Visão Geral
Financeiro - Contas a Receber
Sumário
Sumário ... 2
1. Introdução – Visão Geral do Contas a Receber ... 3
1.1 Objetivos Instrucionais ... 3
1.2 Conceito de Contas a Receber ... 3
1.3 Macro Fluxo do Contas a Receber ... 3
1.4 Principais Cadastros ... 5
1.5 Cadastro de Clientes – Conceitual ... 7
1.6 Principais Campos ... 7
1.7 Processo de Contas a Receber ... 9
1.8 Processo de Integrações ... 10
1.9 Processo de Baixa a Receber ... 10
1.10 Processo de Movimentações Bancárias ... 11
1.11 Processo de Controle de Cheques ... 11
1.12 Conclusão ... 11
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1. Introdução – Visão Geral do Contas a Receber
Olá!
Seja bem-vindo ao treinamento Visão Geral do Contas a Receber do ambiente Financeiro.
1.1 Objetivos Instrucionais
Ao término deste treinamento você terá conhecido um pouco mais sobre:
• Conceito do Contas a Receber.
• Macro Fluxo do Contas a Receber.
• Principais Cadastros.
• Principais Processos.
1.2 Conceito de Contas a Receber
O ambiente de Contas a Receber proporciona um controle das atividades da área de cobrança:
• Controle da carteira a receber no geral.
• Controle da conta corrente dos clientes, emissão de faturas/duplicatas e envio de cobranças.
• Análise para controle do grau de eficiência da cobrança.
• Análise para controle do grau de eficiência financeira nos recebimentos pela organização.
1.3 Macro Fluxo do Contas a Receber
Em Contas a Receber temos os seguintes processos:
Inclusão: é o processo de entrada de documentos financeiros que representem valores a serem recebidos pela organização.
Normalmente são notas fiscais faturadas que representam crédito para os clientes na venda de um produto ou serviço.
Manutenção: é o processo que auxilia a manter a carteira de documentos a receber de acordo com a realidade, caso seja necessário corrigir algum documento financeiro a receber ou excluir do sistema alguma cobrança indevida, a manutenção auxilia o administrador nesse gerenciamento, quando necessário.
Baixas: é o processo de baixa de documentos a receber, ou seja, é o registro da movimentação em uma organização. Quando um cliente efetua o pagamento de uma cobrança e esta ação movimenta valores para uma conta bancária ou para o caixa da empresa, este processo movimenta o fluxo de caixa da organização, dessa forma, registra-se uma baixa a receber representando este processo.
Compensação: é o processo de confronto de créditos que um cliente possui com débitos existentes deste mesmo cliente. Vamos imaginar que a organização é uma empresa de produtos de insumos de escritório, e um cliente solicitou papel sulfite para a sua empresa, quando a mercadoria foi entregue, percebeu-se que o cliente realmente necessitava de um papel sulfite tamanho A4, que não era o que foi entregue a ele. O cliente efetuará a devolução deste produto, gerando um crédito na organização que vendeu a mercadoria. Quando este cliente efetuar uma nova compra, esta cobrança poderá ter valores abatidos do total com o crédito criado anteriormente com a devolução de mercadorias ocorridas.
Nestes processos mais importantes, existem algumas entidades no sistema, com informações que apoiam esses processos básicos. Essas entidades são:
Cliente: o cadastro do cliente é a entidade que determina os processos de recebimento de uma organização. É a partir de sua solicitação são gerados os documentos a receber que representam valores a serem recebidos pela organização, apoiando os processos que ocorrem quando algum produto ou serviço é solicitado. Se não houvesse um cadastro de cliente, não seria possível saber para quem deveríamos cobrar uma dívida e até mesmo onde deveríamos entregar um produto ou prestar um serviço solicitado. Assim, o cadastro de clientes é uma das ferramentas mais importantes que uma organização pode ter para aumentar a sua produtividade e lucratividade.
Bancos: o cadastro de bancos é uma das entidades mais importantes do sistema. É a partir dele que conseguimos efetuar as movimentações de entrada e saída de valores pela organização. Se não fosse por essas informações, não seria possível enviar aos clientes as cobranças com os dados bancários.
