Declaração Conjunta
do Parlamento Europeu , do Conselho da UE e da Comissão Europeia sobre as agências descentralizadas
A exemplo do que sucede em muitos Estados-Membros, as agências descentralizadas da UE passaram a fazer parte integrante do funcionamento da UE. Em 2011, trinta e uma agências descentralizadas desempenharam um vasto leque de funções importantes e utilizaram um volume significativo de recursos: contribuem para a implementação de importantes políticas da União, permitindo deste modo a todas as instituições, em especial à Comissão, concentrarem os seus esforços nas funções centrais de definição das políticas. As agências desempenham igualmente um papel de apoio ao processo de tomada de decisão, concentrando as competências técnicas e especializadas disponíveis a nível europeu e nacional, aumentando deste modo a cooperação entre os Estados-Membros e a UE em domínios políticos importantes. Além disso, a dispersão das agências fora de Bruxelas e do Luxemburgo reforça a visibilidade da União nos diferentes Estados--Membros.
A criação das agências foi feita caso a caso, não tendo sido acompanhada por uma visão de conjunto do seu papel e do lugar que ocupam na União. Na sequência da Comunicação da Comissão intitulada "Agências europeias – perspetivas futuras"1, enviada ao Parlamento Europeu e ao Conselho em março de 2008, as três instituições reconheceram o papel importante desempenhado pelas agências descentralizadas na implementação das políticas da UE enquanto organismos independentes com personalidade jurídica, bem como a necessidade de as transformar em instrumentos mais eficazes neste contexto. A fim de fazer o ponto da situação, em especial, avaliar a coerência, eficácia, responsabilização e transparência destas agências, e de chegar a acordo sobre como melhorar o seu trabalho, o Parlamento Europeu, o Conselho da União Europeia e a Comissão Europeia decidiram encetar um diálogo interinstitucional sobre agências descentralizadas que levou à criação de um Grupo Interinstitucional (GII) em março de 2009.
Este grupo debruçou-se sobre uma série de questões importantes que lhe foram submetidas pelas instituições participantes, nomeadamente o papel e a posição das agências no quadro institucional da UE, a criação, a estrutura e o funcionamento dessas agências, bem como questões relacionadas com o financiamento, o orçamento, a supervisão e a gestão.
A Abordagem Comum constante do Anexo baseia-se nas conclusões do GII sobre as agências descentralizadas. Esta abordagem não diz respeito às agências que operam no domínio da política externa e de segurança comum nem às agencias de execução.
O Parlamento Europeu, o Conselho da União Europeia e a Comissão Europeia basear-se-ão na abordagem comum constante do Anexo ao presente documento. Embora reconheçam plenamente o caráter juridicamente não vinculativo da presente declaração conjunta e da abordagem comum constante do seu anexo, e sem prejuízo das suas atribuições nos processos legislativo e orçamental anual, as instituições terão em conta esta abordagem comum no âmbito de todas as decisões futuras sobre as agências descentralizadas da UE, na sequência de uma análise caso a caso.
Numa situação política e económica caracterizada pela preocupação de aumentar a eficiência, as três instituições instam as agências descentralizadas a prosseguirem os seus esforços no sentido de racionalizar as suas atividades e aumentar o seu desempenho graças à implementação dos princípios consignados na abordagem comum que fazem parte do seu mandato.
1
Convidam-se igualmente os Estados-Membros a criar as condições para que as agências descentralizadas possam funcionar da forma mais eficaz possível, tendo em conta os elementos da abordagem comum que lhes dizem respeito.
Tendo em conta as especificidades de cada agência, a Comissão deverá apresentar um roteiro para o seguimento dado à abordagem comum com calendários precisos para as iniciativas até ao final de 2012, o mais tardar. A implementação do roteiro deverá processar-se em cooperação com as agências sempre que for caso disso. A Comissão deverá informar periodicamente o Parlamento Europeu e o Conselho e, pela primeira vez, até ao final de 2013 sobre os progressos registados na implementação do roteiro.
ANEXO Abordagem Comum
I. Papel e posição das agências no quadro institucional da UE Definição e classificação das agências
1. Para evitar induzir em erro os cidadãos e interessados:
deverá ser utilizado um termo-padrão para as futuras agências "Agência da União Europeia de…"
deverá ser estudada a possibilidade de harmonizar as designações das agências existentes; todavia, deverão ser tidos em conta os custos inerentes, bem como a imagem já estabelecida da agência.
