Unidade 4 - Introdução ao MS Excel

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Automação de

Escritório I

QI ESCOLAS E FACULDADES

Curso Técnico em Informática

Edilaine Jesus da Rocha

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SUMÁRIO

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT EXCEL 2010 ... 3

CONHECENDO O MICROSOFT EXCEL ... 3

BARRA DE TÍTULO ... 4 GUIA DE OPÇÕES ... 4 CÉLULAS ... 4 BARRA DE FÓRMULAS ... 4 GUIA DE PLANILHAS... 5 NÍVEL DE ZOOM ... 5

SALVANDO E ABRINDO ARQUIVOS ... 5

CONHECENDO AS BARRAS DE FERRAMENTAS ... 6

ALINHAMENTO DE CÉLULAS ... 8

FORMATAÇÃO DE NÚMEROS ... 9

FÓRMULAS ... 10

LISTA DE OPERADORES ARITMÉTICOS ... 10

SELEÇÃO CONTÍNUA ... 11

SELEÇÃO ALTERNADA... 11

FAZENDO CÁLCULOS NO EXCEL ... 11

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Edilaine Jesus da Rocha

Unidade 4 - Introdução ao MS Excel Pág.

3

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT EXCEL 2010

Nesta unidade será apresentado o editor de planilhas eletrônicas da suíte de escritório Microsoft Office 2010. A unidade inicia com uma breve apresentação do editor de planilhas, apresentando as funcionalidades de algumas ferramentas e de como o editor está organizado. Também serão apresentadas as principais fórmulas e funções, além de validação de células e inserção de gráficos.

CONHECENDO O MICROSOFT EXCEL

O Microsoft Excel é o editor de planilhas eletrônicas da suíte de escritório Microsoft Office. Esse aplicativo disponibiliza diversas ferramentas, que facilitam a edição, formatação e manipulação de planilhas eletrônicas. Assim como o Microsoft Word, o Excel 2010 apresenta sua estrutura de menus através de guias. Nas guias encontramos todas as ferramentas que podem ser usadas durante a edição, formatação e manipulação de dados na planilha. Para facilitar o acesso às ferramentas as guias são divididas em grupos. O Excel 2010 atualmente salva suas pastas de trabalho na extensão de arquivos, “.xlsx”. Esta não é reconhecida em versões anteriores ao Microsoft Excel 2007, mas possibilita que os documentos sejam salvos nas extensões anteriores como “.xls”, por exemplo. Segue a imagem da visão do sistema.

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Barra de Título

Exibe o nome do programa e também exibe o nome do arquivo ativo, nesse caso “Pasta 1”.

Guia de Opções

Utilizada para localizar rapidamente os comandos necessários para executar uma tarefa. Os comandos são organizados em grupos, reunidos por guias. Por exemplo, na guia Página Inicial, encontra-se o grupo Fonte, que traz todas as ferramentas para a formatação de fontes.

Figura 2

Para melhorar a organização, algumas guias são exibidas somente quando

necessário. Por exemplo, a guia Formatar aparece ao lado da guia Exibição,

somente quando se insere uma imagem. Essa guia apresenta ferramentas que possibilitam a configuração da imagem conforme a sua preferência.

Células

A área de edição de planilhas do Excel é composta pela junção de linhas e colunas. Para auxiliar na localização dos dados da planilha, as linhas e colunas tem uma característica específica na sua estrutura. As linhas são representadas por números e as colunas por letras.

Nesse exemplo, a célula A1 está selecionada. A = Linha

1=Coluna

Acima da indicação das colunas, está localizada uma ferramenta, que indica qual é a célula que está selecionada. Para selecionar uma célula basta clicar sobre ela.

Barra de Fórmulas

A barra Fórmulas permite a inserção de fórmulas para realização de cálculos na planilha. Através dela podemos visualizar as fórmulas que foram utilizadas para gerar determinado valor. Observe o exemplo!

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Figura 3

Guia de Planilhas

Em um arquivo do Excel são apresentadas mais de uma planilha, e isto pode ser visto na Guia de Planilhas. Por padrão quando um arquivo do Excel é aberto ele vem com três planilhas chamadas de Plan1, Plan2 e Plan3.

