PORTARIA Nº 3, DE 5 DE JANEIRO DE 2006

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PORTARIA Nº 3, DE 5 DE JANEIRO DE 2006

O SECRETÁRIO-EXECUTIVO DA CONTROLADORIA GERAL DA UNIÃO, Substituto, no uso da competência que lhe foi atribuída pelo art. 20, inciso V, do Decreto nº 4.785, de 21 de julho de 2003,

RESOLVE:

Art. 1º Aprovar Norma de Execução, na forma dos Anexos I a VIII a esta Portaria, destinada a orientar tecnicamente os órgãos e entidades da Aministração Pública, sujeitos ao Controle Interno do Poder Executivo Federal sobre a formalização dos processos de tomada e prestação de contas relativos ao exercício de 2005.

Art. 2º Revoga-se a Norma de Execução nº 4, de 22 de dezembro de 2004, da Secretaria Federal de Controle Interno.

Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

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ANEXO I

NORMA DE EXECUÇÃO Nº 1, DE 5 DE JANEIRO DE 2006 1 - ASPECTOS GERAIS

Esta Norma de Execução tem por objetivo orientar os gestores sujeitas à atividade dos órgãos e entidades da Administração Pública, sujeitos ao Controle Interno no âmbito do Poder Executivo Federal, no que respeita à formalização dos processos de Tomada e Prestação de Contas anual, referentes ao exercício de 2005, nos termos da Instrução Normativa nº 47/2004 e da Decisão Normativa nº 71/2005, do Tribunal de Contas da União - TCU.

2 – DAS DEFINIÇÕES

Para efeito desta Norma de Execução, entende-se por:

Unidade Jurisdicionada (UJ): Unidades obrigadas a apresentar contas, indicadas no Anexo I da

DN/TCU nº 71/2005, conforme previsto no art. 2º da IN/TCU nº 47/2004, abrangendo a gestão dos responsáveis que desempenharem as atribuições relativas às naturezas de responsabilidade especificadas no art. 12 da referida Instrução Normativa.

Unidade Jurisdicionada Consolidadora: Unidade Jurisdicionada que integra, em seu processo de

tomada e prestação de contas, documentos e informações que possibilitam a avaliação sistêmica da gestão de unidades jurisdicionadas consolidadas a ela subordinadas. A Unidade Jurisdicionada Consolidadora é responsável pela coordenação, supervisão e definição dos objetivos, metas e formas de atuação das consolidadas. A Unidade Jurisdicionada Consolidadora é responsável, também, pela apresentação das contas, exceto quando estiver agregada a outra Unidade Jurisdicionada (Unidade Jurisdicionada Agregadora).

Unidade Jurisdicionada Agregadora: Unidade Jurisdicionada que reúne, em seu processo de

tomada e prestação de contas, documentos e informações de unidades administrativas integrantes ou não da sua estrutura.

Processo Individualizado: processo de tomada e prestação de contas que contém somente as

próprias contas da UJ.

Processo Não Individualizado: processo de tomada e prestação de contas que contém, além das

próprias contas da UJ, as contas de unidades consolidadoras e consolidadas e/ou de unidades agregadoras e agregadas.

Fase de Apuração: período compreendido entre o início do período de campo e o prazo de resposta

estabelecido no documento que encaminha a versão preliminar do Relatório de Auditoria.

3 – DAS UNIDADES JURISDICIONADAS QUE APRESENTARÃO PROCESSOS DE CONTAS

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Para o exercício de 2005, o universo de unidades jurisdicionadas que deverão organizar e apresentar processos de contas está definido no Anexo I da DN/TCU nº 71/2005.

As UJ elencadas no Anexo I da DN/TCU nº 71/2005 deverão estar representadas em um único processo de Tomada e Prestação de Contas que alcançará, no mínimo, suas próprias contas, além, quando for o caso, das contas de unidades jurisdicionadas consolidadas e agregadas.

4 – PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS NA FORMALIZAÇÃO DOS PROCESSOS DE TOMADA E PRESTAÇÃO DE CONTAS

4.1) Abertura do Processo, com a inserção na capa do número de protocolo, o qual deverá ser obtido junto ao setor de protocolo da Unidade Jurisdicionada responsável pela organização do processo de tomada e prestação de contas. Indicar, na contracapa, as Unidades Jurisdicionadas que integram o processo.

4.2) Inclusão no Processo, já protocolizado, nos termos do art. 14 da IN/TCU nº 47/2004, combinado com o art. 5º da DN/TCU nº 71/2005, das peças indicadas abaixo, obedecendo, necessariamente, a seguinte ordem seqüencial: Roteiro de verificação de peças e conteúdo, Rol de Responsáveis, Relatório de Gestão, Demonstrativos Contábeis, Declaração da Unidade de Pessoal e Relatórios e Pareceres dos órgãos e entidades que devam se pronunciar sobre as contas ou sobre a gestão de que tratam os autos, conforme dispõe a Lei nº 9.292, de 12 de julho de 1996.

4.2.1) Roteiro de verificação de peças e conteúdo

O Roteiro de Verificação de Peças e Conteúdo será preenchido pela Unidade Jurisdicionada, evidenciando a existência das peças exigidas pela Instrução Normativa nº 47/2004 e pela Decisão Normativa nº 71/2005, mediante o preenchimento do formulário constante do Anexo VII desta Portaria.

4.2.2) Rol de Responsáveis

A Unidade Jurisdicionada integrante do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI) deverá atualizar no Sistema as informações relacionadas aos agentes responsáveis e seus substitutos que atuaram, no exercício de 2005, até a data de 31 de dezembro de 2005, de acordo com as responsabilidades definidas nos artigos 12 e 13 da IN/TCU nº 47/2004, conforme definido na macrofunção 07.03.00 – MODULO ROLRESP do SIAFI.

Serão arrolados, também, no processo de tomada e prestação de contas, o contador da Unidade e o responsável pela conformidade documental.

Após o fechamento do SIAFI, cada unidade gestora deverá extrair o Relatório do Rol de Responsáveis por intermédio da transação “CONAGENTE”, conjugada com o “PF5” da mesma operação, assinalando todas as naturezas de responsabilidade, devendo o documento ser assinado pelo respectivo titular da unidade a que se referir o rol.

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4.2.3) Relatório de Gestão

O Relatório de Gestão será elaborado pela Unidade Jurisdicionada responsável pela apresentação dos processos de contas, tendo por base informações relativas à sua própria gestão e, quando for o caso, às prestadas pelas unidades jurisdicionadas consolidadoras, consolidadas e agregadas integrantes do processo.

