I
Farmácia Ferreira da Silva
Inês Pereira Nunes Panta
II
Faculdade de Farmácia da Universidade do Porto
Mestrado Integrado em Ciências Farmacêuticas
Relatório de Estágio Profissionalizante
Farmácia Ferreira da Silva
17 de fevereiro a 8 de março de 2020 e
de 13 de abril a 23 de setembro de 2020
Inês Pereira Nunes Panta
Orientador: Dr.ª Filomena Almeida
Tutor FFUP: Prof.ª Doutora Manuela Morato
III
Declaração de Integridade
Declaro que o presente relatório é de minha autoria e não foi utilizado previamente noutro curso ou unidade curricular, desta ou de outra instituição. As referências a outros autores (afirmações, ideias, pensamentos) respeitam escrupulosamente as regras da atribuição, encontram-se devidamente indicadas no texto e nas referências bibliográficas, de acordo com as normas de referenciação. Tenho consciência de que a prática de plágio e auto-plágio constitui um ilícito académico.
Faculdade de Farmácia da Universidade do Porto, 5 de novembro de 2020
IV
Agradecimentos
Concluída a última etapa do Mestrado Integrado em Ciências Farmacêuticas, o estágio curricular, importa reconhecer e agradecer a todos os que contribuíram para este percurso.
Em primeiro lugar, gostaria de gradecer à Comissão de Estágios da Faculdade de Farmácia da Universidade do Porto, na pessoa da Professora Doutora Susana Casal, e à minha tutora Professora Doutora Manuela Morato pela disponibilidade e apoio prestados durante o estágio.
Agradeço à Dr.ª Susana Matos, diretora técnica da Farmácia Ferreira da Silva, e Dr.ª Margarida Azevedo, proprietária, a possibilidade de realização do estágio curricular e excelente acolhimento.
À Dr.ª Filomena Almeida, a minha orientadora de estágio em Farmácia Comunitária, pela presença incondicional, pelo perfecionismo, pelo esclarecimento de dúvidas e contínua transmissão de conhecimento, contribuindo para o meu desenvolvimento técnico, científico e pessoal, essencial para a profissão e para a vida. A toda a equipa, pela integração, pela constante disponibilidade, pelos ensinamentos, pelos valores experienciados diariamente, como cooperação, respeito, rigor, realização pessoal, simpatia e dedicação. E, principalmente, neste ano atípico e inesperado para todos, foi fundamental a força, a capacidade de superação e resiliência, experienciada neste estágio e neste local, que se tornou a minha segunda casa.
Aos amigos, presentes nos momentos difíceis, pela paciência e desabafos, pelo apoio constante e celebração conjunta de vitórias.
Por fim e fundamental, um agradecimento aos meus pais, pelos sacríficos, por acreditarem que era possível e pelo apoio incondicional.
V
Resumo
No decorrer do Mestrado Integrado em Ciências Farmacêuticas da Faculdade de Farmácia da Universidade do Porto, os estudantes adquirem conhecimentos e meios a fim de se tornarem profissionais com as competências técnicas e científicas essenciais no exercício da profissão farmacêutica. A última etapa deste mestrado é a realização do estágio curricular profissionalizante, onde frequentemente, os estudantes têm o primeiro contacto com a realidade do mundo do trabalho. Durante seis meses, o estágio permite consolidar conhecimentos adquiridos ao longo do curso e, fundamentalmente, colocá-los em prática, nas situações que surgem no quotidiano da farmácia comunitária. O meu Estágio Curricular na Farmácia Ferreira da Silva, teve a duração de 6 meses, de 17 de fevereiro a 8 de março e 13 de abril a 23 de setembro. A interrupção deveu-se à suspensão das atividades decretada pela direção da faculdade. A realização deste estágio proporcionou-me oportunidades de conhecer as diferentes valências da farmácia, contactar com utentes oriundos de contextos diversificados e vivenciar experiências muito diferentes que exigiram uma rápida capacidade de adaptação.
O presente relatório está dividido em duas partes. A parte I inclui a descrição da organização funcional da Farmácia Ferreira da Silva, a gestão em farmácia comunitária, a dispensa de medicamentos, a existência de diversos produtos de saúde e os serviços prestados. Em alguns tópicos, e quando oportuno, está descrita a experiência pessoal.
A parte II engloba os projetos desenvolvidos no âmbito do estágio. O primeiro projeto surgiu da necessidade da farmácia aplicar medidas do plano de contingência devido à COVID-19, desde sinalização e preparação da sala de isolamento, realização do manipulado de solução desinfetante como alternativa à rutura de stock de soluções desinfetantes prontas para venda e utilização, elaboração de posters informativos. O segundo projeto remete para a celebração do Dia Mundial do Sono e teve como principal objetivo a sensibilização da população para os hábitos de uma boa higiene sono, através de um vídeo divulgado nas redes sociais da farmácia. O terceiro projeto relacionado com a Dermatite Atópica, consistiu numa formação externa a uma turma da Escola Secundária da Senhora da Hora, freguesia onde se encontra a Farmácia.Em todos os projetos é realizado um enquadramento do tema, exposta uma introdução teórica e apresentado o motivo da escolha do tema, o desenvolvimento do projeto e por fim, uma conclusão.
Por último, é feita referência a um conjunto de atividades que realizei no laboratório de manipulados da Farmácia contribuindo assim para o desenvolvimento do trabalho a nível interno.
VI
Índice
Declaração de Integridade ... III Agradecimentos ... IV Resumo ... V Índice de Tabelas ... VIII Índice de Figuras ... VIII Índice de Anexos ... VIII Lista de abreviaturas ... IX
PARTE I – Funcionamento da Farmácia Ferreira da Silva ... 1
Introdução ... 1
1.Farmácia Ferreira da Siva ... 2
1.1. Localização e Horário de Funcionamento ... 2
1.2. Caracterização do Espaço Físico ... 2
1.2.1. Espaço Físico Externo ... 2
1.2.1. Espaço Físico Interno ... 3
1.3. Recursos Humanos ... 6
1.4. Perfil dos Utentes ... 6
1.5. Presença Virtual ... 7 2. Gestão ... 7 2.1. Sistema Informático ... 7 2.2. Gestão de Stocks ... 8 2.3. Encomendas ... 8 2.3.1. Realização de Encomendas ... 8 2.3.2. Receção de Encomendas ... 9 2.3.3. Marcação de Preços ... 10 2.4. Armazenamento ... 11
2.5. Controlo dos Prazos de Validade ... 12
2.6. Devoluções ... 13
2.7. Reclamações ... 13
2.8. Reservas ... 14
3. Dispensa de Medicamentos e Produtos Farmacêuticos ... 14
3.1. Medicamentos Sujeitos a Receita Médica ... 14
3.1.1. Interpretação e validação da prescrição médica ... 15
3.1.2. Medicamentos Genéricos ... 16
3.1.3. Medicamentos Estupefacientes e Psicotrópicos ... 16
3.1.4. Sistema de Preços de Referência ... 17
3.1.5. Sistemas de Comparticipação ... 18
3.1.6. Conferência de Receituário e Faturação ... 19
3.2. Medicamentos Não Sujeitos a Receita Médica ... 21
VII
3.4. Medicamentos e Produtos de Uso Veterinário ... 23
3.5. Medicamentos Homeopáticos ... 23
3.6. Preparações Extemporâneas ... 24
4. Outros Produtos de Saúde ... 25
4.1. Dispositivos Médicos ... 25
4.2. Produtos Cosméticos e de Higiene Corporal ... 25
4.3. Puericultura ... 26
4.4. Suplementos Alimentares e Produtos Dietéticos ... 27
5. Outros serviços prestados pela Farmácia Ferreira da Silva ... 28
5.1. Aconselhamento Dermocosmético ... 28
5.2. Balança com sistema InBody ... 28
5.3. Enfermagem ... 28 5.4. Entregas ao Domicílio ... 29 5.5. Nutrição ... 29 5.6. Podologia ... 30 5.7. Recolha de Radiografias ... 30 5.8. VALORMED ® ... 30 6. Formação Complementar ... 31
PARTE II – Projetos desenvolvidos no âmbito do Estágio Curricular ... 34
1. Projeto I: Papel da Farmácia Comunitária na Pandemia da COVID-19 ... 34
1.1. Enquadramento/Contextualização ... 34
1.2. Introdução teórica ... 35
1.3. Descrição do Projeto ... 39
2.Projeto II: Higiene do Sono ... 42
2.1. Enquadramento/Contextualização ... 42
2.2. Introdução Teórica ... 42
2.3. Descrição do Projeto ... 46
