Quer
encontrar
solu§oes
mais
eficientes
para
o seu
negécio?
Dé
um
passo
a
frente
© 2019. Serviços de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Paraná – SEBRAE/PR
Todos os direitos reservados.
A produção não autorizada desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação dos direitos autorais (lei n. 9.610).
Informações e contato: Sebrae/PR
Rua Caeté, 150 – Prado Velho 80220-300 Curitiba PR Telefone: 41 3330-5751/5787
[email protected] www.sebraepr.com.br/sebraetec
Presidente do Conselho Deliberativo
Darci Piana
Diretoria Executiva
Vitor Roberto Tioqueta José Gava Neto
Julio Cezar Agostini
Gerência da Unidade de Ambiente e Negócios Empresariais
Luiz Antonio Rolim de Moura
Coordenação Programa SEBRAETEC - PARANÁ Weliton Monteiro Perdomo
Ana Caroliny Bahniuk Brito Karoline de Souza Pereira
Sumário
1. VISÃO INICIAL. ... 5
2. ACESSO AO SISTEMA e CREDENCIAMENTO ... 6
A. ENTIDADE EXECUTORA AINDA NÃO CREDENCIADA ... 6
B. ALERTA CPF JÁ CADASTRADO! ... 9
C. ENTIDADE EXECUTORA ERA OU É CREDENCIADA... 11
D. PREENCHIMENTO DA SOLICITAÇÃO DE CREDENCIAMENTO ... 11
E. ACOMPANHAMENTO DAS SOLICITAÇÕES ... 25
F. DESCRIÇÃO DOS STATUS DA SOLICITAÇÃO ... 27
G. INCLUSÃO DE ÁREA. ... 28
3. PROPOSTAS ... 28
A. FLUXO E STATUS DA PROPOSTA ... 29
B. ACEITANDO OU REJEITANDO UMA PROPOSTA ...30
C. ELABORAÇÃO DO PLANO DE TRABALHO ... 32
D. ASSINATURA DOS TERMOS (CONTRATOS) ... 35
E. EXECUTANDO O PLANO DE TRABALHO ... 36
F. ATUALIZAÇÃO DE DATAS DE REALIZAÇÕES DAS ATIVIDADES ... 37
I. Emissão notas fiscais ... 38
II. Inclusão de notas fiscais no sistema ... 39
III. Emissão dos relatórios de monitoramento e finalização... 40
IV. Finalização da proposta ... 41
4. ENCERRAMENTO PARCIAL DE PROPOSTAS ... 42
5. CONSULTA DE PROPOSTAS CANCELADAS ... 42
6. ATUALIZAÇÃO DAS CERTIDÕES NEGATIVAS ... 43
7. ALTERAÇÃO DOS DADOS CADASTRAIS ... 44
8. NOTIFICAÇÕES DO SISTEMA ... 47
A. Envio do plano de trabalho ... 47
B. Plano de trabalho selecionado ... 47
C. Plano de trabalho NÃO selecionado ... 48
D. Assinatura do contrato ... 48
E. E-mail de autorização do início das atividades ... 49
F. E-mail de aprovação da prorrogação do plano de trabalho ... 49
G. Novo comentário inserido ... 50
H. Finalização da proposta ... 50
I. Notificação de Qualidade do atendimento ... 53
INTRODUÇÃO
O SEBRAETEC – Serviços em Inovação e Tecnologia é um programa criado para facilitar o acesso das pequenas empresas aos serviços tecnológicos, visando melhorar sua capacidade competitiva.
O presente “Manual de Operação do Sistema – Entidade Executora” descreve as ações e procedimentos necessários às entidades externas envolvidas com o Programa SEBRAETEC, para:
• Cadastramento de representante; • Cadastramento da entidade;
• Acompanhamento das solicitações de serviços; • Apresentação de planos de trabalho e
• Correção ou atualização de dados cadastrais.
O principal objetivo do Manual é servir como uma referência prática e objetiva para as entidades que almejam o credenciamento ou oferecem serviços por meio do Programa SEBRAETEC.
É importante ressaltar que o Manual cobre a maioria das ações possíveis, mas a dinâmica de atualização do sistema informatizado para a gestão do SEBRAETEC pode levar a pequenas divergências entre este conteúdo e o encontrado nas telas. Ainda assim, julgamos que o material atenda satisfatoriamente às entidades executoras.
OBJETIVO
Este “Manual de Operação do Sistema – Entidade Executora” tem como objetivo explicar os procedimentos para cadastramento, facilitar o acesso à lista de solicitações de serviços oferecidos à entidade pelo Programa de Serviços em Inovação e Tecnologia SEBRAETEC e permitir o aceite de propostas de interesse, contribuindo para o trabalho dos gestores do SEBRAE/PR e da entidade executora cadastrada.
CONSIDERAÇÕES DO SISTEMA
O Programa de Serviços em Inovação e Tecnologia SEBRAETEC é um conjunto de soluções criado para facilitar o acesso dos pequenos negócios às soluções tecnológicas.
Para a gestão dos fluxos de trabalho do SEBRAETEC foi desenvolvido um sistema informatizado, acessível por meio da Internet, que permite a troca de informações entre os envolvidos. Este Manual descreve os procedimentos de interesse das entidades executoras para o uso do sistema.
