Fevereiro a maio de 2013
RELATÓRIO DE ESTÁGIO EM
FARMÁCIA COMUNITÁRIA
Farmácia Avenida, Porto
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013
Elaboração:
Mariana Gonçalves Borges
Orientação:
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 i Relatório do Estágio Curricular em Farmácia Comunitária, realizado no âmbito do Mestrado Integrado em Ciências Farmacêuticas da Faculdade de Farmácia da Universidade do Porto, decorrido na Farmácia Avenida-Porto durante o período de fevereiro a maio de 2013.
O presente relatório encontra-se redigido conforme as regras do novo Acordo Ortográfico.
A Diretora- Técnica
Doutora Ana Rita Sequeira Parente de Magalhães Simões
A Orientadora de Estágio
Doutora Ana Rita Sequeira Parente de Magalhães Simões
A Estagiária
Mariana Gonçalves Borges
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 ii
Declaração de Integridade
Eu, __________________________________________abaixo assinado, nº _______________, estudante do Mestrado Integrado em Ciências Farmacêuticas da Faculdade de Farmácia da Universidade do Porto, declaro ter atuado com absoluta integridade na elaboração desta monografia / relatório de estágio.
Nesse sentido, confirmo que NÃO incorri em plágio (ato pelo qual um indivíduo, mesmo por omissão, assume a autoria de um determinado trabalho intelectual ou partes dele). Mais declaro que todas as frases que retirei de trabalhos anteriores pertencentes a outros autores foram referenciadas ou redigidas com novas palavras, tendo neste caso colocado a citação da fonte bibliográfica.
Faculdade de Farmácia da Universidade do Porto, ____ de __________________ de 2013
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 iii
Agradecimentos
O meu agradecimento é dirigido, em primeiro lugar, a todos os que contribuíram para o meu estágio nomeadamente aos Professores Orientadores de Estágio da Faculdade de Farmácia da Universidade do Porto, à Ordem dos Farmacêuticos e à direção da Farmácia Avenida pela oportunidade que me foi dada em estagiar nesta farmácia.
À Dra. Rita Simões pela orientação marcada pelas constantes disponibilidade, atenção e empenho, para que a minha aprendizagem fosse o mais rica possível.
À Dra. Marta Domingues, que por motivos profissionais não pode acompanhar todo o meu estágio, mas que me transmitiu valores e ensinamentos que jamais esquecerei.
A toda a equipa da Farmácia Avenida Doutor Luis Pedro, Rita Simões, Joana, Ana Cristina, Hélder, Helena, Rita Lima, Mónica, Vera e Paulo pelo carinho com que me receberam e que demonstram sempre, pela paciência e constante preocupação na minha integração e por tudo o que me ensinaram. Contribuíram assim, para que a minha experiência na farmácia comunitária fosse extremamente positiva e para o aumento da certeza do que quero realmente fazer num futuro próximo. O meu MUITO OBRIGADA POR TUDO. Aproveito também, para os parabenizar pelo profissionalismo, dedicação e espírito de equipa com que desempenham todos os dias as suas funções na farmácia.
Não posso esquecer também os utentes, pelos gestos simpáticos e de compreensão com que sempre me brindaram.
Por fim, agradeço aos meus pais e ao Tiago pelo apoio e força incondicionais que me deram, não só ao longo destes cinco anos, mas especialmente nesta fase final.
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 iv
Lista de Abreviaturas e Acrónimos
ACP- Automóvel Clube de Portugal
ADM- Assistência na Doença aos Militares
ADSE- Assistência na Doença aos Servidores do Estado ANF- Associação Nacional de Farmácias
ARS- Administração Regional de Saúde BPF- Boas Práticas Farmacêuticas CCF- Centro de Conferência de Faturas
CEDIME- Centro de Informação sobre Medicamentos da Associação Nacional de Farmácias
CIM-Centro de Informação do Medicamento da Ordem dos Farmacêuticos CNP – Código Nacional de Produto
CNPEM- Código Nacional para a Prescrição Eletrónica de Medicamentos CTT- Correios Telégrafos e Telefones (Correios de Portugal)
DCI- Denominação Comum Internacional DCV- Doença Cardiovascular
Dr.- Doutor Dr.ª- Doutora
F.s.a-Faça segundo a arte FAV- Farmácia Avenida
FGP- Formulário Galénico Português FP- Farmacopeia Portuguesa
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 v hCG- Gonadotrofina Coriónica Humana
IRS- Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares IVA- Imposto sobre o Valor Acrescentado
LEF- Laboratório de Estudos Farmacêuticos
MNSRM- Medicamentos Não Sujeitos a Receita Médica MSRM- Medicamentos Sujeitos a Receita Médica Nº- Número
PJ- Polícia Judiciária
PSP- Polícia de Segurança Pública PVF- Preço de Venda à Farmácia PVP- Preço de Venda ao Público
RAM- Reação Adversa ao Medicamento RM-Receita Médica
SAD- Serviço de Assistência na Doença
SAMS- Serviços de Assistência Médico-Social do Sindicato dos Bancários SNS- Serviço Nacional de Saúde
Sr.- Senhor Vs-Versus
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 vi
Índice
Lista de Abreviaturas e Acrónimos ...iv
Índice ...vi
1. Introdução ... 1
2. Contextualização e Caracterização da Farmácia Avenida ... 1
2.1. Localização e horário de funcionamento ... 1
2.2. Equipa FAV ... 2
2.3. Instalações e equipamentos ... 2
2.3.1. Espaço físico exterior ... 3
2.3.2. Espaço físico interior ... 3
2.3.3. Sistema de segurança ... 5
2.3.4. Sistema informático ... 5
2.4. Fontes de informação e documentação científica ... 6
3. Encomendas e aprovisionamento ... 6
3.1. Elaboração de encomendas ... 7
3.2. Receção e confirmação de encomendas ... 9
3.3. Armazenamento ... 11
3.4. Controlo de prazos de validade ... 12
3.5. Gestão de devoluções ... 12
4. Dispensa de medicamentos ... 13
4.1. Medicamentos Sujeitos a Receita Médica ... 13
4.1.1. Situações particulares na dispensa ... 17
4.2. Medicamentos Não Sujeitos a Receita Médica ... 18
4.3. Vendas a crédito ... 19
4.4. Anulação de vendas ... 19
5. Medicamentos psicotrópicos e estupefacientes ... 19
5.1. Aquisição, receção e armazenamento ... 20
5.2. Dispensa ... 20
5.3. Documentação a enviar para o INFARMED ... 21
6. Preparações oficinais e magistrais ... 21
6.1. Matérias-primas ... 22
6.2. Receita de medicamentos manipulados ... 22
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7. Processamento de receituário e faturação [31] ... 24
8. Outros serviços de saúde prestados na FAV ... 25
8.1. Determinação de parâmetros bioquímicos e fisiológicos ... 25
8.1.1. Pressão arterial ... 26
8.1.2. Colesterol total e triglicerídeos ... 26
8.1.3. Glicemia capilar ... 27 8.2. Teste de gravidez ... 28 8.3. Valormed[36] ... 28 8.4. Entregas ao domicílio ... 29 8.5. Farmacovigilância ... 29 8.6. Outros ... 29 9. Formação contínua ... 30 10. Conclusão ... 30 Referências Bibliográficas ... 31
ANEXO I- Cartão de identificação de estagiária da Farmácia Avenida ... 36
ANEXO II- Impresso para registo de encomenda individual ... 37
ANEXO III- Impresso para registo de falta de produto ... 38
ANEXO IV- Fatura ... 39
ANEXO V – Nota de devolução ... 40
ANEXO VI – Nota de entrada ... 41
ANEXO VII- Lista de controlo de prazos de validade ... 42
ANEXO VIII- Novo formato de receita médica eletrónica ... 43
ANEXO IX –Novo formato de receita médica manual ... 44
ANEXO X- Novo modelo de vinhetas ... 45
ANEXO XI- Requição de psicotrópicos e estupefacientes ... 46
ANEXO XII- Ficha de preparação de medicamentos manipulados ... 47
ANEXO XIII- Cartão para registo de resultados de determinações bioquímicas e fisiológicas ... 48
ANEXO XIV - Impresso de registo de entrega ao domicílio ... 49
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1. Introdução
A prestação de cuidados de saúde tem vindo a tornar-se cada vez mais exigente o que faz com que a profissão farmacêutica experiencie significativo crescimento e desenvolvimento. [1] O Farmacêutico, enquanto agente de saúde, tem um papel cada vez mais de maior responsabilidade no que concerne à promoção da saúde e do bem-estar e à prevenção da doença. Percebe-se assim, a importância da realização do estágio na fase final do Mestrado Integrado em Ciências Farmacêuticas, como forma de aquisição das competências práticas da profissão de Farmacêutico através da aplicação dos conhecimentos teóricos adquiridos ao longo dos cinco anos de formação.