3. Projeto III: Dermatite Atópica (Formação Externa) ... 49
3.1. Enquadramento/Contextualização ... 49
3.2. Introdução teórica ... 49
3.3. Descrição do Projeto ... 54
Outras Atividades: Laboratório (Atividades Internas) ... 58
Referências Bibliográficas ... 59
VIII
Índice de Tabelas
Tabela 1 - Cronograma das atividades e tarefas desenvolvidas durante o estágio………..……..1
Tabela 2 - Cronograma das sessões de formação complementar………32
Índice de Figuras
Figura 1 - Gráficos representativos das respostas obtidas pós-apresentação…….……….55Figura 2 - Respostas do questionário de satisfação………....……….………57
Índice de Anexos
Anexo 1 – Certificados de Formações assistidas durante o Estágio Curricular ... 67Anexo 2 – Sinalização da Sala de Isolamento ... 85
Anexo 3 – Poster informativo: Equipamento de Proteção Individual (EPI) ... 85
Anexo 4 – Poster informativo: Utilização de Equipamento de Proteção Individual (EPI) ... 86
Anexo 5 – Ficha de Preparação da Solução Antissética de Base Alcoólica, com Álcool Isopropílico - SABA (B) ... 87
Anexo 6 – Manipulado: Solução Antissética de Base Alcoólica, com Álcool Isopropílico - SABA (B) ... 88
Anexo 7 – Poster Informativo – Medidas Preventivas da COVID-19 ... 89
Anexo 8 – Poster do Procedimento Geral para Realização de Serviços Farmacêuticos e de Saúde e Bem-Estar no Gabinete de Atendimento ... 90
Anexo 9 – Poster Prestação de Serviços – Gabinete de Enfermagem ... 91
Anexo 10 – Poster Informativo – Cuidados de Proteção nas Férias ... 92
Anexo 11 – Vídeo de Comemoração do Dia Mundial do Sono (13.03.2020) ... 93
Anexo 12 - Questionário Índice de Qualidade do Sono ... 95
Anexo 13 – Recomendações de tratamento para criança e adulto com DA (adaptado das guidelines Europeia para tratamento da DA) [8,9] ... 96
IX
Lista de abreviaturas
ADSE Instituto Público de Gestão Participada AIM Autorização de Introdução no Mercado AMI Assistência Médica Internacional ANF Associação Nacional das Farmácias BPF Boas Práticas Farmacêuticas CCF Centro de Conferência de Faturas CNP Código Nacional do Produto DCI Denominação Comum Internacional DA Dermatite Atópica
DGAV Direção Geral de Alimentação e Veterinária DGS Direção Geral da Saúde
DL Decreto Lei DT Direção Técnica
FEFO First-Expire, First-Out FF Forma Farmacêutica FFS Farmácia Ferreira da Silva FIFO First-In, First-Out GH Grupo Homogéneo
INFARMED I.P. Autoridade Nacional do Medicamento e Produtos de Saúde, I.P. IVA Imposto sobre o Valor Acrescentado
LEF Laboratório de Estudos Farmacêuticos MM Medicamento Manipulado
MNSRM Medicamentos Não Sujeitos a Receita Médica
MNSRM-EF Medicamentos Não Sujeitos a Receita Médica de Venda Exclusiva em
Farmácia
MP Matéria-Prima
MPS Medicamentos e Produtos de Saúde MSRM Medicamentos Sujeitos a Receita Médica MUV Medicamentos de Uso Veterinário
OMS Organização Mundial de Saúde OTC Over The Counter
PIC Preço Inscrito na Cartonagem PSQI Sleep Quality Index
PVA Preço de Venda ao Armazenista PVF Preço de Venda à Farmácia PVP Preço de Venda ao Público SI Sistema Informático
SNS Serviço Nacional de Saúde
1
PARTE I – Funcionamento da Farmácia Ferreira da Silva
Introdução
O relatório que se segue diz respeito ao estágio curricular realizado na Farmácia Ferreira da Silva (FFS), dividindo-se em duas partes: uma primeira parte, referente às atividades desenvolvidas durante o estágio curricular, e uma segunda parte que remete para os projetos implementados na farmácia e na comunidade. As atividades em que estive inserida no decorrer do estágio estão descritas na tabela 1.
O estágio curricular teve a duração de seis meses, dividido em dois períodos, de 17 de fevereiro a 8 de março de 2020 e de 13 de abril a 23 de setembro de 2020. Esta interrupção resultou do período de quarentena de prevenção à pandemia da COVID-19, prolongando-se com a ativação do estado de emergência do país.
Tabela 1 - Cronograma das atividades e tarefas desenvolvidas durante o estágio
Atividades Desenvolvidas Período de Estágio 17 de fevereiro até 8 de março Int er rupçã o de 9 de m ar ço a 12 de abr il de 202 0 13 de
abril maio junho julho agosto
até 23 de setembro Receção de encomendas - x - - - - Aprovisionamento, armazenamento e gestão de medicamentos e produtos de saúde x x - x x x x x Conferência de receituário - - - x - - - - Organização do espaço x x - x x x x x Auxílio na preparação de manipulados x x - x x x x x Conferência de validades de matérias-primas do laboratório x - - x x x x x Preparações extemporâneas - - - x x x x x Observação de atendimentos x x - - - - -
Atendimento com supervisão - - - x - - - -
Atendimento autónomo - - - - x x x x Projeto I (Preparação e Implementação) x x x - - - - - Projeto II (Preparação e Implementação) x x - - - - Projeto III (Preparação e Implementação) - - x x - - - - Outras Atividades (Trabalho Interno) x - x x x x x Formação complementar x x x x x x x x
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1.Farmácia Ferreira da Siva
1.1. Localização e Horário de Funcionamento
A Farmácia Ferreira da Silva Sociedade Unipessoal, Lda. (FFS) localiza-se no piso 0, loja 140, do Centro Comercial Norteshopping, na Rua Sara Afonso 105-117, na União de Freguesias da Senhora da Hora e São Mamede de Infesta, pertencente ao concelho de Matosinhos.
O horário de funcionamento é de segunda a sábado, das 10h00 às 23h00, e aos domingos, das 10h00 às 20h00. No mês de dezembro, o horário é das 10h00 às 24h00, em todos os dias da semana. Este horário encontra-se afixado de forma visível na montra da farmácia de acordo o decreto-lei (DL) nº53/2007, de 8 de março [1] . No período de estado de emergência do país, devido à COVID-19, o horário de segunda a sábado, foi alterado para das 10h00 às 21h00, sendo que das 20h00 às 21h00, o atendimento era apenas realizado pelo postigo na retaguarda da farmácia e com acesso ao exterior do shopping. A FFS efetua serviço permanente de 29 em 29 dias, encontrando-se aberta ininterruptamente, desde a hora de abertura até à hora de encerramento do dia seguinte.As datas do serviço são determinadas no início de cada ano pela Associação Nacional de Farmácias (ANF).
Durante o estágio, tive oportunidade de experienciar o atendimento durante os vários períodos do dia, o que permitiu perceber o perfil dos utentes nos diferentes períodos do dia e a respetiva afluência. Após instalação da pandemia, especificamente, durante o encerramento do Norteshopping foi notório o decréscimo de utentes na farmácia.
1.2. Caracterização do Espaço Físico
De modo a garantir que a manipulação, armazenamento e dispensa dos produtos e medicamentos, todas as áreas da FFS estão de acordo as Boas Práticas Farmacêuticas (BPF) [2] e a legislação em vigor para o setor das farmácias.
1.2.1. Espaço Físico Externo
A entrada principal da FFS está localizada no piso 0 do Centro Comercial Norteshopping, sinalizada com a “cruz verde”, e com um dispositivo luminoso com a descrição “Farmácia Ferreira da Silva”. Nas montras de vidro e de forma visível para o exterior, estão afixadas informações tais como o horário de funcionamento, identificação da propriedade e direção técnica (DT), escalas dos turnos das farmácias de serviço permanente do concelho de Matosinhos, como exigido pelo Artigo 28.º do DL n.º 307/2007, de 31 de agosto [3]. Para além disso, nas montras, são divulgadas campanhas publicitárias com incidência sazonal, artigos de dermocosmética, puericultura e ortopedia. Em adição, existe ainda no piso 0, outro acesso direto ao exterior, na retaguarda e com rampa para deficientes motores, de acordo com o artigo 10º do DL n.º 307/2007, de 31 de agosto [3] com um posto de atendimento noturno, onde é realizado o atendimento de serviço permanente e entrada dos funcionários. Esta zona está também sinalizada com a designação “Farmácia”, e com uma cruz verde luminosa.
