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CONTABILIDADE COMUNICATIVA NO CONTEXTO DE
UM ESCRITÓRIO CONTÁBIL
1COMMUNICATIVE ACCOUNTING IN THE ACCOUNTING OFFICE
CONTEXT
Camila Loiane dos Santos2 Jaciara Treter Sippert3
RESUMO
Este artigo buscou, por meio de pesquisa bibliográfica e coleta de dados através de entrevistas semiestruturadas, identificar quais os procedimentos comunicativos que ocorrem em um escritório contábil. A pesquisa se classifica como qualitativa e descritiva, visou ainda, no contexto da contabilidade comunicativa, identificar como se dá este processo da comunicação em um escritório contábil, com o intuito de verificar se existem dificuldades, e/ou facilidades no processo de comunicação contábil. Foram entrevistadas as sócias administradoras do escritório que atua há mais de 50 anos no ramo contábil na cidade de Panambi. A principal constatação foi que o processo de transmissão das informações contábeis apresenta dificuldades consideráveis no que tange ao seu entendimento, pois conforme os entrevistados, os usuários possuem limitações para sua compreensão, principalmente em relação a externar informações. Ainda assim é notável a presença de aspectos, seja da contabilidade comunicativa ou da teoria da comunicação, onde são empregados recursos que fazem o papel de facilitador e a linguagem é voltada ao usuário desta informação, com o intuito de torná-la mais clara.
Palavras-chave: Teoria da Comunicação. Escritório Contábil. Gargalos da informação.
Processos contábeis.
ABSTRACT
This article sought, through bibliographic research and data collection of semi-structured interviews, to identify the communicative procedures that occur in an accounting office. The research, classified as qualitative and descriptive, aimed, in the accounting communicative context, to identify how the communicational process happens in an accounting office, in order to check if there are difficulties, and/or facilities in the accounting communicational process. For that purpose, an interview was conducted with the managing partners of an accounting firm, which it has been operating in this field for over 50 years in the Panambi city. The main finding was that the transmission process of accounting information presents considerable difficulties in terms of understanding, according to the interviewees, the users have limitations associated
1Artigo desenvolvido como trabalho de conclusão do curso de graduação em 2020, da Universidade de Cruz Alta, como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis em 2020, apresentado em 16/12/2020.
2 Acadêmico do curso de Ciências Contábeis da Universidade de Cruz Alta – Unicruz. E-mail:
mila_loiane@hotmail.com
³ Professor do curso de Ciências Contábeis da Universidade de Cruz Alta – Unicruz, titulação. E-mail:
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to their understanding, especially when it is related to the externalization of information. Even so, it is remarkable the presence of aspects either the communicative accounting or the communication theory, whose resources are used to facilitate communication and the language is aimed at the user of this information, in order to make it clearer.
Keywords: Accounting Office. Information bottlenecks. Accounting processes. 1 INTRODUÇÃO
Entre os anos 1950 e 1960, os contadores e profissionais contábeis no Brasil eram conhecidos como guarda-livros, passando a ter maior reconhecimento a partir dos anos 1970, quando a expressão começou a se tornar obsoleta.
A década de 1990 representou um salto para os escritórios contábeis. Com o desenvolvimento de sistemas de gestão de empresa mais sofisticados, a contabilidade começou a ter cada vez mais importância estratégica e passou a exercer um papel mais efetivo no dia a dia de qualquer empresa.
Muito mais ativos e participativos nos processos financeiros e legais dos clientes, hoje os escritórios de contabilidade vivem uma outra realidade. Os contadores não estão apenas focados nos processos tradicionais de sua contabilidade, mas também exercendo um papel muito mais presente na vida do pequeno empresário, tornando-se verdadeiros conselheiros na gestão do seu cliente e aumentando as chances de ele ter sucesso — já que quase 50% das pequenas empresas fecham em menos de três anos devido à falta de gestão, segundo pesquisa do Sebrae (2016).
O contador de nossos dias não pode mais, em matéria de conhecimento, se restringir a simples técnicas de registros e demonstrações, como agente passivo na execução de seus trabalhos. A informação gerada pelo contador deve ser fruto do trabalho em equipe, comunicação e confiança interpessoal. Na ausência dessas habilidades, ocorrerão as deficiências nos resultados e as probabilidades de erros impactarão diretamente no posicionamento estratégico do administrador (CREPALDI, 2008).
Dentre as particularidades desenvolvidas pelo contador, é preciso que o profissional entenda a organização e sua razão de ser, compreendendo seus modelos de gestão, seus objetivos e políticas e suas inter-relações com o ambiente interno e externo.
Um bom relacionamento comunicativo traz mais confiança às pessoas. Mostra a maturidade e o desenvolvimento de quem faz parte da equipe. Quanto menos conflito, maior é o crescimento individual, levando a coletividade a um patamar satisfatório tanto para parte gerencial, quanto a parte do relacionamento das pessoas.
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No mundo contemporâneo, o perfil do novo profissional contábil, estará ligado a sua formação cultural humanística, fortemente social e desenvolvida a saber comunicar, com vistas a proporcionar um ambiente de trabalho agradável e condições de orientar as empresas para prosperidade.
