TRATAMENTO E DIVULGAÇÃO DO PATRIMÓNIO DO IICT
PROGRAMA INTERMINISTERIAL (2005-2007)
INSTITUTO DE INVESTIGAÇÃO CIENTÍFICA TROPICAL INSTITUTO PORTUGUÊS DE MUSEUS
FUNDAÇÃO PARA A CIÊNCIA E A TECNOLOGIA
IICT/ DSA, Novembro 2004 AGRADECIMENTOS
Gostaria de agradecer a toda a equipa que procedeu ao levantamento do património do IICT, nomeadamente à estagiária Drª Leonor Loureiro pelo seu contributo para o texto em anexo, à minha colega Drª Isabel Rosa pelas ideias propostas, aos Directores de Departamento pelas sugestões apresentadas, em particular à Doutora Maria Emília Madeira Santos e ao Presidente do IICT, Prof.
Doutor Jorge Braga de Macedo, pela apreciação crítica e apoio prestado.
ÍNDICE
1. INTRODUÇÃO 4
2. CARACTERIZAÇÃO DO PATRIMÓNIO DO IICT 4
3. DESCRIÇÃO E OBJECTIVOS DO PROGRAMA 8
4. PROCEDIMENTOS TÉCNICOS E METODOLOGIA DE TRABALHO 10
5. MEIOS NECESSÁRIOS 13
6. ANÁLISE ESTRATÉGICA 14
1. O INSTITUTO DE INVESTIGAÇÃO CIENTÍFICA TROPICAL: BREVE INTRODUÇÃO
O Instituto de Investigação Científica Tropical (IICT), actualmente em fase de reestruturação, é o mais antigo organismo nacional votado à investigação científica tropical e ao estudo das realidades presentes e passadas dos países lusófonos. Este instituto tem por missão a prossecução das políticas científicas e tecnológicas nacionais no âmbito da cooperação com os países das regiões tropicais.
De acordo com a estrutura anterior (D.L. 160/83 de 19 de Abril) existiam 24 centros de actividade (que no decurso designaremos por ex-centros), espalhados pela cidade de Lisboa e arredores, incluindo um serviço em Coimbra. Os centros compreendiam três serviços abertos ao público: o Centro de Documentação e Informação (CDI), o Arquivo Histórico Ultramarino (AHU) e o Jardim-Museu Agrícola Tropical (JMAT).
A nova lei orgânica (D.L. 297/2003 de 21 de Novembro) adoptou a concentração em dois departamentos e uma direcção de serviços de apoio, além de permitir a constituição de um máximo de dez programas / centros de actividade. Destes centros continuam a fazer parte os três serviços abertos ao público na área de Valorização do Património, bem como seis na área de Investigação Científica, quatro enquadrados pelo Departamento de Ciência Naturais e dois pelo Departamento de Ciências Humanas, aos quais correspondem projectos, alguns transversais e interdisciplinares. Para além desta estrutura foram criados mais dois Programas de inovação: o Programa de Desenvolvimento Global e o Programa de Valorização do Património do IICT. Estes dois Programas específicos pretendem responder, respectivamente, às exigências da nova governação que assenta em dois vectores principais: aumentar a eficácia da investigação científica tropical e salvaguardar e valorizar o património acumulado.
2. CARACTERIZAÇÃO DO PATRIMÓNIO HISTÓRICO DO IICT
O Instituto tornou-se o repositório de um acervo inédito, parte proveniente dos países
tropicais e lusófonos, acumulado desde a criação da Comissão de Cartografia em 1883,
passando pela Junta de Investigações do Ultramar. Este Património caracteriza-se por uma
grande diversidade e encontra-se disperso fisicamente. Após um estudo preliminar, baseado
em informações fornecidas pelos responsáveis dos ex-centros, verificou-se que o acervo
científico se encontra dividido em três grandes áreas: Bibliotecas, Arquivos e outros Bens
Patrimoniais que incluem objectos de carácter museológico. Num total de cerca de 1.200 mil
peças as bibliotecas representam cerca de 18% do acervo, os Arquivos 49% e os restantes bens
patrimoniais cerca de 33%.
Bibliotecas
O Centro de Documentação e Informação (CDI) possui uma biblioteca especializada em assuntos tropicais em diversas áreas do conhecimento, tais como Ciências Agrárias, Ciências da Terra, Engenharia Geográfica, Biologia, História,. Economia, Sociologia, Ciências Etnológicas e Etnomuseológicas. O respectivo acervo é constituído por cerca de 40 mil monografias, 6 mil títulos de revistas e seriados e uma cartoteca com cerca de 5 mil títulos, totalizando mais de 12 mil folhas
Para além dessa biblioteca, que possui os meios técnicos necessários à sua divulgação, existem mais 23 bibliotecas (14 especializadas). Fazem parte dos seus conteúdos os livros de referência, monografias, periódicos, separatas e literatura cinzenta, entre outros. Até ao momento, para cerca de 74% da documentação, foram contabilizadas mais de 180 mil obras, desconhecendo-se o número de unidades para os restantes 26%.
