controlo de seu pessoal. É a base para todos os outros componentes, determinando disciplina e estrutura.  Risk Assessment (Avaliação de Risco) – Toda e qualquer entidade, para cumprir os seus objectivos, enfrenta uma variedade de riscos vindos de fontes externas e internas que devem ser avaliados.  Control Activities (Atividades de Controlo) – Controlos das actividades ou procedimentos de controlos são as políticas e procedimentos que asseguram o cumprimento dos objectivos e identificam os riscos relacionados.  Information and Communication (informação e comunicação) – As informações devem ser identificadas e comunicadas de uma forma e prazo que permitam às pessoas cumprirem suas responsabilidades. Mensagens e informações relevantes são comunicadas por todas as partes da empresa.  Monitoring (Acompanhamento) – Sistemas de controlos internos precisam ser acompanhados – avaliar a qualidade do desempenho do sistema com o passar do tempo – e políticas e procedimentos modificados, quando necessário.. 4.1. Controlo Interno Administrativo e Contabilístico Em 1972, o American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), redefiniu o conceito de controlo interno, nomeadamente do controlo administrativo e do. 20.

(31) controlo contabilístico através da “Statement on Auditing Procedure” (SAP) n.º 54, intitulado “The auditor’s study on evaluation of internal control”.9 A SAP nº 54 define:  Controlo administrativo como um plano de organização, procedimentos e registos relacionados com os processos de decisão que conduz à autorização das transacções pela gestão.  Controlo contabilístico como um plano da organização, procedimentos e registos relacionados com a salvaguarda dos activos e a confiança nos registos financeiros que, consequente, são elaborados no sentido de proporcionar um certeza razoável acerca de:  As transacções executadas de acordo com uma autorização geral ou específica da gestão;  As transacções são registadas de forma 1) a permitir a preparação das demonstrações financeiras em conformidade com os princípios contabilísticos geralmente aceites; e 2) a manterem o registo contabilístico dos activos.  O acesso aos activos é apenas permitido através de autorização da gestão; e o registo contabilístico dos activos é comparado, em intervalos de tempos razoáveis, com os activos existentes e medidas apropriadas são tomadas sempre que quaisquer diferenças sejam verificadas.. 9. Committee on Auditing Procedure, AICPA, Statement on Auditing Procedure" N.º 54. A FCPA estabeleceu "the accounting control provisions" na SAP N.º 54.. 21.

(32) 5. Controlo Interno de Acordo com a ISA (International Standard on Auditing) A ISA 315, que vem estabelecer normas relativamente à obtenção de compreensão sobre a entidade e o seu ambiente, nomeadamente "o seu controlo interno e avaliar os riscos de distorção material numa auditoria de demonstração financeira", compreende, quanto ao controlo interno, os seguintes cinco componentes:. 5.1. O Ambiente de Controlo "O ambiente de controlo inclui as atitudes, conhecimento, e acções da gerência e dos encarregados da governação respeitantes ao controlo interno da entidade e a sua importância na entidade. O ambiente de controlo também inclui as funções de governação e de gestão e estabelece o tom de uma organização, ao influenciar a consciência de controlo das suas pessoas. É o fundamento para controlo interno eficaz, proporcionando disciplina e estrutura." (Apêndice 2 - ISA 315) Engloba os seguintes elementos:  Comunicação e reforço de integridade e valores éticos;  Compromisso de competência;  Participação pelos encarregados da governação;  Filosofia da gestão e estilo operacional;  Estrutura organizacional;  Atribuição de autoridade e responsabilidade;  Políticas de recursos humanos e práticas.. 22.