1. VISÃO INICIAL
Para tela inicial do sistema é necessário acessar o link https://sebraepr.com.br/sebraetec/ por
meio de um navegador (Internet Explorer, Safari, Chrome, Firefox ou outro). A tela inicial será semelhante à figura apresentada a seguir, e permite o acesso às informações gerais sobre o Programa SEBRAETEC.
Para acessar área do Prestador de Serviço deve ir até o final da página e verificar no rodapé o acesso, semelhante à figura abaixo.
2. ACESSO AO SISTEMA e CREDENCIAMENTO
O acesso ao Sistema se dá por meio do número do CPF da pessoa vinculada à entidade executora.
No rodapé da página inicial há cinco abas, denominadas: Início, Nossas Soluções, Arquivos, Casos de Sucesso e Área do Prestador de Serviços do Sebraetec que direciona para as diversas telas do sistema interno.
Tanto as entidades credenciadas quanto para as que irão credenciar-se, devem usar a aba Área do Prestador de Serviços do Sebraetec, como detalhado a seguir.
A. ENTIDADE EXECUTORA AINDA NÃO CREDENCIADA
O usuário deve clicar no link: “Cadastro de nova entidade e/ou inclusão de nova área”.
E depois em: “Ainda não é Cadastrado? ”
O usuário então será direcionado para a Tela de Cadastro, onde deverá fornecer seus dados pessoais, endereço e uma senha de acesso. Conforme descrito nas imagens abaixo.
O usuário então será direcionado para a Tela de Cadastro, onde deverá fornecer seus dados pessoais, endereço e uma senha de acesso. Conforme descrito nas imagens abaixo.
Dados para contato:
Senha de acesso:
Após todos os dados preenchidos, para finalizar, você deve clicar em
“Cadastrar”, e o sistema irá encaminhá-lo para a Etapa 1 da solicitação de
cadastramento, que será apresentada a partir do item D.
B. ALERTA CPF JÁ CADASTRADO!
Se o sistema alertar com uma mensagem de que seu CPF já é cadastrado:
Isto significa que de alguma forma este CPF já utilizou um outro produto de SEBRAE/PR. Caso não lembre a senha, basta voltar a página da área
prestador de serviço e clicar em “Esqueci minha senha” o sistema irá
encaminhar para seu e-mail uma nova senha. É importante verificar todas as caixas de correio, caso seu e- mail esteja desatualizado, ou a nova senha não chegue, entre em contato com o 0800 570 0800 e solicite uma atualização do seu cadastro, confirmando principalmente o e-mail, e repita os passos do site novamente.
C. ENTIDADE EXECUTORA ERA OU É CREDENCIADA.
Após acessar a Área do Prestador de Serviços do Sebraetec e clicar em cadastro de nova entidade e/ou inclusão de nova área, caso já possua login e senha, pode utilizar o mesmo.
D. PREENCHIMENTO DA SOLICITAÇÃO DE CREDENCIAMENTO
Este capítulo aborda o credenciamento da entidade executora, e dos serviços que ela presta, no Programa SEBRAETEC.
Após a criação da senha o sistema irá direcionar o usuário para a primeira etapa da solicitação.
As orientações e condições para o credenciamento estão descritas detalhadamente no Edital vigente que podem ser baixados na aba de: “Arquivos”.
Após a leitura e a concordância com os termos do edital e seus anexos, o usuário deverá continuar o preenchimento da solicitação.
I. Etapa 1: dados gerais da instituição
Nesta Etapa serão solicitados os dados básicos da empresa, como o CNPJ, razão social, nome fantasia, telefone, endereço e o e-mail que será usado para comunicação com a entidade sobre as oportunidades de trabalho e o andamento dos processos. Após o preenchimento do CNPJ, o próprio sistema fará um preenchimento preliminar, caso a entidade executora já tenha algum cadastro no SEBRAE. Complete ou corrija os dados, especialmente o e-mail, e clique no botão “Próximo”, para passar à etapa seguinte.
II. Etapa 2: contatos e características da entidade
Nesta etapa, devem ser fornecidos os dados do Representante Legal da entidade, do Coordenador e, opcionalmente, de um Suplente. Caso os contatos já estejam cadastrados no SEBRAE, ao preencher o CPF o sistema fará o preenchimento de forma automática. O usuário deve complementar os dados e aproveitar para efetuar alguma correção julgada oportuna.
Representante legal da empresa: é o sócio administrador ou presidente da empresa,
ou seja, a pessoa legalmente responsável para assinar pela entidade.
Coordenador na entidade executora: é a pessoa responsável pelo acesso, bem como
o principal contato do SEBRAE/PR com a entidade quando relacionado a propostas. Ele tem como funções a elaboração de propostas, acompanhamento da execução, solicitação de finalização, entre outros.
Suplente: a inclusão do suplente é opcional, apenas para eventuais contatos.
No quadro Caracterização da Instituição, devem ser preenchidos os campos Natureza Jurídica, áreas de atuação, especialidade da instituição e um pequeno histórico, com a data de fundação da entidade e outros eventos considerados importantes.
Também deverá ser selecionado o Porte da Instituição, entre as seguintes alternativas: - Grande - Micro - Pequena - Média - Sem porte
No campo “Natureza Jurídica”, deve ser anotada a forma como a entidade está estabelecida. Por exemplo:
- Sociedade Civil
- Sociedade Limitada
- Organização da Sociedade Civil de Interesse Público (OSCIP)
- Empresa Pública, etc.