Além das informações relacionadas no Anexo X da DN/TCU nº 71/2005, as unidades que não possuem auditoria interna deverão fazer constar no Relatório de Gestão informações relativas:

a) ao cumprimento das determinações e recomendações exaradas pelo TCU e pelos órgãos do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal, detalhando:

i) no caso de determinações e recomendações emanadas do TCU: número do acórdão, descrição da determinação ou recomendação e providências adotadas pela Unidade;

ii) no caso de recomendações oriundas da CGU ou das Setoriais de Controle Interno do Poder Executivo Federal: número do relatório, descrição da recomendação e providências adotadas.

b) à apuração de denúncias recebidas, detalhando, para cada caso, o número do processo, o fato denunciado e as providências adotadas.

O relatório será assinado, pelo menos, pelo dirigente máximo da Unidade Jurisdicionada que apresentará o processo de tomada e prestação de contas e conterá informações e documentos sobre os itens relacionados nas tabelas constantes do Anexo II da DN/TCU nº 71/2005, abordando os itens relativos ao conteúdo geral, desde que aplicáveis à natureza jurídica da UJ, e os itens relativos ao conteúdo específico, quando for o caso. Para a composição dos conteúdos do relatório de gestão, deverão ser utilizados como referência os itens constantes do Anexo X da mesma Decisão Normativa.

As informações sobre as unidades gestoras criadas para os projetos financiados com recursos externos serão incluídas no Relatório de Gestão da Unidade Jurisdicionada a que estão vinculadas, na forma definida na alínea 8 do Item I do Anexo X da DN/TCU nº 71/2005.

4.2.4) Demonstrativos Contábeis

Os processos de tomada e prestação de contas conterão os demonstrativos contábeis previstos na legislação aplicável, em conformidade com o Anexo II desta Portaria e com o Anexo III da DN/TCU nº 71/2005.

As demonstrações contábeis dos órgãos e das entidades integrantes do Sistema Integrado de Administração Financeira - SIAFI serão encaminhadas pela Secretaria do Tesouro Nacional – STN/MF a cada Setorial Contábil, devendo o contabilista responsável

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analisá-las, assinar cada uma das peças e remetê-las à Unidade Jurisdicionada responsável pela apresentação das contas que, por sua vez, após a obtenção da assinatura do respectivo titular, promoverá a sua inclusão no processo de tomada ou prestação de contas anual.

Serão incluídos nos Processos de tomadas e prestações de contas, ainda, as demonstrações contábeis dos órgãos Fundo e das unidades gestoras criadas para os projetos financiados com recursos externos. As demonstrações contábeis da Unidade Jurisdicionada que apresentar o processo de contas de forma agregada ou consolidada deve congregar as informações sobre todas as unidades gestoras executoras ativas em 2005, que integram o referido processo.

Caberá à Secretaria do Tesouro Nacional, quando as informações contábeis forem apresentadas de forma consolidada, disponibilizar os respectivos demonstrativos por meio da criação de um órgão consolidador no SIAFI, se for o caso.

Os fundos de natureza autárquica apresentarão suas demonstrações contábeis em separado, mesmo quando consolidados em outra Unidade Jurisdicionada, evitando, com isso, aglutinar os recursos que possuem destinação própria.

4.2.5) Procedimento exclusivo para as unidades que executaram despesas de caráter sigiloso

Além das peças referidas no tópico precedente, a Unidade Jurisdicionada que se enquadrar nessa situação deverá apresentar Demonstrativo dos Pagamentos de Despesas de Natureza Sigilosa, aí incluídas aquelas que foram efetuadas mediante Suprimento de Fundos, conforme item 14 do Anexo III da DN/TCU nº 71/2005.

4.2.6) Declaração da unidade de pessoal

Declaração expressa, assinada pelo responsável da unidade de pessoal, de que os responsáveis arrolados nas contas estão em dia com a exigência de apresentação da declaração de bens e rendas, em observância ao disposto na Lei nº 8.730, de 10 de novembro de 1993, conforme dispõe o Anexo IV da DN/TCU nº 71/2005.

4.2.7) Relatórios e Pareceres de Órgãos e Entidades que devam se pronunciar sobre as contas ou sobre a gestão

a) Relatório de Correição

O Relatório de Correição, a ser elaborado na forma do Anexo IV desta Portaria, conterá a relação dos processos de sindicância e administrativos disciplinares instaurados no âmbito da Unidade Jurisdicionada, no período a que se referem às contas, bem como os que foram concluídos, apesar de instaurados no exercício anterior, com descrição sucinta: do tipo e número do processo; ato instaurador; fato sob apuração; situação do processo; penalidade aplicada, na hipótese de conclusão; remessa de cópia dos autos do processo ao Ministério Público Federal e à Advocacia Geral da União, quando for o caso; recomendação de instauração de TCE. Caso o órgão ou entidade não possua unidade de correição, o relatório deverá ser emitido por responsável especificamente designado para tal finalidade.

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O Demonstrativo Sintético das Tomadas de Contas Especiais a ser elaborado de acordo com o conteúdo contido no Anexo V desta Portaria, pelo setor competente da Unidade Jurisdicionada, deve incluir:

i) aqueles processos cujo valor seja inferior àquele estabelecido pelo Tribunal em normativo específico, na forma do Anexo V, item 8, da DN/TCU nº 71/2005; ii) aqueles processos que, antes de serem encaminhados ao TCU, tenham tido

aprovação de prestação de contas ou o recolhimento do débito imputado, desde que comprovada a ausência de má-fé do responsável, na forma do Anexo V, item 9, da DN/TCU nº 71/2005;

c) Demonstrativo de perdas, extravios ou outras irregularidades em que o dano foi imediatamente ressarcido.

Demonstrativo a ser elaborado pela Unidade Jurisdicionada, na forma do Anexo VI desta Portaria, em cumprimento ao Anexo V, item 10, da DN/TCU nº 71/2005, deve conter informações relativas às ocorrências de perdas, extravios ou outras irregularidades em que o dano foi imediatamente ressarcido, sem que tenha sido caracterizada má-fé de quem lhe deu causa, tendo a autoridade administrativa ficada dispensada da instauração de tomada de contas especial.

d) Parecer da unidade de auditoria interna

A auditoria interna examinará e emitirá parecer sobre a prestação de contas anual da entidade, consoante disposição contida no art. 15, § 6º, do Decreto nº 3.591, de 6 de setembro de 2000, com a redação que lhe foi dada pelo Decreto nº 4.304, de 16 de julho de 2002, e na forma prevista no Anexo V, item 1, da DN/TCU nº 71/2005. Referido parecer deve ser elaborado em obediência ao conteúdo contido no Anexo VIII desta Portaria.

4.3) Na hipótese de pronunciamento, por parte da respectiva Unidade de Controle Interno, pela irregularidade das contas de processo consolidado ou agregado, o gestor deverá autuar, em prazo a ser estabelecido pela Unidade de Controle Interno, novo processo relativo à unidade objeto da irregularidade, formalizado com todas as peças, sendo que as novas demonstrações contábeis a ela relacionadas serão extraídas do SIAFI (transação “CONBALANUG”), e o respectivo rol de responsáveis retirado do processo original da unidade consolidadora.

