FLUXO DE CAIXA – PLANEJAMENTO E CONTROLE FINANCEIRO UM ESTUDO DE CASO EM UMA EMPRESA NO RAMO DE
VENDAS DE MOTOCICLETAS
Letícia Antonini Castro 1 Cilane da Rosa Vieira 2
RESUMO
O presente trabalho tem por objetivo propor a implantação de um controle de fluxo de caixa como ferramenta de controle financeiro em uma empresa no ramo de vendas de motocicletas, visando obter melhoria na organização e controle deste setor, subsidiar a tomada de decisão e obter melhores resultados. A problemática a ser analisada é a ausência de controle financeiro da empresa, bem como evidenciar a importância do planejamento financeiro para o sucesso dos negócios na organização. Para possibilitar o atendimento do objetivo geral e objetivos específicos propostos neste trabalho, foi estruturado um referencial teórico com informações e conhecimentos de princípios relevantes aos assuntos inerentes ao tema. Quanto aos fins, para atingir os propósitos da pesquisa, foi realizada de forma exploratória, descritiva e explicativa e os instrumentos adotados para a realização da pesquisa foram através dos documentos da empresa, bibliografias citadas e estudo de caso. A empresa em questão atua no ramo de vendas de motocicletas novas e usadas em sua sede na cidade de Cachoeirinha. O estudo foi realizado especificamente no setor financeiro da empresa no período de janeiro a dezembro de 2010. Destaca-se que é fundamental a consolidação e o cuidado com a área financeira da empresa, a fim de garantir o sucesso e desenvolvimento da organização.
Palavras-chave: Fluxo de Caixa. Planejamento Financeiro. Controle
Financeiro.
1. INTRODUÇÃO
O planejamento e controle financeiro apresentam uma das principais atividades das empresas que buscam obter melhores resultados perante seus concorrentes e que almejam destaque diante de um cenário cada vez mais competitivo.
Com o objetivo de tornar-se cada vez mais competitiva no mercado dos negócios, as empresas buscam em primeiro lugar estruturar o seu departamento financeiro. Um planejamento financeiro constitui-se em instrumento para que a empresa possa ter agilidade e segurança em suas
1
Bacharel em Administração pela Faculdade Luterana São Marcos
2 Mestre em Econômica do Desenvolvimento pela PUC-RS e professora da Faculdade Luterana São Marcos, e-mail: cvieira@saomarcos.br.
atividades financeiras e assegurar aos sócios a realidade da situação econômica da empresa.
O fluxo de caixa é uma ferramenta essencial para o controle financeiro das empresas, pois auxilia na previsão, visualização e controle das movimentações, permite um gerenciamento adequado de controle de entradas e saídas de recursos monetários. Através deste instrumento o administrador financeiro pode antecipar-se quanto às necessidades ou excessos de recursos e definir um planejamento quanto às atividades de financiamento ou investimento, obtendo assim melhor desempenho.
Por meio do controle de fluxo de caixa, as empresas podem: avaliar se as vendas serão suficientes para honrar compromissos; planejar o momento ideal para reposição de estoque; verificar a necessidade de realizar promoções; identificar redução ou aumento de preços dos produtos; verificar se é ou não possível conceder prazos de pagamentos aos clientes; identificar possibilidade de compras a vista; identificar necessidade de obter empréstimos de capital de giro; antecipar decisões quanto às sobras ou faltas de caixa. Ou seja, a empresa pode se beneficiar de diversos aspectos quando desfruta de um planejamento bem estruturado.
De modo geral, os dados devem ser constantemente atualizados e analisados periodicamente, para garantir um bom gerenciamento do fluxo de caixa, que tem como principal objetivo preservar a saúde financeira da empresa.
O controle dos fluxos de caixa é muito importante para a eficiência gerencial financeira das empresas sejam elas: micro, pequenas, médias ou grandes. Toda organização, independente do seu porte ou ramo de atividade, necessita de um planejamento de suas finanças. O fluxo de caixa é extremamente importante para as empresas, para que tenha visibilidade da movimentação dos recursos monetários. Um controle seguro e eficaz é obtido através da aplicação sistemática do fluxo financeiro permitindo ainda obter respostas rápidas quanto aos volumes/valores das entradas e saídas de recursos financeiros.
A empresa em estudo é uma microempresa que atua no segmento comercial, e seu faturamento é basicamente o resultado de suas vendas. A necessidade de organizar o setor financeiro tem sido prioridade dos administradores; a empresa sofre com a ausência de um controle de caixa, pois as informações das disponibilidades de recursos são necessárias para a tomada de decisão nos negócios. É através destas informações que a empresa adotará decisões de compra e investimentos. Portanto, torna-se indispensável a aplicabilidade de instrumentos de controle financeiro.
Em geral, toda organização que deseja prosperar, deve ter o setor financeiro estruturado e bem dirigido. A empresa em questão apresenta claramente a necessidade de reorganização deste departamento, já que a falta de planejamento financeiro é um dos principais fatores que rumam empresas à falência. A empresa está motivada em adotar estratégias e ferramentas de gestão financeira para obter o controle adequado de suas ações aguardando com expectativa a conclusão desta pesquisa.
Este trabalho foi desenvolvido em uma empresa no ramo de vendas de motocicletas, em sua sede na região Metropolitana de Porto Alegre, no setor financeiro, com o objetivo de obter o controle de entradas e saídas de recursos
financeiros. A empresa, objeto de estudo deste trabalho, está enfrentando dificuldades na estruturação deste setor, tem percebido que falta um instrumento que permita ao administrador financeiro planejar e organizar os recursos financeiros da empresa. A empresa não tem registro de suas movimentações, não apresenta demonstrativos da geração de caixa, o que gera impossibilidade de se planejar e gerar informações confiáveis. A empresa não sabe antecipadamente quando será necessário um financiamento, optando por operações bancárias menos vantajosas, onde os juros são maiores como, cheque especial, desconto de duplicatas. A falta de planejamento do setor financeiro, afeta a empresa no sentido de não ter controle de suas entradas e saídas, o que impede os administradores de terem conhecimento do resultado mensal de suas operações financeiras e planejamentos futuros.
Portanto, a questão problemática é: Como a utilização de uma ferramenta financeira pode contribuir para melhorar o desempenho da empresa?
O presente estudo tem por objetivo propor a implantação de um fluxo de caixa na empresa, para que a empresa possa usufruir de um instrumento que proporcione melhores condições de planejamento e controle de seus recursos. Visto que, a empresa apresenta carência na administração de suas finanças e a falta de planejamento e controle constitui a problemática a ser analisada. O fluxo de caixa torna-se um instrumento indispensável para a estratégia empresarial, viabilizando a tomada de decisões e proporcionando agilidade e segurança aos usuários.
Em suma, o objetivo geral consiste em propor ações e o emprego de ferramentas voltadas à administração financeira, para usufruir de um processo que permita obter o controle de entradas e saídas de recursos da empresa.
E quanto aos objetivos específicos, este trabalho tratará de:
Verificar o processo atual adotado pelo setor financeiro para contro-le de ingressos e saídas de recursos;
Identificar os pontos chaves do processo;
Avaliar as variáveis mais significativas envolvidas no processo atual da gestão financeira;
Propor ações que permitam obter o controle financeiro da empresa.
2. REFERENCIAL TEÓRICO 2.1 Administração Financeira
A Administração Financeira compreende uma tarefa de suma importância para as empresas em todos os tipos de negócios. Segundo Gitman (2010, p. 3), os princípios básicos de finanças são aplicáveis a empresas de todos os tipos. O autor define finanças como “a arte e a ciência de administrar o dinheiro”.
Conforme Brigham e Houston (1999, p. 24), “o objetivo principal da administração financeira deve ser o de maximizar a riqueza dos acionistas e isso significa maximizar o preço das ações da empresa. Entretanto, medidas que maximizam o preço das ações também aumentam o bem-estar social”.
financeira, na tomada de decisão, é maximizar a riqueza de seus proprietários, toda atividade empresarial envolve recursos financeiros e se volta para a obtenção de lucros e alocação eficiente desses recursos na empresa.
