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Fluxograma. Técnicas de Fluxograma

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Academic year: 2022

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Prof. Washington Grimas – Washington@w sgrimas.com Página 1 Técnicas de Fluxograma

Neste capítulo, é analisada a im portante técnica da representação gráfica que perm ite esquem atizar e visualizar os sistem as de form a racional, clara e concisa, facilitando seu entendim ento geral por todos os envolvidos.

Entre as técnicas de representação gráfica, a m ais usada pelo analista sistem as, organização e m étodos é a do fluxogram a.

Por m eio dos fluxogramas, o analista de sistemas, organização e método pode representar os vários fatores e as variáveis que ocorrem no sistem a, circuit os de inform ações relacionadas ao processo decisório, bem com o unidades organizacionais envolvidas no processo.

Por outro lado, deve-se ter conhecimento de que os métodos administram são os meios manuais, mecânicos ou eletrônicos pêlos quais as operações administrativas individuais e/ ou das unidades organizacionais são executadas, m étodos são relacionados com a m aneira pela qual o trabalho é executado; processos, com o tipo de trabalho feito. O sistema corresponde a um conjunto de processos relacionados.

Todas as empresas possuem numerosos sistemas necessários à consecução de seus objetivos, tais como planejamento da produção (que engloba os processos de programação e controle da produção, reaplicação de material etc.), suprimentos (que engloba os processos de com pra, de recebim ento etc.).

Os executivos das em presas devem estar cientes de que maior rapidez no circuito das informações, economias de mão-de-obra e de material, maior exatidão etc. são obtidas pela sim plificação dos m étodos adm inistrativos.

Neste capítulo, são apresentados os principais aspectos das representações gráficas que visam auxiliar o analista de sistem as, organização e m étodos em suas tarefas básicas.

No fim deste capítulo, você estará em condições de responder a algum as perguntas, tais com o:

o Quais as técnicas de representação gráfica à disposição do analista de sistem as, organização e m étodos?

o O que represent a a técnica de fluxogram as?

o Com o o analista de sistemas, organização e métodos poderão utilizar, da m elhor m aneira possível, a técnica de representação gráfica?

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Prof. Washington Grimas – Washington@w sgrimas.com Página 2 10.2 TÉCNI CA DO FLUXOGRAMA

Neste capítulo, o estudo dessa técnica é efetuado com m ais profundidade, pois o fluxogram a é de intenso e am plo uso universal.

Ele represent a com racionalidade, lógica, clareza e síntese rotinas ou procedimentos em que estejam envolvidos documentos, informações recebidas, processadas e emitidas, bem com o seus respectivos responsáveis e/ ou unidades organizacionais.

O fluxogram a, por meio de sím bolos convencionais, representa de form a dinâmica o fluxo ou a sequência norm al de trabalho.

O fluxogram a m ostra com o se faz o trabalho e penetra em problemas cuja solução interessa, diretamente, ao exercício de uma administração racional. Mostrando a circulação de papéis e formulários entre as diversas unidades organizacionais da em presa ou entre pessoas, ele é usado para a pesquisa de falhas na distribuição de cargos e funções nas relações funcionais, na delegação de autoridade, na atribuição de responsabilidade e em outros aspectos do funcionam ento do processo administrativo.

Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a sequência de um trabalho de form a analítica, caracterizando as operações, os responsáve is e/ ou un idades organizaciona is en volvidos no processo.

O fluxogram a, ou flow-chart , é conhecido com os nom es de carta de fluxo de processo, gráfico de sequência, gráfico de processam ento etc.

O fluxogram a objetiva, entre outros, os seguintes aspectos principais:

o padronizar a representação dos m ét odos e os procedim entos adm inistrativos;

o m aior rapidez na descrição dos m étodos adm inistrativos;

o facilitar a leitura e o ent endim ent o;

o facilitar a localização e a identificação dos aspectos m ais im portantes;

o m aior flexibilidade; e o m elhor grau de análise.

