Planejamento e Gestão do Turismo

(1)

RESUMO

N

os tempos atuais, os eventos realizados nas universidades tomam caráter de importância local, nacional e internacional, na medida em que se propõem a reunir pessoas para solenizar os mais variados atos. Os eventos são mais que um momento de encontro.

Historicamente, marcam uma etapa em alguma ocasião especial, sendo um instrumento de interação humana. No meio acadêmico, diferenciam-se dos outros tipos de eventos, pois, neste espaço, promovem os debates, frutificam as novas idéias, a experimentação e a criatividade. O apoio ao planejamento e à gestão de eventos na universidade, entre- tanto, é pouco conhecido, visto que raramente existe mobi- lização entre docentes, discentes e técnicos administrativos voltados a este tema. O presente estudo objetiva proporcionar a comunidade universitária, através da construção de um Manual de Gestão de Eventos Acadêmicos, padrões seguros de metodologias para facilitar o planejamento, or- ganização e execução de eventos, sendo desenvolvido a partir de experiências vivas que a universidade proporciona no atendimento a comunidade, com o respaldo nas metodologias participativas. A pesquisa vem se desenvolvendo em quatro etapas, a partir da montagem da equipe de trabalho; do acompanhamento e da vivência na participação

Gestão de eventos na universidade:

sistematizando experiências

Planejamento e Gestão do Turismo

Msc. Maria Anita Buthod Dra. Maria do Carmo Ferreira

Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro – UNIRIO, Centro de Ciências Humanas e Sociais - CCH, Escola de Turismologia, Departamento de Turismo e Patrimônio, Av. Pasteur, 458, Sala 217, Urca,

Rio de Janeiro, RJ. CEP 22290-255 [email protected]

[email protected]

Janeiro – UNIRIO; da contribuição a formação de profissionais voltados à atuação na organização em eventos; na elaboração do manual e da avaliação. As equipes de apoio foram formadas a partir de bolsistas em projetos de exten- são e cultura, de alunos monitores e de acadêmicos volun- tários. O grupo trabalha diretamente com os dirigentes das Pró- reitorias de ensino, pesquisa e pós-graduação, extensão e cultura de forma integrada e parceira. A UNIRIO proporciona palco de experimentação, pois em seus espaços são realizados os mais diferentes tipos de eventos. A Semana de integração Acadêmica é exemplo de evento clímax dentro da UNIRIO, firmando-se como fórum de divulgação e debate sobre os resultados alcançados pelos diferentes projetos de ensino, pesquisa e extensão. Neste evento, do calendário oficial e de caráter anual, a equipe apoiou atuando no pré-evento, a partir de mapas organizacionais de orientação diária das atividades ocorridas e na composição de uma rede social. No trans-evento, houve a participação na montagem e distribuição do material, credenciamento e recepção dos convidados, informação e orientação ao públi- co, recepção aos convidados, montagem e gerência do material audiovisual e no registro fotográfico. No pós-evento realizou-se a avaliação das situações vivenciadas pela equipe e a análise e interpretação dos dados levantados através de Instrumento de Avaliação, aplicados entre 125 partici-

(2)

a cerimônia de transmissão de posse do cargo de Reitor e os eventos realizados pela Escola de Turismologia, como o II Fórum de Planejamento Turístico; o III Encontro de Grupo de Pesquisa em Turismo – EGPTUR; e a VI Semana de Turismo. Durante estes eventos a equipe atuou com diversos docentes, técnicos administrativos, monitores e bolsistas proporcionando atendimento a cerca de 3.800 participantes. Refletir sobre este fazer, fazendo junto, possibilitou encontro de novas formas e posturas para planejar, organizar e executar estes acontecimentos.

