Secretaria-Geral de Contencioso

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Advocacia Geral da União

Secretaria-Geral de Contencioso

TRANSFERÊNCIA DO ACERVO DA SGCT PARA O ARQUIVO CORRENTE DA AGU

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I · I ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO . SECRETARIA-GERAL DE CONTENCIOSO Sumário 1. Introdução ; 3 2. Fundamentação Teórica ' 4 3. Justificativa 5 4. Instalação : 6

4.1 Estrutura. Física do Arquivo da SGCT : 6

4.2 Regras de localização de arquivo 9

4.3 .Regras de Segurança 9

. . .

5. Operacionalização da Unificação do Arqu'ivo SGCT/AGU 9 6. Transporte da Documentação Pertencente ao Arquivo ~ 10

5. Considerações Finais ~ 10

ANEXO 1 - E-mail enviado pela Coordenadora-Geral da CGGA 12

ANEXO 2 - Identificação da Caixa-Arquivo 13

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ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO SECRETARIA-GERAL DE CONTENCIOSO

1. Introdução

o

Estudo objetiva analisar a viabilidade de transferência do arquivo desta Secretaria Geral de Contencioso - SGCT para o arquivo central da Advocacia-Geral da União AGU, visando facilitar o acesso à informação.

Inicialmente, é feita uma breve apresentação do estudo relacionado ao tema e ao problema a ser investigado. No que tange à fundamentação teórica, buscou-se apresentar os principais atos normativos, as atuais orientações de profissionais da área arquivística, além de questões relativas ao planejamento da AGU, a fim de alinhar as estratégias a serem desenvolvidas pela organização com os trabalhos realizados pela 'SGCT.

"

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2. Fundamentação Teórica

A organização dos arquivos se constitui em um instrumento de eficácia administrativa no gerenciamento das informações, contribuindo como agente de modernização da própria Administração Pública do País.

Nesse sentido, o controle de 'documentos de arquivos correntes objetiva a racionalização do fluxo documental, a agilidade e a segurança na recuperação de informações para a administração, bem como a organização da documentação acumulada como requisito para sua correta destinação final.

De acordo com a Lei N° 8.159, de 08 de janeiro de 1991, em seu Art. 1°, uÉ dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação." E, para a implementação, o' acompanhamento e a supervisão da gestão dos documentos arquivísticos produzidos e .recebidos, é necessária a centralização dos arquivos existentes, levando-se em consideração as estratégias formuladas pela AGU.

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ADVOCACIA-GERAl DA UNIÃO

SECRETARIA~ERAl DE CONTENCIOSO

3. Justificativa

A Unificação dos arquivos da AGU e da SGCT contribuirá para a redução do custo global do arquivamento, representando uma economia de espaço e facilitando a pesquisa dos processos e documentos ex,istentes, bem como reduzindo a necessidade de especialização, uniformização e coordenação dos documentos produzidos e recebidos pela SGCT.

Uma vez que a gestão de documentos, ou seja, o planejamento e o controle das atividades técnicas relacionadas à produção, classificação, tramitação, uso, arquivamento, avaliação e seleção dos documentos de· arquivo encontrar-se centralizada pela área arquivísitca da AGU, haverá o desenvolvimento das atividades relacionadas à organização e preservação dos arquivos, o intercâmbio e a integração sistêmica das atividades arquivísticas entre as diversas áreas da AGU, além de estimular a capacitação e o aperfeiçoamento dos técnicos envolvidos nas atividades de arquivos.

Ressalta-se que, quando os Advogados da SGCT prepararam a defesa da União, necessitam, além dos autos dos processos retirados no Supremo Tribunal Federa, do dossiê auxiliar referente· à ação, devidamente cadastrada no SICAU edo processo cadastrado no AGUDOC, pois os mesmos contêm informações de outros órgãos que não estão nos autos do STF. Isso justifica o grande volume de processos e dossiês auxiliares que são demandados diariamente pelo corpo jurídico e demais servidores da SGCT.

I

Dependendo do número de autos retirados, que às vezes chega a cento e vinte, e· se todos têm um dossiê auxiliar (SICAU) e um processo do AGUDOC, a quantidade pode chegar a duzentos e quarenta processos desarquivados por dia.

É importante lembrar que ao se unifiçar os arquivos, a SGCT poderá realocar os servidores que hoje prestam serviços ao arquivo, contribuindo' para a redução do impacto causado pela falta de servidores, presente em seus Órgãos.

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• I.

4. Instalação

o

arquivo da SGCT encontra-se instalado no 3° andar e no 1° Subsolo do Edifício Sede li, local que não oferece as condições mínimas para que seja assegurada a conservação dos documentos e para que o pessoal encarregado das atividades arquivísticas desenvolva seu trabalho em condições adequadas.

Segundo a Área de Engenharia da Secretaria-Geral da AGU, foi recomendado que todos os arquivos fossem instalados no subsolo, por razões de peso, e que a presença de uma quantidade excessiva de papéis armazenados, ao longo do tempo, poderiam comprometer a estrutura do edifício em seus andares superiores.

