Workshop Inovação e Tecnologia

(1)

Workshop Inovação e Tecnologia

CAIXA POSTAL ELETRÓNICA

ViaCTT

&

DESMATERILIZAÇÃO

APS – Associação Portuguesa de Seguradores

André Silva

andre.g.silva@ctt.pt

www.ctt.pt

Lisboa, 26 de Março de 2104

Assinatura Digital, Desmaterialização

de Documentos e Faturação

(2)

Desmaterialização

Ato de tornar imaterial …

(3)

Os CTT dispõem de soluções em resposta às necessidades da desmaterialização

Soluções CTT para Desmaterialização

Documentos & metadados

Recetor

Emissor

Digitalização e Indexação de documentos Produção Documental Digital e Física Expedição Manual

Serviço ViaCTT _{Outros Serviços CTT}

Oferta composta de serviços do Grupo CTT

(4)

Solução de Tratamento de documentos físicos

Soluções CTT para Desmaterialização

Recetor

Emissor

Entrega do físico

(5)

Os CTT oferecem soluções para tratamento de documentação contabilística, reduzindo carga

administrativa/custos, com fiabilidade de informação.

Soluções CTT para Desmaterialização

Fornecedores

Recolha Receção Digitalização

Inbound Email ViaCTT _{Pré - Validação} Classificação e captura Entrega em digital Workflow aprovações Cliente Entrega do físico ERP ViaCTT Arquivo

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A solução de tratamento de documentos

contabilísticos através da desmaterialização

em documentos digitais permite obter vários

benefícios.

Redução de carga e custos administrativos,

garantindo a fiabilidade de informação

Desmaterialização total do processo, poupando

tempo e reduzindo riscos de extravio

Maior eficiência no processo e cumprimento de

prazos com eventuais ganhos financeiros

Outros Benefícios

• Tratamento centralizado dos documentos e da sua desmaterialização, retirando à Direção Financeira a necessidade de conferência manual e data entry, ficando apenas com tarefas de maior valor como validar/ auditar

• Integração num único ponto os dados e imagens dos documentos, procedendo-se à uniformização e formatação dos dados para transmissão para o sistema de gestão do negócio do Cliente

Benefícios

(7)

Solução de expedição eletrónica

Soluções CTT para manter a Desmaterialização

Recetor

Emissor

Entrega do físico

(8)

Confidencialidade

ViaCTT: Conceito

Comunicação Digital

Segurança

Controlo & Garantia

Privacidade

Hub de Comunicações

(9)

Segurança e Confidencialidade

• Identificação inequívoca das entidades emissoras e dos destinatários (Identificação pessoal do utilizador receptor) • Tecnologicamente avançada ao nível dos sistemas de

informação e comunicações (ligações seguras) • Assinatura Digital dos documentos

Eficiência e Controlo

• Garantia de entrega

• Níveis de serviço de elevados padrões • Rapidez: entrega até 24 horas • Sem devoluções

• Expedição automatizada & manual

Abrangente e a Baixo Custo

• Qualquer expedidor pode aderir ao serviço • Qualquer tipo de correspondência passível

de apresentação eletrónica pode ser entregue

• Redução de custos face ao correio físico • Para Particulares e Empresas / Organismos

Públicos

Funcional e Conveniente

• Realização de Pagamentos aos documentos rececionados • Envio de alertas de avisos dos eventos (recepção do novos

documento, avisos de pagamentos, etc)

• Centralização, gestão e arquivo da correspondência

(10)

Os

CTT é a única entidade a colocar correio

na sua Caixa Postal Eletrónica

O utilizador mantém o seu endereço postal físico

E

m

p

re

s

a

s

A ViaCTT não é um email

, no qual não existe um endereço que possa ser

utilizado para divulgação a terceiros

É o próprio titular da Caixa Postal Eletrónica que seleciona as entidades das quais

pretende receber os documentos (agora em formato eletrónico);

abcd.efgh@viactt.pt

ViaCTT: Características

(11)

Cidadãos

Empresas

Estado

Sociedade de

informação

Serviço Público

Legislação

Criação de um serviço público que “permita a realização voluntária de comunicações entre os serviços e organismos

da administração ..., os Cidadãos e as Empresas, ...”