Para Zdanowicz (2004, p. 22), a administração financeira “constitui-se a gerência do conjunto de operações destinadas à formação de recursos financeiros necessários ao pagamento dos fatores de produção ou de serviços e sua distribuição, assim como da distribuição decorrentes das transações comerciais da empresa”.
A administração financeira está voltada para o planejamento e controle eficiente dos recursos da empresa, no que diz respeito à captação, aplicação e distribuição destes recursos, a fim de que esteja de acordo com os objetivos e metas da organização, Zdanowicz (2004).
Sanvicente (1997) caracteriza a função financeira em duas áreas: de investimento e de financiamento.
Investimento: onde, a prioridade é a avaliação e escolha de apli-cação de recursos nas atividades da empresa, integra ainda um conjunto de decisões visando dar à empresa a base necessária em termos de ativos, para alcançar os objetivos da empresa.
Financiamento: neste caso, o enfoque é definir e alcançar uma base ideal em termos de captação de recursos.
2.2 Gestão Financeira
A gestão financeira prioriza o controle de caixa nas empresas, de forma a permitir a tomada de decisões em termos de programação financeira. Para Quintana (2009), a demonstração dos fluxos de caixa, além de ser um importante documento contábil, pode contribuir de forma expressiva para a gestão financeira, pois grande parte dos fatos que ocorrem nas empresas envolve a movimentação de recursos financeiros. Por isso, a gestão financeira acaba tornando-se um elemento indispensável no processo de gestão de empresas.
Neste aspecto, a importância da gestão financeira encontra-se, conforme Zdanowicz (apud QUINTANA, 2009), na responsabilidade pela gerência das operações relativas à formação de recursos financeiros que serão utilizados para o pagamento dos fatores de produção ou de serviços e à distribuição desses recursos.
Portanto, Braga (apud QUINTANA, 2009, p. 15) afirma que, “as projeções dos fluxos de entradas e de saídas de numerário constituem um instrumento imprescindível na administração de disponibilidades”.
A gestão financeira vem passando por uma significativa evolução nos últimos anos. Segundo Vieira (apud QUINTANA, 2009, p. 101) “muita energia tem sido empregada no desempenho de novos conceitos, ferramentas e instrumentos, visando capacitar os executivos a tomar melhores decisões e implementar programas que criem riqueza para os proprietários”.
2.3 Administrador Financeiro
O Administrador financeiro é responsável por uma das funções mais importantes da empresa. O fluxo de caixa como ferramenta de planejamento e controle é um dos instrumentos mais utilizados pelas empresas, segundo Zdanowicz (2004, p. 28):
O fluxo de caixa é o instrumento mais importante para o administrador financeiro, pois, através dele, planeja as necessidades ou não de recursos financeiros a serem captados pela empresa. De acordo com a situação econômico-financeira da empresa, ele irá diagnosticar os objetivos máximos de liquidez e de rentabilidade para o período em apreciação, de forma quantificada em função das metas propostas.
Para Gitman (2010, p. 4), a administração financeira está diretamente relacionada às atribuições dos administradores financeiros. Segundo o autor, os administradores financeiros “são responsáveis pela gestão dos negócios financeiros de organizações de todos os tipos – financeiras ou não, abertas ou fechadas, grandes ou pequenas, com ou sem fins lucrativos”. Realizam as diversas tarefas financeiras, tais como: “planejamento, concessão de crédito, avaliação de propostas que envolvam grandes desembolsos e captação de fundos para financiar as operações das empresas”, ou seja, os administradores estão cada vez mais envolvidos com o desenvolvimento das estratégias empresariais que visam o crescimento da organização.
O administrador financeiro ou qualquer que seja o título do cargo (diretor financeiro, tesoureiro, controlador, etc.) é o agente ou grupo de agentes que preocupam-se com a obtenção de recursos monetários para que a empresa possa desenvolver e expandir suas atividades. Também é responsável pela análise eficiente da qual os recursos obtidos são utilizados dentro da organização, segundo Sanvicente (1997).
Ross, Westerfield e Jaffe (1995, p. 28) acreditam que, “a tarefa mais importante de um administrador financeiro seja criar valor a partir das atividades de orçamento de capital, financiamento e liquidez da empresa”, ou seja, a empresa deve originar um fluxo de caixa maior do que o volume de recursos utilizados.
Segundo Archer e D’ambrosio (apud SANVICENTE, 1997, p. 21), “... a função financeira compreende os esforços despendidos objetivando a formulação de um esquema que seja adequado à maximização dos retornos dos proprietários, das ações ordinárias da empresa, ao mesmo tempo em que possa propiciar a manutenção de um certo grau de liquidez”.
Para Gitman (2010), o administrador financeiro tem a responsabilidade, além de envolver-se constantemente com a análise e o planejamento financeiro, de tomar decisões de investimento e financiamento. As de investimento determinam a combinação e os tipos de ativos mantidos pela empresa e, as de financiamento determinam a combinação e os tipos de financiamento usados pela empresa.
Gitman (2010, p. 27) enfatiza que “o administrador financeiro deve entender o ambiente econômico e apoiar-se fortemente no princípio econômico da análise marginal, ao tomar decisões, ele utiliza a contabilidade, mas concentra-se nos fluxos de caixa e na tomada de decisões”.
2.4 Planejamento e Controle Financeiro
O planejamento financeiro constitui um exercício importante dentre as atividades da empresa, pois estabelece um mapa para orientação, a coordenação e o controle das ações que a empresa tomará para atingir seus objetivos e metas, Gitman (2010).
A importância do planejamento financeiro, segundo Gitman (apud CAMPOS FILHO, 1999, P. 17):
O planejamento de caixa é a espinha dorsal da empresa. Sem ele não se saberá quando haverá caixa suficiente para sustentar as operações ou quando se necessitará de financiamentos bancários. Empresas que continuamente tenham falta de caixa ou que necessitem de empréstimos de última hora, poderão perceber como é difícil encontrar bancos que as financiem.
Sanvicente (1997, p. 208) menciona que “ao planejar uma empresa procura formular de maneira explicita as tarefas a serem cumpridas e prever a obtenção de recursos necessários para isso, dentro de uma limitação específica de prazo”. Quanto ao controle, o autor destaca que “para controlar é preciso registrar os resultados que vão ocorrendo durante a execução dos planos e orçamentos”.
Segundo Zdanowicz (2004, p. 50), a experiência tem comprovado que “as dificuldades financeiras, principalmente as que embaraçam as micro e as pequenas empresas, parecem decorrer das ausências do planejamento e do controle de suas atividades operacionais”.
Gitman (2010) destaca que o processo de planejamento financeiro pode ser dividido em dois planos, os planos financeiros de longo prazo (estratégicos) e os planos financeiros de curto prazo (operacionais).
Os planos financeiros de longo prazo (estratégicos) expressam, segundo Gitman (2010, p. 106), “as ações financeiras planejadas por uma empresa e o impacto previsto dessas ações ao longo de períodos que vão de dois a dez anos”.
Para Zdanowicz (2004), o fluxo de caixa pode ser projetado em função do tempo, a longo prazo que deve atender as questões de investimento em itens do ativo permanente.
Gitman (2010, p. 107) define os planos financeiros de curto prazo (operacionais): “especificam ações financeiras de curto prazo e de impacto previsto. Esses planos geralmente cobrem períodos de um a dois anos”.
Para Zdanowicz (2004), o fluxo de caixa elaborado a curto prazo serve para atender às finalidades da empresa, principalmente a de capital de giro.
2.5 Fluxo de Caixa
O fluxo de caixa é uma ferramenta primordial para planejamento e controle financeiro, que auxilia o administrador na tomada de decisões, pois demonstra a situação financeira da empresa em determinado período.
Conforme Zdanowicz (2004, p. 40), conceitua o fluxo de caixa de uma empresa “ao conjunto de ingressos e desembolsos de numerários ao longo de um período determinado”. De forma mais sintética, Zdanowicz (2004, p. 40)
define o fluxo de caixa como “o instrumento de programação financeira, que corresponde às estimativas de entradas e saídas de caixa em certo período de tempo projetado”.
