1
MANUAL - SISTEMA DE
GERENCIAMENTO DE CLUBES
DIRETOR DE CLUBE
MDA
MINISTÉRIO DE DESBRAVADORES E AVENTUREIROS
DIVISÃO SUL-AMERICANA
2
1 – LOGIN
6
2 - ATUALIZAÇÃO CADASTRO
7
3 – SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE CLUBES (SGC)
8
4 – Módulo – BIBLIOTECA
10
E163 – Sub-Módulo – Classes 10
E162 – Sub-Módulo – Especialidade 11
5 - Módulo CONTATOS
12
C104 - Sub-Módulo Contatos 125 - Módulo FERRAMENTAS
14
C083 - Sub-Módulo Newsletter 146 – Módulo GERENCIAL
19
C093 – Sub-Módulo Aniversariantes 197 - Módulo INSCRIÇÕES
20
7.1 – Inscrições em Eventos 207.1.1 – Inscrições em eventos com pagamento antecipado 21 7.1.2 – Inscrições em Eventos com pré-inscrição 25
7.2 – Inscrições no Seguro Excusão/ Evento 29
C014 - Sub-Módulo Inscrição 29
7.3 – Inscrições em Venda de Materiais 33
C017 – Sub-módulo Pagamentos 33
8 - Módulo PATRIMÔNIO
36
C111 - Sub-Módulo Empréstimo 36
C109 - Sub-Módulo Patrimônio 38
9 – Módulo RELATÓRIOS
42
C091 – Sub-Módulo Relatório On-Line 42
10 – Módulo Secretaria
44
C121 - Sub-Módulo Agenda 45 C012 – Sub-Módulo Classes 48 C108 – Sub-Módulo Documentos 51 C011 – Sub-Módulo Especialidades 55 C007 – Sub-Módulo Membros 573 C020 – Sub-Módulo Membros-Unidades 63 C008 – Sub-Módulo Transferência 64
11 – Seguro Anual
66
C132 – Sub-Módulo Incluir Vidas 66
C169 – Sub-Módulo Membros 70 C170 – Sub-Módulo Remessas 71
12 – Módulo Tesouraria
72
C078 – Sub-Módulo A Pagar 72 C079 – Sub-Módulo A Receber 76 C080 – Sub-Módulo Balancete 8013 – Módulo – UNIDADES
81
13.1 – Sub-Módulo – Cartões 81 13.2 – Sub-Módulo – Membros 83 13.3 – Sub-Módulo – Relatórios 85 13.4 – Sub-Módulo – Unidades 8914 – Módulo – EXTRAS
91
14.2 – Sub-Módulo – Alterar meu cadastro 91
14.3 – Sub-Módulo – Sugestões SGC 92
14.4 – Sub-Módulo – Dados do meu clube 92
14.5 – Sub-Módulo – Fornecedores oficiais 93
14.6 – Sub-Módulo – Página Inicial 94
14.7 – Sub-Módulo – Sair do sistema 94
4
Apresentação
Este é o SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE CLUBES da Divisão Sul-Americana da Igreja Adventista do Sétimo Dia, uma ferramenta on-line exclusivamente para os clubes de Desbravadores e Aventureiros.
O projeto começou em 2006 com o intuíto de facilitar o registo on-line para o Camporí de Desbravadores. Inicialmente, o trabalho para o projeto foi através de uma equipe de voluntários dirigidos pelo analista Rodrigo Dias Dorval, um regional da Associação do Mato Groso do Sul - UCOB. Em 2007, propuseram-se outros voluntários da Associação Sul Mato Grosense - UCOB para ampliar o projeto, com as ideias de novas possibilidades para os clubes de Desbravadores, como gerenciamento de unidades, gerenciamento de classes e especialidades. Desde 2009, a então Missão Sergipe-Alagoas - UNEB também implementou a ferramenta, e contratou RDORVAL SOLUÇÕES EM TECNOLGIA para dar apoio e continuar com o desenvolvimento do então projeto voluntário, transformando num produto comercial. Nesse mesmo ano, adotou-se para toda a União Nordeste Brasileira, para cumprir com todos os campos da União, de maneira integrada. Neste ano, esta ferramenta abre-se para outros segmentos do Ministério de Desbravadores e Aventureiros, e expande-se completamente como instrumento de gerenciamento, e a melhora das ferramentas para a inscrição on-line, a possibilidade do pagamento e cartão de crédito, além dos relatórios de membros. Em 2010, a União Centro-Oeste Brasileira começou a utilizar a ferramenta em todo seu território, e se fizeram várias mudanças, já que até esse momento tinha desenvolvido sua própria ferramenta. A União compreendeu que poderiam colaborar, passar todo o código fonte e o conhecimento destes sistemas locais para a equipe de desenvolvimento e para o SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE CLUBES, uma ferramenta que se utilizou anteriormente só na UNEB.
A ferramenta cresce, e desde 2012, a UNOB, USEB e UNB passam a fazer parte do projecto. Em 2013, a USB une-se ao grupo, e também colabora no desenvolvimento de novas características, a partir de um sistema desenvolvido internamente dentro de seu território no sul de Brasil.
Em 2014, a ferramenta põe-se a prova durante as inscrições do IV Camporí Sul-Americano em Barretos-SP, e após o evento, adaptar-se-á como a ferramenta oficial do Ministério de Desbravadores e Aventureiros da Divisão Sul-Americana, com sua implantação definitiva final em outros países da Sul-América que fazem parte de seu território.
5
Seu desenvolvimento desde o princípio está em PHP e o banco de dados MySQL, e agora conta com uma equipe de programadores e analistas especializados, que conhecem a realidade da obra destes ministérios da IASD.
Quanto ao suporte, a ferramenta baseia-se na assistência através de e-mails, suporte on-line e chat para os usuários, além de uma central telefônica, e os telefones internos (*VOIP) como contato direto com as Uniões, Associações e Missões. Além disso, a equipe oferece um manual completo e detalhado, e um banco de dados de perguntas e respostas.
O pessoal de apoio e desenvolvimento adota a política de responder a tudo por gravidade de erro, com os prazos para a resolução de erros e características. Em constante evolução, à medida que lê este manual, está a preparar-se uma nova versão do SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE CLUBES, bem como uma versão atualizada de cada manual. E as vantagens deste projeto não é só isso: 1 – O Gerenciamento de informação, de conteúdos e gerenciamento da configuração realiza-se mediante o próprio Campo, se está treinado adequadamente, tem plena liberdade de utilizar a ferramenta para administrar seus clubes;
2 - Ferramenta de melhora contínua, através de sugestões de todos os envolvidos, e aprovadas pela Divisão Sul-Americana;
3 – Disponibilidade da equipe de treinamento, para capacitar ao pessoal in-loco (secretárias, departamentais, regionais e diretores);
4 - Manutenção e monitoramento constante do SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE CLUBES, bem como o Backup, disponibilidade, segurança e rendimento.
Seja muito bem-vindo à esta ferramenta que lhe pode dar a possibilidade de ter um controle total de seu Clube de Desbravador ou Aventureiro.
6 1 – LOGIN
Esta é a tela de entrada do Sistema de Gerenciamento de Clubes. Seu Login – Onde você digitará o nome de Usuario. Ex: joana.silva
Sua Senha – A senha deve conter letras maiúsculas, minúsculas, números e caracteres especiais (@!$;). Ex: JS@1520!
Lembramos que para maior segurança dos dados as senhas são criptografagas e NÃO podem ser sequencial (123456) e nem começar com o número zero (0). A senha e o Login serão fornecidos por sua Associação/Missão.
