Contexto da organização

(1)

Revisão: 01 Abril/2018

Análise de Riscos e Oportunidades

Sistema de Gestão da Qualidade – Fábrica de Lubrificantes

(2)

Definindo o Contexto da Organização

(3)

Objetivo:

Definir o contexto da organização baseada em informações prévias determinadas com a

participação de uma equipe multidisciplinar designada pela Alta Direção, bem como avaliar os riscos e

oportunidades e as ações necessárias.

Metodologia:

Para definição do contexto da organização foi utilizado a metodologia de Análise de SWOT

(FOFA em português), identificando os Fatores Internos (Força e Fraqueza) e os Fatores Externos

(Oportunidades e Ameaças). A partir da aplicação dessa metodologia foi possível identificar o contexto da

organização e as partes interessadas.

Resultados Pretendidos

Q1 Atendimento da legislação relacionada ao produto Q2 Melhoria da satisfação dos clientes Q3 Atendimento dos requisitos das partes interessadas Q4 Melhoria da competitividade

Q5 Melhoria na participação no mercado Q6 Melhoria contínua do desempenho da qualidade, com ênfase na prevenção de defeitos, diminuição da variação e desperdício na cadeia de fornecimento

Q7 Contribuir para a continuidade da operação Q8 Contribuir para a continuidade do negócio Q9 Atendimento dos objetivos da qualidade

(4)

Revisão: 01 Abril/2018 Tecnologia

Gestão

Valores

funcionários

Cultura

interna

Conhecimento (know-how) Desempenho

Questões

Internas

(5)

Tecnologia -

Nível tecnológico dos processos de fabricação

Fator ou Condição Nível tecnológico dos processos de fabricação

Resultados Pretendidos Q2, Q3, Q4, Q5, Q6, Q7, Q8 e Q9

Partes Interessadas Acionistas, Clientes

Expectativa/Necessidade Processos atualizados

Requisito Legal ou de Parte Interessada? Não

Positivo ou Negativo? Pode ser positivo ou negativo

Análise Crítica Falha em manter os processos de fabricação atualizado pode levar a aumento de custo do produto e perda de clientes, principalmente no setor automotivo.

Atualizado em? 20-04-2018

Ação Manter um nível de investimento adequado em equipamentos para manter os processos atualizados tecnologicamente.

(6)

Tecnologia -

Nível tecnológico dos produtos

Fator ou Condição Nível tecnológico dos produtos

Partes Interessadas Acionistas, clientes

Expectativa/Necessidade Produtos no mais alto nível tecnológico

Análise Crítica Produtos da empresa estão no nível tecnológico muito bom em relação a concorrência.

Falha em manter os produtos atualizados tecnologicamente pode levar a perda de mercado.

Ação Manter-se atualizado em relação aos avanços tecnológicos e incorporá-los o mais ráipdo possível aos produtos.

(7)

Gestão -

Gestão da empresa e certificações

Fator ou Condição Gestão da empresa e certificações

Partes Interessadas Clientes

Expectativa/Necessidade Manter as certificações pertinentes e necessárias (Ex.: ISO 9001)

Requisito Legal ou de Parte Interessada? Sim

Análise Crítica Perda de certificações pode levar a sérias perdas de negócios para empresa e prejudicar o nome da empresa no mercado.

Ação Manter os sistemas de gestão bem gerenciados para assegurar a manutenção das certificações.

(8)

Fator ou Condição Participação acionária

Resultados Pretendidos Q6, Q8 e Q9

Partes Interessadas Clientes, funcionários, provedores externos, acionista

Expectativa/Necessidade Acionistas controladores realizem uma gestão eficaz do negócio, valorizando os funcionários e buscando uma relação de benefício mútuo com os clientes e provedores externos

Positivo ou Negativo? Positivo

Análise Crítica Mudança na participação acionária da organização, principalmente os acionistas controladores, podem ter impacto significativo na gestão do negócio

Ação Quando ocorrerem mudanças nos acionistas, preparar plano de ação, caso necessário, em função da abrangência da mudança, para evitar impactos negativos na gestão do negócio

Processo/Área responsável Gerir Negócios

(9)

Relação com os funcionários– Satisfação dos funcionários

Fator ou Condição Satisfação dos funcionários

Resultados Pretendidos Q2, Q4, Q5, Q6 e Q9

Partes Interessadas Acionistas, funcionários e sindicato

Expectativa/Necessidade Bom ambiente de trabalho, compensação justa, treinamento apropriado e reconhecimento

Análise Crítica Uma diminuição na satisfação pode levar a diminuição da produtividade e qualidade e aumento do turn over.