Azevedo (2009, p. 36) define: “fluxos de caixa são entradas e saídas de caixa e equivalentes de caixa” e define equivalentes de caixa como: “aplicações financeiras de curto prazo, de alta liquidez, que são prontamente conversíveis em caixa e que estão sujeitas a um insignificante risco de mudança de valor”.
Para Berti (apud QUINTANA, 2009, P. 16), “é um instrumento administrativo que registra (relaciona) as entradas e saídas de recursos provenientes das atividades de uma empresa, num período de tempo”, assim sendo possível identificar com antecedência a necessidade de recursos para a empresa.
Quintana (2009, p. 16) destaca que “a falta de controle de caixa pode causar uma falha em suas operações, por isso constitui-se em um elemento básico e indispensável para o administrador, sendo de grande importância também, para avaliar a posição financeira da empresa”.
Neste contexto, Assaf Neto e Silva (apud QUINTANA, 2009, p. 16) define o fluxo de caixa como “um instrumento que possibilita o planejamento e o controle dos recursos financeiros de uma empresa, sendo, em nível gerencial, indispensável em todo o processo de tomada de decisões financeiras”.
Para Iudícibus, Martins e Gelbcke (apud QUINTANA, 2009, p. 20), o objetivo primário da demonstração dos fluxos de caixa “é prover informações relevantes sobre os pagamentos e recebimentos, em dinheiro, de uma empresa, ocorridos durante um determinado período”, facilitando o processo de administração dos recursos disponíveis na empresa.
O objetivo principal da demonstração dos fluxos de caixa, conforme Azevedo (2009, p. 19), é a de “oferecer aos usuários informações relevantes sobre as movimentações de entradas e saídas de caixa de uma entidade num determinado período ou exercício, no sentido de evidenciar/tornar transparente a situação financeira da empresa”. O autor acrescenta que, por meio do controle do fluxo de caixa e seus equivalentes, a empresa pode se programar para efetuar suas compras, bem como ajudará a elaborar os vencimentos de suas faturas para datas em que provavelmente terá caixa, visando evitar descontos de duplicatas, contratação de empréstimos, juros por atraso etc.
Zdanowicz (2004, p. 23) menciona o objetivo básico do fluxo de caixa: “a projeção das entradas e saídas de recursos financeiros para determinado período visando prognosticar a necessidade de captar empréstimos ou aplicar excedentes de caixa nas operações mais rentáveis da empresa”.
Para Matarazzo (1998), os principais objetivos do fluxo de caixa, de uma forma resumida são avaliar as alternativas de investimentos e analisar a situação financeira da empresa, a fim de evitar uma situação de iliquidez.
De acordo com Zdanowicz (2004), o tesoureiro é responsável pelo dinheiro, pelo direcionamento dos recursos e duplicatas. Ao caracterizar-se o fluxo de caixa deve-se levar em conta quais os tipos de recursos que ingressam no caixa e de qual maneira eles são desembolsados, para então, realizar-se a análise dos fluxos de recursos da empresa.
Para Frezatti (1997), em algumas organizações, o fluxo de caixa serve como instrumento tático, e em outras, o alcance é maior, ou seja, sua utilização
é estratégica. A abordagem tática refere-se a um uso restrito e de acompanhamento do fluxo de caixa aparecendo como um cumpridor de determinações mais amplas e complexas quando a empresa já possui um escopo mais definido em termos estratégicos e quer apenas manter o foco. A abordagem estratégica é aquela que afeta o nível dos negócios da empresa no curto prazo, e principalmente no longo prazo. Assim, o fluxo de caixa tem efeito sobre questões ligadas às decisões realmente estratégicas da empresa.
2.5.1 Equilíbrio e Desequilíbrio Financeiro
A importância do fluxo de caixa também está na abrangência de sua interferência, pois não somente a área financeira deve estar comprometida com os resultados de caixa, mas também as demais áreas da empresa, conforme destaca Assaf Neto e Silva (apud QUINTANA, 2009).
São características das empresas equilibradas financeiramente, conforme Zdanowicz (2004):
Há permanente equilíbrio entre os ingressos e desembolsos de caixa;
Tende a aumentar a participação do capital próprio, em relação ao capital de terceiros;
É satisfatória a rentabilidade do capital empregado; Nota-se uma menor necessidade de capital de giro;
Há uma tendência em aumentar o índice de rotação de estoques; Há tendência de estabilidade nos prazos médios de recebimento e pagamento;
Não há imobilizações excessivas de capital, nem ela é insuficiente para o volume necessário de produção e comercialização;
Não há falta de produtos prontos ou mercadorias para o atendi-mento das vendas.
Hope e Leite (apud CAMPOS FILHO, 1999, p. 23) destaca a importância do equilíbrio financeiro: “As dificuldades financeiras nascem da disritmia entre entradas e saídas de caixa, que somente podem ser detectadas pelo minucioso estudo de uma coleção de demonstrativos do fluxo de caixa. O ritmo das entradas de caixa provenientes das operações deve estar coerente com os desembolsos por elas provocados e com a cobertura do serviço da divida. O ritmo dos investimentos deve estar coerente com a disponibilidade de fundos levantados junto a acionistas, credores de longo prazo ou acumulado pelas próprias operações (financiamentos).”
Zdanowicz (2004) destaca alguns fatores que causam o desequilíbrio financeiro:
Excesso de investimento em estoque;
Prazo de recebimento maior que prazo de pagamento; Excesso de imobilizações;
Inflação monetária; Recessão econômica;
2.6 Demonstração dos Fluxos de Caixa
Para Marion (2002), a demonstração dos fluxos de caixa proporciona ao gestor financeiro a condição para elaborar um planejamento financeiro de melhor qualidade, pois não é recomendável um excesso de caixa, mas o estritamente necessário para que a empresa possa honrar com seus compromissos, visto que, com o planejamento financeiro. Dessa maneira, o gerente identificará o momento correto para contrair empréstimo para suprir a insuficiência de recursos, bem como aplicar no mercado financeiro o excedente de caixa, visando maior rentabilidade para a empresa.
Quintana (2009) destaca a importância da demonstração do fluxo de caixa para o controle financeiro, pois, além de servir como um demonstrativo contábil, pode ser utilizado como um instrumento de gestão, em decorrência de gerar informações efetivas, em termos de fluxo de caixa, em determinado período.
Conforme Ribeiro (apud QUINTANA, 2009, p. 19), “é um relatório contábil que tem por fim evidenciar as transações ocorridas em um determinado período e que provocaram modificações no saldo da conta caixa”, pois trata-se de uma demonstração que sintetiza os fatos administrativos que envolvem fluxo de recursos.
Azevedo (2009) argumenta que pela demonstração dos fluxos de caixa, o administrador pode esclarecer qual atividade está gerando maior entrada de recursos e qual está contribuindo menos com a empresa, bem como identificar a atividade que mais absorve os recursos da empresa.
A demonstração do fluxo de caixa poderá ser elaborada e apresentada por dois métodos, conforme Azevedo (2009): método direto e método indireto.
Método Direto: Esse método tem por objetivo discriminar todas as entradas (origens) e saídas (aplicações) de recursos, para efeito de justificar a variação de caixa.
O método direto, conforme descrito por Iudícibus, Martins e Gelbcke (apud QUINTANA, 2009), identifica as entradas e saídas de dinheiro dos principais componentes das atividades operacionais, resultando, ao final, em volume liquido de caixa consumido pelas operações da empresa.
Método Indireto: Esse método, parte do lucro líquido do exercício, regime de competência, efetuando-se alguns ajustes de valores, para efeito de justificar a variação encontrada no caixa.
De acordo com Iudícibus, Martins e Gelbcke (apud QUINTANA, 2009), o método indireto faz a conciliação entre o lucro líquido e o caixa gerado pelas operações permitindo que o usuário avalie quanto do lucro está sendo transformado em caixa a cada período.