3 No piso -1 da FFS, existem duas entradas, que permitem a ligação entre o parque de estacionamento do shopping e o armazém do piso -1, permitindo a receção de encomendas de medicamentos e outros produtos.
1.2.1. Espaço Físico Interno
A FFS é constituída por três pisos, -1, 0 e 1, com um elevador de transporte de pessoas e mercadoria, que permite a ligação entre todos eles, sendo apenas visíveis do exterior o piso 0 e 1. Entre estes dois pisos, existem, também, escadas internas. O acesso por escadas entre o piso -1 e 0 é realizado pelo exterior do estabelecimento. Segundo o artigo 29.º Decreto-Lei n.º 307/2007, de 31 de agosto [3] , as farmácias devem dispor de instalações adequadas a garantir a segurança, conservação e preparação dos medicamentos e a acessibilidade, comodidade e privacidade dos utentes e do respetivo pessoal.
1.2.2.1. Piso -1
O piso -1 pode ser divido em duas zonas, o robô e o armazém. O robô armazena e transporta grande parte dos Medicamentos Sujeitos a Receita Médica (MSRM) de forma farmacêutica sólida e semissólida até aos balcões de atendimento. Desta forma, possibilita uma maior eficiência na gestão de stocks e validades, diminui erros na dispensação, e evita desperdício de tempo na procura do medicamento, permitindo um atendimento mais profícuo e personalizado a cada utente. No armazém, estão armazenados por ordem alfabética os medicamentos excedentes do robô num momento, e que posteriormente irão ser usados para colmatar as faltas do robô. Além disso, são também armazenados produtos de maiores dimensões como alimentação especial, fraldas, produtos lácteos para bebé e toalhitas. Neste piso, realiza-se a receção de encomendas de maior volume pelo acesso direto ao parque de estacionamento do shopping.
Neste piso, existem dois termohigrómetros (um no robô e outro no armazém), cumprindo assim o DL n.º 171/2012, de 1 de agosto [5], em que as farmácias devem dispor de sistema de medição e registo de temperatura e humidade, que permita monitorizar a observância das adequadas condições de conservação dos medicamentos.
1.2.2.2. Piso 0
O piso 0, pode dividir-se em diversas áreas, tais como:
- Zona de atendimento ao público (frontoffice): constituída por 11 balcões individualizados e numerados. Os balcões 2 a 10 estão dispostos em forma de U enquanto que, o 1 e o 11 estão dispostos isoladamente na extremidade esquerda e direita, respetivamente. Cada balcão contém um computador, um sensor de leitura ótica, uma caixa registadora, uma impressora, um terminal multibanco, caixote do lixo e outros objetos de papelaria necessários. Na retaguarda dos balcões 2 a 10, estão expostos os produtos de venda livre OTC (Over The Counter) de maior rentabilidade
4 e respeitando a incidência sazonal, estando apenas disponíveis ao utente pelo intermédio do farmacêutico/técnico de farmácia.
Na periferia dos balcões e de livre acesso ao utente, os produtos estão organizados por setores como “Puericultura”, “Suplementação”, “Alimentação especial”, “Ortopedia”, “Veterinária”, “Dermocosmética”, “Higiene íntima”, “Capilares”. Dentro de cada setor, os produtos estão dispostos em lineares por marcas, e dentro destas, divididos por gamas. No espaço entre os lineares, existem gôndolas com produtos promocionais, uma máquina de medição automática da tensão arterial de uso livre pelo utente, e uma balança de medição de vários parâmetros como peso, altura e Índice de Massa Corporal (IMC).
- Zona de apoio ao atendimento (backoffice): encontra-se uma secretária de apoio ao trabalho das administrativas e a zona das reservas de medicamentos e produtos dos utentes, organizadas por ordem alfabética do nome do produto/medicamento, e mais afastada uma zona com amostras e produtos de oferta para os utentes e zona de embrulhos.
- Armazém: um armário branco com gavetas deslizantes verticais e horizontais, onde os produtos se encontram organizados por forma farmacêutica e ordem alfabética, com a devida identificação nas gavetas. Nas gavetas verticais, encontram-se diversas formas líquidas e sólidas para administração oral (xaropes, ampolas, pó para suspensões orais), fórmulas dispersíveis para administração oral (saquetas), inaladores pressurizados e em pó seco, sprays, líquidos externos e colutórios. Nas gavetas horizontais, encontram-se MSRM de forma farmacêutica sólida e semissólida com embalagens de tamanhos não adaptadas ao robô, medicamentos para instilação auricular, ocular e nasal, injetáveis, homeopáticos, bucodentários, medicamentos de uso retal e vaginal, medicamentos veterinários, produtos de higiene e antisséticos, produtos de desinfeção e tratamento de feridas e queimaduras e dispositivos incluídos no protocolo de diabetes e dispositivos médicos para ostomizados. Ainda, se encontram dois frigoríficos para as fórmulas farmacêuticas que necessitam de refrigeração (nomeadamente vacinas, canetas de insulina e glucagon). Existe, também, um armário com meias de descanso e compressão/elásticas.
- Gabinetes de atendimento personalizado: gabinetes usados para os serviços de Nutrição, Podologia, Enfermagem, serviço com Enfermeira especialista em Pediatria, aconselhamento dermoscosmético, e ainda, efetuar as medições necessárias para meias elásticas, com a devida privacidade.
Existe ainda, um posto de atendimento utilizado no Serviço Permanente, junto ao acesso direto ao exterior do Shopping, na retaguarda da farmácia.
Neste piso, encontram-se dispersos vários termohigrómetros, que controlam a temperatura e humidade dos frigoríficos, das reservas e dos produtos do armário vertical.
Durante o estágio, fiquei responsável pela organização e preenchimento de alguns expositores temáticos dispersos pelo piso 0, como por exemplo, cuidados solares, capilares, lineares de produtos promocionais e ainda expositores localizados na montra, também temáticos, como
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produtos de higiene corporal e produtos travel size, de forma organizada, apelativa para o utente e rentabilizando o espaço.
1.2.2.3. Piso 1
No piso 1, localizam-se o laboratório de manipulados, um armazém, gabinetes dos quadros técnicos, sala de formações, vestiário/cozinha e instalações sanitárias.
- Laboratório – local reservado à preparação, acondicionamento e controlo de manipulados em pequena escala e preparações extemporâneas. O laboratório segue as exigências do anexo à Deliberação n.º 1500/2004, de 7 de dezembro [6], estando munido do equipamento mínimo obrigatório para as operações de preparação e acondicionamento de medicamentos manipulados e os aparelhos, como por exemplo, balanças, são calibrados anualmente por entidades certificadas. Para cumprimento das boas práticas na preparação de medicamentos manipulados, as superfícies de trabalho são lisas, de fácil limpeza e em material adequado, e o espaço é iluminado e ventilado e as condições de temperatura e humidade são estritamente controladas.
As matérias-primas (MP) encontram-se identificadas e armazenadas num armário apropriado e dispostas alfabeticamente, cujos prazos de validade são verificados mensalmente. No momento em que é dada entrada de uma nova MP à farmácia, os certificados de análise e as fichas de segurança são anexados às fichas de consumo interno, ficando arquivadas no laboratório. Além disso, aqui estão guardados os formulários oficiais, como o Prontuário Terapêutico, Formulário Galénico Português, Índice Nacional Terapêutico, a Farmacopeia Portuguesa 9.8, de presença obrigatória, segundo o DL nº.171/2012, de 1 de agosto [5] , e, também, documentação de suporte do Laboratório de Estudos Farmacêuticos (LEF). Também estão arquivadas as fichas de preparação de medicamentos manipulados (com a atribuição de um número de lote interno), a informação técnica relativa à elaboração e as fichas de movimentos das MP, o que simplifica o controlo de stock.
