AVISO
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As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas se aplicadas a outros fins.
Apresentação
O ERP - GVcollege é um Sistema voltado ao gerenciamento de instituições de ensino. É formado pelos módulos a seguir:
ERP GVcollege - Administrador de Programas e Sistemas
ERP GVcollege – Módulo Acadêmico – Secretaria
ERP GVcollege – Módulo Acadêmico – Pedagógico
ERP GVcollege – Módulo Financeiro – Cobrança
ERP GVcollege – Módulo Financeiro – Caixa/Bancos
ERP GVcollege – Módulo Financeiro – Cheques a Receber
ERP GVcollege – Módulo Financeiro – Contas a Pagar
ERP GVcollege – Portal – Aluno
ERP GVcollege – Portal – Professor
ERP GVcollege – Vestibular
ERP GVcollege – Protocolo
ERP GVcollege – Contábil – Contabilidade
ERP GVcollege – Contábil – Patrimônio
ERP GVcollege – Suprimentos
ERP GVcollege – Business Intelligence
ERP GVcollege – Ferramentas: Montagem de Ficha Complementar
ERP GVcollege – Ferramentas: Intercâmbio
ERP GVcollege – Gerador de Relatórios
Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do módulo Administrador de Programas e Sistemas, versão 3.6.4. Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino.
Sumário
1. Convenções ... 6
2. Introdução ... 8
2.1. Login ... 8
2.2. Ambiente operacional ... 9
3. Tela Principal do APS ... 10
3.1. Menu Sistemas ... 10
3.1.1. Desconectar e troca de usuário ... 11
3.1.2. Trocar empresa e/ou unidade ... 11
3.1.3. Trocar senha ... 11 4. Cadastros ... 12 4.1. Cadastro de Sistemas ... 12 4.2. Cadastro de Categorias ... 13 4.3. Cadastro de Programas ... 14 4.3.1. Permissões do Programa ... 15 4.4. Gerenciador de Menus ... 16 4.5. Grupos e Usuários ... 18 4.5.1. Grupos ... 18 4.5.1.1. Incluir Grupo ... 19 4.5.1.2. Editar Grupo ... 19 4.5.1.3. Excluir Grupo ... 20 4.5.2. Usuários ... 20 4.5.2.1. Incluir Usuário ... 21 4.5.2.2. Editar Usuário... 21 4.5.2.3. Excluir Usuário ... 21 4.6. Configuração do APS ... 22 4.7. Gerenciador de Permissões ... 22
5. Ferramentas ... 23
5.1. Consulta de Programas ... 23
5.2. Localização de Programas ... 24
5.3. Criação de Atalhos ... 24
5.4. Exportação de Menus e Programas ... 25
5.5. Importação de Menus e Programas ... 26
6. Cadastro de empresas ... 28 7. Cadastro de unidades ... 29 7.1. Dados da pessoa ... 29 7.1.1. Endereço/Contato ... 29 7.1.2. Informações comerciais ... 30 7.2. Dados da unidade ... 30 7.2.1. Geral ... 30 7.2.2. Detalhes ... 31 8. Licenças ... 31
1. Convenções
Existem alguns botões que serão encontrados em vários momentos durante o uso do Sistema GVcollege, e nem sempre é necessário que a imagem dos mesmos seja ilustrada neste manual. Portanto, serão chamados de “botões padrão”. A partir de agora, estes botões serão conhecidos conforme a descrição da lista abaixo:
Combo: Apresenta uma lista em que é possível selecionar uma das opções.
Checkbox: Quando marcado, seleciona e/ou torna verdadeira a afirmação relacionada a ele.
Abrir cadastro: Ao ser pressionado abre uma tela em que é possível cadastrar ou editar dados, chamando uma rotina do sistema ou uma sub-rotina da que estiver em uso. Caso haja algum valor no campo, este botão abrirá uma tela para editar tal valor; caso não existam dados informados no campo, o botão abrirá uma tela para Incluir dados.
Limpar campo: Para limpar o valor do campo de um botão de cadastro de alguns programas, basta pressionar a tecla “Esc” do teclado, ou clicar neste botão.
Incluir, Editar, Excluir: Estes botões podem vir juntos ou separadamente. Sua função é fazer exatamente o que seus nomes indicam, respectivamente.