Perdeu sua senha? – Quando esquecer sua senha, utilize este link (destaque vermelho) para receber no seu e-mail um link para redefinir sua senha.
7 2 - ATUALIZAÇÃO CADASTRO
Esta tela é para atualização do cadastro, ela será aberta apenas no seu primeiro acesso, para que todos os seus dados sejam completos, sendo que após o primeiro acesso não será visualizado essa tela após o login, e sim, a tela inicial do Sistema de Gerenciamento de Clubes.
8
3 – SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE CLUBES (SGC)
Na tela inicial, na parte superior do lado esquerdo você visualiza seus dados e do lado direito as opções de “Início” (que volta à página inicial toda vez que solicitado) e “Sair” (que encerra o seu acesso à intranet).
Ao lado esquerdo os Módulos e ao meio as mensagens que estarão em sua Caixa de entrada, entre eles pode conter avisos importantes do seu campo, por isso a importância de ler sua caixa de mensagens com regularidade. Ainda verá as questões do Fórum e as opções de suporte por Chat (bonequinho), E-mail (Helpdesk), os Manuais e as Perguntas Frequentes (FAQ.). E mais abaixo estão os principais downloads disponibilizados por seu campo local, União ou Divisão.
Para participar do Fórum, basta clicar em “Novo post” para criar uma nova questão. Lembrando que o Fórum NÃO é uma ferramenta para suporte, é uma ferramenta para interação entre você e os demais diretores, regionais, secretárias de todas as Associações/Missão da Divisão Sul-Americana.
Assim que clicar em “Novo post” aparecerá a seguinte mensagem - Antes de criar um tópico, utilize a busca por assunto, somente se não encontrar, abra um novo! :
9
Clique em “OK” e faça a busca do assunto que você queira interagir no Fórum:
Se a busca resultar em “Sem Registros” então você poderá criar um novo tópico, clicando em “Novo tópico”, caso contrário, interaja no tópico que aparecer se estiver relacionado ao seu assunto. Atenção às informações na hora de criar sua questão:
No último módulo Extras já irá aparecer os sub-módulos que são: Alterar minha senha, Alterar meu cadastro, Dados Gerais, Página inicial e Sair do sistema. Cujas funções são as seguintes:
Alterar minha senha – Como o próprio nome sugere, serve para alterar a sua senha.
10
Alterar meu cadastro – Também como o próprio nome sugere, serve para alterar qualquer dado de seu cadastro.
Dados do meu clube – São as informações em geral do seu clube. Onde constam dados como: logo do clube, endereço, histórico e informações adicionais. Fornecedores oficiais – São as informações de contato de todos os fornecedores oficiais da Divisão.
Página inicial – Essa opção exibirá a tela inicial mostrando os avisos importantes.
Sair do sistema – Encerra seu acesso à intranet.
Ao entrar em contato com a sua União, você receberá seus login e senha, e os devidos acessos customizados em seu login.
4 – Módulo – BIBLIOTECA
E163 – Sub-Módulo – Classes
Neste sub-módulo é possível visualizar todas as classes clube de desbravadores e aventureiros com seus requisitos.
Ao clicar em “E163 – Classes” você visualizará todas as classes que pertencem ao clube de desbravadores e aventureiros.
11
Clicando no ícone da coluna ver (simbolizado pela lupa) será possível visualizar todos os requisitos da classe.
E162 – Sub-Módulo – Especialidade
Neste sub-módulo é possível visualizar todas as especialidades do clube desbravadores com seus requisitos
12
Ao clicar em “E162 – Especialidades” você visualizará todas as especialidades que pertencem ao clube de desbravadores.
Clicando no ícone da coluna ver (simbolizado pela lupa) será possível visualizar todos os requisitos da especialidade.
5 - Módulo CONTATOS
C104 - Sub-Módulo Contatos
Neste sub-módulo você terá acesso a todos os diretores cadastrados em toda Divisão Sul Americana!
13
Na primeira tela, como padrão, aparecerá os contatos de diretores de sua Associação/Missão. Para pesquisar diretores de outros campos, selecione o campo e a função que deseja pesquisar, e clique em “Buscar”:
Ao encontrar o nome do diretor clique em “ver”
Abrirá a tela com alguns dados do diretor, e também você pode enviar uma mensagem, clicando em “Enviar uma mensagem (e-mail) ”:
14
Após clicar em “enviar” aparecerá a seguinte mensagem:
5 - Módulo FERRAMENTAS C083 - Sub-Módulo Newsletter
Este módulo serve para enviar e-mails em massa.
Para o envio de Newsletter é necessário que você crie uma ou várias listas, sendo que um e-mail pode ser enviado para ilimitadas listas.
15
Leia atentamente e clique em “OK”.
Para envio de e-mails clique em “Criar Lista”:
Você pode filtrar as opções Por unidade, Por função (é possível selecionar todos) e Por nome e clicar em Filtrar dados, o resultado da pesquisa aparecerá na lista abaixo.
O sistema busca todos os membros que possuem e-mail cadastrados (por isso a importancia dos cadastros de membros serem o mais completos possível), após realizar a filtragem clique em “Incluir lista”:
16
Aguarde a mensagem de confirmação e clique em “Fechar”:
Note que a lista criada aparecerá na tela principal do módulo. Após todo esse processo clique em “Enviar e-mails”:
Aparecerá a tela para configuração e personalização do seu e-mail:
17
Preencha o título do e-mail, escreva sua mensagem e escolha a opção se deseja ou não receber a confirmação de leitura.
O mais interessante desta ferramenta é que tem como você personalizar os e-mails que serão enviados para cada pessoa com os dados dela! Para isso, você deve usar as “hashtags”, que chamamos de campos de mesclagem. Observe o exemplo abaixo de como utilizar corretamente esses campos:
Quando o membro receber essa mensagem, no lugar das palavras com “hashtags” ele vai receber a informação contida nela, Ou seja, vai visualizar a mensagem assim: “Olá Usuário de Teste! Estamos felizes por ter você como diretor do nosso clube Clube de Teste.”
IMPORTANTE! Observe que nos campos de mesclagem não são usados acentuações e nem pontuações junto com a palavra.
18 Exemplo: #mãe#! -> Errado; #mãe# -> Errado; #mae#? -> Errado; #mae# -> Certo.
Após o preenchimento do título e da configuração do e-mail, selecione a opção se deseja, ou não, receber uma confirmação de leitura:
Lembrando que se clicar em Receber confirmação de leitura cada pessoa que ler o e-mail, será enviado outro e-mail de retorno pra você!
Selecione a opção de deseja habilitar ou desabilitar os campos de mesclagem.
Lembrando que desabilitar o campo deixará o envio mais rápido, mas não será possível utilizar as hashtags para o envio de mensagens personalizadas.
Por fim, clique em “Enviar” e aguarde até que ele tenha disparado todos os e-mails (não saia da tela enquanto a mensagem ao final aparecer, como na imagem abaixo):
Posteriormente você pode consultar todas as mensagens enviadas, e os destinatários de cada mensagem clicando no botão “Histórico” na tela inicial deste sub-módulo.
19
Ao clicar em histório, você verá o título da sua mensagem, o autor, a data de envio, visualizar a sua mensagem, e ver os destinatários.
Para visualizar para os destinatários clique em “alvo”
6 – Módulo GERENCIAL
C093 – Sub-Módulo Aniversariantes
Neste relatório há o controle de aniversariantes conforme os cadastros do seu Clube.