O quadro a seguir representa a estrutura da demonstração dos fluxos de caixa pelo método indireto, conforme Quintana (2009):
Quintana (2009) esclarece a diferença entre o método direto e o método indireto:
A diferença efetiva existente entre o método direto e o indireto é a estruturação do fluxo de caixa das atividades operacionais, pois, no indireto, o resultado do período é ajustado pelas despesas e receitas que não interferem diretamente no caixa
ou equivalentes. No método direto, todos os pagamentos e recebimentos relativos aos fluxos de atividades operacionais das empresas são demonstrados. Em consequência, pode-se afirmar que os fluxo das atividades de investimento e de financiamento são iguais tanto no método direto como no indireto. (2009, p. 27)
2.6.1 Vantagens e Desvantagens entre Métodos
Os dois métodos são considerados ótimos, segundo Azevedo (2009), porque geram informações importantes sobre o caixa, lembrando que o resultado final é idêntico, nos dois métodos, nas três atividades: operacionais, investimentos e financiamentos, pois mostram por onde os recursos entraram na empresa e quais foram os caminhos tomados para saídas destes recursos.
Campos Filho (1999) destaca algumas vantagens do método direto: Cria condições favoráveis para que a classificação dos recebi-mentos e pagarecebi-mentos siga critérios técnicos e não fiscais;
Permite que a cultura de administrar pelo caixa seja introduzida mais rapidamente nas empresas;
As informações de caixa podem estar disponíveis diariamente. O autor destaca algumas desvantagens do método direto:
O custo adicional para classificar os recebimentos e pagamentos. A falta de experiência dos profissionais das áreas contábil e finan-ceira, em usar as partidas dobradas para classificar os recebimentos e paga-mentos.
Vantagens do método indireto, segundo Campos Filho (1999):
Apresenta baixo custo: utiliza-se os balanços patrimoniais, do iní-cio e do final do período, a demonstração de resultados e informações da con-tabilidade;
Concilia lucro contábil com fluxo de caixa operacional líquido, mostrando suas diferenças.
O autor destaca como desvantagem do método indireto:
O tempo necessário para gerar informações pelo regime de com-petência e depois convertê-las ao regime de caixa, pode trazer surpresas de-sagradáveis e tardiamente.
2.6.2 Fluxo de Caixa Realizado X Projetado
De acordo com Azevedo (2009), a empresa elabora a demonstração do fluxo de caixa para evidenciar o fluxo de caixa realizado e o fluxo de caixa projetado.
Entende-se que fluxo de caixa realizado refere-se às movimentações reais de todas as entradas e saídas de recursos financeiros, através do caixa e equivalentes, dentro de um período determinado.
De forma conceitual, Zdanowicz (apud QUINTANA, 2009, P. 16) afirma que “denomina-se por fluxo de caixa projetado ao conjunto de ingressos e desembolsos de numerários ao longo de um período projetado”, que serve para representar a situação financeira da empresa.
O fluxo de caixa projetado, conforme conceitua Azevedo (2009), refere-se à projeção de orçamento empresarial, em que estão previstas as receitas e as despesas de um período determinado. Desta forma, identificam-se as insuficiências ou excessos de recursos financeiros num período determinado/projetado, também se identifica necessidades de investimento, financiamentos ou aplicações destes recursos em caso de excessos. Através do fluxo de caixa projetado é possível planejar pagamentos, diante de uma programação financeira eficaz por um período determinado.
2.7 Principais Transações que Afetam o Caixa
Zdanowicz (2004) destaca fatores internos e externos que causam alterações nos saldos de caixa:
2.7.1 Quanto aos Fatores Internos
Todas as áreas financeiras estão ligadas à administração financeira, uma vez que as tomadas de decisões estão diretamente relacionadas a situação financeira da empresa. Neste contexto, se faz necessário e preciso um controle eficiente e participação constante nas decisões com repercussão financeira. Zdanowicz (2004) destaca as principais:
Alteração na política de vendas: A área financeira deve ter conhe-cimento das decisões tomadas pelo departamento de vendas, pois estas deci-sões podem repercutir no fluxo de caixa da empresa, uma vez que determina os prazos de pagamento e recebimento. Outras decisões como despesas com propaganda, publicidade e pagamento de comissões aos vendedores, necessi-tam da participação do administrador financeiro.
Decisões na área de produção: As decisões quanto a aquisição de máquinas e equipamentos, devem ser tomadas juntamente com a área fi-nanceira, que vai analisar as disponibilidades existentes.
Política de compras: Os prazos concedidos pelos fornecedores devem ser analisados e comparados com os prazos de recebimentos de clien-tes, visando evitar um descompasso entre ingressos e desembolsos de caixa. Os descontos oferecidos pelos fornecedores merecem uma análise imediata, para que a empresa possa usufruir das vantagens financeiras oferecidas pelo mercado.
Política de pessoal: Decisões quanto às admissões, demissões e política salarial e de treinamento, devem ser tomadas paralelamente com o se-tor financeiro, devido aos aumentos que podem representar no fluxo de caixa da empresa.
2.7.2 Quanto aos Fatores Externos
Vários são os fatores externos que influenciam a área de finanças e os fluxos de caixa da empresa. Zdanowicz (2004) destaca os principais, que devem ser analisados pelo administrador financeiro no planejamento e controle
do fluxo de caixa:
Desaquecimentos da demanda ocasionada por uma redução es-tacional, ou cíclica da atividade econômica, repercutindo diretamente na receita operacional da empresa. Exigem medidas imediatas de precaução para pre-servar a liquidez da empresa.
Fase de expansão: a pressão é exercida sobre a capacidade pro-dutiva da empresa, exigindo maior volume de capital de giro e imobilizações;
Atraso dos clientes: neste fator, os desembolsos de caixa são co-bertos pelos valores em disponibilidade, o controle dos recebimentos da em-presa deve ser rigoroso, para que seja verificado a tempo a inadimplência por parte dos clientes.
Nível de preço: os níveis de preços são determinados pelo mer-cado e tem grande influência sobre o fluxo de caixa.
Atraso na entrega de produtos: reflete diretamente nos ingressos de caixa, pelo atraso no faturamento e no retorno dos recursos aplicados. O administrador financeiro deve interferir para que o fluxo de recursos seja resta-belecido.
Alterações das alíquotas e criação de novos tributos, podem cau-sar alterações no fluxo de caixa das empresas.
2.7.3 Ciclo de Caixa
Partindo da análise do fluxo de caixa pode-se avaliar o deslocamento dos recursos financeiros da empresa. Para Zdanowicz (2004), partindo-se do disponível (caixa, bancos e aplicações) pode-se verificar os caminhos percorridos pelos valores monetários na empresa, principalmente operações que aumentam ou diminuem o caixa da empresa. O autor classifica os ciclos de caixa em:
Regulares: são entradas e saídas de recursos financeiros que fa-zem parte da rotina da empresa como, recebimento de vendas e pagamentos de salários a funcionários da empresa;
Razoavelmente regulares: são ingressos e desembolsos que ocorrem de tempo em tempo tais como: compras de matérias-primas e secun-dárias, amortização de empréstimos ou financiamentos, etc.
Irregulares: são todas as contribuições de recebimento ou paga-mento pela empresa de forma inesperada, sem prévio planejapaga-mento, como: compra a vista de item do ativo imobilizado (reposição de peça), pagamento de ação trabalhista ou multa fiscal pela empresa.
2.8 Planejamento do Fluxo de Caixa
Zdanowicz (2004, p. 125) destaca que “o processo de planejamento do fluxo de caixa da empresa, consiste em implantar uma estrutura de informação útil, prática e econômica. A proposta é dispor de um mecanismo seguro para estimar os futuros ingressos e desembolsos de caixa na empresa”. O autor expressa o fluxo de caixa projetado pela seguinte equação: saldo final de caixa é igual ao somatório do saldo inicial de caixa e dos ingressos deduzidos os
desembolsos.
