MONITORIZAÇÃO DO PROGRAMA DE AUDITORIAS /12/2017 V00

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PROGRAMA DE AUDITORIAS

OBJETIVOS

foram concretizados todos os objetivos definidos para o programa de auditorias de 2017 através do contribuito para a melhoria e desempenho do sistema interno de garantia da qualidade, da avaliação do cumprimento de padrões europeus, de referenciais a3es e de requisitos iso da qualidade, do contributo para a avaliação da adequabilidade e da

eficácia do sistema interno de garantia da qualidade e do contributo para a avaliação da compatibilidade entre os objetivos, os procedimentos e a política da qualidade.

RISCOS

dos riscos identificados inicialmente verificou-se que o tempo estabelecido para uma das auditorias não foi o adequado para contemplar o âmbito definido e foi necessária a alteração da data de uma das auditorias devido a atividades externas não previstas no início do ano. continua a verificar-se a impossibilidade de justificar a escolha das equipas auditoras para o período seguinte com base nos critérios em vigor para a avaliação de auditores.

PROCEDIMENTOS

ELABORAÇÃO, APROVAÇÃO E DIVULGAÇÃO

o programa de auditorias foi elaborado pela gestora da qualidade no dia 10 de janeiro de 2017. o documento foi aprovado pelo presidente no dia 24 de janeiro de 2017 e ratificado pelo conselho para a avaliação e qualidade, na 1ª

reunião anual deste órgão, a 15 de fevereiro de 2017.

após aprovação (no dia 25 de janeiro de 2017), o programa foi divulgado, através de e-mail, aos presidentes e vice-presidentes do ipv e das unidades orgânicas, aos administradores dos serviços centrais e dos serviços de ação social e aos elementos da bolsa interna de auditores.

IMPLEMENTAÇÃO

a implementação do programa foi da responsabilidade dos auditores e da gestora da qualidade. MONITORIZAÇÃO

o programa foi monitorizado semestralmente, pela gestora da qualidade. os resultados do primeiro semestre foram aprovados pelo conselho para a avaliação e qualidade no dia 21 de julho de 2017. os resultados do segundo semestre foram apresentados aos elementos do conselho para a avaliação e qualidade em no dia 15 de dezembro de 2017 e serão sujeitos à aprovação deste orgão na sua primeira reunião anual de 2018.

REVISÃO

não foi efetuada qualquer revisão ao documento aprovado em janeiro. DIVULGAÇÃO DE RESULTADOS

após aprovação, os resultados da monitorização do primeiro semestre foram divulgados através de email no dia 24 de julho de 2017. os resultados da monitorização do segundo semestre serão divulgados da mesma forma após aprovação. os emails são dirigidos aos presidentes e vice-presidentes do ipv e das unidades orgânicas, aos administradores dos serviços centrais e dos serviços de ação social e aos elementos da bolsa interna de auditores.

RECURSOS

foi solicitada viatura para as deslocações a lamego.

CONFIDENCIALIDADE, SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO, SEGURANÇA E SAÚDE DO TRABALHO E SIMILARES

as cópias de documentos, solicitadas durante a auditoria, foram destruidas pelas equipas auditoras após o encerramento da auditoria.

os registos das auditorias encontram-se arquivados em formato digital. não foram tratadas quaisquer outras questões de segurança.

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AUDITORIAS – RESUMO

AUDITORIA #01 PLANEAMENTO E REVISÃO DO SISTEMA INTERNO DE GARANTIA DA QUALIDADE, NÃO CONFORMIDADES E AUDITORIAS INTERNAS INFORMAÇÕES25/01/2017 (programa), 22/02/2017 (lembrete)

AUDITORIA22/03/2017 PLANO07/03/2017 RELATÓRIO03/04/2017 DURAÇÃO3,5 horas LOCAL serviços centrais

AUDITOR COORDENADOR daniel vasconcelos EQUIPA AUDITORA daniel vasconcelos, filipe lopes PESSOAS AUDITADAS luísa cunha

OBJETIVOS DEFINIDOS avaliação da adequabilidade e da eficácia de procedimentos

MÉTODOS UTILIZADOS entrevista, revisão à documentação, recolha de dados através de amostragem

CRITÉRIOS UTILIZADOS manual de garantia da qualidade, manual de auditoria a3es, sistemas de gestão da qualidade:

requisitos iso 9001, linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão iso 19011, legislação aplicável, regulamentos internos

PROCESSOS AUDITADOSPQ*01 planeamento e revisão do sistema interno de garantia da qualidade, PQ*11 auditorias internas

PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVELPQ*10 não conformidades PROCESSOS NÃO AUDITADOS*--

MELHORIAS PROPOSTAS0

NÃO CONFORMIDADES IDENTIFICADAS0

COMUNICAÇÃO DO RELATÓRIO AO AUDITADO03/04/2017 PONTUAÇÃO DA EQUIPA AUDITORA5,0 pontos

CERTIFICADOS03/04/2017 CONTRADITÓRIO *-- OBSERVAÇÕES

*--AUDITORIA #02 GESTÃO DA OFERTA FORMATIVA

INFORMAÇÕES25/01/2017 (programa), 17/10/2017 (lembrete) AUDITORIA20/11/2017

PLANO02/11/2017 RELATÓRIO27/11/2017 DURAÇÃO3,5 horas

LOCAL escola superior agrária de viseu AUDITOR COORDENADOR ana medeiros

EQUIPA AUDITORA ana medeiros, anabela fragata

PESSOAS AUDITADAS helena vala, fernando gonçalves, joão carlos gonçalves

OBJETIVOS DEFINIDOS confirmar o cumprimento de requisitos legais aplicáveis, avaliar a adequabilidade e a eficácia de procedimentos

