Fabio Frech Gouveia
Justine Beirith Montalvão
Manuela de Souza Brito
5/5/2010 MBA GP3/2008 - TCC 1
Estudo de caso: Projeto de
Integração Laboratorial
Introdução
OBJETIVO DO TRABALHO:
Apresentar um modelo eficaz e prático de gerenciamento de
lições aprendidas aplicado em projetos, que permitirá que o
conhecimento seja registrado, armazenado e disseminado na
organização.
Introdução
De todo conhecimento existente dentro de uma
empresa, 80% está armazenado na cabeça das pessoas
em forma de experiência e 20% está registrado, sendo
destes somente um quinto de forma estruturada
(CHOO,1998.)
Segundo IDC, as empresas da lista Fortune 500
perdem pelo menos 31,5 bilhões de dólares por ano em
falhas no compartilhamento de conhecimento.
Cenário que incentiva investimentos em técnicas e
ferramentas relacionadas à Gestão do Conhecimento –
manutenção da competitividade
Introdução
Pesquisa feita pela Fundação Getúlio Vargas com as 500
maiores empresas brasileiras identificou:
81% dos executivos entrevistados acreditavam na
importância da utilização da gestão do conhecimento;
15% das empresas dos entrevistados possuem sistemas
de gestão do conhecimento implantados;
80%, dos que desenvolveram projetos, o fizeram
internamente, o que mostra que as empresas possuem
massa crítica para tal;
50% acredita que o maior ganho da gestão do
conhecimento é a transferência de conhecimento.
Introdução
Lições Aprendidas – técnica da Gestão de
Conhecimento que proporcionará :
1) Retenção e disseminação de conhecimento
dentro da empresa.
2) Economia de tempo e recursos
3) Melhoria contínua na qualidade dos
projetos.
4) Motivação da Equipe.
Referencial Teórico
CONHECIMENTO
É criado pelas pessoas durante o processo de interpretação
das informações obtidas por elas em livros, educação
formal, interação com outras pessoas, experiências, etc.
[BOHN, 1994].
Para Nonaka e Takeuchi (1997) existe:
Conhecimento Tácito
Conhecimento Explícito
Referencial Teórico
CRIAÇÃO DO CONHECIMENTO
ORGANIZACIONAL
Significa a capacidade que uma empresa tem de criar
conhecimento, disseminá-lo na organização e
incorporá-los a produtos, serviços e sistemas [Nonaka e
Takeuchi, 1997].
A base é o conhecimento tácito.
A eficiência da criação do conhecimento é dada pela
capacidade da organização em converter o
conhecimento tácito em explícito.
Necessidade da Gestão do Conhecimento
Referencial Teórico
GESTÃO DO CONHECIMENTO
Gestão de Conhecimento se refere às ações de capturar,
criar, refinar, compartilhar, disseminar e usar
conhecimento, seja ele tácito ou explícito [Collison,
2001].
LIÇÃO APRENDIDA
Relata o que era esperado acontecer, os fatos e desvios
ocorridos, a análise das causas desses desvios e o que
pode ser aprendido durante o processo. (Milestone,
2009).
Referencial Teórico
Baseado no conceito de Angus e Patel (1998), a Gestão
de Lições Aprendidas pode ser dividida em 4 processos
típicos:
Coleta
Processamento
Armazenagem
Distribuição
5/5/2010 MBA GP3/2008 - TCC 9Referencial Teórico
GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Conforme o PMBOK:
Os processos de gerenciamento de projetos são
agrupados em cinco categorias: iniciação, planejamento,
execução, monitoramento e controle e encerramento.
São 9 as Áreas de Conhecimento em gerenciamento de
projetos: integração, escopo, tempo, custos, qualidade,
RH, comunicação, riscos e aquisições.
Metodologia
Com base em um estudo de caso, apresentado na
forma de relato de experiência, conforme vivenciado
por um dos autores deste artigo, será mostrado como
aplicar a metodologia de lições aprendidas
estabelecida por este estudo.
