Sobre o Autor
Roberto Gil Espinha com mais de 15 anos de experiência em projetos com especial ênfase em Fi- nanças e TI, vários destes como executivo da Datasul, atual Totvs. Atualmente é sócio Diretor da Euax, e lidera a equipe que desenvolve e comercializa o Artia, uma ferramenta inovadora voltada para a Gestão de Projetos. Também atua como consultor em empresas na estruturação de seus pro- cessos e metodologias de gestão de projetos, infra de TI e na adoção de boas práticas de engenharia de software. Bacharel em Administração de Empresas, com especializações em Gestão Empresarial pela FGV-RJ e em Engenharia de Software pela PUC-PR. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIM e CSM, CSP pela Scrum Alliance.
Espinha, como é mais conhecido, tem praticado com determinação a organização do trabalho em equipe para poder ir para casa mais cedo curtir a família, e às vezes praticar mergulho.
Você pode saber mais sobre o Espinha aqui:
http://br.linkedin.com/in/robertoespinha
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Índice
Sobre o Autor �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������2 Introdução ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������4
1. Você fica vermelho quando questionado sobre o andamento dos projetos. ������������������������������� 5 2. Para planejar um novo trabalho e se comprometer com prazos você precisa falar com metade da empresa ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 6 3. Sua rotina é apagar incêndios e você não consegue focar no que é realmente importante.������� 7 4. Para saber da produtividade e eficiência de seu pessoal você precisa fazer magia. ������������������� 8 5. Para identificar o projeto mais rentável você dedica horas e mais horas debruçado em planilhas ���� 9 6. Você nunca tem as informações precisas e na hora certa para comunicar o status das atividades para o cliente. ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 10 7. Nitidamente, de um projeto para o outro, as causas dos problemas teimam em se repetir. ���� 11 8. As entregas e projetos parecem ser infinitos: você gasta muita energia para encerrá-los. ������� 12
Conclusão ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������13 O Artia ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������14
Introdução
À partir do momento que uma empresa passa a ter sob sua responsabilidade a geração de diversos produtos ou serviços e o atendimento a uma carteira expressiva de clientes, surge a necessidade de que ela passe a trabalhar com a organização do trabalho das equipes muito bem estruturada.
Isto porque através da organização das atividades, você pode alocar um esforço temporário para gerar resultado específico, delimitando início, meio e fim, com a alocação adequada dos recursos necessários e com metas muito bem definidas.
Assim é mais fácil gerir o conhecimento, as lições aprendidas e melhores práticas, a utilização ade- quada da mão de obra da empresa, e como consequência fidelizar o cliente através de qualidade e pontualidade.
Se no dia a dia de sua empresa, você se depara com falta de visibilidade do andamento dos pro- jetos, não consegue mais lembrar a data de conclusão das atividades ou saber a quantidade de trabalho realizado, fique atento!
Acompanhar o que já começou, o quanto andou e o que falta fazer é penoso, e exige que você junte informações de muitas planilhas e relatórios. É difícil saber se os projetos têm rentabilidade ou não. Seu time acaba repetindo os mesmo erros e até a comunicação com o cliente fica falha, porque faltam informações concretas e precisas para lhe apresentar. Está complicado?
Este ebook apresenta oito sinais claríssimos de que é chegada a hora de sua empresa dar um passo importantíssimo na direção da excelência operacional e da rentabilidade de seus projetos. Você vai descobrir que a solução para este problema é mais simples e rápida do que você imagina!
Organizar o trabalho de sua equipe utilizando a solução adequada trará facilidades e resultados dos quais uma empresa de sucesso não pode abrir mão!
Vamos a eles!
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1. Você fica vermelho quando questionado sobre o an- damento dos projetos.
Perguntas sobre o andamento das atividades deixam você desconfortável. Você não en- contra informações estruturadas para respondê-las.
Isso mesmo, tudo aquilo que você e seu time tentam organizar e controlar através de planilhas, lembretes, correios eletrônicos, entre outros mecanismos, fazem você levar bastante tempo para ter respostas.
