Raphael Santos Raphael Santos http://raphaelrsantos.blogspot.com http://raphaelrsantos.blogspot.com @rapharsantos @rapharsantos
O principal objetivo do Microsoft Project é oferecer às O principal objetivo do Microsoft Project é oferecer às empresas e indivíduos maior facilidade e rapidez na
empresas e indivíduos maior facilidade e rapidez na gestãogestão de seus projetos, efetuando o planejamento, a monitoria e de seus projetos, efetuando o planejamento, a monitoria e acompanhamento do progresso, a verificação da acompanhamento do progresso, a verificação da disponibilidade e alocação dos recursos, dos prazos e disponibilidade e alocação dos recursos, dos prazos e custos, através da combinação de técnicas de gestão e custos, através da combinação de técnicas de gestão e funcionalidades disponibilizadas pelo software.
funcionalidades disponibilizadas pelo software.
Com base nesse cenário, este documento tem como Com base nesse cenário, este documento tem como finalidade oferecer um guia rápido de referência sobre as finalidade oferecer um guia rápido de referência sobre as principais atividades e técnicas que podem ser principais atividades e técnicas que podem ser empregadas pelos indivíduos para otimização de seus empregadas pelos indivíduos para otimização de seus cronogramas e projetos, através de dicas e instruções cronogramas e projetos, através de dicas e instruções simples e objetivas.
simples e objetivas.
É importante salientar que este documento não visa É importante salientar que este documento não visa registrar ou discutir todas as atividades necessárias para registrar ou discutir todas as atividades necessárias para planejar, criar e gerenciar um projeto, mas sim oferecer um planejar, criar e gerenciar um projeto, mas sim oferecer um guia rápido de orientação para os usuários que estão guia rápido de orientação para os usuários que estão
iniciando o uso do Microsoft Project para gerenciar seus iniciando o uso do Microsoft Project para gerenciar seus projetos, sejam eles corporativos ou pessoais.
projetos, sejam eles corporativos ou pessoais.
Antes de partir para o computador e iniciar a digitação do Antes de partir para o computador e iniciar a digitação do seu cronograma, você deve considerar alguns pontos seu cronograma, você deve considerar alguns pontos importantes. Lembre-se que efetuar o planejamento de importantes. Lembre-se que efetuar o planejamento de todo o projeto previamente, considerando de maneira todo o projeto previamente, considerando de maneira detalhada as atividades que farão parte do cronograma, detalhada as atividades que farão parte do cronograma, seus vínculos e durações, bem como os recursos
seus vínculos e durações, bem como os recursos que serãoque serão encarregados de executar cada atividade, são ações encarregados de executar cada atividade, são ações essenciais para garantir o sucesso do seu projeto.
essenciais para garantir o sucesso do seu projeto.
A criação de projetos no Microsoft Project requer que A criação de projetos no Microsoft Project requer que alguns passos importantes sejam tomados pelo gerente de alguns passos importantes sejam tomados pelo gerente de projetos. Alguns desses passos são obrigatórios, enquanto projetos. Alguns desses passos são obrigatórios, enquanto outros são opcionais, dependendo das circunstâncias e outros são opcionais, dependendo das circunstâncias e das necessidades apresentadas no projeto. Veja o exemplo das necessidades apresentadas no projeto. Veja o exemplo abaixo:
abaixo:
Nas próximas páginas serão discutidos quais os 10 passos que devem ser considerados para que você possa criar o seu Nas próximas páginas serão discutidos quais os 10 passos que devem ser considerados para que você possa criar o seu projeto de maneira simples e funcional.
projeto de maneira simples e funcional.
O Microsoft Project 2010 oferece dois tipos de O Microsoft Project 2010 oferece dois tipos de agendamento para as tarefas:
agendamento para as tarefas: ouou
Em seguida, você poderá padronizar o método de Em seguida, você poderá padronizar o método de agendamento das tarefas do seu projeto clicando em agendamento das tarefas do seu projeto clicando em agendamento na seção
agendamento na seção
Para que o cronograma do projeto se ajuste na medida em Para que o cronograma do projeto se ajuste na medida em que as tarefas forem digitadas e vinculadas, a sugestão é que as tarefas forem digitadas e vinculadas, a sugestão é utilizar sempre o modo
utilizar sempre o modo Introdução
Introdução
Antes de começar: planeje-se Antes de começar: planeje-se
10 passos para a criação de Projetos 10 passos para a criação de Projetos
Passo
Passo 1 1 Definir Definir o o modo modo de de agendamento agendamento dasdas tarefas (
tarefas (apenas apenas para para versão versão 2 2 Manual
Manual AutomáticoAutomático.. Antes de iniciar a construção do seu cronograma, Antes de iniciar a construção do seu cronograma, identifique qual método será utilizado para o seu projeto. identifique qual método será utilizado para o seu projeto.
Arquivo
ArquivoOpçõesOpçõesCronogramaCronograma, e escolhendo a opção de, e escolhendo a opção de
Novas tarefas criadas Novas tarefas criadas::
O
utilização de diferentes recursos e diferentes unidades de alocação para cada um deles no seu projeto. Não existe uma regra para a definição do tipo de tarefa padrão, pois cada tarefa do projeto poderá requerer um comportamento diferente, dadas suas características. Todavia, sugiro que se configure este campo como tipo
recursos associados à tarefa for modificado), e isso gerar impacto na duração da tarefa, você poderá configurá-la manualmente.
Para configurar o tipo padrão da tarefa no Microsoft Project
2010, clique em
seguida, escolha a opção
No Microsoft Project 2007, clique em
tarefa padrão conforme sua necessidade.
Para definir a o
Antes da criação do cronograma, o gerente de projetos deve habilitar a
resumo do projeto tem como função principal sumarizar todas as informações das fases, subfases e tarefas que compõem o projeto.