5 - PROCESSO DE CONTAS SIMPLIFICADO

A Unidade Jurisdicionada, que geriu, no exercício, volume de recursos inferior a R$ 100.000.000,00 (cem milhões de reais) e que não se enquadre nas situações descritas no § 1º do art. 3º da DN/TCU nº 71/2005 organizará os processos de forma simplificada, conforme previsto no art. 7º da IN/TCU nº 47/2004, independente de haver consolidação ou agregação.

As peças que deverão integrar os processos de tomada e prestação de Contas simplificados estão descritas no art. 14 da IN/TCU nº 47/2004 e no item 4 desta Norma de Execução.

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O órgão ou entidade da Administração Pública Federal que for submetido a processo de extinção, liquidação, dissolução, transformação, fusão ou incorporação, deverá apresentar, no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias a contar da data da efetiva extinção, liquidação, dissolução, transformação, fusão ou incorporação, o processo de tomada e prestação de contas extraordinário, nos termos do art. 18 da IN/TCU nº 47/2004.

As Unidades Jurisdicionadas cujo processo de extinção, liquidação, dissolução, transformação, fusão ou incorporação extrapole o exercício civil ficarão sujeitas à apresentação de processo de contas ordinário.

7 – PRAZOS E CONDIÇÕES PARA ENTREGA DOS PROCESSOS DE TOMADA E PRESTAÇÃO DE CONTAS

O titular da Unidade Jurisdicionada formalizará, em duas vias, o processo de tomada ou prestação de contas anual e encaminhará, por meio de ofício, à CGU ou à Setorial de Controle Interno respectiva apenas a primeira via e o respectivo Roteiro de Verificação de Peças e Conteúdos, na forma do Anexo VII desta Portaria, devidamente preenchido no que concerne aos itens de responsabilidade da Unidade.

Os Processos de tomada e prestação de contas serão encaminhados à CGU ou às Setoriais de Controle Interno nas seguintes datas:

TIPO DE PROCESSO PRAZO GESTOR

Processos de Tomada de Contas

Simplificados 15/02

Processos de Prestação de Contas

Simplificados 28/02

Processos de Tomada e de Prestação de Contas Não Simplificados e Processos de Prestação de Contas das entidades que arrecadam e gerenciam contribuições parafiscais e das instituições financeiras

15/03

Os processos de tomada e prestação de contas somente serão recebidos pela CGU ou Setorial de Controle Interno respectiva, se estiverem constituídos da totalidade das peças exigidas.

Os processos de tomada e prestação de contas formalizados em desacordo com o disposto na IN/TCU nº 47/2004 e nesta Norma de Execução serão devolvidos para as devidas correções.

O não cumprimento dos prazos e condições estabelecidos neste tópico ensejará o registro de ressalva no Certificado de Auditoria elaborado pela CGU ou Setorial de Controle Interno.

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As Unidades do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal, durante a realização das atividades de auditoria, adotarão os seguintes procedimentos:

a) elaboração de Solicitação de Auditoria Prévia, a ser encaminhada ao Gestor com antecedência suficiente para que, até o início dos trabalhos de campo, sejam postos à disposição da equipe de auditoria os documentos, dados e informações necessários à realização da auditoria;

b) apresentação do coordenador da equipe de auditoria ao dirigente máximo da Unidade Jurisdicionada – UJ e realização de Reunião de Abertura dos Trabalhos de Campo, oportunidade em que serão informadas ao gestor a duração e a finalidade da auditoria e o titular da UJ deve designar interlocutor, fornecer espaço físico para o desenvolvimento das atividades e os documentos, dados e informações requeridos na Solicitação de Auditoria Prévia de que trata item anterior;

c) expedição, durante os trabalhos, de Solicitações de Auditoria aos responsáveis pelas áreas, dando ciência ao dirigente máximo da Unidade Jurisdicionada auditada, com prazos definidos para apresentação de manifestação, de forma a viabilizar, até o encerramento dos trabalhos de campo, a análise e a formação de opinião dos auditores;

d) expedição, durante os trabalhos, de Notas de Auditoria, com vistas a proposição de ação corretiva sobre questões pontuais de caráter não postergável ou recomendação para eliminação de gastos evitáveis ou situações que a equipe de auditoria avalie que merecem atenção imediata;

e) realização de reunião de encerramento da primeira etapa dos trabalhos de campo, ocasião em que será informado aos dirigentes o estágio do andamento dos trabalhos;

f) encaminhamento, ao dirigente máximo da Unidade Juridicionada, de versão preliminar do Relatório de Auditoria, fixando prazo improrrogável de 5 (cinco) dias úteis, a partir da data de recebimento, para a apresentação de esclarecimentos adicionais, encerrando-se, após esse prazo, a fase de apuração de que trata o item 2 desta Norma de Execução;

g) finalização do Relatório de Auditoria, oportunidade em que será dada por encerrada a segunda etapa dos trabalhos de campo.

Na hipótese da Unidade Jurisdicionada não apresentar manifestação em resposta às solicitações encaminhadas ao longo da fase de apuração, a equipe de auditoria consignará em relatório que os responsáveis pelo órgão ou entidade não se manifestaram naquela oportunidade.

9 – DOS ENCAMINHAMENTOS DOS TRABALHOS DE AUDITORIA DAS UNIDADES DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DO PODER EXECUTIVO FEDERAL

O Relatório de Auditoria, o Certificado de Auditoria e o Parecer do Dirigente de Controle Interno serão anexados à primeira via do processo de tomada e prestação de contas para remessa ao Assessor Especial de Controle Interno ou ao Ministro de Estado, no caso dos Órgãos Setoriais, visando à obtenção do Pronunciamento Ministerial e ao envio ao Tribunal de Contas da União, para julgamento.

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Cópias do Relatório de Auditoria, do Certificado, do Parecer do Dirigente do Controle Interno e do Plano de Providências serão encaminhados pelas Unidades de Controle Interno executoras das auditorias ao dirigente máximo da UJ, para serem anexadas à segunda via do processo de contas.

O Assessor Especial de Controle Interno deverá remeter cópia do Pronunciamento Ministerial e do comprovante de entrega da primeira via do processo ao TCU à Coordenação-Geral de Auditoria correspondente, bem como à Unidade Jurisdicionada, para serem anexadas à segunda via do processo de contas.

10 - CONSIDERAÇÕES FINAIS

Para fins de formalização dos processos devem ser seguidas as determinações contidas na Portaria Normativa nº 5, de 19 de dezembro de 2002, do Secretário de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

Os gestores que estiverem à frente das unidades por ocasião dos trabalhos de auditoria de avaliação da gestão para o exercício de 2005 deverão efetuar com prontidão a busca de manifestações, justificativas e esclarecimentos de ex-gestores da unidade que sejam responsáveis por fatos que venham a ser apresentados pela equipe de auditoria ao longo dos trabalhos.