PALAVRAS CHAVE: eventos acadêmicos; formação do profissional; metodologias participativas

RESUMEN

Los eventos realizados en las universidades de tener el carácter de importancia local, nacional e internacional, en el que se proponen unir a la gente a solemnizar los actos más variados. Los eventos son más que un momento de en- cuentro. Marcan un paso en alguna ocasión especial, ser un instrumento de interacción humana. En el ámbito académi- co, se diferencian de otros tipos de eventos, ya que, en este espacio, promover las discusiones e ideas nuevas. El apoyo a la planificación y gestión de eventos en la universidad, sin embargo, es poco conocida, ya que rara vez hay flujos entre profesores, alumnos y personal administrativo dedicados a este tema. Este estudio tiene como objetivo proporcionar a la comunidad universitaria a través de la construcción de Manual de Gestión de eventos académicos, los métodos de seguridad para facilitar la planificación, organización y ejecución de eventos, se desarrollan a partir de experien- cias que la universidad ofrece el servicio de comunidad, con apoyo en metodologías participativas. La investigaci- ón se ha desarrollado en cuatro etapas, desde el montaje del equipo de trabajo y la experiencia de participación en los sucesos de la Universidad Federal del Estado de Río de Janeiro - UNIRIO, la contribución a la formación de profe- sionales se centró en la actuación de la organización eventos, la preparación y evaluación del manual. Los equipos de apoyo han formado parte de los estudiosos y los proyectos de extensión de la cultura, académicos y voluntarios monitores. El grupo trabaja directamente con los líderes de la Pro-rectorías de la enseñanza, investigación, extensión y cultura de una manera integrada. El UNIRIO proporciona la etapa de experimentación, porque los espacios se hacen

en los más diferentes tipos de eventos. La integración de la Semana Académica es un ejemplo de clímax en la UNIRIO caso, de establecerse como un foro para la difusión de los resultados obtenidos por los diversos proyectos de educaci- ón, investigación y extensión. Con el apoyo del equipo de trabajo en el pre-evento, a partir de los organigramas de las actividades de orientación durante el día y la composición de una red social. En él tras-fue la participación en el montaje y distribución de material, la acreditación y recepción de invitados, orientación al público, recepción de invitados, la gestión de registro fotográfico. En el post-evento se llevó a cabo para evaluar las situaciones vividas por el equipo y el análisis de los datos recogidos a través del Instrumento de Evaluación, aplicado en 125 participantes. Además de este evento, el equipo ha trabajado para apoyar a la ceremonia de transferencia de la titularidad del cargo de rector y eventos realizados por la Escuela de Turismologia, como el Foro Mundial sobre la Planificación del Turismo, Reunión del Grupo de Investigación en Turismo, Semana de Turismo.

Durante estos eventos, el equipo ha trabajado con varios profesores, personal administrativo y académicos que pres- tan servicio a aproximadamente 3.800 participantes. Para reflexionar sobre esto, haciendo juntos, permitió encontrar nuevas formas, actitudes para planificar, organizar y dirigir estos eventos.

PALABRAS CLAVE:

eventos académicos, la formación profesional, metodo- logías participativas

1. INTRODUÇÃO

Nos tempos atuais, os eventos realizados nas universidades tomam dimensão e caráter de importância local, regio- nal, nacional e, mesmo, internacional, na medida em que se propõem a reunir pessoas para solenizar os mais variados atos e acontecimentos. Os eventos são mais que um momento de encontro. Historicamente, marcam uma etapa em alguma ocasião especial, sendo um poderoso meio de inte- ração humana (BARBOSA, 2008).

No sentido mais amplo, evento é sinônimo de acontecimento não rotineiro. Não é fácil formular uma definição que possa ser aplicada aos variados tipos de evento que a universidade pode promover em seu seio. Para profissionais que lidam com a atividade eventos, o termo adquiriu

(3)

valor semântico próprio significando acontecimento especial, antecipadamente planejado e organizado, que reúne pessoas ligadas em interesses comuns. Eventos têm tema, local determinado, fluxo de atividades e tempo predefinido (TENAN, 2002).

