Inovação
Sistema da Central de Transplantes
do Estado de São Paulo, com tecnologia
Microsoft, torna mais ágil e segura a
administração das filas de pacientes que
esperam pela doação de órgãos e córneas
Quando a
tecnologia
salva
as
LUIZ AUGUSTO PEREIRA, DA CENTRAL DE TRANSPLANTES: agilidade e transparência nas filas de espera FO T O S : L U C IA N A D E F R A N C E S C OInovação
Q
uando se fala em investimentos tecnológi-cos para melhorar a produtividade e tornar os processos mais ágeis, normalmente se pensa em medir resultados por meio de indicadores de diminuição de custos ou aumento de receita. Para a área médica, no entanto, au-mentar a produtividade remete a outros valores. Pode significar melhor qualidade de vida para os cidadãos atendidos pela saúde pública. E maiores oportunidades de salvar um paciente.Com essa idéia em mente, a Central de Notifica-ção, Captação e Distribuição de Órgãos do Estado de São Paulo – mais comumente conhecida como Cen-tral de Transplantes – decidiu rever seus processos para dar mais agilidade ao fluxo de informações.
A necessidade de melhorar os métodos de inclu-são e atualização de pacientes no Sistema Estadual de Transplantes era urgente. Até recentemente, a equi-pe deequi-pendia exclusivamente de formulários que chegavam em papel, com informações digitadas ou manuscritas. Os documentos eram enviados pelas Equipes de Transplantes, pelos hospitais, centros de diálise e laboratórios de todo o estado diretamente à Central de Transplantes, na capital paulista.
O trabalho não era simples – nem para uma ponta, nem para outra. Para a Central, o procedimento ma-nual obrigava um grande trabalho de recebimento e arquivamento dos envelopes recebidos, que precisam
ser guardados por 20 anos. Além disso, a equipe fi-cava responsável pela inclusão das informações em seu sistema, uma base de dados apoiada no Micro-soft SQL Server 2000 a que só ela tinha acesso.
“Muita coisa chegava por correio, motoboy ou pelas próprias mãos do paciente. Quando a priori-dade era alta, aceitávamos inscrições também por fax”, relembra Luiz Augusto Pereira, coordenador da Central de Transplantes do estado. “Depois, cada formulário tinha de ser conferido e carimbado. O protocolo tinha de ser devolvido. Era um trabalho insano de uma equipe de cinco pessoas.” Além de consumir tempo e recursos humanos, o excesso de trabalho manual repetitivo poderia gerar erros. “Quanto tempo isso levava e quais erros eram co-metidos? Impossível deter-minar”, atesta Pereira.
Para as equipes espalha-das pelo estado havia uma grande perda de tempo com o preenchimento e o envio de for mulários e também com a burocracia que envolvia todo o pro-cesso. Na espera por trans-p l a n t e d e f í g a d o , trans-p o r exemplo, há quase mil pa-cientes só do Hospital das Clínicas de São Paulo. Cada um precisa renovar periodicamente seus exa-mes, dependendo do caso – e todos os resultados têm de ser enviados à Central de Transplantes.
“Exames que vencem no mesmo dia têm de ser enviados com urgência. Quando o laboratório atra-sava o resultado, era bem complicado conseguir fazer tudo a tempo”, afirma Adriana Cortez Rizzon, coordenadora de transplante e cirurgia do fígado do Instituto Central do Hospital das Clínicas da Facul-dade de Medicina da UniversiFacul-dade de São Paulo (USP). “Às vezes uma inscrição de priorização de-pendia da assinatura de alguém que não estava
pre-A Central de Transplantes precisava
guardar envelopes com informações
de doadores e receptores por 20 anos.
O sistema agora faz o
armazenamento
dos dados com mais segurança
sente. Com isso, o paciente podia perder o lugar na fila, que, para transplante de fígado, é determinada de acordo com a gravidade do caso.”
Com tudo isso, a Central recebia e digitava nada menos do que 90 mil documentos, ou aproximada-mente 1 milhão de dados, por ano. As oportunidades de melhorias com a revisão do processo estavam cla-ras. “No começo do ano passado, surgiu a proposta de fazer com que as informações de pacientes vies-sem para a Central via web”, relembra Pereira. “O ob-jetivo era permitir que as equipes passassem a digi-tar os dados diretamente no sistema, sem precisar en-viar papel algum para nós.”
TRABALHO CONJUNTO –Com esse intuito, a Central abriu uma concorrência para escolher a solução ideal para suas necessidades. O sistema deveria de-finir responsabilidades e, para garantir de fato uma melhoria nos processos, teria de ser de fácil assimi-lação por todos os usuários.
