Gerenciamento do ciclo de vida de um
documento
Simone de Abreu
“É o gerenciamento do ciclo de vida de todos os registros, em todos os tipos de mídia, desde a criação até a destruição ou arquivo permanente. É um processo que monitora documentos tais como papéis, livros, mapas, correio eletrônico, conteúdo do website, fotografias ou mensagens durante o ciclo de vida dos mesmos, desde o momento da sua criação até o momento em que são destruídos. “ Gatner.Gerenciamento de documentos (Document Management)
Todo o ciclo de vida de um documento pode ser gerenciado por meio de um ambiente Document Management (DM) e, não, ser gerenciado, somente, após sua conclusão.
O foco principal de um DM é, justamente, o controle do número de revisão, versão, data de criação, autor, data de expiração etc.. Tais informações são relevantes, pois, nesses sistemas, a informação é mais dinâmica.
Um ambiente DM, além de prover o gerenciamento de imagens, gerencia, também, arquivos de editores de texto, planilhas e outras formas de documentos. Como exemplo básico, podemos citar o gerenciamento de documentos para efeito da certificação ISO 9000. Entretanto, as grandes aplicações acontecem na área de normas técnicas, manuais e desenhos de engenharia. Nos últimos anos, com a automação do escritório, o DM é perfeitamente viável para todos os tipos de documentos de uma empresa. Hoje, essa tecnologia permite que seja feito um monitoramento do acesso e uso em cada documento contido na base de dados de um sistema de GED.
Fase Criação Alteração Roteamento Aprovação Recuperação Arquivamento Descarte Segurança Atividade
Criação do documento a partir de uma aplicação (exemplo: editor de textos), captura por meio de digitalização ou importação de legado, classificação da informação por categoria ou tipo, indexação e definição do critério de segurança.
Controle de versão durante o ciclo de vida documental, que deve implicar em publicar, somente, a versão mais recente, permitir o acesso às versões anteriores (apenas com devida autorização), comparar diferentes versões do mesmo documento, criar, automaticamente, novas versões com codificação própria em diversos níveis e, ainda, criar um histórico de referência para auditoria.
Redirecionamento do documento a outro usuário (ou grupo) antes de publicá-lo.
Disponibilização do documento para reutilização.
A pesquisa do documento que permita sua reutilização é feita, geralmente, por meio de atributos (também chamados propriedades ou índices) do documento, utilizando uma linguagem de consulta. Há, ainda, outras técnicas de recuperação de documentos como Texto integral (full-text retrieval), por proximidade semântica, por fragmento de texto, por fonética e por enciclopédia.
O arquivamento pode ser feito on-line, near-line, off-line e utilizando múltiplas mídias como discos óticos, CD, DVD, fitas, discos magnéticos e, até, formatos analógicos como o microfilme e o papel.
Acontece quando o documento deixa de ser necessário, tornando-se acordo com uma tabela de temporalidade pré-estabelecida.
Essa tabela reflete um ambiente, típico, de pessoas que trabalham intensivamente em computadores.
Algumas funções típicas de um ambiente DM são:
Controle de versões de documentos
O controle de versões não é, simplesmente, guardar as diversas versões dos documentos à medida que elas vão surgindo. Esse processo implica em:
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Publicar somente a versão mais recente do documento em uso e não permitir que, acidentalmente, versões antigas sejam utilizadas.•
Permitir que somente pessoas autorizadas vejam versões anteriores.•
Permite acessar as versões para efetuar comparações entre elas.•
Criação automática de novas versões, mediante solicitação, com codificação própria em, pelo menos, dois níveis.•
Criar histórico de referências para auditoria.Aplicações típicas em que o controle de versões é útil:
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Controle de normas de qualidade.•
Documentação de projetos.•
Desenhos de manutenção de plantas instaladas.•
Criação de processos de compra ou outros em que documentos devem ser, a todo tempo, revisados.Documentação de sistemas de informática.
Documentos de engenharia com plantas industriais ou instalações (elétricas, gás, telefonia etc.) apresentam-se como uma situação extrema, pois um documento feito há 30 anos pode ser, ainda hoje, alterado.
Isso implica em padronizar, inicialmente, um grupo de documentos e a empresa deverá criar, normalmente, novos padrões à medida que os colaboradores necessitem.