Criação e extinção das agências
2. A decisão de criar uma nova agência deverá assentar em avaliações objetivas do impacto de todas as opções pertinentes. A Comissão poderá desenvolver modelos para disposições-padrão a serem utilizados em todos os atos fundadores a fim de racionalizar o processo.
3. É importante gerir da melhor forma a fase de arranque das agências e essa tarefa incumbe à Comissão. Para tanto, deverão ser conferidos à Comissão poderes para tomar medidas de gestão, incluindo a nomeação, por um período limitado, de pessoal destacado e do Diretor interino (em princípio um funcionário da Comissão, embora possa haver exceções justificadas).
4. Os atos fundadores das agências devem incluir uma cláusula de caducidade ou uma cláusula de revisão. Deverá ser decidido caso a caso qual a melhor solução, tendo em conta as especificidades de cada agência. As cláusulas de caducidade devem ser acompanhadas das disposições concomitantes relativas ao desmantelamento da agência, em especial referentes a questões relacionadas com os contratos do pessoal e disposições orçamentais.
5. Devem ser aplicados critérios comuns e objetivos para avaliar quer a oportunidade de desmantelar agências quer a possibilidade de as fundir:
a fusão de agências deverá ser contemplada sempre que as respetivas tarefas se sobreponham, quando são possíveis sinergias ou quando as agências seriam mais eficientes se estivessem integradas numa estrutura maior.
encerrar uma agência poderá ser uma solução para agências cujo desempenho não é satisfatório a menos que a agência continue a ser a opção política mais relevante, devendo nesse caso proceder-se a uma reforma da agência.
Sede das agências e papel do país de acolhimento
6. Sem prejuízo da decisão política relativa à sede de uma agência tomada de comum acordo pelos representantes dos Estados-Membros reunidos a nível de Chefes de Estado ou de Governo ou pelo Conselho, para ir ao encontro da desejável dispersão geográfica e do objetivo estabelecido em dezembro de 2003 pelos representantes dos Estados-Membros reunidos a nível de Chefes de Estado ou de Governo (quando decidirem sobre a sede de novas agências, a prioridade deverá ser dada aos novos Estados-Membros):
a decisão sobre a sede da agência deverá ser tomada antes do fim do processo legislativo a fim de permitir o estabelecimento da agência diretamente no local da sua sede.
os critérios objetivos a tomar em conta a fim de contribuir para o processo de tomada de decisão para escolher a sede de uma agência podem incluir:
o a garantia de que a agência pode ser criada no local logo após a entrada em vigor do seu ato fundador;
o a acessibilidade do local,
o a existência de estruturas adequadas para a educação dos filhos dos membros do pessoal,
o o acesso adequado ao mercado de trabalho, segurança social e cuidados médicos tanto para os filhos como para os cônjuges;
Os Estados-Membros deverão respeitar estes critérios de um modo transparente quando fazem uma oferta de acolher uma agência. A Comissão está disponível para, se necessário, ajudar a avaliar as ofertas dos Estados-Membros.
7. No tocante ao critério específico da acessibilidade:
Os Estados-Membros que atualmente acolhem uma agência devem analisar se e de que modo a acessibilidade pode ser melhorada a fim de aumentar globalmente a eficácia da agência e assegurar uma ainda melhor interação com os interessados.
no âmbito das avaliações periódicas das agências, poderá igualmente ser avaliada a acessibilidade das agências.
8. O Estado de acolhimento deverá comprometer-se formalmente aquando da adoção do ato fundador da agência de que assegurará que existem todas as condições necessárias para o funcionamento da agência quando a agência entra na sua fase operacional. Além disso, deverá comprometer-se a responder às necessidades da agência e criar as condições necessárias ao bom funcionamento da agência, mesmo depois da sua criação.
9. Todas as agências devem dispor de acordos de sede que deverão ser celebrados antes de a agência entrar na sua fase operacional. As agências que ainda estejam desprovidas de um acordo de sede e o país de acolhimento em causa devem chegar a acordo em conformidade com o ordenamento jurídico do Estado-Membro em causa. A Comissão reunirá um conjunto de disposições com base nas melhores práticas existentes que servirão de instrumento de orientação para os futuros acordos de sede.