(33) 5.2. O Processo de Avaliação de Risco da Entidade "O processo de avaliação do risco da entidade é o seu processo para identificar e responder a riscos e a respectivas consequências. Para finalidades de relato financeiro, o processo de avaliação de risco da entidade inclui como a gestão identifica os riscos relevantes à preparação de demonstrações financeiras que apresentem uma imagem verdadeira e apropriada (ou apresentem apropriadamente, em todos os aspectos materiais) de acordo com a estrutura de relato financeiro aplicável à entidade, estime o seu significado, avalie a probabilidade da sua ocorrência e decida sobre as acções para geri-las. (...) Os riscos relevantes ao relato financeiro incluem eventos e circunstâncias externos e internos que possam ocorrer e adversamente afectar a capacidade de uma entidade iniciar, registar, processar e relatar dados financeiros consistentes com as asserções da gerência nas demonstrações financeiras." (Apêndice 2 - ISA 315) Os ricos podem surgir ou alterar-se devido a: Alterações no ambiente operacional; novo pessoal; sistemas de informação novos ou revistos; rápido crescimento; tecnologia nova; modelos de negócio, produtos ou actividades novos; reestruturações de sociedades; expansão de unidades operacionais no estrangeiro; novas tomadas de posição contabilísticas.. 5.3. O Sistema de Informação, (incluindo os processos de negócio relacionados, relevantes ao relato financeiro e comunicação). "O sistema de informação relevante aos objectivos de relato financeiro, que inclui o sistema de relato financeiro, consiste dos procedimentos e registos estabelecidos para iniciar, registar, processar e relatar as transacções da entidade (assim como eventos e condições) e para manter responsabilidade perante, activos relacionados, passivos e capital próprio (...). A comunicação envolve proporcionar compreensão dos papéis individuais e 23.

(34) responsabilidades relacionados com o controlo interno para além do relato financeiro. Isso inclui a extensão até que o pessoal compreende como as suas actividades no sistema de informação de relato financeiro se relacionam com o trabalho de outros e os meios de relatar excepções a um nível mais elevado apropriado dentro da entidade. Canais de comunicação abertos ajudam a assegurar que excepções são relatadas e sobre as quais se agiu." (Apêndice 2 - ISA 315) Os manuais de políticas, contabilidade e de relato, memorandos e acções da gestão, são um forma de comunicação que seja feita seja electrónica, oralmente ou pelas próprias acções da gestão.. 5.4. Actividades de Controlo "As actividades de controlo são as políticas e procedimentos que ajudam que as directivas da gestão sejam levadas a efeito." (Apêndice 2 - ISA 315) As mais relevantes podem ser classificadas como políticas e procedimentos que se relacionam com revisões de desempenho; processamento de informação; controlos físicos; e segregação de deveres.. 5.5. Monitorização (Acompanhamento) dos Controlos "A monitorização (acompanhamento) de controlos é o processo de avaliar a qualidade do desempenho do controlo interno no decorrer do tempo. Envolve avaliar a concepção e operação de controlos numa base tempestiva e tomar acções correctivas necessárias. A monitorização (acompanhamento) é feita para assegurar que os controlos continuam a operar com eficácia (...) As actividades de monitorização (acompanhamento) podem incluir usar informação proveniente de comunicações de partes externas que podem indicar problemas ou salientar áreas com necessidade de melhoramento. Os clientes 24.

(35) confirmam implicitamente os dados de facturação ao pagar as suas facturas ou reclamar acerca dos seus encargos. Adicionalmente, os reguladores podem comunicar com a entidade no que respeita a questões que afectem o funcionamento do controlo interno, por exemplo, comunicações respeitantes a exames por agências reguladoras de bancos. Também, a direcção pode considerar comunicações relacionadas com o controlo interno provindas de auditores externos ao executarem. actividades de monitorização. (acompanhamento)." (Apêndice 2 - ISA 315). 6. Limitações e Distorções do Controlo Interno Por muito bem que esteja implementado, estruturado, desenvolvido e mantido o processo de controlo interno não significa que o mesmo permita oferecer uma razoável certeza acerca do cumprimento dos objectivos acima enunciados, nomeadamente no que respeita a eficiência e eficácia (rendimento) das operações, confiança nas demonstrações financeiras e conformidade com as leis e regulamentos. Isto porque o risco de ocorrência de irregularidades, fraudes e distorções não deixa de existir apenas porque foi estabelecido um sistema de controlo interno, na medida em que existem diversos factores que podem distorcer e limitar todo o processo; tais como:.  Fraude O conluio de diversas pessoas (internas ou externas à empresa), nomeadamente aquelas com cargos de maior responsabilidade na gestão, na prática de actos fraudulentos podem ser difíceis de detectar, principalmente quanto maior for o nível hierárquico dos intervenientes. A falta de integridade moral e idoneidade não pode ser suprimida por nenhum sistema de controlo.. 25.