Ação Realizar pesquisa de satisfação dos funcionários periodicamente e tomar ações conforme necessário.

(10)

Cultura Interna – Influencia da cultura interna no ambiente

de trabalho

Fator ou Condição Influencia da cultura interna no ambiente de trabalho

Partes Interessadas Acionistas, funcionários e clientes

Expectativa/Necessidade A cultura interna contribua para um bom ambiente de trabalho que propicie benefícios a todas as partes interessadas

Análise Crítica A cultura empresa propicia um comportamento ético, comprometido e responsável dos seus funcionários o que contribui fortemente para o desempenho da organização.

Ação Realizar os treinamento de integração e periódicos online.

(11)

Conhecimento (know-how) – Proteção de informações

confidenciais

Fator ou Condição Proteção de informações confidenciais

Resultados Pretendidos Q2, Q3, Q4, Q5, Q6, Q7 e Q8

Partes Interessadas Acionistas, funcionários e clientes

Expectativa/Necessidade Ausência de vazamento de informações

Positivo ou Negativo? Negativo

Análise Crítica O vazamento de informações confidenciais em relação aos produtos, processos, clientes e contratos da Chevron pode levar a perda de clientes e a uma falta de confiança na Chevron pelo mercado

Ação Considerar na análise de risco e definir ações conforme aplicável

(12)

Conhecimento (know-how) – Perda de conhecimento

(know-how) em função de saída de funcionários

Fator ou Condição Perda de conhecimento (know-how) em função de saída de funcionários

Resultados Pretendidos Q2, Q3, Q4, Q5, Q6 e Q7

Partes Interessadas Acionistas, empregados e clientes

Expectativa/Necessidade Manutenção do Know-how

Análise Crítica Conhecimento técnico dos produtos da empresa e dos processos de produção é fundamental parta assegurar um bom atendimento aos clientes.

Ação Manter plano de sucessão.

(13)

Desempenho – Resultados financeiros

Fator ou Condição Resultados financeiros

Resultados Pretendidos Q4, Q5, Q8 e Q9

Partes Interessadas Acionistas, clientes, provedores externos e funcionários

Expectativa/Necessidade Lucratividade, retorno sobre o investimento e crescimento

Análise Crítica Bons resultados financeiros são fundamentais para assegurar o

interesse dos acionais em continuar com todas as linhas de negócio. Interrupção em linhas de negócio impactará clientes, provedores externos e funcionários.

Ação Manter uma gestão adequada do negócio para asseguar lucratividade adequada.

(14)

Desempenho – Capacidade de produção (Produtividade)

Fator ou Condição Capacidade de produção (Produtividade)

Partes Interessadas Acionistas e clientes

Expectativa/Necessidade Alto nível de produtividade e capacidade de produção flexível para se adaptar as oscilações do mercado

Análise Crítica Capacidade de produção atual é suficiente para atender a demanda de vendas com bastante folga devido a retração do mercado.

Ação Acompanhar a previsão de demanda para antever possíveis dificuldades.

(15)

Valores – Comportamento ético e justo

Fator ou Condição Comportamento ético e justo

Partes Interessadas Acionistas, funcionários e competidores

Expectativa/Necessidade Que os valores da organização contribuam para a sustentabilidade do negócio e uma percepção positiva da empresa por parte da sociedade

Análise Crítica Valores da organização contribuem para o desenvolvimento de uma cultura de trabalho aberta, justa, sem discriminação e participativa. Organização sempre busca competir de forma ética e justa sem usar práticas abusivas que prejudiquem a competição de forma indevida.