II. Estrutura e governação das agências Conselho de Administração
10. Para melhorar o desempenho dos conselhos de administração das agências, bem como a sua capacidade de controlar a gestão administrativa, operacional e orçamental das agências, assegurando simultaneamente a plena participação dos Estados-Membros e da Comissão:
o Conselho de Administração deverá ser composto por: − um representante de cada Estado-Membro;
− dois representantes da Comissão, sem prejuízo das disposições pertinentes relativas às agências existentes;
− se for caso disso, um membro designado pelo Parlamento Europeu, sem prejuízo das disposições pertinentes relativas às agências existentes;
− se for caso disso, um número relativamente limitado de representantes dos interessados. os membros dos conselhos de administração devem ser nomeados em função do seu
conhecimento das atividades principais da agência, tendo em conta competências de gestão, administrativas e orçamentais adequadas.
o mandato dos membros do Conselho de Administração deverá ter uma duração de quatro anos (renovável); todas as partes deverão procurar limitar a rotação dos seus representantes nos Conselho de Administração a fim de assegurar a continuidade dos trabalhos.
a fim de racionalizar o processo de tomada de decisão na agência e de contribuir para aumentar a eficiência e a eficácia, deverá ser introduzida uma estrutura de governação a dois níveis, se tal for suscetível de aumentar a eficiência: para além do Conselho de Administração, que define as orientações gerais das atividades da agência, deverá ser criado um pequeno Conselho Executivo, que conta com a presença de um representante da Comissão, incumbido de monitorizar mais de perto as atividades da agência a fim de reforçar a supervisão da gestão administrativa e orçamental, nomeadamente em matéria de auditorias.
11. Deve ser desenvolvida e aplicada em todas as agências uma política coerente de prevenção e gestão de conflitos de interesses que envolvem os membros do Conselho de Administração, independentemente de estarem ou não representados a título pessoal.
12. No intuito de alinhar a situação pela de outras instituições, o Conselho de Administração deve ser equiparado à autoridade investida do poder de nomeação, não só do Diretor mas também do restante pessoal. Com exceção da nomeação do Diretor, estas competências devem, contudo, ser delegadas no Diretor e o Conselho de Administração apenas deve ser envolvido pontualmente em circunstâncias excecionais.
13. Por uma questão de coerência, os conselhos de administração devem em princípio tomar as suas decisões respeitando as mesmas regras de votação:
maioria de dois terços para a nomeação e exoneração do Diretor, a nomeação do presidente do Conselho de Administração, a adoção do orçamento anual e do programa de trabalho. Podem ser previstas exceções a estas regras em casos específicos justificados.
Diretor
14. Atendendo à vastidão das tarefas atribuídas pelos atos constitutivos das agências aos Diretores, o papel destes é crucial para a governação das agências, nomeadamente no que respeita à gestão global e às relações das agências com as instituições da UE. Os Diretores são responsáveis pela gestão administrativa das agências e pelo desempenho das funções atribuídas às agências. Neste contexto, têm especialmente a seu cargo a execução dos programas de trabalho, do orçamento e das decisões tomadas pelo Conselho de Administração, dispondo de pleno poder de gestão no que respeita aos assuntos financeiros e ao pessoal. São também os representantes jurídicos das agências.
15. Os Diretores das agências são, em primeiro lugar e sobretudo, responsáveis perante o respetivo Conselho de Administração, ao qual apresentam um relatório anual, incluindo as contas. São também responsáveis perante o Parlamento Europeu e o Conselho pela utilização da contribuição da UE, através do processo de quitação anual. No entanto, o processo de quitação centra-se mais na obrigação da prestação de contas e na conformidade regulamentar do que no desempenho propriamente dito. Este facto deve-se, entre outras causas, à falta de indicadores de desempenho. Os Diretores das agências deverão, por conseguinte, ser mais claramente responsabilizados pelo seu desempenho. Para tanto, devem ser introduzidos indicadores de desempenho específicos que permitam uma avaliação efetiva dos resultados alcançados em termos de objetivos.
16. A fim de respeitar a autonomia das agências, cabe aos Conselhos de Administração nomear os Diretores, com base numa lista de candidatos elaborada pela Comissão na sequência de um procedimento de seleção aberto e transparente que garanta uma avaliação rigorosa dos candidatos e um elevado nível de independência. Podem ser previstas exceções a estas regras em casos específicos justificados.
17. O mandato dos Diretores é definido nos atos constitutivos das agências. Nos casos em que o Diretor tenha tido um bom desempenho, o Conselho de Administração, na sua qualidade de autoridade investida do poder de nomeação, pode decidir prorrogar uma vez o seu mandato. A conveniência de o fazer é ponderada em função da avaliação do primeiro mandato do Diretor, que tem em conta os relatórios anuais de avaliação e a previsão dos requisitos da agência para os anos seguintes. O Diretor cujo mandato tenha sido prorrogado não deverá participar noutro processo de seleção para o mesmo lugar uma vez terminado o período global.