Localizar: Para pesquisar o valor de um determinado campo, usa-se este botão.
Carregar: Símbolo de um raio que serve para carregar informações ainda não listadas na tela.
Estes botões servem para selecionar ou desfazer a seleção de certos valores ou parâmetros. Portanto, serão chamados, em ordem de cima para baixo, de: “Selecionar tudo”, “Selecionar”, “Desfazer seleção”, ”Desfazer seleção de tudo”, respectivamente.
Durante a leitura deste manual serão encontrados alguns símbolos que orientarão o leitor. Os símbolos e suas funcionalidades estão descritos abaixo:
Este símbolo será acompanhado por um texto explicativo que conterá detalhes importantes que não poderão ser ignorados pelo leitor.
Quando for necessário inserir uma observação a um capítulo do manual, este símbolo surgirá trazendo informações adicionais que facilitarão o entendimento dos textos.
2. Introdução
O APS (Administrador de Programas e Sistemas) é um ambiente para gerenciamento e execução de sistemas e programas. Nele é possível cadastrar programas, organizá-los de acordo com os sistemas, montar uma estrutura de menus que os tornem acessíveis e associar permissões aos usuários (ler, modificar, excluir, etc.). O APS permite que se trabalhe com diversas unidades inclusive com várias bases de dados, respeitando as permissões de cada grupo e seus usuários.
Os programas são implementados como “DLLs”, o que possibilita fracionar o sistema em pequenas partes. A maneira de operar estes recursos será descrita nos próximos tópicos.
A base disponibilizada para o cliente já possui um padrão de sistemas e menus cadastrados e habilitados para uso. A administração desses itens será feita pelo cliente a cada disponibilização de novas funcionalidades, sistemas ou mesmo a cada criação de novos grupos e/ou usuários e suas permissões.
2.1. Login
autenticar-se nela (informando usuário e senha). Neste momento a empresa e a unidade precisam ser selecionadas (esta seleção pode ser alterada posteriormente, se o usuário possuir as permissões necessárias).
Caso o usuário deseje trocar sua senha antes de entrar no
sistema, basta clicar no botão . Será disponibilizada uma nova janela onde ele deverá informar sua senha atual, e então, digitar a nova senha duas vezes para confirmação. Em seguida, basta clicar no botão “Ok” para validar a troca de senha.
2.2. Ambiente operacional
Antes que o ambiente seja exibido na tela, os menus e atalhos de programas e sistemas são carregados respeitando as permissões do usuário. Aos que o usuário não tem acesso não são disponibilizados.
Assim que o ambiente surge na tela, o usuário tem várias maneiras de selecionar um programa para execução, como por exemplo: no menu principal, nos atalhos da tela ou na janela de localização de programas.
Quando o usuário executa um programa, o APS carrega a DLL correspondente e o inicia, resultando na exibição da tela. Neste momento o APS também informa ao programa quais são as permissões que o usuário possui (inclusão, edição, exclusão, visualização).
Para finalizar um programa o usuário deve apenas fechar a janela através do
botão “Fechar” ou .
Caso as informações cadastradas em um programa em execução não tenham sido salvas, elas serão perdidas assim que o usuário o fechar.
3. Tela Principal do APS
A tela principal do APS é composta por uma barra de menus, uma barra de ferramentas com botões para algumas funcionalidades básicas, uma área de trabalho onde o usuário pode colocar atalhos para programas usados com freqüência e uma barra de tarefas dos programas em execução. Os capítulos seguintes cobrem detalhes do menu e outras opções da tela principal com maiores detalhes.
3.1. Menu Sistemas
Nesta opção do menu principal são exibidos todos os sistemas cadastrados aos quais o usuário possui permissão de acesso. Além da seleção do sistema a ser utilizado, o
usuário também poderá realizar as seguintes ações nesta opção de menu:
3.1.1. Desconectar e troca de usuário
Esta opção deve ser utilizada caso seja necessário trocar o usuário ou trocar a base de dados que está em uso. Em seguida será exigido que a base de dados, o usuário, a senha, a empresa e a unidade sejam informadas novamente.
3.1.2. Trocar empresa e/ou unidade
Esta opção pode ser usada caso não seja necessário trocar de base de dados, nem de usuário, apenas de empresa e/ou unidade.