No campo Áreas de Atuação, devem ser anotadas as áreas em que a entidade está legalmente e tecnicamente preparada para atender, considerando também as demandas contidas no edital, tais como:
- Mapeamento de processos
- Design
- Desenvolvimento de novos produtos
- Certificação, etc.
NOTA: É fundamental que haja convergência entre a área de atuação da empresa com o objeto social e CNAE e a área a se cadastrar no programa.
No campo “Especialidades da Instituição”, devem ser registradas as capacitações, compatíveis com as áreas de atuação informadas anteriormente, em que a entidade executora se destaca e pretende oferecer seus serviços ao SEBRAETEC.
No quadro Infraestrutura físicas geral, devem ser fornecidas a área física da entidade executora, quantidade de salas e laboratórios, número de funcionários e do corpo técnico. Também há espaço para anotar outras informações julgadas importantes para descrever os recursos físicos da entidade e que podem contribuir no processo de cadastramento. Depois da verificação dos dados preenchidos, clicar no botão “Próximo”, para seguir adiante. Vale lembrar que, a qualquer momento, pode-se voltar e alterar as informações fornecidas.
III. Etapa 3: Áreas de competência
Nessa etapa são cadastrados os serviços que a entidade executora deseja prestar. Esses dados serão analisados pelo SEBRAE/PR e aprovados um a um, portanto, pode ser que alguns serviços sejam aprovados e outros não.
Ressaltamos que para todos os subserviços cadastrados, deve ser consultada a ficha técnica correspondente, para verificar se a entidade atende as exigências, entregas descritas e perfil da entidade executora.
*As fichas técnicas estão disponíveis no Guia Complementar do Edital ou no site na aba “Nossas Soluções”.
Modalidade: • Adequação Tipos de demanda: • Consultoria Tecnológica • Avaliação da Conformidade • Serviços Metrológicos • Prototipagem
Após ter selecionado a modalidade e o tipo de demanda, o próximo campo é dos serviços. Reforçamos que só aparecerão os serviços que podem ser atendidos dentro do tipo de demanda inserido anteriormente.
Serviços:
Alguns dos serviços atendidos são:
• Mapeamento e melhoria de processos;
• Gestão da Qualidade;
• Design de produto;
• Desenvolvimento do produto;
• Entre outros;
Depois será necessário incluir as fichas técnicas/subserviços que serão atendidos. Só ficarão disponíveis aqueles que estão compreendidos no Tipo de demanda > Serviços selecionados.
Fichas Técnicas/ Subserviços:
Alguns exemplos de subserviços:
• FT Desenvolvimento de Produto;
• FT Design de Interiores;
• FT Organização e controle de estoque;
• FT Metrologia - calibração;
• FT Implantação do código de barras;
• FT Energia eólica;
• Entre outros;
Feito isso o próximo passo é preencher os campos:
Laboratório/Equipamentos disponíveis: descrever os recursos que a entidade
executora tem e que a habilita a fornecer o serviço informado no item anterior.
Segmentos e setores atendidos: Quais são os segmentos e setores que
Tipos de serviços prestados: deve ser detalhado os serviços prestados,
sempre mantendo coerência com as demais informações do quadro que está sendo preenchido.
Especialidade: deve ser descrito as especialidades associadas ao serviço
oferecido.
Lembre-se, é fundamental o preenchimento destas informações de forma detalhada, repeti-las em todos os campos e demais serviços que irá incluir pode prejudicar a avaliação do seu cadastro.
Depois de verificar que está tudo correto, não esqueça de clicar no botão “Adicionar”, para que o sistema salve as informações e possibilite a inclusão de outros serviços. Conforme for adicionando, o sistema irá salvar uma lista com os serviços incluídos.
Na sequência, podem ser adicionados outros serviços, pela repetição dos passos anteriores.
Descrição dos ícones:
Permite editar a demanda específica. Permite excluir e demanda específica.
Encerrada a inclusão de todos os serviços que a entidade deseja oferecer, clicar no botão “Próximo”, para passar à etapa seguinte. O sistema também oferece a alternativa de voltar à etapa anterior (Etapa 2), clicando no botão “Voltar” ou alterar os dados de algum serviço oferecido, apenas clicando sobre o serviço correspondente, na Lista de Serviços Oferecidos.
Atenção
1. Os campos devem ser preenchidos na ordem apresentada, pois as opções selecionáveis variam conforme o Tipo de Demanda escolhidos.
A comprovação da experiência permite que o SEBRAE possa garantir a qualidade dos serviços prestados por meio do SEBRAETEC. Assim, o usuário deve preencher os campos seguintes focando experiências reais e comprováveis, nas quais tenha atendido pequenos negócios com sucesso. Portanto:
• No campo “Descrição da Experiência”, o usuário deve relatar uma prestação de serviços à micro e pequenas empresas, dentro da (s) área (s) para a (s) qual (ais) se inscreve e informa ter competência.
• No campo “Descrição da Experiência em trabalhos com micro e pequenas empresas”, informar o número de atendimentos realizados para, preferencialmente, micro e pequenas empresas.
• No campo “Descrição da infraestrutura existente na empresa, laboratorial, ferramental, instrumental e de equipamentos”, relatar a descrição da • infraestrutura de forma geral da entidade executora.