Considerando a totalidade das 24 bibliotecas, 24% (seis) não possuem qualquer tipo de tratamento documental, 63% (quinze) possuem ficheiros manuais e 13% (três)
estão tratadas informaticamente, mas só uma pequena parte está disponível ( ¼ da mais vasta:
CDI).
Arquivos
O Arquivo Histórico Ultramarino (AHU) é constituído por 7 fundos dos quais os principais são o do Conselho Ultramarino (séc. XVI a 1833), o da Secretaria de Estado da Marinha e Ultramar (séc. XVI a 1910) e o do Ministério do Ultramar (1911 a 1975). Neste acervo documental encontram-se documentos relacionados com a administração colonial, nomeadamente legislação para a administração territorial, levantamentos geográficos e topográficos, documentação sobre a colonização, povoamento, concessão de terras, demarcação de fronteiras, defesa, relações diplomáticas, construção de obras públicas, exploração de recursos, progresso científico, missões científicas, ensino e evangelização, saúde, aspectos etnográficos, entre outros. O acervo é composto de documentos soltos, códices e livros de registo, cartografia, iconografia e por uma importante colecção de diapositivos, negativos, fotografias em papel e vidro e postais ilustrados, totalizando cerca de 32 mil unidades de instalação distribuídas por 15 mil metros lineares de prateleiras. O arquivo possui já alguns meios informáticos para a divulgação do seu acervo. Contudo, o tratamento arquivístico das fontes documentais é ainda muito deficitário (só cerca de 5% da documentação está indexada) pelo que se justifica um grande investimento.
Dos restantes ex-centros 19 têm também documentação de arquivo. O seu conteúdo
está relacionado com a área da especialidade ou com personalidades relevantes,
nomeadamente os fundadores dos centros. Cada um dos ex-centros pode albergar um ou mais
fundos documentais. Esta documentação tem como material de suporte tanto o papel como material fotográfico e audiovisual. No primeiro grupo enquadram-se as cartotecas e as mapotecas, podendo encontrar-se documentos diversos tais como cartas, códices, livros de registos, cadernetas, desenhos (entre os quais desenhos de campo) gravuras e aguarelas, assim como uma colecção de cartões com grupos sanguíneos. O segundo grupo de material em suporte fotográfico, compreende
diapositivos, microfilmes, fotografias em vidro e em papel (muitas delas aéreas), negativos em película ou em vidro e rolos de negativos. Alguns destes itens estão organizados na forma de álbum, outros estão soltos (em ficheiros ou caixas) e outros colados em cartões ou contraplacados de madeira. Uma grande parte dos fotogramas existentes dispõem-se na forma de bandas que, no seu conjunto, compõem uma filmoteca. O terceiro e último grupo, o do material em suporte audiovisual, agrupa rolos e bobines de filmes, cassetes analógicas e VHS, e até discos de 45 rpm.
Até o momento para 13 destes arquivos ( 65%) foi possível contabilizar cerca de 533 metros lineares de documentação dispersa, prevendo-se assim que o total da documentação se aproxime dos 1.000 metros lineares. Salienta-se porém que grande parte do acervo dos arquivos ainda não foi tratado arquivisticamente, podendo estar associados arquivos históricos e arquivos correntes, carecendo de organização e consequente selecção e eliminação.
Desta documentação registou-se que apenas 25% tem o tratamento documental preliminar de ficheiro manual ou etiquetagem.