E em momentos como este, quando muitas vezes tem alguém na sua mesa esperando uma posição, você percebe que uma solução de gestão apropriada, com informações integradas e atualizadas com a frequência ideal, poderia lhe dar as respostas e tornar sua gestão muito mais eficiente.
2. Para planejar um novo trabalho e se comprometer com prazos você precisa falar com metade da empresa.
Você não tem uma solução para um bom planejamento, que permita avaliar a alocação dos componentes de seu time. As estimativas não são confiáveis e você não consegue fazer uma organização precisa das tarefas.
Para saber a situação de cada tarefa é necessário um esforço enorme. Você precisa falar com cada membro do time, e confiar cegamente no que lhe disserem. Identificar se al- guém está sobrecarregado ou com folga é quase impossível.
Com o aumento da quantidade de projetos e entregas não dá mais pra puxar da memória todas estas informações. Conhecer todas as experiências, saber todos os projetos e ativ- idades de cada colaborador, de cabeça, nem pensar.
É necessário então contar com uma solução que permita o planejamento dos seus pro- jetos com todas as suas características e considerando a capacidade ideal de seu time.
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3. Sua rotina é apagar incêndios e você não consegue focar no que é realmente importante.
Seu dia a dia é pautado em resolver problemas. Seu foco é no urgente e não no impor- tante!
Você não dispõe de mecanismos para visualizar a carga de trabalho do time e verifi- car as datas de encerramento previstas para os trabalhos já em andamento. Para saber quais as pessoas mais adequadas para um novo projeto e quem seria mais produtivo, se está alocado no período ou não, é complicado. Passar um status sobre o andamento do projeto, é trabalho árduo.
Desta forma, não há como aplicar seu tempo em ações pró-ativas, buscar novas ferra- mentas para melhorar a qualidade do trabalho, avaliar a capacitação de seu time, fazer coaching ou reuniões de feed-back com suas peças chave. Enfim, dedicar mais atenção a atividades importantes que promovem mudanças e mantém os times mais produti- vos e motivados.
4. Para saber da produtividade e eficiência de seu pes- soal você precisa fazer magia.
Como fazer melhor uso da capacidade do time? Como identificar os pontos mais fortes de cada um, quem é mais produtivo ou quem gera menos retrabalho?
Quando você percebe, seu time está super alocado, ou tem projetos com prazo estoura- dos ou a estourar. Conhecer a assertividade de prazos de cada um, ou a eficiência na estimativa, é muito custoso.
Para remunerar um colaborador, você não consegue se basear no desempenho dele em relação a realização de sua tarefas.
Apesar de tanto esforço, você segue convivendo com críticas sobre a qualidade e cum- primento de prazos! Não há como manter um time motivado sem uma forma de acom- panhar e individualizar os indicadores de desempenho. Uma solução automatizada e colaborativa para organização das atividades, pode ajudar com relatórios e gráficos da produtividade do time, com base em informações de apontamento de horas, por exem- plo.
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5. Para identificar o projeto mais rentável você dedica horas e mais horas debruçado em planilhas.
Você sabe que todas as atividades planejadas para seu time tem uma previsão de es- forço e que a soma delas gera o custo de seu projeto. Sabe também que a margem de cada um destes projetos colabora diretamente para o resultado de sua empresa.
Mesmo assim, você não consegue saber como seus projetos têm se comportado em relação aos custos e sua rentabilidade.
O controle da alocação é complexo, identificar o realizado e atingir o máximo da produ- tividade de seu time é quase impossível!
É importante que você possa contar uma solução que, sem gastar horas valiosas, juntan- do planilhas e fazendo cálculos, tentando identificar o esforço realizado, inclusive o ex- tra, lhe faça chegar aos resultados de seus projetos, apontado a rentabilidade e o de- sempenho deles.
6. Você nunca tem as informações precisas e na hora cer- ta para comunicar o status das atividades para o cliente.
Se você fica vermelho ao responder perguntas sobre o projeto, quando chega a hora de prestar contas ao cliente então, seu coração dispara!
O acompanhamento do status das atividades pelo cliente é um diferencial na prestação de seus serviços, e passam segurança e profissionalismo.