3.1.3. Trocar senha
Esta é a maneira interna de fazer a troca de senha do usuário. Para alterar, basta informar a senha atual, a nova senha e confirmá-la no campo correspondente.
O sistema possui um recurso que permite ao usuário minimizar o programa em execução para a barra de tarefas do APS. Mas caso exista algum programa aberto, o usuário não poderá sair do sistema até fechá-los.
4. Cadastros
No item “Cadastros”, as seguintes opções são disponibilizadas:
4.1. Cadastro de Sistemas
Este cadastro definirá quais sistemas serão utilizados dentro do APS. É a partir deles que os níveis de permissões de usuários e seus grupos serão organizados.
Descrição – neste campo informe a “Descrição” do Sistema (por exemplo: GVCollege, APS, Patrimônio, Contabilidade, entre outros);
Imagem – neste campo, é possível localizar uma imagem que será apresentada como fundo de tela (papel de parede) do sistema que está sendo cadastrado.
A imagem deve estar na pasta “APS/Imagens” para que possa ser exibida como papel de parede.
Versão – este campo é de uso interno do APS e não deve ser alterado.
4.2. Cadastro de Categorias
Neste cadastro são registradas as Categorias dos Programas utilizados (por exemplo: Cadastro, Manutenção, Ferramenta, Relatório, Ajuda, Configuração e Consulta).
Descrição – neste campo informa-se o nome (descrição) da Categoria que está cadastrando;
Ícone Grande/Pequeno – estes ícones serão utilizados no ambiente principal de cada Sistema, onde cada usuário define a melhor forma de visualização.
4.3. Cadastro de Programas
Este cadastro definirá quais Programas serão utilizados, sendo configurados conforme detalhes:
Descrição – informe a “Descrição” do Programa que está sendo cadastrado (ele será localizado através da ferramenta de pesquisa de programas por meio desta descrição).
Título – será o nome apresentado no item da barra de menu correspondente ao programa (seu preenchimento não é obrigatório, pois os programas já possuem um título padrão).
DLL – neste campo deve ser informado o nome da DLL (Dynamically Linked Library) correspondente ao programa.
Categoria – neste campo é necessário vincular a DLL a uma das categorias cadastradas anteriormente (item 4.2).
Ícone Grande / Pequeno – estes ícones serão exibidos na área de trabalho de cada Sistema, de acordo com a configuração de visualização de cada usuário.
Usa Log – este campo é de uso interno do APS e não deve ser alterado.
cadastrando é do tipo Programa Interno, tornando-o indisponível para localização. Será acionado através de outra DLL.
Versão – este campo é de uso interno do APS e não deve ser alterado.
Sub-Programas – nesta parte do cadastro de Programas, serão apresentados os sub-programas (ou funcionalidades) que estarão diretamente relacionadas ao programa principal que está sendo cadastrado.
Condutores de Dados – essa área é destinada aos Condutores de Dados dos relatórios de alguns programas e conterá informações quando a DLL em questão for um Relatório ou necessitar dos recursos destes condutores. Condutores de dados são as formas sob as quais os dados do sistema serão disponibilizados nestes programas. Também são chamados de "Macros".
4.3.1. Permissões do Programa
Após cadastrar um programa e ainda na mesma tela, através do menu Registro/Permissões do Programa é possível incluir permissões para grupos de usuários. Ou ao voltar para a tela de pesquisa e clicar com o botão direito do mouse sobre o programa desejado, selecionando a opção “Permissões do programa”, é possível conceder as permissões da mesma forma.
Para atribuir permissões de acordo com os Grupos de usuários (item 4.5 desse manual) para os programas e seus subprogramas, observe as especificações:
Grupos – neste campo, indica-se o Grupo de Usuários que estará recebendo as permissões.
b) Permissões – definem-se as permissões do Grupo de Usuários selecionado, que poderão “Executar”, “Incluir”, “Editar” e/ou “Excluir” dados dentro do programa;
4.4. Gerenciador de Menus
Aqui é configurada a forma como os menus serão apresentados para os usuários, sendo possível incluir “Item de menu”, “Programas” e/ou “Separadores”. Para isto deve-se utilizar tanto o botão “Incluir” no menu superior quanto o botão direito do mouse sobre o sistema desejado selecionando a opção “Incluir”.