A contabilidade analisada e observada pela ótica das Ciências Sociais, facilita o processo de compreensão a ser estabelecido entre os grupos de interesse, que dependem de informações confiáveis que possam ser interpretadas com a devida segurança.
Como uma Ciência Social, a contabilidade tem o papel fundamental de servir como um instrumento de medição, capaz de contribuir não somente sob o aspecto quantitativo, mas também abordando o aspecto qualitativo das relações humanas e sociais, que são afetadas diretamente pela prestação de contas nos mais diversos setores da sociedade.
O estudo justificou-se pela importância da contabilidade como ciência social e pelo poder informacional que ela tem, apesar de muitas vezes não ser compreendida por todos os usuários ou até mesmo por aqueles que trabalham diretamente com ela.
Fundamentou-se em analisar como ocorre o processo de comunicação em um escritório contábil, a fim de identificar possíveis falhas que interferem no relacionamento e produtividade da equipe, dando aos leitores a possibilidade de conhecer melhor a realidade acerca deste meio.
Esses detalhes acabam por fazer diferença nos resultados do trabalho exercido, assim, esse estudo foi realizado para demonstrar como ocorre o processo de comunicação apontando o que pode e deve ser melhorado, para que a equipe entre em sintonia e faça do seu ambiente de trabalho um lugar mais respeitoso, ético e harmonioso para se trabalhar.
2 REVISÃO DE LITERATURA
2.1 Contabilidade como Ciência Social
Por volta do século XV a contabilidade alcançou um patamar de desenvolvimento com a publicação da obra do Frei Luca Pacioli dando início ao período científico, com a introdução do método das partidas dobradas ou partidas duplas como uma metodologia de registro, utilizada até a atualidade.
A criação desse método foi uma resposta fornecida pela Contabilidade aos novos e complexos problemas enfrentados pelos homens de negócio da época. A palavra partida, na técnica contábil, tem a conotação de lançamento ou assentamento escrito (MUNIZ et al, 2005).
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Ao esclarecer o princípio fundamental e a regra geral de escrituração por partidas dobradas, Crepaldi (1999) afirma que todo crédito que é lançado numa conta faz surgir outra ou outras contas em que é registrada a mesma importância a débito, sendo que o principal cuidado a ser observado nesse método é determinar quem é devedor e quem é credor.
Um aumento ou redução de um dos elementos do Ativo (bens e direitos), deve corresponder necessariamente a um aumento ou redução equivalente em outro elemento do mesmo termo, ou ainda, em componentes do Passivo (dívidas e obrigações).
Em virtude da equação patrimonial da contabilidade possuir uma relação direta com a matemática, a Contabilidade por muitas vezes é confundida com uma Ciência Exata, porém a matemática é utilizada apenas como uma ferramenta quantitativa para mensuração de valores, com o objetivo de explicar e esclarecer os fenômenos que afetam o patrimônio de uma entidade.
Depois da segunda guerra mundial, devido à demanda econômica, surgiu uma grande necessidade de desenvolver especialidades em todas as Ciências Sociais, com o objetivo de reconstruir os países afetados pela guerra (MUNIZ et al, 2005).
Dessa forma, a contabilidade está ligada à Sociologia no que se refere à análise e interpretação dos fenômenos sociais estudados na Sociologia das Organizações, e assim, conclui-se que a Contabilidade está inserida no contexto da Sociedade Capitalista, objeto de estudo da Sociologia Geral.
A profissão contábil não deve se limitar apenas a cumprir somente requisitos fiscais e burocráticos, mas contribuir no ambiente de gestão, pois o contador, em função de sua interação com o sistema da empresa, possui informações relevantes para a tomada de decisões.
Baseado nesta análise, Megale (1990) considera que é possível identificar a Contabilidade como uma Ciência Social, embora o senso comum, em geral, tem uma tendência de identificá-la como sendo uma Ciência Exata.
Em sua pesquisa, Kelm (2004, p. 124) aponta algumas características do relacionamento das Ciências Sociais com a Contabilidade.
A primeira característica da Ciência Contábil é aquela que envolve o caráter eminentemente histórico das Ciências Sociais. Assim como a estática patrimonial – não obstante constituir-se em um recorte histórico delimitado – reflete uma trajetória da entidade e das ações de seus dirigentes, a Ciência Social é sempre analisada a partir de uma configuração espacial e histórica específica.
A segunda característica a ser evidenciada é o fato que não é somente o investigador que fornece sentido a seu trabalho intelectual, mas os seres humanos, os grupos e as sociedades, na medida em que as estruturas sociais nada mais são que ações objetivadas.
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Minayo (1992, p. 13) apud Kelm (2004, p. 124), observa que a investigação social “é sempre tateante, em que o presente é marcado pelo passado e projetado para o futuro, num embate constante entre o que está dado e o que está sendo construído”.
A terceira característica é que nas Ciências Sociais existe uma identidade entre o sujeito e o objeto. Nessa área, a pesquisa trabalha com seres humanos que, por razões culturais, de classe, faixa etária, ou por qualquer outro motivo, têm um substrato comum de identidade com o pesquisador, tornando-os solidariamente comprometidos (KELM, 2004).