MÉTODOS UTILIZADOS entrevista, observação do trabalho realizado, preenchimento de listas de verificação, recolha de dados através de amostragem

CRITÉRIOS UTILIZADOS manual de garantia da qualidade, sistemas de gestão da qualidade: requisitos iso 9001, linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão iso 19011, legislação aplicável, regulamentos internos

PROCESSOS AUDITADOSSPQ*02.03 alteração de cursos

PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVELSPQ*02.01 revisão periódica de cursos, SPQ*02.02 criação, suspensão ou extinção de cursos

PROCESSOS NÃO AUDITADOS *--MELHORIAS PROPOSTAS1

CERTIFICADOS13/12/2017 CONTRADITÓRIO

*--OBSERVAÇÕES a equipa auditora propôs melhorias apesar de não ter identificado a proposta de melhorias como objetivo da auditoria; a auditora sandra antunes não participou na auditoria tendo justificado devidamente a sua ausência; a gestora da qualidade não acompanhou a auditoria, tendo o motivo sido devidamente justificado; a equipa só foi avaliada relativamente a 2 critérios

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AUDITORIA #03 GESTÃO DA OFERTA FORMATIVA

LOCAL escola superior de educação de viseu AUDITOR COORDENADOR raquel vaz

EQUIPA AUDITORA raquel vaz

PONTUAÇÃO DA EQUIPA AUDITORA5,0 pontos PESSOAS AUDITADAS isabel abrantes, catarina sousa

MÉTODOS UTILIZADOS entrevista, recolha de dados através de amostragem

requisitos iso 9001, linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão iso 19011, legislação aplicável PROCESSOS AUDITADOS SPQ*02.02 criação, suspensão ou extinção de cursos, SPQ*02.03 alteração de cursos PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVELSPQ*02.01 revisão periódica de cursos

COMUNICAÇÃO DO RELATÓRIO AO AUDITADO24/11/2017 CERTIFICADOS13/12/2017

CONTRADITÓRIO

*--OBSERVAÇÕES a equipa auditora propôs melhorias apesar de não ter identificado a proposta de melhorias como objetivo da auditoria; os auditores vítor martinho e lúcia pato não participaram na auditoria tendo devidamente justificado as suas ausências; a gestora da qualidade não acompanhou a auditoria, tendo o motivo sido devidamente justificado; a equipa só foi avaliada relativamente a 2 critérios

INFORMAÇÕES25/01/2017 (programa), 17/10/2017 e 07/11/2017 (lembretes), 16/11/2017 (adiamento), 28/11/2017

(reagendamento) AUDITORIA24/01/2018 PLANO07/11/2017 RELATÓRIO*-- DURAÇÃO

*--LOCAL escola superior de tecnologia e gestão de lamego AUDITOR COORDENADOR paula bettencourt

EQUIPA AUDITORA paula bettencourt, emília coutinho, odete amaral PESSOAS AUDITADAS

*--OBJETIVOS DEFINIDOS confirmar o cumprimento de requisitos legais aplicáveis, avaliar a adequabilidade e a eficácia de procedimentos, avaliar uma amostra dos serviços prestados, avaliar o grau de satisfação de estudantes e de clientes, rever o resultados de auditorias anteriores, apresentar recomendações de melhoria, relatar não conformidades

MÉTODOS UTILIZADOS condução de entrevistas, observação do trabalho realizado, preenchimento de listas de verificação com ou sem a participação do auditado, condução de revisões à documentação com ou sem a participação do auditado CRITÉRIOS UTILIZADOS manual de garantia da qualidade, manual de auditoria (a3es), sistemas de gestão da qualidade:

requisitos (iso 9001), linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão (iso 19011), european standards and guidelines (esg), legislação aplicável, regulamentos internos

PROCESSOS AUDITADOS

*--PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVEL

*--PROCESSOS NÃO AUDITADOSSPQ*02.01 revisão periódica de cursos, SPQ*02.02 criação, suspensão ou extinção de cursos, SPQ*02.03 alteração de cursos

MELHORIAS PROPOSTAS

*--NÃO CONFORMIDADES IDENTIFICADAS *--COMUNICAÇÃO DO RELATÓRIO AO AUDITADO *--PONTUAÇÃO DA EQUIPA AUDITORA

*--CERTIFICADOS*-- CONTRADITÓRIO

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*--OBSERVAÇÕES a auditoria foi adiada para o dia 24/01/2018 devido à ausência devidamente justificada da auditora coordenadora, paula bettencourt

INFORMAÇÕES25/01/2017 (programa), 17/10/2017 e 07/11/2017 (lembretes) AUDITORIA23/11/2017

LOCAL escola superior de tecnologia e gestão de viseu AUDITOR COORDENADOR ascensão abrantes

EQUIPA AUDITORA ascensão abrantes, véronique delplanq, henrique ramalho

PESSOAS AUDITADAS paulo mendes, joão vinhas, antónio ventura, paulo costa, paulo tomé, isabel duarte, filipe caldeira, odete lopes, cecília agostinho, inês tomás

OBJETIVOS DEFINIDOS confirmar o cumprimento de requisitos legais aplicáveis, avaliar a adequabilidade e a eficácia de procedimentos, avaliar uma amostra dos serviços prestados, rever o resultados de auditorias anteriores, apresentar recomendações de melhoria

PROCESSOS AUDITADOSSPQ*02.02 criação, suspensão ou extinção de cursos, SPQ*02.03 alteração de cursos PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVELSPQ*02.01 revisão periódica de cursos