Bens Patrimoniais
Os bens patrimoniais compreendem bens de carácter museológico e outro acervo científico, correspondente às várias áreas de investigação, englobando tanto as Ciências Naturais como as Ciências Humanas. Estes bens foram encontrados em 18 dos ex-centros e podem subdividir-se em oito diferentes tipologias:
• Objectos de Arte: escultura e bustos africanos, pintura, desenhos artísticos, cerâmica e medalhística;
• Mobiliário: mobiliário antigo de escritório e de biblioteca que inclui relógios e expositores museológicos;
• Bens Etnográficos: teares, cestaria, objectos metálicos, equipamentos agrícolas, armas,
etc.;
• Bens Arqueológicos: proveniente de escavações arqueológicas, tais como cerâmica e fósseis, entre outros;
• Espécies Animais: destacam-se neste grupo as amostras em meio líquido, as espécies embalsamadas e a entomoteca;
• Espécies Vegetais: herbário, banco de sementes, colecções de frutos e outros produtos naturais, duas xilotecas, colecção de bases de madeiras e exemplares de plantas vivas;
• Espécies Minerais e Terras: amostras de materiais pétreos, terrários (conjuntos de amostras de solos) e a pedoteca (conjunto de monólitos de solos);
• Equipamento Tecnológico e Científico: engloba o equipamento e material de trabalho de campo (utilizado no âmbito das missões de estudo de etnias do Ultramar Português) e diversos aparelhos de investigação científica nomeadamente laboratorial já em desuso (aparelhos fotográficos, espectrómetro de emissão, microscópios antigos, micrótomo, balanças de precisão, pantógrafos, aerotopógrafo, etc.), protótipos de estruturas cristalinas, etc..
Este acervo compreende mais de 400 mil unidades, sendo possível contabilizar um volume superior a 16.460m3. Mais uma vez, salienta-se que se trata apenas de valores aproximados já que, dos 18 ex-centros com bens, cerca de metade não possui informação exacta sobre as unidades nem sobre as áreas e volumes ocupados. Relativamente ao tratamento documental 17% têm tratamento informático parcialmente efectuado ou a decorrer, 28% está tratado em ficheiro manual, 39% não possui qualquer tipo de tratamento e para 6%
desconhece-se a situação por se encontrar inacessível.
Podemos concluir que o tratamento documental do património do IICT é parcial, já que parte apresenta tratamento informático, uma grande parte está tratada apenas manualmente existindo ainda uma grande percentagem de documentação e bens sem qualquer tratamento.
Quanto às condições físicas do património, numa avaliação ainda superficial dos riscos
onde o factor predominante foi o das condições de armazenamento / acondicionamento do
acervo, o qual por observação se verificou estar directamente relacionado com o estado de
conservação das colecções, estabeleceram-se três categorias principais: suficiente, insuficiente
e desconhecida. A soma dos valores das categorias insuficiente e desconhecido revelou que
cerca de 40% do património do IICT está em risco, ou incorrectamente acondicionado (31%)
ou em situação desconhecida (9%), sujeito ao processo de degradação natural sem qualquer
tipo de controle. Os restantes 60% encontra-se numa situação considerada razoável, mas longe
de poder ser considerada boa. Este facto prende-se com a ausência de uma política de
preservação na Instituição, onde predomina o estado deteriorado das instalações e onde são inexistentes as áreas de armazenamento adequadas.
3. DESCRIÇÃO E OBJECTIVOS DO PROGRAMA
O Programa Interministerial de tratamento e divulgação do património do IICT resulta de uma parceria entre o Instituto de Investigação Científica Tropical (IICT) e o Instituto Português de Museus (IPM) e será coordenado pela Fundação para a Ciência e a Tecnologia (FCT) que fomentará a sua prossecução, disponibilizando os recursos humanos (30 bolsas de gestão científica e tecnológica - BGCT) indispensáveis à sua realização. Conta assim com a participação executiva do Ministério da Ciência Inovação e do Ensino Superior e do Ministério da Cultura e compreende o projecto de «Desenvolvimento de bases de dados inovadoras aplicadas ao património científico:
disponibilização de conteúdos on-line», inscrito pelo IICT no PIDDAC, garantindo os meios técnicos necessários à sua concretização.
O Programa que está em fase de arranque, tem como objectivo fulcral tratar informaticamente e promover o acesso ao património histórico. Pretende-se, desta forma, tornar acessível a um público especializado este único e valioso património cultural, favorecendo a investigação tropical e aumentado o conhecimento da cultura e da história dos países de expressão portuguesa. A difusão via internet da informação obedece aos critérios científicos de selecção e organização, habitualmente adoptados pela comunidade científica internacional, cabendo a sua determinação aos investigadores responsáveis pela gestão das colecções. Esta iniciativa servirá também os interesses da instituição, constituindo uma base de apoio aos projectos científicos e técnicos em curso e permitindo o surgimento de novas dinâmicas, facilitando e agilizando os projectos de investigação numa óptica interdisciplinar.
A implementação do Programa exige o aumento do grau de tratamento bibliográfico e arquivístico da documentação bem como do grau de inventariação dos bens museológicos.