Uma quarta característica das Ciências Sociais é o seu caráter ideológico, não isento das observações, percepções e valores dos sujeitos ou pesquisador. Na contabilidade essa característica pode ser observada na análise e avaliação de organizações, ou nos processos de avaliação de intangíveis (KELM, 2004).
Esta condição preditiva da Contabilidade é destacada por Franco (1997, p. 58) quando afirma que:
Nisso está o fundamento científico da Contabilidade – na possibilidade de previsão dos efeitos gerados por determinados fenômenos patrimoniais. A análise, a comparação e a interpretação desses efeitos dão-lhe capacidade de previsão e, consequentemente, fundamento científico inquestionável.
Mediante estes fatos Franco (1997, p. 61) esclarece que:
Quanto às Ciências Sociais, entre as quais as Ciências Econômicas (das quais a Contabilidade faz parte), elas dependem do comportamento do ser humano, imprevisível, em face de seu livre-arbítrio. Daí a dificuldade de certas previsões, pois estas estarão sempre condicionadas à conduta humana.
A ação produzida pela contabilidade, embora envolva um conjunto de técnicas e procedimentos comumente retratados de modo quantitativo, tem em sua verdadeira essência um grande apelo qualitativo.
Assim, Minayo (2000, p. 15) afirma que “a realidade social retrata-se no próprio dinamismo da vida individual e coletiva com toda a riqueza de significados dela transbordante. Essa realidade é mais rica que qualquer teoria, qualquer pensamento ou qualquer discurso que se possa elaborar sobre ela”.
As Ciências Sociais possuem argumentos, instrumentos e teorias capazes de se aproximar da grandiosidade que é a vida dos seres humanos em sociedades, ainda que de forma incompleta ou imperfeita. Deste modo, ela aborda o conjunto de expressões humanas presentes nas estruturas, nos processos, nos sujeitos, nos significados e nas representações, onde a contabilidade se encaixa perfeitamente neste ambiente.
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2.2 Contabilidade Comunicativa e a Teoria da Comunicação
O objetivo principal da contabilidade é fornecer informações econômicas, físicas, de produtividade e sociais, relevantes para que cada usuário possa tomar suas decisões e realizar seus julgamentos com segurança. A contabilidade deve ter ainda flexibilidade para fornecer conjuntos diferenciados de informações para usuários ou decisões especiais (IUDÍCIBUS, 2006).
Para Hendriksen e Van Breda (1999), a teoria da comunicação quando associada à contabilidade, pode ser vista como um conjunto coerente de princípios lógicos, que ofereçam melhor compreensão das práticas existentes a contadores, investidores, administradores e estudantes, para que os mesmos possam contribuir para o desenvolvimento de novas práticas e novos procedimentos mais esclarecedores.
Os autores acreditam que a teoria da comunicação fornece bases metodológicas para aprimorar a evidenciação contábil, com base nas semelhanças entre o processo geral de comunicação e o processo contábil. Para Ribeiro Filho, Lopes e Pederneiras (2009, p. 336) “se em última instância o objetivo da contabilidade é alcançar êxito no processo de comunicação para que as suas mensagens possam influenciar decisões, importa buscar na Teoria da Comunicação o que se deve entender por comunicar.”
Para tanto, é importante destacar que a teoria serve para mostrar que o destinatário da informação ocupa papel de destaque, sendo de vital importância para o sucesso da transmissão. De mesmo modo, quando se define o conteúdo da mensagem é necessário que este tenha relevância para o receptor, sendo indispensável sua posição no contexto sociocultural, entre outros fatores que o contador acredite que possam influenciar na comunicação (RIBEIRO FILHO; LOPES; PEDERNEIRAS, 2009).
É imprescindível que o contador se utilize de toda a capacidade comunicativa e das ferramentas certas, para garantir êxito no processo de comunicar, e consequentemente, influenciar comportamentos. Pois, é vital para a prosperidade e crescimento da organização, que todos os interessados tenham o mesmo objetivo e entendimento sobre o patrimônio em questão.
A teoria da comunicação foi formulada em 1948 por Claude E. Shannon e publicada em 1949, acrescida de comentários de Weaver, e inicialmente tinha como propósito solucionar problemas de otimização de custos incorridos na transmissão de sinais. Pretendia-se estabelecer um sistema geral de comunicação mais adequado para reproduzir em determinado ponto, de
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maneira bastante clara, uma mensagem selecionada em outro ponto (RIBEIRO FILHO; LOPES; PEDERNEIRAS, 2009).
Ainda que a teoria da comunicação envolva intimamente custos de produção e, que os mesmos sejam fundamentais à contabilidade, estudos relacionando as duas áreas são ainda incipientes no Brasil. Os pioneiros em alinhar intimamente os dois temas são Ribeiro Filho; Lopes e Pederneiras em sua obra intitulada Estudando Teoria da Contabilidade (2009), onde eles esclarecem que o objetivo de Shannon era delinear um quadro matemático que possibilitasse quantificar o custo de uma mensagem transportada entre dois polos.