- Armazém: zona de armazenamento de produtos dermocosméticos, suplementos alimentares, produtos de ortopedia e higiene, organizados por marcas e OTC cuja disposição é feita por ordem alfabética. A temperatura e a humidade são devidamente controladas, a fim de garantir a conservação recomendada dos produtos.
- Gabinetes dos quadros técnicos: local onde é feita a verificação e separação por lotes do receituário, organização de comprovativos, verificação do receituário e confirmação da correta dispensa de psicotrópicos e estupefacientes, gestão e contabilidade da farmácia e realização de encomendas. Para além disso, contêm ainda um arquivo com obras científicas e a dossiês técnicos disponibilizados pelos representantes das marcas que são essenciais para o esclarecimento de dúvidas que possam surgir, como complemento ou por falta de informação online, essenciais a um correto aconselhamento.
6 - Sala de reuniões/formações: local para reuniões com os delegados de informação médica, reuniões de equipa e variadas formações de marcas para os colaboradores da farmácia.
1.3. Recursos Humanos
Atualmente, a equipa da FFS é constituída por 26 funcionários, dos quais 17 farmacêuticos, 4 técnicos de farmácia, 1 auxiliar de farmácia, 1 enfermeiro, 1 administrativas, 1 motorista/estafeta e 1 engenheira de gestão industrial. Desta forma, está garantida a premissa de que “os
Farmacêuticos devem, tendencionalmente, constituir a maioria dos trabalhadores de farmácia”.
A equipa dos serviços adicionais, é composta por 3 enfermeiras, 2 podologistas, 2 nutricionistas e diversas conselheiras das marcas de dermocosmética. Os funcionários estão devidamente identificados, mediante o uso de um cartão, contendo o nome e o título profissional, cumprindo o artigo 32.º DL nº 307/2007 de 31 de agosto [3] A direção técnica é assegurada pela Dr.ª Susana Matos, farmacêutica e registada no INFARMED, conforme exige o artigo 20º DL nº 307/2007 de 31 de agosto [3]. Na ausência da DT, 3 farmacêuticas adjuntas assumem o cargo nas suas ausências e impedimentos e auxiliam nas suas tarefas.
Dado o facto da FFS ter uma grande afluência de utentes, variedade de serviços prestados e diversas áreas de atuação, a organização e gestão da equipa é crucial para o competente, harmonioso e profissional funcionamento diário da farmácia. Com esse objetivo, cada farmacêutico é responsável por uma ou mais funções diariamente. Para que cada funcionário possua um vasto e profícuo conhecimento, há um estímulo ao desenvolvimento de várias valências, tornando-se essa multidisciplinaridade numa mais valia pessoal e coletiva. Desta forma, predominam valores como profissionalismo, disponibilidade e afetividade entre a equipa.
1.4. Perfil dos Utentes
A superfície comercial Norteshopping e, por conseguinte, a FFS, localizam-se entre zona urbana da Senhora da Hora e a Zona Industrial do Porto, e tem um acesso próximo à estação do metro do Porto “Sete Bicas”. Deste modo, o perfil dos utentes é bastante variado, quer na faixa etária quer no estatuto socioeconómico, por ser uma zona muito frequentada diariamente e por fácil acesso. Durante a semana, especificamente, no período da manhã e tarde, prevalecem os utentes habituais com ficha de utente na farmácia, polimedicados, e com apresentação de receita médica procurando acompanhamento regular dos farmacêuticos e aconselhamento farmacológico e não farmacológico para diversas patologias.
Pelo contrário, no período das refeições e no fim de semana é notória a alteração deste perfil, predominam os utentes de passagem por utilização do shopping, que procuram Medicamentos Não Sujeitos a Receita Médica (MNSRM), produtos dermocosmética, puericultura, bem como turistas de diversas nacionalidades, na procura de produtos de dermocosmética, e aconselhamento para situações inesperadas resultantes da viagem.
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A diversidade de utentes, no que diz respeito aos contextos socioeconómico e sociocultural, contribuiu para o desenvolvimento da minha capacidade de comunicação e adaptação a diferentes perfis de literacia, nomeadamente na área da saúde, traduzindo-se numa experiência verdadeiramente desafiante. A dispensa clínica de medicamentos, por acarretar maior responsabilidade no que concerne à janela de segurança dos mesmos, foi certamente um dos desafios mais complexos na interação farmacêutico-utente.
1.5. Presença Virtual
A FFS possui uma imponente presença virtual através do seu site (www.farmaciaferreiradasilva.pt), página de Facebook
(www.facebook.com/FarmaciaNorteshopping/), página de Instagram
(www.instagram.com/farmacianorteshopping/), onde são disponibilizadas informações relativas aos serviços prestados (ex: enfermagem e o serviço de entrega ao domicílio), bem como o horário de funcionamento, publicações referentes a comemorações de dias/épocas temáticas (ex: dia da mulher e dia do pai), indicação de campanhas publicitárias das marcas, aconselhamento farmacêutico, entre outros. Com o surgimento da pandemia e a tendência progressiva para a realização de compras online, a FFS passou a estar presente na plataforma Dott com um vasto número de referências de produtos cosméticos e artigos de bebé, tais como fraldas, toalhitas, leites, e outros acessórios de puericultura. Esta foi uma das adaptações da FFS, aquando da pandemia, indo ao encontro das necessidades dos utentes.
2. Gestão
2.1. Sistema Informático
O sistema informático (SI) utilizado na FFS é o Logitools®, gerido pela empresa Logitools, e opera como auxiliar de atendimento e gestão da farmácia contribuindo para um melhor funcionamento do ponto de vista clínico e de gestão. Para poder aceder a este sistema, é atribuído a cada membro da equipa um código pessoal permitindo que fiquem registadas todas as movimentações de cada código, para consulta posterior, se necessário. Para além disso, cada terminal de atendimento é identificado por um número no SI, sendo importante para detetar problemas e esclarecer eventuais questões. Uma das grandes utilidades deste SI, é precisamente no momento da dispensa da medicação no ato de atendimento, uma vez que permite consultar a informação científica de cada produto (indicações terapêuticas, posologia, interações, contraindicações e reações adversas, informações atualizadas pelo INFARMED).
O SI permite uma ligação direta com robô que distribui a medicação até aos postos de atendimento. Outras ações possíveis são o registo e comunicação da vacinação, validação de cartões associados das entidades comparticipadoras, gestão de faturação das entidades referidas e receituário com envio automático de faturas para o centro de conferência de faturas (CCF) e ANF
8 , gestão de psicotrópicos e benzodiazepinas e respetiva emissão de mapas para o INFARMED, encomendas de medicamentos rateados pela Via Verde do Medicamento. É através deste SI que é realizado o envio das encomendas, assim como a sua receção, controlo de stocks, de prazos de validade e devoluções. Relativamente à faturação, o SI permite realizar a gestão dos receituários e a respetiva regularização.
2.2. Gestão de Stocks
O processo de gestão de stocks é essencial para o bom funcionamento de uma farmácia, não só em termos económicos e prestação de serviços, mas também em termos logísticos, garantindo as quantidades mínimas de medicamentos e evitando os excessos que ocupam espaço necessário no armazenamento. Esta gestão é efetuada em vários momentos, começando pela realização da encomenda, passando pela receção e armazenamento e, por fim, na dispensa do produto, existindo assim diversas oportunidades para deteção de falhas e correção das mesmas.
Tendo em conta a extensa variedade de produtos e diferente rotatividade dos mesmos, é fundamental que a gestão acompanhe as alterações no consumo de certos produtos, a sazonalidade, a existência de campanhas publicitárias, descontos e bonificações pelos armazenistas e laboratórios, tentado encontrar sempre as melhores condições de negociação e margens de lucro. O SI permite estabelecer stocks mínimos e máximos para cada produto, conforme o número de vendas, sendo assim mais fácil de perceber o momento em que se deve efetuar a encomenda. A acumulação de produtos com baixa rotatividade pode levar à sua caducidade, resultando num prejuízo para a farmácia. Pelo contrário, stock reduzido de um produto pode originar rutura do mesmo e consequente perda de vendas e insatisfação do utente. Embora se proceda à gestão de stocks, podem ocorrer diferenças entre o stock real e informático, causadas por diferentes situações, tais como erros na entrada da encomenda, na dispensa dos produtos, devoluções, entre outros. Os stocks que existem na farmácia resultam de uma conjugação de fatores, nomeadamente, necessidade dos utentes, da rotatividade, do espaço disponível e, no caso de determinados produtos, da sazonalidade. O SI auxilia neste processo, uma vez que, através da consulta da “Ficha do Produto”, é possível avaliar o fluxo de determinado produto na farmácia e criar o seu stock mínimo e máximo.