O fluxograma objetiva evidenciar a sequência de um trabalho, permitindo a visualização dos m ovim entos ilógicos e a dispersão de recursos m ateriais e hum anos. Constitui o fundam ento básico de todo trabalho racionalizado, pois não basta fazer sua divisão, sendo necessário bem dispô-lo no tempo e no espaço.

É o m eio pelo qual o analist a de sistem as, organização e m ét odos consegue art icular as diversas et apas de um a rotina depois da im prescindível divisão e dist ribuição das t arefas.

Por m eio de um a com plet a, ordenada, det alhada e fidedigna disposição; fat ores pert inent es ao funcionam ent o de um a em presa, os fluxogram as auxiliam a descobrir os pont os que, represent ando falhas de naturezas diversas podem responder pelas deficiências const at adas na execução dos t rabalhos, fluxogram a pront o abrange grande núm ero de operações, em um espaço relat ivam ent e pequeno.

No est udo da organização em presarial, m uit o se fala da Necessidade sim plificar o t rabalho; a grande m aioria dos aut ores, t odavia, esquecem de apont ar os instrum ent os capazes de obt er a tão desejada elim inação do supérfluo. Pode afirm ar que a grande m aioria fala da necessidade de aum ent ar a produtividade dim inuir os cust os; os m ais esclarecidos com plem ent am dizendo que é necessário elim inar os m ovim ent os inúteis, com binar as t arefas afins, visando encurt ar percursos, m as ainda não dizem com o alcançar o esperado result ado.

Os fluxogram as procuram m ost rar o m odo pelo quais as coisas são feit as, não o m odo pelo qual o chefe diz aos funcionários que as façam ; não a m aneira segundo a qual o chefe pensa que são feit as, m as a form a pela qual o m anual norm as e procedim ent os m anda que elas sejam feit as. Eles são, port ant o, fot ografia exat a de um a sit uação real em foco.

10.2.1 Vant agens do fluxogram a

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Prof. Washington Grimas – Washington@w sgrimas.com Página 3 O fluxogram a apresent a um a série de vant agens, que podem ser resum idas em :

o Apresent ação real do funcionam ent o de todos os com ponent es de um m ét odo adm inist rativo. Esse aspect o proporciona e facilit a a análise da eficiência do sist em a;

o Possibilidade da apresent ação de um a filosofia de adm inist ração, atuando, principalm ent e, com o fat or psicológico;

o Possibilidade de visualização int egrada de um m ét odo adm inist rativo, o que facilit a o exam e dos vários com ponentes do sist em a e de suas possíveis repercussões, t ant o positivas quant o negativas. Norm alm ent e os outros m étodos apresent am um m ecanism o de leit ura m ais lent o e m enos claro, o que pode dificult ar sua análise;

o Propiciar o levant am ent o e a análise de qualquer m ét odo adm inist rat ivo desde o m ais sim ples ao m ais com plexo, desde o m ais específico ao de m aior abrangência;

Propiciar o uso de convenções de sim bologias, o que possibilit a um a leitura m ais sim ples e lógica do processo, t ant o por part e dos espe¬ cialistas em m ét odos adm inist rativos, quant o por seus usuários;

Possibilidade de identificação m ais fácil e rápida dos pont os fortes e fracos do m étodo adm inist rativo considerado;

E propiciar a at ualização e m anut enção do m ét odo adm inist rativo de m aneira m ais adequada, pela m elhor clareza das alt erações int roduzidas, incluindo suas causas e efeit os.

10.2.2 I nform ações básicas de um fluxogram a

O analist a de sist em as, organização e m ét odos, bem com o os usuários, sem pre devem t er em m ent e quais são as inform ações básicas provenientes de um fluxogram a, para que possam obt er o m elhor result ado do m esm o.