Para o gerenciamento de qualquer evento, independen- te do local ou do tipo, faz-se necessários conhecimentos e habilidades adicionais e, a maior consideração ao contem- plar a utilização de instalações de uma universidade, é saber identificar corretamente o perfil de seus participantes, ou seja, o seu público-alvo.

No meio acadêmico, há uma articulação entre seus dirigentes, através das Pró - reitorias de Ensino, Pesquisa e Pós- Graduação, Extensão e Cultura com o Curso de Turismo, para viabilizar a gestão de eventos, isto é, o planejamento, a organização e a realização dos mais variados tipos de projetos de eventos.

Se, de um lado, há o desconhecimento desta gestão de eventos, por outro, continuam raras as fontes bibliográficas que se propõem a discutir as questões relacionadas aos vá- rios tipos de evento promovidos no meio acadêmico. Nesta área, ,as pesquisas limitam-se aos eventos de forma geral ou a promoção do cerimonial e protocolo, e não tratam ou discutem a questão acadêmica voltada ao arcabouço desse processo de construção e realização dos eventos.

Hoje, é muito importante verificar e reconhecer que por trás de todo tipo de evento é, muitas vezes, invisível aos olhos dos participantes o processo no qual um grupo de pessoas se encontra ao longo de certo período de tempo para escolher temas, tipos de eventos, relacionar palestrantes e conferencistas, selecionar artigos, entre outras funções e fazeres. Este processo, que se dá em várias fases, é ainda desconhecido no meio acadêmico ou, mesmo, pouco valo- rizado e muitas vezes realizado de forma não planejada sem os devidos cuidados que o processo merece. Ao buscar e dar visibilidade a todo esse andamento de construção está se desvelando os caminhos sociais, políticos e culturais e agregando valor antropológico à organização dos eventos na universidade.

Desta forma, cada evento pode ser uma experiência de sucesso e se tornar uma lembrança única para seus participantes. À equipe organizadora cabe planejar antecipadamente as estratégias e as ações e com habilidade trabalhar dentro das regras institucionais, pensando sempre no equi-

líbrio do sistema, para que possa acomodar as necessidades deste acontecimento acolhendo os participantes.

O envolvimento e a participação na realização de eventos científico, cultural, dentre outros, é uma exigência do Ministério da Educação- MEC, junto aos cursos de gradu- ação e de pós-graduação, tanto para formação do discente, quanto para os componentes curriculares do docente, contri- buindo, assim, para o enriquecimento curricular de ambos.

Também é de extrema importância colocar o acadêmico em formação prematuramente em contato com as diferentes experiências e tipos de eventos, o que vai impactar a sua formação (UNIRIO, 2006).

O presente estudo objetiva proporcionar a comunidade universitária, através da construção de um Manual de Gestão de Eventos Acadêmicos, padrões seguros de metodologias para uma abordagem da gestão de projetos na gestão de eventos, desenvolvida a partir de experiências vivas que a universidade proporciona no atendimento a comunidade, com o respaldo nas metodologias participativas (BRANDÃO, 1986; DEMO, 2000; HOLLIDAY, 2006).

A participação na gestão de projetos proporciona à equipe uma riqueza de experimentações que são debatidas em suas facilidades e dificuldades, limites e abrangência, mo- tivando a busca por soluções. Cada momento vivido pode oferecer muitas alternativas do fazer, acontecer, saber na gestão dos eventos.

As experiências são vivenciadas com base na gestão de projetos cadastrados na Pró-reitoria de Extensão e Cultura, da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro - UNIRIO, baseando-se no processo de sistematização das experiências. De acordo com autor abaixo:

“Quando se fala de sistematização estamos nos referindo a experiências práticas concretas, expe- riências vitais carregadas de uma enorme riqueza acumulada: de elementos, valores e crenças que em cada caso representam processos inéditos e ir- repetíveis”. (SIMON, 2007, 541).