Com uma organização pouco eficiente, falta de acompanhamento efetivo do trabalho realizado, do cumprimento dos prazos, das ações corretivas ou preventivas, é muito complicado chegar a um status confiável e claro para repassar ao cliente, sem compro- meter a integridade das informações.
Somente com uma solução que permita o registro de informações importantes, que es- teja disponível para receber os dados de forma fácil e em tempo real, você poderá man- ter o cliente bem informado sobre o status de seus projetos.
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7. Nitidamente, de um projeto para o outro, as causas dos problemas teimam em se repetir.
Colaboração e lições aprendidas são fatores de sucesso na implementação de projetos em sua empresa. Com elas é possível aprender com falhas já conhecidas e promover melhorias, aumentando a qualidade e produtividade de suas atividades.
No entanto, sem um repositório adequado, de fácil acesso, à disposição para que os par- ticipantes dos projetos possam colaborar com suas experiências e buscar informações sobre histórico dos projetos já realizados, este cenário mais parece um sonho distante.
Sendo assim, os projetos mudam, mas os problemas voltam a ocorrer, e tempo, esforço e custo voltam a ser dispendidos para tratar do que já é conhecido e poderia facilmente ser mitigado ou resolvido.
8. As entregas e projetos parecem ser infinitos: você gasta muita energia para encerrá-los.
É difícil saber se todas as atividades foram finalizadas e as pendências resolvidas. Não há como identificar se todo o trabalho previsto foi feito. Saber se todos os documentos e materiais necessários foram gerados, então nem se fala!
Você precisa de um esforço enorme, buscando emails, relembrando telefonemas, vas- culhando atas de reunião para conseguir encerrar seus projetos.
É difícil também medir o desempenho do time em relação ao esforço previsto e o realiza- do e se os prazos foram cumpridos.
Desta forma, não é possível saber se seus projetos têm tido sucesso ou se têm fracassa- do em relação aos principais indicadores de desempenho aplicáveis.
Com uma solução que ofereça o acompanhamento efetivo do andamento das ativ- idades, o encerramento de um projeto acontece de forma natural, como uma conse- qüência do que foi realizado até aquele momento, sem necessidade de correr atrás de informações perdidas.
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Conclusão
Se você se identificou com a maior parte dos sinais aqui apresentados, não se preocupe, você não é o único. Exatamente por isso preparamos este ebook. Acreditamos que este material tenha ajudado sua empresa e você a dar um passo importante na direção da excelência operacional e da rentabili- dade de seus projetos!
Chega de sofrimento na gestão de seus projetos. Existem soluções tecnológicas especializadas em organização do trabalho, com recursos e facilidades que incentivarão a cultura colaborativa do time, trarão mais eficiência na gestão e execução das tarefas e muita credibilidade junto ao seu cliente.
Claro que organizar o trabalho de sua equipe utilizando a solução adequada torna essa evolução muito mais fácil e com resultados mais perceptíveis!
Ah, um detalhe bem importante: a motivação do time é fator chave para garantir o sucesso da orga- nização do trabalho em equipe, e também nesse ponto, como você viu, a tecnologia pode ajudar.
E vamos ser honestos, você percebeu como uma solução para a organização do trabalho em equipe é fácil e prática?
Estamos a disposição para passar mais informações e contribuir com a sua busca neste desafio. Con- tate-nos através do email roberto.espinha@artia.com Se você gostou do material, seja colaborativo e compartilhe:
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O Artia
Ajudamos você a aumentar a visibilidade do trabalho que está sendo realizado por sua equipe.
Através da solução Artia vamos ajudá-lo a criar maior sinergia e comprometimento de seus profis- sionais. Aumento da colaboração da equipe facilitando a comunicação e o controle dos projetos, atividades e tarefas em andamento são benefícios que oferecemos aos gestores e líderes das empre- sas a partir da solução Artia.
Somamos estes benefícios em clientes por todas as regiões do país em segmentos como Marketing e Publicidade, TI, Desenvolvimento de Software, Engenharia, Indústria, P&D, Consultorias e Profissionais liberais.
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