• No campo “Documentos do Edital”, o usuário deve anexar toda documentação exigida no Edital vigente. Os documentos marcados com asterisco (*) são documentos obrigatórios. Conforme exemplo abaixo:
Para incluir os documentos, primeiramente deve-se escolher o tipo do documento que será anexado:
Depois, clicando em “Escolher arquivo”, é aberta a caixa de documentos para escolha do anexo:
Feito isso, deve-se clicar em “Adicionar” para que o sistema inclua o documento na solicitação:
Após concluir a inserção de todos os documentos e o preenchimento, o usuário
deve seguir adiante, clicando em “Próximo”. Também é possível retornar à
etapa anterior, clicando em “Voltar”.
V. Etapa 5: informações financeiras
Nessa etapa é obrigatório o cadastro de uma conta bancária em nome da empresa. A escolha da instituição bancária deve ser feita na lista de rolagem e o usuário deve informar o banco, incluir o número da agência (o dígito verificador é opcional) e da conta corrente (o dígito verificador é obrigatório).
NOTA: a conta bancária deve ser no CNPJ da empresa que está pleiteando credenciamento.
Concluída a etapa, o usuário pode seguir adiante, clicando em “Próximo” ou retornar à etapa anterior, clicando em “Voltar”.
Nesta etapa, todos os dados cadastrados anteriormente são apresentados para verificação. Para efetuar quaisquer correções, basta clicar no botão “Voltar”. O usuário deve fazer uma leitura atenta e corrigir qualquer erro antes de clicar no botão “Confirmar” pois, nesse momento, a solicitação será enviada ao SEBRAE para aprovação e não poderá ser alterada. Em caso de dúvidas, entre em contato com a Central de Relacionamento do SEBRAE/PR, pelo telefone 0800 570-0800.
Para facilitar o trabalho de verificação, pode ser conveniente imprimir resumo, o que é feito clicando no botão “Imprimir”.
VII. Etapa 7: finalização
Após a finalização do processo, clicando em “Início” o usuário será redirecionado a página inicial, onde terá acesso a consulta de solicitações.
E. ACOMPANHAMENTO DAS SOLICITAÇÕES
Este capítulo aborda as solicitações de cadastramento que foram realizadas nos capítulos anteriores. Lembrando que, depois de realizada, a solicitação de cadastro é enviada ao SEBRAE/PR, onde será avaliada por uma equipe que levará em consideração todos os dados para considerar a entidade apta ou não a prestar os serviços, para as determinadas demandas.
Ao se autenticar no sistema, através da Área do Prestador de Serviços do Sebraetec (Login de entidade cadastrada), preenchendo o CPF e SENHA, será direcionado a tela de propostas da entidade:
Para acompanhar a solicitação basta clicar em “Consulta de solicitações”:
Se o status da solicitação estiver como “Solicitação Negada”, ela passou pela análise da Comissão de Análise SEBRAETEC e foi reprovada por algum motivo, para saber qual foi este motivo basta clicar em “Mais Informações”.
Em seguida, retorne para a página anterior, clicando em “Voltar”, e clique em “Reenviar”, caso o motivo da reprovação seja passível de correção, logo abaixo do Status “Solicitação Negada”.
Caso o ícone “Reenviar” não esteja disponível, é porque há uma solicitação que foi iniciada, porém não finalizada, para dar prosseguimento nessa solicitação, basta clicar em “Continuar”.
O usuário será redirecionado para a página de preenchimento da área de competência. No fim da página estará em vermelho as demandas reprovadas. Para atualiza-las basta clicar no “lápis” ou para exclui-las clique no “X”. (Verifique que a Demanda está em “Vermelho”.) Após clicar no “lápis”, a página irá atualizar, e o usuário terá a demanda aberta para edições. Concluída as edições basta clicar em “Salvar”.
Verifique que a demanda ficará na cor branca e não vermelha como antes da edição. Esse processo é necessário mesmo para as demandas que não precisem de “ajustes”. Para que o sistema habilite a opção “Continuar” TODAS demandas precisam estar na cor “Branco”.
F. DESCRIÇÃO DOS STATUS DA SOLICITAÇÃO
Solicitação em preenchimento A solicitação foi iniciada, porém
o preenchimento não foi concluído e enviado para o SEBRAE.
Solicitação enviada ao SEBRAE (Análise)
A solicitação foi enviada ao SEBRAE para análise, o usuário deve aguardar o retorno.
Análise documental A documentação está passando
pela análise documental, onde é feita a conferência dos
documentos solicitados no edital.
Análise técnica A documentação está passando
pela análise técnica, onde é observado se a atividade fim, as descrições e comprovações foram enviadas e estão em consonância com os serviços solicitados.
Solicitação negada A análise foi concluída e ainda
há pendências.
Demanda aprovada A análise foi concluída e a
entidade está apta a prestar serviços.
G. INCLUSÃO DE ÁREA
Para incluir uma nova área de atendimento, basta ir na Área do Prestador de
Serviços do Sebraetec do site, clicar em: “Cadastro de nova entidade e/ou
inclusão de nova área”, e realizar os passos de preenchimento da solicitação de credenciamento descritos nos itens anteriores deste manual. Na inclusão dos documentos deve-se inserir o contrato social e demais alterações, cartão CNPJ atualizado, certidões negativas atualizadas e comprovação técnica para as áreas que está solicitando o credenciamento.
3. PROPOSTAS
Como decorrência de alguma necessidade dos clientes do SEBRAETEC, o SEBRAE cria uma proposta de solução que é disponibilizada às entidades executoras, por meio do sistema informatizado.