A vencedora foi a proposta apresentada pelo Centro de Inovação da Microsoft, montado em parceria com o Instituto de Pesquisas Tecnológicas (IPT) do Estado de São Paulo. Durante oito meses uma equipe de nove a dez profissionais traba-lhou no desenvolvimento do novo Sistema Esta-dual de Transplantes e na migração de toda a base de dados do sistema antigo para o novo, no Cen-tro de Inovação. O trabalho foi concluído e lança-do oficialmente em julho. Tolança-do o planejamento lança-do projeto foi realizado em conjunto com a Central de Transplantes. “Foi o casamento da necessidade médica com a possibilidade técnica”, afirma Maria de Fatima Porcaro, coordenadora do Centro de Inovação Microsoft-IPT.
Entre abril e maio, entrou em operação o pri-meiro módulo do sistema, o da Central de Transplan-tes, que já estava habituada ao trabalho de inclusão de dados. Por quase um mês, ela recebeu os formu-lários e inseriu todas as informações via web. “Era
uma espécie de piloto com essa equipe que já esta-va acostumada a inserir dados no sistema antigo”, diz.
Em seguida, foram implementados os módulos dos laboratórios, das equipes de coração, pâncreas, pulmão e fígado. Até o final do ano, serão implementados tam-bém os módulos de rim, rim/pâncreas e córnea.
O resultado de todo o esforço é que agora as equipes em todo o estado perdem menos tempo ma-nuseando papéis e lidando com a burocracia. Elas fazem as inscrições e atualizações de pacientes em
90 mil
documentos,
ou quase 1 milhão de dados, chegavam à Central de Transplantes por ano para ser digitados
5
profissionais,
que eram responsáveis pela digitação das informações agora fazem a análise dos dados
8 meses
de trabalho de dez pessoas
foram dedicados ao
desenvolvimento do novo Sistema Estadual de Transplantes
400
profissionais
deverão utilizar o novo sistema quando ele estiver completamente implementado MARIA DE FATIMA PORCARO, DO CENTRO DE INOVAÇÃO MICROSOFT-IPT: sistema foi o casamento da necessidade médica com a possibilidade técnica
tempo real, on-line. Conseqüentemente, as informa-ções dos pacientes entram no Sistema Estadual de Transplantes com muito mais agilidade.
PRODUTIVIDADE A FAVOR DOS PACIENTES – “O nosso trabalho diminuiu bastante. Agora, quando um pa-ciente faz um exame, precisamos apenas incluir o resultado, sem assinaturas, sem atrasos”, diz Adria-na. “Quando o paciente muda de um estágio menos grave para mais grave, por exemplo, também atua-lizamos na mesma hora, e ele já passa na frente na fila. Isso é muito importante porque pode determi-nar a sobrevivência de uma pessoa”, complementa. Além de ágil, o sistema tem a
faci-lidade de acesso como ponto alto, já que ele pode ser visto de qual-quer computador ligado à Internet, por meio de login e senha nos quais estão determinadas as per-missões de acesso, que são comple-mentadas pelas informações de um cartão pessoal e intransferível, com numerações aleatórias.
Agora, a equipe de cinco profissi-onais da Central de Transplantes, que antes ficava dedicada a abertu-ra e arquivamento de envelopes e digitação de informações, é respon-sável pela seleção e distribuição de órgãos. “Quem trabalhava digitan-do passa a analisar dadigitan-dos, detectar problemas nas inscrições. O trabalho ficou menos braçal e mais inteligen-te”, analisa Pereira.
Se a produtividade das equipes melhorou, melhorou também a vida dos pacientes da fila de espera da Central de Transplantes. Antes, eles vi-sualizavam, pela Internet, apenas seu tipo sanguíneo, data de inscrição e
posição na fila. Agora, podem acompanhar todas as in-formações da sua ficha, desde endereço e telefone até a data de vencimento de exames. “Se houver algum dado cadastral incorreto, ele pode solicitar para que a sua equipe faça a correção”, conta Pereira.
FACILIDADE DE USO –Outra vantagem é que agora quem se inscreve no interior paulista entra no siste-ma com a messiste-ma velocidade de quem se inscreve no Hospital das Clínicas, que fica em frente à Secretaria de Estado da Saúde, onde funciona a Central de Transplantes. “Ninguém precisa mais esperar o enve-lope chegar e toda a burocracia correr”, diz Pereira.
Além de tudo isso, o sistema de-finiu claramente as responsabilidades de cada um em todo o processo. “Antes era na Central que caíam todas as reclamações. Agora, a pró-pria equipe responsável pelos dados digita tudo no sistema. Não há mais dúvida se a equipe encaminhou os dados para a atualização do seu pa-ciente ou não”, afirma Pereira.
No quesito segurança, o siste-ma melhorou o arquivamento de dados, que agora mantém todo o histórico de transações, apontan-do ainda as alterações feitas por cada usuário e a data de cada uma delas. A aplicação também define permissões específicas para visuali-zação, alteração e inclusão de dados para cada equipe de usuá-rios. A equipe de coração, por exemplo, só pode visualizar as in-formações de coração, a de labora-tórios só acessa os dados de labo-ratórios, e assim por diante.