Quando se adota a sistematização, vivencia-se uma ex- periência prática, podendo-se dizer que:

“A sistematização é aquela interpretação crítica de uma ou várias experiências que, a partir de seu ordenamento e reconstrução, descobre ou expli- cita a lógica do processo vivido, os fatores que intervieram no dito processo, como se relacio-

(4)

naram entre si e porque o fizeram desse modo.”

(HOLLIDAY, 2006, 24).

Nesse caso, a participação na gestão de eventos promo- vida pela UNIRIO vem permitindo uma prática de pensar participando, realizar vivenciando, executar em parcerias, cooperando para o desfecho de avaliar o vivenciado, refle- tindo sobre novas práticas. Trata-se, portanto, de uma pesquisa participante, que se caracteriza pela aceitação meto- dológica como gesto crítico de protesto, tomando a sério o desafio de um fazer diferenciado, e ainda, de um saber pensar e intervir juntos (DEMO, 1995).

O estudo vem desenvolvendo-se em quatro etapas, a partir da montagem da equipe de trabalho; do acompanhamento e da vivência na participação da gestão dos eventos da UNIRIO; da contribuição a formação de profissionais voltados à atuação na gestão de projetos; e na elaboração do manual e da avaliação, conforme descrito a seguir.

2. A FORMAÇÃO DA EQUIPE DE TRABALHO A formação da equipe de trabalho é parte importantís- sima para o sucesso do evento. A sintonia e a comunica- ção entre os componentes da equipe devem fluir conforme uma orquestra bem afinada. A universidade, como espaço de inovação e criatividade, permite que possamos treinar e experimentar modos diversos de relações na formação da equipe para o trabalho nos eventos. Como exemplifica SANTOS et al. (2008), para alcançar sua otimização na formação de uma equipe, é preciso que seus integrantes estejam dispostos e sensibilizados acerca do compromisso mútuo, em direção ao objetivo comum. A experiência deve gerar aprendizado coletivo e uma maior compreensão dos processos, procedimentos e técnicas, para um conseqüente resultado eficaz.

O trabalho da equipe na realização dos eventos incluiu desde o acompanhamento das reuniões de gestão; participa- ção na escolha dos temas geradores; auxílio à elaboração do check-list junto aos dirigentes; montagem do suporte para recepção; direcionamento e auxílio na escolha dos espaços mais adequados para as atividades; criação, elaboração e aplicação de modelos de avaliação para investigação do de- sempenho alcançado em cada ação que compõe o evento.

As equipes de apoio aos eventos foram formadas a partir dos bolsistas em projetos de cultura e extensão em andamento na universidade, de alunos monitores da Disciplina

de Turismo e Produção de Eventos e de acadêmicos volun- tários selecionados conforme o interesse no acompanhamento e participação em eventos. A equipe vem atuando muito próxima aos orientadores- coordenadores dos projetos e com os dirigentes representantes das Pró-reitorias de graduação, pesquisa e Pós-graduação, extensão e cultura, buscando integração e parcerias, sendo composta por 2 docentes , orientadores e coordenadores do projeto, e mais 4 Bolsistas de Iniciação Artística e Cultural e 8 aca- dêmicos voluntários do Curso de Turismo. Ao todo, em 2011, estiveram envolvidos com a organização de eventos 68 acadêmicos.

3. A UNIRIO COMO PALCO DE

EXPERIMENTAÇÃO EM GESTÃO DE EVENTOS:

ACOMPANHAMENTO E VIVÊNCIAS

A Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro- UNIRIO possui 5 campi distribuídos entre os bair- ros da Tijuca, com o Hospital Universitário Gaffrée e Guinle- HUGG; Centro da Cidade, com o Instituto Biomédico;

Botafogo, com o Centro de Ciências Jurídicas e Políticas e os campi do bairro da Urca, onde se encontra a administra- ção geral da universidade, com a Reitoria e as Pró-reitorias, a Escola de Nutrição e a Escola de Enfermagem Alfredo Pinto; e o campi do Centro de Letras e Artes e o Centro de Ciências Humanas e Sociais, funcionando próximo ao maior cartão postal do Brasil, no morro do Pão de Açúcar.