Moedas: este cadastro é utilizado para informar taxas de variação cambial quando uma organização trabalha com mais de uma moeda. Podemos ter uma organização que trabalha com processos em que o valor monetário é real, mas há transações que são efetuadas e o valor monetário é em dólar, sendo assim, é necessário converter os valores de reais para o dólar e vice-versa para que o processo reflita o real valor movimentado.
Cheques: a emissão de um cheque é uma ordem de pagamento à vista expedida contra um banco sobre fundos depositados na conta do emitente para pagamento ao beneficiário do cheque. Ou seja, é a ordem de pagamento que será expedida contra o saldo bancário do titular do cheque.
Naturezas: a natureza financeira é a forma de classificar e agrupar as movimentações financeiras no sistema. São apenas valores sendo recebidos e pagos, porém, não se sabe a razão ou origem dessas movimentações, nesse sentido é que a natureza financeira atua dizendo o motivo e a origem de um movimento.
Exemplo: O pagamento de uma despesa de energia elétrica terá o movimento no fluxo de caixa classificado como Consumo de Energia Elétrica.
Títulos Financeiros: os títulos financeiros são documentos que representam o valor empenhado em algum pagamento ou um valor de crédito. Exemplo: O provisionamento do pagamento de um serviço de segurança por um fornecedor e um crédito para um cliente pela aquisição de produtos produzidos pela organização.
5 Movimentos Bancários: os movimentos bancários são as representações de circulação de valores monetários, vinculados a uma origem, que pode ser pessoa física ou jurídica, utilizando uma organização bancária que intermedeia os relacionamentos necessários para as movimentações de valores da origem até o destino.
Exemplo: Pagamento de um serviço a um fornecedor por meio do pagamento de boleto bancário.
Títulos de Impostos: os títulos financeiros de impostos são documentos que representam o valor empenhado em alguma obrigação com alguma entidade governamental. Geralmente são gerados a partir de outros processos financeiros passíveis de retenção de impostos.Exemplo: O pagamento de uma conta de energia elétrica é passível do recolhimento do imposto do ISS – Imposto sobre o Serviço Prestado.
E além das entidades, temos alguns processos de apoio que completam o ciclo de processos do ambiente do Contas a Receber, que são:
Transferências: As transferências podem ser utilizadas para manipular documentos financeiros entre carteiras.
Exemplo: Existe a carteira Normal do Contas a Receber que possui um título a receber de um cliente. Neste processo, a este cliente, foi concedido um desconto, assim na rotina de transferência, podemos transferir um título da carteira a receber Normal para a carteira a receber Descontada.
Comunicação Bancária: utilizada quando existir o processo de movimentações bancárias automatizadas com alguma organização bancária. Exemplo: Utilizar o serviço do banco de processamento de movimentações bancárias via CNAB.
Controle de Cheques: é o processo de apoio para gerenciamento de cheques recebidos pela organização, assim como o controle de origem e destinação de cada cheque.
Controle de Impostos: o processo de controle de impostos visa gerenciar o crédito de impostos na carteira de títulos a receber, sendo que a obrigação com as organizações governamentais nos processos comerciais passíveis de retenção de impostos é dos clientes.
Quando o cliente efetua algum pagamento para organização, e este processo é passível de retenção de imposto serão gerados títulos de créditos do tipo abatimento no sistema, destacando o valor de impostos que será recolhido pelo cliente e deduzido do valor a ser pago pelo cliente.
1.4 Principais Cadastros
Falaremos mais sobre os principais cadastros que apoiam grande parte dos principais processos do ambiente Financeiro, como foco no Contas a Receber e que são necessários para o funcionamento básico do sistema.
Moedas: este cadastro tem o objetivo de registrar a taxa cambial em outras moedas que serão usadas para conversão de valores no sistema. Ou seja, tem o propósito de registrar a taxa cambial de moedas monetárias utilizadas no sistema, além da moeda principal ou moeda forte. É muito utilizado para organizações que trabalham com diversas cotações como Dólar, Peso, Libra etc. Além de índices financeiros com o IGP, IGPM etc.