Todas as propostas seguem um fluxo definido, a partir dos dados cadastrados. Em cada passo existe um responsável e um prazo, como detalhado a seguir. Este capítulo aborda as informações sobre as propostas enviadas pelo SEBRAE/PR para avaliação de interesse pela entidade executora. Para verificar as propostas de serviço enviadas para a entidade executora, o usuário deve
acessar a tela inicial do sistema, por meio do link
www.sebraepr.com.br/sebraetec. Então, clicar no Aba “Área do Prestador de
Serviços do Sebraetec” e, em seguida, clicar no ícone “Login de entidade cadastradas” e acessar com o CPF e SENHA cadastrados.
O usuário será direcionado para a página das propostas da entidade onde poderá obter todas informações sobre as propostas, como: Número da Proposta; Status; Cliente; Data de Inclusão.
Segue descrição de cada campo:
Número de identificação da proposta Status das propostas.
Entidade selecionada para proposta. Cliente solicitante da proposta. Data de inclusão da proposta. As ações disponíveis são: Visualizar a proposta. Editar a proposta.
A. FLUXO E STATUS DA PROPOSTA
Todas as propostas seguem um fluxo definido, a partir dos dados cadastrados. Em cada passo existe um responsável e um prazo, como detalhado a seguir.
Status Responsável
1. Proposta cadastrada SEBRAE/PR
2. Aguardando avaliação Entidade executora
3. Elaboração do plano de trabalho Entidade executora
4. Aguardando validações SEBRAE/PR e CLIENTE
5. Aguardando pagamento da
primeira parcela Cliente (s) da proposta
6. Aguardando assinatura do contrato Cliente (s) da proposta
7. Execução dos Trabalhos Entidade executora
8. Aguardando Finalização SEBRAE/PR e CLIENTE
9. Proposta Finalizada Solicitante ou pelo Gestor
Responsável
10. Proposta cancelada SEBRAE/PR (solicitação cliente)
Além dos status do fluxo da proposta há também outros onde a entidade não tem mais ações a serem realizadas:
Status Descrição
1. Entidade não selecionada O plano de trabalho foi enviado, porém
não foi selecionado devido ao preço.
2. Tempo de elaboração esgotado A entidade executora perdeu o prazo
máximo para elaboração do plano de trabalho.
3. Recusado A entidade executora recusou a
proposta enviada pelo SEBRAE. A lista de propostas tem como finalidade principal mostrar as propostas associadas à entidade executora que está autenticada no sistema, com o seu
status. Para cada proposta existe somente 2 ações possíveis: visualizar e editar,
que depende do status atual da mesma. O ícone de visualizar ( ) aparece
sempre, mas o ícone de edição ( ) só é visível quando a entidade executora
for responsável pela ação.
B. ACEITANDO OU REJEITANDO UMA PROPOSTA
Ao receber a proposta enviada pelo SEBRAE/PR, a entidade tem quatro dias para aceitar ou rejeitar o serviço. No caso de rejeitar a proposta, é necessário redigir uma justificativa que será mantida no campo de comentários. Caso aceite a proposta, será necessário a elaboração do plano de trabalho.
Descrição dos ícones:
Permite editar a proposta Permite visualizar a proposta
Conforme previsto no edital a entidade executora deve realizar o contato
prévio com o cliente, alinhar todas as expectativas que serão fundamentais tanto para definir o aceite ou a recusa, bem como para a elaboração do plano de trabalho. Para verificar qual a demanda, é necessário
clicar do ícone de visualização da proposta.
Após este contato com o cliente a entidade deve clicar no ícone e edição da proposta para aceitar ou recursar:
Caso seja recusado é necessário apenas a inclusão de uma justificativa, se aceita será necessário a elaboração do plano de trabalho.
C. ELABORAÇÃO DO PLANO DE TRABALHO
No “Plano de Trabalho”, a entidade deverá descrever completa a situação atual do cliente, a necessidade deste plano de trabalho e o resultado que se é esperado.
Descrição dos campos:
Situação Atual Situação que se encontra as condições do
cliente.
Necessidade do plano Apontar pontualmente as necessidades
descritas pelo cliente.
Resultado esperado Descrever o resultado
aplicação do serviço.
esperado com a
Entregas previstas Descrever o que será entregue ao cliente,
conforme ficha técnica
I. Atividades
O quadro seguinte será à base de todo o planejamento financeiro, o que exige preenchimento com extremo cuidado e de acordo com as regras do edital. Para cada atividade deve ser informado:
- Tipo de atividade, selecionada entre as alternativas disponíveis na barra de
rolagem. - Nome da atividade. - Descrição da atividade. - Valor da hora. - Quantidade de horas. - Data de início. - Data de término.
Após o preenchimento, o usuário deve clicar no botão “Incluir”, para que a atividade seja transferida para a Lista de Atividades que existe na parte inferior desse mesmo quadro. Essa operação deve ser repetida, até que todas as atividades necessárias à execução do serviço estejam cadastradas.
A linha inferior do quadro mostra, a cada momento, o total de horas, o valor da proposta e as datas de início e fim do serviço, considerando todas as atividades já cadastradas no Plano de Trabalho.
Descrição dos campos:
Consultoria ou
Desenvolvimento.
Pesquisa e
Ex. Consultoria: Horas de
Consultoria
Ex. Pesq. e Desenvolvimento:
Preparação de material para
atendimento.
Ex. Desenvolvimento do projeto de
Design de Embalagens da João Silva Teste
Valor da hora* para realização da atividade;
Quantas horas serão necessárias para realização da atividade. Data de Início
atividade.
e Término da Após cada atividade inserida clique em “Incluir” para salva-la. Caso
precise desfazer clique em
“Limpar”.