A importância do planejamento se dá, pois a empresa poderá saber antecipadamente as necessidades de saldo de caixa para que possa atender seus compromissos dentro dos prazos previamente estipulados. Ou realizar aplicações com base na liquidez, na rentabilidade e nos prazos, Zdanowicz (2004).
Para Frezatti (1997), é importante a empresa trabalhar com um prazo mínimo de planejamento de três meses. O fluxo de caixa mensal deverá transformar-se em semanal e este em diário. O modelo diário fornecerá a posição dos recursos em função dos ingressos e desembolsos de caixa, tornando-se instrumentos de planejamento e controle financeiro para a empresa.
O período determinado para o planejamento do fluxo de caixa depende do tamanho e ramo de atividade da empresa. A tendência é para estimativas com prazos curtos (diário, semanal ou mensal) quando as atividades estão sujeitas a grandes oscilações, enquanto as empresas que apresentam volume de vendas estável, preferem projetar o fluxo de caixa para períodos longos (trimestral, semestral ou anual). A finalidade do planejamento também influi no período de abrangência. Por exemplo, em um programa de investimento intensivo por parte da empresa, torna-se conveniente um planejamento mais detalhado, em referência a um prazo menor, do que o utilizado para dar uma ideia aproximada da projeção dos saldos mensais durante o exercício, Zdanowicz (2004).
Zdanowicz (2004) destaca que, o planejamento de fluxo de caixa em longo prazo dispensa a apresentação de muitos detalhes, pois tem em vista apenas relacionar alterações significativas nos futuros saldos de caixa da empresa. De acordo com os planos de ação aprovados pela direção, deverão resultar de expansão ou modernização da capacidade de produção e/ou comercialização, lançamento de novas linhas de produtos e crescimento almejado da empresa dentro de um ou três anos, ou em futuro próximo. O autor destaca ainda que o objetivo é demonstrar a possibilidade de serem geradas as disponibilidades de caixa e deverão indicar as épocas em que hajam indisponibilidades de recursos, para que o administrador financeiro fique apto a:
Incluir no planejamento de caixa, o montante dos empréstimos ou financiamentos com que a empresa deverá a curto, médio e longos prazos;
Prever aumento de capital social, mediante aproveitamento de re-servas ou subscrição de novas ações;
Analisar os efeitos de cada uma dessas maneiras de obter maio-res recursos;
Determinar, para a alta administração, os projetos que poderão ser executados e quais deverão ser imediatamente abandonados.
2.8.1 Mapas Auxiliares do Fluxo de Caixa
A utilização de mapas auxiliares são ferramentas muito úteis para a elaboração do fluxo de caixa. Zdanowicz (2004) destaca a importância desses mapas, no sentido de que, quanto mais organizada for a empresa, maior a
quantidade de instrumentos gerenciais, sem cair em exagero, tornando o sistema muito mais prático e menos burocrático. O autor destaca alguns mapas auxiliares mais utilizados: recebimento de vendas a prazo, recebimento das vendas a prazo com atraso, pagamentos de contas a prazo, despesas administrativas, despesas de vendas e despesas financeiras.
Os mapas auxiliares são tabelas que se emprega para elaboração do fluxo de caixa. Para Zdanowicz (2004), existem diversos modelos de mapas auxiliares, que poderão ser utilizados para melhor planejamento do fluxo de caixa. Cabe salientar que quanto mais organizada for a empresa em suas atividades operacionais, maior será o numero de mapas/tabelas utilizadas. O autor destaca os principais mapas utilizados pelas empresas:
Recebimento de vendas a prazo;
Recebimento de vendas a prazo com atraso; Pagamentos de contas a prazo;
Despesas administrativas; Despesas de vendas; Despesas financeiras.
A quantidade mapas auxiliares pode variar dependendo do porte e atividade da empresa.
2.9 Implantação do Fluxo de Caixa
A implantação do fluxo de caixa, segundo Zdanowicz (2004), consiste em apropriar os valores fornecidos por todas as áreas da empresa de acordo com o período que deverão ocorrer os ingressos e desembolsos. Desta forma, o principal item a ser levado em consideração é a apropriação de valores, nas determinadas épocas em que ocorrerão os recebimentos e pagamentos de recursos pela empresa.
A implantação do fluxo de caixa, de acordo com Zdanowicz (2004, p. 133), “consiste essencialmente em estruturar as estimativas de cada unidade monetária em dois grandes itens: o planejamento dos ingressos e o planejamento dos desembolsos”
A implantação do fluxo de caixa requer alguns requisitos, Zdanowicz (2004) destaca os principais:
Apoio da direção da empresa;
Organização da estrutura da empresa definindo de forma clara os níveis de responsabilidade de cada área;
Integração dos setores da empresa ao sistema do fluxo de caixa; Definição do sistema de informação, quando à qualidade e os formulários a serem utilizados, periodicidade e os responsáveis pela elabora-ção das projeções;
Treinamento dos funcionários envolvidos diretamente na implan-tação do fluxo de caixa na empresa;
Criação de um manual de operações financeiras;
Comprometimento dos responsáveis pelos departamentos, priori-zando os objetivos e as metas propostas no fluxo de caixa;
Utilização do fluxo de caixa para avaliar antecipadamente os efei-tos da tomada de decisões de impacto financeiro na empresa;
Fluxograma das atividades da empresa, definindo atividades meio e atividades fins.
O administrador financeiro deve elaborar o conjunto de ingressos e desembolsos financeiros que compõem o fluxo de caixa. Na elaboração do fluxo de caixa, devem estar discriminadas todas as entradas e saídas realizadas pela empresa num determinado período. Zdanowicz (2004, p. 145) destaca que “quanto mais especificado for o fluxo de caixa, melhor será o controle sobre as entradas e saídas de caixa, verificando assim as suas defasagens e determinando as medidas corretivas ou saneadoras para os períodos subsequentes”.
2.10 Controle do Fluxo de Caixa
O controle do fluxo de caixa, para Zdanowicz (2004), é tão importante para a empresa quanto seu planejamento, pois um depende do outro para que sejam úteis e práticos e para que alcancem os objetivos definidos.
Para o autor, a revisão do fluxo de caixa requer os seguintes controles: Controle diário da movimentação bancária;
Boletim diário de caixa e bancos;
Controle financeiro diário de ingressos e desembolsos de recur-sos financeiros.
É recomendado pelo autor o controle diário, pois desta forma pode-se aliviar os acúmulos normais de final de mês, ao mesmo tempo em que se diminui a margem de erros e permite-se avaliar a tempo de aplicar medidas corretivas, caso necessário. O acompanhamento dos ingressos e desembolsos deve estar acompanhados por documentos, para garantir a legitimidade das operações financeiras de caixa.
De acordo com Zdanowicz (2004), o controle do fluxo de caixa pode ser realizado de acordo com:
O período de controle deve ser igual ao orçado;
Os títulos de conta a receber e a pagar devem estar de acordo com os adotados pela contabilidade da empresa;
O prazo entre realização e comparação deve ser o menor possí-vel;
O indivíduo responsável pelo controle, deverá ser diferente do que efetuou operações de encaixe e desencaixe.
São diversas as finalidades do controle do fluxo de caixa. Zdanowicz (2004) destaca algumas:
Controlar a atividade financeira: o nível desejado de disponibilida-des fixado, deve satisfazer as necessidadisponibilida-des correntes da empresa, sem que se faça necessária a captação de recursos em fontes de longo prazo, pois pode representar um custo financeiro elevado.
Controlar a atividade da empresa: deve-se analisar não apenas as atividades financeiras, como também as atividades operacionais, para relacio-nar as faltas de disponibilidades. Essas faltas podem estar relacionadas a uma queda de vendas ou devido a entregas com atraso de mercadorias. Uma
dimi-nuição nos ingressos pode resultar em aumento de desembolsos devido a fato-res internos e externos à empfato-resa.
