Utilização de “Tecnologia de Informação” na Estruturação do Sistema de Informações Contábeis.

Utilização de “Tecnologia de Informação” na Estruturação do Sistema de

Informações Contábeis

.

Alexandro Barbosa

Mestrando em Ciências Contábeis - Controladoria - UFPB

Universidade Federal do Rio Grande do Norte, Dep. de Ciências Contábeis, Natal, Brasil Universidade Potiguar, Dep. de Ciências Contábeis, Natal, Brasil

Universidade Natalense para o Desenvolvimento do RN, Natal, Brasil

alex@ufrnet.br

José Vicente de Assis

Mestrando em Ciências Contábeis - Controladoria - UFPB

Universidade Federal do Rio Grande do Norte, Dep. de Ciências Contábeis, Natal, Brasil

assismm@ufrnet.br

Resumo

A competição no mercado pelas empresas diante da globalização é uma realidade e faz com que aumentem a concorrência entre elas. Como há necessidade de atingir suas políticas de negócios, aumentam os riscos, e como conseqüência é inevitável ás empresas acompanharem o desenvolvimento tecnológico. Portanto, é de fundamental importância investir em informações que possibilitem encarar essa competição, cujo valor é de vida ou morte. Diante dessas realidades, intensas e repentinas, o futuro empresarial é incerto e a necessidade de sobreviver ou permanecer no mercado fazem com que os executivos passem a valorar mais o planejamento estratégico das informações como vital instrumento de descoberta de oportunidades, ameaças, pontos fortes e fracos. As organizações procuram maximizar os seus resultados com uma concomitante diminuição das despesas e dos custos, sendo assim uma necessidade imperativa de se fazer um esforço maior para obter lucros. Frente à essa realidade é imprescindível a utilização de um sistema de informações, que como ferramenta, seja um recurso suporte da gerência da empresa para reduzir o grau de incerteza na tomada de decisões relativas ao cumprimento de seus objetivos e de sua missão. Portanto, o objetivo central deste estudo é de chamar a atenção para uma reflexão a despeito da utilização da tecnologia de informação na estruturação do sistema de informações contábeis, mostrando que a contabilidade, mesmo com suas limitações, tem no seu arcabouço teórico e metodológico, um grande potencial a ser considerado, a fim de ser utilizada como possível recurso preditivo de informações racionais, de grande valia nos processos de gestão estratégica, tática e operacional das empresas nas tomadas de decisões.

1 - Introdução

Diante do avanço tecnológico não é mais surpresa o que se observa na economia globalizada. A tecnologia trouxe ao mundo, informações que impactou ambientes antes desconhecidos. Portanto, no cenário atual, a justificativa é a de que, segundo Mcgowan, pouca coisa em tecnologia da informação ultrapassa a imaginação e qualquer coisa que possa ser imaginada, provavelmente, está sendo desenvolvida e, sem dúvida, a teremos mais cedo do que pensamos.

A aplicação da tecnologia na atividade empresarial ou em algum seguimento econômico constitui um agente que provoca profundas mudanças, quer seja reformulado a maneira como as coisas acontecem, quer tornando sua função mais rápida com o objetivo de lhe agregar valor. E a pergunta que deve ser respondida nesse novo contexto de realidades, é a de se saber: se ainda existe algum seguimento da sociedade que a tecnologia da informação não esteja sendo aplicada, para torná-lo mais eficiente e agrega-lhe valor?

2 – Sistemas de Informações

2.1 - Objetivo

A informação se apresenta, hoje em dia, como um grande diferencial competitivo. A velocidade com que se conhece estas informações faz grande diferença na tomada de decisões entre as organizações. Em um mercado altamente competitivo e de recursos escassos, aqueles que detêm a informação conseguem vencer as barreiras que lhe são impostas com menos dificuldades e com maior grau de certeza nas ações.

A informação, segundo FURLAN, “é a mercadoria mais importante da economia contemporânea. O Sistema de Informação bem planejado ajuda às empresas a aumentar a lucratividade através da maximização de suas atividades’.

Conforme BIO, “O Sistema de Informação é um conjunto de partes interdependentes no seu todo que faz parte de um todo maior”. Dai depreende-se a noção de subsistema, ou seja, um sistema que é parte de outro. A partir desses conceitos, infere-se que o sistema de informação é um subsistema do “Sistema Empresa”, e dentro da mesma linha de raciocínio pode-se concluir que seja composto de um conjunto de subsistema de informação, por definição, interdependentes. Dessa forma, pode-se pensar em subsistema de orçamento, de custos, de contabilidade, etc. Como componente do sistema de informação total da empresa, cujo

A Contabilidade como definido, faz parte do subsistema de informação do Sistema Empresa. Ela detém os dados necessários às análises para as tomadas de decisões , portanto, o objetivo principal da Contabilidade conforme IUDICIBUS, “é fornecer informação econômica relevante para que cada usuário possa tomar suas decisões e realizar seus julgamentos com segurança.”