Após o preenchimento, o usuário deve clicar no botão “Incluir”, para que a atividade seja transferida para a Lista de Atividades que existe na parte inferior desse mesmo quadro. Essa operação deve ser repetida, até que todas as atividades necessárias à execução do serviço estejam cadastradas.
II. Certidões
Em todas as propostas é necessário anexar as certidões obrigatórias atualizadas.
Descrição dos campos:
Clique em “Procurar” para buscar o arquivo da certidão.
Selecione qual certidão foi anexada. Coloque a data de vencimento da certidão.
Clique em adicionar para anexar.
III. Documentos e comentários
Caso necessário, no quadro “Documentos” podem ser anexados documentos ao
Plano de Trabalho. Para isso, é preciso classificar o documento como “Anexo
Geral” e depois clicar no botão “Escolher Arquivo”, selecionar o arquivo no computador e clicar em “Incluir”. Essa operação pode ser feita várias vezes, para permitir que todos os anexos necessários sejam incluídos no Plano de Trabalho.
No quadro Comentários, é possível registrar comentários sobre a proposta, facilitando o esclarecimento de eventuais dúvidas.
Nota: É importante lembrar que, depois de adicionados, os comentários não poderão mais ser apagados.
Com o Plano de Trabalho concluído, basta clicar no botão “Encaminhar para Aprovação” que o material será submetido ao SEBRAE/PR, entretanto, caso haja alguma pendência, o preenchimento feito até esse momento pode ser salvo para ser completado mais tarde, clicando em “Salvar Plano de Trabalho”.
Descrição dos itens:
Salve o Plano finalizar depois.
de Trabalho para Encaminhe o Plano de Trabalho para aprovação do SEBRAE.
Retorna para pesquisa de propostas da entidade.
Após enviado o plano de trabalho, deve-se aguardar o próximo passo do fluxo, a proposta estará com o status “Plano de trabalho enviado”, caso a proposta não seja de menor valor, a entidade receberá um e-mail informando que a proposta não foi selecionada e a mesma passará para o status: “Proposta não selecionada”, caso seja aceita a entidade também receberá um e-mail informando que o plano de trabalho foi aceito a proposta passará para o status de validações do SEBRAE/PR, onde a entidade deverá aguardar para iniciar a execução dos trabalhos.
D. ASSINATURA DOS TERMOS (CONTRATOS)
Será enviado um e-mail automático do Portal de assinaturas do SEBRAE/PR. Para assinar, basta clicar no link do Documento e realizar a assinatura eletrônica que o documento irá retornar assinado para o SEBRAE.
E. EXECUTANDO O PLANO DE TRABALHO
Depois de ter o Plano de Trabalho aceito pelo SEBRAE, o responsável da entidade deve iniciar a execução das atividades, conforme cadastradas. Nesta etapa é muito importante anotar o percentual de realização de cada atividade concluída do Plano de Trabalho.
Descrição dos itens:
Permite a edição da atividade Nome da atividade que foi selecionada para edição. Data de início da atividade que está em edição
Data término da atividade que está em edição
Campo para atualizar o
percentual concluído da
atividade.
Salva as alterações realizadas Limpa todas as informações sem salvar
Para realizar a edição do percentual da atividade é necessário clicar no ícone de edição “LÁPIS” e no percentual concluído colocar a porcentagem que foi finalizada e depois salvar.
O cliente aprova cada percentual concluído pela entidade executora a partir, somente propostas coletivas que os clientes não aprovam os percentuais.
F. ATUALIZAÇÃO DE DATAS DE REALIZAÇÃO DAS ATIVIDADES
Caso a atividade esteja em atraso, não será possível a atualização do percentual, será necessário solicitar a autorização do Gestor responsável da proposta, sendo assim é necessário clicar no ícone de edição “LÁPIS”, atualizar a nova data, não colocar porcentagem, justificar a solicitação e salvar. A alteração irá para o Gestor regional e ficará com o status “Aguardando aprovação do Gestor”, assim que ele aprovar será possível atualizar o percentual.
Permite a edição da atividade Nome da atividade que foi selecionada para edição. Data de início da atividade que está em edição
Data término da atividade que está em edição
Campo para atualizar o
percentual concluído da
atividade. NOTA: Caso seja atualização da data da
atividade em atraso, não preencher este campo.
Salva as alterações realizadas Limpa todas as informações sem salvar
I. Emissão de notas fiscais
A entidade executora do Programa SEBRAETEC receberá os pagamentos referente as propostas mediante a apresentação de notas fiscais.
De acordo com o Edital do programa, no caso de propostas com duração até 60 dias e com valor máximo até R$ 8.000,00 (oito mil reais), podem ser pagas em apenas uma parcela e uma nota fiscal após o encerramento dos trabalhos por parte da entidade executora. Propostas com tempo e valores superiores, devem ser emitidas três notas:
- 30% do valor total no início da execução dos trabalhos sem aprovação percentual pelo cliente de proposta individual;
- 30% do valor total após 50% a 70% do trabalho executado mediante relatório de monitoramento preenchido, assinado(s) pelo(s) cliente(s) e inserido via sistema, o percentual concluído vai para aprovação do cliente de proposta individual ;
- 40% do valor total ao final do trabalho mediante apresentação do relatório de finalização preenchido e assinado pela entidade, o percentual concluído vai para aprovação do cliente de proposta individual.