O estágio curricular foi a minha primeira experiência em farmácia comunitária e o presente relatório tem como objetivo descrever toda a atividade que desenvolvi e todo o conhecimento que adquiri durante o mesmo, realizado de 4 de fevereiro a 31 de maio na Farmácia Avenida, situada na cidade do Porto.
No primeiro dia de trabalho, foi-me apresentada toda a equipa e as instalações da FAV. O meu horário também ficou estabelecido de segunda a sexta, das 9h-12h e 13h-17h.
2. Contextualização e Caracterização da Farmácia Avenida
2.1. Localização e horário de funcionamento
A Farmácia Avenida situa-se na Avenida da Boavista, no cruzamento para o Estádio do Bessa, mais concretamente na rua O Primeiro de Janeiro - nº20, na cidade do Porto. Localiza-se portanto numa zona habitacional, onde se encontram vários hotéis, ginásios e escolas e por isso pude verificar que a população que recorre aos seus serviços é muito diversificada. Abrange todos os grupos etários de utentes habituais a ocasionais, onde estão incluídos turistas.
Os períodos de funcionamento estão de acordo com a Portaria nº 277/2012, de 12 de setembro, que define o horário padrão de funcionamento das farmácias de oficina.[2] A FAV encontra-se aberta 364 dias por ano, no horário das 8h30 às 0h00 de segunda a sexta, das 9h00 às 0h00 aos sábados e das 10h00 às 0h00 aos domingos e feriados.[3] Nos dias em que se encontra de serviço, funciona 24 horas sendo que permanece apenas um farmacêutico/técnico de farmácia no seu interior a partir das 0h00.[2]
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2.2. Equipa FAV
A FAV pertence a um grupo de três farmácias em conjunto com Farmácia Sá da Bandeira e Farmácia Antunes. Tal facto tem implicações a nível do funcionamento da farmácia, uma vez que tem que haver constante comunicação e espírito de equipa, quer a nível interno quer entre as três farmácias.
Como é possível depreender, o quadro de pessoal da farmácia está de acordo com o Decreto-Lei nº 307/2007, de 31 de agosto, em que as farmácias têm que dispor de pelo menos um Diretor Técnico e outro Farmacêutico e estes podem ser coadjuvados por técnicos de farmácia ou outras pessoas com habilitações adequadas.[4]
Todos os elementos se encontram devidamente identificados pelo cartão da FAV, onde constam o nome e o título profissional. Também a mim, enquanto estagiária, por forma a integra-me na equipa, foi atribuído um cartão de identificação (ANEXO I).
2.3.
Instalações e equipamentosA FAV dispõe de instalações e equipamentos que estão em harmonia com as BPF e com a respetiva legislação, nomeadamente no que diz respeito à acessibilidade, estando esta garantida a qualquer condição física e aos requisitos básicos para os espaços interior e exterior.[4][5]
Nome Título Profissional
Luis Pedro Liberal Proprietário
Rita Simões Diretora Técnica
Joana Cerqueira Farmacêutica Adjunta
Hélder Marques Farmacêutico
Ana Batalha Técnica de farmácia
Rita Lima Técnica de farmácia
Vera Vieira Técnica de farmácia
Mónica Morais Técnica de farmácia
Helena Pinto Auxiliar de armazém
Paulo Barbosa Estafeta
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 3 2.3.1. Espaço físico exterior
Na zona exterior, encontra-se a inscrição ‘’FARMÁCIA AVENIDA’’ e uma cruz verde luminosa característica da presença de uma farmácia. Junto da porta de entrada existe uma placa com o nome da diretora técnica e o horário de funcionamento. Existe do lado da Avenida da Boavista um postigo através do qual são feitos os atendimentos a partir das 0h00 nos dias em que a farmácia se encontra de serviço e as farmácias de serviço na cidade do Porto. Apresentam-se ainda 4 montras, 3 delas orientadas para a rua O Primeiro de Janeiro e 1 para a Avenida da Boavista que se destinam a publicitar produtos e serviços disponíveis na farmácia. Estas montras sofrem alteração com relativa periodicidade, nomeadamente com os ‘’Sorrisos do mês’’, que são abordados mais adiante, e outras promoções que estejam a decorrer.
2.3.2. Espaço físico interior
Toda a zona interior da farmácia salvaguarda quer a conservação dos medicamentos quer a acessibilidade, conforto e privacidade dos seus utentes e colaboradores. Em local visível, encontra-se o nome da diretora técnica e a inscrição que dá conta da existência de livro de reclamações. O espaço interior cumpre a legislação, que discrimina as divisões obrigatórias e respetivas áreas mínimas, e divide-se em 6 zonas essenciais: [6]
Área de atendimento ao público
Tem à disposição 4 postos, cada um deles equipado com computador, impressora, leitor ótico de códigos de barras e terminal para pagamentos por multibanco. O balcão possui gavetas destinadas ao armazenamento do receituário à medida que este vai sendo dispensado bem como aos MNSRM mais requisitados de que é exemplo o paracetamol 500mg na forma de comprimidos.
Esta zona é formada por lineares onde estão expostos essencialmente MNSRM, produtos de dermocosmética, higiene oral, uso veterinário, algum material ortopédico e alguns dispositivos médicos, encontrando-se tudo organizado de acordo com a sua função em: puericultura e cuidados maternos, podologia, capilares, produtos para homem e sexualidade, higiene oral, veterinária, homeopatia, fitoterapia e as várias marcas de dermocosmética.
Como referido anteriormente, existe uma zona de lineares denominada ‘’Sorrisos do Mês’’, constituída por um conjunto de produtos cuja seleção é feita de acordo com a altura do ano em questão e que são alterados, como se percebe pelo
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 4 nome, em cada mês. No 1º mês do meu estágio, fevereiro, estiveram expostos produtos mais relacionados com o inverno de que são exemplo: botijas de água quente, camisolas interiores térmicas, antigripais, solares mais específicos para férias na neve etc. Com o aproximar do verão, este linear passou a ser constituído essencialmente pelos produtos solares, para emagrecimento, anticelulíticos etc. O principal destaque é dado à ‘’Marca do Mês’’ que geralmente é da área dermocosmética e cujos produtos estão com desconto durante esse mês. As ‘’Marcas do Mês’’ durante o meu estágio foram: La Roche Posay, Uriage, Avéne e Innéov.
Área de atendimento personalizado
Zona mais reservada onde se fazem as determinações de parâmetros bioquímicos e fisiológicos: pressão arterial, colesterol total, triglicerídeos e glicemia capilar. Esta sala destina-se também à prestação dos serviços de enfermagem disponibilizados pela FAV que funcionam entre as 18h e as 21h de segunda a sexta-feira, assim como ações de dermocosmética efetuadas pelas respetivas marcas.
