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ERP
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ERP – Enterprise Resources Planning – é um termo genérico que pretende identificar o conjunto de actividades incluídas nos processos de gestão de uma empresa. Incluem-se por exemplo as seguintes actividades:
• Desenvolvimento de produtos. • Compras.
• Interacção com fornecedores e clientes. • Acompanhento da produção.
• Serviço a clientes. • Gestão de stocks.
• Gestão financeira e contabilística. • Gestão de recursos humanos. • Gestão da qualidade.
• Gestão de projectos.
Segundo a Computerworld, a definição de um sistema ERP (software) é “a set of applications that automate finance and HR departments and help manufacturers [complete] jobs such as order processing and production scheduling” .
Ou seja, um sistema ERP é um conjunto integrado de aplicações informáticas capaz de gerir os fluxos de informação de uma organização de forma integrada, não redundante, consistente e segura, garantindo que se trabalha sempre sobre a informação mais actual. As aplicações cobrem no mínimo seis funções básicas da empresa:
• Contabilidade e controlo de custos. • Gestão de recursos humanos. • Gestão de produtos e materiais. • Gestão de projectos.
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Gestão de Operações, Utilização do Software Baan A 2 Razões para adoptar um ERP
Razões Tecnológicas: substituir sistemas não integrados e obsoletos; melhorar a qualidade e visibilidade da informação; integrar sistemas e processos de negócio.
Razões Operacionais: melhorar o desempenho; reduzir custos; melhorar o serviço prestado ao cliente (inclui qualidade do produto, tempo de entrega, etc.); simplificar e standardizar processos de negócio.
Benefícios dos ERPs
“ERP’s Second Wave: Maximizing the Value of ERP-enabled Processes”, Benchmarking Partners, 1998.
1. Redução de inventário 2. Redução de pessoal
3. Aumento da produtividade
4. Melhoria na gestão de ordens de encomenda 5. Redução dos ciclos financeiros (order-to-cash) 6. Redução dos custos com TI
7. Redução dos custos de aprovisionamento 8. Melhoria na gestão de tesouraria
9. Aumento da facturação e lucros
10. Redução dos custos de transporte e de logística 11. Redução nas necessidades de manutenção do sistema 12. Melhoria na entrega das encomendas (on time)
Implementação de um ERP
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XEMPLO________________________________________________________________________________________________
Thomas H. Davenport, “Putting the Enterprise into the Enterprise System”, Harvard Business Review, July – August 1998, p.123.
“A Paris-based sales representative for a U.S. computer manufacturer prepares a quote for a costumer using ERP. The salesperson enters into his laptop computer basic information regarding the costumer’s requirements. The ERP system automatically produces a formal contract, in French, specifying the product’s configuration, price, and delivery date. When the costumer’s credit limit, the system records the order, schedules the shipment, and identifies the best routing. Then, working backward from the delivery date, the system reserves the necessary materials from inventory, orders needed parts from suppliers, and schedules assembly in the company’s factory in Taiwan. The sales and production forecast are immediately updated, and an MRP list aon bill-of-materials are created. The sales representative’s payroll account is credited with correct commission, in French francs, and his travel account is credited with the expense of the sales call. The actual product cost and profitability are calculated in U.S. dollars and the divisional and corporate balance sheets, the accounts-payable and accounts-receivable ledgers, the cost-center accounts, and the corporate cash levels are all automatically updated. The system performs nearly every information transaction resulting from the sale.”
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Gestão de Operações, Utilização do Software Baan A 4
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Os principais módulos do Baan permitem gerir os fluxos de informação necessários à gestão das operações numa empresa. Qualquer um destes módulos pode ser utilizado isoladamente ou ligado a outro pacote. São 10 os módulos principais do Baan:
• Common Data: sistema nervoso do software; toda a informação que é utilizada por mais do que um módulo é aqui gerida e armazenada.
• Finance: módulo que gere e armazena toda a informação associada à gestão financeira e contabilística.
• Distribution: gestão dos processos logísticos diários (ferramentas de previsões; integração com vendas, compras e stocks); produtos acabados, matérias primas e serviços; ordens de venda, inventário e armazéns.
• Manufacturing: gestão das operações relacionadas com a fabricação de produtos, gestão de recursos humanos e capacidades.
• Service: gestão das operações relacionadas com o serviço ao cliente; gestão de manutenção e garantias.
• Transportation: gestão de ordens de transporte e utilização racional de frotas.
• Process: módulo especializado para indústria de processo (química, petroquímica, etc.) • Project: módulo especializado para o planeamento e controlo de projectos.
• Tools: engloba todas as ferramentas necessárias para manter e costumizar as aplicações. • Utilities: ferramentas que permitem importar e exportar informação.
Existem ainda outros pacotes de utilização mais específica: Enterprise Modeling; Enterprise Performance Manager; Constraint Planning, Connectivity, Baan Synchronization; Supply Chain Automotive; Hyperion, Safari, etc.
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NSTALAÇÃO NAFEUP
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Na FEUP está disponível a versão c4 do Baan IV (localização Portuguesa) com os seguintes módulos: Common Data, Finance, Distribution, Manufacturing, Service, Transportation, Process, Project, Tools, Utilities, Enterprise Modeling, Enterprise Performance Manager, Constraint Planning e Connectivity.
O software está instalado no servidor Cubitus com Windows NT Server 4.0 (SP6) e utiliza o SQL Server como SGBD. O servidor Cubitus apresenta as seguintes características (principais):
• Processador - 2 x Xeon DP 2.8GHz / 512Kb cache • Memória - 2 GB (4 x 512 MB)
• Discos - 4 x 36 GB + 2 X 146 GB (RAID com tolerância a falhas) • Alimentação - 2 fontes redundantes e balanceadas
O software foi costumizado, de modo a retratar a realidade de uma instalação numa empresa metalomecânica, e foi criada uma empresa de demonstração (Baan @ Partener) onde foram introduzidos todos os dados necessários, são utilizadas 2598 tabelas, para a exploração dos conceitos de Gestão de Operações. A título de exemplo, a base de dados para controlo de inventário (template "Inventory Control") fornecida com o Microsoft Access utiliza 9 tabelas!
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Gestão de Operações, Utilização do Software Baan A 6 O software pode ser utilizado em qualquer computador que esteja ligado à FEUPnet (mesmo por VPN) bastando que este tenha instalado um cliente Baan (disponível no Cubicus; start > run > open: \\cubitus).