Resolução do Conselho de Ministros

nº 50/2006, de 5 de Maio

Alteração das bases da concessão do serviço postal universal e criação do serviço público de caixa postal eletrónica

Decreto-Lei nº 112/2006, de 9 de Junho

Dec-Lei 7/2004 (Lei do Comércio Eletrónico)

Lei 67/98 (CNPD) Dec-Lei 197/2012 (1 Outubro 2012) altera o

Dec-Lei 196/2007 (Factura eletrónica)

SIMPLEX

(12)

... para o qual tem elevados custos associados

Aquisição de Software Aquisição de Hardware Custos de Consultoria e Implementação Custos de Manutenção e Suporte da nova infra-estrutura aplicacional técnica

Custos em upgrade de versões aplicacionais

Custos

A adoção das comunicações em formato eletrónico acarreta mudanças ao nível

processual, de sistemas de informação e ao nível da organização...

(13)

As capacidades do grupo

CTT evitam investimentos

avultados sem retorno

Aquisição de Software

Aquisição de Hardware

Custos de Consultoria e Implementação

Custos de Manutenção e Suporte da nova infra-estrutura aplicacional técnica

Custos em upgrade de versões aplicacionais

Custos

Empresa do grupo CTT, a Mailtec assegura a resposta às necessidades de gestão e produção documental

(14)

Utilizador

Entidade

1 Utilizador adere à

ViaCTT

3 Produção

documental

& Expedição

Processamento

do pagamento

6

Continuar Apresentação

ViaCTT: Como funciona?

2 Utilizador

Subscreve as

entidades

Validação do

cliente

2

4 Utilizador recebe

novo documento e

alertas

5 Utilizador efectua

pagamento

(15)

Identificação clara e inequívoca do Utilizador recetor

(particular ou empresa) No site ViaCTT, Finalização da adesão Loja de Correios

A

B

Activação pelo site ViaCTT

Activação Presencial

Código Temporári o de Utilizador Registo Presencial

(método de adesão disponível para as entidades aderentes)

• Comprovativo Activação (documento gerado pela

ViaCTT)

• BI ou Cartão do Cidadão (outros, ex: Passport) • Nº Contribuinte Inibida a subscrição de entidades Voltar Como Funciona?

ViaCTT: Adesão ao serviço ViaCTT

C

Portal das Finanças

Adesão ao serviço Notificações Electrónicas

Envio para aderir@viactt.ptou para Remessa Livre (físico)

Preencher o formulário de adesão para

Registo &

Aceitação dos Termos e Condições Envio da documentação de identificação para a ViaCTT Acesso ao site da ViaCTT www.viactt.pt Autorização para subscrição de entidades Caixa Registada Registo e Identificação Identificação Caixa Ativada Utilizador define: • Código de utilizador • Password • Resposta Secreta

Ativação da caixa realizada pelos Serviços ViaCTT após validação da documentação

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A subscrição à entidade, de um utilizador ViaCTT e cliente da entidade, é o momento de

confirmação de que cliente pretende utilizar a ViaCTT como canal de receção do correio

Subscrição de uma entidade

1. Seleção, pelo utilizador, da entidade que pretende aderir 2. Introdução de dados de

identificação da entidade (ex:) : • NIF

• Nº cliente • Nº contracto • Etc

3. Validação da subscrição pela entidade com base em:

• Ficheiros • Web Services

Painel de Subscrição da entidade

Demo

Estrutura de contas na ViaCTT:

Estrutura de contas na ViaCTT com capacidade para suportar N subscrições à entidade (ex: múltiplos contratos)

ViaCTT: Subscrição à entidade

Voltar Como Funciona?

(17)

A ViaCTT disponibiliza à entidade expedidora diferentes modelos de subscrição, de

acordo com as suas necessidades e capacidades tecnológicas

ViaCTT: Subscrição à entidade

Sistema Entidade Submissão do pedido de subscrição Modelo Webservices Características do Modelo

• Validação da subscrição pela

entidade expedidora, em tempo real • Atualização de ambos dos sistemas

(ViaCTT e entidade), em tempo real

• Requer desenvolvimentos informáticos pela entidade

Resposta do pedido de subscrição

Modelo Ficheiro Validação Características do Modelo

• Validação da subscrição pela

entidade expedidora, em tempo real

• Não atualização de ambos dos sistemas (ViaCTT e entidade), em tempo real

• Não requer desenvolvimentos informáticos pela entidade

Dados de Subscrição ex: • NIF • Nº Conta Facturação Registo Subscrição Ficheiro Validação entidade Dados de Subscrição ex: • NIF • Nº Conta Facturação Entidade fornece previamente à ViaCTT Ficheiro de Validação com Dados de Subscrição