Armazém
Local de receção de todos produtos vendidos na farmácia e de armazenamento de alguns deles. O posto de receção é igual aos do atendimento.
Todos os MSRM e MNSRM estão arrumados em gavetas, sendo que a separação e arrumação dos mesmos é feita de acordo com a sua forma farmacêutica e local de aplicação (comprimidos, retais, saquetas, xaropes, gotas orais, pomadas, oftálmicos, otológicos, vaginais e dentífricos) e segundo a ordem alfabética do nome comercial/princípio ativo (no que se refere aos medicamentos genéricos).
Encontram-se, no armazém, gavetas que contêm produtos de dermocosmética que não estejam expostos nos lineares igualmente organizados pela ordem alfabética de nome comercial.
Produtos de nutrição específica para bebés e utentes com determinadas condições de saúde, como sejam leites, papas, espessantes, águas gelificadas, suplementos nutricionais etc. estão em prateleiras nesta zona da farmácia. Neste espaço está ainda o frigorífico, destinado ao armazenamento de todos os produtos que necessitam de conservação a temperaturas entre os 2 e 8ºC. Por último é no armazém que estão prateleiras com os produtos reservados aos utentes, separados de acordo com o facto de estarem ou não pagos, bem como as encomendas para entrega ao domicílio.
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 5 Laboratório
Cumpre os requisitos quanto ao equipamento mínimo obrigatório que deve contemplar logo, apresenta condições e material necessários e adequados à preparação de medicamentos manipulados.[7]
Escritório
Local de tratamento de todos os assuntos relacionados com a gestão e administração da farmácia, por exemplo reuniões da Direção Técnica, bem como é o local de verificação de receituário e separação das receitas já corrigidas. Tem ainda uma pequena área destinada ao armazenamento de material ortopédico (meias elásticas e de descanso, canadianas etc.) e dispositivos médicos (câmaras expansoras, compressas de maior dimensão ou boiões esterilizados etc.).
Instalações sanitárias
Tem cacifos destinados à arrumação dos pertences pessoais dos colaboradores da farmácia e a casa de banho.
2.3.3. Sistema de segurança
A proteção dos utentes e dos colaboradores da FAV encontra-se garantida por várias formas: camâras de vigilância que gravam imagens na zona interior da farmácia, com vários avisos dessa gravação distribuídos na zona de atendimento; lista de contactos para chamadas em caso de urgência nomeadamente PJ e PSP; sinalizadores de saída; extintores de incêndio colocados em locais facilmente acessíveis e postigo para atendimento noturno, ficando garantida a integridade do farmacêutico que permanece no interior.[2][5]
2.3.4.
Sistema informático
O software disponível na FAV é o Sifarma2000® que é um dos sistemas mais completos, inovadores e versáteis nas farmácias e uma ferramenta imprescindível na gestão das mesmas.
Ao longo do meu estágio foi-me possível perceber que a existência deste software permite um maior controlo de todos os produtos existentes através da gestão de stocks, torna a dispensa mais eficiente, mais personalizada e com menos erros associados com benefício direto para o utente e farmácia, uma vez que permite o acesso às fichas dos produtos e dos utentes.
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2.4. Fontes de informação e documentação científica
Na FAV há uma preocupação constante em manter as fontes bibliográficas da mesma, atualizadas e organizadas. Estas encontram-se disponíveis no armazém e no escritório para que, qualquer colaborador em caso de dúvida, tenha acesso à informação sobre indicações, contraindicações, interações, posologia e precauções na utilização do medicamento. Consideram-se fontes de acesso obrigatório o Prontuário Terapêutico e o RCM. As publicações obrigatórias da biblioteca são: FPVIII, Formulário Galénico Português, Código de Ética e Estatutos da Ordem dos Farmacêuticos, Regime Geral de Preços e Manipulações, Direito Farmacêutico, Boas Práticas de Farmácia e Circulares Técnico-Legislativas Institucionais.[5] Para além destes, a FAV dispõe das seguintes publicações: Simposium Terapêutico, Índice Nacional Terapêutico, Martindale, The Extra Phamacopeia (33ª Edição), catálogos comerciais da indústria e de vários produtos ortopédicos, circulares das entidades reguladoras (ANF, INFARMED etc.), Medicamentos Não Prescritos- Aconselhamento Farmacêutico, revistas periódicas (Farmácias Portuguesas, Farmácia Distribuição etc). Por outro lado, na FAV também se recorre quando necessário ao contacto telefónico com centros de informação sobre medicamentos como CIM e CEDIME.
As fontes bibliográficas às quais mais frequentemente recorri durante o meu estágio foram o Sifarma2000®, o Prontuário Terapêutico, catálogos comerciais, Medicamentos Não Prescritos- Aconselhamento Farmacêutico, circulares das entidades reguladoras e informação disponível on-line.
3. Encomendas e aprovisionamento
A farmácia deve apresentar um stock adaptado às necessidades dos seus utentes. É fundamental evitar ao máximo que a procura de um produto seja superior à sua disponibilidade (ruturas de stock) e ao mesmo tempo ter produtos sem rotação que resultam num empate financeiro ou cujos prazos de validade entretanto expirem (stock em excesso). De modo a evitar qualquer uma destas situações, na FAV foram-me ensinados os requisitos a ter em conta na gestão de stocks:
Flutuação sazonal, pois por exemplo no verão há um aumento da procura de produtos solares e de emagrecimento;
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 7 Produtos novos ou inovadores que estejam a ser publicitados na comunicação
social;
Espaço disponível na farmácia para armazenamento e exposição; Custo de encomenda;
Rentabilidade.
O software Sifarma2000® mais uma vez demonstra a sua enorme utilidade a este nível, uma vez que na criação da ficha do produto ficam estabelecidos os stocks máximo e mínimo que são revistos com relativa frequência tendo em conta o histórico de compras e vendas, sabendo-se assim qual o perfil de consumo desse produto pela população que a farmácia serve.
3.1. Elaboração de encomendas
As empresas de distribuição grossista com que a FAV trabalha são preferencialmente a OCP Portugal para MSRM e Cooprofar para MNSRM e produtos de cosmética, mas também Cofanor, Alliance Healthcare e Udifar. Além disso tem outros fornecedores como as Ervanárias Portuense e da Foz para produtos de fitoterapia, Ortopex para material ortopédico, Beiravet para produtos de uso veterinário e farmácias de relação. Pode ainda acontecer de o fornecedor ser o próprio laboratório produtor ou representante da marca pois permite, na maioria das vezes, obter vantagens comerciais para a farmácia.
A seleção de um fornecedor depende de vários critérios:
Horário de entrega da encomenda e o número de entregas diárias;
Descontos comerciais (percentagem de desconto ao comprar uma determinada quantidade) ou bonificações (oferta de unidades de produto ao comprar uma determinada quantidade do mesmo);
Condições de pagamento (pronto-pagamento, pagamento a 15 ou 30 dias etc.);
Satisfação dos pedidos (envio de todos os produtos e percentagem de produtos em falta ou esgotados);
Possibilidade de devoluções;
Profissionalismo (facilidade no contacto, cumprimento de horários etc.). Na FAV, são feitas 4 tipos de encomendas:
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 8 Encomendas Diárias
Elaboradas e enviadas pelas 12h, 18h e 23h, ou seja, um total de 3 encomendas por dia, nos dias úteis e Sábados. Aos Domingos e Feriados, são efetuadas duas únicas encomendas pelas 12h e 23h. A seleção dos produtos neste tipo de encomenda é feita pelo próprio sistema Sifarma2000® quando se atinge a quantidade abaixo do nível de stock mínimo sendo que, a quantidade a encomendar, tem em conta o stock máximo e o fornecedor preferencial atribuído na ficha do produto. Esta proposta de encomenda é avaliada, aprovada e enviada, via modem, ao fornecedor pelo operador encarregue das encomendas diárias. Posteriormente, a farmácia é contactada, via telefone, pelo fornecedor a confirmar a receção do pedido de encomenda.