Ação Divulgar o código de ética, a política corporativa anti-corrupção e os canais para denúncias do grupo Ultra para todos os colaboradores

(16)

Revisão: 01 Abril/2018 Competiti vidade Mercado Cultural (Sociedade) Produtos e processos providos externamente

Social

Econômica Governo Satisfação dos clientes

Questões

Externas

(17)

Competitividade – Participação no mercado

Fator ou Condição Participação no mercado

Expectativa/Necessidade Ter uma participação significativa no mercado, buscando sempre a liderança.

Análise Crítica Atualmente a participação no mercado é muito boa. A marca Chevron/Texaco é muito forte.

Falha em se manter competitivo frente aos concorrentes pode levar a perda de mercado.

Ação Manter-se atualizado em relação as ações dos concorrentes e preço competitivo.

(18)

Mercado – Situação do mercado

Fator ou Condição Situação do mercado

Partes Interessadas Acionistas

Expectativa/Necessidade Negócio robusto e flexível para suportar oscilações no mercado.

Análise Crítica O mercado atualmente não está favorável devido a situação econômica do pais e a forte retração no setor industrial.

Ação Realizar análise constante do mercado e desenvolver ações para adequação.

(19)

Produtos e processos providos externamente – Falta de energia

Fator ou Condição Falta de energia

Partes Interessadas Acionistas, Light e clientes

Expectativa/Necessidade Minimização da risco falta de energia

Análise Crítica Falta de energia ou racionamento pode comprometer a continuidade das operações.

Norma IATF 16949 requer plano de contingência para situações como essa.

Ação Considerar na análise de risco e definir ações conforme aplicável.

(20)

Produtos e processos providos externamente – Falta de água

Fator ou Condição Falta de água

Partes Interessadas Acionistas, CEDAE e clientes

Expectativa/Necessidade Minimização da risco de falta de água

Análise Crítica Falta de água ou racionamento pode comprometer a continuidade das operações.

(21)

Produtos e processos providos externamente

– Falta de matérias primas

Fator ou Condição Falta de matérias primas

Partes Interessadas Acionistas, provedores externos e clientes

Expectativa/Necessidade Minimização do risco de falta de matérias-primas

Análise Crítica Matérias primas importadas tem maior lead time para aquisição, necessidade de manter estoques maiores e instabilidade de preço devido a variação cambial

(22)

empresa, produtos ou outros fatores

Fator ou Condição Percepção da sociedade em relação a empresa, produtos, ou outros fatores

Partes Interessadas Acionistas, clientes e sociedade

Expectativa/Necessidade Tratamento justo dos funcionários e prestadores de serviço.

Produtos e processos que minimizem o impacto ambiental e maximizem a sustentabilidade.

Pequena ou nenhuma perturbação da vizinhança devido a suas atividades.

Requisito Legal ou de Parte Interessada? Não

Análise Crítica Os produtos da empresa são usados em bens essenciais para a sociedade. A empresa está localizada em uma zona industrial, onde raramente pode haver manifestações da vizinhança referente a aspectos ambientais dos processos da empresa

Ação Exercer controle sobre os processos de produção para evitar manifestações negativas ou reclamações junto aos órgãos de controle

(23)

Social – Greves de funcionários ou transporte público

Fator ou Condição Greves de funcionários ou transporte público

Partes Interessadas Acionistas, funcionários e sindicatos

Expectativa/Necessidade Direito e legislação de greve respeitado.

Alternativas para o deslocamento até o trabalho e/ou tolerância por atraso ou falta.

Análise Crítica Greves podem afetar a continuidade das operações

Ação Considerar na análise de risco e definir ações conforme aplicável

(24)

Econômica – Flutuações no câmbio

Fator ou Condição Flutuações no câmbio

Expectativa/Necessidade Negócio robusto para minimizar o risco de ser afetado por flutuações do câmbio

Análise Crítica Aumento do preço de matérias primas importadas pode diminuir a lucratividade da empresa ou levar a aumento dos preços dos

produtos.

Ação Procurar se manter atualizado sobre possíveis flutuações para

procurar se beneficiar delas ou desenvolver ações para minimizar o impacto.