Selecione, na árvore de menus, onde o item será exibido. Ao clicar em “Incluir um item de menu”, será criado um novo campo onde deverá ser informado o nome para exibição.
Para incluir um programa, primeiro selecione o item de menu a quem ele pertencerá. Na inclusão de um programa é exibida a seguinte tela, onde é necessário selecionar a DLL correspondente e enviá-la ao espaço à direita (“Programas selecionados”) através do botão Selecionar. Dessa forma é possível enviar vários programas simultaneamente para o mesmo item de menu.
A inclusão do “Separador” deve ser feita após a seleção do item de menu que ficará acima da separação, observe a ilustração:
Outra opção existente encontra-se no botão “Visualizar”, que exibirá na tela a forma que os usuários visualizarão os itens menu que estão sendo configurados.
“Detalhes do Programa” (exibe uma tela contendo a descrição, título, DLL e categoria do programa) e “Permissões do Programa” (apresenta a tela de Permissões do Programa, vista anteriormente).
4.5. Grupos e Usuários
Neste cadastro são incluídos os Usuários e seus respectivos Grupos, realizando o gerenciamento das contas e acessos, como descrito abaixo:
4.5.1. Grupos
Na aba específica do cadastro de Grupos serão apresentadas as três funcionalidades possíveis: “Incluir”, “Editar” e “Excluir”. Logo abaixo destes botões, será apresentada uma lista dos Grupos já cadastrados.
4.5.1.1. Incluir Grupo
Ao clicar no botão “Incluir”, será disponibilizada uma nova janela, onde, na área superior, você deverá digitar o Nome do novo Grupo que está sendo criado. Após este registro, na parte inferior da tela, estarão listados todos os usuários já cadastrados no sistema (Usuários Disponíveis) e, para incluí-lo neste novo grupo, basta clicar no nome do usuário e enviá-lo para a lista de “Usuários Alocados”. Outra maneira de enviar um usuário para a lista é através do duplo clique nos nomes dos usuários, tanto para inclusão como para exclusão do Grupo.
Um usuário poderá estar em mais de um grupo, possuindo assim, as permissões de ambos os grupos.
Aqui é possível associar ou desassociar os usuários pertencentes ao grupo. Para fazer tais operações, utiliza-se o botão Selecionar (enviando os usuários pertencentes ao grupo para a direita) ou Desfazer seleção (devolvendo os usuários à lista de disponíveis, à esquerda).
4.5.1.3. Excluir Grupo
Para a exclusão de um Grupo, selecione-o e clique no botão “Excluir”. Será apresentada uma tela de confirmação, questionando se o usuário realmente deseja excluir o Grupo selecionado, clique em sim para confirmar.
Um usuário não pode excluir seu próprio grupo.
4.5.2. Usuários
Nesta tela é possível “Incluir”, “Editar”, “Excluir”, “Pesquisar pelo nome de usuário”. E na sub-aba “Grupo” é possível visualizar a quais grupos o usuário selecionado pertence, assim como na aba “Unidades”, são exibidas as unidades às quais o usuário selecionado pertence.
4.5.2.1. Incluir Usuário
Antes de incluir um usuário, ele deve constar no “Cadastro de pessoas”.
Ao selecionar a opção de inclusão, é necessário informar “Usuário” (nome do usuário), “Nome completo” (que deve ser importado do cadastro de pessoas) e sua “Senha” (qualquer senha padrão que deverá ser alterada no primeiro logon do usuário no sistema). É importante que a Checkbox “Ativo” seja selecionada para que ele possa utilizar o sistema.
Um usuário, mesmo deixando de usar o sistema, não deve ser excluído. Por motivo de segurança, basta desmarcar a Checkbox “Ativo” (isso manterá o histórico de alterações).
Sub-aba Grupos: onde são definidos os grupos aos quais o usuário pertence.
Aba Unidades: aqui são definidas as unidades as quais o usuário tem acesso.
4.5.2.2. Editar Usuário
A edição de um usuário funciona da mesma forma que a inclusão (com os campos iguais), porém deve ser usada para alterar dados já cadastrados para o usuário selecionado. Aqui é possível trocar a senha, o nome e os grupos aos quais pertence.