Formulários eletrônicos e tecnologias como o xml permitem que, além de criar documentos de maneira muito padronizada, possamos interagir com bases de dados, permitindo a atualização automática desses documentos.
Integração com programas geradores de novos documentos
A integração entre o ambiente GED e programas geradores de documentos permite que o usuário cadastre dados do documento somente uma vez, ou seja, no próprio DM, pois, ao escolher o template desejado e com a integração pronta, o usuário começará o documento já cadastrado no GED e no modelo desejado (sem nenhum trabalho adicional).
A questão que resta refere-se às vantagens que essa iniciativa pode trazer para a empresa. Com essa integração, a empresa ganha, conforme suas normas, maior velocidade na codificação do documento e tem, além da segurança de já possuí-lo gerenciado, a garantia de que os dados necessários à identificação do documento estão registrados.
Tais integrações podem ser feitas, diretamente, na aplicação em uso no momento (Word, Excel etc.).
Gerenciamento de documentos em construção
Um problema corrente, que ajuda a perder o controle da documentação de trabalho do dia-a-dia, está na possibilidade do sistema não permitir que documentos, ainda em construção, sejam gerenciados, pois, se forem concluídos, poderão entrar no sistema. Por isso, é preciso fazer o documento fora do ambiente GED para, somente depois de concluído, incluí-lo no ambiente.
É ideal que o repositório de documentos seja único e confiável e que, nunca, não reste dúvida sobre qual versão é válida ou onde devemos procurar um documento quando necessário. Uma forma muito interessante de resolver isso é fazer com que o DM possa, também, controlar documentos que estão em construção.
Itens de controle:
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Permitir uma identificação clara de que o documento em referencia está em construção.•
Identificar quem é o responsável pela alteração naquele momento.•
Não permitir que outros tenham acesso a essa versão em construção para evitar que decisões sejam tomadas em função de documento incompleto.Fluxos documentais
O fluxo eletrônico de documentos possui algumas vantagens sobre o fluxo em papel. Algumas possibilidades são:
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Uma notificação para verificar se um grupo de documentos pode ser enviado a várias pessoas simultaneamente, pois, dessa forma, as pessoas podem acessar, dessa maneira, o mesmo documento, sem precisar fazer várias cópias dele.•
Mesmo distribuindo documentos a várias pessoas, não é necessário fazer cópias eletrônicas para todas elas. Uma única cópia no ambiente DM é suficiente e todos poderão ter acesso a essa versão válida. O índice que deve ser utilizado para acessar o documento é enviado aos usuários.•
As notificações do ambiente DM podem ser integradas a sistemas de e-mail, permitindo que, mesmo que o usuário não acesse o ambiente DM, ele saiba que existe uma tarefa pendente a ser feita.•
É possível ver, pelo sistema, quem já verificou um documento, para poder dar o encaminhamento necessário.•
Normalmente, o ambiente DM possui regras de segurança e permite construção de fluxos documentais, impedindo que usuários não autorizados aprovem documentos fora de sua competência.•
Podem ser criados grupos de trabalho para fins e tarefas específicas (workareas), fazendo com que documentos desse grupo tenham tratamento diferenciado como, por exemplo, evitar que outros os manipulem enquanto ele estiver sendo trabalhado e notificar o ambiente DM sobre qual o grupo que está fazendo a alteração.Suporte a diversos tipos documentais
Pela possibilidade de reaproveitar documentos contidos no DM e, também, os demais recursos de controle sobre documentos, armazenar documentos em seu formato nativo digital passa a ser uma opção muito interessante.
Bibliografia básica:
BALDAM, R., VALLE, R., CAVALCANTI, M. GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos. 2.ed. São Paulo: Érica, 2002.
BALDAM, R. EDMS: Gerenciamento Eletrônico de Documentos Técnicos. São Paulo: Érica, 2004.
Bibliografia complementar:
Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação -http://www.cenadem.com.br/
Leia o texto GED: assinatura digital e validade jurídica de documentos (www.ufmt.br/ cacomp/Downloads/monografias/GEDAssinaturaDigital.pdf)
XML (eXtensible Markup Language) - Linguagem extensível de formatação, o
XML é definido como formato universal para dados estruturados na Web. Esses dados consistem em tabelas, desenhos, parâmetros de configuração etc.. A linguagem trata, então, de definir regras que permitem escrever documentos de forma que sejam adequadamente visíveis ao computador.