18. Deve ser desenvolvida e aplicada em todas as agências uma política coerente de prevenção e gestão de conflitos de interesses relativamente ao Diretor. A Comissão deverá analisar, juntamente com as agências, se há margem para uma abordagem harmonizada.
19. Deverá ser previsto um procedimento para exonerar o Diretor por falta profissional, desempenho insatisfatório ou irregularidades recorrentes/graves; este procedimento deverá espelhar o processo de nomeação.
Outros organismos internos:
As agências devem trocar informações sobre a sua experiência com comités científicos e eventualmente contribuir para o desenvolvimento de uma abordagem coordenada dos problemas comuns neste domínio. A Comissão prestará apoio, se for caso disso.
Os procedimentos de seleção deverão ser revistos periodicamente, nomeadamente no contexto das avaliações da agência. Deverão ser avaliados os seguintes elementos: o seu grau de transparência, a relação custo-eficácia, a sua adequação para assegurar a independência e competência dos membros dos comités científicos e para prevenir conflitos de interesses.
Deverá ser plenamente assegurada a independência dos peritos científicos, nomeadamente promovendo os padrões mais elevados, estabelecendo critérios sólidos de seleção e fomentando as melhores práticas. A Comissão fornecerá orientações sobre padrões, critérios e melhores práticas, incluindo sobre a participação das congéneres nacionais das agências da UE. Além disso, esta questão deverá igualmente ser abordada nas avaliações externas periódicas das agências.
21. Às instâncias de recurso deverão ser aplicáveis as mesmas medidas que aos comités científicos, nomeadamente em termos de melhores práticas e avaliação dos procedimentos de seleção. A imparcialidade e independência dos seus membros devem continuar a ser garantidas, com base em critérios transparentes e objetivamente verificáveis a definir pelas agências. Neste contexto, o recrutamento dos membros da instância de recurso entre o pessoal da agência e/ou do Conselho de Administração da agência deverá processar-se com grande cuidado e não deverá pôr em causa os princípios de imparcialidade e independência acima referidos.
22. Tendo em conta a importância do seu contributo para o trabalho das instâncias internas das agências, convém que os Estados-Membros revejam periodicamente a adequação dos recursos/pessoal que disponibilizam para o efeito e tomem as medidas necessárias para remediar eventuais deficiências. Além disso, é importante que assegurem o fluxo de informação entre as diferentes autoridades interessadas a nível nacional relativamente às atividades das agências, nomeadamente através da nomeação de pontos de contacto nas suas administrações nacionais para as relações com determinada agência. Este ponto de contacto deverá ser em princípio o representante do Estado-Membro no Conselho de Administração.
III. Funcionamento das agências
23. A fim de prestar o apoio administrativo de que necessitam as agências para garantir um funcionamento eficiente, podem ser previstas as seguintes três opções:
melhorar ou alargar os serviços prestados pela Comissão;
fundir as agências pequenas a fim de realizar economias de escala com base numa avaliação de impacto;
partilhar os serviços entre a agências quer em função da proximidade física ou por domínio político.
24. No tocante à criação ou ao tratamento de informações classificadas da UE, as agências devem respeitar um nível de proteção equivalente ao assegurado pelas regras de segurança do Conselho ou pela Comissão, conforme o caso:
as disposições pertinentes devem ser introduzidas nos atos fundadores. Nas agências existentes, o Conselho de Administração deve adotar as decisões adequadas logo que possível, ainda antes da alteração formal dos atos fundadores.
a introdução de eventuais novas disposições relativas às informações classificadas não deve prejudicar o direito que assiste atualmente ao Parlamento Europeu de aceder às informações das agências, nem implicar a multiplicação de acordos bilaterais entre o PE e os organismos e agências da UE.
25. As relações internacionais das agências devem ser racionalizadas:
As agências cujo mandato ou programa de trabalho preveja a cooperação com países terceiros e/ou organizações internacionais devem definir uma estratégia clara para estas atividades. Esta estratégia deve, em princípio, estar inscrita no(s) programa(s) de trabalho plurianual(ais), descriminando os recursos associados, e determinar uma série de princípios e modalidades para a cooperação internacional.
