Face à crescente importância e complexidade dos assuntos relativos à divulgação de informação sobre o Governo Societário, o Grupo PT apresenta em anexo a este relatório, mas como sua parte integrante, o Relatório sobre o Governo da Sociedade, o qual explica de forma desenvolvida as matérias associadas a esta questão, cumprindo integralmente o regulamento da Comissão do Mercado de Valores Mobiliários (CMVM) n.º 7/2001.
A estrutura de Governo da Sociedade especifica a distribuição de direitos e responsabilidades entre a Administração, a Gestão Operacional, os Accionistas e os restantes Stakeholders. Uma das prioridades do Grupo PT é a definição clara e transparente destas regras, bem como a sua optimização e melhoria, uma vez que as mesmas permitem aumentar e manter a confiança dos investidores e o desempenho financeiro a longo prazo.
Estrutura organizativa do Grupo
O Grupo PT encontra-se organizado em cinco unidades organizacionais: Negócio Fixo em Portugal, Negócio Móvel em Portugal, Negócios Multimédia, Negócios Internacionais (que incluem a Vivo, a joint venture com a Telefónica Móviles para negócios móveis no Brasil) e finalmente as Empresas Instrumentais. As Unidades de Negócio são coordenadas pela holding do Grupo, liderada pela sua Comissão Executiva, com o apoio do centro corporativo. O reporte das empresas participadas é funcional e não hierárquico, sendo possível desta forma assegurar uma articulação efectiva.
Portugal Telecom
Negócio Fixo Negócio Móvel Negócios Negócios Empresas
Portugal Portugal Multimédia Internacionais Instrumentais
As Empresas Instrumentais estão orientadas para os processos transversais do Grupo, sendo por isso Empresas do Grupo e que trabalham para o Grupo.
A Portugal Telecom, enquanto holding do Grupo PT, é responsável pela definição de políticas e pela normalização e harmonização de processos que permitam garantir as orientações estratégicas definidas pelo Conselho de Administração.
Assim, cada área de negócio funciona segundo princípios de autonomia de gestão, orientados por uma política comum sob a coordenação de um Sistema de Planeamento e Controlo de Gestão Corporativo.
O Centro Corporativo está orientado para a coordenação dos diversos negócios, reportando à Comissão Executiva da Portugal Telecom, e sendo composto pelas seguintes Direcções, apresentadas por ordem de reporte:
Governo
da
Sociedade
Miguel Horta e Costa | CEO
Direcção de Regulação e Concorrência
Direcção de Comunicação
Direcção de Auditoria Interna
Direcção de Relações Institucionais
Direcção de Análise de Qualidade e Satisfação do Cliente
Direcção de Segurança
Zeinal Bava | Administrador Executivo
Direcção de Reporte e Consolidação
Direcção de Finanças
Direcção de Relação com Investidores
Carlos Vasconcellos Cruz | Administrador Executivo
Direcção de Activos Humanos
Direcção de Gestão de Formação e do Conhecimento
Paulo Fernandes | Administrador Executivo
Direcção de Planeamento
Direcção de Controlo de Gestão
Direcção de Desenvolvimento de Negócios
Luís Sousa de Macedo | Secretário-Geral
Direcção Jurídica
As competências presentes no Centro Corporativo pretendem representar as necessidades funcionais do Grupo PT e das suas empresas participadas.
Comissões do Conselho de Administração
De modo a desempenhar mais eficazmente as suas funções, o Conselho de Administração constituiu diversas comissões responsáveis pelo desempenho de determinadas funções específicas do Conselho de Administração, sendo de destacar a Comissão de Estratégia e a Comissão de Auditoria.
A Comissão de Estratégia tem como principais funções: (1) debater, analisar e apresentar recomendações sobre o Plano Estratégico do Grupo; (2) pronunciar-se sobre o impacto e a eficácia do Plano Estratégico e das grandes decisões estratégicas tomadas, propondo eventuais ajustes; (3) estudar e preparar, com vista a futuro debate em reunião de Conselho de Administração, matérias sugeridas pelo Presidente do Conselho de Administração e/ou Presidente da Comissão Executiva, relativas a questões estratégicas que surjam ao longo do ano.
Sistema de Controlo Interno
De modo a dar resposta às exigências regulatórias a que se encontra sujeita, quer em termos nacionais quer internacionais, a PT está a implementar um projecto de Controlo Interno que visa essencialmente garantir a conformidade com os objectivos, políticas e procedimentos estabelecidos, garantir a fiabilidade da informação financeira, garantir a eficácia e a eficiência das operações e minimizar a ocorrência de fraude. Este projecto, alinhado com as melhores práticas internacionais e alinhado com os requisitos da lei Sarbanes-Oxley Act, tem vindo a ser implementado nas principais empresas participadas, estando prevista a sua implementação em todas as empresas do Grupo PT. O programa prevê não só a implementação de procedimentos de Controlo Interno como também a sua revisão, verificação e melhoria contínua. Trimestralmente, são avaliados os procedimentos e controlos de divulgação de informação (Disclosure Controls and Procedures) no que respeita à sua adequação, eficiência e operacionalidade. Em 2003, o Grupo PT implementou um modelo de certificações em cascata. O modelo tem como objectivo garantir uma responsabilização dos principais intervenientes no processo de Reporting Financeiro e assenta em Certificações Anuais, Management Questionnaires e Declarações de Responsabilidade, preparadas com base em templates corporativos e com periodicidades anuais, mensais e trimestrais, respectivamente. As referidas certificações visam responsabilizar os principais participantes no processo de divulgação de informação, incluindo CEOs e CFOs das empresas participadas, de que toda a informação financeira e não financeira relevante foi reportada ao Centro Corporativo e que a mesma está correcta. Gestão de riscos
A gestão de riscos é assegurada pelas diversas unidades do Centro Corporativo, unidades de negócio e unidades de serviço, as quais com base numa identificação e prioritização prévia dos riscos críticos, desenvolvem estratégias de gestão de risco com vista a implementar os controlos adequados e que garantem a redução do risco para um nível aceitável.
