Como Reduzir Custos em Operações de BackOffice
Luciano Moraes da Silva
Marketing Global Services
Agenda
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Xerox
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Xerox Global Services
Xerox Corporation 2005 Worldwide
Revenue $15.7BN Profit $978 M
Earnings $0.94 per share Cash balance $1.6 BN
R & D Innovation 6% Revenue Employees: 55,000
Xerox Innovation Group
Xerox Global Services Worldwide
Revenue: $3.3bn Employees: 15,000 Countries 160
Xerox Global Services Europe
Employees 4,000 Contracts: 1,200 Countries: 17 Xerox Office Group Xerox Production Systems Xerox Global Services Xerox Global Services
Xerox | Xerox Global Services
Xerox Global Services
Xerox Global Services
Visão
Xerox Global Services será a empresa inovadora líder na atividade de outsourcing de documentos e na transformação dos processos de negócio de seus clientes que possuem fluxo intensivo de documentos.
Proposta de Valor
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Conhecer os fluxos operacionais
baseados em documentos
DocuColor CopyCentre Office Production S o ft w a re B la c k & W h it e C o lo r iGen3 Phaser Nuvera DocuTech WorkCentre WorkCentre Pro
Xerox Copy System
49 Novos produtos só em 2005!
Xerox Corporation: O que você já esperava
Patentes, Prêmios &
Reconhecimentos
• 643 US patentes em 2005*
• Serviços ganhados JD Power & Assoc. Certificação para Outstanding de Serviço ao Cliente (2006) • DocuShare ganhou InfoWorld 2006 Tecnologia do Ano • PC World Awards Produtos Phaser
• Melhores Compras para
Business reconhecimento para WorkCentre M118, M20 & CopyCentre118 lines • IT Week Awards Phaser 4500N
• Xerox recebe Highest IT Honors da revista
Network Computing
Patentes, Prêmios &
Reconhecimentos
• 643 US patentes em 2005*
• Serviços ganhados JD Power & Assoc. Certificação para Outstanding de Serviço ao Cliente (2006) • DocuShare ganhou InfoWorld 2006 Tecnologia do Ano • PC World Awards Produtos Phaser
• Melhores Compras para
Business reconhecimento para WorkCentre M118, M20 & CopyCentre118 lines • IT Week Awards Phaser 4500N
• Xerox recebe Highest IT Honors da revista
Network Computing
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Mais de 15,000 profissionais
no mundo
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1,000 consultores,
especialistas em práticas de
trabalho, sistemas integrados e
processos de engenharia
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Operações em mais de 160
países no mundo
Resultados Altamente Mensuráveis
Expertise em Documentos Presença Global Tecnologia Avançada Metodologia Lean Six Sigma Expertise em Processos de Negócios Experiência em ClientesEntendimento das Necessidades do Cliente
O Diferencial Xerox Global Services
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Automação e Otimização de Tarefas
- Completando tarefas mais rapidamente
- Reduzindo o tempo total de processamento
- Removendo redundâncias / Melhorando eficiência
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Garantia de Qualidade
- Reduzindo erros
- Mantendo o processo controlado
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Redução do Custo Operacional
-Empregando atividades
de baixo custo
Documentos e Processos
Documentos – Custos e Processos
Redução de Custos e Otimização de Processos
Documentos representam a maior oportunidade de redução de
custos e otimização de processos
Xerox Global Services:
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Reduz Custos do Negócio
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Melhora Processos de Negócio
Assess
Design
Deliver
Nossa Abordagem
Lean Six Sigma
Xerox Global Services adotou a metodologia
Lean Six Sigma para alcançar reduções de
custos, reduzir a variabilidade do processo e
eliminar perdas em processos complexos.
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Xerox Lean Six Sigma é estabelecido utilizando
uma abordagem aprovada e reconhecida pelo
mercado:
Estado atual
Vermelho = Atividades que não agregam valor para o cliente
Estado Futuro
Create
Define
Measure
Analyze
Improve
Control
Improve
Improve
Control
Control
Define
Define
-
-
Measure
Measure
-
-
Analyze
Analyze
Pré
Pré
-
-
Assessment
Assessment
Proposta de Assessment DMAIC
Proposta de Assessment DMAIC
Relatório do Assessment DMAIC
Relatório do Assessment DMAIC
Measure
Measure
Analyze
Analyze
Define
Define
Definir a oportunidade sob perspectiva
Definir a oportunidade sob perspectiva
do cliente e do negócio.
do cliente e do negócio.