Possui em atividade, 792 docentes, 1.089 técnicos para o atendimento de cerca de 8.000 alunos que freqüentam as aulas presenciais, em 43 cursos (UNIRIO, 2011). É uma universidade tipicamente urbana, inserida no cotidiano da maior e mais conhecida cidade turística do Brasil, o Rio de Janeiro. Por todos estes motivos, tem vocação própria em acolher eventos das mais diversas naturezas e também im- portância como palco único e diferenciado para experimen- tação e vivências na formação dos profissionais em turismo, conforme os apoios descritos a seguir.

3.1. APOIO A SEMANA DE INTEGRAÇÃO ACADÊMICA- SIA

A Semana de Integração Acadêmica- SIA, que faz parte do calendário oficial da UNIRIO, é um evento que ocorre, anualmente, durante a segunda semana de junho, composto da Jornada de Iniciação Científica, do Encontro de

(5)

Extensão, da Semana de Ensino de Graduação e do Fórum de Assuntos Comunitários, entre outros, integrando ensino, pós-graduação e pesquisa, extensão e cultura. É exemplo de momento clímax dentro da universidade proporcionando espaço para atuação do acadêmico das diversas áreas, em especial o estudante de turismo. Neste sentido, fortalece ações conjuntas e interdisciplinares firmando-se como fó- rum de divulgação e debate sobre os resultados alcançados pelos diferentes projetos acadêmicos desenvolvidos pelos docentes, discentes e técnicos administrativos.

O evento oferece atividades para a comunidade acadê- mica de todos os cursos da universidade. As ações são realizadas nos mais variados espaços, como: nos auditórios localizados nos campi da universidade; nos teatros e espa- ços de cultura, em tendas, montadas ao ar livre, nos jardins e mesmo, nas salas de aula das escolas e institutos.

Em 2011, durante a IX Semana de Integração Acadêmica, com o tema: “Interseção de Conhecimentos: ensino, pesquisa e extensão”, a equipe atuou a partir de um mapa organizacio- nal de orientação diária das atividades, elaborado com base na programação do evento. No pré-evento, a equipe realizou 5 reuniões, junto ao grupo de trabalho das pró-reitorias; com- pôs uma rede social no curso de graduação em turismo para selecionar acadêmicos voluntários interessados; elaborou um manual de orientação para atuação da equipe nas atividades e ainda criou um instrumento de avaliação para o evento.

Durante o trans-evento, houve: a participação na montagem e distribuição do material individualizado (camiseta, programação, bloco, caneta e CD ROM com os resumos) para ser distribuído aos participantes; a atuação durante credenciamento e recepção dos convidados nos diversos espaços de realização, com a distribuição de folder com o programa; a orientação do público, informação e guiamento para as apresentações orais e na montagem dos pôsteres;

a recepção aos convidados externos e internos participantes das mesas redondas e conferências, atividades culturais, cerimônia de premiação e encerramento, montagem e co- mando do material audiovisual, eletrônico e dos livros de registros de presenças e registro fotográfico dos momentos de realização do evento.

No pós-evento, houve a realização de reunião de avaliação de todos os aspectos e situações vivenciadas pela equipe durante o evento e a análise e interpretação dos da-

dos levantados através do Instrumento de Avaliação, aplicado em todos os locais de realização das atividades.