Esta estratégia e as modalidades de trabalho com as direções-gerais parceiras na Comissão devem assegurar que as agências operem no âmbito do seu mandato e do quadro institucional existente e que não sejam encaradas como representando a posição da UE no exterior ou como comprometendo a UE a obrigações internacionais.
A estratégia e as iniciativas específicas que se revestem de uma dimensão internacional (por exemplo, disposições administrativas com países terceiros) devem estar sujeitas à aprovação do Conselho de Administração.
A fim de assegurar a coerência da política da UE, as agências, a Comissão e as delegações competentes da UE devem proceder a um intercâmbio precoce de informações sobre as respetivas atividades internacionais.
26. As agências devem ser autorizadas a desenvolver atividades de comunicação dentro dos seguintes limites:
o conteúdo e a implementação da estratégia de comunicação da agência devem ser coerentes, pertinentes e coordenadas com as estratégias e atividades da Comissão e outras instituições a fim de atender à imagem da UE em geral.
as regras de base para as estratégias de comunicação das agências serão desenvolvidas pela Comissão em cooperação com estas.
As atividades de comunicação não devem prejudicar as funções fundamentais das agências. O acesso das agências aos instrumentos de comunicação e estruturas de coordenação
centrais deve ser facilitado. As agências devem igualmente poder recorrer aos contratos--quadro da Comissão.
IV. Programação de atividades e recursos Programas de trabalho anuais e plurianuais
27. Tanto quanto possível, os programas de trabalho anuais devem ser baseados num modelo a fim de facilitar a comparação.
28. Para além dos programas de trabalho anuais, as agências devem elaborar programas ou orientações estratégicas plurianuais, adaptadas às especificidades das suas atividades. Este planeamento plurianual deve estar relacionado com a programação plurianual dos recursos (nomeadamente, o orçamento e o pessoal).
29. A Comissão deverá ser sempre consultada e emitir pareceres formais acerca de ambos os documentos. O Parlamento Europeu deverá ser consultado sobre os programas de trabalho plurianuais das agências, desde que a finalidade das consultas seja uma troca de opiniões e o resultado não vincule a agência. Quanto ao programa de trabalho anual, deverá continuar a prática atual, ou seja, o Diretor da agência apresenta-o à comissão competente do PE.
30. Os programas de trabalho plurianuais devem incluir as medidas necessárias para responder ao resultado das avaliações globais.
31. As agências e a Comissão deverão desenvolver os principais indicadores de empenho e adaptá--los às especificidades das agências. Além disso, deve ser reforçada e sistematizada a relação entre recursos financeiros e humanos e cada ação específica a levar a cabo. A relação entre programas de trabalho anuais sucessivos e o programa plurianual deverá ser reforçada.
32. O Diretor deverá informar o Conselho de Administração sobre os progresso registados pela agência na implementação do programa de trabalho plurianual. Esta informação deverá anteceder o estabelecimento dos objetivos do programa de trabalho anual seguinte e ser integrada no ciclo de relatórios sobre o programa de trabalho anual.
Recursos humanos
33. Sem deixar de garantir na íntegra o respeito pelos princípios da responsabilização e transparência, deverá ser feito um esforço para simplificar os procedimentos das agências relativos aos recursos humanos e tomar em melhor conta as suas especificidades neste domínio, na medida do necessário para assegurar o seu bom funcionamento.
34. Os planos de política de pessoal das agências deverão identificar claramente as suas necessidades de pessoal e incluir, por conseguinte, informações abrangentes e pormenorizadas sobre o número de todos os tipos de pessoal externo, incluindo pessoal interino e prestadores de serviços; deverão igualmente continuar a constar dos planos dados sobre promoções, bem como o equilíbrio geográfico e entre os sexos. As agências mais pequenas não deverão ser obrigadas a indicar uma estimativa do número de promoções por grau, mas sim um número global, a fim de evitar a identificação de promoções individuais antes do tempo. A Comissão, em cooperação com as agências, deverá proceder às adaptações necessárias ao modelo do plano de política de pessoal e analisar eventuais outras melhoramentos do seu formato.
35. A programação dos recursos humanos das agências constante do plano de política de pessoal e a preparação do projeto de orçamento da União devem ser coerentes. Os respetivos prazos para a apresentação dos quadros de pessoal e dos planos de política de pessoal devem, por conseguinte, ser alinhados. As agências deverão apresentar os seus projetos de plano de política de pessoal à Comissão (e para informação ao Conselho de Administração) até 31 de janeiro. Tendo em conta o parecer fundamentado da Comissão sobre os planos de política de pessoal, as agências deverão adotar os planos definitivos e submetê-los à autoridade orçamental e à Comissão até ao final de maio. Para efeitos de transparência, as agências deverão prestar esclarecimentos se decidirem não atenderem plenamente ao parecer da Comissão nos seu plano de política de pessoal.