As inform ações básicas represent adas num fluxogram a podem ser relacionadas aos aspect os apresent ados a seguir:

o O tipo de operações ou t râm it es que integram o circuit o de inform ações;

o O sentido de circulação ou fluxo de inform ação;

o As unidades organizacionais em que se realizam cada operação;

o O volum e das operações efet uadas; e

o Os níveis hierárquicos que intervêm nas operações do m ét odo adm i¬ nist rat ivo represent ado pelo fluxogram a.

Salient e-se que os dois últ im os itens podem ser considerados com o opcionais, elabora sua represent ação possa proporcionar um a inform ação im port ant e ao Analist a de sist em as, organização e m ét odos, bem com o aos usuários do m ét odo adm inist rativo considerado.

10.2.3 Análise pelo fluxogram a

No est udo det alhado de cada tipo de fluxogram a, deve ser exam inado o tem a de análise que convém a cada um ; as pergunt as relacionadas a seguir, porém , são com uns a t odos.

Ant es de iniciar a análise do fluxogram a, o analist a de sistem as, organização: m ét odo deve certificar-se de que t odas as fases foram relacionadas, bem 10 saber, exat am ente, o que cada um a significa.

Para t ant o, deve aplicar as seguint es pergunt as básicas:

a) O que é feit o? Para que serve essa fase?

Essa pergunt a perm it e verificar se t odas as fases foram relacionadas t í se são conhecidas as utilidades de cada um a delas.

É a pergunt a que serve de base de sust ent ação para o analist a de sistem as, organização e m ét odos.

b) Por que essa fase é necessária? Tem ela algum a influência r: result ado final da rot ina

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Prof. Washington Grimas – Washington@w sgrimas.com Página 4 analisada? Há, realm ente, um a necessidade absolut a dessa fase?

Se as respost as a essas pergunt as não forem positivas, a fase deve- ser elim inada.

c) Onde essa fase deve ser feit a? Será que a m udança do local em que essa fase est á sendo realizada não perm it irá m aior sim plificação da rot ina? Tal m udança de local é viável?

Verifique se a m udança de local onde a fase est á sendo feit a econom izará tem po e evit ará t ransport e. Se t al acontecer, alt erar a ordem de execução e elim inar as fases desnecessárias.

d) Quando essa fase deve ser feit a? A seqüência est á corret am ent e fixada?

As respost as a essas pergunt as aprim oram a sust ent ação do analist a de sist em as, organização e m ét odos no est udo realizado.

e) Quem deve execut ar a fase? Há alguém m ais bem qualificado parai execut á- la? Seria m ais lógico ou convenient e que outra pessoa realizasse essa fase?

Essas pergunt as perm it em verificar a ext ensão da transferência de aut oridade e de responsabilidade dent ro da unidade organizacional.

f) Com o a fase est á sendo execut ada?

A respost a a essa pergunt a perm it e encont rar um m eio m ais fácil de execut ar a fase, seja por m eio de um im presso próprio, seja pela m ecanização da fase ou ainda pelo uso de um equipam ent o especial.

Fica evident e que as pergunt as apresent adas são necessárias, m as não suficient es. O analist a de sist em as, organização e m ét odos deve t er o discernim ent o para ident ificar quais out ras pergunt as devem ser efetuadas para o adequado desenvolvim ent o dos t rabalhos.

10.2.4 Sim bologia do fluxogram a

Os sím bolos ut ilizados nos fluxogram as t êm por objet ivo evidenciar origem , processo e dest ino da inform ação escrit a e/ ou verbal com ponente de um sist em a adm inist rat ivo. Por out ro lado, salient a- se que exist e um a t endência.

Cada vez m ais generalizada, para a padronização dos sím bolos convencionais que representam elem ent os ou situações corrent es.

É possível utilizar sím bolos diferentes dos convencionais, desde que não ofereçam dificuldade de com preensão para o leit or e desde que sejam definidos previam ente. Essa situação é decorrent e das características específicas de alguns sist em as que exigem essa flexibilidade. Cont udo, os sím bolos m ais com uns se desenvolveram e tiveram sua ut ilização am pliada, de t al m aneira, que chegaram a constituir um a linguagem corrent e entre os usuários.