Através das opções de filtragem é possível visualizar a listagem por mês, e exportar esses dados como quiser. Basta selecionar o mês que deseja pesquisar e clicar em “Filtrar Dados”.
20
Ao clicar em “filtrar dados” aparecerá abaixo a listagem de membros que fazem aniversário naquele mês.
Você também poderá exportar a lista para uma planilha clicando no botão “exportar dados”.
7 - Módulo INSCRIÇÕES
Neste módulo de Inscrições é possivel inscrever o Clube para os eventos cadastrados pela Divisão, União ou Campo Local. Fique ATENTO quanto à questão das datas limites de pagamentos e inscrições, pois após as datas, o sistema bloqueia automaticamente o acesso ao evento. Também é possível comprar materiais e fazer o pagamento do Seguro Excursão/Evento.
7.1 – Inscrições em Eventos
Temos duas possibilidades de inscrições: com Pagamento antecipado ou por Pré-inscrição. A instituição organizadora do evento é quem define qual tipo de inscrição usará para o evento e avisa os diretores para realizarem as inscrições. Vamos ensinar agora, como fazer inscrição em qualquer tipo de evento:
21
7.1.1 – Inscrições em eventos com pagamento antecipado
Em eventos com pagamento antecipado, antes de cadastrar os participantes no evento, deve ser realizado o pagamento no sub-módulo Pagamento.
C017 – Sub-módulo Pagamentos
Acesse “INSCRIÇÕES -> C017 – Pagamentos”:
Depois clique no icone de “Pagamentos”.
Aparecerá uma outra tela sendo que você deve clicar no botão “Gerar Pagto” (lado direito no superior da tela), Observe que caso já tenha gerado um pagamento anteriormente o seu pagamento estará disponivel para visualização.
Depois de clicar nessa opção, abrirá uma tela para você gerar o boleto (ou o recibo no caso de outras formas de pagamento) do evento. Nesta tela você
22
poderá colocar a quantidade de pessoas que desejam inscrever no evento preenchendo o campo de Quantidade de pessoas que desejam inscrever e então clicar no botão “Salvar”.
Automaticamente o Sistema irá gerar o Boleto (ou recibo, caso seja outro tipo de pagamento) para pagamento das inscrições, no rodapé da tela tem botão para impressão do Boleto Bancario.
23
1. Se a forma de pagamento for via BOLETO fique atento quanto o banco da Instituição organizadora do evento. Se o banco da Instituição for Bradesco, o boleto deverá sair do banco Bradesco; Se o banco da Instituição for do banco HSBC, deverá sair o boleto do banco HSBC. Qualquer diferença, a Associação/Missão deve ser contatada com urgência!
2. Se a forma de pagamento for via BOLETO verifique os campos “Agência/Código beneficiário” que contém a informação da agência e conta da Instituição organizadora do evento.
3. Não é possivel gerar um novo boleto (pagamento) enquanto o anterior não estiver quitado.
4. Só é possivel inscrever os nomes se a respectiva quantidade de pagamentos estiver quitada (exceto em casos de gratuidade).
5. Se o boleto vencer e não for pago, a possibilidade de novos pagamentos ficará bloqueada, sendo necessário entrar em contato com a sua Associação/Missão para o desbloqueio.
6. Qualquer adulteração de boletos será punida com rigor, e as respectivas inscrições pagas serão invalidadas e sem direito a devolução de dinheiro (o sistema monitora pagamentos fora dos padrões estabelecidos do evento, como data de vencimento e valores).
C014 - Sub-Módulo Inscrição
Depois da confirmação de pagamento (você receberá uma confirmação no seu e-mail) você deve entrar novamente no Sistema de Gerenciamento de Clubes para inscrever os participantes.
Para realizar a inscrição você deve ir em “INSCRIÇÕES -> C014 – Inscrição”:
Aparecerá a lista de eventos disponíveis. No lado direito aparecerá um ícone localizado na coluna “Inscrições” no lado direito na linha do evento.
24
Após clicar em “Inscrições” a tela Membros Inscritos no evento será aberta e basta apenas o usuário clicar na opção “Inscrever” e abrirá uma janela pop-up para o cadastro do participante.
Na Tela de INSCRIÇÃO DE EVENTOS você seleciona em Membro (nome da pessoa que irá participar do evento) e o Tipo de Inscrição (se ela é isenta ou pagante).
Lembrando que os membros deverão estar cadastrados no sistema pelo módulo “SECRETARIA -> C007 – Membros” (item 10 deste manual).
25
Quando inserir um participante no evento, fique atento às regras de idades, isenções e cargos, pois tudo isso o sistema valida no ato do cadastro. Outro detalhe é a respeito da data de nascimento, que deve estar corretamente cadastrada para o processo funcionar corretamente.
Após selecionar o membro e o tipo de inscrição clique em “Inscrever”.
Aguarde a confirmação da seguinte mensagem:
Após concluir a inscrição a quantidade de pessoas que você pagou, é só ficar tranquilo. Aqui os membros de seu clube estarão inscritos.
IMPORTANTE! Poderá ser feita as alterações nos nomes até a data limite de atualizações cadastrais do evento, configurada pela Instituição organizadora do evento. Até esta data é possível excluir uma pessoa e incluir outra no lugar. Funcionalidades como alterar os dados de membros ou excluir membros ficam bloqueadas em caso de membros que estejam inscritos em eventos ativos, se deseja alterar fazer alterações em um membro, é preciso primeiro exclui-lo do evento.
7.1.2 – Inscrições em Eventos com pré-inscrição
Em eventos com Pré-inscrição, primeiro você terá que cadastrar os nomes das pessoas que você deseja levar, só então, poderá gerar o pagamento.
C014 - Sub-Módulo Inscrição
26
Aparecerá a lista de eventos disponiveis. No lado direito aparecerá a quantidade de inscritos no evento, para cadastrar basta apenas clicar no ícone localizado na coluna “Inscrições”:
Após clicar em “Inscrições” a tela Membros Inscritos no evento será aberta e bastar apenas o usuário clicar na opção “Inscrever” e abrirá uma janela pop-up para o cadastro do participante.
Na Tela de Inscrição de membros você seleciona o Membro (nome da pessoa que irá participar do evento) e clique em “Inscrever”:
27
Lembrando que os membros deverão estar cadastrados no sistema pelo módulo “SECRETARIA -> C007 – Membros” (item 10 deste manual).
Quando inserir um participante no evento, fique atento às regras de idades, isenções e cargos, pois tudo isso o sistema valida no ato do cadastro. Outro detalhe é a respeito da data de nascimento, que deve estar corretamente cadastrada para o processo funcionar corretamente.
Após a inscrição, aguarde a confirmação da seguinte mensagem:
Você fará esse processo até que seja preenchida todas as vagas que seu clube deseja levar ou que recebeu.
Então agora, você irá finalizar e gerar o pagamento. Para isto, basta clicar no botão “Finalizar” na tela principal de inscrição de membros:
28
Então, abrirá o modo de pagamento. Se for por boleto, aparecerá o boleto, que também estará disponível no sub-módulo Pagamentos para gerar segunda via até o vencimento.
Agora é só pagar o boleto que os inscritos estarão confirmados no evento!
IMPORTANTE! Só será computado as vagas para seu clube se o pagamento foi realizado e confirmado no sistema!
Poderá ser feita as alterações nos nomes até a data limite de atualizações cadastrais do evento, configurada pela Instituição organizadora do evento. Até esta data é possível trocar uma pessoa e colocar outra no lugar. Funcionalidades como alterar os dados de membros ou excluir membros ficam bloqueadas em
29
caso de membros que estejam inscritos em eventos ativos, se deseja fazer alterações em um membro, é preciso primeiro, trocá-lo do evento.