2.3. Encomendas
2.3.1. Realização de Encomendas
Na FFS, de um modo geral, a encomenda diária de medicamentos e outros produtos de saúde é realizada automaticamente aos armazenistas pelo SI Logitools®. Contudo, é possível distinguir quatro tipologias de encomendas: as encomendas diárias, onde o SI cria, automaticamente, uma proposta de encomenda baseada nos stocks mínimos e máximos, de acordo com uma estimativa de consumo num determinado período, definidos na “Ficha de Produto”. O farmacêutico
9 responsável verifica a proposta, confirma e envia a encomenda para o distribuidor. As encomendas instantâneas/pontuais que correspondem a pedidos pontuais de medicamentos e produtos de saúde que a farmácia não tem em stock, sendo realizada a encomenda durante o atendimento e avisando o utente da previsão de chegada do produto. Estas são efetuadas através do site da OCP®, da COOPROFAR®, ou Alliance Healthcare®, sendo esta última usada principalmente para medicamentos e produtos de uso veterinário. As encomendas via verde permitem a aquisição de MPS com rateados, isto é, que nem sempre estão disponíveis. Este tipo de encomendas só pode ser efetuado utilizando o SI, segundo o preenchimento do número da receita que contém o produto requisitado. Por último, decorrem, também, encomendas diretas a laboratórios de dermocosmética, através do contacto com os delegados comerciais, ou encomendas diretas a laboratórios de medicamentos genéricos (MG). Esta tipologia de encomenda possibilita a aquisição de grande quantidade de produto resultando em melhores condições comerciais para a farmácia. Assim, conclui-se que a aquisição sistematizada e criteriosa de medicamentos e outros produtos de saúde é um dos fatores determinantes para uma melhor gestão de stock.
Desde o início do estágio, que tomei conhecimento dos diferentes tipos de encomendas e desde cedo procedi a encomendas instantâneas através do site da OCP E COOPROFAR, tornando-me autónoma nesta tarefa, sempre que era necessário quer no atendimento ao balcão, quer por chamada telefónica pelos utentes na procura de medicamentos ou outros produtos.
2.3.2. Receção de Encomendas
As encomendas, automáticas ou diretas/pontuais, chegam à FFS acondicionadas em caixas de cartão ou contentores, caso sejam provenientes dos laboratórios ou de armazenistas, respetivamente e, ainda acompanhadas por uma fatura original, um duplicado e guia de remessa/transporte. A fatura deve conter dados essenciais como a data de emissão, o número da mesma, dados do fornecedor e da farmácia, hora e local de expedição, local de chegada, hora de entrega, discriminação dos produtos (laboratório, código nacional do produto (CNP), nome comercial, forma farmacêutica, dosagem e número de embalagens), quantidade encomendada e quantidade enviada, o preço de venda à farmácia (PVF) e o preço de venda ao público (PVP) (se aplicável), valor do imposto sobre o valor acrescentado (IVA) aplicado a cada produto, prazos de validade, referência a produtos em falta, bonificações e descontos efetuados pelo fornecedor, valor líquido e valor total da encomenda. A fatura original deve ser guardada para envio posterior para a contabilidade.
Aquando a receção da encomenda, é essencial confirmar o destinatário, a correspondência entre o produto faturado e o produto enviado, número e estado de integridade das embalagens e prazos de validade. A conferência dos prazos de validade é um ponto importante para deteção de discrepâncias entre a validade que consta da embalagem do produto, e a escrita no SI, devendo ser introduzida no SI o prazo de validade mais curta. Às vezes, observam-se produtos com
10 embalagens danificadas, faturados erradamente, não faturados ou com prazos de validade curtos (inferiores a seis meses). Nestes casos, procede-se à reclamação junto do fornecedor. Posteriormente, são introduzidos no SI os dados dos produtos rececionados, nomeadamente, o CNP, a quantidade de embalagens recebidas, prazo de validade.
Deste modo, conclui-se que a receção das encomendas impõe concentração e rigor, para se verificar a correspondência entre os dados provenientes da fatura e os que se encontram no SI, e se necessário, proceder à correção/atualização dos mesmos. Todo o processo de receção deve ser o mais célere possível para que o produto fique registado em stock no SI e consequentemente, fique disponível para venda.
Relativamente às reservas existentes para os medicamentos ou produtos rececionados, o alerta é dado pelo SI. De seguida, os mesmos são separados e o utente é informado, via chamada telefónica ou sms, que a reserva está disponível para levantamento. Posteriormente, os medicamentos ou produtos de saúde são guardados por ordem alfabética, nas respetivas prateleiras das reservas. Os medicamentos termolábeis, como por exemplo, insulina, vacinas, anéis vaginais, colírios, vêm acondicionados em contentores específicos com acumuladores de gelo. Após conferência do conteúdo e prazo de validade, são imediatamente acondicionados no frigorífico, de modo a que a cadeia do frio seja respeitada e mantidas a manter as características do medicamento, evitando alterações que coloquem em risco a sua qualidade e eficácia do mesmo. Quando se trata de medicamentos psicotrópicos, estupefacientes e benzodiazepinas, aplicam-se algumas medidas adicionais, porém, estas são realizadas informaticamente na plataforma da OCP® e COOPROFAR ®.
Por praticidade e logística, os medicamentos e dispositivos médicos resultantes da encomenda automática e de armazenamento no robô, que chegam diariamente à farmácia, são rececionados e conferidos no piso -1, e os restantes no piso 1.
Durante o período inicia do estágio, assisti à receção de encomendas, o que me permitiu observar a diferente rotatividade de produtos e ficar a conhecer todo o processo desde a entrada na farmácia até à dispensação.
2.3.3. Marcação de Preços
Quanto ao PVP, é possível distinguir duas situações. A primeira, relativa a medicamentos com preço inscrito na cartonagem (PIC), aos quais se procede à verificação do PIC com o valor presente na ficha de produto; caso contrário, é necessário introduzir o novo preço deve ser introduzido. A segunda é referente aos MNSRM e outros produtos de saúde, onde o PVP é estabelecido pela farmácia, de acordo com o preço de compra da farmácia ao fornecedor/laboratório, IVA e da respetiva percentagem de lucro. Para fazer a marcação de preços é sempre necessário confirmar se não houve alteração do IVA dos produtos e bonificações ou descontos efetuados pelo fornecedor. Se se tratarem de produtos de dermocosmética, suplementos
11 alimentares, produtos de ortopedia, entre outros de venda livre são impressas etiquetas, com o nome do produto, respetivo CNP e PVP. As etiquetas autocolantes são colocadas manualmente nas respetivas embalagens, de modo a não ocultar informações importantes, tais como, descrição do produto em língua portuguesa, ingredientes, prazo de validade e lote.
Nos primeiros meses de estágio, foi me atribuída a tarefa de etiquetagem. Esta proporcionou-me um contacto próximo com produtos de dermocosmética, puericultura, ortopedia, entre outros, sendo, assim possível fazer a comparação de preço, conhecer as diversas gamas de cada marca, bem como produtos similares entre marcas.
2.4. Armazenamento
Após a receção e conferência das encomendas, os medicamentos, dispositivos médicos e outros produtos de saúde são armazenados em locais apropriados, de acordo com as suas especificações de conservação (temperatura, humidade, luminosidade) e rotatividade, segundo o método “First
Expired, First Out”(FEFO). Desta forma, o produto com menor prazo de validade é o primeiro a
ser dispensado. As condições de conservação e o prazo de validade dos medicamentos são definidos em função dos resultados que estes ensaios de estabilidade demonstraram. No entanto, se o produto não apresentar prazo de validade definido, aplica-se o método First in, First Out (FIFO), sendo dispensado o primeiro produto que deu entrada na farmácia [7].