A teoria relata a importância de elementos fundamentais como: A Fonte da Informação que seleciona a mensagem a ser transmitida; O Transmissor que transforma a mensagem em sinal e a envia ao receptor, por meio do canal de comunicação; O Canal que transporta o sinal, e por fim, o Receptor, que assim como o Emissor, atua como conversor de sinais, cabendo-lhe o papel de decodificar a mensagem (RIBEIRO FILHO; LOPES; PEDERNEIRAS, 2009).
Na área contábil, diversos outros autores têm reconhecido os méritos do modelo geral de comunicação, ainda mais no que se trata de instrumento de apoio e desenvolvimento de pesquisas.
O modelo de Shannon e Weaver (1949) influenciou consideravelmente a pesquisa em comunicação. Pesquisadores em diferentes campos de comunicação, incluindo comunicação humana, telecomunicações, comunicações de massa e comunicação contábil, definiram suas estruturas conceituais baseando-se neste modelo (GIRARD 1990apud RIBEIRO FILHO; LOPES; PEDERNEIRAS, 2009, p.339).
Ainda, segundo os autores, de modo geral, os literários que reconhecem a contabilidade como processo de comunicação, sugerem como parâmetro básico a utilização do modelo de Shannon e Weaver, para descrever o processo de comunicação das informações contábeis.
A teoria da comunicação, que tem por base o modelo de Shannon e Weaver fornece subsídios e técnicas para superar problemas de comunicação em várias áreas, inclusive a contabilidade. Essas técnicas, quando dominadas e empregadas com maestria, são primordiais para superar entraves de comunicação e tornar assim a contabilidade, de fato, comunicativa.
2.3 Estrutura e importância dos Escritórios Contábeis
Para que os escritórios de contabilidade possam exercer suas atividades de forma mais organizada e seus clientes possam ficar em dia com suas obrigações fiscais, é importante que suas atividades sejam divididas em departamentos.
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Segundo o Manual de Orientação e de Procedimentos para as Organizações Contábeis (CRCRS, 2009), os serviços que cada departamento está habilitado a executar são: departamento pessoal, fiscal, contábil, societário e expedição.
O Departamento Pessoal é responsável por providenciar as documentações referentes à admissões, rescisões, folhas de pagamento, cálculo e apuração de encargos trabalhistas, obrigações mensais e anuais como Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), Guia da Previdência Social (GPS), Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP), Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical (GRCS), Documento de Arrecadação de Receitas Federais do Programa de Integração Social (PIS) sob Folha de Pagamento, solicitação de Certidão Negativa de Débitos (CND), Controle do Quadro de Lotação, Informe de Rendimentos, Férias, Exames Periódicos e outros assuntos previdenciários e trabalhistas.
A parte Fiscal emite e registra as notas fiscais (entrada/saída/serviços), apuração de impostos (federais, estaduais e municipais), registro e escrituração de livros e demais obrigações mensais e anuais do Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS), Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN), Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) Fiscal. Baixas de inscrições perante as esferas Municipal, Estadual e Federal, solicitação de negativas e outros tributos e obrigações.
A área Contábil faz escrituração dos livros Diário e Razão, elaboração do Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR) e Controle Fiscal Contábil de Transição (FCONT), elaborações de Balancetes de Verificação, elaboração e análise de Demonstrações Contábeis exigidas pelas legislações societária e fiscal, controle dos bens do Ativo Permanente, elaboração e entrega da Declaração de Informações Econômico-Fiscal da Pessoa Jurídica (DIPJ), Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais (DACON), Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) e Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) Contábil.
O setor Societário e Paralegal é encarregado pelas constituições, alterações contratuais, extinção de empresas, solicitação de certidões (positiva e negativa) e elaboração do contrato de prestação de serviços entre organizações contábeis e seus clientes.
E, por fim, a expedição que controla os protocolos de entrada e saída de documentos. De acordo com Rosa e Olinquevitch (2005), há uma extensa gama de atividades que o contador
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e o escritório contábil precisam realizar para atender seus clientes. O contador acaba atuando como assessor de planejamento, como conselheiro, como despachante e ainda trata de assuntos fundamentais, como dar aval profissional às ações da empresa perante bancos, fornecedores, acionistas e governo dentre outras atribuições.
O ambiente das empresas marcado pela concorrência necessita de informações mais precisas para tomada de decisões e tem exigido um novo perfil do profissional contábil. Esse novo perfil é de uma pessoa que reúne conhecimentos técnicos e sociais capazes de atender o vasto mercado que tem a sua disposição, além de estar sempre atualizando seu currículo e buscando aperfeiçoamento.
2.4 Ferramentas tecnológicas de comunicação
Um desafio para as empresas é fazer com que os funcionários acreditem na sinceridade das comunicações que estão recebendo. O sucesso de uma empresa e a manutenção de funcionários ainda está concentrado numa sólida comunicação interna, impulsionando a lealdade e a produtividade da força de trabalho (ARGENTI, 2006).