Observações importantes sobre pagamentos:
1. Se a forma de pagamento for via BOLETO fique atento quanto o banco da Instituição organizadora do evento. Se o banco da Instituição for Bradesco, o boleto deverá sair do banco Bradesco; Se o banco da Instituição for do banco HSBC, deverá sair o boleto do banco HSBC. Qualquer diferença, a Associação/Missão deve ser contatada com urgência!
2. Se a forma de pagamento for via BOLETO verifique os campos “Agência/Código beneficiário” que contém a informação da agência e conta da Instituição organizadora do evento.
3. Não é possivel gerar um novo boleto (pagamento) enquanto o anterior não estiver quitado.
4. Só será confirmada as vagas para o clube se o pagamento estiver quitado e confirmado pelo sistema (exceto em casos de gratuidade).
5. Se o boleto vencer e não for pago, a possibilidade de novas inscrições ficará bloqueada, sendo necessário entrar em contato com a sua Associação/Missão para o desbloqueio.
6. Qualquer adulteração de boletos será punida com rigor, e as respectivas inscrições pagas serão invalidadas e sem direito a devolução de dinheiro (o sistema monitora pagamentos fora dos padrões estabelecidos do evento, como data de vencimento e valores).
7.2 – Inscrições no Seguro Excusão/ Evento
No sistema existe a possibilidade de adiquirir o seguro excursão para o evento. Basta a Instituição Organizadora do evento configurar o seguro excursão/evento no sistema. Com isso, no ato de inscrever os nomes dos membros que vão ao evento, abrirá a tela de incluir o seguro excursão/evento para os membros que não são aceitos no seguro anual.
A instrução seguinte serve apenas para eventos com Pagamento Antecipado (item 7.1 deste manual). Em eventos com Pré-inscrição o valor do seguro excursão/evento virá embutido no valor da inscrição.
C014 - Sub-Módulo Inscrição
30
Aparecerá a lista de eventos disponiveis. No lado direito aparecerá a quantidade de inscritos no evento, para cadastrar basta apenas clicar no ícone localizado na coluna “Inscrições” :
Após clicar em “Inscrições” a tela Membros inscritos no evento será aberta e bastar apenas o usuário clicar na opção “Inscrever” e abrirá uma janela pop-up para o cadastro do participante.
Na Tela de Inscrição de eventos você verá a opção de “Efetuar seguro excursão/evento” para os membros que não entram no seguro anual:
31
Ao clicar para efetuar o seguro excursão aparecerá a opção para selecionar o membro e o botão “Inscrever”:
Aguarde a mensagem de confirmação:
Inscreva os nomes até aparecer a mensagem de que não há mais membros disponíveis para fazer o seguro excursão:
32
Aparecerá a tela para confirmação da compra do seguro excursão. Confirme os dados e clique em “Gerar”:
Será gerado o boleto, ou outro tipo de pagamento, que foi configurado pela Instituição Organizadora do evento:
IMPORTANTE! Esse pagamento é APENAS para o seguro Excursão/Evento! NÃO inclui o pagamento do seguro anual e nem as inscrições para o evento.
Após realizar o seguro excursão/evento dos membros que não tem cobertura no seguro anual, o nome deles aparecerá na listagem para fazer a inscrição no evento:
33
7.3 – Inscrições em Venda de Materiais
Em venda de materiais é necessário somente que você faça o pedido e o pagamento no sub-módulo “Pagamento”
C017 – Sub-módulo Pagamentos
Acesse
“INSCRIÇÕES -> C017 – Pagamentos”:
34
Aparecerá uma outra tela sendo que você deve clicar no botão “Gerar Pagto” (lado direito no superior da tela), Observe que caso já tenha gerado um pagamento anteriormente o seu pagamento estará disponivel para visualização.
Depois de clicar nessa opção, abrirá uma tela para você adicionar produtos e gerar o Boleto (ou o recibo no caso de outras formas de pagamento) do evento. Pode clicar no botão “Adicionar item”:
Selecione o produto desejado, a quantidade daquele produto e clique em “Salvar”:
35
Inclua todos os itens que deseja e clique em “Gerar”:
Automaticamente o Sistema irá gerar o boleto (ou recibo, caso seja outro tipo de pagamento) para pagamento das inscrições, no rodapé da tela tem botão para impressão do Boleto Bancario.
36
Observações importantes sobre pagamentos:
1. Se a forma de pagamento for via BOLETO fique atento quanto o banco da Instituição organizadora do evento. Se o banco da Instituição for Bradesco, o boleto deverá sair do banco Bradesco; Se o banco da Instituição for do banco HSBC, deverá sair o boleto do banco HSBC. Qualquer diferença, a Associação/Missão deve ser contatada com urgência!
2. Se a forma de pagamento for via BOLETO verifique os campos “Agência/Código beneficiário” que contém a informação da agência e conta da Instituição organizadora do evento.
3. Não é possivel gerar um novo boleto (pagamento) enquanto o anterior não estiver quitado.
4. Só é possivel inscrever os nomes se a respectiva quantidade de pagamentos estiver quitada (exceto em casos de gratuidade).
5. Se o boleto vencer e não for pago, a possibilidade de novos pagamentos ficará bloqueada, sendo necessário entrar em contato com a sua Associação/Missão para o desbloqueio.
6. Qualquer adulteração de boletos será punida com rigor, e as respectivas inscrições pagas serão invalidadas e sem direito a devolução de dinheiro (o sistema monitora pagamentos fora dos padrões estabelecidos do evento, como data de vencimento e valores).
8 - Módulo PATRIMÔNIO
C111 - Sub-Módulo Empréstimo
Neste sub-módulo de empréstimos você pode cadastrar os bens do seu Clube que foram emprestados. E assim, irá aparecer todos os seus bens emprestados com o nome da pessoa que pegou, a data que pegou, a data prevista para entrega, e as opções de entregue e não devolvido para você clicar assim que chegar a data prevista para entrega.
37
Para realizar um empréstimo é muito simples, basta ir na opção “Emprestar” (ao lado direito na parte de cima da tela):
Na tela de cadastro de empréstimo, selecione o item que foi previamente cadastrado no sub-módulo C109 - Patrimônio (Ex: Bandeira Nacional Brasileira), no campo emprestado em, selecione a data pelo qual o objeto foi emprestado, no campo devolver em, selecione a data de devolução, em observações preencha para qual ou quem foi esse emprestado esse objeto e clique em “Salvar”:
38
Depois de cadastrado na tela de gerenciamento de empréstimos você pode visualizar a descrição do que foi emprestado também a data de empréstimo e devolução podendo ver os dados do objeto emprestado:
Se o objeto de empréstimo já tiver sido devolvido com antecedência você pode realizar a devolução dele clicando no ícone “Devolvido”.
Se acaso o objeto não foi devolvido no prazo clicará no botão “Não devolvido” (ícone do X vermelho).
C109 - Sub-Módulo Patrimônio
Neste sub-módulo de controle de patrimônio você pode cadastrar os bens do seu Clube.
Para cadastrar é simples, basta ir na opção “Novo” (ao lado direito na parte de cima da tela).
Após clicar em “Novo” abrirá uma tela pra cadastro do item, basta apenas preencher todos os campos e clicar em “Salvar”.
39
Após salvar aparecerá a opção para incluir uma imagem do item:
Lembrando que a imagem tem que ter dimensão 500 x 500 pixels.