Financiamento, gestão dos recursos orçamentais e processo orçamental
36. As agências deverão melhorar o seu planeamento interno e a previsão geral das receitas a fim reduzirem as suas elevadas taxas de transição das dotações e de anulação. A Comissão fornecerá orientações a este respeito. Além disso, as agências deverão melhorar a sua gestão das autorizações, a fim de as alinhar pelas necessidades reais.
37. No que respeita às agências inteiramente financiadas pelo orçamento da UE, o excedente deverá continuar a ser recuperado da forma habitual, ou seja, os fundos não utilizados do ano n são deduzidos da subvenção da UE para o ano n+2, após recuperação no ano n+1.
38. No que respeita às agências autofinanciadas, as taxas deverão ser fixadas a um nível realista, a fim de evitar a acumulação de excedentes significativos.
39. Quanto às agências parcialmente autofinanciadas, os clientes deverão pagar a totalidade dos custos dos serviços que lhes são prestados por essas agências, incluindo a contribuição proporcional do empregador para o regime de pensão. No que respeita à questão de saber como enfrentar um eventual défice em relação às previsões das receitas provenientes das taxas pagas pelos clientes e a necessidade de assegurar a disponibilidade do financiamento necessário às agências, a Comissão investigará a necessidade e as possíveis modalidades de criação de um fundo de reserva autonomizado, que deverá ser gerido de forma transparente.
40. Todas as agências deverão aplicar, de forma mais sistemática do que atualmente, um sistema de orçamentação por atividades / gestão por atividades (activity based budgeting/activity based
management ABB/ABM). Os instrumentos de ABB/ABM disponíveis (ou seja, planeamento,
monitorização, comunicação e avaliação das atividades) deverão ser adaptados à realidade das agências. Neste contexto, haverá que incentivar as agências a procederem a um intercâmbio de boas práticas, devendo ser bem acolhida a sua ideia de desenvolver uma "caixa de ferramentas" ABB/ABM. A Comissão prestará assistência neste capítulo, por exemplo facultando às agências uma formação geral em matéria de ABB.
41. A fim de evitar os automatismos, todos os intervenientes relevantes deverão, no âmbito do processo orçamental, cumprir a obrigação que lhes incumbe de apresentar uma justificação adequada dos seus pedidos relativos ao orçamento de cada agência (pedido orçamental inicial, aumentos, diminuições).
42. Para justificar a necessidade de recursos (financeiros e/ou humanos) adicionais no caso de agências em "fase de arranque" ou de agências encarregadas de novas tarefas, deverá ser apresentada às autoridades legislativas e orçamentais uma ficha financeira legislativa.
43. Caso a autoridade legislativa decida confiar às agências tarefas adicionais em relação à proposta inicial da Comissão, haverá que ponderar sempre uma redefinição das prioridades entre as diversas atividades como solução alternativa a uma concessão de recursos adicionais. Neste último caso, a Comissão atualizará as fichas financeiras legislativas anteriores de modo a clarificar os recursos adicionais de que a agência em questão necessita para levar a cabo as tarefas adicionais. Seguidamente, a ficha financeira legislativa revista será apresentada a um trílogo orçamental. Deverá ser aplicado o mesmo procedimento às novas tarefas da agência que não derivem de uma alteração do ato de base da agência.
44. As alterações introduzidas nos orçamentos das agências que não requeiram a aprovação da autoridade orçamental deverão ser comunicadas a esta última, juntamente com a devida justificação.
45. Não deixando embora de respeitar os princípios da transparência, da obrigação de prestação de contas e da boa gestão financeira, deverá ser feito um esforço para simplificar a aplicação do Regulamento Financeiro pelas agências, na medida em que tal seja necessário para assegurar o seu bom funcionamento.
V. Obrigação de prestação de contas, controlos e transparência e relações com os interessados Exigências em matéria de apresentação de relatórios
46. Há que racionalizar e harmonizar as obrigações das agências em matéria de apresentação de relatórios. Em princípio, as agências deverão apresentar um Relatório Anual único; contudo, deverão ser admitidas exceções.