Encomendas individuais
Resultam de medicamentos que faltam para a dispensa completa de uma receita ou de produtos de venda livre solicitados pelo utente mas que a farmácia não dispõe no momento. Como tal, implicam um contacto telefónico com o fornecedor, sempre que possível diante do utente para o informar imediatamente da disponibilidade do produto e da previsão de chegada do mesmo à farmácia. O fornecedor contactado é o indicado na ficha do produto ou caso não esteja criada no sistema, faz-se a encomenda de acordo com a ordem de preferências acima referida até se conseguir encontrar o que tenha o produto. Após confirmação, e perante a manutenção do interesse do utente, é preenchido um impresso próprio –‘’Encomenda Individual’’ (ANEXO II) do qual é destacado o canto inferior direito e entregue ao utente para levantar posteriormente o produto encomendado.
Aquando da chegada do produto à farmácia, este é separado consoante esteja ou não pago e efetua-se o contacto telefónico para utente a informar da disponibilidade do mesmo e do período de reserva (3 dias úteis nos casos de não estar pago). Nesta situação, é necessário ter o cuidado de se criar a encomenda manual no Sifarma2000® e registar o produto em falta no impresso ‘’Registo de falta de produto’’ (ANEXO III) que se encontra junto aos postos de atendimento, sendo essencial indicar o motivo da falta e se teve resolução. Esta informação é tratada por um colaborador da FAV a fim de avaliar a necessidade de alterar níveis de stock, criar ficha de um produto novo, detetar erros de stock etc.
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 9 Encomendas diretas ao laboratório
Como já falado anteriormente, este tipo de encomenda torna-se vantajoso pois permite obter descontos comerciais à farmácia. Algumas das encomendas diretas com as quais tive mais contacto durante o meu estágio na FAV foram por exemplo à Alloga e Cosmética Ativa.
Encomendas de reforço de stock
Visam assegurar o stock de determinados produtos da farmácia que têm procura mas que se encontram, por motivos alheios à mesma, rateados ou até esgotados no fornecedor e que por isso a sua encomenda é feita diariamente a todos os fornecedores. Foram exemplos desta situação no meu estágio: Lovenox®, Olcadil®, Azilect®, Eutirox 125µg®, Pregnyl® e Nausefe®.
Estes 2 últimos tipos de encomendas são da responsabilidade da direção técnica.
A aquisição de medicamentos psicotrópicos e estupefacientes têm um procedimento ligeiramente diferente dos restantes produtos que irá ser abordado mais à frente.
O único tipo de encomendas que realizei durante o estágio foram as individuais pois as diárias constituem uma tarefa de enorme responsabilidade e sensibilidade na avaliação da necessidade dos produtos. No entanto, pude sempre assistir a esse tipo de encomendas bem como às de reforço de stock.
3.2. Receção e confirmação de encomendas
Estas foram tarefas que ocuparam a fase inicial do meu estágio tendo sido explicadas logo nas primeiras semanas.
As encomendas chegam à farmácia em caixotes de plástico ou de cartão, consoante o fornecedor. O ato de rececionar encomendas deve ser feito o mais rápido e corretamente possível para não provocar a acumulação de caixotes e o atraso da atualização de stocks.
As atitudes essenciais nesta fase são confirmar se a encomenda se destina à farmácia, verificar se vem acompanhada da respetiva fatura (original e duplicado) e se existem produtos de frio que, não sendo feita a sua receção imediata, têm que ser colocados no frigorífico e feito o registo na fatura do respetivo número de unidades rececionadas bem como o prazo de validade.
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 10 A encomenda vem então acompanhada de uma fatura (ANEXO IV), original e duplicado que deve especificar o PVF, taxa de IVA, descontos e bonificações, PVP e total da fatura com e sem IVA.
Para a receção propriamente dita, seleciona-se a nota de encomenda correspondente à fatura em questão, preenchem-se os campos o número de fatura e valor total da mesma. De seguida inicia-se a leitura ótica dos códigos de barra ou, em alternativa, a inserção manual dos CNP. No momento da receção individual, verifica-se:
Integridade da embalagem: fechada, limpa e não danificada;
Prazo de validade: apenas deve ser alterado no caso de este ser inferior ao prazo de validade das embalagens do stock da farmácia ou se o mesmo estiver a 0;
Quantidade pedida vs Quantidade enviada; Boletim de análise no caso de matérias-primas.
Posteriormente confirma-se toda a fatura sendo que para facilitar ordenam-se os produtos alfabeticamente, e verificam-se as quantidades efetivamente recebidas, os PVP e possíveis condições comerciais. No final, o valor total bem como o número total de embalagens têm que corresponder aos da fatura.
Muitas vezes surgiram situações em que a encomenda não vinha completa uma vez que os produtos se encontravam esgotados, retirados, rateados ou não existentes no fornecedor. O próprio software seleciona os produtos em falta e gera uma nova proposta de encomenda para outro fornecedor que pode ser ou não aprovada pelo operador. Os produtos esgotados ou retirados apresentam essa nota informativa na respetiva ficha.
Durante o meu estágio na FAV, aquando da receção de encomendas surgiram alguns erros de fornecimento que me ensinaram a resolver e a registar:
Produto em falta: imediatamente é solicitado ao fornecedor o envio do mesmo e entretanto os restantes produtos são rececionados;
Produto em excesso: emite-se uma nota de devolução (ANEXO V), indicando que o produto veio em excesso e a fatura correspondente. Solicita-se o envio de uma nota de crédito. Neste caso a fatura fica pendente;
Fatura em falta: receciona-se o produto e a nota de entrada fica pendente. Solicita-se o envio da fatura ao fornecedor via email ou fax;
Produto não conforme: receciona-se o produto e imediatamente emite-se nota de devolução.
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 11 No final, aprova-se a entrada da encomenda em stock e é emitida e impressa a nota de entrada (ANEXO VI) que fica intercalada entre o original e o duplicado da fatura. Guarda-se no arquivo correspondente ao fornecedor em causa, para que no final de cada mês seja confrontado com o resumo mensal enviado por cada um, bem como por questões de contabilidade para que sejam efetuados os pagamentos.
A indicação do preço de venda ao público na rotulagem dos medicamentos é obrigatória.[8] A última fase da receção consiste na marcação dos vários produtos com etiquetas autocolantes onde constem: código de barras, código CNP ou código interno, designação, PVP e taxa de IVA. Esta etiqueta deve ser colocada na embalagem por forma a não impedir a visualização de informações importantes como lote, prazo de validade, composição e instruções de utilização.
MSRM e MNSRM comparticipados têm PVP definido, que vem marcado nas embalagens e é regulado por legislação própria.[9][10] Consequentemente, o valor da fatura tem que coincidir com o que surge no sistema informático e estar de acordo com o regime de preço máximo, que não pode ser ultrapassado. Contrariamente, a marcação dos produtos de venda livre não está sujeita a preços fixos, sendo que é a própria farmácia que o faz. Esse preço final resulta do somatório do PVF com a margem de comercialização da farmácia, acrescentando a taxa de IVA: 6% nos medicamentos, leites e farinhas e 23% em produtos de dermofarmácia.
Na FAV está instituída uma política de preços, devidamente documentada e passível de consulta, que me foi sendo explicada aquando da receção de encomendas e que visa acima de tudo a satisfação do utente.
3.3. Armazenamento
Outra das minhas funções consistiu na arrumação dos vários produtos que iam chegando à farmácia o que foi extremamente importante uma vez que percebi que um armazém arrumado e organizado está na base de um atendimento rápido e eficaz. Mais ainda, o facto de conhecer bem a localização dos produtos, conferiu-me maior confiança e destreza na fase de atendimento ao público.