NA FFS, a maior parte dos MSRM de forma farmacêutica (FF) sólida e com dimensão da caixa adequada para ser reconhecida pelo sistema são armazenados no robô, sendo colocados num tapete rolante para posterior arrumação automática. O robô está dividido em duas secções, separando, assim, os medicamentos de maior e menor rotação. As embalagens cujo formato não permite o seu armazenamento dentro do robô, devido a grandes dimensões ou materiais mais frágeis como o vidro, e os excedentes (após atingido o stock do robô). são armazenadas manualmente em prateleiras. A medicação que não é acondicionada no robot, é levada para o piso 0 ou 1, onde existe um local específico para o seu armazenamento. As FF semi-sólidas como cremes, pomadas e pastas, podem ser armazenadas também no robô, dependendo do seu uso terapêutico, ou em alternativa, nas gavetas no piso 0. As FF líquidas como xaropes, soluções e suspensões, são armazenadas no piso 0, em gavetas, bem como produtos oftálmicos e injetáveis. Os medicamentos com outras características, como os produtos que necessitam de frio, são instantaneamente identificados, separados e armazenados no frigorífico cuja temperatura está compreendida entre os 2º e os 8 ºC, no piso 0. No frigorífico encontra-se em permanência um termo-higrómetro, que regista a temperatura e pressão daquele local. Alguns medicamentos não têm referências especiais de conservação. Por esse motivo, segue-se a orientação de conservação à temperatura ambiente (considerando-se a temperatura ambiente para um clima continental) [8]. Todos os outros produtos são rececionados e conferidos no piso 1 e, uma vez que não têm preço assinalado na embalagem como os MSRM, regulado pela DL n.º 25/2011, de 16 de junho
[9]
e12 DL n.º 65/2007, de 14 de março
[10],
são posteriormente etiquetados com o PVP correspondente e identificação do produto através do CNP.
Desta forma, tal como indicado as BPF, estes produtos devem ser armazenados à temperatura ambiente, inferior a 25ºC, humidade inferior a 60%, com a ventilação e luminosidade apropriadas [11].
Ao longo do estágio, fui também responsável pelo armazenamento de várias zonas, armazém onde se encontram os OTC, armazém dos produtos de saúde, armário da alimentação de bebé, armário branco e frigorífico. Posteriormente, esta tarefa revelou-se muito útil, tornando mais célere a procura dos produtos aquando o atendimento no balcão.
2.5. Controlo dos Prazos de Validade
Na FFS, o controlo dos prazos de validade de todos os produtos disponíveis para venda, é realizado, mensalmente, pelo responsável, de acordo com a legislação [11]. Para realizar este controlo, a partir do SI é emitida e impressa uma lista com todos os produtos cuja validade termina nos cinco a seis meses seguintes. De seguida, todos os produtos são conferidos procedendo-se à contagem de todas as unidades e confirmação das validades das mesmas. Os prazos de validade marcados nas embalagens devem corresponder aos descritos na listagem. Caso não se verifique essa correspondência, o prazo de validade deverá ser corrigido no SI. Para além disso, nos casos em que prazo de validade está a três meses de expirar, esses produtos são separados dos restantes para serem devolvidos ao fornecedor, ou inutilizados, dando-se quebra do produto no SI. Nas situações, em que o período até expirar a validade ainda é superior a três meses, estes são sinalizados como prioritários para venda. Especificamente, no caso de um produto de dermocosmética, este pode passar a artigo promocional para promover o seu escoamento. Quando se trata de uma devolução cujo prazo já expirou, a farmácia terá de suportar o custo do produto. Esta contagem permite a verificação de stocks, corrigindo e evitando erros e agilizando o ato de dispensa.
O controlo dos prazos de validade dos medicamentos do robô, também, é efetuado mensalmente. Por sua vez, o robô sinaliza todas as caixas que tiveram entrada há três meses e que não sofreram movimentos nesse período. Esses medicamentos são retirados, e os respetivos prazos de validade são verificados manualmente. Caso estejam dentro do prazo de validade são reinseridos no robô. Relativamente, a matérias-primas existentes no laboratório, a verificação é feita nos primeiros dias de cada mês. Quando se observa alguma MP fora do prazo de validade, esta é retirada e é descontada na lista de MP disponíveis.
No meu estágio, num dos meses em que se realizou a verificação de prazos de validade, fiquei responsável por conferir os prazos de validade de produtos de determinadas marcas. Esta função permitiu-me ter um contacto visual com os produtos contribuindo para o conhecimento das diferentes gamas das marcas e saber a localização dos mesmos, quer no linear, quer no armazém.
13
Para além disso, constatei que algumas marcas como Nuxe® e Filorga®, por exemplo, não têm as datas de validade expressas nas embalagens, sendo necessário consultar tabelas de descodificação do número de lote. No laboratório, também fiquei responsável pela verificação das MP, mensalmente longo do estágio, garantindo a conformidade das MP, posteriormente usadas em medicamentos manipulados.
2.6. Devoluções
A necessidade de fazer uma devolução de produto pode ter várias origens nomeadamente, produtos danificados, o envio, por lapso do fornecedor, de produtos não encomendados ou que foram entregues por engano/troca com o produto pedido, quantidades superiores às requeridas, produtos com prazos de validade reduzidos ou expirados, alterações do PVP, produtos retirados por ordem de recolha através de circulares informativas do INFARMED, ou pelo detentor da AIM, entre outras. Nestas circunstâncias, é emitida uma nota de devolução pelo SI, onde consta a identificação da farmácia, fornecedor, produto e dados contabilísticos (CNP, o prazo de validade, a quantidade, o lote, fornecedor, a data e hora da devolução, o motivo da devolução e qual o número da fatura associada à sua receção), de acordo com o DL n.º 198/2012, de 24 de agosto . [12]. A nota de devolução é impressa em triplicado e posteriormente assinada e carimbada pelo farmacêutico responsável pela devolução. O documento original e o duplicado, funcionam como guia de transporte, e são enviados ao fornecedor juntamente com o produto a devolver, informação da quantidade de embalagens, do motivo da devolução e do respetivo número de fatura. A terceira cópia é assinada, carimbada e datada pelo funcionário do fornecedor, responsável pela recolha dos produtos, e arquivada na farmácia. Se a devolução for aceite, é emitida uma nota de crédito pelo fornecedor que permite a resolução da devolução no SI, ou então é devolvido outro produto com o mesmo valor. O comprovativo de resolução da devolução emitido pelo SI deve ser impresso no verso da nota de crédito recebida, e este documento é arquivado na farmácia, ficando assim concluído o procedimento. Pelo contrário, quando há rejeição da devolução, o produto é enviado de volta para a farmácia com a respetiva guia de transporte de devolução. No caso de artigos cuja validade expirou, para além da opção de devolução, o fornecedor pode também proceder à troca dos mesmos por artigos com uma nova validade. Os distribuidores estabelecem prazos restritos de devolução, pelo que é essencial regularizar as devoluções em tempo útil, sob pena da farmácia ter de suportar o prejuízo.
2.7. Reclamações
No momento da receção de encomendas, podem ser detetadas incoerências quando se faz a comparação entre o que está descrito na fatura e a nota de encomenda ou com as quantidades dos artigos recebidos. Os erros mais comuns consistem na faturação de um produto que não foi enviado ou no envio de um produto sem a respetiva faturação. Em ambos os casos, o colaborador responsável pela receção de encomendas nesse momento, deverá entrar em contato com o
14 fornecedor para notificar o erro detetado e chegar a um acordo quanto à sua resolução. Quando se verifica que foi faturado um produto que não foi enviado, existem duas possibilidades, ou é enviado o produto em falta por parte dor fornecedor, ou é emitida uma nota de crédito. Por outro lado, quando são enviados produtos em excesso, se a farmácia tiver interesse ficar com o produto, este é posteriormente faturado. Caso contrário, se a farmácia não pretender ficar com o mesmo, este será devolvido ao fornecedor.
No início do estágio, aquando a execução da tarefa de etiquetagem, conclui que esta é muito importante, pois permite detetar, por exemplo, a falta de envio de produtos, quando restam etiquetas cujo produto correspondente não foi enviado, mas que no entanto se encontra na fatura.
2.8. Reservas
A reserva de medicamentos e produtos de saúde é uma solução nos casos em que o utente pretende adquirir algo cujo stock na farmácia é nulo. No momento do atendimento é possível efetuar a reserva, encomendando o medicamento ou produto aos distribuidores OCP, Cooprofar, Alliance Healthcare ou ainda ao próprio laboratório, constituindo assim uma encomenda direta. Assim a reserva fica registada na ficha do utente no SI, ou em formato papel, na ausência de ficha. Após ser dada a entrada da encomenda do medicamento ou produto da reserva, este fica disponível para levantamento e o utente é avisado por chamada telefónica ou sms pré-definido para o efeito. Por via telefónica, também existe possibilidade de efetuar reserva, sendo esta opção muito usada pelos utentes da FFS, para confirmação de stock, evitando assim deslocações dispensáveis à farmácia.