*--OBSERVAÇÕES a gestora da qualidade não acompanhou a auditoria, tendo o motivo sido devidamente justificado; a equipa só foi avaliada relativamente a 2 critérios

LOCAL escola superior de saúde de viseu AUDITOR COORDENADOR sandra rebelo

EQUIPA AUDITORA sandra rebelo, isabel duarte, cristina peixoto

PESSOAS AUDITADAS daniel silva, olivério ribeiro, cláudia chaves, rosa martins

OBJETIVOS DEFINIDOS avaliar a adequabilidade e a eficácia de procedimentos, avaliar uma amostra dos serviços prestados, rever o resultados de auditorias anteriores, apresentar recomendações de melhoria

MÉTODOS UTILIZADOS entrevista, preenchimento de listas de verificação, revisão à documentação recolha de dados através de amostragem

PROCESSOS AUDITADOS

*--PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVELSPQ*02.01 revisão periódica de cursos, SPQ*02.02 criação, suspensão ou extinção de cursos, SPQ*02.03 alteração de cursos

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*--OBSERVAÇÕES a gestora da qualidade não acompanhou a auditoria, tendo o motivo sido devidamente justificado; a equipa só foi avaliada relativamente a 2 critérios

AUDITORIA #07 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

PLANO15/09/2017 RELATÓRIO20/10/2017 DURAÇÃO3,5 horas LOCAL serviços centrais

AUDITOR COORDENADOR fátima jorge

EQUIPA AUDITORA fátima jorge, ângelo fonseca

PESSOAS AUDITADAS ana medeiros, carla coimbra, sandra rebelo

OBJETIVOS DEFINIDOS avaliar a adequabilidade e a eficácia de procedimentos MÉTODOS UTILIZADOS revisão à documentação com a participação do auditado

PROCESSOS AUDITADOSSPQ*03.01 planeamento e gestão da formação, SPQ*03.02 trabalho suplementar, SPQ*03.03

faltas, SPQ*03.04 deslocação em serviço, SPQ*03.05 equiparação a bolseiro, SPQ*03.06 cessação de funções, IQ*03.02

avaliação de desempenho

PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVELIQ*03.01 recrutamento e acolhimento

PROCESSOS NÃO AUDITADOSSPQ*03.07 contratação/renovação de contrato de pessoal docente (artº 8º ecpdesp), SPQ*03.08 acumulação de funções, SPQ*03.09 acidentes de trabalho

*--OBSERVAÇÕES a equipa auditora propôs melhorias e identificou não conformidade apesar de não ter definido como objetivos da auditoria a proposta de melhorias e a identificação de não conformidades; a equipa só foi avaliada relativamente a 2 critérios

LOCAL escola superior agrária de viseu AUDITOR COORDENADOR vítor santos EQUIPA AUDITORA vítor santos, fátima jorge

PESSOAS AUDITADAS maria joão lima, alberto rodrigues, clarinda serra OBJETIVOS DEFINIDOS avaliar a adequabilidade e a eficácia de procedimentos

PROCESSOS AUDITADOSSPQ*03.02 trabalho suplementar, SPQ*03.03 faltas, SPQ*03.04 deslocação em serviço, SPQ*03.05

equiparação a bolseiro, SPQ*03.06 cessação de funções PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVEL

*--PROCESSOS NÃO AUDITADOSSPQ*03.08 acumulação de funções, SPQ*03.09 acidentes de trabalho, IQ*03.01 recrutamento e acolhimento, IQ*03.02 avaliação de desempenho

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CONTRADITÓRIO

*--OBSERVAÇÕES a equipa auditora propôs melhorias apesar de não ter identificado a proposta de melhorias como objetivo da auditoria; a gestora da qualidade não acompanhou a auditoria, tendo a ausência sido devidamente justificada; a equipa só foi avaliada relativamente a 2 critérios

LOCAL escola superior de educação de viseu AUDITOR COORDENADOR nuno borges EQUIPA AUDITORA nuno borges, josé lapa PESSOAS AUDITADAS não identificadas

PROCESSOS AUDITADOSSPQ*03.02 trabalho suplementar, SPQ*03.03 faltas, SPQ*03.05 equiparação a bolseiro, IQ*03.02

PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVELSPQ*03.06 cessação de funções, IQ*03.01 recrutamento e acolhimento

PROCESSOS NÃO AUDITADOSSPQ*03.04 deslocação em serviço, SPQ*03.08 acumulação de funções, SPQ*03.09 acidentes de trabalho

*--OBSERVAÇÕES o plano foi enviado ao auditado fora do prazo estabelecido; a equipa auditora não identificou as pessoas auditadas; a gestora da qualidade não acompanhou a auditoria, tendo a ausência sido devidamente justificada; a equipa só foi avaliada relativamente a 2 critérios

LOCAL escola superior de saúde de viseu AUDITOR COORDENADOR josé lapa EQUIPA AUDITORA josé lapa, luís carneiro PESSOAS AUDITADAS não identificadas

MÉTODOS UTILIZADOS revisão à documentação com a participação do auditado

requisitos iso 9001, linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão iso 19011, legislação aplicável

PROCESSOS AUDITADOSSPQ*03.02 trabalho suplementar, SPQ*03.03 faltas, SPQ*03.04 deslocação em serviço, IQ*03.02

PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVELSPQ*03.05 equiparação a bolseiro, SPQ*03.06 cessação de funções, IQ*03.01

recrutamento e acolhimento

PROCESSOS NÃO AUDITADOSSPQ*03.08 acumulação de funções, SPQ*03.09 acidentes de trabalho MELHORIAS PROPOSTAS0