É ressaltado que a área atualmente ocupada pelo Arquivo da SGCT é provisória eo que se pretendia inicialmente. era reformá-Ia, instalando-se ·arquivos deslizantes. Posteriormente, essa ocupação se tornou definitiva e hoje, com a determinação de cortes orçamentários, é recomendado aos Órgãos Públicos evitar a realização de' investimentos na Administração Pública.

Nesse contexto, o arquivo da SGCT encontra-se instalado em recinto que não foi projetado para essa finalidade, necessitando de resistência para suportar a carga que a documentação acumulada representa, além de ser inadequado e insalubre para a realização das atividades arquivísticas.

4.1 Estrutura Física do Arquivo da SGCT

Como forma de demonstrar os fatos narrados anteriormente, são apresentadas fotos, tiradas pelos responsáveis do Arquivo SGCT, em março de 2011. Tal acervo foi utilizado para apresentar a estrutura física do arquivo da Secretaria-Geral de Contencioso, cuja localização apresenta-se insalubre para os servidores e inadequada para a documentação, tendo em vista o fato de apresentar ül1)idade, precária ventilação é falta de espaço para o arquivamento do acervo.

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AoVOCACIA-GERAL DA UNIÃO SECRETARIA-GERAL DE CONTENCIOSO

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Fotos da documentação de processos baixados que foram encaminhadas para o Arquivo da AGU.

Segundo o inventário realizado pelo Arquivo/SGCT, em março/2011, a situação atual do seu acervo é a seguinte:

- - ~ - - -

.

..

' . - "

-::.

Andar N° de N° de' ' .' Caixas Comprimento

Pes~ (~~~~

Estantes Armários (un) (ml) . . ::;~

I ' ~ 01' • • . . . . . : . 10 _Subsolo 42 1512 216 10,8 05 80 11,43 0,57 260* 37,14 1,86 30 Andar 35 1260 180 09 Total. 77 05 3.112 444,57 22,23

*Caixas sobre as estantes e no chão. ₎

Com relação à força de trabalho do Arquivo, a SGCT conta com o apoio de uma Coordenadora, três Servidores e um estagiário de nível médio.

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ANEXO 2 - Identificação da Caixa-Arquivo

_.~ ARQ/CO&~~

PROCESSO:

00400.000469/2005-59

APENSO:

'00400.000743/2005-90

ANO:

2009

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4.2 Regras de localização de arquivo

A localização do arquivo deve obedecer às seguintes regras:

• Não ficar instalado junto aos acessos do edifício (por não haver necessidade.de contatos com o público).

• As instalações deverão ser suficientemente amplas, devidamente arejadas sendo indispensável à lUz solar. Contudo, a documentação nunca deverá estar exposta a luz solar direta. O arejamento e a boa iluminação contribuem para, além de outras medidas, melhorarem as condições higiênicas que são· de interesse para o bom funcionamento do arquivo.

4.3 Regras de Segurança

Outro requisito necessário à instalação de um arquivo é o fator segurança. Toda a documentação arquivada deve estar suficientemente protegida, evitando sua deterioração.

Assim, mesmo considerando a atual situação do Arquivo da SGCT, organizado em caixas identificadas e atendendo às necessidades deste. Órgão, torna-se indispensável a unificação com o Arquivo da AGU, haja vista a falta de condições para mantê-lo.

,

5. Operacionalização da Unificação do Arquivo SGCT/AGU

Algumas regras são solicitadas pela Coordenação-Geral de Gestão dá Documentação e Informação - CGD' para a operacionalização da unificação do Arquivo SGCT/AGU.

• Pe oal necessário para a transferência do acervo

No primeiro momento, pode ser negociado com a área de Documentação da AGU, o auxílio de 04 servidores, 01 terceirizado e 04 estagiários do quadro da SGCT, para atuar na operacion Iização do processo de' transfer- ncia do acervo do Arquivo etori I da SGCT.

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ADVOCACIA-GERAl DA UNIÃO SECRETARIA-GERAl DE CONTENCIOSO

• Procedimentos Internos

a) Encaminhar todos os documentos em caixa-arquivo, identificando na lombada conforme orientação da CGDI (Anexo 2);

b) Realizar o trâmite do documento para o arquivo da AGU; e c) Alimentar lista de transferência, por caixa-arquivo (Anexo 3).

6. Transporte da Documentação Pertencente ao Arquivo

Em março CE 2011 a SGCT fez uma parceria com a CGDI para auxiliar no transporte dos dossiês, que se encontrem no Edifício Sede II para o Edifício Sede I. Assim, conforme e-mail encaminhado pela Coordenadora-Geral da Coordenação-Geral de Gestão Administrativa - CGGA, os dossiês, cuja solicitação não seja urgente, deverão ser encaminhados ao Edifício Sede I por meio do Protocolo Central Unificado - PCU, conforme os horários abaixo especificados:

a) Os dossiês solicitados até as 13hOO serão encaminhados às 14h30ao Edifício Sede I.

b) Os dossiês que forem solicitados a partir das 13hOO serão encaminhados ao

_.