Segundo Argenti (2006, p.173-186), “para distribuir mensagens de forma abrangente e instantânea, as empresas adotam programas de comunicação utilizando a tecnologia”:
Comunique-se em todos os níveis: para que a comunicação seja eficaz, ela tem que acontecer em todos os níveis. A maior crítica que os funcionários fazem as suas empresas é a falta de diálogo, alimentando um senso de participação que pode fazer até as maiores empresas parecerem menores no coração e na mente dos funcionários. “Um líder ruim é o que as pessoas desprezam; o bom líder é o que as pessoas reverenciam, o grande líder é o que as faz dizer: Nós fizemos tudo sozinhos” (ARGENTI, 2006, p.177).
Argenti (2006) ainda defende que para ter sucesso com os funcionários é necessário observar e praticar alguns pontos importantes: troca de informações abertas e sinceras; materiais claros e fáceis de entender; distribuições oportunas; fontes confiáveis; sistemas de feedbacks de mão dupla; claras demonstrações do interesse da liderança sênior por seus funcionários; melhoria continua na comunicação e mensagens consistentes em todas as fontes.
O advento das intranets empresariais no final da década de 90 forneceu um novo canal para se chegar aos funcionários de forma rápida e abrangente, com notícias sobre eventos e iniciativas importantes da gerência. Com ela os funcionários podem também compartilhar suas visões sobre os programas da empresa e outras atividades que podem desenvolver a confiança. Para que seja um recurso útil para os funcionários, as intranets das empresas devem ser
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dinâmicas, envolventes e estar sempre atualizado, porém não deve ser usada para substituir a comunicação pessoal e presencial entre gerência e funcionários.
O Google Hangouts é uma plataforma de comunicação que permite realizar videoconferências, trocar mensagens online e efetuar ligações telefônicas. A ferramenta pode ser utilizada nos principais navegadores do mercado, como Chrome, Safari e Firefox. Por não exigir instalação nos computadores, é fácil, prático e intuitivo (LOUBAK, 2020).
O Skype é um software que permite o contato entre pessoas do mundo todo. Por meio dele, é possível realizar chamadas de voz, enviar mensagens e compartilhar arquivos pelo chat. Para as opções mais avançadas, como chamadas de vídeos em grupo era preciso pagar, mas a empresa liberou o Skype Meet Now para todos que precisarem usar no momento de forma gratuita (LIMA, 2020).
O mais legal é que as reuniões podem ser organizadas em vídeos fáceis, sem inscrições, transferências ou downloads. Basta criar a ligação e compartilhar com as pessoas que precisam estar na reunião.
O Slack, ao contrário dos outros, possui seu foco apenas na comunicação profissional. Assim como as outras ferramentas citadas, durante esse momento delicado, a empresa também lançou inovações. Nesse caso, o Slack se uniu aos seus maiores concorrentes, Zoom e Microsoft Teams, integrando seu sistema ao deles ao oferecer chamadas para esses aplicativos (LOUBAK, 2020).
O Whereby é uma ferramenta que permite fazer videoconferências, indicado portanto, para quem precisa ter reuniões de negócios. A plataforma de comunicação é compatível com os principais navegadores do mercado, como Chrome, Safari e Firefox, e permite ingresso fácil em reuniões, bastando clicar em um link. Com interface intuitiva, dispensa o download de programas e atende às necessidades básicas dos usuários que precisam se reunir online (LIMA, 2020).
O Zoom é um serviço de videoconferência baseado em nuvem que você pode usar para se encontrar virtualmente com outras pessoas – por vídeo ou somente áudio ou ambos, durante a realização de bate-papos ao vivo – e permite gravar essas sessões para visualização posterior (LOUBAK, 2020).
Segundo Lima (2020), o Microsoft Teams é o que a própria Microsoft chama de “espaço de trabalho baseado em um chat que integra todas as pessoas, os conteúdos e as ferramentas que a sua equipe precisa para melhorar o seu engajamento e ser mais eficaz”. Ou seja, é um aplicativo de bate-papo em grupo que permite o gerenciamento de diversas conversas em um único ambiente de controle.
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Engajar os colaboradores em um ambiente normal já é um desafio para os gestores de RH, imagina então no cenário atual, em que as empresas precisam se adaptar à nova forma de comunicação. No entanto, para todo desafio há uma nova oportunidade de fazer melhor, por isso, a comunicação digital entra como uma aliada das corporações nesse momento.
3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
A pesquisa foi classificada de acordo com os seguintes critérios: em relação aos objetivos, caracterizou-se como descritiva. Cervo e Bervian (2005, p. 66) salientam que “a pesquisa descritiva observa, registra, analisa e correlaciona fatos ou fenômenos (variáveis) sem manipulá-los”. Segundo os mesmos, ela “busca conhecer as diversas situações e relações que ocorrem na vida social, política, econômica e demais aspectos do comportamento humano, tanto do indivíduo tomado isoladamente como de grupos e comunidades mais complexas”. A presente pesquisa classificou-se como descritiva, pois através dela foram conhecidos e analisados os processos de comunicação contábil do escritório estudado com a finalidade de conhecer os gargalos e sugerir melhorias.