(25)

Relação com os clientes– Requisitos específicos dos clientes

Fator ou Condição Requisitos específicos dos clientes

Partes Interessadas Cientes

Expectativa/Necessidade Atender todos os seus requisitos específicos

Análise Crítica O não atendimento dos requisitos específicos dos clientes pode levar a uma não conformidade maior na auditoria do organismo de

certificação, colocando em risco a certificação. Pode levar, também, a uma diminuição significativa no nível de satisfação do cliente

Ação Manter-se atualizado em relação as mudanças nos requisitos dos clientes, analisar as mudanças nos requisitos e revisar o SGQ, conforme apropriado, para assegurar o atendimento

(26)

Fator ou Condição Percepção dos clientes do desempenho da organização

Expectativa/Necessidade Os clientes terem uma percepção fortemente positiva do desempenho da organização (alto nível de satisfação)

Análise Crítica Uma diminuição no nível de satisfação dos clientes pode levar a perda de mercado.

Normas ISO 9001 e IATF 16949 requerem avaliação da satisfação dos clientes.

Ação Avaliar a satisfação dos clientes periodicamente e tomar ação conforme necessário.

Processo/Área responsável Vender

Relação com os clientes– Percepção dos clientes do desempenho

da organização

(27)

Fator ou Condição Legislação trabalhista

Resultados Pretendidos Q7 e Q8

Partes Interessadas Acionistas, funcionários, MTE e sindicatos

Expectativa/Necessidade Atender a todas as legislações pertinentes

Análise Crítica Falha no atendimento da legislação trabalhista pode levar a

autuações, multas e processos trabalhistas, gerando perdas para a empresa. Pode causar insatisfação nos funcionários.

Comprometimento da imagem da organização junto aos clientes e sociedade

Ação Manter-se atualizado sobre a legislação trabalhista e exercer controle do seu atendimento

Processo/Área responsável Gerir Pessoas

(28)

Fator ou Condição Produto (recall)

Partes Interessadas Acionistas, sociedade, usuários, clientes, governo e provedores externos

Expectativa/Necessidade Minimizar a possibilidade de recall

Análise Crítica Falha no atendimento dos requisitos que afetam a segurança dos produtos, pode levar a necessidade da realização de recall

Ação Determinar medidas de controle eficazes para minimizar o risco de recall

Processo/Área responsável Fabricar/Entregar

(29)

Análise

Riscos

(30)

Apresentação da

Análise de Risco

(31)

Gerir Negócio – Plano de investimento inadequado

Risco ou Oportunidade? Risco

Causa/Motivador Informações equivocadas sobre a necessidade de investimento

Consequência Redução da capacidade de produção (Processo e Produto desatualizado). Aumento no custo de produção e infraestrutura.

P o n t u ç ã o Probabilidade 2 Consequência 4 Valor do Risco/Oportunidade 8

Ações para abordar Riscos e Oportunidades

Preventivas Análise das necessidades de investimento pelo setor de projetos junto com a gerência da _{Fábrica (CAPEX). Acompanhamento do plano de investimento (Elaborar um cronograma).} Mitigação Ação corretiva

(32)

Causa/Motivador Falta de recursos para manutenção e melhoria do Sistema de Gestão da _Qualidade Consequência Perda das Certificações e consequentemente de clientes.

P o n t u ç ã o Probabilidade 1 Consequência 5 Valor do Risco/Oportunidade 5

Ações para abordar Riscos e Oportunidades

Preventivas Manter os recursos necessários a partir da análise crítica da Alta Direção. Processos de _{auditorias (Interna, de Clientes, Externas, Produto e Processo).} Mitigação Ação corretiva

(33)

Gerir Negócio – Percepção da Sociedade

Causa/Motivador Percepção da sociedade em relação a empresa e o produto Consequência Denegrir a imagem da empresa em relação à sociedade

Ações para abordar Riscos e Oportunidades

Preventivas

Controle do processo de produção para evitar manifestações negativas junto aos órgãos competentes (exemplo: geração de resíduo). Tratamento justo com os empregados e prestadores de serviços.