Clique em “Inserir foto” e abrirá uma janela, clique em “Selecionar Arquivo”:
Selecione a foto e clique em Enviar Foto:
40
Por fim, clique no botão “Fechar” para voltar ao item cadastrado:
Confirme as alterações clicando em “Salvar”:
Cada item cadastrado, pode-se ver as funcionalidades para “Ver”, “Alterar” e “Excluir” (que significa inativar o patrimônio) além das opções para filtragem dos itens ativos e inativos.
41
Ao excluir um patrimônio, é solicitado que você justifique o motivo, e ele SEMPRE ficará no histórico do clube como um item inativo, juntamente com a descrição do motivo.
Descreva o motivo pelo qual está excluindo o patrimônio e clique em “Salvar”:
Para visualizar os patrimônios inativos você deverá selecionar na opção desativados e clicar em filtrar dados ( canto superior esquerdo da tela).
42
9 – Módulo RELATÓRIOS
C091 – Sub-Módulo Relatório On-Line
No Sistema de Gerenciamento de Clubes você tem a opção de visualizar e preencher todos os relatórios do seu Campo local, lembrando que somente os relatórios que estiverem dentro do prazo poderão ser preenchidos. Os relatórios que estiverem fora do prazo serão apenas visualizados.
Para preencher ou visualizar basta encontrar na listagem de relatórios a opção de que deseja e clicar no ícone da coluna “Preencher”.
Após clicar na opção “Preencher” uma janela pop-up será aberta, e você poderá preencher seu relatório conforme a resposta adequada.
43
Após clicar na resposta desejada aparecerá outra tela para confirmação de sua resposta, com as observações (caso necessário) e as opções adicionais que a Associação/Missão cadastrou. Coloque as opções adicionais (caso haja) e clique em “Confirmar”:
IMPORTANTE! Quando se trata de arquivo, o sistema aceita apenas os formatos: doc, docx, xls, xlsx, pdf, ppt, pptx, jpg, jpeg e zip. E o arquivo tem que ser menor que 2MB de tamanho.
44
Após o preenchimento, você pode visualizar o relatório preenchido na opção Preenchidos:
Conforme as regras estabelecidas em sua Associação/Missão, os requisitos preenchidos por você poderão ser validados pelo seu regional, e só então seus pontos serão devidamente computados.
10 – Módulo Secretaria
Este Módulo é o “coração” de todo o Sistema de Gerenciamento de Clubes, não há como iniciar o uso da ferramenta sem antes alimentar os dados dos membros e dados clubes dentro de seus sub-módulos. A grande vantagem é de poder consultar os dados dos membros a qualquer momento, além de exportar as informações cadastradas e ainda poder cadastrar, alterar, excluir e filtrar os membros ativos e inativos.
Em todo o Sistema, onde houver listagem de usuários com a opção “Ver” será possível visualizar dados completos de cadastro, além da ficha médica, do histórico de especialidades, classes, eventos, transferências (se houver), acessos e histórico de clubes, cargos e unidades.
45
C121 - Sub-Módulo Agenda
A partir de agora você tem a disposição o sub-módulo Agenda para cadastrar os eventos e atividades do seu clube. Além de permitir o controle dessa agenda, o módulo permite cadastrar um lembrete em cada item, para ser enviado na data desejada no e-mail cadastrado.
Você pode pesquisar pelo mês e ano que deseja visualizar e clicar em “Buscar” para aparecer os eventos, além da possibilidade de visualizar o Calendário Completo:
Para cadastrar um item na Agenda, selecione o Mês, o Ano e faça a Busca. Depois selecione o dia desejado:
46
Preencha as opções e clique em “Salvar”:
A parte mais interessante desse módulo é que você pode receber um lembrete desta data que você está cadastrando! Basta selecionar a opção Deseja receber um e-mail de lembrete desta atividade? Ao selecionar a opção,
47
automaticamente abrirá os campos para configurar o lembrete com a data, e-mail e texto do alerta:
Após preencher todos os campos desejados, clique em “Salvar”. Aparecerá a data em sua agenda:
Para visualizar as datas cadastradas na agenda clique em “Ver calendário completo”(canto superior direito da tela):
48 C012 – Sub-Módulo Classes
Acessando esse módulo, você poderá visualizar as classes de cada membro.
Para isso, basta clica na opção “Ver” no cadastro do membro e assim, acessar todo histórico do membro. Todas as áreas possuem classes disponíveis.
49
É importante ressaltar que você NÃO consegue cadastrar classes pra SI MESMO para isso, você deverá pedir ao seu campo local ou para o seu regional. Além disso, somente o campo local pode cadastrar as classes de liderança.
Clicando no botão “Relatórios” ao lado do botão “Novo”:
Esse botão exibe o relatório de cada classe, a quantidade de membros. Para visualizar e a lista completa de membros que possuem esses itens em seus perfis clique em “ver”:
Na tela que abrirá aparecerá a lista com os nomes, você poderá fazer o download da lista clicando em “exportar”.
50
Para cadastrar uma nova classe é simples, clique em “Novo” na tela de gerenciamento de classes:
Abrirá uma tela para preenchimento, basta preencher todos os campos e “Salvar”. É possível também, cadastrar uma determinada classe para vários membros, clicando na opção “clique aqui” destacado em alaranjado, abaixo do campo de classe.
Abrirá uma nova tela para que você possa selecionar a quantidade de membros a realizar a classe, selecione-os, preencha os campos Instrutor e Conclusão, e clique em “Salvar”.
51
Pronto! Classe cadastrada para vários membros! C108 – Sub-Módulo Documentos
Neste sub-módulo é possível criar modelos de cartas, documentos, autorizações e outros tipos de documentos que seu Clube necessita.
52
Ao abrir o Cadastro de Documentos, digite e formate o texto como desejar. Mas atenção! Evite copiar e colar textos do Word ou direto da Internet por exemplo, devido diferenças de formatação pode haver conflitos e não sair o modelo do jeito que deseja.
Para cadastrar um modelo de documento, há duas opções: Mala direta e Restrito.
Mala direta = Permite criar um documento para cada membro cadastrado no seu clube (membros cadastrados no módulo “Secretaria -> C007 – Membros”), como autorizações de saída, entrada, reuniões, etc.
Restrito = se você o deixar como restrito apenas você irá visualizar o documento. O seu regional e seu campo NÃO visualizarão. Se acaso quiser que o seu documento seja visto pela secretária e pelo regional, essa opção não deve ser selecionada.
Vamos aos exemplos!
Para cadastrar um documento para todos os membros (estilo mala direta) selecione a opção Mala direta. Em seguida use as palavras-modelo que iniciam e terminam com “hashtags” para inserir os dados dos membros cadastrados e ativos do seu clube:
53
Observe que não usamos letras maiúsculas, acentos ou pontuações junto com as hashtags. Por tanto:
#Responsável#, -> ERRADO #responsável# -> ERRADO #responsavel#! -> ERRADO #responsavel# -> CERTO!
Após a configuração basta clicar em “Salvar”.
Aparecerá a tela com o id e nome do documento, o autor, a opção “Gerar”, se o documento é restrito ou não, e se é dinâmico ou não, as opções “Alterar” e “Excluir”. Para gerar o documento, clique em “Gerar”:
Será aberto uma tela onde você irá selecionar os membros que você quer que seja gerado o documento. Se for gerar para todos os membros deixe selecionado a opção “Selecionar todos”, caso contrário marque somente os membros que o documento será gerado. Clique em “Gerar doc”:
54
Será feito o download do documento no seu computador, dependendo do navegador que você usa (Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, Safari, etc.), irá exibir uma janela para confirmar o download:
Ao abrir o documento, observe que as opções onde havia hashtags foram substituídas pelas informações do membro:
E sairá uma folha para cada membro do clube cadastrado no sistema, no módulo “Secretaria -> C007 – Membros”.