Obs: O sistema liberará a inclusão de nota somente após a aprovação do percentual de execução pela empresa demandante via área logada.
Para emissão da nota a descrição DEVE conter:
a) Descrição e natureza dos serviços prestados, (em caso de consultoria, especificar a quantidade de horas realizadas)
b) Proposta SEBRAETEC Nº
c) Razão Social da Empresa atendida: d) Cidade da prestação de serviço: e) Nº Parcela/Total de Parcelas: (ex: 1/3) f) Data da realização do serviço
g) Valor da Parcela R$, com destaque para as retenções de impostos e de contribuições de acordo com a legislação vigente
h) Dados bancários: banco, número da agência e conta corrente da pessoa jurídica que prestou o serviço
i) Informar se a empresa atende o artigo 120 da INRFB nº 971 de 17/11/2009; exceto serviços prestados de Consultoria
ATENÇÃO!
a. O número da nota XML deve ser registrado no sistema do SEBRAETEC antes
de ser enviada ao SEBRAE/PR, no campo devem ser registrados os dígitos iguais da NF. O número da nota PDF deve ser registrado com nove dígitos, sendo assim, caso o número da nota seja composto pelo ano, uma sequência de zeros e o número, será necessário ajustá-lo, como exemplo: Nª da nota: 20180000000034, no sistema deverá ser inserido: 201800034, mantendo o número inicial e final, retirando apenas os zeros.
retenção dos impostos conforme legislação vigente.
c. Empresas optantes pelo Simples Nacional, encaminhar declaração com data do mês
vigente (O modelo pode ser solicitado para o Gestor/Solicitante). Caso seja optante do Simples e não anexe a declaração o SEBRAE/PR é obrigado a reter os impostos.
d. Atenção para os Relatórios de Monitoramento e/ou Finalização quando
necessário, conforme Edital SEBRAETEC (modelos estão disponíveis no site do Programa, na aba: “Arquivos”.
e. Mantenha seu cadastro atualizado e completo no Sistema do SEBRAE/PR,
principalmente o e-mail.
f. Quando o cliente atendido for de uma das cidades onde há uma Regional ou
Escritório do SEBRAE a nota fiscal deve ir para o CNPJ do SEBRAE daquela cidade, para as demais cidades do Estado emitir para o CNPJ da Regional a qual o cliente pertence. Para receber as informações do CNPJ e demais dados consulte o Gestor/Solicitante da proposta. As notas fiscais devem ser formato XML caso empresa “entidade executora” seja de um munícipio tira nesse formato, notas em PDF serão aceitas pelo SEBRAE/PR somente se o munícipio não tiver XML.
II. Inclusão de notas fiscais no sistema
As notas fiscais devem ser inseridas no sistema dentro de cada proposta. Para inclusão é necessário inserir o número da nota fiscal e o valor da parcela que será paga naquela nota, e clicar em incluir, é obrigatório carregar o arquivo da nota em XML para munícipios que aceitam, e em PDF somente para cidades que não utilizam XML.
Entidades executoras de munípios aceitam XML a etapa NOTAS é semelhante a figura abaixo:
Entidades executoras de munípios que é em PDF a etapa NOTAS é semelhante a figura abaixo:
*Notas em PDF devem ser anexadas no sistema e enviada por e-mail para o solicitante.
(*). Nota 1: O número da nota deve ser registrado no sistema do SEBRAETEC
antes de ser enviada ao SEBRAE/PR, no campo devem ser registrados nove dígitos, sendo assim, caso o número da nota seja composto pelo ano, uma sequência de zeros e o número, será necessário ajustá-lo, como exemplo: Nª da nota: 20180000000034, no sistema deverá ser inserido: 201800034, mantendo o número inicial e final, retirando apenas os zeros.
(*). Nota 2: a inclusão das notas fiscais está atrelada as vigências das certidões
aos relatórios de monitoramento e finalização, e ao percentual concluído do plano de trabalho “aprovado pelo cliente”, caso alguma certidão esteja desatualizada, basta excluir a vencida e anexar uma nova que esteja vigente, os relatórios devem ser inseridos no campo de documentos devidamente classificados pelo tipo de documento e o percentual deve estar atualizado no plano de trabalho, a segunda e terceira NF só podem ser anexadas depois cliente aprovar o percentual concluído. Para concluir os trabalhos da proposta deve ser verificado se de acordo com a ficha técnica do serviço, se é necessário ou não visita presencial à empresa.
III. Emissão dos relatórios de monitoramento e finalização
Para inclusão da segunda e terceira nota fiscal é necessário apresentar os relatórios de monitoramento e finalização.
- O relatório de monitoramento é assinado pelo cliente e contém o detalhamento das atividades realizadas até o momento ele deve ser entregue com a nota e anexado no sistema.
- O relatório de finalização é somente assinado pela entidade executora e deve conter fotos, e-mails, e evidências de que trabalho foi realizado e concluído, ele também deve ser anexado na proposta.
Os modelos de ambos os relatórios estão disponíveis no site do SEBRAETEC na aba “Arquivos”.
Os relatórios devem ser anexados no campo de “Documentos” da proposta. Basta classificar os documentos e depois clicar em “Escolher arquivos” e “Incluir”.