Para Zdanowicz (2004) a correta avaliação do fluxo de caixa permite revisar os planos e auxiliar nas futuras projeções da empresa. Manter um fluxo de caixa significa estabelecer um controle rígido dos recursos financeiros da empresa, de forma a prever qual destino a ser dado às receitas e determinar como serão pagas as despesas da mesma. O administrador poderá utilizar modelos de fluxo de caixa diários ou mensais, bem como, modelos de controles auxiliares de caixa. Os modelos de controle poderão variar conforme o porte e atividade desenvolvida pela empresa.
Segundo Quintana (2009 p. 18), “a objetividade e a eficácia do controle de fluxo de caixa tendem a beneficiar a empresa em suas atividades operacionais”.
De acordo com Quintana (2009), o controle do fluxo de caixa se dá a partir da comparação entre o valor projetado e o valor realizado. Desta forma, mais do que atingir o valor projetado, que se trata do principal objetivo da empresa quando se prepara o fluxo de caixa, é identificar os motivos das variações entre o que foi projetado e o que foi realizado.
3. METODOLOGIA
Neste capítulo, apresenta-se os procedimentos metodológicos que foram utilizados para a realização da pesquisa junto à empresa em estudo.
Conforme Vergara (2010), a pesquisa pode ser conceituada em dois critérios básicos para a classificação de uma pesquisa:
a) Quanto aos fins: Os objetivos desta pesquisa foram abordados de forma exploratória, descritiva e explicativa. A forma exploratória devido à falta de conhecimento integral da empresa quanto as suas atividades financeiras; o método descritivo serviu de base para demonstrar os corretos procedimentos que deverão ser adotados pela empresa; e a investigação explicativa, demons-tra os fatores que afetam a empresa pela falta de planejamento e controle fi-nanceiro e como uma ferramenta de controle de fluxo de caixa poderá ser útil na solução deste problema.
b) Quanto aos meios: Os instrumentos necessários para se chegar aos fins, quanto à pesquisa, foi utilizada a investigação por pesquisa de campo, documental, bibliográfica e estudo de caso.
Para Vergara (2010), pesquisa de campo é investigação empírica realizada no local onde ocorre o fenômeno ou onde se dispõem de elementos para sua explicação. Foram utilizadas nesta pesquisa, questionários com as pessoas envolvidas no departamento financeiro da empresa.
Vergara (2010) acrescenta que investigação documental é quando realizada em documentos internos de qualquer natureza. Neste caso, foram analisados documentos como: registros, balancetes, diários, comprovantes de pagamentos e recebimentos, como base para a construção do fluxo de caixa.
Pesquisa bibliográfica, segundo Vergara (2010), é o estudo baseado em material publicado em livros, revistas, jornais, ou seja, material disponível ao público em geral. Na presente pesquisa, foram abordados conceitos pertinentes ao assunto do trabalho através de livros de autores conceituados.
Estudo de caso é, segundo Vergara (2010), o limitado a uma ou poucas unidades, tais como: família, produto, empresa, comunidade ou mesmo país. Sendo assim, foi utilizado o procedimento de estudo de caso, pois limita-se ao estudo na empresa, a fim de obter um conhecimento que proporcione a realização do objetivo geral proposto.
O universo e amostra da presente pesquisa foi o departamento financeiro da empresa, onde foram coletados os dados necessários, junto às pessoas envolvidas neste setor.
Existem dois tipos de amostra, segundo Vergara (2010): probabilística e não probabilística. Foi utilizada para esta pesquisa a amostra não probabilística que está classificada por acessibilidade, pois os elementos foram selecionados pela facilidade de acesso a eles. O período de análise do problema foi de Janeiro a Dezembro de 2010.
Conforme Vergara (2010), os sujeitos da amostra são as pessoas que forneceram os dados necessários para a construção do projeto. Para o desenvolvimento desta pesquisa, os sujeitos que forneceram os dados foram o proprietário representante da empresa e o auxiliar financeiro. Foi importante a participação destes representantes para obter os dados e informações necessárias para atingir o objetivo principal desta pesquisa.
A autora destaca ainda as técnicas que podem ser utilizadas para a coleta de dados, tratando-se de pesquisa de campo esses meios podem ser: a observação, o questionário, o formulário e a entrevista. Neste caso, foram utilizados para coleta de dados a observação participante, o qual é um espectador interativo, onde se está engajado na vida do grupo ou na situação; e o questionário, que será apresentado combinando questões abertas e fechadas.
De acordo com Vergara (2010), o tratamento dos dados refere-se à parte na qual se explica como se pretende tratar os dados que serão coletados, explicando porque tal tratamento é adequado aos objetivos da pesquisa. Neste contexto, os dados coletados serviram de base para o desenvolvimento desta pesquisa. Serão apresentados de forma estruturada, através da apresentação de tabelas, quadros e gráficos, para facilitar a visualização e seu entendimento, visando atender o objetivo deste trabalho.
Vergara (2010) menciona que todo o método tem possibilidades e limitações, que pode, de forma benéfica, antecipar-se às criticas que o leitor poderá fazer ao trabalho, esclarecendo quais as limitações que o método escolhido apresenta, porém, ainda assim justificam como o mais adequado aos propósitos da pesquisa. Algumas dificuldades foram encontradas durante o processo de coleta e tratamento dos dados entre eles:
Alguns documentos fornecidos pela empresa estavam incomple-tos, devido à ausência de controle financeiro;
Ocorreram equívocos de informações que foram sanados com a contabilidade externa.
As limitações citadas dificultaram o processo de coleta e tratamento dos dados, mas não prejudicaram o resultado da pesquisa.
4. ESTUDO DE CASO
4.2 Coleta de Dados
Por meio da coleta de dados será possível abordar uma análise financeira da empresa em estudo, através de um questionário aplicado aos responsáveis pelo setor financeiro (diretor e auxiliar financeiro) e da análise dos documentos pertinentes a este setor (entradas e saídas de caixa).
4.2.1 Aplicação de Questionário
Para a análise da movimentação dos recursos financeiros foi aplicado um questionário, o qual segue resultado obtido a seguir;
Nas questões 01 e 02, foram questionados se a empresa realiza algum planejamento financeiro e de que forma. As respostas foram afirmativas, porém foram citadas apenas as contas a pagar como planejamento de caixa.
Nas questões 03 e 04, foram indagados quanto ao controle financeiro de caixa, se existe e de que forma são realizados, nestas questões as respostas também foram afirmativas, e que o único controle existente é uma planilha de vendas mensal realizada em Excel.
Nas questões 05 e 06, perguntou-se se a empresa controla contas a pagar e receber e de que forma são realizados estes controles. Nestas questões, os respondentes responderam que sim e que se organiza em uma pasta as contas a pagar por data de vencimento, quanto às contas a receber são controladas através de uma agenda também por ordem de vencimento.
As questões 07 e 08 tratavam de questionar quanto aos controles bancários, se eram controlados e de que forma. Nestas questões, foi respondido que sim e que controlam via extrato bancário.
A questão 09 foi questionada como a empresa identifica quando haverá falta de capital, se obteve como resposta que não há esta previsão, porém quando há quedas nas vendas pode-se ter a ideia de que haverá falta de capital futuramente. Na questão 10, complementando a questão anterior, indagou-se como a empresa reage no caso de falta de capital, foi respondido que a empresa costuma buscar alternativas de empréstimos bancários.
Nas questões 11 e 12, foi questionado se a empresa realiza controle de fluxo de caixa e se os controles realizados pela empresa são suficientes, as respostas obtidas foram não para as duas questões.
Na questão 13, foi abordada a opinião sobre como os controles de fluxo de caixa poderiam ser úteis para a empresa. Obteve-se como resposta que através de um controle adequado a empresa poderá prever entradas e saídas de recursos e ainda proporcionaria uma visão mais real dos resultados obtidos pelos negócios da empresa.
Na questão 14, foi questionado se existem falhas no atual controle financeiro da empresa. Nesta questão, ambos responderam que sim, que o controle atual é precário, não atendendo as necessidades da empresa e que muitas vezes o processo atual resulta em falhas no resultado do caixa por não haver um registro adequado.