55 C011 – Sub-Módulo Especialidades
Acessando esse módulo, você poderá visualizar as especialidades de cada membro.
Para isso, basta clica na opção “Ver” no cadastro do membro e assim, acessar todo histórico do membro. Todas as áreas possuem especialidades disponíveis.
Ao clicar em “ver” você visualizará as especialidades que o membro possui, quem foi o instrutor dessa especialidade e a data de conclusão da especialidade.
É importante ressaltar que você NÃO consegue cadastrar especialidades pra SI MESMO para isso, você deverá pedir ao seu campo local. Além disso, somente o campo local pode cadastrar as especialidades avançadas.
Clicando no botão “Relatórios” ao lado do botão “Novo”, esse botão exibe o relatório de cada especialidade, a quantidade de membros e a lista completa de membros que possuem esses itens em seus perfis, clique no botão “ver” na especialidade desejada.
56
Na tela que abrirá ao clicar no botão “ver”, você visualizará os membros.
Para cadastrar uma nova especialidade é simples! Clique em “Novo” na tela de gerenciamento de Especialidades:
Abrirá uma tela para preenchimento, basta preencher todos os campos e “Salvar”. É possível também, cadastrar uma determinada especialidade para vários membros, clicando na opção “clique aqui” destacado em alaranjado, abaixo do campo de especialidade.
57
Abrirá uma nova tela para que você possa selecionar a quantidade de membros a realizar a especialidade, selecione-os, preencha os campos Instrutor e Conclusão, e clique em “Salvar”.
Pronto! Especialidade cadastrada para vários membros!
C007 – Sub-Módulo Membros
Este sub-módulo é o coração do módulo Secretaria. Nele é possível cadastrar membros, inativar/reativar membros, incluir ficha médica, retirar relatórios e alterar qualquer dado cadastral do membro.
58
Caso você seja diretor ou secretário de um clube que já existia no sistema, sempre, antes de cadastrar um membro, verifique se ele já tem cadastro como inativo. Para isso utilize os filtros de busca, pesquise pelo Status Desabilitados e clique em “Filtrar Dados”:
Aparecerá o nome dos membros inativos em vermelho. Para ativar clique no ícone de certo chamado “Inativar”:
Você ainda pode selecionar mais de um membro e clicar no botão “Ativar selecionados” ou “Inativar selecionados”. Aparecerá uma mensagem de confirmação. Leia atentamente e clique em “OK”:
Para cadastrar um novo membro clique na opção “Novo”, na tela de Lista de Membros ativos:
Em seguida abrirá a tela Cadastro de membros, preencha todos os campos com bastante atenção.
59
Observe que se o membro do clube ainda não possui CPF, você deverá colocar o CPF do responsável, pois, o CPF é um campo obrigatório.
É importante que preencha os campos onde constam e-mail e telefone dos responsáveis para um possível contato. Cadastre as informações e clique na opção “Salvar”.
Após o cadastro do membro, a ficha médica deve ser devidamente preenchida:
Com essa funcionalidade disponível, é possível que em alguns eventos de sua Associação/Missão (ou eventos de União ou Divisão) exijam estes dados atualizados como pré-requisitos de inscrição de eventos.
60
A ficha médica fica sempre agregada e visível ao perfil do membro, permitindo a consulta rápida de forma fácil. E destacado em vermelho, sempre a última atualização que foi realizada na ficha médica.
Você deve ter atenção ao preencher a ficha médica, pois algumas questões só serão necessárias preencher se o membro teve aquele tipo de doença. Após o preenchimento de todos os dados, você deve confirmar a veracidade das informações e clicar em “Confirmar”:
Pronto! Cadastrado!
Você também tem a opção de inserir foto no cadastro do membro, desde que seja no formato JPG. Para isto, clique em “Ver” no cadastro do membro:
61
Uma vez selecionada a foto e enviada, a opção de recortar a área da foto será apresentada:
Clique em qualquer parte da foto (lado esquerdo) e um quadrado irá aparecer (será possível visualizar o resultado). Clique em “Salvar” e por fim, clique em “Fechar”.
Se o membro não faz parte do seu ministério jovem, e não fará parte de nenhum ministério jovem, você poderá inativar o cadastro do membro clicando em “Inativar”
Ao clicar aparecerá a mensagem para confirmação, clique em “OK” e o membro ficará inativo.
62
Clicando na senha, simbolizada por um cadeado, você poderá criar um login e senha para um membro que você quer que tenha acesso ao sistema.
Coloque um login para o membro e uma senha e clique em “Atualizar”.
Lembrando que para o membro ter acesso aos módulos de secretária, tesouraria ou qualquer outro módulo, você deverá entrar em contato com o seu regional e para que ele possa liberar os módulos de clube.
Se o membro não faz parte do seu ministério jovem, e não fará parte de nenhum ministério jovem, você poderá inativar o cadastro do membro clicando em “Inativar”
63
Ao clicar aparecerá a mensagem para confirmação, clique em “OK” e o membro ficará inativo.
C020 – Sub-Módulo Membros-Unidades
Os Desbravadores e Aventureiros trabalham com a ideia de unidades. Neste sub-módulo é possível gerenciar e alocar cada membro em uma unidade:
Lembrando que as UNIDADES devem estar previamente cadastradas no sub-módulo C021 - Unidades.
64
Aparecerá uma tela onde você deve selecionar o membro e a unidade à qual pertence. Por fim, clique em “Salvar”.
Quando o membro sair de uma unidade e for para outra unidade do mesmo clube, será necessário apagar o membro da unidade antiga e incluí-lo na unidade nova. Para apagar um membro de uma unidade, basta clicar no ícone “Excluir” (X vermelho).
C008 – Sub-Módulo Transferência
Neste sub-módulo é possível transferir e receber membros de outros clubes de qualquer clube da Divisão Sul-Americana.
65
Para fazer a transferência clique na opção “Transferir”:
Abrirá uma nova tela com os nomes dos membros. Selecione o membro que será transferido. Selecione a opção Campo (Associação/Missão) para onde ele vai, selecionando o campo será habilitado a opção Clube destino e coloque o motivo da transferência. Após preencher clique em “Salvar”.
66
Pronto! Membro transferido!
A solicitação ficará pendente em Membros enviados até que o outro clube aceite a transferência:
Enquanto o outro clube não aceitar, você tem a opção de visualizar o cadastro do membro, pelo ícone Ver. E ainda, tem a opção de excluir a transferência pelo ícone cancelar.
Assim que o outro clube aceitar o membro, essas opções serão desabilitadas de seu clube.
11 – Seguro Anual
C132 – Sub-Módulo Incluir Vidas
Neste sub-módulo você poderá contratar o seguro anual dos membros de seu clube durante o ano inteiro! Lembrando que para ser feito o seguro anual é obrigatório o CPF do membro ou do responsável caso o membro não tenha CPF.
A Associação/Missão poderá optar por fazer o seguro anual também através de evento ou poderá ser como era normalmente. Iremos mostrar como contratar o seguro das duas maneiras.