Nota: Outros modelos poderão ser analisados com a entidade expedidora

Obtenção das subscrições efectuadas

Registo Subscrição

Sem validação. Subscrição baseada unicamente no NIF

(18)

xxx ……… xxxxx Xxxx xxxxxxx xxxx ………..xxxxx Xxxx xxxxxxx xxxx ………..xxxxxXx xx xxx xx ………..xxxxx Xxxxxxxxxxx xxx ……… xxxxx Xxxx xxxxxxx xxxx ………..xxxxx Xxxxxxxxxxx xxx ……… xxxxx Xxxx xxxxxxx xxxx ………..xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxXxxxxxxxxxx x xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xx xxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xx xxx xxxxx xxxxxxxxxxx Xxxxxxxx xxx x xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxxXxxxxxxxxxx x xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxXxxxxxxxxxx x xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xx xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx xxx ……… xxxxx Xxxx xxxxxxx xxxx ………..xxxxxXx xx xxx xx ………..xxxxx Xxxxxxxxxxx xxx ……… xxxxx Xxxx xxxxxxx xxxx ………..xxxxx Xxxxxxxxxxx xxx ……… xxxxx Xxxx xxxxxxx xxxx ………..xxxxx Xxxx xxxxxxx xxxx ………..xxxxxXx xx xxx xx ………..xxxxx Xxxxxxxxxxx xxx ……… xxxxx Xxxx xxxxxxx xxxx ………..xxxxx Xxxxxxxxxxx xxx ……… xxxxx Xxxx xxxxxxx xxxx ………..xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxXxxxxxxxxxx x xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xx xxxxxxxx x xxx xxxxxxxxxxx Xxxxxxxx xxx x xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxx Ficheiro Indexação ViaCTT

+

Grupo CTT

Entidade

Ilustrativo do Grupo CTT

A entidade necessita de fornecer à ViaCTT:

ViaCTT: Produção Documental

Etapas a serem realizadas pela entidade para entrega dos documentos à ViaCTT

Sistemas de Negócio Produção documental Distribuição Entrega ao destinatário

Documentos no formato final e individualizados por destinatário

Ficheiro de Indexação, contendo a relação entre os ficheiros e os destinatários

, incluindo ainda metadados de caracterização dos documentos (Nº documento, Data emissão, valor, pagável, etc) Ficheiro Indexação ViaCTT xxx ……… xxxxx Xxxx xxxxxxx xxxx ………..xxxxx Xxxx xxxxxxx xxxx ………..xxxxx Xx xx xxx xx ………..xxxxx Xxxxxxxxxxx xxx ……… xxxxx Xxxx xxxxxxx xxxx ………..xxxxx Xxxxxxxxxxx xxx ……… xxxxx Xxxx xxxxxxx xxxx ………..xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxXxxxxxxxxxx x xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xx xxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xx xxx xxxxx xxxxxxxxxxx Xxxxxxxx xxx x xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxxXxxxxxxxxxx x xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxXxxxxxxxxxx x xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xx xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx xxx ……… xxxxx Xxxx xxxxxxx xxxx ………..xxxxx Xx xx xxx xx ………..xxxxx Xxxxxxxxxxx xxx ……… xxxxx Xxxx xxxxxxx xxxx ………..xxxxx Xxxxxxxxxxx xxx ……… xxxxx Xxxx xxxxxxx xxxx ………..xxxxx Xxxx xxxxxxx xxxx ………..xxxxx Xx xx xxx xx ………..xxxxx Xxxxxxxxxxx xxx ……… xxxxx Xxxx xxxxxxx xxxx ………..xxxxx Xxxxxxxxxxx xxx ……… xxxxx Xxxx xxxxxxx xxxx ………..xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxXxxxxxxxxxx x xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xx xxxxxxxx x xxx xxxxxxxxxxx Xxxxxxxx xxx x xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxx Dados “Pacote” Voltar Como Funciona?

(19)

A ViaCTT disponibiliza dois modos possíveis de entrega dos documentos, adequados às

necessidades da entidade expedidora

Modo Automatizado

Off-Line:

Disponibilização de um modo de entrega automatizado até 24h (após receção dos documentos na ViaCTT)

• Entrega de um lote de documentos e o respetivo Ficheiro de Indexação • Protocolos de comunicação seguros (sFTP)

On-Line:

Disponibilização de modo de entrega automatizado imediato

• Entrega de um documento com base num conetor (WS) disponibilizado pela ViaCTT à entidade emissora

• Protocolos de comunicação seguros (HTTPS)

Modo Manual

Disponibilização da aplicação Expedidor, instalada localmente em postos de trabalho na entidade com ligação à internet, para envios ad-hoc ou de pequena dimensão.