Foram escolhidos, aleatoriamente, 125 participantes para integrar a pesquisa. Quanto ao perfil dos participantes do evento, a maioria era de estudantes da UNIRIO (89,6%), dos cursos de Nutrição (24%) e Enfermagem (24%), do sexo feminino (76%), possuindo entre 18 e 22 anos (49,6%) e participando pela primeira vez do evento (48%). Quanto ao processo de inscrição, a maioria ava- liou como boa (49,6%) e o credenciamento também como bom (40%). No que se refere às instalações utilizadas foram classificadas como boa por 52, 8% e a qualidade do material individual distribuído, como bom por 54,4% ou excelente por 19,2%. Referente ao apoio oferecido pela equipe organizadora, a maioria dos entrevistados consi- derou-a excelente (40%) e outra parte classificou-a como boa (40%). Quanto aos temas propostos no programa do evento, foram considerados, bom por 52% e excelente por 34,4% dos entrevistados.

Na avaliação, 58,4% dos entrevistados consideraram como eficiente o cumprimento do programa e 52,8% defi- niram os tópicos escolhidos como bom e 24,8% como ex- celentes. O evento foi considerado, por 73,6% dos entrevistados, como um momento importante de interação entre os participantes.

3.2. APOIO AO EVENTO DE TRANSMISSÃO DE CARGO DE REITOR

De quatro em quatro anos, em todas as universidades federais, ocorre a transmissão de cargo de reitor e a mudan- ça de gestão na universidade. Esse ato solene envolve um ritual próprio decorrendo, daí, sua pertinência e importância como ato público (UNICAMP, 2009, IFBAIANO, 2010).

Em 2011, a equipe envolveu-se com a Comunicação Social e a assessoria da Reitoria da UNIRIO no apoio à transmissão de cargo e posse do novo reitor. Para a ceri- mônia, foram realizadas reuniões de preparação e orga- nização do evento e apoio ao cerimonial. Participaram 11 acadêmicos que atuaram na organização dos espa- ços, bem como orientação, informação e guiamento ao público participante e apoio durante a realização da ce- rimônia. Foram atendidas cerca de 210 pessoas entre autoridades e convidados.

(6)

3.3. APOIO AOS EVENTOS DA ESCOLA DE TURISMO

De acordo com DIAS (2008), o planejamento é uma condição necessária, embora não suficiente para guiar a atividade turística; é de suma importância incluir a pers- pectiva da sustentabilidade da atividade em todas as suas extensões: sociocultural, econômica e ambiental. Sendo assim, o desenvolvimento se dá favorecendo a todos os se- tores da sociedade. Nesse cenário de preocupação com o planejamento da atividade turística, surge o curso de gra- duação em Turismo, da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro – UNIRIO, em 2002, como o primeiro curso de Turismo nas universidades federais. Sua proposta foi tratar o turismo como um fenômeno que deve ser estu- dado de forma multi e interdisciplinar para que possa ser compreendido e, a partir daí, planejar a atividade turística de maneira sustentável. Conseqüentemente, a importância dos eventos e encontros científicos no Curso de Turismo da UNIRIO, ganha relevância tanto para a academia quanto para o mercado na medida em que preenche esta lacuna de reflexão científica sobre os feitos na área.

Pensando nisto, foram apoiados os eventos da aula inaugural na Disciplina de Estudos da Produção Científica do Lazer e do Turismo na América Latina; o II Fórum de Planejamento Turístico; o VI Semana de Turismo e o III Encontro de Grupo de Pesquisa em Turismo – EGPTUR, conforme Tabela 1 abaixo.

4. A EXTENSÃO UNIVERSITÁRIA NA FORMAÇÃO DE ACADÊMICOS EM ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

Entendida como processo pelo qual é possível a relação transformadora entre universidade e sociedade, tem, hoje, sua importância cada vez mais reconhecida como espaço no qual se pode exercer mais democraticamente o ir e vir, onde se dá o encontro com a realidade social, com o outro, com o diferente e o diverso (FORPROEX, 2007).