67
Na tela, aparecerá a lista com os membros do seu clube. Você deverá selecionar os membros que vão ser incluídos nessa remessa. Para incluir na remessa, selecione a opção de “Incluir Selecionados”. Caso queira selecionar todos, marque a opção “Selecionar Todos” e depois clique em “Incluir Selecionados”:
Pronto, remessa cadastrada!
Obs: Se na sua lista de membros, aparecer nomes em destaque na cor
vermelha, significa que tem algum dado do cadastro do membro que precisa ser atualizado, atualize e depois inclua ele na remessa.
2° Maneira para contratar seguro, você irá em “Inscrições” -> “C017 Pagamentos”:
68
Na tela de eventos abertos, clique no ícone da coluna “Pagamentos” no evento do seguro anual
Aparecerá uma outra tela sendo que você deve clicar no botão “Gerar Pagto” (lado direito no superior da tela). Observe que caso já tenha gerado um pagamento anteriormente o seu pagamento estará disponível para visualização.
Depois de clicar nessa opção, abrirá uma tela para você gerar o boleto (ou o recibo no caso de outras formas de pagamento) do evento. Nesta tela você poderá colocar a quantidade de pessoas que desejam inscrever no evento preenchendo o campo de Quantidade de pessoas que desejam inscrever e então clicar no botão “Salvar”.
69
Automaticamente o Sistema irá gerar o Boleto (ou recibo, caso seja outro tipo de pagamento) para pagamento das inscrições, no rodapé da tela tem botão para impressão do Boleto Bancario.
Depois da confirmação de pagamento (você receberá uma confirmação no seu e-mail) você deve entrar novamente no Sistema de Gerenciamento de Clubes para inserir os nomes ao seguro anual.
Você irá em “Seguro Anual” -> “Incluir Vidas”, para adicionar os membros ao seguro:
Você só conseguira incluir a quantidade de vidas que você comprou! Agora os membros ativos de seu clube estão com o seguro anual.
70 C169 – Sub-Módulo Membros
Neste sub-módulo é possível visualizar todos os membros ativos do seu Clube e o status do membro em relação ao Seguro Anual.
Na tela, aparecerá todos os membros do seu clube indicando o Status se ele está segurado ou não:
Você consegue visualizar onde cada membro tem seu Seguro Anual Unificado, se diretamente no seu Clube, ou pelo staff do seu Campo, ou em uma
71
C170 – Sub-Módulo Remessas
Neste novo sub-módulo é possível ter claramente a lista de membros ativos do Clube que foram segurados diretamente pelo seu Clube, em qual remessa cada um está, ou se a remessa ainda está aberta (não foi faturada). Se o membro não tiver cadastro em outro clube ou no Sistema de Gerenciamento de Jovens, você tem a possibilidade de excluir ele da remessa:
Observe que os membros que tem o boneco na frente não podem ser excluídos, porque possuem o cadastro em outro clube ou no Sistema de Gerenciamento do Ministério Jovem. Ao tentar excluir, aparecerá essa mensagem na tela:
É possível ver também o valor que será cobrado pelo seu Campo, em cada remessa:
72 12 – Módulo Tesouraria
Neste módulo o usuário pode controlar o caixa do seu Clube, através do cadastro de contas a pagar e a receber. Este módulo pode ser amplamente usado para gerenciar mensalidades, excursões, acampamentos, gastos e doações, etc.... O balancete exibe os dados de receitas e despesas de forma diferenciada, além do saldo e saldo acumulado (saldo anterior ao período exibido).
C078 – Sub-Módulo A Pagar
Contas a pagar são todas as despesas do seu Clube que foram pagas, ou estão em aberto.
73
Abrirá a tela onde é necessário preencher as informações da conta: Ø Conta: Tipo de Conta a pagar;
Ø Membro: caso queira vincular esse item a um membro; Ø Data de vencimento;
Ø Data de pagamento (se ainda não foi pago, deixe em branco); Ø Descrição: Descrição do item a ser pago;
Ø Valor;
Ø E observação.
Após preencher todos os campos clique em “Salvar”:
Se caso existir algum tipo de conta a pagar para cadastrar para vários membros, como reembolso, por exemplo. Abaixo da opção “Membro” existe um link destacado em amarelo. Esta é a opção para cadastrar uma conta vinculada à vários membros. Basta clicar em “clique aqui”:
74
Abrirá a tela para cadastro da conta com as mesmas opções, porém com a opção a mais de selecionar mais de um membro para aquela conta:
Basta preencher todas as informações e clicar em “Salvar”.
Após o cadastro, você visualizará as contas a pagar com as opções Status, Descrição, Membro (se tiver vinculada a algum membro), Vencido em, Pago em, Valor, “Ver”, “Alterar” e “Excluir”.
Você pode selecionar várias contas e marca-las como pagas, todas de uma vez. Basta selecionar as contas e clicar no botão “Marcar como Pago”:
75
Lembrando que a data de pagamento será vinculada ao dia em que se marcou como pago, por tanto, o dia de “hoje”.
Você ainda pode selecionar várias contas e excluí-las, todas de uma vez. Basta selecionar as contas e clicar no botão “Excluir selecionados”:
Lembrando que serão excluídas imediatamente e o valor não constará mais em sua Tesouraria!
Você também tem a opção de filtrar contas por um período especifico, por conta, por membro e por status.
Iremos dar um exemplo por período: Em período ( canto superior esquerdo da tela contas a pagar) selecione a data de início do período que deseja até a data final desse período e clique em filtrar dados.
76
No nosso exemplo são contas do período de 01/01/2016 a 31/12/2016 C079 – Sub-Módulo A Receber
Contas a receber são todas as receitas do seu Clube que foram recebidas (mensalidades, doações, etc.), ou estão em aberto.
Para cadastrar uma nova conta, clique em “Novo”:
Abrirá a tela onde é necessário preencher as informações da conta: Ø Conta: Tipo de Conta a receber;
Ø Membro: caso queira vincular esse item a um membro; Ø Data de vencimento;
77
Ø Descrição: Descrição do item a ser pago; Ø Valor;
Ø E observação.
Após preencher todos os campos clique em “Salvar”:
Se caso existir algum tipo de conta a receber para cadastrar para vários membros, como mensalidades, por exemplo. Abaixo do campo Membro existe um link destacado em amarelo. Esta é a opção para cadastrar uma conta vinculada à vários membros. Basta clicar em “clique aqui”:
Abrirá a tela para cadastro da conta com as mesmas opções, porém com a opção a mais de selecionar mais de um membro para aquela conta:
78
Basta preencher todas as informações e clicar em “Salvar”.
Após o cadastro, você visualizará as contas a receber com as opções Status, Descrição, Membro (se tiver vinculada a algum membro), Vencido em, Pago em, Valor, “Ver”; “Alterar” e “Excluir”.
Você pode selecionar várias contas e marca-las como pagas, todas de uma vez. Basta selecionar as contas e clicar no botão “Marcar como pago”:
Lembrando que a data de pagamento será vinculada ao dia em que se marcou como pago, por tanto, o dia de “hoje”.
79
Você ainda pode selecionar várias contas e excluí-las, todas de uma vez. Basta selecionar as contas e clicar no botão “Excluir selecionados”:
Lembrando que serão excluídas imediatamente e o valor não constará mais em sua Tesouraria!
Você também tem a opção de filtrar contas por um período especifico, por conta, por membro e por status.
Iremos dar um exemplo por período: Em período (canto superior esquerdo da tela contas a pagar) selecione a data de início do período que deseja até a data final desse período e clique em filtrar dados.