Na FAV é possível consultar a localização do produto na sua ficha uma vez que é um campo de preenchimento obrigatório aquando da sua criação.
No momento de receção, os produtos são imediatamente separados e o armazenamento é feito tendo em conta:
Forma farmacêutica;
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 12 Prazo de validade: Critérios FEFO (first expire, first out) e não FIFO (first in,first
out) pois nem sempre o primeiro produto a chegar à farmácia, corresponde ao
que tem validade mais longa;
Segurança: medicamentos estupefacientes e psicotrópicos estão guardados separadamente de todos os restantes;
Condições de estabilidade: produtos de frio são os primeiros a ser rececionados e guardados.
3.4. Controlo de prazos de validade
É muito importante este controlo para garantir a qualidade e segurança dos produtos dispensados na farmácia.
O controlo das validades na FAV foi outra tarefa que realizei ao longo do meu estágio diariamente, aquando da receção de encomendas, ou mensalmente, sendo que mais uma vez o Sifarma2000® mostrou ser um apoio fundamental, pois permite imprimir listagens (ANEXO VII) de produtos existentes na farmácia cujo prazo de validade termina dentro de 3 meses (medicamentos de uso humano) ou 6 meses (medicamentos de uso veterinário). Através deste último controlo, são retirados das prateleiras todos os produtos cujo prazo de validade esteja a findar e devolvem-se ao fornecedor, com a respetiva nota de devolução, indicando como motivo ‘’prazo de validade’’. Pode acontecer ainda, que o produto entretanto tenha sido dispensado e nesse caso regista-se na listagem o prazo de validade mais curto para posterior correção no sistema.
3.5. Gestão de devoluções
Podem ser vários os motivos que conduzem à devolução de produtos aos fornecedores:
Embalagem danificada ou incompleta; Produto fora do prazo de validade; Produto alterado;
Prazo de validade a expirar;
Produto retirado pelo INFARMED ou pelo laboratório produtor; Excesso de stock ou envio por engano.
No Sifarma2000® existe uma operação designada ‘’Gestão de devoluções’’ que torna este processo mais simples e rápido. Através dela, é possível criar, a já referida, nota de devolução que contém várias informações, sendo essencial indicar o motivo da devolução e número da fatura.
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 13 Esta nota de devolução é impressa em duplicado sendo que uma das cópias acompanha o produto para o fornecedor e outra fica em arquivo próprio até a situação ficar regularizada. A recolha do produto a devolver e da nota de devolução é feita no momento da entrega da encomenda pelo fornecedor na farmácia. Perante isto, duas situações poderão ocorrer:
Devolução aceite: o fornecedor troca o produto, envia unidades em falta ou emite uma nota de crédito à farmácia, posteriormente contabilizada no pagamento da fatura do mês seguinte e os documentos são conferidos na receção do resumo da fatura mensal.
Devolução não aceite: tenta-se a devolução para outro fornecedor. Se este também não aceitar, então faz-se a quebra do produto no sistema e é rejeitado para o Valormed.
No final de cada mês faz-se uma análise às devoluções nomeadamente no que diz respeito aos produtos, motivos e valores envolvidos.
4. Dispensa de medicamentos
É aqui que o farmacêutico desempenha a sua função primordial enquanto profissional de saúde especialista do medicamento e como último contacto dos utentes antes do uso do mesmo ou de outro produto de saúde. O farmacêutico tem que se assegurar que está a dispensar o medicamento adequado à situação com que se depara, bem como que o utente recebe e percebe toda a informação através de uma linguagem simples e objetiva.
A dispensa de um medicamento pode resultar de uma receita médica (MSRM) ou de solicitação do próprio utente ou conselho do farmacêutico (MNSRM) e como tal o modo de atuação será diferente em cada uma das situações. [11]
4.1. Medicamentos Sujeitos a Receita Médica
Quando nos chega à farmácia um utente com uma RM, devemos ter um olhar crítico sobre a mesma no que diz respeito aos aspetos farmacoterapêuticos a ela associados: adequação do medicamento, dose, posologia e duração do tratamento à condição do utente e certificar –se que não existem interações medicamentosas. Caso surja alguma incongruência ou dúvida é importante contactar o médico, que foi uma situação à qual nunca tive necessidade de recorrer durante o estágio. Além disso, a fase de exploração do pedido é essencial, procurando saber se trata de um tratamento novo ou já habitual e se as informações com que vem do médico estão corretas e foram bem percebidas.
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 14 Outra situação fundamental é saber explicar de forma verbal, escrita e até com demonstração os procedimentos e cuidados na utilização de determinados dispositivos. Uma das situações exemplo disso que surgiu no meu estágio diz respeito à dispensa de bombas inaladoras que iriam ser utilizadas pela primeira vez e cuja eficácia só estará presente se houver um correto manuseamento das mesmas. É então importante saber como funcionam, saber explicar aos utentes e até promover uma demonstração por parte destes para verificar se realmente todas as etapas de utilização foram bem percebidas. Reforçar toda a informação associada ao tratamento mesmo nos casos em que já seja habitual nunca é demais e uma forma de garantir o sucesso da terapêutica.
Com o objetivo de manter sempre os princípios éticos e deontológicos da profissão farmacêutica, e acreditando que não é em vão que os medicamentos que estão classificados como sujeitos a receita médica constituem um risco para a saúde se forem utilizados sem vigilância médica[11], existe um conjunto de medicamentos e substâncias ativas estabelecido na FAV cuja dispensa é feita apenas na presença de uma RM: antibióticos por via oral ou injetável, antidepressivos, benzodiazepinas, misoprostol e derivados hormonais indutores de aborto, esteroides anabolizantes, dissulfiran e psicotrópicos e estupefacientes.
Durante a fase que estive no atendimento ao público, que abrangeu essencialmente os meses de abril e maio, orientei-me sempre pelas normas relativas à dispensa de medicamentos.[12]
Nos últimos tempos, o formato das RM tem vindo a sofrer alterações com o objetivo de num futuro próximo se proceder à desmaterialização e conferência eletrónica das mesmas. O Despacho nº 15700/2012, de 30 de novembro, aprovou o novo modelo de receita médica para a prescrição de medicamentos, incluindo medicamentos manipulados, medicamentos contendo estupefacientes e psicotrópicos, produtos para o autocontrolo da diabetes mellitus, produtos de alimentação específicos, fraldas e diversos dispositivos médicos. [13]Já durante o período do meu estágio, foi publicado o Despacho nº4322/2013, de 25 de março, que visava a implementação dos novos sistemas de prescrição e modelos de receita (ANEXOS VIII e IX) até ao dia 31 de maio. [14] As principais alterações foram:
Introdução do código CNPEM - conjunto de oito dígitos, iniciado por 5 e um código de barras que permite a identificação inequívoca da DCI da substância ativa, da forma farmacêutica, da dosagem e apresentações equivalentes; [14] Identificação da receita com siglas, por exemplo: RN-Receita de
medicamentos, RE- Receita Especial ou MM-Receita de medicamentos manipulados;
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 15 Nº da receita formado por 19 dígitos (as renováveis têm numeração única); Identificação do local de prescrição no local oposto ao da vinheta médica; Espaço para o utente para assinalar o direito de opção;
Introdução dos regimes excecionais a assinalar pelo prescritor nas receitas manuais;
Aceitaram-se as receitas antigas prescritas até ao dia 31 de maio durante a validade das mesmas.