Quanto aos procedimentos técnicos, a presente pesquisa tratou-se de bibliográfica por se basear em livros e artigos, e estudo de caso devido a ter ocorrido em um único escritório, aplicando-se o resultado somente a este, não se estendendo aos demais, tendo em vista que cada um possui suas peculiaridades. A pesquisa bibliográfica é aquela que inclui material impresso, como livros, revistas, jornais, teses, dissertações e anais de eventos científicos e o estudo de caso consiste no estudo profundo e exaustivo de um ou poucos casos, de maneira que permita seu amplo e detalhado conhecimento (GIL, 2018).
Tratando-se da forma de abordagem do problema, tratou-se de qualitativo, por buscar compreender os dados que foram coletados através dos questionários aplicados com os funcionários. Segundo Richardson (2015, p. 90), pesquisa qualitativa é uma tentativa de compreensão detalhada dos significados e características situacionais apresentadas pelos entrevistados, em lugar da produção de medidas quantitativas de características ou comportamentos.
Quanto à coleta de dados, além dos questionários aplicados aos funcionários do escritório, foi utilizado o método de entrevista, que é definida como técnica utilizada pelo pesquisador em que ele se põe frente a frente com o investigado e lhe faz algumas perguntas, objetivando recolher os dados de que precisa para a realização de sua pesquisa (LAKATOS, MARCONI, 2017). A entrevista foi realizada com a sócia administradora da empresa, a fim de
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identificar e descrever os processos comunicativos sob a sua óptica. Também se utilizou o método da observação que segundo Gil (1999) constitui elemento fundamental para a pesquisa, pois é a partir dela que é possível delinear as etapas de um estudo: formular o problema, construir a hipótese, definir variáveis, coletar dados.
Para analisar os dados, foi utilizada a análise descritiva. Segundo Beuren et al. (2004, p. 139) a análise descritiva sepreocupará fundamentalmente em investigar o que é, ou seja, em descobrir as características de um fenômeno. Os dados coletados foram organizados para que se possa conhecer como ocorrem os processos de comunicação do escritório de contabilidade da cidade de Panambi/RS e, posteriormente, foram feitas as análises, interpretações e sugestões, com a finalidade de atingir os objetivos propostos e responder a problemática em estudo.
4 RESULTADOS E DISCUSSÕES
O estudo foi realizado em um escritório contábil situado na cidade de Panambi/RS, que atua há mais de 50 anos, e no qual a pesquisadora atua há cerca de três anos, sendo que sua escolha, portanto, se deu pelo critério da acessibilidade. Atualmente é gerenciado por duas sócias que buscam manter a tradição e confiança desta longa trajetória trazendo consigo a frase “somos uma empresa voltada para o futuro, mas solidamente enraizada em seus valores fundamentais”.
Muito bem conceituado e de destaque entre as empresas do ramo, o escritório prima por excelência e confiabilidade estabelecendo um modelo de relação sustentável, oferecendo soluções práticas, inteligentes, funcionais e necessárias aos seus clientes proporcionando maior qualidade nos serviços prestados.
Conta com um grupo de aproximadamente trinta funcionários entre os departamentos fiscal, contábil, societário e pessoal, atendendo empresas do comércio, indústria e prestação de serviços de pequenas e médias empresas, nas áreas: contábil, tributária, recursos humanos, regularizações, consultoria e na gestão de negócios.
Apesar de tantos anos atuando no ramo, a comunicação da equipe ainda tem deficiências como, por exemplo, informações que chegam do cliente e não são repassadas ao setor responsável e falta de profissionalismo e cordialidade nas trocas do dia a dia.
O estudo teve como objetivo geral descrever como ocorre o processo da comunicação da equipe no âmbito de um escritório contábil. Para tanto, foram levantados alguns pontos para melhor analisar o andamento das atividades, conforme os tópicos que seguem.
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4.1 Contabilidade comunicativa pela ótica da Teoria da Comunicação
Neste item será abordada a relação entre a teoria da comunicação e a contabilidade comunicativa, no contexto do escritório estudado. A teoria da comunicação é usada como uma das bases voltadas à contabilidade comunicativa, pois quando se busca transmitir informações, nada mais relevante que se empregue mecanismos desta teoria, que visa, primordialmente, a comunicação pura e clara, ou seja, livre de qualquer interferência que prejudique o entendimento total da informação.
Dias Filho e Nakagawa (2001, p. 2) esteiam: “a Teoria da Comunicação define parâmetros para avaliar o ato comunicativo, sugere-se que tais disciplinas podem contribuir para aumentar a eficácia da evidenciação contábil”.
Conforme visto no referencial teórico, segundo a teoria da comunicação, na contabilidade se pode identificar o seguinte cabeamento de transmissão de informações: a contabilidade é onde se origina a comunicação. O codificador, representado pelo contador, elabora a contabilidade e retira dela a mensagem a ser transmitida por meio de um canal, que consiste nas demonstrações contábeis, auxiliado por um mecanismo de sua escolha, que contribua para o entendimento dos clientes.
O codificador, ou seja, o contador e/ou responsável pela transmissão das informações geradas na contabilidade, leva a mensagem produzida ao receptor, a quem a mensagem se destina, neste caso, representado pela figura dos clientes, que são os donos das empresas.