Será assegurada aos gestores públicos, em tempo hábil, a oportunidade de se manifestar a respeito dos atos e fatos administrativos sob sua responsabilidade, cabendo lembrar que, conforme decorre do disposto no art. 20-B, § 2º, do Decreto nº 3.591, de 06 de setembro de 2000, para que possam ser divulgados pela Unidade na internet, os esclarecimentos e justificativas dos gestores deverão ser apresentados à equipe de auditoria durante a fase de apuração.

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ANEXO II - DEMONSTRATIVOS CONTÁBEIS PREVISTOS NA LEGISLAÇÃO

Demonstrativo Natureza jurídica que se aplica

Balanço Orçamentário – Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964

Órgãos da administração direta, autarquias e fundações do Poder Executivo, órgãos e entidades que arrecadem ou gerenciem contribuições parafiscais, fundos constitucionais e de investimentos, incluindo os órgãos e entidades supervisores ou gestores e os bancos operadores desses fundos, outros fundos que, em razão de previsão legal, devam prestar contas ao Tribunal, incluindo os órgãos e entidades supervisores ou gestores e os bancos operadores desses fundos, e entidades públicas ou privadas que tenham firmado contrato de gestão com a administração pública federal.

Balanço Financeiro – Lei nº 4.320, de 17 de março 1964

Balanço Patrimonial – Lei nº 4.320, de 17 de março 1964

Demonstração das Variações Patrimoniais – Lei nº 4.320, de 17 de março 1964

Órgãos da administração direta, autarquias e fundações do Poder Executivo, órgãos e entidades que arrecadem ou gerenciem contribuições parafiscais, fundos constitucionais e de investimentos, incluindo os órgãos e entidades supervisores ou gestores e os bancos operadores desses fundos, outros fundos que, em razão de previsão legal, devam prestar contas ao Tribunal, incluindo os órgãos e entidades supervisores ou gestores e os bancos operadores desses fundos.

Balanço Patrimonial – Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976

Demonstração do Resultado do Exercício – Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976

Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos – Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976

Demonstrações das Mutações do Patrimônio Líquido – Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976

Relatório da Administração publicado – art. 133 – I, Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976

Empresas públicas, sociedades de economia mista e demais empresas controladas direta ou indiretamente pela União, incluindo empresas encampadas ou sob intervenção federal ou que, de qualquer modo, venham a integrar, provisória ou permanentemente, o patrimônio da União ou de entidade pública federal; órgãos e entidades que arrecadem ou gerenciem contribuições parafiscais; fundos constitucionais e de investimentos, incluindo os órgãos e entidades supervisores ou gestores e os bancos operadores desses fundos; e outros fundos que, em razão de previsão legal, devam prestar contas ao Tribunal, incluindo os órgãos e entidades supervisores ou gestores e os bancos operadores desses fundos.

Demonstrativo da Composição Acionária do Capital Social, indicando os principais acionistas e

respectivos percentuais de participação

empresas públicas, sociedades de economia mista e demais empresas controladas direta ou indiretamente pela União, incluindo empresas encampadas ou sob intervenção federal ou que, de qualquer modo, venham a integrar, provisória ou permanentemente, o patrimônio da União ou de entidade pública federal.

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Notas Explicativas que acompanham as Demonstrações Contábeis

Parecer da Auditoria Independente sobre as Demonstrações Contábeis e Financeiras;

empresas públicas, sociedades de economia mista e demais empresas controladas direta ou indiretamente pela União, incluindo empresas encampadas ou sob intervenção federal ou que, de qualquer modo, venham a integrar, provisória ou permanentemente, o patrimônio da União ou de entidade pública federal; órgãos e entidades que arrecadem ou gerenciem contribuições parafiscais; fundos constitucionais e de investimentos, incluindo os órgãos e entidades supervisores ou gestores e os bancos operadores desses fundos; outros fundos que, em razão de previsão legal, devam prestar contas ao Tribunal, incluindo os órgãos e entidades supervisores ou gestores e os bancos operadores desses fundos; e entidades públicas ou privadas que tenham firmado contrato de gestão com a administração pública federal.

Demonstrações Financeiras e Contábeis aprovadas pelo órgão ou entidade supervisor ou gestor

órgãos e entidades que arrecadem ou gerenciem contribuições parafiscais; fundos constitucionais e de investimentos, incluindo os órgãos e entidades supervisores ou gestores e os bancos operadores desses fundos; outros fundos que, em razão de previsão legal, devam prestar contas ao Tribunal, incluindo os órgãos e entidades supervisores ou gestores e os bancos operadores desses fundos; e entidades públicas ou privadas que tenham firmado contrato de gestão com a administração pública federal.

Demonstrações Financeiras e Contábeis previstas em lei específica

fundos constitucionais e de investimentos, incluindo os órgãos e entidades supervisores ou gestores e os bancos operadores desses fundos; outros fundos que, em razão de previsão legal, devam prestar contas ao Tribunal, incluindo os órgãos e entidades supervisores ou gestores e os bancos operadores desses fundos; e entidades públicas ou privadas que tenham firmado contrato de gestão com a administração pública federal Demonstrativo dos pagamentos de despesas de

natureza sigilosa, incluindo aqueles efetuados mediante suprimento de fundos;

órgãos da administração direta do Poder Executivo; autarquias e fundações do Poder Executivo; e outros fundos que, em razão de previsão legal, devam prestar contas ao Tribunal, incluindo os órgãos e entidades supervisores ou gestores e os bancos operadores desses fundos

Obs: Para as entidades do Sistema ‘S’, será admitida alternativamente a utilização dos demonstrativos contábeis na forma da Lei nº 4.320, de 17 de março 1964, ou da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976. Para as demais unidades devem ser encaminhados os demonstrativos contábeis pertinentes, previstos na legislação aplicável.

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ANEXO III – QUADRO SÍNTESE DA FORMALIZAÇÃO DO PROCESSO DE CONTAS

Tipo de Unidade Protocola Processo? Atualiza Rol de Responsáveis? Apresenta Relatório de Gestão? Apresenta Demonstrativos Contábeis?

Apresenta Declaração de Bens e Rendas ?

1 – Unidade Jurisdicionada Agregadora

Sim

Atualiza seu próprio, assina-o e recebe o rol de outras unidades (consolidadora

agregada, e agregada)

Sim, com

informações sobre sua gestão e das demais entidades integrantes de seu processo

Sim, quando possuir execução orçamentária e financeira,

apresentando a sua própria e das demais integrantes

Sim, assinada pelo responsável pela Unidade de Recursos Humanos, arrolando todos os responsáveis alcançados pela Lei nº 8.730, de 10 de novembro de 1993.