Sem se distanciar do Ensino de Graduação e da Pesquisa, a contribuição das atividades extensionistas na formação do acadêmico se dá, tanto no enriquecimento da formação téc- nica quanto na melhoria da qualidade das relações interpes- soais, em especial no que tange ao respeito e ao afeto entre os pares. Também podemos afirmar que o conhecimento produzido em geral é mais contextualizado com a realidade, concretizando-se na articulação com outras formas de conhecimento (CASTRO, 2004).

As potencialidades contidas nas experiências de exten- são podem ser muito ricas, pois possuem características agregadoras e emancipadoras em seu papel na formação acadêmica e profissional.

No cotidiano da UNIRIO, é a Extensão Universitária quem trabalha a questão da comunicação e da cultura. É na Pró-reitoria de Extensão e Cultura- PROExC, onde ocorre o cadastramento dos programas, projetos, cursos e eventos a serem realizados dentro do âmbito do calendário acadêmi- co. Mais ainda, é atribuição da Extensão dar apoio à gestão destas ações no espaço acadêmico.

É através do desenvolvimento desta pesquisa, em conjunto com as atividades de extensão que o profissional de Turismo em formação pode ser colocado em xeque.

Concorda-se que “no caso da extensão, o que percebe- mos é que ela produz conhecimento a partir da experiên- cia e, assim, tem capacidade de narrar sobre o seu fazer”

(CASTRO, 2004, 14).

A Extensão Universitária é um elemento fundamental na transformação do processo ensino-aprendizagem, pois proporciona ao graduando, a oportunidade de participar, de influir nas “múltiplas realidades” de uma comunidade, observando de maneira crítica todos os aspectos que lhe in- fluenciam (FALCÃO, 2006).

(7)

5. A ELABORAÇÃO DE MANUAL DE GESTÃO DE EVENTOS ACADÊMICOS E DA AVALIAÇÃO DE EVENTOS

A prática e a vivência na gestão de eventos da UNIRIO mostra que existe uma necessidade urgente para elaborar e disponibilizar um manual de eventos.

O manual tem a finalidade de sistematizar e padronizar os eventos, definindo seus tipos e características, padroni- zando-os e buscando qualidade na sua realização.

A direção, os docentes e discentes, e os administrativos, quando envolvidos com a gestão de eventos, se veem dian- te de novos desafios, desempenhando, muitas vezes, fora de suas atividades fins, o papel de profissionais de relações pú- blicas ou empresários da área de eventos. O que torna o trabalho de gerenciamento sacrificante aos membros da equipe e dispendioso em tempo de planejamento. Nesse conjunto de carências e inabilidades não é possível ao sistema acomodar as reais necessidades dos eventos às condições de gestão.

Torna-se necessário não só o apoio técnico e cientifico através de elaboração de normas, ritos e procedimentos para balizar as ações de gestão de eventos na academia, mas uma efetiva participação junto às equipes, podendo através da vivência prática, construir novas relações. Nesse complexo entendimento, o fim é sempre a simplificação das dinâmicas e a efetivação da gestão dos eventos.

O manual é composto de três capítulos e Anexos. O Capítulo 1 trata dos tipos e características de eventos; o

Capítulo 2 refere-se às etapas e fases para a realização de eventos acadêmicos; e o Capítulo 3 reúne os modelos de documentos administrativos, planilhas e fluxogramas de encaminhamentos; e Anexos com fotos e figuras sobre os locais destinados a evento nos campi da UNIRIO.

No que se refere às avaliações, estatísticas e relató- rios são cruciais para um planejamento futuro. Para facilitar comparações, o método utilizado para fazer relatórios deve ser consistente. Bons registros fornecem as ferramentas ne- cessárias para traçar o crescimento (ou queda) e as tendên- cias para determinar as necessidades futuras.

Enfim, as avaliações de cada evento através de seus participantes são muito valiosas, fazendo-se necessário escutar o que eles têm a dizer, tanto pessoalmente, como em avalia- ções por escrito.

6. CONCLUSÃO

Hoje, a universidade não vive mais sem os eventos.