Segundo Maria de Fatima, a acei-tação do sistema foi muito rápida.
Inovação
www.saude.sp.gov.br
Principais resultados
• Agilidade na inscrição e atualização das informações de pacientes. Antigamente, a Central de Transplantes recebia os dados em formulários de papel e precisava digitar no sistema. Hoje, tudo é feito via web, pelas próprias equipes responsáveis pelas informações • Substituição do trabalho de
digitação de informações por um trabalho de inteligência, que analisa dados e detecta incorreções
• Possibilidade de os pacientes da lista de espera acompanhar todas as informações da sua ficha, desde endereço e telefone e até a data de vencimento de exames via web
Produtos Microsoft
Tecnologia .NET em C# e ASP.NET www.microsoft.com/brasil/msdn/
Banco de dados SQL Server 2000
Tecnologia .NET em C# e ASP.NET www.microsoft.com/brasil/sql
16 mil
pacientes,que esperam por um transplante, agora podem acompanhar, pela Internet, todas as informações da sua inscrição, desde endereço e telefone até data de vencimento de exames. Antes de o novo Sistema Estadual de Transplantes entrar no ar, eles podiam ver apenas tipo sanguíneo, data de inclusão do cadastro e posição na fila.
Antes de começar a operar a solução, as equipes pas-sam por um treinamento de 2 a 3 horas. Nele, os profissionais aprendem cada um dos passos que devem realizar, desde a importância do cartão de acesso com numeração exclusiva e a configuração do browser até inclusão e alteração dos dados dos re-ceptores de órgãos e córnea.
“O sistema é tão amigável que isso basta para orientar as equipes”, ressalta Maria de Fatima. “Foi muito importante verificar que ele é bem assimila-do também pelos profissionais que antes faziam todos os processos manualmente.”
Até o final do ano, quando o sistema estiver com-pletamente implementado, ele deverá utilizado por cerca de 400 usuários em todo o estado. O Centro de Inovação Microsoft-IPT agora trabalha na implemen-tação da certificação digital da solução.
Correndo contra o tempo e contra a burocracia, a Central de Transplantes do Estado demonstrou seu interesse pelas vidas das mais de 16 mil pessoas que aguardam na fila por um transplante de órgão ou córnea no estado de São Paulo.
A experiência prévia e a escolha tec-nológica foram decisivas para que o Centro de Inovação Microsoft-IPT ven-cesse a concorrência realizada para o projeto. “Disputamos com outra empresa, que apresentou uma solução baseada em Delphi”, diz Maria de Fatima Porcaro, coordenadora do Centro de Inovação. “Como a Central já tinha a base de dados em SQL, a nossa solução, baseada em tecnologia .NET em C# e ASP.NET, mostrou-se a mais adequada”, explica. “Além disso, já
tínhamos um histórico de sucesso em desenvolvimento de sistemas para a Secretaria de Estado da Saúde (SES).”
O maior desafio, segundo ela, foi adequar procedimentos que eram fei-tos manualmente a um sistema de informação. “O trabalho não era ape-nas de desenvolvimento, porque o Sistema Estadual de Transplantes tem legislação, processos regulamentados, tem de atender às necessidades da secretaria e às exigências do Minis-tério da Saúde”, explica.
Durante o processo de desenvolvi-mento e implementação, duas pessoas da Secretaria da Saúde estão baseadas no Centro de Inovação. O objetivo desse acompanhamento é preparar os profissionais que vão administrar a solução quando ela estiver totalmen-te implementada. “Nós desenvolve-mos, mas a solução é da SES, é ela que vai dar continuidade e manutenção”, afirma Maria de Fatima.
(Leia mais sobre os Centros de Inovação
Microsoft na página 30).
Escolha certa
Órgão/tecido 2001 2002 2003 2004 2005 •Coração 64 71 93 103 92 •Córnea 2.484 2.708 3.184 3.402 4.645 •Fígado 241 237 285 341 294 •Pâncreas 23 33 24 43 38 •Pulmão 0 6 10 13 11 •Rim 493 426 474 627 508AS CIRURGIAS
Número de transplantados no estado de São Paulo
Com doador cadáver. Fonte: Central de Notificação, Captação e Distribuição de Órgãos do Estado de São Paulo.
Órgão/tecido Número de pacientes •Coração 103 •Córnea 4.698 •Fígado 3.785 •Pâncreas (isolado) 44 •Pulmão 31 •Rim 7.848 •Rim/pâncreas 202 Total 16.711
A ESPERA
Pacientes que aguardam transplantes no estado de São Paulo
Com doador cadáver. Fonte: Central de Notificação, Captação e Distribuição de Órgãos do Estado de São Paulo. Dados de 03/10/2005.