As estratégias de gestão de riscos adoptadas visam garantir que:
Os sistemas e procedimentos de controlo e as políticas instituídas permitem responder às expectativas dos órgãos de gestão, accionistas e público em geral.
Os sistemas e procedimentos de controlo e as políticas instituídas estão de acordo
com todas as leis e regulamentos aplicáveis.
A informação financeira e operacional é completa, fiável e segura e reportada periódica e atempadamente.
Os recursos do Grupo PT são usados de forma eficiente e racional.
O valor accionista é maximizado.
A gestão operacional tomou as medidas necessárias para corrigir aspectos reportados
anteriormente. Política de dividendos
A proposta de distribuição de dividendos é da exclusiva responsabilidade do Conselho de Administração da PT, subordinada à observância da legislação portuguesa e aos estatutos da sociedade. De acordo com os Estatutos, pelo menos 40% dos resultados distribuíveis da PT* deverão ser distribuídos aos accionistas sobre a forma de dividendos, sem prejuízo de a Assembleia Geral, por maioria qualificada de dois terços dos votos expressos, poder deliberar no sentido da redução dos dividendos ou mesmo da sua não distribuição. A maioria dos votos respeitantes às acções de categoria A poderão vetar a distribuição de dividendos que excedam 40% dos resultados distribuíveis. Relação com investidores
Em Março de 1995 foi criada a Direcção de Relação com Investidores, com o objectivo de assegurar o adequado relacionamento com os accionistas, investidores e analistas, e com os mercados financeiros em geral, em particular no que se refere ao relacionamento com as Bolsas de Valores onde as acções da PT estão cotadas e respectivas entidades reguladoras: a CMVM e a SEC. O representante da PT para as Relações com o Mercado é o Director de Relação com Investidores Nuno Prego. Exercício de direito de voto e representação de accionistas
Os accionistas com direito a voto poderão exercê-lo em Assembleia Geral, presencialmente ou por correspondência, sendo que a cada 500 euros de capital, isto é, a cada 500 acções, corresponde um voto, não existindo qualquer limitação ao voto por correspondência.
Regras societárias
A PT tem um Código de Ética aprovado em 18 de Dezembro de 2001 pelo Conselho de Administração e aplicável a todas as empresas do Grupo.
De acordo com o artigo 13.º dos Estatutos da Sociedade, não serão contados os votos emitidos por um accionista titular de acções ordinárias, por si ou através de representante, em nome próprio ou como representante de outro accionista, que excedam 10% da totalidade do capital. Por outro lado, para além das acções ordinárias, o capital social da PT está também representado por 500 acções de categoria A, as quais são detidas pelo Estado e conferem direitos especiais, resultantes do estabelecido no artigo 14.º, n.º 2, e no artigo 19.º, n.º 2, dos Estatutos da Empresa.
Órgão de Administração
O Conselho de Administração do Grupo PT eleito em Assembleia Geral de 4 de Abril de 2003, é composto por vinte e três Administradores na sua maioria independentes, de acordo com os critérios estabelecidos pela CMVM.
Atendendo ao necessário enquadramento do Governo Societário para empresas com títulos cotados, o Grupo PT tem assumido um modelo de gestão assente numa clara separação de poderes entre Conselho de Administração e Comissão Executiva. Esta separação de poderes visa três objectivos: eficácia, simplicidade e transparência, de modo a tornar a Comissão Executiva da PT mais operacional. Neste quadro, as funções de supervisão e controlo e as tarefas de gestão corrente estão separadas, existindo
Governo
da
Sociedade
um reflexo directo nos órgãos de gestão do Grupo, sendo o Conselho de Administração responsável pelo acompanhamento de questões de natureza estratégica e regulatória, bem como pela análise do desempenho dos órgãos de gestão da PT.
De acordo com os Estatutos da PT, a gestão corrente da empresa cabe a uma Comissão Executiva, composta por cinco ou sete Administradores. É necessária a maioria dos votos dos membros da Comissão Executiva para a aprovação das suas decisões, possuindo todos os membros iguais direitos de voto, e cabendo ao Presidente voto de qualidade, em caso de empate. A Comissão Executiva reúne semanalmente e tem a seguinte composição e respectivas atribuições:
Miguel Horta e Costa
Presidente da Comissão Executiva
Zeinal Bava
Administrador Executivo
Carlos Vasconcellos Cruz
Administrador Executivo
Iriarte Esteves
Administrador Executivo
Paulo Fernandes
Administrador Executivo
Luís Sousa de Macedo
Secretário-Geral Funções Executivas Funções Corporativas Secretaria-Geral Estratégia Auditoria Interna Regulação e Concorrência Relações Internacionais
Comunicação, Imagem, Patrocínios e Marca do Grupo PT
Responsabilidade Social
Segurança
Análise de Qualidade e Satisfação do Cliente
Secretaria-Geral
Assessoria Jurídica
Imobiliário e Planeamento de Espaços Conselho Corporativo de Comunicação Relação com o Mercado Financeiro
e de Capitais Contabilidade, Consolidação e Reporting Financeiro Tesouraria Corporate Finance Activos Humanos Formação
Desenvolvimento de Tecnologia e Redes
Inovação
Planeamento e Controlo de Gestão
Sistemas de Informação Desenvolvimento de Negócios Imobiliário Compras PT Comunicações Lusomundo Media Fundação Portugal Telecom