Cabe ao contador o papel de transmitir a mensagem de forma clara, desprovida de termos especificamente técnicos, e voltada à cultura de seus usuários, engajada com o ramo de atuação da cooperativa e a cultura de seus associados. É o vetor que conduz os dois extremos: informações contábeis e usuários. No entanto, é o receptor que representa o dono da mensagem, pois é quem recebe a mensagem que definirá o quanto o contador obteve êxito em seu papel.
No escritório em questão, se pode verificar que o contador tem ciência da importância que exerce dentro e para o escritório. Pode-se perceber que o responsável pela transmissão das informações busca encontrar, dentro das formas legais, uma que componha um equilíbrio entre as informações que contabilidade tem o dever de prestar e as informações que devem ser assimiladas ao usuário, no caso, o cliente.
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O mapeamento dos processos comunicativos baseia-se na chegada da documentação da empresa ao escritório, que são recebidos pela secretária. Em seguida o movimento (documentos) é direcionado ao departamento fiscal, onde cada integrante da equipe é responsável por um rol de empresas.
No departamento fiscal é realizada a separação das guias de impostos pagas e folhas de pagamento, para que a colaboradora do arquivo faça os lançamentos de pagamentos no sistema. Concomitantemente, o fiscal passa a escriturar as notas fiscais de compra, venda e despesas para a apuração dos impostos.
Finalizada a primeira etapa, o movimento é direcionado ao departamento contábil para que este realize a escrituração das demais movimentações da empresa como, pagamentos de duplicatas de fornecedores, extratos bancários e recebimentos de clientes. Após, o movimento é carimbado e levado ao arquivo para que, quando encerrado o balanço e demais demonstrações, seja enviado de volta ao cliente.
Conforme citado anteriormente na contabilidade se pode identificar o seguinte cabeamento de transmissão de informações:
Figura 01: Cabeamento de transmissão de informações
Fonte: A autora (2020)
Assim ocorre o fluxo das informações, que chegam do cliente para a recepção que encaminha para o departamento fiscal. Este por sua vez, após a escrituração, direciona para o setor contábil que realiza os devidos lançamentos e passa o movimento para o arquivo. O movimento do cliente fica em média um ano e meio no arquivo para encerramento de todas as obrigações e, após, é devolvido ao cliente.
Cliente Recepção Departamento Fiscal Departamento Contábil Arquivo
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4.3 Possíveis gargalos da informação
A informação é a palavra chave quando se fala em comunicação, seja em qual for o âmbito, segundo Hendriksen e Van Breda (1999, p. 511) “a divulgação financeira deve fornecer informação útil à tomada de decisões racionais de investimento, concessão de crédito etc. por investidores e credores atuais e futuros, bem como outros usuários”. Logo, a informação contábil deve ser suficientemente clara para que possa produzir o efeito necessário de influenciar e subsidiar tomada de decisões.
No entanto, mesmo sendo figura ímpar neste processo, é sempre necessário que o transmissor das informações tenha sua atenção voltada ao receptor, pois é ele o princípio orientador para qualquer fonte de comunicação. Quando o transmissor escolhe um código para a mensagem, deve escolher um que seja conhecido do receptor, de mesma forma quando seleciona o conteúdo deve sempre considerar um que tenha significação ao mesmo.
A teoria da comunicação pode contribuir para o aperfeiçoamento da interpretação das informações obtidas, visto que clareza, confiabilidade, relevância, seletividade, poder explicativo, tempestividade, custo e velocidade são características necessárias à informação contábil. É oportuno lembrar que, segundo Dias Filho e Nakagawa (2001), para completar a análise sobre o processo de comunicação, são necessárias algumas observações a respeito do canal, que é o veículo utilizado para transportar a mensagem, seja ele falando, utilizando linguagem gráfica, demonstrando fisicamente, ou por meio de outros relatórios.
Desse modo, a decisão sobre o tipo de canal utilizado no transporte da mensagem deve atentar ao seu conteúdo, ao código utilizado, e às características do receptor. Sendo assim, todos os elementos que compõem o processo de comunicação devem ser considerados de forma integrada, e nunca isoladamente.
As características da teoria da comunicação, voltadas à contabilidade, podem ser vistas no caso do escritório, as informações apresentadas durante a prestação de contas são de cunho obrigatório e não se apresenta nenhum relatório adicional ou forma diferenciada de expor a informação, e que contribua para transmitir a mensagem contábil de forma mais clara, ou seja, acessível aos clientes. Embora se trabalhe com profissionais graduados e com nível de conhecimento relativamente alto, ainda existe muita dificuldade em relação ao entendimento das informações contábeis.
Durante o processo de transferência dos documentos acabam por ocorrer alguns desencontros, devido ao fato de não ser efetuado em tempo hábil. Muitas das vezes a parte
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contábil demora a ser escriturada, por conta de atrasos resultantes de rotatividade de colaboradores, passando a ficar até um ano em espera.
Esse retardo no processo acaba por dificultar as outras etapas como, encerramento de balanço, das demonstrações e dos livros contábeis. Tendo que ser efetuado com urgência ao ser solicitado por fornecedores dos clientes ou agências bancárias, ocasionando falta de tempo para fazer as devidas conferências e ajustes necessários e ficando mais suscetível a erros.