A com binação dos sím bolos apresent ados com um a série de out ros sím bo¬ los com plem ent ares perm it e am pliar, esclarecer ou int erpret ar os diferent es pas¬ sos dos sist em as adm inistrativos.

Essas expressões sim bólicas são ut ilizadas de form a consistent e em análises de sistem as adm inist rativos no cam po da inform ática, ainda que, nesse caso, algum as operações requeiram o uso de sím bolos especiais. Est e livro não se preocupa com o uso da técnica de fluxogram as nesse ram o de at ividades, ficando restrit o à área de organização e m ét odos.

Salient a- se que os sím bolos inerent es aos tipos de fluxogram as são apresent ados junt o com as considerações gerais de cada tipo de fluxogram a ao longo dest e capít ulo.

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Prof. Washington Grimas – Washington@w sgrimas.com Página 5 1 0 .2 .5 Tipos de f lu xogr a m as

Os principais t ipos de fluxogram as que o analista de sist em as, organização e m ét odos pode utilizar são:

o Fluxogram a vert ical;

o Fluxogram a parcial ou descritivo; e o Fluxogram a global ou de coluna.

A seguir, são apresent ados os aspect os básicos de cada um desses tipos de fluxogram a.

1 0 .2 .5 .1 Flu x ogr a m a ve r t ica l

O fluxogram a vertical, t am bém , é denom inado folha de análise, folha de sim plificação do t rabalho ou diagram a de processo.

O fluxogram a vertical é, norm alm ent e, destinado à represent ação de rot ina sim ples em seu processam ent o analítico em um a unidade organizacional.

Esse tipo de fluxogram a possui quatro vant agens.

A prim eira consist e em poder ser im presso com o form ulário padronizado.

A segunda consist e na rapi¬ dez de preenchim ent o, pois os sím bolos e convenções já se acham im pressos.

A terceira consist e em m aior clareza de apresent ação.

A quart a, na grande facili¬ dade de leitura por part e dos usuários.

O fluxogram a vertical, com o o próprio nom e indica, é form ado de colunas verticais; em cada coluna são colocados os sím bolos convencionais de operação t ransport e, arquivam ent o, dem ora e inspeção; em outra, a descrição do m ét odo atual e, por últim o, aquela em que const a o elem ent o que execut a a operação.

Alguns fluxogram as verticais possuem m ais um a coluna, para que sejam anot adas as clássicas pergunt as: por quê? onde? quando? quem ? o quê? com o?, objet ivando fornecer elem ent os para post erior sim plificação do trabalho, por m eio de aut om ático levant am ent o das condições e razões operacionais.

Outros fluxogram as apresent am colunas em que são anot ados a dist ância do percurso dos passos e o t em po m édio de dispêndio de cada fase, bem com o apresent am duas colunas: um a para os procedim ent os atuais e out ra para os propost os.

Pela análise do fluxogram a vert ical, a em presa pode obt er m elhoram ent os que result am em elim inação, com binação, reclassificação, redist ribuição e sim ¬ plificação dos det alhes e grupos de det alhes. Por essa razão, inquire- se cada de¬ t alhe, aplicando- se as seguintes pergunt as:

POR QUE

Esse sist em a é necessário? Podem -se elim inar o sist em a, o processo, os passos?

O QUE

É feit o? Quais os passos? Est ão t odos eles incluídos? ONDE - deve isso ser feit o? Pode ser feit o em out ro lugar?

QUANDO

Deve ser feit o? é feit o na referência correta? Pode ser com binado ou sim plificado, m ovendo- o para frent e ou para t rás?

QUEM

Deve execut ar a t arefa? Quem m anipula é a pessoa indicada? Out ra pessoa pode execut á- la m elhor?

COMO

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Prof. Washington Grimas – Washington@w sgrimas.com Página 6 Est á sendo execut ada a t arefa? Pode ser execut ada com equipam ent o diferent e? Com esquem a diferent e?