Por fim, solicitou-se a opinião dos entrevistados quanto às melhorias que poderiam ser feitas para o controle financeiro. Na opinião dos respondentes, a empresa poderia contar com um sistema mais eficiente, que atenda às necessidades da empresa, que apresente de forma mais clara os fluxos financeiros, assim proporcionando maior agilidade e segurança nos procedimentos financeiros.
4.2.2 Coleta Documental
Os dados foram coletados através de vários recursos, conforme descrito a seguir:
Vendas: a coleta foi realizada através do controle interno que a empresa possui no aplicativo Excel;
Ingressos e Saída de Caixa: foram coletados através dos extratos bancários conservados pela empresa;
As Receitas e as Despesas geradas pela empresa foram coleta-das através coleta-das notas fiscais de compras, guias de arrecadação, boletos ban-cários pagos e levantamento realizado junto ao contador externo da empresa.
A seguir, no item de Análise de Dados serão apresentados os resultados obtidos com base no levantamento documental realizado e a análise propriamente dita dos dados.
4.3 Análise de Dados
Apresentam-se neste item os dados coletados na empresa no período de janeiro a dezembro de 2010, cuja análise engloba tabelas, quadros, gráficos e figuras que embasaram a análise descrita em cada um dos processos.
A análise foi baseada nos processos de venda, contas a pagar e contas a receber, a fim de verificar a importância de um controle financeiro dentro de uma empresa.
Cabe destacar, também, o conceito utilizado para vendas e faturamento nesta análise. Com o intuito de diferenciar as quantidades vendidas do valor obtido nas vendas, determinou-se que as vendas referem-se às quantidades vendidas e o faturamento diz respeito ao valor auferido nas vendas, ou seja, a receita da empresa.
Dessa forma, toda a vez, que o texto a seguir fizer referências às vendas, está se referindo às quantidades vendidas, enquanto que, quando o texto apresentar o termo faturamento, está expressando o valor das vendas (quantidade vendida x preço), independente da empresa ter recebido ou não tais valores.
4.3.1 Análise do Processo Atual
Quanto ao processo financeiro da empresa, cabe destacar que, no modelo atual, o auxiliar financeiro realiza o caixa em planilha Excel, fazendo um fechamento das vendas, não existindo nenhum planejamento financeiro
quanto às sobras ou falta de caixa. O atual processo conta apenas com conferência e nenhum controle diário confiável, pois não se utilizam devidamente as informações, não existe controle bancário diário nem controle de contas a pagar e receber.
Diante desta situação e não havendo um controle formal dos recursos financeiros, se torna impossível prever com antecedência os períodos em que a empresa, nos casos de necessidade financeira, deverá captar recursos para saldar seus compromissos.
Neste contexto, cabe destacar ainda que, a previsão da movimentação financeira, tem por objetivo subsidiar, com informações precisas e em tempo hábil, as tomadas de decisões através de um bom planejamento financeiro.
Percebe-se que, no processo atual adotado pela empresa, há carência de um controle mais eficiente quanto aos seus recursos financeiros para que a empresa possa planejar e coordenar seus negócios de forma a se tornar competitiva e manter-se no mercado de atuação.
4.3.2 Ingressos de caixa
Neste item, serão apresentados os ingressos de caixa provenientes do faturamento da empresa, compreendendo o período de análise de janeiro de 2010 a dezembro de 2010.
Os dados foram coletados através do controle interno que a empresa possui no aplicativo Excel. Durante a coleta, verificou-se que a venda de motocicletas é a principal fonte de recursos da empresa.
Destaca-se ainda que as vendas são, em quase sua totalidade, realizadas a vista para a empresa. Se o cliente não efetuar a compra a vista diretamente com a empresa, poderá realizar um financiamento com a instituição financeira externa parceira da empresa. No caso de financiamento, o valor financiado é creditado imediatamente após a aprovação e em sua integralidade para a empresa em estudo e a entrada que representa de 10% a 20% do valor total do bem é negociada diretamente com a empresa, podendo ser: a vista, em cheques pré-datados ou em notas promissórias.
Cabe ressaltar que, no período analisado, não houve outras entradas de caixa, como por exemplo, venda de ativo permanente, financiamento e integralização de capital.
A seguir representa-se, na tabela 01, o faturamento da empresa referente às vendas do período de janeiro a dezembro de 2010, bem como a quantidade de motocicletas vendidas neste período:
Tabela 01: Vendas e Faturamento no Período de Janeiro/10 a Dezembro/10
Período Faturamento - R$ Vendas – Quantidade
Janeiro/10 79.580,00 19 Fevereiro/10 81.000,00 21 Março/10 89.070,00 22 Abril/10 90.800,00 25 Maio/10 84.450,00 22 Junho/10 94.680,00 25 Julho/10 111.800,00 24 Agosto/10 84.300,00 22
Setembro/10 102.100,00 27 Outubro/10 74.500,00 21 Novembro/10 91.200,00 25 Dezembro/10 105.200,00 28 Total 1.088.680,00 277 Média 90.723,33 23 Fonte: Autora
O faturamento da empresa no período analisado se manteve em uma média de R$ 90 mil e uma quantidade média vendas de 23 motocicletas vendidas mensalmente. O faturamento pode variar em relação à quantidade vendida, devido ao valor do produto (veículo/motocicleta), pois este também tem uma variabilidade significativa que depende do modelo, cilindrada ou ano do bem.
Como pode ser visualizado na tabela acima, o mês de dezembro obteve o número maior de vendas (28 motocicletas), no entanto, o faturamento se manteve abaixo do mês de julho que teve maior faturamento e menor quantidade de vendas (24 motocicletas).
A figura 01 representa graficamente o faturamento mensal da empresa no período de janeiro a dezembro de 2010.
Figura 01: Representação gráfica do Faturamento Fonte: Autora
O comportamento das vendas neste período obteve pequenas oscilações, sendo que a média de faturamento permaneceu em torno de R$ 90 mil. Observa-se que os meses que apresentaram um pico de faturamento foram: julho, setembro e dezembro/2010.
O mês de julho se destacou, neste caso não pela quantidade vendida, mas ocorreu uma venda específica de veículo com maior valor alavancando assim o faturamento do mês, conforme pode ser observado na tabela 01.
O mês de setembro também realizou um aumento nas vendas de motocicletas que pode ter sido ocasionado pela chegada da primavera, onde um clima mais quente e estável incentiva o uso desse tipo de veículo.
No mês de dezembro, a demanda por diversos tipos de produtos geralmente é maior, devido ao aquecimento que o mercado recebe nesta época do ano. O setor de motocicletas também é favorecido por este mercado aquecido. Algumas das razões que resultam em aumento nas vendas de
motocicletas poderão ser elencadas como:
Aumento de renda das pessoas, em virtude do recebimento do 13º salário;
Renda extra que as pessoas recebem, tais como, férias, maiores comissões, emprego temporário, entre outras;
As festas natalinas em que as pessoas trocam presentes ou se presenteiam, podendo, inclusive, ser a troca de veículo;
A chegada do verão que motiva as pessoas a utilizarem com mais frequência as motocicletas, para se deslocarem ao trabalho ou ao lazer.
Os meses de menores vendas foram os meses de janeiro e fevereiro que mostram as vendas em torno de R$ 80 mil. Esses meses possuem características específicas. Embora seja o auge do verão, fato que induz a um uso mais efetivo de motocicletas, são meses que as pessoas reduzem seu consumo, principalmente em bens duráveis, em função dos gastos elevados realizados no final de ano e das férias escolares que alteram suas rotinas.
Os meses que apresentaram oscilações negativas mais significativas foram: maio, agosto e outubro. Verifica-se que esses meses se referem a meses intermediários entre as estações do ano e em períodos distantes das regulares férias das famílias ou de alguma renda extra que incremente a renda familiar.
Ressalta-se que a queda mais expressiva no faturamento das vendas foi constatada no mês de outubro/2010, apenas R$ 74 mil, uma redução de 27% em comparação ao mês de setembro/2010. Em novembro/2010, as vendas retomam seu crescimento e o faturamento supera o do mês anterior em 22%, assim como, as quantidades vendidas também obtiveram um aumento de 19%.