_,

Edifício Sede I somente no dia seguinte.

Com a transferência do acerco para o Arquivo da AGU, além do transporte nos horários especificados acima, aquele Setor deverá encaminhar todos os dossiês solicitados, inclusive os que são em caráter de urgência.

. 5. Considerações Finais

Este estudo buscou mostrar que, mesmo com o empenho da' Área Arquivística da SGCT em aparelhar a estrutúra do Arquivo, inclusive sugerindo melhorias para o setor, a SGCT .não teve condições de implantar essas sugestões, pelo fato de não possuir estrutura física e máterial para a modificação do Arquivo.

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organizacional e nas dependências da Advocacia-Geral da União. A transferência dos Órgãos da AGU para a nova sede influenciou diretamente na decisão da SGCT em propor a "unificação do seu arquivo setorial com o arquivo da AGU.

Com relação à reduzida quantidade de seNidores existentes na área de arquivo da _, SGCT, o planejamento, a organização e a orientação de todas as funções do arquivista ficam prejudicados.

Com relação ao processo de digitalização da documentação da AGU e, consequentemente, da SGCT, havia uma expectativa de conclusão ainda em2011, no , entanto, segundo informações da Secretaria-Geral de Administração da AGU, não tem previsão de iní~ioJ sendo assim, fica esta Unidade sem ter como arcar com esse processo de digitalização, pela falta de estrutura mínima de pessoal, equipamentos e espaço físico necessário.

Ressalte-se que, no entanto alguns documentos já foram digitalizados no âmbito da SGCT, conforme abaixo:

1) As manifestações e iniciais das ADls, ADPFs, ADC

2) O expediente (Avisos, Ofícios, Memorandos), a partir de2010; 3) Notas Técnicas, Pareceres e Despachos;

4) Grande parte dos dossiês auxiliares referentes às reclamações

5) Grande parte dos processos referentes à propostas de Súmulas Administrativas.

Assim, conclui-se que a melhor solução para esta Secretaria-Geral, é a unificação dos arquivos da SGCT e da AGU. Tal fato permitirá o devido tratamento da documentação, a g'estão da informação produzida, um melhor aproveitamento do espaço físico e do

\

pessoal disponíveis e, principalmente, contribuirá para a conseNação do aceNO arquivístico da SGCT.

Brasília, 30 de março de 2011.

I

Elen Cristina Lacerda Mesquita

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I

ANEXO 1 - E-mail enviado pela Coordenadora-Geral da CGGA

.

Assunto: Parceria com o protocolo para encaminhamento de dossiês

Tendo em vista a grande dificuldade em providenciarmos a vinda de dossiês do Arquivo Setorial da SGCT, principalmente pela deficiência de pessoal, fizemos, a título de experiência, uma pareceria com o protocolo da AGU, para que aqueles dossiês que não sejam em caráter de urgência e que puderem ser agendado com certa antecedência, sejam e,ncaminhados por aquele setor, nos seguintes horários:

• Os que forem solicitados até às 13h, serão encaminhados às' 14:30h.

• Os que forem solicitados a partir de 13h, serão encaminhados às 8:30h do dia seguinte.

Os dossiês emprestados também poderão ser devolvidos pelo protocolo da AGU, os quais deverão ser entregues naquele setor, observando-se os horários acima.

As solicitações emergenciais deverão ser providenciadas por cada Departamento, sendo aconselhável uma comunicação entre os Departamentos para se evitar várias idas "URGENTES'" ao arquivo.

Com relação aos trâmites, deverão ser feitos para a área solicitante, com duas copias de recibos, uma para o protocolo da agu assinar ao receber os dossiês e outro para ser entregue na área solicitante.

Para que o Arquivo/SGCT possa se organizar e prestar um serviço de qualidade para toda a Unidade, solicito que seja observada, com bastante critério, às solicitações urgentes.

Todas as solicitações. deverão ser enviadas para o seguinte email: arguivo.sgct@agu.gov, com cópia para marli.batista@agu.gov.br.

Atenciosamente,

Lázara

de

Sousa Brasileiro

Coordenadora-Geral

da

SGCT

(61) 3105-8539/8590 Fax:(61)3105-8832

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ANEXO 3 - Guia de Transferência de Documentos

ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO

COORDENAÇÃO-GERAL DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO - CGDI ARQUIVO INlERMEDIARIO E PERMANENTE

GUIA DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

[2. SETOR:

3. TIPO

e

N° . DOC/PROC I 4. ASSUNTO 5. N° DA CAIXA ARQUIVO

.

II 6. SETOR EXPEDIDOR Data:

--'--'

Assinatura do Chefe da Unidade

' 7. SETOR RECEBEDOR

Data:

--'--'

_.