Exige ainda a utilização das bases de dados nacionais disponíveis, nomeadamente a Porbase5
para o tratamento bibliográfico (o que nos permitirá aceder à rede europeia de bibliotecas
como biblioteca cooperante) e o programa Matriz para o qual será desenvolvida uma nova
versão que permita o tratamento informático de todo o acervo científico. Como já foi referido,
este acervo é constituído por um conjunto muito diversificado de bens patrimoniais, para uma
parte dos quais não existe uma base de dados nacional passível de ser aplicada. A parceria com
o IPM compreende assim a criação de uma nova base de dados para as ciências naturais,
adaptável a vários organismos nacionais, e possibilita a disponibilização de informação na
rede de Museus e ainda acedermos virtualmente ao espólio do IPM, inclusivamente a colecções com proveniência no IICT, agora à guarda do IPM.
Acresce ainda a necessidade de adopção de uma base de dados específica para o tratamento do acervo arquivístico, uma vez que não existe uma versão de âmbito nacional implementada pelo Arquivo Nacional da Torre do Tombo.
À guisa de conclusão, podemos definir como objectivos principais, o seguinte:
1- Promover a inventariação, catalogação, classificação e indexação do vasto acervo do IICT que ainda carece desse tratamento;
2- Desenvolver e conceber novas funcionalidades e novos campos de aplicação da base de dados Matriz, utilizada para os museus nacionais da rede do IPM;
3- Proceder de forma sistemática e normalizada ao carregamento das bases de dados nacionais adoptadas para a divulgação da informação;
4- Proceder à digitalização de bens patrimoniais, de acordo com os parâmetros previamente definidos pelos responsáveis das colecções.
Ao trabalho descrito será ainda acrescentada a vertente da Preservação, que completa os objectivos deste Programa. Pretende-se assim iniciar uma política de preservação que passa por implementar práticas básicas de conservação preventiva, bem como pela realização de um diagnóstico correcto da situação.
Temos assim como objectivos suplementares deste Programa:
1- Proceder ao levantamento do estado de conservação das colecções;
2- Implementar medidas de preservação em função de uma avaliação integrada dos riscos.
4. PROCEDIMENTOS TÉCNICOS E METODOLOGIA DE TRABALHO
Observados os resultados descritos podemos concluir da necessidade de estabelecer prioridades, determinando o que deste vasto universo patrimonial constitui o mais significativo para a história dos países lusófonos, assim como o mais relevante na missão da instituição.
Esta tarefa fundamental compete também ao corpo de investigadores do IICT. À Direcção de Serviços de Apoio à investigação cabe a coordenação de um esforço que tem que ser transversal a todo o Organismo.
O Programa exige a realização de um amplo horizonte de tarefas as quais, em termos
de tratamento e disponibilização do espólio via internet, se podem dividir pelas três principais
categorias de património: acervo Bibliográfico, acervo Arquivístico e outro acervo Científico
que inclui bens de carácter Museológico. Neste contexto, há necessidade de constituir três equipas distintas de intervenção, formadas por pessoal especializado no tratamento de cada categoria de património e técnicos de conservação, que deverão ser acompanhadas pelos investigadores responsáveis pelas colecções e supervisionadas por um especialista, na área específica, que validará o trabalho executado diariamente.
No caso das bibliotecas, no processo de informatização, será dada prioridade à documentação das bibliotecas já tratadas manual ou informaticamente, uniformizando procedimentos. O CDI regista um avanço significativo em termos informáticos e trabalha em ambiente unimarc (sistema compatível com o Porbase5) pelo que, numa primeira fase, não constituirá uma prioridade.
Contrariamente, dada a importância do Arquivo Histórico Ultramarino no panorama dos arquivos nacionais e as carências com que se debate em termos de meios para o tratamento da documentação, considera-se fundamental investir fortemente neste arquivo. Isto sem contudo descurar os fundos dispersos pelos restantes ex-centros, incluindo a documentação fotográfica e as imagens em filme recolhidas nos países de expressão Portuguesa, cujo processo de digitalização será fundamental não apenas para a sua divulgação mas também para a sua preservação.
Relativamente aos outros bens patrimoniais, tal como já foi referido, a implementação do Programa vai exigir o desenvolvimento do Matriz (sistema de gestão integrada de museus), concebendo novos campos capazes de alargar a sua aplicação ao património científico do IICT, na área das ciências exactas, nomeadamente na área de Zoologia, Biologia, Botânica, entre outras. Este trabalho deverá ser coordenado pelo IPM e compreende a participação do pessoal de investigação do IICT que deverá estabelecer as directrizes necessárias à constituição das novas funcionalidades do programa. Paralelamente, a equipa de outros bens patrimoniais iniciará as suas tarefas por peças enquadráveis na presente versão do Matriz, como por exemplo os bens arqueológicos ou etnográficos.