2 – Unidade Consolidadora Agregada

Não

Atualiza seu próprio, assina-o, recebe o rol de suas unidades consolidadas e os encaminha à Unidade Jurisdicionada Agregadora. Sim, com informações sobre sua gestão e das demais entidades integrantes de seu processo

Sim, de forma consolidada

Sim, assinada pelo responsável pela Unidade de Recursos Humanos, arrolando todos os responsáveis alcançados pela Lei nº 8.730, de 10 de novembro de 1993, e encaminhada à Unidade Jurisdicionada.

3 - Unidade

Consolidada Não

Atualiza seu próprio, assina-o e encaminha-o à Unidade Jurisdicionada Consolidadora ou Consolidadora Agregada. Não. Porém encaminha as informações acerca de sua gestão ao órgão consolidador. Não, porque é

apresentada pelo órgão consolidador.

Sim. Seus responsáveis alcançados pela Lei nº 8.730, de 10 de novembro de 1993 devem estar arrolados na

declaração de bens e rendas emitida pela Unidade Jurisdicionada Agregadora ou pela Unidade Jurisdicionada

Consolidadora.

4 - Unidade

Agregada Não

Atualiza seu próprio, assina-o e

encaminha-o à Unidade Jurisdicionada Agregadora

Não. Porém oferece informações sobre sua gestão à Unidade Jurisdicionada Agregadora.

Sim, quando possuir execução orçamentária e financeira

Sim. Seus responsáveis alcançados pela Lei nº 8.730, de 10 de novembro de 1993, devem estar arrolados na

declaração de bens e rendas emitida pela Unidade Jurisdicionada Agregadora

(13)

5 - Unidade Jurisdicionada Consolidadora

Sim

Atualiza seu próprio, assina-o e recebe das unidades a ela consolidadas

Sim, com

informações sobre sua gestão e das demais entidades integrantes de seu processo Sim, de forma consolidada, no órgão consolidador

6 - Unidade Jurisdicionada Individual

Sim Atualiza seu próprio e o assina.

Sim, com

informações sobre sua gestão e das demais entidades integrantes de seu processo

Sim, de forma individual.

(14)

ANEXO IV – RELATÓRIO DE CORREIÇÃO

1.

Número do processo:

Tipo de processo:

!

Sindicância

!

Processo Administrativo Disciplinar

Ato instaurador:

!

Portaria

!

Ordem de Serviço

!

Outros (especificar)

Numero e data do Ato: _Nº: Data:

Irregularidade/ilegalidade :

!

Fraude

!

Ato de Corrupção

!

Dano ao erário

!

Outros

Fato sob apuração (descrição suscinta):

Situação do processo:

!

Em andamento - fase:

!

Concluído

Julgamento:

!

Absolvição

!

Apenação

!

Instauração de PAD ( na hipótese de sindicância

Pena aplicada:

Remessa dos autos:

!

MPF

!

AGU

Recomendação de Instauração de TCE

!

Valor do dano causado ou estimado (R$):

2.

Número do processo:

Tipo de processo:

!

Sindicância

!

Processo Administrativo Disciplinar

Ato instaurador:

!

Portaria

!

Ordem de Serviço

!

Outros (especificar)

Numero e data do Ato: _Nº: Data:

Irregularidade/ilegalidade :

!

Fraude

!

Ato de Corrupção

!

Dano ao erário

!

Outros

Fato sob apuração (descrição suscinta):

Situação do processo:

!

Em andamento - fase:

!

Concluído

Julgamento:

!

Absolvição

!

Apenação

!

Instauração de PAD ( na hipótese de sindicância

Pena aplicada:

Remessa dos autos:

!

MPF

!

AGU

Recomendação de Instauração de TCE

!

(15)

Local e Data: Assinatura

(16)

ANEXO V – DEMONSTRATIVO SOBRE OS PROCESSOS DE TCE SIMPLIFICADOS

ÓRGÃO OU ENTIDADE ... TOMADA OU PRESTAÇÃO DE CONTAS

EXERCÍCIO DE ...

Os órgãos ou entidades da Administração Pública Federal sujeitos à atividade dos órgãos do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal deverão fornecer as seguintes informações, referentes à formalização dos processos de tomada e prestação de contas relativos ao exercício de 2005:

1. TCE simplificadas – valor inferior ao estabelecido pelo TCU (R$ 23.000,00), conforme item 8 do Anexo V da DN-TCU-71/2005:

I. nome e número do CPF do responsável;

II. cargo, função e matrícula do responsável, se o mesmo for servidor público; III. endereço residencial, profissional e número de telefone do responsável; IV. valor original do dano e, se for o caso, das parcelas recolhidas;

V. origem e data das ocorrências;

VI. informação quanto à inclusão ou não do nome do responsável no Cadastro Informativo dos créditos não quitados de órgãos e entidades federais (CADIN), na forma prevista na legislação em vigor.

2. TCE simplificadas – se antes do encaminhamento ao TCU ocorrer aprovação da prestação de contas ou recolhimento do débito, conforme item 9 do Anexo V da DN-TCU-71/2005:

II. cargo, função e matrícula do responsável, se o mesmo for servidor público; III. endereço residencial, profissional e número de telefone do responsável; IV. valor original do dano e, se for o caso, das parcelas recolhidas;

(17)

ANEXO VI – INFORMAÇÃO SOBRE A OCORRÊNCIA DE PERDAS, EXTRAVIOS OU OUTRAS IRREGULARIDADES – SEM INSTAURAÇÃO DE TCE

ÓRGÃO OU ENTIDADE ... TOMADA OU PRESTAÇÃO DE CONTAS

EXERCÍCIO DE ...

Os órgãos ou entidades da Administração Pública Federal sujeitos à atividade dos órgãos do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal deverão fornecer as seguintes informações, referentes à ocorrência de perdas, extravios ou outras irregularidades, em que o dano foi imediatamente ressarcido, sem instauração de TCE, no exercício de 2005, conforme item 10 do Anexo V da DN-TCU-71/2005:

II. cargo, função e matrícula do responsável, se o mesmo for servidor público; III. forma de apuração (sindicância, PAD, outros);

IV. descrição do objeto da perda, extravio ou outras irregularidades; V. valor potencial recolhido;

(18)

ANEXO VII – ROTEIRO DE VERIFICAÇÃO DE PEÇAS E CONTEÚDOS

ROTEIRO DE VERIFICAÇÃO DE PEÇAS E CONTEÚDOS – EXERCÍCIO 2005

Tomadas de Contas dos ÓRGÃOS DA ADMINISTRAÇÃO DIRETA DO PODER EXECUTIVO

ÓRGÃO/ENTIDADE VALOR DOS RECURSOS GERIDOS

PEÇAS EXIGIDAS (art. 14, IN/TCU 47/2004) Responsável pela

juntada dos documentos

LOCALIZAÇÃO (fls.)