O analist a de sistem as, organização e m ét odos deve inquirir sobre cada det alhe e t om ar not as para indicar os m elhoram ent os possíveis. Por out ro lado, as espécies de ação a serem praticadas, com binação, seqüência da m odificação et c. são anot adas em im presso auxiliar.

Do est udo original deve- se, sem pre, preparar um rot eiro de t rabalho para orient ar a inst alação dos m elhoram ent os e cert ificar- se de que o sistem a não ret orne aos antigos m ét odos de operação.

De m aneira resum ida, verifica- se que os aspectos básicos do fluxogram a vertical são:

a) Facilit ar a descrição das rotinas e dos procedim ent os exist ent es; e isso porque os sím bolos são im pressos de m aneira que perm item que o analist a de sistem as, organização e m ét odos, à m edida que transcorre a ent revist a, sim plesm ente int erligue esses sím bolos para descrever o sist em a exist ent e;

b) Reduzir as divergências ent re ent revist ador e ent revist ado, pois, enquant o o entrevist ado explica o sist em a, o ent revist ador procura ent ender e escrever, det alhadam ente, ao m esm o t em po; e

c) Est ruturar a proposição de novos sistem as, em bora seu m aior uso seja em levant am ent os da situação existent e.

Os sím bolos m ais com uns utilizados no fluxogram a vertical são apresent ados no Quadro 10.1:

A operacionalização do fluxogram a vertical é realizada por meio da união dos sím bolos, interligados em ordem sequencial.

Num a situação m ais resumida, tem -se a seguinte situação:

o lado esquerdo da folha: sím bolos;

o cent ro da folha: áreas de responsabilidade por onde circulam os docum entos e as inform ações do sistem a;

o direit a da folha: descrição dos passos do sistem a.

De m aneira m ais detalhada, o fluxogram a vertical pode conter:

o lado esquerdo da folha: descrição da rotina atual;

o parte central da folha: sím bolos da situação atual e propost a;

o lado direito da folha: descrição da rotina proposta; e

o centro superior da folha: análise do núm ero de passos para cada símbolo na situação atual e na situação proposta, bem com o as diferenças identificadas.

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Prof. Washington Grimas – Washington@w sgrimas.com Página 7 Com base na represent ação, é apresent ado, a seguir, um exem plo de fluxogram a vertical que representa um sistem a de recepção de m ateriais num a em presa fictícia (Quadro 10.2).

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Prof. Washington Grimas – Washington@w sgrimas.com Página 8

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Prof. Washington Grimas – Washington@w sgrimas.com Página 9 10.2.5.2 Fluxogram a parcial ou descrit ivo

Seus aspect os básicos são:

o Descreve o curso de ação e os t râm it es dos docum ent os;

o Tam bém é m ais utilizado para levant am ent os;

o É de elaboração um pouco m ais difícil do que o fluxogram a vert ical; e.

o É m ais ut ilizado para rot inas que envolvem poucas unidades organizacionais.

Os sím bolos utilizados para esse t ipo de fluxogram a são os apresent ados no Quadro 10.4:

Sua operacionalização é efetuada m ediant e a interligação de seus sím bolos.

Deve- se not ar que o conect or é ut ilizado para evit ar m uit as int ersecções de linhas ( sentido de circulação) .

Outro aspect o é que se t orna difícil à visualização dos docum ent a m anuseados por um a única unidade organizacional, principalm ent e se houve t roca const ant e de docum ent os ent re as unidades. Tam bém , com o a unidade organizacional é represent ada por um sím bolo, o fluxogram a m ost ra-se m ais com plexo, ou seja, com m aior núm ero de sím bolos do que os outros gráficos represent ativos da rotina e procedim ent o adm inist rat ivo.

Na Figura 10.1, é apresent ado um exem plo do fluxogram a parcial ou descritivo que represent a um

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Prof. Washington Grimas – Washington@w sgrimas.com Página 10 sist em a de recebim ent o de m ateriais de um a em presa fictícia.

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