Entendendo esse contexto, o apoio gerado por uma parti- cipação mais técnico-científica da equipe do Turismo, mo- bilizou o meio acadêmico da UNIRIO fazendo a diferença.

Se, por um lado, a equipe atuou proporcionando maior se- gurança, eficiência e eficácia no gerenciamento e na gestão de eventos, por outro, gerou uma importante reflexão sobre o fazer e o saber, apontando novas formas e posturas para os atos e acontecimentos acadêmicos.

(8)

7. REFERÊNCIAS

IFBAIANO, 2010. Cerimonial do IF Baiano. Manual Básico.

Disponível em HTTP: //www.ifbaiano.edu.br/portal/wp-con- tent/.../cerimonialifbaiano.pdf acesso em 14 jun. 2012.

BRANDÃO, C. R. 1986. Pesquisa participante. São Paulo:

Brasiliense.

CASTRO, L. M. C. A universidade, a extensão universitária e a produção de conhecimentos emancipadores. In: Reunião anual da ANPED, 27, Caxambu, 2004. Anais, 2004. Disponível em:http://

www.anped.org.br/reunioes/27/inicio.htm. Acesso em: 01 jun.

2010.

FREIRE, P. Extensão ou comunicação? Rio de Janeiro, Paz e Terra, 1983.

CANTON, M. 1995. Organização de eventos. São Paulo:

CEATEL - Centro de Estudos de Administração em Turismo e Hotelaria.

CESCA, C. G. G. 1997. Organização de eventos: manual para planejamento e execução. São Paulo: Summus.

DEMO, P. 2000. Educar pela pesquisa. 4 ed. Campinas: Autores Associados (Coleção Educação Contemporânea). p.

DIAS, R. 2008. Planejamento do Turismo: Políticas e Desenvolvimento do Turismo no Brasil. São Paulo: Atlas.

FALCÃO, E.F. 2006. Vivência em Comunidades: Outra Forma de Ensino. 1. ed. João Pessoa: Editora Universitária. 156 p.

FORPROEX. 2007. Extensão Universitária: organização e siste- matização. Belo Horizonte: Coopmed.

HOLLIDAY,O.J. 2006. Para Sistematizar Experiências. Brasília:

MMA (Série Monitoramento e Avaliação, 2).

MARTIN, V. 2003. Planejamento e Organização -. Manual Prático de Eventos. São Paulo: Atlas.

RODRIGUES, S.B.P. 2008. Educação, Ciências sociais, Patrimônio e Turismo: Fazer conhecimento. Revista Itinerarium, v.1. 11-15.

SANTOS, A. F.L, PUNGEN, B., NORA, P. 2008. A gestão de equipes para a realização plena dos eventos turísticos. V Seminário de Pesquisa em Turismo do MERCOSUL – SeminTUR.

Universidade de Caxias do Sul – UCS.

SIMON, A. A. 2007. Sistematização de Processos Participativos.

Rev. Bras. Agroecologia, v.2, n.1. 540-43.

TENAM, I.P. S. 2002. Eventos. São Paulo: Aleph (Coleção ABC do Turismo) .

UNICAMP. 2006. Manual de Eventos.

UNIRIO. 2002-2011. Semana de integração academica.

UNIRIO. 2011. Relatório de Gestão do Censo da Educação Superior. Base de Dados 2011. Unirio_em_Números_ano_2011.

pdf — PDF. Acesso em 14.09.2012.

UNIRIO. 2006. Projeto Pedagógico do Curso de Turismo.

VELLOSO, D. 2001. Organização de eventos e solenidades.

Goiânia: AB Editora

ZANELLA, L. C. 2003. Manual de Organização de Eventos – Planejamento e Operacionalização. São Paulo: Ed. Atlas, 359p.

ZITTA, C. 2007. Organização de eventos: da idéia a realidade.

Brasília: Editora SENAC –DF.