Foi-me possível contactar com os 2 tipos de receitas médicas: impressas via prescrição eletrónica ou manuais. Uma RM para que seja considerada válida, deve apresentar os seguintes elementos: [12]
Número da receita constituído por 19 dígitos;
Identificação do local de prescrição, prescritor e utente;
No caso de receitas renováveis, número da via (0, 1ª via, 2ª via ou 3ª via); Prescrição por DCI, dosagem, forma farmacêutica, dimensão da embalagem,
CNPEM, posologia e duração do tratamento;
Identificação da entidade responsável pela comparticipação ou, no caso de existir, regime especial de comparticipação;
Número de embalagens: até 4 unidades de medicamentos diferentes por receita e 2 unidades por medicamento;
Validade da receita: a normal é válida por 30 dias e a renovável por 6 meses após emissão;
Assinatura do prescritor obrigatória e manual;
Assinatura do utente a confirmar a intenção de exercer o direito de opção e também é manual;
Apesar da prescrição eletrónica ser obrigatória, as receitas manuais podem ser usadas nas seguintes situações:
Falência informática;
Inadaptação fundamentada do prescritor; Prescrição no domicílio;
Até um máximo de 40 receitas/mês,
sendo que a exceção legal deve ser assinalada na receita pelo prescritor. [15]
É importante, neste último tipo de receita, ter em atenção que não pode vir nada escrito a cores ou caligrafias diferentes, a lápis nem é permitida mais que uma via da receita. [12] Quando estive no atendimento, a atenção para as receitas manuais tinha que ser especial uma vez que havia sido introduzida nova alteração ao modelo de vinhetas. Só seriam aceites as receitas que cumprissem esse modelo de vinheta
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 16 (ANEXO X) ou que tivessem sido prescritas antes do dia 15 de fevereiro de 2013 e ainda estivessem válidas. [12]
Apesar de desde o dia 1 de junho de 2012 ser obrigatório a prescrição por DCI da substância ativa e o utente a ter direito de optar pelos medicamentos que cumpram a prescrição, esta pode ser feita pelo nome comercial quando se trata de um medicamento com substância ativa para a qual não existe medicamento genérico comparticipado ou apenas existe original de marca e ainda nos seguintes casos: [16][12]
Medicamento com margem ou índice terapêutico estreito (na receita consta a menção ‘’Exceção a) do nº3 do art.6º’’);
Reação adversa prévia (na receita consta a menção ‘’Exceção b) do nº3 do art.6º’’);
Continuidade de tratamento superior a 28 dias (na receita consta a menção ‘’Exceção c) do nº3 do art.6º’’).
Deste modo é necessário estarmos seguros que a RM cumpre todos requisitos para que as entidades que comparticipam os medicamentos posteriormente reembolsem esse valor à farmácia. Apesar disso em ambos os tipos de RM, a ausência de: nome ou número de utente, data, entidade responsável pela comparticipação ou assinatura do utente não são motivo para recusar o aviamento da receita.
Após validação da RM vão ser separados os medicamentos prescritos na mesma, tendo o cuidado de confirmar se efetivamente é o medicamento pretendido, nomeadamente forma farmacêutica, dosagem e dimensão da embalagem. Segue-se o processamento informático da RM que consiste em fazer a leitura ótica dos códigos de barras dos medicamentos a dispensar, fazer nova verificação prescrito vs dispensado.
Introduz-se o código da entidade comparticipadora (por exemplo 01 para o SNS) e o sistema calcula automaticamente o valor que o utente tema a pagar. A comparticipação pelo Estado (regime geral de comparticipação), incide sobre o preço de referência que resulta da média dos cinco medicamentos mais baratos no mercado que constituem o grupo homogéneo e existem 4 diferentes escalões de comparticipação.[17][18] Os utentes podem ainda beneficiar de uma comparticipação complementar à do Estado como por exemplo SAMS, Caixa Geral de Depósitos, Médis etc. Nesta situação, para efeitos de comparticipação em complementaridade, tem que ser fotocopiada a RM juntamente com cartão de utente do subsistema de que beneficia. No regime especial de comparticipação estão incluídos pensionista (aparece ‘’R’’ na receita) e outros regimes especiais de comparticipação, por exemplo associados a patologias como Alzheimer ou Doença de Chron, surgindo a letra ‘’O’’ na
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 17 receita e com menção ao respetivo diploma/portaria/despacho que também têm que ser introduzidos no sistema.
Durante o estágio, ocorreram alterações a nível das complementaridades com a migração dos encargos das entidades públicas com medicamentos ADSE, ADM,SAD-PSP e SAD-GNR, para o SNS o que se traduziu numa alteração dos códigos dos organismos de faturação no Sifarma2000®.
No final aplicam-se os descontos associados aos convénios da FAV por exemplo com ACP, Boavista Futebol Clube, Profissionais de saúde, Associação Portuguesa de Fertilidade, Hotel Sheraton etc. e ainda se o utente tiver na sua posse o Cartão das Farmácias Portuguesas. Termina-se a venda e coloca-se a RM na impressora própria para que no seu verso constem as seguintes informações: identificação da farmácia, data da dispensa, nº de lote, nº ordem, preço de cada medicamento, valor total da receita, encargo do utente e comparticipação do Estado por medicamento e respetivo total, CNP e código de barras de cada medicamento.
Ocorreram alterações à impressão no verso da RM a vigorar partir de 1 de abril tais como a introdução do código de venda, que facilita a conferência de receituário e refacturação, necessidade de apenas uma assinatura do utente em vez de duas e diferentes frases consoante o utente tivesse ou não exercido direito de opção. [13]
Ao terminar-se a venda e todas as receitas estejam impressas, é emitida a fatura que é carimbada e rubricada pelo farmacêutico sendo que é um documento essencial para efeitos de IRS e portanto é importante esclarecer os utentes que apenas os produtos com taxa de IVA de 6% são dedutíveis e os de 23% apenas o são, se acompanhados de uma fotocópia da RM.
No final do atendimento, a receita é verificada tendo em conta os aspetos já mencionados, carimbada, rubricada e datada pelo farmacêutico.
4.1.1. Situações particulares na dispensa
Aconteceu com alguma frequência durante o estágio de o utente não querer aviar todos os medicamentos da RM mas pretendia levar e pagar posteriormente os restantes, dentro do período válido da receita. Neste caso, realiza-se uma venda suspensa do que se aviar nesse dia, com comparticipação porque o utente vai pagar os medicamentos que levar, e são emitidos dois talões de venda suspensa: um para anexar à receita juntamente com um papel com um número e arquivar numa pasta própria para o efeito que está junto aos balcões de atendimento e outro para dar ao utente em conjunto com um papel com o mesmo número do que está com a receita. Nestes papéis fica registada a validade da receita.
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 18 Quando o doente volta à farmácia para levantar a restante medicação, chamam-se as vendas suspensas através da leitura do código de barras presente no talão de venda suspensa, registam-se os medicamentos e termina-se a operação. Só aqui é emitida a fatura do total dos medicamentos da receita.