Figura 4

Você pode inserir, excluir ou renomear uma planilha; para realizar qualquer uma dessas alterações você deve seguir os seguintes passos:

1. Clicar com o botão direito do

mouse sobre uma das

planilhas;

2. Observe que o sistema mostra um menu com opções;

3. Clicar sobre a opção

desejada.

Nível de zoom

Utilizado para aumentar a visualização do conteúdo da planilha. Não altera o tamanho da fonte.

SALVANDO E ABRINDO ARQUIVOS

Para armazenar as planilhas eletrônicas você deve salvar os seus arquivos. Após salvar esses arquivos você poderá abri-los usando o próprio editor de

Figura 5

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planilhas. Para abrir uma nova pasta de trabalho com planilhas em branco basta clicar sobre a opção novo, da guia Arquivo.

Para abrir um arquivo deve-se clicar na opção Abrir e selecionar o arquivo que será aberto.

Para salvar um arquivo você deve acessar a guia Arquivo, selecionar a opção Salvar, digitar o nome do arquivo a ser salvo. Você também pode acessar a opção “Salvar Como”, que permite modificar o nome e a localização do arquivo que está sendo salvo. A opção “Salvar Como” também possibilita salvar um arquivo para que seja aberto em versões mais antigas do Excel. Na caixa Nome do Arquivo, insira um novo nome para o arquivo, na lista Salvar como tipo, clique no formato de arquivo desejado e clique em salvar.

CONHECENDO AS BARRAS DE FERRAMENTAS

Para realizar qualquer tipo de formatação no texto é necessário selecioná-lo, ou seja, marcá-lo primeiro. Para aplicar uma formatação no Excel você deve seguir os seguintes passos:

1. Clique na guia Página Inicial, grupo Fonte;

2. Selecionar as células que

deseja formatar;

Fonte: Opção responsável por alterar o tipo de

letra que será utilizado.

Tamanho da fonte: Nessa opção podemos

aumentar ou diminuir o tamanho da letra que foi selecionada.

Negrito: Essa opção quando clicada, deixa a

palavra selecionada em destaque.

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Exemplo: Excel

Itálico: Deixa a palavra selecionada um pouco mais caída para direita.

Exemplo: Excel

Sublinhado: Sublinha o texto selecionado. Você também pode escolher o estilo da

linha e a cor, basta clicar na seta ao lado direito do símbolo de Sublinhado. Exemplo: Excel ou Excel

Tachado: Desenha uma linha sobre o texto selecionado.

Exemplo: Excel

Sombra de Texto: Adiciona sombra atrás do texto selecionado, para destacá-lo no

slide.

Exemplo: Excel

Espaçamento entre caracteres: Ajusta o espaçamento entre as letras. Podemos

afastar uma letra da outra com a opção de espaçamento de caracteres. Exemplo: E x c e l

Aumentar e diminuir o tamanho da fonte: Altera o tamanho do texto.

Cor da fonte: Altera a cor da letra escolhendo entre

várias cores.

Bordas: Insere bordas na planilha.

Preenchimento: Insere cor de

fundo na planilha. Observe o exemplo da figura 10. Na célula A1 foram inseridas bordas, na

célula A2 somente preenchimento e na A3 bordas e preenchimento. Figura 9 Figura 10 Figura 8 Figura 11

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Alinhamento de células

No Excel encontramos opções de alinhamento do conteúdo das células, podemos fazer alinhamentos horizontais.

Para alinharmos o conteúdo das células devemos seguir os seguintes passos: 1. Clicar na guia Página inicial;

2. Clicar no grupo Alinhamento; 3. Clicar na seta expansora;

4. O sistema abrirá uma caixa de diálogos; 5. Clicar na guia Alinhamento;

Figura 12

Nessa caixa você encontra a posição do conteúdo da célula em graus.

Como você pode observar no espaço orientação apresentada na imagem ao lado, está em zero grau, ou seja, o conteúdo mantém um alinhado horizontal.

Para modificar o alinhamento você deve clicar na linha ao lado da palavra texto e mover a linha para cima ou para baixo. Ao mover a linha será apresentado o alinhamento que será definido em graus.

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9

Observe o exemplo:

Foi aplicado o alinhamento de 90º, nas células A1 e A2.