Tipos de Títulos: este cadastro permite classificar os tipos de títulos existentes, sendo possível realizar alterações, descrições, identificar se os títulos referem-se aos abatimentos concedidos ou obtidos e definir se irão somar ou abater valores das contas correntes de clientes ou fornecedores.
Condições de Pagamento: cadastro de Condições de Pagamento que atende aos principais pontos no processo e negociação de uma determinada venda ou pagamento. Nela são informadas quando e como o pagamento dos títulos de uma venda será realizado, especificando as datas de vencimento, número e valores das parcelas.
Tipos de Entrada e Saída: cadastro de Tipos de Entrada e Saída inclui automaticamente títulos a carteira a pagar, que são compras e entradas, e a carteira a receber que são vendas e saídas, no ambiente Financeiro.
Naturezas: o cadastro de Natureza tem o objetivo de classificar os movimentos do ambiente Financeiro, auxiliando as análises gerenciais do sistema. Ou seja, possibilita o controle das finanças da empresa, sem a colaboração direta ou dependência da contabilidade na geração automática de títulos. Por meio da natureza de operação financeira, o sistema faz a classificação dos títulos a pagar e a receber, e todos os seus processos, conforme a operação. O cadastro de naturezas é importante, também, na definição do cálculo da maioria dos impostos tratados pelo ambiente Financeiro.
Orçamentos: o cadastro de orçamento tem o objetivo de registrar o planejamento mensal de valores empenhados, destinado a uma determinada operação. O orçamento é feito por natureza de operação financeira e por moeda do sistema, sendo possível controlar neste nível de detalhe o planejamento financeiro das operações que serão realizadas ao longo de um período numa organização. Orçar significa fazer a previsão de um determinado evento, em função das entradas e saídas de recursos financeiros. O orçamento é utilizado para planejar financeiramente as atividades operacionais, quer sejam atividades rotineiras (como folha de pagamento, por exemplo) ou esporádicas (como projetos, participação em eventos).
Bancos: o cadastro de Bancos tem o objetivo de registrar todas as contas bancárias de propriedade da organização que serão usadas nas transações financeiras do sistema. Ou seja, este cadastro permite a inclusão de bancos, caixas e agentes cobradores com os quais uma empresa trabalha. As contas correntes devem ser cadastradas individualmente, mesmo que pertençam ao mesmo banco. O cadastro de Bancos está presente em todas as transações financeiras da Linha de Produto Microsiga Protheus e é de extrema importância para controle do fluxo de caixa, emissão de borderôs, baixas manuais e automáticas dos títulos.
Lançamentos Padronizados: o cadastro de lançamento tem o objetivo de determinar como e quais lançamentos serão feitos para o ambiente da Contabilidade Gerencial. Este cadastro é o elo entre os diversos ambientes da Linha de Produto Microsiga Protheus e o ambiente Contabilidade Gerencial. Toda a integração contábil será feita a partir dos dados e regras aqui cadastrados. As regras contábeis são fundamentais para a correta integração contábil, portanto, antes de iniciar o cadastramento é necessário definir como cada processo gerador de lançamentos contábeis deverá ser integrado. Uma vez estabelecidas as regras de contabilização, os processos serão automaticamente contabilizados sem a necessidade de intervenção do usuário.
Clientes: O cadastro do cliente é a entidade que determina o início dos processos de recebimento de uma organização.
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1.5 Cadastro de Clientes – Conceitual
É partir da solicitação do cliente que são gerados os documentos que representam valores a serem recebidos pela organização, e que apoiam os processos que ocorrem quando algum produto ou serviço é solicitado. Se não houvesse um cadastro de cliente com suas informações, não seria possível saber a quem deveríamos cobrar uma dívida e até mesmo onde deveríamos entregar um produto ou prestar um serviço. Assim, o cadastro de clientes é uma das ferramentas mais importantes que uma organização pode ter para aumentar a sua produtividade e lucratividade.