Outro ponto que pode ser identificado como gargalo é a falta de entrosamento da equipe que não se faz entender na rotina diária. Informações destorcidas ou até mesmo não repassadas ao colega de trabalho pela falta de relacionamento como, por exemplo, o cliente solicita determinada documentação ao colaborador A, mas o responsável por aquela atividade é o colaborador B. O ideal seria que o colaborador A repassasse ao colaborador B a solicitação do cliente, mas acontece que o mesmo não comunica, e acaba afetando no resultado do trabalho e chegando até o cliente, comumente através da demora para fornecer balanços, balancetes e demais documentação solicitada, prejudicando a imagem do escritório junto ao cliente.
E, por fim, observou-se que a documentação quando chega ao escritório não é conferida no ato, gerando o retrabalho de solicitar novamente ao cliente que envie a parte faltante, normalmente, extratos bancários da empresa. Sendo que a adoção do procedimento de se fazer um checklist evitaria a solicitação que ocorre dois ou três meses após a documentação ter sido entregue.
4.4 Alternativas que viabilizem um melhor desempenho dos processos
comunicativos
Com base nos gargalos apresentados no tópico anterior, chegam-se as alternativas que viabilizariam os processos comunicativos no escritório em estudo. A primeira sugestão seria realizar uma apresentação rápida dos novos clientes aos principais colaboradores de cada departamento gerando maior entrosamento e facilitando a comunicação entre cliente e escritório, criando um vínculo.
Recomenda-se também que seja dada maior atenção às transferências do movimento, desenvolvendo um cronograma para especificar o tempo mínimo a ser escriturado, possibilitando maior tranquilidade para os encerramentos e conferindo todo o trabalho realizado, antes de fornecer as informações aos meios externos.
Também seria de muito proveito elaborar um checklist que deva ser utilizado pela secretária que faz a recepção dos documentos, já sinalizando ao cliente possíveis faltas e
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agilizando o processo de retorno. Assim como acompanhar mensal ou trimestralmente a situação da empresa, para que insuficiências como, por exemplo, baixa margem de lucratividade, sejam constatadas a tempo de ser solucionadas.
Outro ponto que poderia haver uma melhora é com relação ao entrosamento da equipe. Sugere-se que sejam realizadas reuniões onde cada colaborador possa expor sua opinião a respeito do que é falho. Assim podem descobrir um senso comum entre colegas, onde muitas das vezes a opinião de um corrobora com a dos demais.
Segue o fluxograma dos processos comunicativos, conforme sugestões.
Figura 02: Sugestão de novo cabeamento de transmissão de informações
Fonte: A autora (2020)
Portanto, ao aderir às sugestões aqui explanadas, acredita-se que a equipe possa se tornar mais confiante e unida, desenvolvendo suas atividades de maneira mais agradável e eficiente. Ao alinhar os processos de checklist, movimentação correta dos documentos dos clientes, escrituração fiscal, contábil e encerramento de exercício com cronograma a ser seguido, não haveria tanta insegurança quanto à satisfação do cliente.
Somando as alternativas sugeridas com o comprometimento da equipe, espera-se que apenas bons frutos sejam colhidos, podendo agregar ainda mais valor ao serviço prestado, com maior qualidade e segurança no atendimento ao cliente e na valorização de seus colaboradores.
Cliente Recepção Checklist Departamento Fiscal Escrituração com prazo de 5 dias Departamentto Contábil Escrituração com prazo de 5 dias Encerramento de Balanço com prazo de 5 dias Arquivo
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5 CONCLUSÃO
Este estudo contribuiu para o desenvolvimento acadêmico, pois colocou em prática toda a fundamentação teórica apresentada ao longo da graduação, a fim de evoluir e agregar pensamento crítico e analítico, possibilitando maior proximidade com o meio contábil.
Ao apresentar o estudo à empresa em questão, contribuiu com a demonstração de possíveis detalhes que na rotina diária podem passar despercebidos como, por exemplo, falta de clareza ao transmitir informações, principalmente de forma hierárquica, quando não se tem uma pessoa responsável por comandar a equipe de forma equitativa, se fazendo entender por todos, sem diferenciação.
Assim, a finalidade do estudo foi de fazer o levantamento dessas possíveis falhas, expor aos responsáveis e sugerir alternativas que viabilizem o entrosamento e equilíbrio da equipe, melhorando o desempenho e efetividade do trabalho realizado.
Acredita-se que ao aderir às alternativas sugeridas o escritório possa obter otimização do tempo, devido à agilidade adquirida no alinhamento dos processos comunicativos e na organização implantada para com a movimentação interna dos documentos.
É provável que, com o desenrolar das atividades, a equipe sinta-se mais segura e valorizada, aumentando a confiabilidade, transmitindo as informações com maior clareza e diminuindo o fluxo de conflitos existentes, o que resulta em valor agregado ao serviço prestado ao cliente que se sentirá mais satisfeito.
Contudo, espera-se que este trabalho possa motivar a realização de estudos mais aprofundados sobre a comunicação contábil, com o intuito de cada vez mais identificar meios de superar os entraves na transmissão das informações, contribuindo para difundir a importância da linguagem contábil e se aproximar cada vez mais dos usuários das informações.
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