ViaCTT: Expedição

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A ViaCTT fornece o Serviço de Cobrança às entidades expedidoras sobre os

documentos entregues na Caixa Postal Electrónica

Novo Canal de Cobrança

Fácil utilização

Pagamentos Pontuais Pagamentos Recorrentes

Fácil Implementação

Sem custo de adesão

Controlado Limites Pagamentos Relatórios

Características

ViaCTT: Pagamentos

BANCO Introdução do NIB na ViaCTT Ordem Pagamento Pagamento efetuado Pedido de Autorização Débito Direto

Entidade Expedidora

Legenda:

Ação iniciada pelo utilizador Acão automática

Gestão do meio de pagamento ViaCTT • Registo de todas as transações • Avisos de alerta ATM Aceitação

1

2

3

Autorização Validação Pagamento Voltar Como Funciona? • Transferência bancária do

montante cobrado para NIB da entidade

• Transferência de ficheiro com cobranças realizadas para que a entidade actualize estado de pagamento do documento

(21)

DEMO

ViaCTT: Exemplo

(22)

A ViaCTT disponibiliza às entidades expedidoras um portal privado (Portal das

Entidades) para que tenha acesso e faça a gestão autónoma de todos os seus

conteúdos

Portal das Entidades

• Gestão de Contas, permitindo a visualização de todas contas subscritas (clientes da entidade aderentes)

• Gestão de lotes de documentos entregues e respetivos detalhes dos documentos

• Gestão de pagamentos, permitindo controlar as cobranças efetuadas

• Ficheiro de Validação de Subscrições, possibilitando à entidade actualizar o seu universo de clientes para subscrição

• Disponibilização da aplicação Expedidor • Certificados Digitais

• Relatórios

(23)

A ViaCTT disponibiliza capacidades

ViaCTT: Mais capacidades

Arquivo

A ViaCTT disponibiliza à entidade expedidora o serviço de arquivo dos seus

documentos expedidos pela ViaCTT. O acesso ao mesmo é facultado pelo Portal

das Entidades ou através de mecanismos a definir entre a entidade e a ViaCTT

à entidade expedidora

Assinatura Digital dos documentos

A ViaCTT disponibiliza à entidade expedidora o serviço de aposição de uma assinatura eletrónica avançada, cujo respectivo certificado digital deverá ser adquirido pela entidade expedidora junto de uma entidade certificadora (entidade que emite certificados digitais para assinatura de documentos e outros)

(24)

A ViaCTT disponibiliza capacidades

ViaCTT: Mais capacidades

Bidireccionalidade

A ViaCTT disponibiliza à entidade expedidora o serviço de

bidireccionalidade, que permitirá obter respostas dos destinatários aos documentos enviados (RSF eletrónico)

(25)

ViaCTT: Mais capacidades

Alertas

A ViaCTT alerta o recetor, por email e SMS, por cada documento recebido e durante o processo de

pagamentos (pagamentos recorrentes agendados ou não agendados; pagamentos efetuados ou não efetuados)

Partilha de documentos

A ViaCTT permite a partilha de documentos entre utilizadores aderentes, facilitando relações pessoais e comerciais (Ex: agregados familiares, arrendamentos, empresa Holding, etc)

A ViaCTT disponibiliza capacidades

aos seus utilizadores recetores.

(26)

A ViaCTT disponibiliza capacidades

ViaCTT: Mais capacidades

Intercâmbio Electrónico de Dados (EDI)

Acesso dos utilizadores à Caixa Postal Eletrónica através de mecanismos automatizados (conectores).

Aplicável principalmente a utilizadores B2B, com grandes volumes de dados ou para integração automática em sistemas de Gestão Documental, ERP ou outros Documentos & metadados Entidade receptora Conector (EDI)

aos seus utilizadores recetores.