Este cadastro reúne todas as informações necessárias para o processo de venda de produtos e serviços, além da cobrança de débitos aos clientes.
Para incluir um novo cadastro de cliente acesse: Atualizações / Cadastros / Clientes.
1. Acesse a opção Incluir.
2. Preencha as informações solicitadas.
3. Clique em Confirmar.
1.6 Principais Campos
Os principais campos do cadastro do lançamento padrão são:
Aba Dados Cadastrais
Código: código que individualiza cada um dos clientes da empresa. É complementado pelo código da loja.
Loja: código identificador de cada uma das unidades (lojas) de um cliente. Permite o controle individual dos estabelecimentos no que diz respeito à transações fiscais e sumarização por cliente, sendo possível trabalhar com filiais do mesmo cliente.
Razão Social: nome ou razão social do cliente.
Nome Fantasia: é o nome pelo qual o cliente é conhecido. Auxilia nas consultas e nos relatórios do Sistema.
Endereço: Endereço do cliente.
Município: Município em que está localizado o endereço do cliente.
UF: sigla da unidade da federação em que está localizado o cliente, Estado.
Tipo: Define o tipo da pessoa do cliente, influenciando diretamente à tributação das vendas realizadas a ele. Pode ter os seguintes valores:
F – Consumidor final.
L – Produtor rural.
R – Revendedor.
S – Solidário.
X – Exportação.
CPF/CNPJ: código do cadastro de Pessoa Física ou cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas do cliente.
Aba Administrativo/Financeiro
Natureza: Natureza financeira a ser utilizada para o fornecedor no momento da geração de títulos para o ambiente Financeiro.
Endereço de Cobrança: Endereço para onde deve ser enviada a cobrança.
Endereço de Recebimento: endereço da central de compras do cliente ou recebimento do produto/serviço.
Vendedor: vendedor responsável por atender a este cliente.
Percentual de Comissão: percentual apresentado como padrão na tela do pedido de venda para cálculo de comissão. Tem prioridade sobre o percentual informado no cadastro de Vendedor, porém não sobre o percentual informado no produto. No ambiente Financeiro, esse percentual não é considerado, o que conta é o percentual de comissão cadastrado em Vendedores.
Conta Contábil: código da conta contábil em que deve ser lançado (via lançamento padrão) nas movimentações do cliente na integração contábil, se houver.
Banco 1 ... 5: código do agente cobrador sugerido como primeira opção para a distribuição automática dos títulos do cliente, no momento da montagem de um borderô de cobrança.
Maior Saldo: valor histórico do maior saldo devedor em aberto para um determinado cliente. Esse campo tem tratamento interno do sistema, assim, não pode se editado manualmente.
Maior Compra: identifica o valor da maior compra realizada pelo cliente na empresa. Este campo tem tratamento interno do sistema, por isso é atualizado a cada nota fiscal emitida ou título financeiro incluído, portanto, não pode ser editado manualmente.
Média de Atraso: identifica a média de atrasos (em dias) de títulos quitados pelo cliente. Este campo tem tratamento interno do sistema, por isso é atualizado a cada baixa de títulos em atraso em nome do cliente, portanto, não pode ser editado manualmente.
Número de Compras: dado histórico do número de compras realizadas por um cliente na empresa. Esse campo tem tratamento interno do sistema, por isso é atualizado a cada pedido de venda emitido no nome do cliente, portanto, não pode ser editado manualmente.
Saldo de Títulos: saldo atual das duplicatas a serem recebidas para cliente. Este campo tem tratamento interno do sistema, assim, não é editado manualmente.
Números de Pagamento: dado histórico do número de pagamentos do cliente. O sistema utiliza este campo para calcular a média de atraso do cliente. Este campo tem tratamento interno do sistema, a cada pagamento efetuado soma-se um, portanto, não pode ser editado manualmente.
Títulos Protestados: número de títulos protestados para o cliente.
Maior Duplicata: dado histórico do valor da maior duplicata emitida para o cliente.