Ao comparar o início do período analisado com o período final do estudo, observou-se que as vendas em dezembro/2010 obtiveram um incremento no faturamento ao redor de 32% em relação a janeiro/2010. Inclusive a média de faturamento também sofreu aumento, de R$ 80 mil em janeiro e fevereiro, passou para R$ 90 mil ao longo do ano.
4.3.2.1 Vendas a Prazo
As vendas a prazo não são classificadas nesta modalidade, pois as vendas a prazo são através de uma instituição financeira, para a empresa em estudo, o valor financiado entra integralmente como se fosse pagamento a vista. Apenas são considerados os pagamentos feitos diretamente para a empresa, que representa uma pequena fatia, como entrada ou diferença no caso de troca, que eventualmente são feitos a prazo, a sua representatividade em relação à receita bruta da empresa é em média de 10%.
As vendas a prazo quando realizadas diretamente com a empresa têm seus recebimentos agrupados por cliente mensal, o qual é efetuado através de cheques pré-datados ou notas promissórias. Destaca-se que a empresa não estipula nenhum contrato, a fim de formalizar esta operação a prazo e de obter o comprometimento do cliente em honrar sua dívida.
O estudo realizado demonstra que não há uma efetividade no controle das contas a receber, entretanto os recebimentos a prazo realizados
diretamente com o cliente correspondem a uma pequena fatia, visto que os financiamentos propriamente ditos são realizados por uma instituição financeira externa.
4.3.3 Desembolsos de Caixa
Neste item, serão apresentados os desembolsos operacionais e extra-operacionais, relacionando compra de mercadoria e demais despesas administrativas.
Os desembolsos de caixa da empresa, no período em análise, são compostos por:
Compras: referente às compras de mercadorias a serem vendi-das, neste caso, compras de motocicletas.
Aluguel: pagamento de aluguel do prédio comercial, acrescido do valor de imposto (IPTU).
Remuneração de pessoal: compreende salários, pró-labore, fé-rias, 13º salário e demais benefícios.
Impostos: impostos provenientes das vendas e encargos sociais. Despesas Administrativas: compostas pelos pagamentos de energia, água, telefones, honorários de assistência contábil, materiais de escri-tório e limpeza.
Os desembolsos estão descriminados, na tabela abaixo, mês a mês referente ao ano de 2010.
Tabela 02: Desembolsos de Caixa no Período de Janeiro a Dezembro/10
Período Compras R$ Aluguel R$ Remuneração de Pessoal - R$ Impostos R$ Despesas Adminis-trativas R$ Total R$ Jan/10 60.000,00 2.300,00 6.745,00 1.045,78 1.013,11 71.103,89 Fev/10 68.000,00 2.300,00 6.745,00 1.114,31 994,91 79.154,22 Mar/10 76.200,00 2.300,00 6.745,00 988,67 1.007,10 87.240,77 Abr/10 73.700,00 2.664,00 8.612,00 1.016,78 959,83 86.952,61 Mai/10 69.700,00 2.664,00 5.345,00 1.080,00 1.068,81 79.857,81 Jun/10 74.580,00 2.664,00 8.539,00 1.189,00 1.056,25 88.028,25 Jul/10 97.500,00 2.664,00 5.400,00 1.242,00 972,15 107.778,15 Ago/10 75.000,00 2.664,00 6.745,00 948,00 969,73 86.326,73 Set/10 84.500,00 2.664,00 6.745,00 1.098,00 960,44 95.967,44 Out/10 62.200,00 2.300,00 6.745,00 980,00 968,24 73.193,24 Nov/10 70.700,00 2.300,00 8.117,50 1.050,00 988,02 83.155,52 Dez/10 89.600,00 2.300,00 8.117,50 1.090,00 1.069,91 102.177,41 Total 901.680,00 29.784,00 84.601,00 12.842,54 12.028,50 1.040.936,04 Média 75.140,00 2.482,00 7.050,08 1.070,21 1.002,38 86.744,67 % 86,62% 2,86% 8,13% 1,23% 1,16% 100% Fonte: Autora
Com base no levantamento dos desembolsos da empresa, está demonstrado que as compras de mercadorias representam o maior desembolso em relação aos demais itens, seguido dos desembolsos com remuneração de pessoal e pagamento de aluguel. Em geral, os desembolsos tiveram uma média de R$ 86 mil no período analisado. Cabe destacar que a
empresa não realiza qualquer planejamento de desembolsos de caixa.
A figura a seguir demonstra graficamente os desembolsos mensais da empresa no ano de 2010:
Figura 02: Valores dos Desembolsos no Período de Janeiro a Dezembro/2010. Fonte: Autora
O gráfico demonstrado na figura 02 possibilita visualizar os desembolsos de caixa obtidos no período e apontar as oscilações ocorridas durante o ano de 2010.
Observa-se que nos meses de julho e dezembro se obteve maior numerário de desembolsos, devido aos custos com compras de mercadorias que nestes meses foram maiores em consequência da alta nas vendas. Da mesma forma, no mês de outubro se obteve uma baixa nos desembolsos da empresa, devido à queda nas vendas que a empresa sofreu neste período.
De modo geral, observa-se que os desembolsos acompanham o fluxo das vendas no mesmo período. Este fato ocorre devido às despesas com compras de motocicletas representarem o maior desembolso da empresa.
A figura 3, denominada “Representatividade dos Desembolsos no Período de Janeiro a Dezembro/2010”, apresentado a seguir, ilustra a representatividade dos desembolsos que compõem o total das saídas da empresa.
Figura 3: Representatividade dos Desembolsos no Período de Janeiro a
Dezembro/2010.
Fonte: Autora
86,62% em relação ao total dos desembolsos, seguido da remuneração de pessoal que significa 8,13% e do pagamento de aluguel que representa 2,86% em relação aos desembolsos totais da empresa. Estes principais desembolsos juntos representam um total de 97,61% das saídas de recursos da empresa. Os demais desembolsos são referentes a pagamento de impostos 1,23% e despesas administrativas que equivalem a 1,16% dos recursos despendidos.
Apesar de os desembolsos com despesas administrativas serem a menor fatia de recursos despendidos da empresa, estes também merecem a devida atenção, para que não haja desembolso sem planejamento. Ou seja, todos os desembolsos são importantes no controle financeiro. Qualquer desembolso deve representar uma fonte de contrapartida nos resultados da empresa.
4.3.4 Análise do Mercado x Empresa
As vendas e a produção de motocicletas no país voltaram a acelerar no ano de 2010, e o setor Duas Rodas reiniciou o ciclo de crescimento visto em 2007 e encerrado no fim de 2008, com a crise financeira mundial. Segundo dados divulgados pela Abraciclo (Associação Brasileira de Motocicletas, Ciclomotores, Motonetas, Bicicletas e Similares), as vendas de motos no mercado interno, que representam as negociações entre as fabricantes e as concessionárias, cresceram 15% em 2010.
Foram vendidas 1,818 milhão de motos no ano de 2010, ante 1,579 milhão de unidades comercializadas em 2009. Levando em conta os meses, outubro registrou uma queda em relação a setembro; em novembro, as vendas recuperam o crescimento registrando alta de 9,2% em relação ao mês anterior. Dezembro registrou 119.498 unidades vendidas, número 16,9% maior que o de dezembro de 2009. No que diz respeito à produção, em 2010, a indústria também cresceu (19%) frente a 2009, foram fabricadas no ano passado 1,830 milhão de motos, contra 1,539 milhão do ano anterior.
As figuras 4 e 5 acima representam graficamente o comparativo do desempenho da empresa em estudo frente ao Mercado no período de janeiro a dezembro de 2010.
Ao confrontar o comportamento das vendas da empresa, percebe-se
Figura 4: Venda de motocicletas pela
empresa no período de jan/10 a dez/2010 Fonte: Autora
Figura 5: Venda de motocicletas pelo
mercado no período de jan/2010 a dez/2010