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*--OBSERVAÇÕES o relatório foi enviado à gestora da qualidade fora do prazo estabelecido; a equipa auditora não identificou as pessoas auditadas; a gestora da qualidade não acompanhou a auditoria, tendo a ausência sido devidamente justificada; a equipa só foi avaliada relativamente a 2 critérios

LOCAL escola superior de tecnologia e gestão de viseu AUDITOR COORDENADOR ângelo fonseca

EQUIPA AUDITORA ângelo fonseca, nuno borges PESSOAS AUDITADAS não identificadas

PROCESSOS AUDITADOSSPQ*03.02 trabalho suplementar, SPQ*03.03 faltas, SPQ*03.04 deslocação em serviço, SPQ*03.05

equiparação a bolseiro, IQ*03.02 avaliação de desempenho

PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVELSPQ*03.06 cessação de funções, IQ*03.01 recrutamento e acolhimento PROCESSOS NÃO AUDITADOS ,SPQ*03.08 acumulação de funções, SPQ*03.09 acidentes de trabalho

*--OBSERVAÇÕES a equipa auditora propôs melhorias apesar de não ter identificado a proposta de melhorias como objetivo da auditoria; a equipa auditora não identificou as pessoas auditadas; a gestora da qualidade não acompanhou a auditoria, tendo a ausência sido devidamente justificada; a equipa só foi avaliada relativamente a 2 critérios AUDITORIA #12 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

LOCAL escola superior de tecnologia e gestão de lamego AUDITOR COORDENADOR luís carneiro

EQUIPA AUDITORA luís carneiro, vítor santos PESSOAS AUDITADAS ana parente, célia andré

PROCESSOS AUDITADOSSPQ*03.02 trabalho suplementar, SPQ*03.03 faltas, SPQ*03.04 deslocação em serviço, IQ*03.02

PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVELSPQ*03.05 equiparação a bolseiro, SPQ*03.06 cessação de funções, IQ*03.01

recrutamento e acolhimento

PROCESSOS NÃO AUDITADOS SPQ*03.08 acumulação de funções, SPQ*03.09 acidentes de trabalho MELHORIAS PROPOSTAS

*--NÃO CONFORMIDADES IDENTIFICADAS

*--COMUNICAÇÃO DO RELATÓRIO AO AUDITADO14/11/2017 PONTUAÇÃO DA EQUIPA AUDITORA5,0 pontos

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*--OBSERVAÇÕES a gestora da qualidade não acompanhou a auditoria, tendo a ausência sido devidamente justificada; a equipa só foi avaliada relativamente a 2 critérios

AUDITORIA #13 GESTÃO DE INFRAESTRUTURAS E DE RECURSOS MATERIAIS INFORMAÇÕES25/01/2017 (programa), 08/09/2017 (lembrete) AUDITORIA09/10/2017

EQUIPA AUDITORA fátima jorge, ângelo fonseca PESSOAS AUDITADAS pedro sousa, jorge martins

PROCESSOS AUDITADOSSPQ*04.01 aquisição de bens e de serviços, SPQ*04.02 bens inventariáveis, SPQ*04.03 obras e de empreitadas, SPQ*04.04 manutenção preventiva, SPQ*04.05 manutenção curativa, SPQ*04.06 inspeção/certificação instalações e equipamentos, IQ*04.01 seleção, qualificação e avaliação de fornecedores, IQ*04.03 avaliação e

qualificação de empreiteiros, IQ*04.04 projetos e fiscalização de obras, IQ*04.05 regras para a manutenção preventiva, IQ*04.06 inspeção ou certificação de instalações

PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVEL

*--PROCESSOS NÃO AUDITADOSIQ*04.02 frota, IQ*04.07 regras para verificações/aferições internas, REG*04.01 regulamento interno do fundo de maneio

*--OBSERVAÇÕES a equipa auditora propôs melhorias apesar de não ter identificado a proposta de melhorias como objetivo da auditoria; a gestora da qualidade não acompanhou a auditoria, tendo a ausência sido devidamente justificada; a equipa só foi avaliada relativamente a 2 critérios

AUDITORIA #14 GESTÃO DE INFRAESTRUTURAS E DE RECURSOS MATERIAIS

LOCAL escola superior agrária de viseu AUDITOR COORDENADOR vítor santos EQUIPA AUDITORA vítor santos, fátima jorge PESSOAS AUDITADAS clarinda serra

OBJETIVOS DEFINIDOS avaliar a adequabilidade e a eficácia de procedimentos

PROCESSOS AUDITADOSSPQ*04.01 aquisição de bens e de serviços

PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVELSPQ*04.02 bens inventariáveis, IQ*04.01 seleção, qualificação e avaliação de fornecedores, IQ*04.02 frota, REG*04.01 regulamento interno do fundo de maneio

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PROCESSOS AUDITADOSSPQ*04.01 aquisição de bens e de serviços, SPQ*04.02 bens inventariáveis, IQ*04.01 seleção, qualificação e avaliação de fornecedores, REG*04.01 regulamento interno do fundo de maneio

PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVELIQ*04.02 frota PROCESSOS NÃO AUDITADOS

*--MELHORIAS PROPOSTAS0

*--OBSERVAÇÕES o plano foi enviado ao auditado fora do prazo estabelecido; a gestora da qualidade não acompanhou a auditoria, tendo a ausência sido devidamente justificada; a equipa só foi avaliada relativamente a 2 critérios

requisitos iso 9001, linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão iso 19011, legislação aplicável PROCESSOS AUDITADOSSPQ*04.01 aquisição de bens e de serviços, SPQ*04.02 bens inventariáveis, IQ*04.01 seleção, qualificação e avaliação de fornecedores, IQ*04.02 frota, REG*04.01 regulamento interno do fundo de maneio PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVEL

*--PROCESSOS NÃO AUDITADOS *--MELHORIAS PROPOSTAS0

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PROCESSOS AUDITADOSSPQ*04.01 aquisição de bens e de serviços, SPQ*04.02 bens inventariáveis, IQ*04.01 seleção, qualificação e avaliação de fornecedores, REG*04.01 regulamento interno do fundo de maneio

PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVELIQ*04.02 frota PROCESSOS NÃO AUDITADOS

*--OBSERVAÇÕES a equipa auditora não identificou as pessoas auditadas; a gestora da qualidade não acompanhou a auditoria, tendo a ausência sido devidamente justificada; a equipa só foi avaliada relativamente a 2 critérios AUDITORIA #18 GESTÃO DE INFRAESTRUTURAS E DE RECURSOS MATERIAIS

LOCAL escola superior de tecnologia e gestão de lamego AUDITOR COORDENADOR luís carneiro

EQUIPA AUDITORA luís carneiro, vítorsantos

PESSOAS AUDITADAS ana parente, nuno borges, sandra antunes

requisitos iso 9001, linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão iso 19011, legislação aplicável PROCESSOS AUDITADOSSPQ*04.01 aquisição de bens e de serviços, SPQ*04.02 bens inventariáveis, IQ*04.01 seleção, qualificação e avaliação de fornecedores, IQ*04.02 frota, REG*04.01 regulamento interno do fundo de maneio PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVEL

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AUDITORIA #19 GESTÃO DOS SERVIÇOS DE SUPORTE

INFORMAÇÕES25/01/2017 (programa), 22/02/2017 (lembretes) AUDITORIA22/03/2017

PLANO07/03/2017 RELATÓRIO03/04/2017 DURAÇÃO1,0 hora LOCAL serviços centrais

AUDITOR COORDENADOR daniel vasconcelos EQUIPA AUDITORA daniel vasconcelos, filipe lopes PESSOAS AUDITADAS ana medeiros, vítor santos

PROCESSOS AUDITADOS*todos os processos que envolvem a atividade destes serviços PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVEL

*--OBSERVAÇÕES a equipa auditora propôs melhorias apesar de não ter identificado a proposta de melhorias como objetivo da auditoria

APOIO JURÍDICO E GESTÃO DE RECLAMAÇÕES

PLANO07/03/2017 RELATÓRIO03/04/2017 DURAÇÃO1,0 hora LOCAL serviços centrais

AUDITOR COORDENADOR daniel vasconcelos

EQUIPA AUDITORA daniel vasconcelos, pedro duarte PESSOAS AUDITADAS isabel cardoso

PROCESSOS AUDITADOSSPQ*0501.01 apoio jurídico e gestão de reclamações PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVEL

*--PROCESSOS NÃO AUDITADOSIQ*0505.01 seleção, qualificação e avaliação de advogados contratados MELHORIAS PROPOSTAS0

*--OBSERVAÇÕES a avaliação de advogados não foi auditada por ausência devidamente justificada da diretora de serviços, raquel vaz

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ACADÉMICOS

EQUIPA AUDITORA raquel vaz, sandra rebelo PESSOAS AUDITADAS sónia lopes, madalena cardoso

PROCESSOS AUDITADOSSPQ*0502.04 candidatura a concursos especiais, SPQ*0502.05 candidatura a curso técnico superior profissional, SPQ*0502.06 candidatura a pós-graduação, pós-licenciatura ou mestrado, SPQ*0502.10 matrícula dos estudantes erasmus, SPQ*0502.15 reembolso de valores, SPQ*0502.19 candidatura a concurso especial dos estudantes internacionais

PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVELSPQ*0502.08 emissão de cartas de curso (o processo pertence aos serviços centrais) PROCESSOS NÃO AUDITADOSSPQ*0502.01 candidatura à frequência de unidades curriculares isoladas, SPQ*0502.02

candidatura à realização de provas dos maiores de 23, SPQ*0502.03 candidatura a reingresso ou a mudança de par instituição/curso, SPQ*0502.07 emissão de documentos académicos, SPQ*0502.09 inscrição em regime de tempo parcial, SPQ*0502.11 anulação de matrícula ou de inscrição em unidades curriculares, SPQ*0502.12 retorno após prescrição, SPQ*0502.13 concessão de estatuto especial, SPQ*0502.14 creditação, SPQ*0502.16 defesa de dissertação, projeto ou relatório final de estágio - 2º ciclo, SPQ*0502.17 submissão de informações para emissão do suplemento ao diploma, SPQ*0502.18 cobrança propinas, taxas, emolumentos, multas, juros e outras penalidades

*--OBSERVAÇÕES não foi verificado o estado de implementação de melhorias identificadas em anos anteriores; a equipa auditora propôs melhorias apesar de não ter identificado a proposta de melhorias como objetivo da auditoria

ACADÉMICOS

LOCAL escola superior agrária de viseu AUDITOR COORDENADOR sandra rebelo

EQUIPA AUDITORA sandra rebelo, ascensão abrantes PESSOAS AUDITADAS cidália lourenço

PROCESSOS AUDITADOSSPQ*0502.01 candidatura à frequência de unidades curriculares isoladas, SPQ*0502.04

candidatura a concursos especiais, SPQ*0502.07 emissão de documentos académicos, SPQ*0502.09 inscrição em regime de tempo parcial, SPQ*0502.10 matrícula dos estudantes erasmus, SPQ*0502.13 concessão de estatuto especial,