Considerei relevante indicar algumas situações que ocorreram na fase que permaneci no atendimento. Por vezes na RM, não vinha indicada a dimensão da embalagem e nesses casos dispensa-se sempre a de menor dimensão disponível no mercado. Se se tratar de um medicamento cuja embalagem de maior dimensão esteja esgotada é possível a dispensa de um número de embalagens que perfaça, mas não ultrapasse, a quantidade da embalagem prescrita, nem ultrapasse 50% da mesma, ou então a dispensa de uma embalagem de menor dimensão. Em ambos os casos o farmacêutico tem que justificar no verso da receita que o medicamento substituído se encontra em rutura de stock, esgotado ou não comercializado. Um exemplo disto foi a Minigeste®, embalagem de 63 comprimidos que se encontrava esgotada e portanto pude dispensar duas embalagens de 21 comprimidos. A substituição apenas é possível entre medicamentos que tenham o mesmo CNPEM. [15]
4.2. Medicamentos Não Sujeitos a Receita Médica
A automedicação é uma realidade cada vez mais presente, sobretudo pelo impacto crescente dos meios de comunicação na divulgação de produtos de saúde, gerando uma população cada vez mais informada. Pode ser usada indiscriminadamente, sendo importante garantir que esta seja o mais eficaz e segura possível.[19] É neste contexto que surgem os MNSRM que visam o alívio e tratamento de queixas de saúde passageiras e sem gravidade e não podem ter elevada incidência de contraindicações, reações-adversas e precauções. [20] [19]
O farmacêutico é o agente marcante nesta área, não só devido aos conhecimentos e capacidades que possui como também pela aptidão para educar e informar os seus utentes da responsabilidade a ter, por forma a obter êxito no tratamento. É portanto extremamente útil na orientação da automedicação.[19]
O despacho nº 17690/2007 de 23 de julho, lista as situações que podem ser objeto de automedicação, como por exemplo: gripe, diarreia, queimaduras de primeiro grau etc. [20]
Neste tipo de atendimento, a comunicação desempenha um papel ainda mais forte sobretudo quando estamos perante um utente com ideias pré-concebidas sobre o que tomar e que dificilmente aceita sugestões. A primeira atitude a tomar é analisar a história clínica e médica do utente e procurar associá-la às queixas apresentadas.
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 19 Para se obter toda a informação necessária a essa avaliação, é fundamental colocar algumas questões como: Quando se deu o início dos sintomas?; Qual a duração?; Como descreve?; Sente mais alguns sintomas?; Alguma coisa agrava ou melhora?; Se sim, o quê?; Já alguma vez teve essa sintomatologia?; Como tratou?; O tratamento é para si?; Que idade tem?; Sofre de outras doenças? Está a ser tratado? Com o quê; Está grávida ou a amamentar?; Sofre de alergias? A quê? Etc. Perante a informação completa, pode-se optar por medidas não farmacológicas caso seja uma situação transitória simples ou pela indicação de MNSRM que devem ser de composição e posologia simples, custo acessível, paladar, odor e aspeto agradáveis. Nesta dispensa deve-se explicar com clareza o motivo da seleção do tratamento aconselhado, como tomar, cuidados especiais, intervalos das tomas e alertar para os principais efeitos adversos por forma a evitar a ‘’desistência’’ do tratamento. Se necessário divulgar a informação na forma escrita. Perante toda a história, a situação pode apresentar-se com gravidade e o encaminhamento para o médico será a atitude mais correta, tendo o cuidado de manter a calma e evitar a ansiedade do utente.[19]
Os aconselhamentos mais comuns durante o meu estágio, no que respeita a MNSRM, estiveram associados a condições como: perturbações digestivas menores como diarreia, obstipação e flatulência; afeções das vias respiratórias superiores como gripe, tosse, dor de garganta, congestão nasal etc.; dores musculares ligeiras; problemas cutâneos como acne, picadas de insetos etc.
4.3. Vendas a crédito
Solicitadas por utentes que têm ficha criada no sistema e que pretendem pagar num momento posterior. No Sifarma2000® para atribuir o crédito, antes de terminar a venda seleciona-se a operação ‘’crédito’’ e confirma-se o mesmo ao utente em questão.
4.4. Anulação de vendas
Ocorreram algumas situações em que houve necessidade de anular a venda devido a vários motivos que têm que ser preenchidos no momento da anulação. Algumas dessas razões prenderam-se com a falta de desconto, com o facto de o utente pretender faturas separadas etc.
5. Medicamentos psicotrópicos e estupefacientes
O maior contacto que tive com este tipo de medicamentos foi a nível de receção e armazenamento pois não foram muito frequentes as situações de dipensa.
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 20 No entanto, pude perceber que todas as tarefas que envolvem este tipo de substâncias exigem atenção redobrada.
Os medicamentos que contêm uma substância classificada como estupefaciente ou psicotrópica (compreendidas nas tabelas I e II anexadas no Decreto-Lei nº 15/93, de 22 de janeiro)alteram temporariamente o funcionamento do Sistema Nervoso Central, podendo provocar dependência física e psicológica. [21] Estão, por isso, muitas vezes associados a atos ilícitos como a prática de crimes (tráfico por exemplo) e consumo abusivo. Por esse motivo, são objeto de uma atenção especial pelas autoridades competentes, todo o seu percurso é rasterado desde a aquisição até à dispensa e o farmacêutico desempenha um papel fundamental no controlo destas substâncias.[22] Na FAV, o facto de existir o Sifarma2000® torna o processo de registo, que é obrigatório, informatizado e muito mais simples. [23]
5.1. Aquisição, receção e armazenamento
A encomenda de medicamentos psicotrópicos e estupefacientes é feita em conjunto com os restantes medicamentos de preferência aos fornecedores com modelo de requisição autorizado pelo INFARMED. Só no caso do medicamento pretendido estar esgotado nos fornecedores preferenciais é que a compra é feita a outros fornecedores.
Estes medicamentos chegam à farmácia acompanhados por uma requisição (ANEXO XI), sendo que o seu duplicado é carimbado, datado e assinado pela diretora técnica ou substituto legal e devolvido ao fornecedor. [22] O original da requisição é guardado em arquivo próprio. A receção destes medicamentos tem um procedimento igual aos outros produtos da farmácia.
O armazenamento dos psicotrópicos e estupefacientes é feito separadamente sendo que, no armazém da FAV, as respetivas gavetas estão devidamente identificadas.
5.2. Dispensa
Os medicamentos psicotrópicos e estupefacientes são obrigatoriamente prescritos isoladamente, não podendo conter outros medicamentos na RM. As receitas têm que ser eletrónicas, identificadas com ‘’RE’’- Receita especial e estão sob as mesmas regras de prescrição, nomeadamente no que diz respeito ao número de embalagens por receita.
Ao serem registados os medicamentos, o próprio Sifarma2000® solicita o preenchimento obrigatório da identificação do adquirente (nome, nº do bilhete de
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 21 identidade, cartão de cidadão, carta de condução ou passaporte com data e local de emissão, morada e contacto telefónico). Também tem que ser preenchida na totalidade dos dados do médico prescritor e do utente da receita. No final, todas as informações saem na forma de talão, que é anexado à cópia da receita e fica no arquivo da farmácia, ordenada por data de aviamento, durante três anos. A receita original fica junto das outras receitas de medicamentos para posterior verificação.
5.3.
Documentação a enviar para o INFARMED A farmácia envia ao INFARMED: Até 15 dias após termo de cada trimestre: balanço de entradas e saídas, emitido pelo sistema, carimbado, assinado e datado. Uma cópia fica no arquivo da farmácia.
Até 31 de janeiro do ano seguinte: balanço anual também emitido pelo sistema Em qualquer uma das situações, a documentação é endereçada ao Presidente do Conselho de Administração do INFARMED juntamente com uma carta consoante se trate do envio mensal, trimestral ou anual, em correio registado. O comprovativo de envio fica guardado na farmácia.
6. Preparações oficinais e magistrais
Uma semana do meu estágio na FAV foi dedicada exclusivamente à preparação de manipulados. Nessa semana contei com o importante apoio do Sr. Manuel Ferreira que me aconselhou a relembrar aspetos importantes relacionados com os medicamentos manipulados tais como legislação, cálculo do PVP, determinação do prazo de validade etc. Neste contacto tão próximo, foi-me possível perceber do papel ainda muito relevante da preparação de medicamentos em pequena escala na farmácia comunitária. De facto, os medicamentos manipulados são adaptáveis ao perfil fisiopatológico do utente (alergias, intolerâncias, dosagens etc.), preenchem lacunas da indústria farmacêutica (especialmente nas áreas da pediatria e dermatologia) e permitem obter numa só formulação a associação de várias substâncias ativas.