IV. Finalização da proposta
Ao final do trabalho, a entidade deve preencher os campos abaixo que estão no quadro do “Plano de trabalho”:
- “Resultado implementado”: onde deve se descrever quais foram as atividades implementadas na empresa pela consultoria.
- “Entregas Realizadas”: quais as entregas feitas para empresa e suas evidências
Propostas individuais:
Os percentuais de TODAS as atividades devem estar em 100% e o relatório de finalização e evidências anexados. Com estas etapas concluídas no novo formato SEBRAETEC ONLINE, o cliente assina o Termo de Conclusão de forma digital a via fica disponível na proposta.
*As regionais podem seguir igual o processo de propostas coletivas caso o cliente tenha alguma dificuldade.
Propostas coletivas:
Os percentuais de TODAS as atividades devem estar em 100% e o relatório de finalização e evidências anexados. Com estas etapas concluídas a entidade executora obtém a assinatura dos clientes no Termo de Conclusão (que é emitido via sistema) e encaminhado a via original para o gestor ou solicitante da proposta, no SEBRAE.
As atualizações feitas periodicamente devem ser salvas, clicando no botão Entregas Realizadas
“Salvar Resultado” do quadro. Caso o trabalho esteja finalizado (todas as atividades estejam com a realização em 100%), o representante da entidade executora deve clicar no botão “Finalizar Trabalho”, que encaminhará os resultados para validação do cliente em propostas individuais e SEBRAE/PR, o
sistema ajustará o status da proposta para “Aguardando aprovação da
finalização”.
O cliente de proposta indivudal ou gestor pode solicitar adequações na proposta antes de aprovar a finalização, caso ele esteja de acordo, finalizará a proposta.
4. ENCERRAMENTO PARCIAL DE PROPOSTAS
No caso de desistência do trabalho por parte do cliente, a entidade executora deverá preencher o Termo de Cancelamento (disponível no site na aba “Arquivos”, pegar a assinatura do cliente e apresentar ao gestor ou solicitante da proposta, o qual promoverá as alterações de valores no sistema, deixando a proposta com o valor exato ao que foi executado pela entidade executora.
5. CONSULTA DE PROPOSTAS CANCELADAS
Toda vez que uma proposta não aparece na página principal das propostas ela estará em um filtro específico: Proposta cancelada.
Para acessar estas propostas basta selecionar este status no filtro “Status da proposta” e clicar em “Filtrar”. O sistema trará a lista de todas as propostas canceladas.
6. ATUALIZAÇÃO DAS CERTIDÕES NEGATIVAS
Conforme previsto em edital, as certidões negativas devem ser mantidas atualizadas, na página inicial da entidade executora possui uma tela para gerenciar as Certidões, basta realizar o Login na Área do Prestador de Serviços do
Sebraetec do site e clicar em “Certidões”.
A tela irá apresentar outras certidões já anexadas, basta carregar as novas certidões e o sistema irá atualizar automaticamente em todas as propostas da Entidade, sendo assim não é necessário atualizar as propostas.
7. ALTERAÇÃO DOS DADOS CADASTRAIS
Este capítulo aborda as informações sobre a atualização dos dados cadastrais da entidade executora. Essa ação pode ser realizada a qualquer momento. Para a atualização dos dados cadastrais da entidade, o usuário acessar a Área do Prestador de Serviços do Sebraetec, clicar em “Login de entidade cadastrada”, inserir CPF e senha edepois clicar em “Cadastro”.
Nessa tela o usuário pode alterar os dados da entidade executora, como: razão social, nome fantasia, endereço, representante legal, coordenador, suplente, senha, etc. Apenas o CNPJ não tem como ser alterado. Se isto for necessário, entre em contato com Coordenação Estadual do Programa pelo e-mail:
Na terceira etapa é necessário confirmar os dados alterados e clicar em
8. NOTIFICAÇÕES DO SISTEMA
Neste capítulo estão os e-mails que são enviados automaticamente pelo sistema.
Regra:
• Os e-mails do sistema são enviados para a pessoa cadastrada como Coordenador.
• Os e-mails de assinatura de documentos são enviados para a pessoa cadastrada como Representante
A. Envio do plano de trabalho
C. Plano de trabalho NÃO selecionado
E. E-mail de autorização do início das atividades
G. Novo comentário inserido
GLOSSÁRIO
Entidade executora – designação das empresas e instituições que executam
os serviços SEBRAETEC. Precisam ser cadastradas e aprovadas.
Gestor – profissional responsável por uma proposta. Deve ser um funcionário
do SEBRAE/PR.
Parceiro – empresa que colabora com o valor do SEBRAE/PR e SEBRAE/NA
em um projeto SEBREATEC.
Patrocinador – empresa ou instituição que paga toda ou parte da parcela do
cliente.
Proposta – solicitação de serviço SEBRAETEC. Solicitante – profissional que criou a proposta. Empresa demandante – cliente da proposta.
Esta revisão do Manual do Sistema – Entidade Executora foi baseada no Sistema Informatizado do SEBRAETEC, ajustado ao Edital de Credenciamento SEBRAE/PR SEBRAETEC Nº 01/2019.
Qualquer comentário sobre o conteúdo ou forma deste documento será bem
recebido pelo e-mail [email protected]
Revisão de 24.02.2021
© Direitos reservados: Não está previamente autorizada a reprodução, cópia ou transcrição, parcial ou total, em qualquer meio, para fins comerciais ou de recebimento de vantagens diretas ou indiretas, sem a prévia autorização por escrito do Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Paraná SEBRAE/PR.