47. O Relatório Anual único de cada agência deverá incluir informações sobre a implementação do programa de trabalho anual, do orçamento e do plano de política de pessoal, os sistemas de gestão e de controlo interno e os resultados das auditorias internas/externas, bem como sobre o seguimento dado às recomendações das auditorias e à recomendação de quitação e a declaração de fiabilidade do Diretor Executivo. O Relatório Anual único poderá também incluir as informações resultantes das fichas financeiras e do relatório sobre a gestão orçamental e financeira previsto no contexto do procedimento de quitação, desde que sejam respeitados os prazos de preparação das contas consolidadas anuais da UE.
48. Na medida do possível, a estrutura do Relatório Anual único deverá incluir uma série de elementos comuns baseados nas melhores práticas entre as agências, tendo em vista facilitar a comparação. A Comissão deverá elaborar, em cooperação com as agências, um modelo indicativo.
49. O Relatório Anual único deverá ser redigido pelo Diretor da agência, que deverá apresentá-lo ao Conselho de Administração da Agência, para efeitos de avaliação. O Diretor ou o próprio Conselho de Administração deverá em seguida transmitir o Relatório, e a avaliação feita pelo Conselho de Administração, ao Tribunal de Contas, ao Parlamento, ao Conselho e à Comissão, até 1 de julho.
Auditoria interna
50. Os custos do trabalho de base do Serviço de Auditoria Interna (SAI) deverão continuar a ser suportados pela Comissão. O trabalho de auditoria de base do SAI consistirá em realizar uma análise de risco que maximize a cobertura dos principais riscos num ciclo de três anos, não deixando de manter, na medida do possível, a atual prática de uma auditoria por ano em cada agência.
51. As auditorias internas têm de representar uma mais-valia evidente, devendo as agências aceitar o encargo daí decorrente. Para facilitar essa aceitação, o SAI deverá debater o seu plano de auditoria com os órgãos de gestão das agências, por forma a evitar uma sobreposição dos temas e calendários com os das auditorias das estruturas de auditoria interna (EAI), caso existam, ou do Tribunal de Contas Europeu (TCE).
52. O auditor interno continuará a apresentar relatório ao Diretor Executivo e ao Conselho de Administração. O seguimento adequado das conclusões da auditoria do SAI deverá ser organizado a nível dos órgãos de direção, eventualmente pelo Conselho Executivo, caso exista. Tal não deverá aumentar as despesas administrativas.
53. No que respeita à sua arquitetura de auditoria, as agências deverão ter a possibilidade de instituir serviços de auditoria interna para complementar o trabalho do SAI. Por conseguinte, as agências (Diretores Executivos e Conselhos de Administração) podem decidir criar uma estrutura de auditoria interna (EAI) que siga normas internacionalmente reconhecidas em matéria de auditoria interna e coordene o trabalho de auditoria e a troca de informações com o SAI. Se tal não for rentável ou possível, as agências podem decidir contribuir com recursos e partilhar com outra agência uma EAI completa. As EAI deverão também coordenar com o SAI os planos de auditoria.
Auditoria externa
54. Sem prejuízo das competências do Tribunal de Contas Europeu (TCE), poderá ser necessário envolver auditores do setor privado na auditoria externa das contas das agências a fim de remediar a falta de recursos do TCE. Se for esse o caso, a nomeação dos auditores do setor privado deverá ser feita em conformidade com as regras aplicáveis; haverá também que criar mecanismos de controlo adequados por forma a assegurar que os trabalhos sobre a legalidade e a regularidade das receitas e despesas e a fiabilidade das contas da agência sejam efetuados de acordo com as normas em vigor. Todos os aspetos das auditorias externas confiadas ao setor privado, incluindo as constatações de auditoria comunicadas, continuam a ser da plena responsabilidade do TCE, que gere e financia com o seu próprio orçamento todos os procedimentos administrativos e de adjudicação de contratos, bem como quaisquer outros encargos associados à contratação de auditores externos.
55. Haverá que continuar a promover a cooperação entre todos os órgãos de auditoria envolvidos, tendo em conta o mandato, as finalidades e as bases legislativas ou regulamentares de cada um. Quitação
56. As agências deverão informar sistematicamente a sua Direção-Geral correspondente e a Direção-Geral do Orçamento no seio da Comissão dos resultados da auditoria do Tribunal de Contas Europeu (na fase mais precoce possível), bem como das medidas tomadas para cumprir as recomendações da autoridade de quitação e do Tribunal de Contas.