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PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVELSPQ*0502.08emissão de cartas de curso (o processo pertence aos serviços centrais) PROCESSOS NÃO AUDITADOSSPQ*0502.02 candidatura à realização de provas dos maiores de 23, SPQ*0502.03

candidatura a reingresso ou a mudança de par instituição/curso, SPQ*0502.05 candidatura a curso técnico superior profissional, SPQ*0502.06 candidatura a pós-graduação, pós-licenciatura ou mestrado, SPQ*0502.11 anulação de matrícula ou de inscrição em unidades curriculares, SPQ*0502.12 retorno após prescrição, SPQ*0502.14 creditação, SPQ*0502.16 defesa de dissertação, projeto ou relatório final de estágio - 2º ciclo, SPQ*0502.17 submissão de

informações para emissão do suplemento ao diploma, SPQ*0502.18 cobrança propinas, taxas, emolumentos, multas, juros e outras penalidades

ACADÉMICOS

LOCAL escola superior de saúde de viseu AUDITOR COORDENADOR ana medeiros

EQUIPA AUDITORA ana medeiros, eunice marques PESSOAS AUDITADAS teresa soares

MÉTODOS UTILIZADOS entrevista, observação do trabalho realizado, recolha de dados através de amostragem

PROCESSOS AUDITADOSSPQ*0502.01 candidatura à frequência de unidades curriculares isoladas, SPQ*0502.02

candidatura à realização de provas dos maiores de 23, SPQ*0502.03 candidatura a reingresso ou a mudança de par instituição/curso, SPQ*0502.04 candidatura a concursos especiais, SPQ*0502.06 candidatura a graduação, pós-licenciatura ou mestrado, SPQ*0502.10 matrícula dos estudantes erasmus, SPQ*0502.15 reembolso de valores, SPQ*0502.16 defesa de dissertação, projeto ou relatório final de estágio - 2º ciclo

PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVELSPQ*0502.08 emissão de cartas de curso (o processo pertence aos serviços centrais) PROCESSOS NÃO AUDITADOSSPQ*0502.05 candidatura a curso técnico superior profissional, SPQ*0502.07 emissão de documentos académicos, SPQ*0502.09 inscrição em regime de tempo parcial, SPQ*0502.11 anulação de matrícula ou de inscrição em unidades curriculares, SPQ*0502.12 retorno após prescrição, SPQ*0502.13 concessão de estatuto especial, SPQ*0502.14 creditação, SPQ*0502.17 submissão de informações para emissão do suplemento ao diploma, SPQ*0502.18

cobrança propinas, taxas, emolumentos, multas, juros e outras penalidades, SPQ*0502.19 candidatura a concurso especial dos estudantes internacionais

*--OBSERVAÇÕES a equipa auditora propôs melhorias apesar de não ter identificado a proposta de melhorias como objetivo da auditoria; a pedido, devidamente justificado, da auditora coordenadora a auditoria foi adiada de 17/05 para 24/05

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AUDITORIA #24GESTÃO DOS SERVIÇOS DE SUPORTE

ACADÉMICOS

LOCAL escola superior de tecnologia e gestão de viseu AUDITOR COORDENADOR paula bettencourt

EQUIPA AUDITORA paula bettencourt, raquel vaz PESSOAS AUDITADAS elsa figueiredo

OBJETIVOS DEFINIDOS confirmar o cumprimento de requisitos legais aplicáveis, avaliar a adequabilidade e a eficácia de procedimentos, avaliar uma amostra dos serviços prestados, avaliar o grau de satisfação de estudantes e de clientes, rever o resultados de auditorias anteriores, apresentar recomendações de melhoria, relatar não conformidades

MÉTODOS UTILIZADOS entrevista, preenchimento de listas de verificação com ou sem a participação do auditado, revisão à documentação com ou sem a participação do auditado, recolha de dados através de amostragem

requisitos iso 9001, linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão iso 19011, european standards and guidelines, legislação aplicável, regulamentos internos

PROCESSOS AUDITADOSSPQ*0502.02 candidatura à realização de provas dos maiores de 23, SPQ*0502.04 candidatura a concursos especiais, SPQ*0502.05 candidatura a curso técnico superior profissional, SPQ*0502.06 candidatura a pós-graduação, pós-licenciatura ou mestrado, SPQ*0502.10 matrícula dos estudantes erasmus, SPQ*0502.14 creditação, SPQ*0502.19 candidatura a concurso especial dos estudantes internacionais

candidatura a reingresso ou a mudança de par instituição/curso, SPQ*0502.07 emissão de documentos académicos, SPQ*0502.09 inscrição em regime de tempo parcial, SPQ*0502.11 anulação de matrícula ou de inscrição em unidades curriculares, SPQ*0502.12 retorno após prescrição, SPQ*0502.13 concessão de estatuto especial, SPQ*0502.15 reembolso de valores, SPQ*0502.16 defesa de dissertação, projeto ou relatório final de estágio - 2º ciclo, SPQ*0502.17 submissão de informações para emissão do suplemento ao diploma, SPQ*0502.18 cobrança propinas, taxas, emolumentos, multas, juros e outras penalidades

CERTIFICADOS31/05/2017 CONTRADITÓRIO *--OBSERVAÇÕES

*--AUDITORIA #25GESTÃO DOS SERVIÇOS DE SUPORTE

ACADÉMICOS

LOCAL escola superior de tecnologia e gestão de lamego AUDITOR COORDENADOR ascensão abrantes

EQUIPA AUDITORA ascensão abrantes, ana medeiros PESSOAS AUDITADAS nuno borges

PROCESSOS AUDITADOSSPQ*0502.04 candidatura a concursos especiais, SPQ*0502.05 candidatura a curso técnico superior profissional, SPQ*0502.07 emissão de documentos académicos, SPQ*0502.09 inscrição em regime de tempo parcial, SPQ*0502.10 matrícula dos estudantes erasmus, SPQ*0502.12 retorno após prescrição, SPQ*0502.13 concessão