4.5.2.3. Excluir Usuário
Para a opção de exclusão de um Usuário, será apresentada uma tela de confirmação, questionando se você realmente deseja excluir o Usuário selecionado. Para excluí-lo basta clicar em “Sim”.
4.6. Configuração
Nessa rotina é configurado o posicionamento do menu escolher a opção: Esquerda (menu
dos demais menus) ou opção Direita ( direita dos demais menus).
4.7. Gerenciador de Permissões
Nesta ferramenta Programas e Sistemas cadastrados
Para editar as permissões é necessário selecionar um “Grupo” de usuários e a “Categoria” (Programa ou Sistema). Em seguida, basta selecionar a
“Executar“, “Incluir”, “Editar“ e/ou “Excluir” para cada programa da lista.
Configuração do APS
é configurado o posicionamento do menu Sistemas
escolher a opção: Esquerda (menu Sistemas ficará localizado na parte superior, a esquerda ou opção Direita (menu Sistemas ficará localizado na parte superior, a
).
Gerenciador de Permissões
Nesta ferramenta é possível acessar as opções de permiss Programas e Sistemas cadastrados no sistema.
Para editar as permissões é necessário selecionar um “Grupo” de usuários e a ” (Programa ou Sistema). Em seguida, basta selecionar a Checkbox
“Executar“, “Incluir”, “Editar“ e/ou “Excluir” para cada programa da lista.
Sistemas. Sendo possível Sistemas ficará localizado na parte superior, a esquerda menu Sistemas ficará localizado na parte superior, a
permissão de todos os
Para editar as permissões é necessário selecionar um “Grupo” de usuários e a Checkbox relacionada a “Executar“, “Incluir”, “Editar“ e/ou “Excluir” para cada programa da lista.
Para facilitar a configuração das permissões, existe uma ferramenta que poderá ser acessada através do botão direito do mouse, tanto na área de programas como na área de sub-programas, habilitando uma nova janela com quatro opções: “Marcar todos na coluna”, “Desmarcar todos na coluna”, “Marcar todos na linha” e “Desmarcar todos na linha”.
4.7.1. Copiar Permissões do Grupo
No menu principal do Gerenciador de Permissões, acessando a opção Ferramentas, existe a opção “Copiar permissões do Grupo”, que copia as permissões de um grupo para outro.
Inicialmente você deverá selecionar o Grupo do qual serão copiadas as permissões e, após isso, selecionar se o Sistema deverá “Copiar sobrescrevendo” ou “Mesclar os Dados” das permissões.
5. Ferramentas
5.1. Consulta de Programas
Possui a função de listar os programas cadastrados em todos os sistemas do GVcollege. Nele é possível filtrar a listagem dos programas de acordo com um sistema desejado, ou listar todos os programas. Para cada um será exibido sua “Versão”, a última data em que foi “Modificado”, “Tamanho” e “Arquivo” (localização do arquivo nas pastas do GVcollege).
deste relatório através do botão , onde será gerada uma listagem com os dados.
5.2. Localização de Programas
O Sistema APS possuiu uma ferramenta bastante prática e útil que é a de Localização de Programas. Esta ferramenta é disponibilizada em todos os Sistemas
cadastrados no APS e poderá ser acessada através do botão ou do atalho do teclado “Ctrl + F”.
Ao selecionar esta ferramenta, será disponibilizada uma janela para que o usuário possa digitar toda ou parte da “Descrição” de qualquer programa. Depois deste procedimento, serão listados todos os programas que contenham o que foi digitado, inclusive os que não estão cadastrados nos menus, com suas respectivas categorias e DLL's.
Esta localização listará apenas os programas em que o usuário que está conectado possua permissão de visualização.
5.3. Criação de Atalhos
Por meio da ferramenta Localização de Programas, é possível realizar a criação de atalhos na página inicial do sistema. Para criação dos atalhos é necessário estar dentro
da ferramenta Localização de Programas que poderá ser acessada através do botão ou do atalho do teclado “Ctrl + F”.
Na janela que foi disponibilizada deve ser digitado toda ou parte da “Descrição” de qualquer programa e ao clicar na opção “Pesquisar” serão listados todos os programas que contenham o que foi digitado.
