COMPRAS / CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS

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COMPRAS / CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS

Quase todas as despesas das Unidades são realizadas através de compras ou contratações de serviços. Elas são classificadas de acordo com a forma de aquisição/contratação e de seu pagamento. Essas despesas devem ser precedidas de formalidades burocráticas, que variam de acordo com os procedimentos adotados, conforme abaixo:

FORMAS DE AQUISIÇÃO/CONTRATAÇÃO

A forma de aquisição/contratação diz respeito à maneira como o fornecedor será selecionado. Os procedimentos para essa escolha são regulamentados pela Lei de Licitações e Contratos (Lei 8.666/93). Existem três formas principais, explicitadas nos tópicos a seguir.

LICITAÇÃO:

Lei 8666/93, art. 3º - A licitação destina-se a garantir a observância do princípio constitucional da isonomia e a selecionar a proposta mais vantajosa para a Administração e será processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhes são correlatos.

A regra geral para compras (ou contratação de serviços) é a seleção do fornecedor mediante uma licitação, em uma das modalidades previstas na Lei 8.666/93 e Lei 10.520/02, a saber:

pregão, concorrência, tomada de preços ou convite. A escolha da modalidade depende basicamente do valor estimado para a compra, de acordo com os limites que a própria Lei estabelece.

Pregão: é a modalidade de licitação mais utilizada pelas Unidades daUSP, na qual a disputa pelo fornecimento de bens ou pela prestação de serviços comuns é feita por meio de propostas de preços escritas e lances verbais sucessivos em sessão pública.

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2 Convite: é a modalidade em que são convidados formalmente no mínimo 3 fornecedores qualificados a fornecer o objeto licitado (material ou serviço). Tipicamente, o processamento de uma licitação nessa modalidade leva de duas a três semanas, desde o encaminhamento do convite aos participantes até a homologação de seu resultado.

Concorrência e Tomada de Preços: implicam em prazos maiores, pois devem ser publicadas no Diário Oficial e em jornal de grande circulação, e necessitam de maior tempo para o seu processamento (antecedência da publicação, prazo para recursos, homologação etc.).

PROCEDIMENTOS

Fase 1: Elaboração de Requisição

Requisitante: Elabora a Requisição de Compra ou Serviço no Sistema Mercúrio, no período de 01 a 10 de cada mês e encaminha para o Autorizador – via Sistema Mercúrio.

Importante: No caso de Departamentos/Centros/Assistências: informar no campo

“complemento” a verba ser utilizada.

Fase 2: Liberação da Requisição

Autorizador: Libera a Requisição para a Seção de Compras – via Sistema Mercúrio, entre os dias 11 e 12 de cada mês.

Fase 3: Cotações/Montagem do Processo de Compras Serviço de Material/Seção de Compras:

• Realiza as cotações no período de 11 a 25 de cada mês,

• Emite o “Documento de Compra” e o anexa ao processo, acompanhado de: pesquisa prévia; orçamentos em número mínimo de 3 (três) como exige a legislação vigente;

CND - Certidão Negativa de Débito e CRF -Certidão de Regularidade do FGTS atualizadas da empresa que apresentar menor preço; Impresso do cadastro da empresa no Sistema de Fornecedores da USP;

• Prepara o Edital do Pregão e respectiva Minuta de Contrato;

• Envia a documentação para a Assistência Administrativa para autorização de abertura de processo no Sistema Proteos.

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Fase 4: Autorização

O processo é submetido ao Diretor para autorização da abertura de Licitação, sendo enviado posteriormente ao Departamento Financeiro da Reitoria e Consultoria Jurídica da USP para análise.

.Após aprovação, o processo retorna ao IME para início do processo licitatório.

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COMPRA POR EMPENHAMENTO DIRETO COM DISPENSA DE LICITAÇÃO

A própria Lei 8.666/93 (art. 24) determina os casos em que a licitação é dispensável. O caso mais freqüente é o das compras e contratação de serviços (que não de engenharia) com valor inferior a R$ 8.000,00. Cuidado especial deve ser tomado quando da aquisição de objetos da mesma natureza (ou semelhantes) atendendo a vários pedidos. A Lei estabelece que deve ser considerado a soma dos valores dos pedidos para determinar se há necessidade ou não da licitação, bem como a modalidade a ser escolhida.

PROCEDIMENTOS

Fase 1: Elaboração de Requisição

Requisitante: Elabora a Requisição de Compra ou Serviço no Sistema Mercúrio, no período de 01 a 10 de cada mês e encaminha para o Autorizador – via Sistema Mercúrio.

Importante: No caso de Departamentos/Centros/Assistências: informar no campo

“complemento” a verba ser utilizada.

Fase 3: Análise da Requisição/Cotações Serviço de Material/Seção de Compras:

• Realiza as cotações no período de 11 a 25 de cada mês,

• Emite o “Documento de Compra” e o anexa ao processo, acompanhado de: pesquisa prévia; orçamentos em número mínimo de 3 (três); CND - Certidão Negativa de Débito e CRF -Certidão de Regularidade do FGTS atualizadas da empresa que apresentar menor preço; impresso do cadastro da empresa no Sistema de Fornecedores da USP e nº da conta no Banco Nossa Caixa, como exige a legislação vigente;

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• Se a verba a ser utilizada foi indicada na requisição, o processo é encaminhado para a Assistência Administrativa para aprovação. Em caso negativo, o processo é encaminhado ao requisitante para indicação da verba.