Realça-se que quer o tratamento arquivístico quer o tratamento de inventariação dos bens de carácter museológico, prévios ao tratamento informático, são ainda muito incipientes pelo que, numa primeira fase, se prevê resultados menos visíveis nestas áreas de intervenção.
Acresce que, na sua generalidade, muita da documentação dos ex-centros ainda não foi organizada nem seleccionada, pelo que o grande investimento será ao nível da classificação e indexação, trabalhos que, exigindo uma pesquisa minuciosa, são inevitavelmente mais lentos.
O tratamento intelectual das espécies deverá também ser acompanhado pelo
melhoramento das condições físicas das colecções através da sua higienização com
equipamento próprio e re-acondicionamento, operações a realizar por Técnicos Superiores de
diagnóstico do estado de conservação do Património, por forma a proceder ao levantamento do estado de conservação do Património e das condições de Preservação numa óptica de avaliação e gestão de risco.
Cada equipa de trabalho será constituída por 8 técnicos superiores da respectiva especialidade (nomeadamente Ciências Documentais / Área de Biblioteca, Ciências Documentais / Área de Arquivo e Museologia) e por 2 técnicos superiores de Conservação e Restauro, num total de 10 elementos cada.
A preparação das equipas engloba módulos de formação:
1. Na utilização das bases de dados com vista à sua eficaz utilização;
2. No diagnóstico do estado de conservação, com vista a habilitar os intervenientes na determinação das principais patologias de deterioração que afectam os bens.
Como principais procedimentos técnicos para cada equipa temos:
- a catalogação, classificação e indexação ou inventariação, em suporte informático, das espécies de acordo com as normas nacionais e internacionais;
- a elaboração de instrumentos de pesquisa e divulgação;
- o diagnóstico das patologias de deterioração mais significativas;
- o acondicionamento correcto do acervo.
O método de trabalho a aplicar compreenderá os seguintes passos:
- recolha dos ficheiros manuais para identificação, análise da informação, registo e tratamento informático;
- quando não existe ficheiro, recolha documentação / espécies para identificação, classificação e inventariação em suporte informático;
- validação do acervo;
- controlo das existências;
- registo de imagem (quando se justifique);
- automatização;
- registo do estado de conservação;
- higienização;
- etiquetagem (quando se justifique);
- reenvio para o local de origem e condicionamento correcto.
5. MEIOS NECESSÁRIOS
A prossecução do Programa exige um grande investimento em recursos humanos, nomeadamente para a realização do tratamento bibliográfico, arquivístico e museológico (24 bolseiros FCT), para a realização dos tratamentos de Preservação (6 bolseiros
1FCT), no acompanhamento científico (investigadores responsáveis pela gestão das colecções do IICT), na validação das tarefas e supervisão técnica das equipas (três técnicos especialistas
2), para o apoio administrativo (um administrativo IPM) e ainda para a coordenação geral do Programa (actividade conjunta do IICT/IPM, representada respectivamente pelo Director de Serviços de Apoio e Director de Serviços de Inventário).
Relativamente aos bens de capital o investimento mais significativo será efectuado no 1º ano e corresponde ao equipamento informático, mas compreende ainda o equipamento necessário aos procedimentos de preservação, o qual se insere nas rubricas de equipamento básico e administrativo.
Em termos logísticos será necessário disponibilizar salas que possuam uma rede de telecomunicações eficaz. Esta situação, que poderia constituir um problema, será contudo obviada com a implementação de um outro projecto deste Instituto já em curso, o projecto POSI da intranet, que facilitará as comunicações internas neste organismo com instalação de banda larga. Contudo, como já foi referido, o acervo está disperso por várias locais e não será viável nem conveniente proceder à sua deslocação, pelo que as equipas terão que se ajustar às circunstâncias individuais de cada colecção.
As verbas previstas para o 1º ano de execução do Programa são na ordem dos 560 mil Euros, compreendendo um financiamento externo, pela FCT, no valor de 268 mil Euros (30 bolseiros), o investimento (verbas PIDDAC) do IICT e IPM na ordem dos 209 mil Euros e ainda custos de menor envergadura a financiar pelo orçamento de estado do IPM e IICT, relativo aos meios humanos envolvidos das duas instituições, bem como gastos de overhead a assegurar pelo IICT. Os dois anos seguintes não comportarão as verbas de investimento inicial.
6. ANÁLISE ESTRATÉGICA
Tendo em conta as actividades previstas no âmbito do Programa interministerial de valorização e divulgação do património histórico do IICT, é fundamental que todos os intervenientes se sintam responsáveis pela sua missão, bem como pelos resultados alcançados.
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