(36)  A existência de erros humanos A falta de competência, compreensão e capacidade dos colaboradores para desenvolver a actividade controlo interno torná-lo-á falível, independentemente da sua robustez e sofisticada tecnologia..  Falta de cultura de gestão relativamente à necessidade de controlo interno Por vezes a gestão, mais preocupada com a contenção de custos e na ausência de uma cultura de gestão de controlo, não encontra motivação para a implementação de um bom sistema de controlo interno e nem promove acções nesse sentido, outras vezes é porque a própria gestão não esta interessada em garantir que a informação prestada aos accionistas e restantes stakeholders10 não seja íntegra, verdadeira e apropriada para que eles não possam fazer um juízo fundamentado sobre o valor da entidade..  Rácio custo/benefício A implementação de um sistema de gestão representa, necessariamente, um custo, que é preciso balancear com o benefício que pode trazer. Por vezes pode-se correr o risco de implementar um sistema em que o custo seja muito maior que o benefício ou vice-versa. É importante pensar que é preferível correr certos riscos pela não implementação de determinados processos de controlo interno, quando estes se traduzem num custo maior que o benefício que podem trazer, do que incorrer em faltas de eficiência financeira por esta razão. É necessário haver uma relação directa entre os objectivos de benefícios que a entidade pretende atingir com a implementação de um sistema de controlo interno e a segurança razoável que este poderá proporcionar.. 10. Stakeholder (em português, parte interessada ou interveniente), é um termo usado em administração que refere-se a qualquer pessoa ou entidade que afecta ou é afectada pelas actividades de uma empresa.. 26.

(37) Neste caso deverá fazer um juízo sobre a materialidade, complexidade das operações, dimensão e natureza da entidade e a própria natureza do negócio, para além de eventuais exigências legais e refutatórias..  Transacções pouco comuns à entidade Nas transacções pouco comuns à entidade, por não serem usuais, podem fugir ao crivo de um sistema de controlo interno que pode não estar preparado para lidar com as mesmas, uma vez que está pensado para outro tipo de transacções.  Risco informático O acesso indevido ou falhas nos meios de informática pode constituir uma falha no sistema de controlo interno.. 7. Objectivos do Controlo Interno O sistema de controlo interno de uma empresa é a combinação de políticas, procedimentos, sistemas operacionais, de informação e outros instrumentos mantidos pela administração. Para Attie (2000, p.114): “Um sistema de controlo interno bem desenvolvido pode incluir o controlo orçamentário, custos-padrão, relatórios operacionais periódicos, análises estatísticas, programas de preparação do pessoal e, inclusive, auditoria interna. Pode também, por conveniência, abranger actividades em outros campos, como, por exemplo, estudo de tempos e movimentos, e controlo de qualidade.” No momento em que se desenvolve um sistema de controlo interno, as empresas devem objectivar que este apresente as características a seguir relacionadas:. 27.

(38)  Confiabilidade – propiciar a obtenção de informações correctas para executar suas operações. As informações estão directamente ligadas às decisões que a administração deseja tomar;  Tempestividade – as informações devem ser actuais e exactas, pois são imprescindíveis no momento da tomada de decisões;  Salvaguarda de activos – os activos de uma organização representam a aplicação de seus recursos, dessa forma, compreende-se que devem ser protegidos de qualquer acto que venha prejudicá-los. Compreende-se activos, como físicos (stocks, imobilizado), e não físicos (contas e receber, direitos);  Optimização no uso de recursos – tanto quanto possível, deve-se a duplicação de esforços na execução das actividades e desencorajar o uso ineficiente dos recursos da empresa;  Prevenção e detecção de roubos e fraudes – não são aceitáveis na actividade empresarial, tão-pouco em outras actividades, a ocorrência de roubos, fraudes e outras acções de natureza escusa.. 8. Princípios de Controlo Interno Os princípios de controlo interno representam o conjunto de regras, directrizes e sistemas, que visam ao atendimento de objectivos específicos, que para Peter e Machado (2003, p.25) são:  Relação custo/benefício: consiste na minimização da probabilidade de falhas/desvios quanto ao atendimento dos objectivos e metas. Este conceito reconhece que o custo de um controlo não deve exceder aos benefícios que possa proporcionar;. 28.