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de estatuto especial, SPQ*0502.17 submissão de informações para emissão do suplemento ao diploma, SPQ*0502.19

candidatura a concurso especial dos estudantes internacionais

candidatura à realização de provas dos maiores de 23, SPQ*0502.03 candidatura a reingresso ou a mudança de par instituição/curso, SPQ*0502.06 candidatura a pós-graduação, pós-licenciatura ou mestrado, SPQ*0502.11 anulação de matrícula ou de inscrição em unidades curriculares, SPQ*0502.14 creditação, SPQ*0502.15 reembolso de valores,

SPQ*0502.16 defesa de dissertação, projeto ou relatório final de estágio - 2º ciclo, SPQ*0502.18 cobrança propinas, taxas, emolumentos, multas, juros e outras penalidades

AÇÃO SOCIAL

PLANO07/03/2017 RELATÓRIO03/04/2017 DURAÇÃO1,0 hora

LOCAL serviços de ação social

EQUIPA AUDITORA daniel vasconcelos, pedro duarte

PESSOAS AUDITADAS rosa rodrigues, miguel sousa, teresa nantes, sérgio pinto, fernanda almeida OBJETIVOS DEFINIDOS avaliar a adequabilidade e a eficácia de procedimentos

PROCESSOS AUDITADOSSPQ*0503.01 atribuição de apoio social, SPQ*0503.02 recurso à atribuição de apoio social, SPQ*0503.03 alojamento, SPQ*0503.04 venda de senhas para fruição de serviços, SPQ*0503.05 serviços de medicina PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVEL

*--PROCESSOS NÃO AUDITADOSSPQ*0506.02 serviços de psicologia MELHORIAS PROPOSTAS1

*--OBSERVAÇÕES a equipa auditora propôs melhorias apesar de não ter identificado a proposta de melhorias como objetivo da auditoria;por o procedimento de consultas de psicologia não se encontrar adequado, decidiu a equipa adiar a auditora para data a definir após a sua revisão e aprovação; por motivo devidamente justificado da gestora da qualidade não foi possível reagendar a auditoria

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DOCUMENTAÇÃO

EQUIPA AUDITORA raquel vaz, sandra rebelo

PESSOAS AUDITADAS ascensão abrantes, carla alves, ângelo fonseca

PROCESSOS AUDITADOSSPQ*0504.01 disponibilização de nova bibliografia, SPQ*0504.03 consulta ou pedido de empréstimo de bibliografia, SPQ*0504.04 validação de metadados no repositório digital, REG*0504.01 regulamento da rede de bibliotecas

PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVELSPQ*0504.02 realização de pesquisa bibliográfica PROCESSOS NÃO AUDITADOS *--

CERTIFICADOS17/05/2017 CONTRADITÓRIO *

--OBSERVAÇÕES a equipa auditora propôs melhorias apesar de não ter identificado a proposta de melhorias como objetivo da auditoria

DOCUMENTAÇÃO

LOCAL escola superior agrária de viseu AUDITOR COORDENADOR sandra rebelo

EQUIPA AUDITORA sandra rebelo, ascensão abrantes PESSOAS AUDITADAS luís carneiro

PROCESSOS AUDITADOSSPQ*0504.01 disponibilização de nova bibliografia, SPQ*0504.02 realização de pesquisa

bibliográfica, SPQ*0504.03 consulta ou pedido de empréstimo de bibliografia, SPQ*0504.04 validação de metadados no repositório digital, REG*0504.01 regulamento da rede de bibliotecas

PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVEL *--PROCESSOS NÃO AUDITADOS *--MELHORIAS PROPOSTAS1

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OBSERVAÇÕES a equipa auditora propôs melhorias apesar de não ter identificado a proposta de melhorias como objetivo da auditoria

DOCUMENTAÇÃO

LOCAL escola superior de saúde de viseu AUDITOR COORDENADOR ana medeiros

EQUIPA AUDITORA ana medeiros, eunice marques PESSOAS AUDITADAS fátima jorge

MÉTODOS UTILIZADOS entrevista, observação do trabalho realizado, recolha de dados através de amostragem

*--OBSERVAÇÕES a equipa auditora propôs melhorias apesar de não ter identificado a proposta de melhorias como objetivo da auditoria; a pedido, devidamente justificado, da auditora coordenadora a auditoria foi adiada de 17/05 para 24/05 AUDITORIA #30GESTÃO DOS SERVIÇOS DE SUPORTE

DOCUMENTAÇÃO

LOCAL escola superior de tecnologia e gestão de viseu AUDITOR COORDENADOR paula bettencourt

EQUIPA AUDITORA paula bettencourt, raquel vaz

PESSOAS AUDITADAS isabel pereira, margarida pereira, rosa ferreira

OBJETIVOS DEFINIDOS confirmar o cumprimento de requisitos legais aplicáveis, avaliar a adequabilidade e a eficácia de procedimentos, avaliar uma amostra dos serviços prestados, avaliar o grau de satisfação de estudantes e de clientes, rever o resultados de auditorias anteriores, apresentar recomendações de melhoria, relatar não conformidades

MÉTODOS UTILIZADOS entrevista, preenchimento de listas de verificação com ou sem a participação do auditado, revisão à documentação com ou sem a participação do auditado, recolha de dados através de amostragem

requisitos iso 9001, linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão iso 19011, european standards and guidelines, legislação aplicável, regulamentos internos

PROCESSOS AUDITADOSSPQ*0504.01 disponibilização de nova bibliografia, SPQ*0504.02 realização de pesquisa bibliográfica, SPQ*0504.03 consulta ou pedido de empréstimo de bibliografia, REG*0504.01 regulamento da rede de bibliotecas