Para habilitá-la no Microsoft Project Professional 2010, clique na guia
No Microsoft Project 2007, clique em
Neste passo você deve digitar todas as tarefas, fases e subfases do seu projeto, considerando a duração e os vínculos existentes entre as tarefas.
Data de Início do ro eto
Calendário do Projeto Passo 2 Definir o tipo de tarefa padrão
Tipo de tarefa padrão irá determinar como as tarefas do seu projeto irão se comportar mediante a alocação e
Duração Fixa. Este modo evitará que a duração da tarefa seja recalculada em virtude do aumento ou diminuição das unidades do recurso (ou do número de recursos) associado à tarefa. Dessa maneira, quando a disponibilidade do recurso sofrer uma redução em relação à previsão (ou quando o número de
Arquivo Opções Cronograma. Em
Duração fixa, na seção Tipo de
tarefa padrão:
Ferramentas Opções Cronograma. Em seguida, modifique o tipo de
Passo 3 Definir a data de início e o calendário do projeto
Data de Início e Calendário do projeto, tanto no Microsoft Project 2010 quanto no 2007, clique em Projeto
Informações sobre o projeto. Na caixa de diálogo Informações sobre o projeto, defina a Data de Início e o Calendário do projeto:
Passo 4 Inserir a tarefa de resumo do projeto Tarefa de resumo do projeto. A tarefa de
Formato e selecione a opção Tarefa de
Resumo do Projeto.
Ferramentas Opções Exibir e marque a opção Mostrar tarefa de
resumo do projeto.
Os números da estrutura de tópicos referem-se a hierarquia e organização estrutural das tarefas, fases e subfases do projeto. Os números da estrutura de tópicos representam a EAP (Estrutura Analítica de Projeto), também conhecida como WBS (Work Breakdown Structure). Para exibir o número da estrutura de tópicos no
Microsoft Project 2010, clique na guia a opção
No Microsoft Project 2007, clique em
Após criar o cronograma do seu projeto, você poderá especificar quais serão as pessoas que irão fazer parte da equipe de trabalho. Ative o modo de exibição
utilizados no seu projeto.
Ao finalizar o cadastramento dos recursos que serão utilizados no seu projeto, você poderá voltar ao Gráfico de Gantt para utilizar os diversos métodos oferecidos pelo Project Professional para alocar os recursos às tarefas.
Após criar o cronograma e formar a equipe de trabalho, definir a data de início, o calendário e alocar os recursos às tarefas, você pode verificar os dados esperados para o seu projeto. Para visualizar essas informações, você pode:
Exibir a
Exibir as estatísticas do projeto, através da trilha
Passo 6 Exibir o número da estrutura de tópicos (opcional
Formato e selecione
Número da Estrutura de Tópicos:
Ferramentas Opções Exibir e marque a opção Mostrar número da
estrutura de tópicos.
Passo 7 Criar a equipe de trabalho opcional
Planilha de Recursos e cadastre os recursos (Trabalho, Material e Custo) que serão
Passo 8 Alocar recursos às tarefas opcional
Passo 9 Conferir os dados e estatísticas do projeto
Tabela de resumo, através da trilha ExibiçãoTabelasTabela de Resumo:
Você deve salvar a Linha de Base do projeto para armazenar as informações de planejamento, de modo a poder compará-las com as informações reais quando o projeto estiver em fase de execução. Essa comparação permitirá que o gerente de projetos identifique possíveis desvios no projeto e tome ações corretivas para minimizá-los.
Para salvar a linha de base no Microsoft Project 2010, siga
a trilha
No Microsoft Project 2007, clique em
Ao seguir os passos sugeridos neste documento, você estará apto a criar um projeto com um bom nível de detalhamento, pois terá considerado aspectos importantes que irão ajudá-lo quando a fase de planejamento se encerrar e o projeto entrar em execução. Todavia, os passos aqui apresentados não refletem todas as opções de gestão disponíveis no Microsoft Project 2007/2010, as quais, quando utilizadas, podem ser muito úteis para complementar o trabalho até aqui realizado.
Nesse sentido, listo abaixo algumas opções adicionais que você pode utilizar para entender e planejar melhor os seus projetos:
o Utilize a ferramenta de disponível
apenas na versão 2010).
o Visualize o
entenda quais tarefas do projeto não possuem margem de atraso.
o Experimente utilizar o recurso
(disponível apenas na versão 2010).
o Utilize os relatórios do Microsoft Project para obter uma visualização geral dos dados dos seus projetos, como custo,
duração e prazos.
o Utilize as ferramentas de Filtro e Realce do Microsoft Project para destacar informações importantes dos seus projetos,
como tarefas críticas, milestones, intervalos de datas ou qualquer outro critério que seja necessário.
A Linha de Base só deve ser salva no final de fase de planejamento, quando mudanças (de cronograma, valor hora de recursos, duração de tarefas e etc.) não s ão mais esperadas. O salvamento da Linha de Base é a última ação da fase de planejamento do projeto, uma vez que ela armazenará as informações que são esperadas para cada uma das tarefas que compõem o cronograma. Se você ainda não finalizou a fase de planejamento, ou se mudanças/ajustes ainda ocorrerão no projeto, então a Linha de Base ainda não deve ser salva.
Passo 10 Salvar a Linha de Base do Projeto
Projeto Definir Linha de Base Definir Linha de
Base. Clique em OK para salvar a Linha de Base com as informações esperadas para o seu projeto.
Ferramentas Controle Definir Linha de Base.
Observações e considerações
Linha do Tempo para exibir as principais fases e milestones dos seus projetos (
Caminho Crítico dos seus projetos, através do modo de exibição Gantt de Controle. Ele permitirá que você