Durante o estágio, foram as constantes as reservas que realizei por pedidos telefónicos de medicamentos ou produtos de saúde existentes na farmácia. No período de atendimento ao balcão, foram frequentes as reservas, maioritariamente de medicamentos, que encomendei efetuar via online, diretamente à OCP® ou COOPROFAR®.. Regularmente, também efetuei o envio de mensagens ou chamadas telefónicas de modo a avisar os utentes da chegada do medicamento ou produto reservado.
3. Dispensa de Medicamentos e Produtos Farmacêuticos
3.1. Medicamentos Sujeitos a Receita MédicaDe acordo com o DL Nº176/2006 de 30 de agosto, do Estatuto do Medicamento do Uso Humano, MSRM são aqueles que completem uma das seguintes condições: “Possam constituir um risco
para a saúde do doente, direta ou indiretamente, mesmo quando usados para o fim a que se destinam, caso sejam utilizados sem vigilância médica”; “Possam constituir um risco, direto ou indireto, para a saúde, quando sejam utilizados com frequência em quantidades consideráveis para fins diferentes daquele a que se destinam”; “Contenham substâncias, ou preparações à base dessas substâncias, cuja atividade ou reações adversas seja indispensável aprofundar”; “Destinem-se a ser administrados por via parentérica” [11].
15 3.1.1. Interpretação e validação da prescrição médica
De acordo com a legislação em vigor, na receita médica, os medicamentos têm que ser prescritos pela denominação comum internacional (DCI) da substância ativa, seguida da dosagem, forma farmacêutica, apresentação, tamanho de embalagem e posologia e segundo o DL n.º 20/2013, de 14 de fevereiro [13], a receita médica pode ser prescrita por um médico, médico dentista ou médico veterinário. Apesar de ser obrigatório a identificação por DCI, a prescrição por nome comercial do medicamento ou do titular de AIM pode ocorrer quando se trata de um medicamento com substância ativa para a qual não exista medicamento genérico comparticipado ou quando existe alguma justificação técnica, como por exemplo a) margem ou índice terapêutico estreito; b) reação adversa prévia e c) continuidade de tratamento superior a 28 dias. Relativamente à justificação c), ao contrário das exceções a) e b), o utente pode selecionar um medicamento equivalente ao prescrito, desde que este apresente um preço inferior. [14]
Para além disso, segundo o artigo 8.º Portaria n.º 224/2015, de 27 de julho [15], os médicos e médicos dentistas prescritores devem dar prioridade à receita eletrónica, a fim de evitar erros na dispensa dos medicamentos e simplificar a comunicação entre profissionais de diversas áreas de saúde. No entanto, a Portaria n.º 137-A, de 11 de maio de 2012 permite algumas exceções para prescrição através de receita manual, nomeadamente “a) falência do sistema informático; b)
inadaptação do prescritor; c) prescrição ao domicílio; d) até um máximo de 40 receitas por mês”
[16].
Desta forma é possível fazer distinção, de uma forma abrangente, entre receitas manuais e receitas eletrónicas. As receitas manuais só podem ser prescritas sob condição específica, se justificadas, obrigatoriamente, pelo médico prescritor. Além disso, tem que preencher os demais campos: identificação do utente, entidade financeira responsável, número de beneficiário, vinheta do médico, identificação do medicamento, posologia e duração do tratamento e, por fim, a data da prescrição e assinatura do médico. O prazo de validade destas de receitas é de apenas 30 dias consecutivos. É, também, fundamental, que o médico não rasure a receita, em nenhum dos campos e não use canetas diferentes, pois são motivos para inviabilizar a dispensa da mesma. Em cada receita podem ser prescritos no máximo quatro medicamentos ou produtos de saúde diferentes, sendo que, no caso de receita eletrónica materializada ou manual, o número total de embalagens prescritas não pode ultrapassar o limite de duas por medicamento ou produto, nem o total de quatro embalagens [17].
No final da dispensa, o utente assina o impresso no verso da receita, que identifica os medicamentos faturados e comprova que este exerceu o direito de opção [17].
Quanto às receitas eletrónicas, estas subdividem-se em receitas eletrónicas materializadas (em papel) e em receitas eletrónicas desmaterializadas (sem papel), também designada de guia de tratamento. Estas últimas, encontram-se na base de dados dos Serviços Partilhados do Ministério da Saúde (SPMS) e são fornecidas ao utente, por sms ou por email, o número da receita, o código de dispensa e o código de direito de opção para, desta forma, se proceder à dispensa dos medicamentos prescritos.Estas receitas tornam-se mais vantajosas principalmente para o utente,
16 pois permite-lhe a aquisição parcial da receita ao contrário das receitas manuais, que obrigam a dispensa de uma só vez, mas também facilita o farmacêutico, no ato da dispensa, pela redução de erros associados.
Por fim, as receitas eletrónicas materializadas (em papel), são suporte “intermédio” entre as receitas manuais e as eletrónicas desmaterializadas, sendo acessíveis no SI através do número da receita e do código de acesso. Estas receitas têm o prazo de validade de 30 dias, sendo obrigatória a assinatura do médico prescritor e podendo ser renovadas até 6 meses, caso contenham medicamentos para tratamentos de longa duração.
3.1.2. Medicamentos Genéricos
De acordo com o Estatuto do Medicamento, medicamento genérico (MG) é um “medicamento
com a mesma composição qualitativa e quantitativa em substâncias ativas, a mesma forma farmacêutica e cuja bioequivalência com o medicamento de referência tenha sido demonstrada por estudos de biodisponibilidade apropriados” [11]. Deste modo, só é classificado como MG
aquele que cumpre concomitantemente as seguintes condições: ser essencialmente similar de um medicamento referência, ter cessado os direitos de propriedade industrial relativo ao Titular de Autorização de Introdução no Mercado (AIM) responsável pelo desenvolvimento do medicamento de referência e não serem alegadas a seu favor indicações terapêuticas diferentes relativamente ao medicamento de referência já autorizado. Os medicamentos genéricos apresentam no seu acondicionamento secundário o nome por Denominação Comum Internacional (DCI) da substância ativa. Ao farmacêutico, compete a função de informar o utente sobre a possibilidade de aquisição de MG e conceder todos os esclarecimentos necessários para que o utente sinta segurança na toma do mesmo, garantindo assim, uma boa adesão à terapêutica [11].
Durante o atendimento ao balcão, observei que a grande maioria da população manifesta recetividade na aquisição e toma de MG, exigindo apenas, no caso de doentes crónicos de aquisição do medicamento do mesmo laboratório. Contudo, em casos em que o utente possui um plano de comparticipação complementar, manifesta preferência pelo medicamento de marca.
3.1.3. Medicamentos Estupefacientes e Psicotrópicos
Os medicamentos que contêm substâncias consideradas psicotrópicas ou estupefacientes usados para tratar transtornos mentais, reduzir a incapacidade e prevenir recaídas encontram-se sujeitos a um estrito e regulado controlo. Devido à sua ação no Sistema Nervoso Central (SNC) e consequente capacidade de causar tolerância, dependência física e psíquica, é essencial que sejam utilizados segundo indicação médica, os quais estão indicados no DL n.º 15/93, de 22 de janeiro [18] e n.º 1 do artigo 86.º do Decreto-Regulamentar n.º 61/94, de 12 de outubro [19]. Desta forma, este controlo leva à diminuição do uso abusivo, tráfico ou uso off-label destes fármacos.
17 Estes medicamentos podem ser prescritos em receita desmaterializada e em receita materializada ou manual, sendo que, neste último caso, os medicamentos têm de ser prescritos isoladamente, ou seja, sem outros medicamentos ou produtos de saúde.