80 C080 – Sub-Módulo Balancete
Com todas as contas A Pagar e A Receber cadastradas corretamente, é possível ter um balanço das finanças de seu Clube prontinho de forma organizada.
No Balancete aparecerão todas as contas pagas na coluna despesas e recebidas na coluna receita, exceto aquelas que ainda estão fora do período de vencimento ou que não foram pagas.
Neste Balancete também o usuário pode visualizar na coluna ver o tipo de conta paga ou recebida pelo Clube e ainda saber o saldo acumulado (saldo anterior ao período pesquisado), saldo do período e saldo, além de filtrar (ao lado esquerdo na parte superior da tela) os dados de todas as contas pagas e também recebidas dentro de um determinado período.
Você também poderá visualizar um balancete detalhado por contas, clicando em “Por contas”
Aparecerá uma tela com todas as contas separadas por tipo de conta. Em cada tipo de conta diferente é mostrado a descrição, se a membro vinculado aquela
81
conta, o dia do pagamento, se for contas a pagar estará o valor na coluna despesas, se for conta a receber o valor estará na coluna receita.
Ao final você terá o saldo acumulado, o somatório das despesas, o somatório da receita e o total (subtração da receita pelas despesas).
13 – Módulo – UNIDADES
Neste Módulo o usuário poderá ter acesso aos cartões de cada membro e aos requisitos que o membro já cumpriu. Poderá cadastrar as unidades e os membros dentro da sua respectiva unidade e criar relatórios.
13.1 – Sub-Módulo – Cartões
Neste módulo, o Clube pode acompanhar o cumprimento REQUISITO POR REQUISITO de cada cartão, das classes regulares, avançadas e de liderança de cada membro do Clube.
82
Na tela, vai aparecer os membros do clube. Para você visualizar o cartão de um membro, você deve clicar em “Cartões”:
Observe que o cartão de Amigo está mostrando 12% dos requisitos concluídos. Para você visualizar os requisitos do cartão e preenchê-los, você deve clicar em “Cartão”:
O Clube tem a opção de gerenciar e preencher os dados de todos os membros neste módulo, OU, liberar o acesso para que cada unidade possa gerenciar os cartões de seus membros diretamente no Portal Encontre um Clube: http://clubes.adventistas.org/br/unit-control/.Esse acesso pode ser passado diretamente ao Conselheiro, através do módulo C021 - Unidades.
83
Obs: Quem controla o cumprimento das classes é o Clube e seus conselheiros! O membro final (desbravador ou aventureiro) não tem acesso ao Cantinho da Unidade no Portal Encontre um Clube, e sim, somente a liderança do Clube! Nossa visão (D.S.A) é de que a relação conselheiro -> membro seja sempre pessoal e direta, e não virtual e à distância.
13.2 – Sub-Módulo – Membros
Neste módulo o Clube gerencia e aloca cada membro em uma unidade. Todos os membros devem estar em alguma unidade. E a diretoria? Crie uma unidade “Diretoria”! O Clube pode criar unidades “Equipe de Apoio”, “Pais" ou “Rede Familiar” para alocar todos os membros não-regulares ou avulsos.
84
Para criar uma nova unidade clique em “+Novo”:
Selecione a unidade desejada:
Após selecionar a unidade, selecione os membros que pertencem a unidade e clique em “Salvar”:
85
Pronto! Membros, cadastrados. 13.3 – Sub-Módulo – Relatórios
Neste novo sub-modulo, o Clube pode criar um relatório para o Cantinho da Unidade customizado, com as perguntas ou requisitos da Unidade, e ainda criar os períodos (Ex: Semanas ou Reuniões), para que os líderes das unidades possam responder membro por membro (diretamente no Portal Encontre um Clube: http://clubes.adventistas.org/br/unit-control/) ou diretamente nesse módulo também, para todos.
86
Por exemplo: O Clube tem um relatório do Cantinho da Unidade com várias perguntas que devem ser respondidas membro por membro (via conselheiro) como “Membro presente”, “Pontualidade”, “Trouxe Bíblia”, “Mensalidade em dia”, “Cumprimento dos Cartões”, entre outros. O Clube poderá criar esse relatório, criar as semanas ou períodos (semanas ou reuniões por exemplo) e então cada conselheiro, em seu acesso no Portal Encontre um Clube, poderá responder esse relatório, semanalmente, e monitorar a % de conclusão ou de respostas dos
membros das Unidades.
Para criar um relatório, você deve selecionar a opção “+Novo”:
Crie um nome para o seu relatório, a data de início e a data final e clique em “Salvar”:
87
Para criar as perguntas do seu relatório, clique em “Perguntas”:
E selecione a opção de “+Novo”:
Observe que esse relatório tem como título “Chamada”, todas as perguntas criadas nesse exemplo serão voltadas para o desbravador/aventureiro. Crie o nome da sua pergunta, e selecione o tipo de resposta. O conselheiro poderá responder comprovando com a data, número, sim/não ou com um texto:
88
Pronto, pergunta criada!
Para criar os períodos ou as semanas em que os requisitos serão exigidos, vá no Sub-Modulo “C168 - Relatórios” -> Clique em “Semanas”:
Você pode renomear como “1 Reunião” ou “Reuniões de Domingo” da forma como você preferir. Nomeie a sua semana e clique em “Salvar”:
Pronto! Foi criado o período em que o seu relatório vai ser exigido:
Lembre-se que os líderes das unidades vão responder membro por membro (diretamente no Portal Encontre um Clube:
http://clubes.adventistas.org/br/unit-control/) ou diretamente nesse módulo também, para todos.
89
13.4 – Sub-Módulo – Unidades
Neste módulo é possível criar as Unidades, visualizar as respostas aos Relatórios de cada membro da Unidade, configurar o item "Dados para acesso ao Cantinho da Unidade” para que cada conselheiro possa ter o acesso no Portal Encontre um Clube (http://clubes.adventistas.org/br/unit-control/). Criar uma senha numérica para cada Unidade e é possível também selecionar quem é o conselheiro, para assim deixar todas as Unidades devidamente configuradas.
Para criar uma unidade, selecione a opção de “+Novo”:
Escreva o nome da unidade e selecione o conselheiro que pertence a essa unidade:
90
Observe que você pode criar uma senha para a unidade, para que o conselheiro tenha acesso através do portal -> http://clubes.adventistas.org/br/unit-control/:
Após colocar o nome da unidade, selecionar o conselheiro e criar a senha, clique em “Salvar”:
Pronto, unidades criadas!
Obs: O acesso do conselheiro é o acesso no Portal Encontre um Clube (http://clubes.adventistas.org/br/unit-control/). O layout é completamente responsivo (mobile) para que o conselheiro possa gerenciar a partir do celular, durante a reunião, SEM PRECISAR instalar App (sem ocupar espaço).
91 14 – Módulo – EXTRAS
Altera somente sua senha.
Coloque a nova senha e clique em “Salvar”:
14.2 – Sub-Módulo – Alterar meu cadastro
Altera somente seu cadastro.
92
14.3 – Sub-Módulo – Sugestões SGC
Este sub-módulo é para mandar sugestões para o melhoramento do SGC.
Abrirá uma tela onde você irá digitar a sua sugestão, após clicará em “Enviar”:
14.4 – Sub-Módulo – Dados do meu clube
93
São os dados gerais do seu clube.
Se precisar, atualize os dados do clube e clique em “Salvar”:
14.5 – Sub-Módulo – Fornecedores oficiais
94
14.6 – Sub-Módulo – Página Inicial
Volta à página inicial.
14.7 – Sub-Módulo – Sair do sistema