*--PROCESSOS NÃO AUDITADOSSPQ*0504.04 validação de metadados no repositório digital MELHORIAS PROPOSTAS1

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CERTIFICADOS31/05/2017 CONTRADITÓRIO *--OBSERVAÇÕES

*--AUDITORIA #31GESTÃO DOS SERVIÇOS DE SUPORTE

DOCUMENTAÇÃO

LOCAL escola superior de tecnologia e gestão de lamego AUDITOR COORDENADOR ascensão abrantes

EQUIPA AUDITORA ascensão abrantes, ana medeiros

PESSOAS AUDITADAS damiana guedes, alexandra guedes, sandra alves

INFORMÁTICA

AUDITOR COORDENADOR daniel vasconcelos EQUIPA AUDITORA daniel vasconcelos, filipe lopes PESSOAS AUDITADAS joão branco, josé soares

PROCESSOS AUDITADOSSPQ*0505.01 projetos informáticos, SPQ*0505.02 aplicações, rede e segurança de dados, SPQ*0505.03 apoio informático, IQ*0505.01 seguranças à informação do sistema informático, IQ*0505.02 estrutura das pastas no sistema informático, IQ*0505.03 criação, alteração ou remoção de utilizadores, IQ*0505.04 critérios e prazos para os pedidos de apoio informático, REG*0505.01 regulamento para empréstimo de computador portátil

PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVEL *--PROCESSOS NÃO AUDITADOS

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REPROGRAFIA

EQUIPA AUDITORA fátima jorge, ângelo fonseca PESSOAS AUDITADAS luísa cunha

PROCESSOS AUDITADOS

*--PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVELSPQ*0506.01 serviços de reprografia PROCESSOS NÃO AUDITADOS *

--MELHORIAS PROPOSTAS0

REPROGRAFIA

PROCESSOS AUDITADOSSPQ*0506.01 serviços de reprografia PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVEL

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PONTUAÇÃO DA EQUIPA AUDITORA4,5 pontos CERTIFICADOS16/11/2017

CONTRADITÓRIO

*--OBSERVAÇÕES o plano foi enviado ao auditado fora do prazo estabelecido; a equipa auditora não identificou as pessoas auditadas; a gestora da qualidade não acompanhou a auditoria, tendo a ausência sido devidamente justificada; a equipa só foi avaliada relativamente a 2 critérios

REPROGRAFIA

requisitos iso 9001, linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão iso 19011, legislação aplicável PROCESSOS AUDITADOSSPQ*0506.01 serviços de reprografia

REPROGRAFIA

requisitos iso 9001, linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão iso 19011, legislação aplicável PROCESSOS AUDITADOSSPQ*0506.01 serviços de reprografia

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*--OBSERVAÇÕES a equipa auditora propôs melhorias apesar de não ter identificado a proposta de melhorias como objetivo da auditoria; a equipa auditora não identificou as pessoas auditadas; a gestora da qualidade não acompanhou a auditoria, tendo a ausência sido devidamente justificada; a equipa só foi avaliada relativamente a 2 critérios AUDITORIA #37GESTÃO DA COOPERAÇÃO INTERNACIONAL

INFORMAÇÕES25/01/2017 (programa), 23/02/2017 (lembretes) AUDITORIA23/03/2017

EQUIPA AUDITORA daniel vasconcelos, pedro duarte PESSOAS AUDITADAS sandra familiar

PROCESSOS AUDITADOSSPQ*06.01 processos de formação de parcerias, SPQ*06.02 candidaturas e projetos de apoio à internacionalização, SPQ*06.03 mobilidade de estudantes, diplomados, docentes, não docentes – enviados

*--PROCESSOS NÃO AUDITADOSSPQ*06.04 mobilidade de estudantes, diplomados, docentes, não docentes – recebidos, SPQ*06.05 mobilidade ao abrigo de protocolos de cooperação internacional – enviados (procedimento aprovado após a realização da auditoria), SPQ*06.06 mobilidade ao abrigo de protocolos de cooperação internacional – recebidos (procedimento aprovado após a realização da auditoria)

*--OBSERVAÇÕES devido à limitação de horário a equipa não auditou o processo de mobilidade de estudantes, diplomados, docentes e não docentes estrangeiros no ipv

AUDITORIA #38GESTÃO DAS ATIVIDADES FORMATIVAS

LOCAL escola superior agrária de viseu AUDITOR COORDENADOR ana medeiros

EQUIPA AUDITORA ana medeiros, anabela fragata

PESSOAS AUDITADAS helena vala, fernando gonçalves, joão carlos gonçalves

MÉTODOS UTILIZADOS entrevista, observação do trabalho realizado, preenchimento de listas de verificação, recolha de dados através de amostragem

PROCESSOS AUDITADOSPQ*07 gestão das atividades formativas PROCESSOS SEM MATÉRIA AUDITÁVEL

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CONTRADITÓRIO

*--OBSERVAÇÕES a equipa auditora propôs melhorias apesar de não ter identificado a proposta de melhorias como objetivo da auditoria; a auditora sandra antunes não participou na auditoria tendo justificado devidamente a sua ausência; a gestora da qualidade não acompanhou a auditoria, tendo o motivo sido devidamente justificado; a equipa só foi avaliada relativamente a 2 critérios

EQUIPA AUDITORA raquel vaz

PESSOAS AUDITADAS isabel abrantes, catarina sousa

requisitos iso 9001, linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão iso 19011, legislação aplicável PROCESSOS AUDITADOSPQ*07 gestão das atividades formativas