I. Rol de Responsáveis II. Relatório de Gestão III. Demonstrativos contábeis

• Balanço Orçamentário previsto na Lei nº 4.320, de 1964 • Balanço Financeiro previsto na Lei nº 4.320, de 1964 • Balanço Patrimonial previsto na Lei nº 4.320, de 1964

• Demonstração das Variações Patrimoniais previsto na Lei nº 4.320, de 1964 • Demonstrativo dos pagamentos de despesas de natureza sigilosa, incluindo aqueles

efetuados mediante suprimento de fundos

IV. Declaração da Unidade de Pessoal quanto ao atendimento por parte dos responsáveis da obrigação de apresentação da declaração de bens e rendas

V. Relatórios e pareceres de órgãos e entidades que devam se pronunciar sobre as contas ou sobre a gestão

• Relatório emitido pelo órgão de correição com a descrição sucinta das Comissões de Inquérito e Processos Administrativos Disciplinares instaurados na unidade jurisdicionada no período com o intuito de apurar dano ao Erário, fraudes ou corrupção, na forma do Anexo IV desta Portaria.

• Demonstrativo sintético de TCE, na forma do Anexo V desta Portaria

• Demonstrativo contendo informações de danos ressarcidos, na forma do Anexo VI desta Portaria

UNIDADE

VI. Relatório de auditoria de gestão, emitido pelo órgão de controle interno competente VII. Certificado de auditoria emitido pelo órgão de controle interno competente VIII. Parecer conclusivo do dirigente do órgão de controle interno competente

ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO IX. Pronunciamento ministerial ou da autoridade equivalente ASSESSOR

ESPECIAL DE CONTROLE

INTERNO

SITUAÇÃO

1 ( ) A Tomada de Contas está constituída de todas as peças relacionadas no art. 14 da IN/TCU 47/2004 e conteúdos constantes dos

Anexos II a VIII da DN/TCU 71/2005, estando em condição de ser encaminhada ao TCU.

2 ( ) Ausente(s) na Tomada de Contas a(s) peça(s)/conteúdo(s) exigido(s) pela IN/TCU 47/2004 e pela DN/TCU 71/2005,

enumerado(s) abaixo: ______________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________

(19)

LOCAL/DATA ASSINATURA/CARIMBO DO RESPONSÁVEL PELO EXAME

Pela Unidade

Pelo Órgão de Controle Interno

(20)

Prestações de Contas das AUTARQUIAS E FUNDAÇÕES DO PODER EXECUTIVO

juntada dos documentos

LOCALIZAÇÃO

(fls.) I. Rol de Responsáveis

II. Relatório de Gestão III. Demonstrativos contábeis

• Balanço Orçamentário previsto na Lei nº 4.320, de 1964 • Balanço Financeiro previsto na Lei nº 4.320, de 1964 • Balanço Patrimonial previsto na Lei nº 4.320, de 1964

• Demonstração das Variações Patrimoniais previsto na Lei nº 4.320, de 1964 • Demonstrativo dos pagamentos de despesas de natureza sigilosa, incluindo aqueles

efetuados mediante suprimento de fundos

• Parecer do órgão de auditoria interna

• Relatório emitido pelo órgão de correição com a descrição sucinta das Comissões de Inquérito e Processos Administrativos Disciplinares instaurados na unidade

jurisdicionada no período com o intuito de apurar dano ao erário, fraudes ou corrupção, na forma do Anexo IV desta Portaria.

VI. Relatório de auditoria de gestão, emitido pelo órgão de controle interno competente VII. Certificado de auditoria emitido pelo órgão de controle interno competente VIII. Parecer conclusivo do dirigente do órgão de controle interno competente IX. Pronunciamento ministerial ou da autoridade equivalente

SITUAÇÃO

1 ( ) A Prestação de Contas está constituída de todas as peças relacionadas no art. 14 da IN/TCU 47/2004 e conteúdos constantes dos

2 ( ) Ausente(s) na Prestação de Contas a(s) peça(s)/conteúdo(s) exigido(s) pela IN/TCU 47/2004 e pela DN/TCU 71/2005,

enumerado(s) abaixo: ______________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________

(21)

Pela Unidade

(22)

Prestações de Contas das EMPRESAS PÚBLICAS, SOCIEDADES DE ECONOMIA MISTA E DEMAIS EMPRESAS CONTROLADAS DIRETA OU INDIRETAMENTE PELA UNIÃO, INCLUINDO EMPRESAS ENCAMPADAS OU SOB INTERVENÇÃO FEDERAL OU QUE, DE QUALQUER MODO, VENHAM A INTEGRAR, PROVISÓRIA OU PERMANENTEMENTE, O PATRIMÔNIO DA UNIÃO OU DE ENTIDADE PÚBLICA FEDERAL

PEÇAS EXIGIDAS (art. 14, IN/TCU 47/2004) Responsável pela juntada

dos documentos

I. Rol de Responsáveis II. Relatório de Gestão

III. Demonstrativos contábeis (Observar previsão na legislação aplicável à entidade) • Balanço Patrimonial previsto na Lei nº 6.404, de 1976

• Demonstração do Resultado do Exercício prevista na Lei nº 6.404, de 1976

• Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos prevista na Lei nº 6.404, de 1976 • Demonstrações das Mutações do Patrimônio Líquido prevista na Lei nº 6.404, de 1976 • Demonstrativo da Composição Acionária do Capital Social, indicando os principais

acionistas e respectivos percentuais de participação

• Notas Explicativas que acompanham as Demonstrações Contábeis

• Parecer da Auditoria Independente sobre as Demonstrações Contábeis e Financeiras, quando couber

• Relatório da Administração publicado na forma do art. 133, inciso I, c/c art. 124 da Lei nº 6.404, de 1976

• Parecer do órgão de auditoria interna • Parecer de Conselho sobre as contas

UNIDADE

ESPECIAL DE CONTROLE INTERNO

SITUAÇÃO

(23)

________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________

Pela Unidade

(24)

Prestações de Contas dos ÓRGÃOS E ENTIDADES QUE ARRECADEM OU GERENCIEM CONTRIBUIÇÕES PARAFISCAIS

juntada dos documentos

LOCALIZAÇÃO (fls.)