Após clicar no botão “Pesquisar”, clique com o botão direito no item que deverá ser criado o atalho, trará a opção: Criar atalho: Ins.
5.4. Exportação de Menus e Programas
Esta ferramenta tem por finalidade realizar exportação das Categorias, Programas ou Itens de Menu para um arquivo que poderá ser importado posteriormente pelo GVcollege. Para exportar os Itens de Menu, é necessário indicar os itens de menu de determinado “Sistema” que serão exportados.
na figura abaixo.
5.5. Importação de Menus e Programas
Esta ferramenta tem por finalidade a importação de um arquivo (*.gmx), gerado pelo Exportador de Programas e Menus. O processo de importação deve seguir uma ordem específica:
1°) Categorias;
2°) Programas;
3°) Itens de Menu.
Esta ordem é importante porque para realizar o cadastro de Programas, é essencial que as categorias já estejam cadastradas e, para o cadastro de Itens de Menu, seguindo a mesma regra, é essencial que os programas também já estejam cadastrados.
O Importador de programas e menus identifica automaticamente quando o usuário tenta fazer a importação de Itens de Menu, e habilita um campo para a seleção do Sistema que será importado.
Após selecionar os campos indicados, será disponibilizada uma nova janela com os itens de menu para que sejam importados. Basta selecionar os itens desejadas e clicar no botão “Concluir” para realizar a importação.
6. Cadastro de empresas
Antes de cadastrar uma unidade, é necessário que esta esteja na base de dados como uma empresa.
Na aba “Endereço/Contato” insira as informações de endereço e contato da empresa. Em “Informações comerciais” cadastre o número CNPJ da empresa, sua inscrição estadual e o seu representante.
Na aba “Dados da Empresa” é necessário informar o código da empresa que está sendo cadastrada, o seu nome, e o nome completo. Indique também qual o tipo de integração contábil que será usado por esta empresa.
7. Cadastro de unidades
Neste cadastro são informadas as unidades que pertencem à empresa (“mantenedora”) da instituição de ensino. Para efetuar este cadastro observe as informações abaixo:
7.1. Dados da pessoa
7.1.1. Endereço/Contato
Para cadastrar o endereço da unidade, informe o “Logradouro”, “Número” e “Complemento” (opcionais), “CEP” e demais dados referentes a sua localização. Em “Contatos” é possível informar os contatos dela, de acordo com os tipos de contatos
7.1.2. Informações comerciais
Nesta aba devem ser cadastrados o “CNPJ”, a “Inscrição estadual”, o “Tipo de empresa” (conforme predefinição da instituição), o seu “Representante” e, por fim, a “Área de atuação” da unidade (também predefinida pela instituição).
7.2. Dados da unidade
7.2.1. Geral
Após informar os dados da unidade nesta sub-aba (inclusive a empresa a qual pertence), informe quantos “Graus” a máscara dos “Centros de custo” possuirá (“Centro de custos” é especificado no manual do Módulo Contábil - Contabilidade). Observe o exemplo:
7.2.2. Detalhes
Nesta sub-aba são cadastrados os nomes da secretária e da direção da unidade. Estas informações serão impressas nos relatórios do sistema. Para cadastrar tais assinaturas informe o “Tipo” de assinatura, o “Nome” da pessoa e o seu “Documento” de autorização (não obrigatório).
O campo “Tipo” deve ser cadastrado como “Diretor (a)” para a assinatura do responsável pela direção da unidade, e como “Secretaria” para a pessoa responsável pela secretaria da unidade. Caso estes tipos não sejam cadastrados identicamente aos exemplos dados, os relatórios não listarão as assinaturas.
8. Licenças
As licenças têm por objetivo disponibilizar os acessos, empresas, unidades acordadas em contrato. Existem dois tipos de licenças:
uma quarta estação será apresentado mensagem conforme figura abaixo:
Cliente.ALF: este arquivo é utilizado tanto em clientes com controle de acesso simultâneo, quanto os que controlam somente as empresas/unidades que serão listadas. O mesmo contém as informações de licença do cliente. Pode ter qualquer nome desde que sua extensão seja ALF. É importante também que haja apenas 1(um) arquivo .ALF na pasta do APS.exe.