57. Nas decisões e resoluções de quitação, será conveniente estabelecer uma diferenciação mais rigorosa entre as responsabilidades da Comissão e as das agências. Deverão ser tidas plenamente em conta as recomendações do Conselho sobre a quitação de cada agência.
58. Haverá que explorar as possibilidades de assegurar uma prestação de contas democrática no que se refere às agências autofinanciadas (ou seja, financiadas pelos clientes), já que se trata de organismos da União encarregados de implementar políticas da UE mas não sujeitos a quitação na aceção do TFUE. Poder-se-á prever que as agências em questão apresentem ao Parlamento Europeu, ao Conselho e à Comissão um relatório anual sobre a execução do seu orçamento e tenham em conta os pedidos ou recomendações formulados pelo Parlamento e pelo Conselho.
Sistema de alerta
59. A Comissão ativará um sistema de alerta se tiver sérios motivos para recear que o Conselho de Administração de uma agência está prestes a tomar decisões suscetíveis de não ser conformes com o mandato da agência, de violar o direito da UE ou de estar em manifesta contradição com os objetivos políticos da UE. Nesses casos, a Comissão levantará formalmente a questão no Conselho de Administração e pedir-lhe-á que se abstenha de adotar a decisão pertinente. Caso o Conselho de Administração ponha de parte o pedido, a Comissão informará formalmente o Parlamento Europeu e o Conselho, tendo em vista permitir uma reação rápida das três instituições. A Comissão poderá pedir ao Conselho de Administração que se abstenha de implementar a decisão litigiosa enquanto os representantes das três instituições estiverem a debater a questão.
Avaliação das agências
60. O ato fundador de cada agência deverá prever uma avaliação global periódica efetuada a pedido da Comissão. A primeira avaliação deverá ter lugar cinco anos após a agência ter iniciado a sua fase operacional. As avaliações subsequentes deverão ser realizadas de cinco em cinco anos, e de duas em duas avaliações deverá ser aplicada a cláusula de caducidade/revisão. As avaliações deverão ser conduzidas de forma a dispor de fundamentos sólidos para a decisão de manter ou não ou mandato da agência. Haverá que explorar a exequibilidade de um modelo comum para a avaliação das agências.
61. A avaliação ex-ante dos programas/atividades das agências deverá ser quer obrigatória, no caso de programas/atividades de orçamento importante, quer efetuada a pedido do Conselho de Administração ou do Conselho Executivo, se for considerada necessária. A avaliação ex-post deverá ser obrigatória para todos os programas/atividades.
62. As agências deverão preparar um roteiro com um plano de seguimento respeitante às conclusões das avaliações retrospetivas, e informar duas vezes por ano a Comissão sobre os progressos realizados. O seguimento e as avaliações deverão ficar a cargo do Conselho de Administração e do Conselho Executivo, caso este exista.
63. Para além das informações sobre o desempenho apresentadas nos relatórios anuais das agências, a Comissão deverá fornecer ao Parlamento e ao Conselho quaisquer outras informações que lhe sejam solicitadas sobre a avaliação das agências.
Transparência e relações com os interessados
64. Os sítios Internet das agências deverão ser tão plurilingues quanto possível, a fim de facilitar a sua consulta pelos cidadãos de todos os Estados-Membros. As agências deverão prestar, através dos respetivos sítios Internet, as informações necessárias para assegurar a transparência, incluindo a transparência financeira.
65. As relações das agências com os interessados deverão ser coerentes com o seu mandato, com a repartição institucional de tarefas nas relações internacionais, com as políticas e prioridades da UE e com as ações da Comissão. As agências deverão exercer as suas funções em coordenação com os diferentes atores encarregados da definição e implementação da política em causa. As agências deverão também clarificar a repartição de papéis entre elas e as suas congéneres nacionais. Quando não estejam representadas nos conselhos de administração, as partes interessadas relevantes deverão ser envolvidas nos órgãos e/ou grupos consultivos/grupos de trabalho das agências, se for caso disso.
Prevenção, deteção e investigação de fraudes, corrupção, irregularidades e outras atividades ilegais 66.O papel do OLAF em relação às agências deverá ser formalizado, reforçado e tornado mais
visível. Para preservar os elementos de prova e/ou evitar alertar inadvertidamente as pessoas em causa, as agências deverão abster-se de levar a cabo investigações sobre factos suscetíveis de conduzir a uma investigação por parte do OLAF, em conformidade com a legislação pertinente da UE. Além disso, as agências deverão mostrar-se mais ativas em matéria de prevenção da fraude, devendo também comunicar melhor sobre essas atividades.