Figura 13

Dica: Você também pode realizar algumas dessas configurações acessando diretamente o grupo alinhamento, localizado na guia Pagina Inicial. Nesse grupo são atalhos das principais ferramentas.

Figura 14

Formatação de números

Além do alinhamento de células a caixa de diálogo traz opções para formatação dos estilos que podem ser aplicados aos números. Para realizar essa formatação você deve seguir os

seguintes passos:

1. Clicar na guia Página Inicial;

2. Grupo Número;

3. Clicar na seta expansora; 4. O sistema abrirá a seguinte

caixa de diálogo conforme a figura 14;

5. Nessa opção você

encontrará diversos

formatos de tipos de

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números, que pode ser aplicado de acordo com a sua preferência.

Observe o exemplo!

O exemplo da figura 16 apresenta o número 1 formatado nos diversos formatos propostos pelos Excel. Observe a diferença entre os formatos.

Figura 16

Dica: Você também pode realizar algumas dessas

configurações acessando diretamente o grupo número na guia Pagina Inicial. Nesse grupo são atalhos das principais ferramentas, dessa opção.

FÓRMULAS

As fórmulas são equações que calculam os valores das células. Todas as fórmulas do Excel 2010 devem começam com o sinal de igual “=” seguido das referências das células juntamente com os operadores matemáticos para que se obtenha o resultado da fórmula.

Lista de operadores aritméticos

OPERADORES ARITMÉTICOS

OPERADOR SIGNIFICADO EXEMPLO

+ Adição 3+3

- Subtração 3-1

* Multiplicação 3*3

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% Porcentagem 20%

^ Exponenciação 3^2

Seleção Contínua

Para realizar cálculos nas planilhas eletrônicas do Excel, você deve selecionar as células que participaram da fórmula. Para selecionar um intervalo de células de maneira contínua, você deve utilizar dois pontos”:”.

Pode-se dizer que os dois pontos podem ser substituídos pela palavra “até”.

No exemplo da figura 17, na célula A1 foi digitado o seguinte intervalo =A1:B5. Que significa a seleção da célula A1 até a célula B5. Essa seleção equivale a A1, A2, A3, A4, A5, B1, B2, B3, B4 e B5.

Seleção alternada

Além da seleção contínua são necessárias compor fórmulas com valores alternados. “Para realizar a seleção alternada, deve ser usado o ponto e vírgula “;”, que representa a vogal “e”.

No exemplo da figura 18, na célula A1 foi digitado o seguinte intervalo A1; B5; B3. Que significa a seleção da célula A1 e B5 e B3. Essa seleção equivale a A1, B5 e B3.

Fazendo cálculos no Excel

Para realizar cálculos simples no Excel de adição, subtração, multiplicação e divisão. Basta clicar na barra de Fórmulas, inserir o sinal de igual e digitar o endereço das células onde o valor está contido.

Figura 17

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Figura 19

No exemplo a indicação de células A1 e B1, com o sinal de adição. Esse cálculo é equivalente ao cálculo 1+2. A indicação de células é utilizada no Excel, pois permite que o valor seja modificado a qualquer momento interferindo somente no resultado final e não na estrutura da fórmula.

Caso você queira realizar alguma modificação na fórmula basta clicar na barra de Fórmulas.

No exemplo foi modificado o sinal de adição pelo sinal da multiplicação.

Importante:

O Excel utiliza regras matemática para executar seus cálculos. Uma das regras mais presente na utilização das planilhas eletrônicas é a utilização de parênteses. Assim como na matemática, as fórmulas serão executadas da esquerda para a direita, seguindo a ordem de cálculo dos operadores matemáticos.

Exemplo:

Ao executar o cálculo do exemplo e Excel primeiro realizará o cálculo que está nos parênteses. O resultado será calculado com o restante da fórmula. Como você pode perceber observando o exemplo, a

Figura 20

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composição de fórmulas no Excel não consiste somente na indicação de células, podem ser incluídos outros valores.

REFERÊNCIAS

ROCHA, E.J.CURY,T.E. Microsoft Excel. Porto Alegre:QI Editora, 2011. 128p.

Microsoft Brasil. http://office.microsoft.com/pt-br/excel/. Acesso em novembro de