III. Demonstrativos contábeis (Observar previsão na legislação aplicável à entidade) • Balanço Orçamentário previsto na Lei nº 4.320, de 1964

• Balanço Financeiro previsto na Lei nº 4.320, de 1964 • Balanço Patrimonial previsto na Lei nº 4.320, de 1964

• Demonstração das Variações Patrimoniais previsto na Lei nº 4.320, de 1964 • Balanço Patrimonial previsto na Lei nº 6.404, de 1976

• Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos prevista na Lei nº 6.404, de 1976 • Demonstrações das Mutações do Patrimônio Líquido prevista na Lei nº 6.404, de 1976 • Notas Explicativas que acompanham as Demonstrações Contábeis

• Parecer da Auditoria Independente sobre as Demonstrações Contábeis e Financeiras • Demonstrações Financeiras e Contábeis aprovadas pelo órgão ou entidade supervisor

ou gestor

Parecer do órgão de auditoria interna • Parecer de Conselho sobre as contas

UNIDADE

SITUAÇÃO

(25)

______________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________

Pela Unidade

(26)

Prestações de Contas dos FUNDOS CONSTITUCIONAIS E DE INVESTIMENTOS, INCLUINDO OS ÓRGÃOS E ENTIDADES SUPERVISORES OU GESTORES E OS BANCOS OPERADORES DESSES FUNDOS

dos documentos

• Parecer da Auditoria Independente sobre as Demonstrações Contábeis e Financeiras • Demonstrações Financeiras e Contábeis aprovadas pelo órgão ou entidade supervisor ou

gestor

• Demonstrações Financeiras e Contábeis previstas em lei específica

• Relatório de gestão do dirigente máximo do banco operador

UNIDADE

SITUAÇÃO

(27)

________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________

Pela Unidade

(28)

Prestações de Contas dos OUTROS FUNDOS QUE, EM RAZÃO DE PREVISÃO LEGAL, DEVAM PRESTAR CONTAS AO TRIBUNAL, INCLUINDO OS ÓRGÃOS E ENTIDADES SUPERVISORES OU GESTORES E OS BANCOS OPERADORES DESSES FUNDOS

dos documentos

• Parecer da Auditoria Independente sobre as Demonstrações Contábeis e Financeiras • Demonstrações Financeiras e Contábeis aprovadas pelo órgão ou entidade supervisor ou

gestor

• Demonstrativo dos pagamentos de despesas de natureza sigilosa, incluindo aqueles efetuados mediante suprimento de fundos

• Relatório de gestão do dirigente máximo do banco operador

UNIDADE

(29)

SITUAÇÃO

enumerado(s) abaixo: ________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________

Pela Unidade

(30)

Prestações de Contas das ENTIDADES PÚBLICAS OU PRIVADAS QUE TENHAM FIRMADO CONTRATO DE GESTÃO COM A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL

dos documentos

• Notas Explicativas que acompanham as Demonstrações Contábeis

• Parecer da Auditoria Independente sobre as Demonstrações Contábeis e Financeiras

• Demonstrações Financeiras e Contábeis aprovadas pelo órgão ou entidade supervisor ou gestor

• Parecer do órgão de auditoria interna.

• Relatório de acompanhamento semestral e de avaliação anual

• Parecer do dirigente de órgão ou entidade supervisora do contrato de gestão • Relatório conclusivo da comissão de avaliação

UNIDADE

VI. Relatório de auditoria de gestão, emitido pelo órgão de controle interno competente

VII. Certificado de auditoria emitido pelo órgão de controle interno competente VIII. Parecer conclusivo do dirigente do órgão de controle interno competente

ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO

IX. Pronunciamento ministerial ou da autoridade equivalente ASSESSOR ESPECIAL DE CONTROLE INTERNO

(31)

SITUAÇÃO

enumerado(s) abaixo:

_______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________

Pela Unidade

(32)

ANEXO VIII – ORIENTAÇÃO PARA ELABORAÇÃO DO PARECER DA AUDITORIA INTERNA

O parecer da auditoria interna sobre o processo de prestação de contas deve indicar opinião quanto aos seguintes pontos:

1) conformidade da composição do processo de prestação de contas com as peças exigidas pelos normativos vigentes;

2) cumprimento das metas previstas no plano plurianual e na lei de diretrizes orçamentárias, destacando:

a) avaliação crítica dos resultados alcançados e do desempenho da unidade jurisdicionada; b) no caso em que não houver atingimento das metas, relacionar os fatos que prejudicaram o desempenho administrativo e as providências adotadas;

3) avaliação dos indicadores de desempenho utilizados pela UJ, quanto a sua qualidade e confiabilidade;

3.1) Deve ser observado que, para ser satisfatório, o indicador deverá possuir as seguintes características:

a) representatividade: o indicador deve ser a expressão dos produtos essenciais de uma

atividade ou função; o enfoque deve ser no produto: medir aquilo que é produzido, identificando produtos intermediários e finais, além dos impactos desses produtos;

b) homogeneidade: na construção de indicadores devem ser consideradas apenas variáveis homogêneas;

c) praticidade: garantia de que o indicador realmente funciona na prática e permite a tomada de decisões gerenciais, devendo, para tanto, ser testado;

d) validade: o indicador deve refletir o fenômeno a ser monitorado;

e) independência: o indicador deve medir os resultados atribuíveis às ações que se quer

monitorar, devendo ser evitados indicadores que possam ser influenciados por fatores externos à ação do gestor;

f) simplicidade: o indicador deve ser de fácil compreensão e não envolver dificuldades de cálculo ou de uso;

g) cobertura: os indicadores devem representar adequadamente a amplitude e a diversidade de características do fenômeno monitorado, resguardado o princípio da seletividade e da

simplicidade;

h) economicidade: as informações necessárias ao cálculo do indicador devem ser coletadas e atualizadas a um custo razoável, em outras palavras, a manutenção da base de dados não pode ser dispendiosa;

i) acessibilidade: deve haver facilidade de acesso às informações primárias bem como de registro e manutenção para o cálculo dos indicadores;

(33)

j) estabilidade: a estabilidade conceitual das variáveis componentes e do próprio indicador bem como a estabilidade dos procedimentos para sua elaboração são condições necessárias ao

emprego de indicadores para avaliar o desempenho ao longo do tempo.

3.2) Para que haja confiabilidade, é necessário que a fonte dos dados utilizada para o cálculo do indicador seja confiável, de tal forma que diferentes avaliadores possam chegar aos mesmos resultados.