(34)

Gerir negócio – Greves

Causa/Motivador Greve de empregados e greve geral como forma de protesto Consequência Interrupção da produção

Ações para abordar Riscos e Oportunidades

Preventivas Meios alternativos (contratação de carros, por exemplo) para o deslocamento dos_{empregados até a fábrica.} Mitigação Plano de contingência.

(35)

Gerir pessoas – Satisfação e ambiente de trabalho dos

funcionários

Causa/Motivador Insatisfação dos empregados por trabalhar em ambiente inadequado Consequência Queda na produção, produtos sem qualidade, aumento de retrabalho e

desperdícios P o n t u ç ã o Probabilidade 2 Consequência 5 Valor do Risco/Oportunidade 10

Ações para abordar Riscos e Oportunidades

Preventivas

Criar plano de ação a partir dos resultados da pesquisa de satisfação. Programa de Massagens, alongamento, controle de luminosidade, ruído, certificação da Norma OHSAS 18001 e atendimento as NRs.

(36)

Gerir pessoas – Conhecimento Organizacional

Causa/Motivador Vazamento de informações confidenciais e perda de conhecimento (know-how) por saída de funcionários.

Consequência Aumento da concorrência, dificuldade no andamento dos processos operacionais, demora na resposta para solução de problemas,

dificuldade de retransmitir o conhecimento.

Ações para abordar Riscos e Oportunidades

Preventivas

Treinamento periódico dos funcionários no Manual de Compliance. Plano de sucessão, plano de treinamentos internos (ministrados pelos funcionários mais experientes),

Reuniões periódicas para compartilhar as experiências vivenciadas .

(37)

Causa/Motivador Falta de fornecimento de energia por tempo prolongado Consequência Interrupção das operações

Ações para abordar Riscos e Oportunidades

Preventivas Plano de manutenção preventiva e preditiva. Mitigação Plano de contingência

(38)

Comprar – Interrupção no fornecimento de

matérias-primas

Causa/Motivador Falta de matérias primas Consequência Interrupção naprodução

Ações para abordar Riscos e Oportunidades

Preventivas

Manter estoque de segurança, de acordo com a previsão da demanda, para

garantir o fornecimento.

(39)

Causa/Motivador Perda do controle manipuladas em terceiro

Consequência Atrasos na entrega ao cliente com possíveis prejuízos por perda de matérias-primas e embalagens P o n t u ç ã o Probabilidade 2 Consequência 4 Valor do Risco/Oportunidade 8

Ações para abordar Riscos e Oportunidades

Preventivas Desenvolver sistema para aumentar a confiabilidade do controle da produção em _{terceiros. Controle diário dos produtos manipulados em terceiro} Mitigação Ação corretiva.

Fabricar/Entregar – Falha na gestão de matérias-primas

e embalagens em terceiros

(40)

Causa/Motivador Falta de material ou infraestrutura inadequada

Consequência Atrasos na entrega ao cliente com possíveis prejuízos por perda de matérias-primas e embalagens P o n t u ç ã o Probabilidade 2 Consequência 5 Valor do Risco/Oportunidade 10

Ações para abordar Riscos e Oportunidades

Preventivas Auditoria de segunda parte nos fornecedores maior risco. Desenvolver fornecedores _{alternativos. Produzir internamente, se possível.} Mitigação Plano de contingência.

(41)

Causa/Motivador Falha em equipamento chave de produção

Consequência Interrupção da produção. Atraso na entrega aos clientes.

Ações para abordar Riscos e Oportunidades

Preventivas Estoque de segurança de produtos acabados. Manutenção preventiva e preditiva. Estoque _{de segurança de peças de reposição} Mitigação Plano de contingência.

(42)

Causa/Motivador Falha do fornecedor

Consequência Impossibilidade de realizar o enchimento e atender o prazo de entrega P o n t u ç ã o Probabilidade 2 Consequência 5 Valor do Risco/Oportunidade 10

Ações para abordar Riscos e Oportunidades

Preventivas Controle de Qualidade específico para recebimento de embalagens. Análise dos _{fornecedores (Homologação dos produtos fornecidos).} Mitigação Ação corretiva.