Qual é a oportunidade ?
Qual é a oportunidade ?
Entender o processo e o seu
Entender o processo e o seu
desempenho.
desempenho.
O que está acontecendo atualmente?
O que está acontecendo atualmente?
Identificar os fatores críticos com maior
Identificar os fatores críticos com maior
impacto no desempenho do processo e
impacto no desempenho do processo e
determinar a causa raiz do problema.
determinar a causa raiz do problema.
Como, quando e onde o problema
Como, quando e onde o problema
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19 Master Black Belts e Black Belts
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88 Green Belts
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928 Yellow Belts
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18 Executivos e Gerentes
treinamentos em liderança Lean Six
Sigma
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14 projetos finalizados
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28 projetos em andamento
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600 Master Black Belts e Black Belts
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2.500 Green Belts
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18.000 Yellow Belts
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Mais de 2.000 Executivos e Gerentes
treinados em liderança Lean Six
Sigma
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Mais de 1.110 projetos contribuíram
para o aumento da lucratividades da
Nossas Ofertas
Processamento centralizado de contratos de câmbio
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Sistema de captura e indexação de imagens
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Central de Digitalização + captura distribuída em 10 Sites
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22 Tipos de Documentos
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Integração ao sistema de workflow
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Através de um fluxo específico, cria uma segmentação na
análise e validação da documentação, garantindo a
conformidade total do processo. A automação do processo
de Abertura de Conta permite ainda, a captura de todos os
documentos diretamente nas agências e a formalística em
diversas centralizadoras especializadas localizadas
remotamente.
Processamento de abertura de contas correntes
Processamento de abertura de contas correntes
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Redução de custos operacionais
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Aumento da produtividade
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Acompanhamento on-line da evolução do processamento
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Fluxo eletrônico para tratamento de pendências
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Melhor qualidade no serviço prestado e relacionamento com o cliente
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Rastreabilidade dos documentos tratados, gerando rapidez na
obtenção da informação
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Melhoria e apoio nos processos do Jurídico e Auditoria
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Processamento de abertura de contas correntes
Automação de backoffice de agências
Terceirização total do processamento de documentos financeiros
Automação de backoffice de agências
Terceirização total do processamento de documentos financeiros
Redução de Custos:
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A utilização de tecnologias de ICR/OCR permitirá o tratamento automático e centralizado dos documentos, através do reconhecimento automático dos diversos tipos de documentos, e, principalmente, da leitura automatizada de valores de cheques e até mesmo do CMC7;§
Os resultados obtidos em ambiente de produção apresentam um índice de reconhecimento entre 50 e 70%, permitindo com isso uma redução proporcional de posições de digitação e operação;§
Verificação automática de assinaturas, possibilitando a conferência centralizada eliberação sistêmica por análise Biométrica em qualquer praça, em casos de saques fora da praça/agência de origem, em conformidade com o conjunto de regras de negócios
previamente definidas;
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Como todos os documentos são capturados na origem, todos podem ser transportados através de carros leves, visto que 100% deles estão logados, processados e com suas imagens armazenadas localmente (por até 05 dias) e nas centralizadoras correspondentes.Melhora da Qualidade:
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Toda a operação é monitorada de forma centralizada sendo definidos os padrões dequalidade para todos os processos. O gerente de produção pode monitorar cada fase da operação, identificando gargalos de forma on-line.
Automação de backoffice de agências
Geração de Novos Produtos:
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Disponibilização instantânea de documentos capturados para consulta, via CD, Intranet / Internet, impressão e fornecimento de documentos de movimentos anteriores de forma imediata para os clientes e outros mais que poderão ser disponibilizados a partir de requerimentos específicos.Redução de Fraudes:
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Uma vez que os documentos são tratados de forma centralizada, todas as operações registradas em logs de segurança, desmembramento dos envelopes com os documentos sendo digitados por estações distintas e a recomposição dos envelopes por uma operação sistêmica, tornam-se reduzidíssimas as possibilidades de ocorrências de fraudes.Centralização de Decisões:
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As regras de negócio operacionais poderão ser alteradas apenas na centralizadora, uma vez que o processo nas agências consiste basicamente na captura dos documentos e na autenticação destes.Automação de backoffice de agências
Outros Recursos
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Captura e processamento de imagens de todos os tipos de documentos, principalmente de documentos A4;§
Auditoria completa sobre todas as transações efetuadas no processamento dos documentos,permitindo identificar e analisar através log, possíveis tentativas de fraude, deficiências técnicas e operacionais, dos processos;