O levantamento da medicação pode ser efetuado pelo próprio utente ou outrem, sendo obrigatória a apresentação de um documento de identificação. Aquando da dispensa, o farmacêutico tem que preencher informaticamente alguns dados de identificação do utente e do adquirente (nome completo, morada, data de nascimento, número do cartão de cidadão e validade do mesmo) quer correspondam ou não ao mesmo indivíduo. Após finalização da dispensa, é impresso o Documento de Psicotrópicos, que é posteriormente arquivado no dossiê de registos de saída de psicotrópicos. No entanto, no caso das receitas materializadas, no final da venda é emitido, também, um talão de faturação em duplicado que deve ser assinado pelo adquirente e anexado à fotocópia da receita. Na conferência de receitas, a original é enviada para a entidade responsável pela comparticipação (ARS ou ANF) e o duplicado fica arquivado na farmácia por um período de três anos. Todos os meses, é emitido um mapa de registos de saída dos psicotrópicos e estupefacientes com a totalidade destes medicamentos dispensados aos utentes, bem como as devoluções de medicamentos aos armazenistas. Os registos resumem as informações recolhidas no momento da dispensa e que identificam a receita, nome do utente, nome do adquirente, nome do médico prescritor e a respetiva medicação. Esse mapa, juntamente com a cópia das receitas manuais devem ser enviados para o INFARMED, até ao dia 8 do mês seguinte, obedecendo assim à Circular n.º 0609-2016 da ANF [20].
Para além desse envio, anualmente, até 31 de janeiro do ano seguinte, deve ser enviado o mapa de balanço das benzodiazepinas e o mapa balanço dos psicotrópicos e estupefacientes.
3.1.4. Sistema de Preços de Referência
No ato de dispensa de medicamentos, o farmacêutico tem a obrigação de questionar o utente relativamente à sua preferência ou não, pelo medicamento genérico, caso exista. Por este motivo, as farmácias devem ter disponíveis, no mínimo, três dos cinco medicamentos com o preço mais baixo dentro de cada grupo homogéneo, entendendo-se GH como o “conjunto de medicamentos
com a mesma composição qualitativa e quantitativa em substâncias ativas, forma farmacêutica, dosagem e via de administração, no qual se inclua pelo menos um medicamento genérico existente no mercado”. Segundo o DL n.º 270/2002, de 2 de dezembro, o preço de referência
traduz-se no “valor sobre o qual incide a comparticipação do Estado no preço dos medicamentos
incluídos em cada um dos grupos homogéneos, de acordo com o escalão ou regime de comparticipação que lhes é aplicável” [21]. Para se definir o preço de referência para cada GH,
tem de se ter em conta o MG com o PVP mais alto do mercado. O PVP de um medicamento advém da soma das seguintes parcelas: 0,4% da taxa de comercialização, 6% de IVA, margem do armazenista, margem da farmácia e o Preço de Venda ao Armazenista (PVA). Os PVP máximos
18 são fixados pela Direção Geral das Atividades Económicas (DGAE), ficando a cargo do INFARMED a regulação dos regimes de comparticipação. No entanto, o Serviço Nacional de Saúde (SNS) é responsável por comparticipar o MSRM. Essa comparticipação, só é realizada quando o utente apresenta a receita médica, pagando, desta forma, uma parte do PVP assinalado.
3.1.5. Sistemas de Comparticipação
De modo a amplificar o acesso à saúde, mais propriamente, ao medicamento e dispositivos médicos, foi criado pelo SNS um sistema que prevê uma percentagem de comparticipação pelo Estado. Desta forma, esta medida permitiu um acesso mais equitativo à medicação por todos os utentes, independentemente da sua condição financeira. O Estado, representado pelo Sistema Nacional de Saúde (SNS) ou outros subsistemas de saúde comparticipam aos utentes, uma parte do PVP de determinada medicação, aquando a apresentação de receita médica. A legislação em vigor prevê a possibilidade de comparticipação de medicamentos por um regime geral e um regime especial.
Quanto ao regime geral de comparticipação e de acordo com
o DL n.º 106 – A/2010 [22],
distinguem-se quatro escalões consoante a percentagem PVP cujo pagamento é
assegurada pelo Estado (A-90%, B-69%, C-37% e D-15%), de acordo com a classificação
farmacoterapêutica dos medicamentos.
Do escalão D, podem fazer parte novos medicamentos, medicamentos com comparticipação ajustada ou medicamentos que, por determinadas razões, possam ficar ao abrigo de um regime de comparticipação transitório.Relativamente ao regime especial, este prevê dois tipos de comparticipação, ou seja, em função das patologias e dos beneficiários ou de grupos especiais de utentes.
Por parte do Estado, existe ainda, comparticipação referentes aos produtos de monotorização da diabetes com prescrição médica, como agulhas, seringas e lancetas comparticipadas em 100% e as tiras de determinação da glicémia comparticipadas em 85%, de acordo com a Portaria 35/2016 de 1 de março [23]. Por sua vez, a Portaria n.º 92 -E/2017, de 3 de março [24] rege a comparticipação de dispositivos médicos para apoio a doentes com incontinência ou retenção urinária e comparticipação a 100% dos dispositivos médicos para apoio aos doentes ostomizados beneficiários do SNS, para isso a prescrição tem que incluir obrigatoriamente marca e modelo, à exceção de alguns grupos referenciados. A comparticipação de 80% no custo das câmaras expansoras é estabelecida pela Portaria n.º 246/2015 de 14 de agosto nos modelos referenciados [25].
Em paralelo com os sistemas de comparticipação, existem subsistemas de saúde públicos e privados. Relativamente ao público, o Instituto Público de Gestão Participada (ADSE), continua a ser o maior e principal subsistema de saúde que comparticipa os cuidados de saúde dos funcionários públicos.
19 Quanto ao privado, existem entidades que exercem formas de complementaridade da comparticipação cedida pelo SNS, sendo algumas das mais frequentes o Serviço de Assistência Médico-Social do Sindicato dos Bancários (SAMS), Sindicato Nacional dos Quadros e Técnicos Bancários (SAMS Quadros), Caixa Geral de Depósitos (CGD), EDP-SAVIDA ®, Multicare®, entre outros. Para usufruir desta complementariedade, o utente precisa sempre de apresentar o cartão de beneficiário, cujo número do cartão é lido pelo SI, sendo de seguida feita validação automática da comparticipação. No final de um atendimento, o SI atribui um tipo e número de lote à receita, sendo impresso no verso da receita materializada a informação referente aos produtos dispensados e os dados de faturação. No caso de receita desmaterizalizada, é impresso um talão de faturação.
Por último, existe ainda, um plano de comparticipação para alguns medicamentos manipulados, cuja comparticipação é de 30% sobre o preço, desde que seja identificado na receita o código correspondente ao medicamento prescrito.
Durante o atendimento, deparei-me com uma ampla diversidade de regimes de comparticipação, contudo foram-se tornando familiares, não descorando um dos passos essenciais, a verificação do prazo de validade do cartão de beneficiário.
3.1.6. Conferência de Receituário e Faturação
A correta conferência de receituário por parte do farmacêutico é fundamental, uma vez que vai interferir no reembolso da comparticipação dos medicamentos, garantindo a viabilidade das receitas aceites na farmácia. A conferência passa por verificar se a medicação dispensada foi a correspondente (confirmando os códigos da impressão no verso da receita, a dosagem, a forma farmacêutica, o tamanho e a quantidade de embalagens), se a comparticipação efetuada corresponde à
entidade mencionada na receita, a validade, a assinatura do médico e verificar se a receita está devidamente datada pelo responsável pela dispensa e pelo utente, sem rasuras. As prescrições eletrónicas não precisam de confirmação, uma vez que são validadas automaticamente pelo SI. Nesse sentido, na FFS são efetuadas três conferências, sendo a primeira realizada diretamente ao balcão pelo profissional de saúde responsável pela dispensa. Posteriormente, é efetuada a segunda conferência por um dos elementos integrados no grupo de colaboradores responsáveis por essa tarefa e as receitas são agrupadas de acordo com a entidade responsável pela comparticipação e por lotes, sendo que cada lote deve conter, no máximo, 30 receitas. Depois de agrupadas, as receitas são então validadas manualmente, pela terceira vez e pelo farmacêutico responsável pela faturação do receituário. Caso seja detetado algum erro, deve contactar-se o utente, para tentativa de correção, se necessária intervenção deste ou do prescritor. Este procedimento reduziu em número considerável as receitas devolvidas, refletindo-se numa diminuição de perda de comparticipações pela farmácia. Para além disso, o farmacêutico deve certificar-se de que as receitas que se encontram no sistema correspondem às que existem em papel. Quando um lote é