Multi-Acessos numa caixa postal electrónica para pessoas colectivas

Para as caixas postais ViaCTT de pessoas coletivas (empresas / organizações / institutos, etc) é facultada a capacidade de criação de múltiplos acessos, com os devidos perfis de acessibilidade, permitindo adequar a caixa postal às necessidades das

organizações

(27)

Plataforma ViaCTT

Emissor

HUB de comunicações

Receptor

Expedidor

Portal das Entidades

Billing/ERP CRM

Pagamentos

Assinatura Digital

Pessoa Particular Pessoa Colectiva Alertas Partilha Arquivo Arquivo

Bidireccionalidade

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ViaCTT: Domicílio Fiscal Eletrónico

Aprovado em OE 2012, será obrigatória a domicialização fiscal electrónica com base

na caixa postal electrónica para pessoas colectivas e pessoas particulares sujeitas

aos regime de IVA.

1,1 milhão de utilizadores

Pessoas colectivas

Pessoas Particulares

(29)

Uma fatura é um documento comercial cuja emissão é, em regra,

obrigatória para todos os transmissores de bens ou prestadores de

serviços, sendo um elemento essencial para o Imposto sobre o Valor

Acrescentado (IVA),

na medida em que confere aos adquirentes dos bens ou aos destinatários dos serviços um direito de crédito perante o Estado, que se consubstancia no exercício do direito à dedução do imposto nela incorporado.

O que é uma

Factura?

A fatura eletrónica é um documento comercial semelhante ao

convencional, mas reduzido a um formato electrónico, isto é,

“desmaterializado”.

A fatura eletrónica tem o mesmo valor que a fatura em papel, desde

que contenha as menções obrigatórias para qualquer fatura, e

satisfaça as condições exigidas na lei.

As regras aplicáveis à fatura eletrónica aplicam-se aos documentos equivalentes, tais como, notas de débito e notas de crédito.

O que é uma

Factura

Eletrónica?

(30)

Elevado nº de intermediários no processo da fatura

Elevado custo do produção, processamento e arquivo

Processos de conversão digital-analógico-digital com elevado nível de intervenção humana

Sub-utilização da capacidade dos sistemas informáticos e redes de telecomunicações actuais

Elevadas consequências ambientais

Sem a Fatura Eletrónica

Emissão, entrega/receção e processamento sem intervenção humana

Redução dos custos de produção, processamento e arquivo para quem emitem e para quem recebe

Eliminação de processos analógicos (toda a

comunicação pode ser digital), minimizando erros de processamento

Maior aproveitamento da capacidade dos sistemas de informação e das redes de telecomunicações

Amiga do ambiente

Com a Fatura Eletrónica

A Fatura Eletrónica é parte integrante da estratégia de mudança nas relações comerciais,

apresentando-se com um poderoso meio de produtividade e eficiência.

(31)

Legislação

Dec-Lei 197/2012 (em vigor desde 1 Outubro 2012) altera o Dec-lei n.º 196/2007 em

resposta às exigências e necessidades da Fatura Eletrónica (e documentos

equivalentes, tais como, notas de crédito, notas de débito)

ViaCTT: Fatura Eletrónica

As faturas podem, sob reserva de aceitação pelo destinatário, ser emitidas por via

eletrónica desde que seja garantida:

a autenticidade da sua origem

– que a fatura foi efetivamente emitida pelo fornecedor ou prestador;

a integridade do seu conteúdo

– que o conteúdo da fatura não é alterado;

e a sua legibilidade

– que a fatura é humanamente legível em tempo razoável, ainda que o processo envolva a conversão do ficheiro.

(32)

ViaCTT: Fatura Eletrónica – capacidades legais e funcionais

a) A garantia da autenticidade da origem e a integridade do conteúdo podem ser

asseguradas mediante quaisquer controlos de gestão que criem uma pista de auditoria fiável entre as faturas e as transmissões de bens ou prestações de serviços.

Considera-se certamente garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das faturas eletrónicas se adotado, nomeadamente, um dos seguintes procedimentos:

o a aposição da uma assinatura electrónica avançada, cujo respectivo certificado digital deverá ser adquirido pela entidade emissora junto de uma entidade certificadora (entidade que emite certificados digitais para assinatura de documentos e outros)

ou

o assegurando a integridade dos documentos trocados num contexto de Intercâmbio Electrónico de Dados-EDI (Electronic Data Interchange);

b) consulta e controlo de envio e recepção dos documentos, bem como, a disponibilização de

acessos sem restrições às entidades tributárias para respetivas auditorias; c) arquivamento dos documentos durante o período em vigor (10 anos);

d) capacidades de transformação dos dados (Produção Documental);

e) capacidades de integração da ViaCTT com os sistemas operacionais do emissor e receptor (Ex: ERP, Gestão Documental, etc).