Saldo na Moeda do Cliente: saldo atual das duplicatas, a serem recebidas do cliente, convertido em moeda forte. A moeda utilizada para essa conversão deve ser definida no parâmetro <MV_MCUSTO>.
Aba Fiscais
Recolhe ISS: informa se o cliente é responsável pelo recolhimento do ISS. Caso o cliente não seja, o sistema fará a retenção do tributo.
9 Recolhe INSS: campo para tratamento de efetivação de cálculo ou não de INSS, nos títulos desse cliente.
Recolhe Pis: campo para tratamento de efetivação de cálculo, ou não, de PIS nos títulos desse cliente.
Recolhe Cofins: campo para tratamento de efetivação de cálculo, ou não, de Cofins nos títulos desse cliente.
Recolhe CSLL: campo para tratamento de efetivação de cálculo ou não de INSS nos títulos desse cliente.
Aba Vendas
Condição de Pagamento: código da condição de pagamento padrão para o cliente.
Tipo Período: informa o tipo de período para fechamento das duplicatas provisórias a serem efetivadas no sistema para os clientes periódicos.
1.7 Processo de Contas a Receber
No Contas a Receber temos os seguintes processos que também dão início aos demais. São eles:
Inclusão é o processo de entrada de documentos financeiros que representam valores a serem recebidos pela organização, sendo um dos principais processos que alimenta a carteira a receber do sistema. Normalmente são notas fiscais faturadas que representam crédito com os clientes na venda de um produto ou prestação de serviço, por exemplo.
A Substituição de Títulos Provisórios é utilizada para provisionar receitas que irão ocorrer para efeitos de orçamentos/fluxo de caixa. Na implantação do título deve ser indicado o tipo PR ou informada sua condição no campo Tipos de Títulos. É necessário efetivá-lo, para que se tornem documentos financeiros e alimente a carteira a receber do sistema.
A Solicitação de Transferência pode ser utilizada para manipular documentos financeiros entre carteiras. Exemplo: Existe a carteira Normal do contas a receber que possui um título a receber de um cliente, neste processo, foi concedido um desconto a ele.
Dessa forma, na rotina de transferência podemos transferir um título da carteira a receber Normal para a carteira a receber Descontada.
Assim, ocorre solicitação de transferências como controle de aprovação de transferência de documentos financeiros a receber. E todas as informações desses processos mencionados vai para o Contas a Receber.
1.8 Processo de Integrações
Em Integrações temos os seguintes processos que são também geradores de contas a receber via integrações com outros ambientes da Linha de Produto Microsiga Protheus:
No fluxo do ambiente Faturamento temos o pedido de venda, quando faturado gera o documento de entrada, integrando o Financeiro via configuração de TES com o Contas a Receber, e com a geração do título a receber o ambiente Financeiro integra-se com a Contabilidade Gerencial via Lançamento Padronizado gerando o lançamento contábil.
1.9 Processo de Baixa a Receber
O processo de Baixas a Receber ocorre quando um título a receber é processado mediante a um recebimento de valores.
Pode ocorrer de duas formas: Por meio da baixa a receber do Contas a Receber ou por meio do processo de Recebimentos Diversos, no qual vários documentos podem ser relacionados a um recebimento, podendo baixar várias contas a receber, gerando movimentos de baixa. Neste processo existe o Rateio de múltiplas Naturezas e Centros de Custos, que serão integrados ao ambiente Contabilidade Gerencial via Lançamento Padronizado.
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1.10 Processo de Movimentações Bancárias
Seguindo o fluxo dos processos, na Baixa a Receber são gerados os Movimentos de baixa que são os Movimentos Bancários.
Estes podem ser gerados também via Transferências de títulos, dependendo da carteira a receber de destino, e também pela Comunicação Bancária, por meio de Borderô de Recebimentos processados.
1.11 Processo de Controle de Cheques
1.12 Conclusão
Assim, você terminou o treinamento Visão Geral do Contas a Receber do ambiente Financeiro.
Neste treinamento você conheceu um pouco mais sobre:
• Conceito do Contas a Receber.
• Macro Fluxo do Contas a Receber.
• Principais Cadastros.
• Principais Processos.