4) avaliação dos controles internos administrativos da unidade, especialmente em relação a:

a) relação custo/benefício: consiste na avaliação do custo de um controle em relação aos benefícios que ele possa proporcionar;

b) qualificação adequada, treinamento e rodízio de funcionários: a eficácia dos controles internos administrativos está diretamente relacionada com a competência, formação profissional e integridade do pessoal. É imprescindível haver uma política de pessoal que contemple:

i) seleção e treinamento de forma criteriosa e sistematizada, buscando melhor rendimento e menores custos;

ii) rodízio de funções, com vistas a reduzir/eliminar possibilidades de fraudes; e

iii) obrigatoriedade de funcionários gozarem férias regularmente, como forma, inclusive, de evitar a dissimulação de irregularidades.

c) delegação de poderes e definição de responsabilidades: a delegação de competência, conforme previsto em lei, será utilizada como instrumento de descentralização administrativa, com vistas a assegurar maior rapidez e objetividade às decisões, e o ato de delegação deverá indicar, com precisão, a autoridade delegante, delegada e o objeto da delegação, devendo ser, nas unidades e entidades, observado o seguinte:

i) existência de estatuto ou regimento e organograma adequados, em que a definição de autoridade e conseqüentes responsabilidades sejam claras e satisfaçam plenamente as necessidades da organização; e

ii) existência de manuais de rotinas e procedimentos, claramente determinados, que considerem as funções de todos os setores do órgão ou entidade.

d) segregação de funções: a estrutura das unidades e entidades deve prever a separação entre as funções de autorização ou aprovação de operações, execução, controle e contabilização, de tal forma que nenhuma pessoa detenha competências e atribuições em desacordo com este princípio; e) instruções devidamente formalizadas: para atingir um grau de segurança adequado é indispensável que as ações, procedimentos e instruções sejam disciplinados e formalizados por meio de instrumentos eficazes e específicos, ou seja, claros e objetivos e emitidos por autoridade competente;

f) controles sobre as transações: é imprescindível estabelecer o acompanhamento dos fatos contábeis, financeiros e operacionais, objetivando que sejam efetuados mediante atos legítimos, relacionados com a finalidade da unidade ou entidade e autorizados por quem de direito; e

(34)

a) objeto da contratação e valor (R$);

b) fundamentação da dispensa ou inexigibilidade, se for o caso; c) responsável pela fundamentação e CPF;

d) identificação do contratado (nome/razão social e CPF/CNPJ);

e) avaliação da regularidade da fase pré-licitatória, certificando quanto a não ocorrência de prestação de informações privilegiadas a empresas em momento anterior à deflagração do certame licitatório, que poderia proporcionar a ocupação de posição mais favorável perante as demais licitantes/interessadas, bem como que a tomada de decisão não indique a existência de vantagens indevidas ou a tentativa de proporcioná-las a pessoas físicas ou jurídicas.

f) avaliação do edital de licitação, quanto a regularidade quanto a: a) dimensionamento adequado dos preços de referência estabelecidos evitando a elevação da oferta dos proponentes; b) consistência das pesquisas de preços; c) orçamento detalhado abrangendo os itens que integram o objeto contratual; d) a não adoção de objeto múltiplo o que implicaria restrição ao caráter competitivo e burla ao procedimento licitatório; e e) a inexistência de cláusulas restritivas ao caráter competitivo, seja quanto a exigências de habilitação econômico-financeira e qualificação técnica, seja quanto às especificações, aos prazos de execução, à composição dos preços (exclusão de encargos da contratada e outros).

g) avaliação do processamento da licitação, assegurando: a) não ocorrência do afastamento injustificado de empresas do certame durante as fases de habilitação jurídica e de julgamento das propostas econômica e técnica; e b) que a revogação ou suspensão do certame foi motivada por razão de interesse público.

h) avaliação da contratação, assegurando a contratação de proposta mais vantajosa, eliminando a possibilidade de superdimensionamento dos preços de referência estabelecidos pela unidade e de mau dimensionamento das reais necessidades administrativas e operacionais da entidade. i) avaliação da execução físico-financeira de contratos, discorrendo quanto a eficiência dos controles internos aplicáveis à fiscalização da execução física de contratos, destacando-se a inexistência de: a) concessão de prazos adicionais ao previsto no cronograma inicial acordado, quando este possa representar um limitador a participação de potenciais licitantes; b) recebimento ou aceitação de equipamentos e ou serviços em condições diversas das exigidas no Edital e no contrato, que possa resultar em prejuízo para a unidade; c) aplicação de penalidade contratual, com valor desproporcional à inadimplência da contratada ou a intempestividade na sua aplicação, que possam gerar benefícios indevidos, sejam referentes ao afastamento da obrigatoriedade de adimplemento contratual, à imputação de responsabilidades que impeçam novas contratações com o poder público ou à concessão de vantagens financeiras; e d) a realização de pagamento em desconformidade com as condições estabelecidas contratualmente. j) avaliação dos aditamentos contratuais, assegurando a inexistência de alterações contratuais indevidas que afetem o interesse público e o tratamento isonômico aos interessados, em especial quanto: a) a ocorrência de alteração indevida do objeto contratual; b) a concessão indevida de reequilíbrio econômico-financeiro; e c) a concessão irregular de reajuste contratual.

6) avaliação do gerenciamento da execução dos convênios, acordos e ajustes, especialmente quanto à oportunidade, formalização e acompanhamento.

(35)

7) verificação da consistência da folha de pagamento de pessoal, a legalidade dos atos, a confirmação física dos beneficiários, e também a regularidade dos processos de admissão, cessão, requisição, concessão de aposentadoria, concessão de reforma e concessão de pensão.

8) cumprimento das obrigações legais em relação às entidades de previdência privada, em especial quanto ao disposto no art. 25 da Lei Complementar nº 108, de 29 de maio de 2001, e o § 2º do art. 41 da Lei Complementar nº 109, de 29 de maio de 2001, informando ainda quanto:

a) observância dos limites fixados em lei para repasses de recursos pela patrocinadora e cessão de pessoal e bens pela patrocinadora;

b) regularidade das dívidas existentes entre patrocinadora e patrocinada (incluindo natureza, valor e data).

9) cumprimento das recomendações da auditoria interna, destacando:

a) descrição das auditorias realizadas;

b) verificação se as auditorias inicialmente planejadas foram realmente realizadas; c) resultados e providências adotadas a partir das constatações feitas pelas auditorias;

d) justificativas, se for o caso, quanto ao não cumprimento das metas de fiscalizações previstas.

10) cumprimento das determinações e recomendações exaradas pelo TCU e pelos órgãos do Sistema de Controle Interno Poder Executivo Federal Federal, detalhando:

e) no caso de determinações e recomendações emanada do TCU: número do acórdão, descrição da determinação/recomendação e providências adotadas pela Unidade;

f) no caso de recomendações oriunda de órgão do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal: número do relatório, descrição da recomendação e providências adotadas

11) apuração de denúncias recebidas detalhando, para cada caso, o número do processo, o fato denunciado e as providências adotadas;

12) apuração das demandas recebidas pelas unidades de ouvidoria, detalhando a existência de ouvidoria própria na Unidade, e informando:

g) volume de demandas recebidas x volume de demandas atendidas

h) principais temas que são objeto de encaminhamentos feitos por meio da ouvidoria

13) adoção de providências quanto ao atendimento às decisões e recomendações dos Conselhos Fiscais, Conselhos de Administração e outros órgãos de regulação e fiscalização da atividade, destacando a recomendação efetuada e as providências adotadas.