(43)

Causa/Motivador Variação no mercado. Problemas de liberação de importações Consequência Custo maior do produto. Dificuldade na produção.

Ações para abordar Riscos e Oportunidades

Preventivas Fornecedor alternativo. Fórmulas alternativas Mitigação

(44)

Causa/Motivador Não atendimento da legislação por falta de conhecimento ou infraestrutura.

Consequência Multas. Retenção da carga

Ações para abordar Riscos e Oportunidades

Preventivas

Manter-se atualizado com relação a legislação. Pesagem do caminhão. Contratação de transportadoras competentes. Realizar check-list aleatórios nos transportadores durante o carrregamento

Mitigação

Fabricar/Entregar – Não atender a legislação referente a

transporte

(45)

Causa/Motivador Erro de carregamento

Consequência Reclamação de cliente. Frete excessivo

Ações para abordar Riscos e Oportunidades

Preventivas Conferência do carregamento (check-list de embarque). Auditorias focadas no _carregamento Mitigação Ação corretiva.

(46)

Causa/Motivador Falha na gestão de estoque dos acessórios Consequência P o n t u ç ã o Probabilidade Consequência Valor do Risco/Oportunidade

Ações para abordar Riscos e Oportunidades

Preventivas Monitoramento do estoque (ver com o Alexsandro) Mitigação

Fabricar/Entregar – Falta de acessórios de embalagem

(lacres, cantoneiras, fita corrugada, filme strech, etc.)

(47)

Causa/Motivador Acidentes ou quebra de veículos

Consequência Multa por parada de linha de montadora. Comprometimento da imagem da empresa. Perda de vendas

Ações para abordar Riscos e Oportunidades

Preventivas Contratação de transportadoras competentes. Auditoria periódica das transportadoras Mitigação Clausula de ressarcimento por falhas por responsabilidade da transportadora

Fabricar/Entregar – Não atender o prazo de entrega

do cliente

(48)

Causa/Motivador Falta de comunicação com o cliente.

Consequência Falta de percepção das necessidades do cliente.

Ações para abordar Riscos e Oportunidades

Preventivas Contato constante com o cliente. Análise dos scorecards. Mitigação Ações corretivas

Retroalimentar o cliente - Falha em obter

retroalimentação adequada do cliente

(49)

Causa/Motivador Diminuição da satisfação do cliente Consequência Perda de mercado

Ações para abordar Riscos e Oportunidades

Preventivas Avaliar periodicamente a satisfação do cliente e tomar as ações necessárias, quando _aplicável. Mitigação

(50)

Apresentação da Análise de

Oportunidade

(51)

Risco ou Oportunidade? Oportunidade

Causa/Motivador Sustentabilidade da organização

Consequência Ambiente de trabalho justo, sem discriminação e partipativo

P o n t u ç ã o Probabilidade 4 Consequência 5 Valor do Risco/Oportunidade 20

Ações para abordar Riscos e Oportunidades

Preventivas Realizar treinamentos de integração e periódicos. Mitigação

(52)

Causa/Motivador Diminuição de custo. Aumento da qualidade do produto recebido Consequência Melhora na competitividade

Ações para abordar Riscos e Oportunidades

Preventivas Identificar as embalagens mais significativas_{Trabalhar junto aos fornecedores para melhoria na confiabilidade do produto.} Mitigação

(53)

Causa/Motivador Capacidade de produção atual com folga

Consequência Aumentar a participação de forma significativa no mercado.

Ações para abordar Riscos e Oportunidades

Preventivas Manter-se atualizado em relação aos concorrentes (ações e preços competitivos). _{Aumentar o campo de atuação/pontos de vendas.} Mitigação

(54)

Causa/Motivador Necessidade de aumentar a participação no mercado

Consequência Aumento da participação no mercado e lucratividade da empresa

Ações para abordar Riscos e Oportunidades

Preventivas Manutenção de bom relacionamento com o cliente_{Análise constante de oportunidades} Mitigação