Apresentação e Análise de
Resultado
Etapas para implantação do Gerenciamento de LA
Apresentação da Metodologia
Identificação e Registro das Lições Aprendidas
Validação e Divulgação das Lições Aprendidas
Apresentação e Análise de
Resultado
Etapas do Gerenciamento de LA pós implantação
Consulta das Lições Aprendidas
Identificação e Registro das Lições Aprendidas
Validação e Divulgação das Lições Aprendidas
Fluxo de validação da LA
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Colaborador deve
preencher o template
Colaborador submete planilha
ao usuário aprovador
Usuário aprovador
analisa as informações
Após análise das informações,
o feedback é passado ao
Colaborador
Caso a lição seja aprovada,
esta é anexada à base de
conhecimentos da empresa
(planilha de lições aprendidas)
Planilha de lições aprendidas é
disponibilizada em um espaço público da
rede onde todos os colaboradores tem acesso
Template para envio da LA
Ferramenta
Ferramenta
Ferramenta
Ferramenta
Ferramenta
Ferramenta
Ferramenta
Estudo de Caso
Implantação de um Sistema de Integração Laboratorial
Empresa: SHD
Cliente: Lab. H.M. POA
SISTEMA DE AUTOMAÇÃO
LABORATORIAL SHD
SISTEMA DE AUTOMAÇÃO
LABORATORIAL SHD
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Software
Lição Aprendida #1
# Momento do Projeto Fato ou Ocorrência Impacto 1 - Baixo 5 - Alto Área de Conhecime nto Influência 1 - Positiva 2 - NegativaLição Aprendida Data da identificação 1 Concepção Falta de entendimento do escopo do projeto. 5 Ger. do Escopo
2 Escopo deve ser entendido em sua plenitude. Sempre lembrar que: "é errado presumir". 12/08/2009 5/5/2010 MBA GP3/2008 - TCC 26
Lição Aprendida #2
# Momento do Projeto Fato ou Ocorrência Impacto 1 - Baixo 5 - Alto Área de Conhecime nto Influência 1 - Positiva 2 - Negativa Lição Aprendida Data da identificaçã o 2 Desenvolvime nto Preparação da equipe para treinamentos cruzados4 Ger. de RH 1 Foi identificado que o
treinamento cruzado das equipes otimiza o período de treinamento podendo assim alocar ao máximo os recursos como, por exemplo, os Instrutores.
12/08/2009
Lição Aprendida #3
# Momento do Projeto Fato ou Ocorrência Impacto 1 - Baixo 5 - Alto Área de Conhecime nto Influência 1 - Positiva 2 - Negativa Lição Aprendida Data da identificaçã o 3 Concepção Não foramestudadas possíveis causas de falha no projeto inicial 3 Ger. de Riscos 2 A identificação
prematura dos riscos é a melhor maneira de tratá-los ou até mesmo evitá-los. Uma boa gerência de risco é fundamental para os projetos.
12/08/2009
Lição Aprendida #4
# Momento do Projeto Fato ou Ocorrência Impacto 1 - Baixo 5 - Alto Área de Conhecim ento Influência 1 - Positiva 2 - Negativa Lição Aprendida Data da identificaçã o 4 Concepção A gerente do laboratório apresentou o projeto oficialmente para sua equipe4 Ger. de Comunica ções 1 A participação do Sponsor é de fundamental
importância para a boa aceitação e engajamento da equipe.
12/08/2009
Lição Aprendida #5
# Momento do Projeto Fato ou Ocorrência Impacto 1 - Baixo 5 - Alto Área de Conhecime nto Influência 1 - Positiva 2 - Negativa Lição Aprendida Data da identificaçã o 5 Implantação Falha na entrega do maquinário completo ao laboratório na data marcada. 3 Ger. de Aquisições2 É necessário que seja realizado um acompanhamento junto ao fornecedor, com feedbacks periódicos sobre a produção e o envio dos equipamentos adquiridos. 12/08/2009 5/5/2010 MBA GP3/2008 - TCC 30
Lição Aprendida #6
# Momento do Projeto Fato ou Ocorrência Impacto 1 - Baixo 5 - Alto Área de Conhecime nto Influência 1 - Positiva 2 - Negativa Lição Aprendida Data da identificaç ão 6 Desenvolvime nto Número subestimado de engenheiros dificultou os trabalhos da assessoria científica2 Ger. de RH 2 É clara a necessidade da
elaboração de um plano de Gerenciamento de
Recursos Humanos que, de maneira eficiente, consiga elencar e mensurar as necessidades de um projeto relacionado ao número de profissionais de determinada área. 12/08/200 9 5/5/2010 MBA GP3/2008 - TCC 31
Lição Aprendida #7
# Momento do Projeto Fato ou Ocorrência Impacto 1 - Baixo 5 - Alto Área de Conheciment o Influência 1 - Positiva 2 - Negativa Lição Aprendida Data da identificaçã o 7 Concepção Falha na descrição da estrutura analítica de projeto 4 Ger. de Escopo 2 É necessário um escopo bem definido e despender um esforço para o detalhamento correto da EAP de modo a definir assertivamente as entregas do projeto.12/08/2009
Lição Aprendida #8
# Momento do Projeto Fato ou Ocorrência Impacto 1 - Baixo 5 - Alto Área de Conhecime nto Influência 1 - Positiva 2 - Negativa Lição Aprendida Data da identificaçã o 8 Concepção Falha na identificação dos stakeholders 5 Ger. de Comunicaçã o 2 Ao iniciar o projeto, o gerente de projeto deverá mapear todos osstakeholders do projeto
e elaborar um plano de comunicação eficiente.
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Lição Aprendida #9
# Momento do Projeto Fato ou Ocorrência Impacto 1 - Baixo 5 - Alto Área de Conhecime nto Influência 1 - Positiva 2 - Negativa Lição Aprendida Data da identificaçã o 9 Desenvolvime nto Falha no cumprimento de prazos para interfaceamento do sistema de integração. 4 Ger. de Tempo 2 É necessário o cumprimento de prazos pré-estabelecidos para a manutenção daqualidade das entregas.
12/08/2009