Diretor (ou Assistente) analisa o pedido, verifica os preços e demais condições. O pedido pode ser aprovado, negado ou alterado. No caso de alterações volta para a fase 3 e, se negado, o pedido é cancelado.

• Compras até R$ 500,00 (com verba de Almoxarifado; Manutenção Predial;

Informática; Equipamentos de Segurança ou Treinamento) e compras de R$

8.000,00 (com verba de Departamentos/Centros/Projetos de Docentes) podem ser autorizadas pelo Diretor;

• Compras acima de R$ 500,00 (com verba de Almoxarifado; Manutenção Predial;

Informática; Equipamentos de Segurança e Treinamento) – são submetidas à Comissão de Orçamento e Patrimônio, cujas reuniões são realizadas na 1ª. Quinta feira de cada mês;

Fase 5 – Abertura de processo

Após aprovação pelo Diretor ou pela COP, a compra é aprovada no Sistema Mercúrio e encaminhada ao Serviço de Expediente para abertura de processo no Sistema Proteos;

Fase 6 – Conferência/Reserva da Verba

O processo é encaminhado ao Serviço de Contabilidade para conferência e reserva da verba a ser utilizada. Posteriormente é enviado para o Serviço de Material para cadastrar a proposta vencedora, atualizar orçamentos/certidões (se for o caso) e anexar a documentação gerada pelo Sistema Mercúrio.

Fase 7 – Confirmação da Compra

O processo é devolvido ao Serviço de Contabilidade para conferência final e posteriormente é enviado ao autorizador para confirmação da compra no Sistema Mercúrio.

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6 Fase 8 – Empenhamento

O processo retorna ao Serviço de Contabilidade para fins de empenhamento.

Depois de empenhado, o processo retorna para a Assistência Administrativa para assinatura da Nota de Empenho;

Após assinatura da Nota de Empenho, o processo volta para o Serviço de Contabilidade e em seguida ao Serviço de Material;

O Serviço Material encaminha cópia da NE para a empresa contratada, juntamente com o formulário onde constam as condições gerais para emissão da documentação fiscal e comunica o requisitante (por e-mail) a data final de entrega do material/serviço.

Além das compras cujo valor esteja abaixo de R$ 8.000,00, a Lei prevê outras hipóteses em que a licitação é dispensável. Na USP o caso mais importante é o das aquisições de bens (jamais serviços e obras) destinados exclusivamente à pesquisa científica e tecnológica, efetuadas com verbas repassadas por órgãos de fomento à pesquisa.

Em ambos os casos, a Lei dispensa a licitação mas não os atos formais. As compras devem ser efetuadas em processos administrativos formais, nos quais constem os documentos e os atos necessários à sua completa instrução. Há a necessidade de juntar-se também cópia do documento de aprovação do projeto de pesquisa para a qual a compra está sendo realizada, uma justificativa para a sua realização e a declaração de dispensa assinada pelo coordenador do projeto. O Diretor deve ratificar o ato de dispensa e fazê-lo publicar no Diário Oficial.

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COMPRA POR ADIANTAMENTO

Essa modalidade de compra é somente para despesas miúdas e emergenciais (no máximo até R$ 100,00). Não é permitida a aquisição de bens de capital, tais como: móveis, equipamentos, livros, etc.

Fase 1 : Elaboração de Requisição:

Requisitante: Elabora a Requisição de Compra ou Serviço no Sistema Mercúrio, no período de 01 a 10 de cada mês e encaminha para o Autorizador – via Sistema Mercúrio.

Importante: No caso de Departamentos/Centros/Assistências: informar no campo complemento a verba ser utilizada.

Fase 3: Cotações/Montagem do Processo de Compras Serviço de Material/Seção de Compras:

- Realiza as cotações no período de 11 a 25 de cada mês,

- Emite o “Documento de Compra” e o anexa ao processo, acompanhado de: pesquisa prévia; orçamentos em número mínimo de 3 (três) como exige a legislação vigente; CND - Certidão Negativa de Débito e CRF -Certidão de Regularidade do FGTS atualizadas da empresa que apresentar menor preço; impresso do cadastro da empresa no Sistema de Fornecedores da USP;

- Se a verba a ser utilizada foi indicada na requisição, o processo é encaminhado para a Assistência Administrativa para aprovação. Em caso negativo, o processo é encaminhado ao requisitante para indicação da verba.

O autorizador (Assistência Administrativa) analisa o pedido, verifica os preços e demais condições. O pedido pode ser aprovado, negado ou alterado. No caso de alterações volta

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8 para a fase 3 e, se negado, o pedido é cancelado. Nesta fase também é determinado se a compra será mesmo por Adiantamento ou Empenho.

Estando a documentação em ordem, o processo é submetido ao Diretor. Após aprovação a compra é enviada pelo autorizador ao Serviço de Tesouraria – via Sistema Mercúrio e a documentação correspondente é devolvida para o Serviço de Material/Seção de Compras.

Fase 5– Recebimento do material/serviço O Serviço de Material/Seção de Compras:

Relaciona a compra (s) e encaminha juntamente com a (s) cópia(s) de cada requisição para o Serviço de Tesouraria para providenciar a emissão dos cheques.

Após a emissão do cheque, o Serviço de Material/Seção de Compras entra em contato com a empresa e aguarda a entrega do material/serviço.