A sua preparação envolve grande responsabilidade pelo farmacêutico pois a qualidade, segurança e eficácia dos medicamentos manipulados têm que ser garantidas. Para tal, a farmácia dispõe das instalações adequadas e equipamento mínimo obrigatório necessário à preparação dos seus medicamentos. [7]
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 22 A preparação de um medicamento manipulado pode resultar de uma prescrição médica (fórmula magistral) ou da solicitação por parte de um utente da farmácia e que é preparado segundo as indicações compendiais de uma farmacopeia ou de um formulário (preparação oficinal). [24]
6.1. Matérias-primas
Apenas podem ser utilizadas no fabrico de medicamentos manipulados, matérias-primas que estejam inscritas na FP, nas farmacopeias de outros Estados parte na Convenção Relativa à Elaboração de Uma Farmacopeia Europeia, na Farmacopeia Europeia ou na documentação científica compendial.[25] Está vedada a inclusão de um conjunto de substâncias na sua preparação como por exemplo extratos de órgãos-animais e substâncias psicotrópicas e estupefacientes. [26]
A origem das matérias-primas está definida por legislação devendo os produtos ser adquiridos a fabricantes, importadores, reembaladores e distribuidores autorizados pelo INFARMED que enviam as substâncias para a farmácia acompanhadas pelo respetivo boletim de análise.[27] Na FAV os principais fornecedores são a Fagron® e Guinama®.
Quando chegam à farmácia, preenche-se a correspondente ficha do produto com o nome, data de receção, fornecedor, quantidade, número de lote, prazo de validade e características analíticas. A esta ficha do produto é anexado o certificado de análise carimbado e datado e é emitido um rótulo de matéria-prima que tem indicado o nome, fornecedor, número do boletim de análise, data de entrada, condições de armazenamento, precauções de manuseamento, prazo de validade, farmacopeia e preço. Esse rótulo cola-se na embalagem.
Sempre que é utilizada uma matéria-prima na farmácia preenche-se, no ‘’Registo de Movimento de Matérias-Primas’’ que se encontra em arquivo próprio ordenado alfabeticamente, o medicamento manipulado em que foi utilizada e respetivo lote, data, quantidade usada e quantidade remanescente.
6.2. Receita de medicamentos manipulados
No caso de se tratar de uma RM, esta deve ser analisada segundo os critérios já falados, tendo em conta que têm que ser prescritos isoladamente e que vêm com a indicação ‘’MM’’-receita de medicamentos manipulados e com a inscrição ‘’F.s.a’’ junto ao medicamento manipulado que está a ser prescrito. Aquelas com as quais tive mais contacto foram: Pomada salicilada, Solução de Minoxidil a 2% e 5%, cápsulas para emagrecimento e suspensão oral de propanolol a 0,1%.
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 23 O Despacho n.º 18694/2010, de 18 de novembro, lista o conjunto de medicamentos manipulados comparticipados em 30% pelo Estado, sendo que de uma forma simplificada, são praticamente todos exceto os que incluam especialidades farmacêuticas na sua composição.[28]
6.3. Preparação e registo
Os métodos que utilizei na preparação dos medicamentos eram planificados com base na prescrição e na bibliografia disponível no laboratório como FGP, FP, Martindale, Arquivo de Preparações Pediátricas, Arquivo de Manipulados/Obesidade entre outros. Não foi necessário, mas se fosse o caso de surgir alguma dúvida que não visse esclarecida na referida bibliografia, entraria em contacto com o LEF.
A manipulação propriamente dita foi sempre feita de acordo com as Boas Práticas sendo que no final da preparação fazia o controlo de qualidade no que respeita às características organoléticas e outros ensaios adaptados à forma farmacêutica.[24] Depois do acondicionamento em embalagem adequada ao medicamento, fazia o rótulo do mesmo onde constava o nome do doente, formulação, número do lote, prazo de utilização, condições de conservação, identificação da farmácia e da Diretora Técnica. Nas embalagens primárias e secundárias também era colados avisos como ‘’Uso externo’’, ‘’Manter no frigorífico’’ ou ‘’Manter fora do alcance das crianças’’.
De seguida lavava o material utilizado, limpava a bancada e fazia o registo, no copiador de receituário: da fórmula, nº de ordem, dia, nome do médico, nome e morada do utente e preço. Este registo permite uma rastreabilidade de todos os produtos preparados e assim, auxiliar na resolução de dúvidas que possam surgir.
Ao longo de cada preparação ia preenchendo a respetiva ficha de preparação (ANEXO XII) que após cálculo do PVP, era revista pela Diretora Técnica e arquivada em ‘’Fichas de Preparação’’ por ordem alfabética sendo guardada por um período mínimo de 3 anos.
Os prazos de validade que atribuía às preparações eram determinados de acordo com as indicações do FGP: preparações líquidas que contivessem água, 14 dias; preparações líquidas não aquosas, sólidas e restantes, 6 meses. [29]
Para o cálculo do PVP dos manipulados que preparei, orientei-me sempre pela Portaria nº769/2004, de 1 de junho, tendo em conta o valor das matérias-primas, honorários, material de embalagem e taxa de IVA em vigor.[30]
Grande parte da semana foi ocupada com a preparação de fórmulas que, por indicação da política interna da farmácia e tendo em conta a elevada procura das
4 de fevereiro a 31 de maio de 2013 24 mesmas, tinham stocks mínimos estabelecidos. São exemplo: creme de amêndoas doces, leite de magnésia, solução hidroalcoólica de minoxidil a 5% em espuma, solução de minoxidil a 2%, talco de veneza, pomada hidrófila, cápsulas de bicarbonato de sódio a 500mg etc.
7. Processamento de receituário e faturação
[31]Com o objetivo de ter o primeiro contacto com o receituário, foi-me incumbida a função de acompanhar a verificação de receitas já posteriormente a serem aviadas e verificadas no ato da dispensa, ou seja, a dupla verificação. Além disso, no último dia do estágio que coincidiu com o dia 31 de maio, proporcionaram-me a possibilidade de assistir ao fecho do mês que acompanhei e irei transmitir de seguida tudo o que me foi explicado.
Na verificação tem que se ter conta os vários critérios que já falados, tomando especial atenção se as regras de dispensa haviam sido cumpridas, se foi realizada dentro da validade, se estava presente a assinatura do médico e se os regimes de comparticipação, portarias e despachos foram aplicados corretamente. Caso se detete alguma inconformidade num destes parâmetros, procuraria resolvê-la, alterando o lote, anulando a venda, contactando o médico ou o utente etc. Após a correção pelo farmacêutico responsável pela dupla verificação este assina novamente a receita (para identificar a dupla verificação) e separa-se, de acordo com o organismo comparticipante, por lotes constituídos por receitas ordenadas de 1 a 30. Posteriormente imprime-se o Verbete de Identificação do Lote que inclui a identificação da farmácia com o respetivo código da ANF, mês e ano de emissão, entidade e planos de comparticipação, número de lote, número de receitas, valor total das comparticipações, valor a pagar pelo organismo, valor pago pelos utentes, carimbo da farmácia e rubrica do farmacêutico. No final há uma comparação dos valores indicados no verbete com os dos versos das receitas e têm que ser coincidentes. O verbete carimbado e assinado envolve o lote de receitas a que diz respeito.
No último dia de cada mês, realiza-se a última etapa de processamento de receituário, o fecho dos lotes que consiste na impressão do Resumo Mensal de Lotes que inclui: identificação da farmácia com o respetivo número da ANF, mês e ano, número da folha em relação ao total de folhas, código, tipo e número sequencial do lote no total dos lotes entregues no mês, valor total do lote (PVP), valor total pago pelos utentes e valor total a pagar pelo Estado. Por último apenas falta a fatura mensal, impressa em quadriplicado que contempla: ARS da farmácia (no caso da