Portanto, todo Sistema de Informações, deve ser criado com o objetivo de apresentar os fluxos de informações e estabelecer vinculações com o processo decisório da organização.

2.2 - Sistema de Informação Gerencial

2.2.1 - Conceitos

Em seu livro, Oliveira [1993] citou os seguintes autores, os quais definem Sistema de Informação Gerenciais (SIG):

♦ Sistema de informações gerenciais é um sistema de pessoas, equipamentos, procedimentos, documentos e comunicações que coleta, valida, executa operações, transforma, armazena, recupera e apresenta dados para uso no planejamento, orçamento, contabilidade, controle e outros processos gerenciais para vários propósitos administrativos. Os sistemas de processamento de informações tornam-se sistema de informações gerenciais quando sua finalidade transcende uma orientação para processamento de transação, em favor de uma orientação para a tomada de decisões [Schwartz 1970];

♦ Sistema de informações gerenciais é um método organizado de prover informações passadas, presentes e futuras, relacionadas com as operações internas e o serviço de inteligência externa. Serve de suporte para as funções de planejamento, controle e operação de uma empresa através do fornecimento de informações no padrão de tempo apropriado para assistir o tomador de decisão [Kennevan 1970];

♦ Sistema de informações gerenciais é um sistema integrado homem-máquina que provê informações para dar suporte às funções de operação, administração e tomada de decisão na empresa [Davis 1982];

♦ Sistema de informações gerenciais é um grupo de pessoas, um conjunto de manuais e equipamentos de processamento de dados voltados para a seleção, armazenamento, processamento e recuperação de dados com vistas à redução de incertezas na tomada de decisões, através de fornecimento de informações para os executivos a tempo para que eles possam usá-las da maneira mais eficiente [Murdick e Ross 1975];

Todos os conceitos buscam um objetivo comum, que é fazer que no sistema reduza o máximo em tempo entre a entrada do dado, o seu tratamento, em fim, a informação chegue ao tomador de decisão de forma confiável útil e oportuna para subsidiar no fluxo do processo decisório. Para fins deste estudo, apresentaremos a definição de GIL [Gil 1995] como a mais adequada por apresentar uma visão mais sistêmica de empresas:

“Os sistemas de informações compreendem um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para o processamento dos dados e correspondente tradução em informação.”

2.3 - Benefícios de um Sistema de Informação Gerencial nas Empresas

2.3.1 – Relação Custo/Benefício da Utilização da Tecnologia de Informação na

Estrutura do Sistema de Informação Contábil

Para analisar a relação custo/benefício da utilização da Tecnologia da Informação na estruturação do Sistema de Informação Contábil deve-se partir da premissa básica de que a informação não pode ter um custo mais alto do que ela pode valer para a administração da organização ou seja: A consideração básica é que o benefício alcançado com cada relatório deve exceder o custo de obtê-lo.

Sabemos da importância estratégica do Sistema de Informações, o qual está relacionado diretamente com o sistema empresa e tem por finalidade atendê-la na consecução de seus objetivos, abrangendo decisões a nível estratégico, gerencial e operacional, ficando claro diante desta ótica a necessidade de definir o caminho a ser adotado para que a contabilidade se transforme em ferramenta de ação administrativa e se torne um instrumento gerencial integrado no ambiente empresarial (ver figura nº 01).

Figura nº 01 – Os níveis em que se apresenta a informação contábil Fonte: Gil [1993].

Segundo Peter Druck, “quem detém informações detém poder”. Se os ambientes se modificam em função da aplicação de tecnologia, então a utilização da tecnologia de informações na estruturação do SIC representa uma necessidade de gestão como fonte de recursos relevantes para o curso de ação empresarial.

2.3.1.1 – Benefícios Esperados

Dentre outros, apresentamos alguns benefícios em que o Sistema de Informação Gerencial pode levar à empresa:

√ Redução dos custos das mercadorias;

√ Melhoria no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e rápido, com menor esforço;

√ Melhoria na produtividade, tanto setorial quanto global;

√ Melhoria nos serviços realizados e oferecidos;

√ Melhoria na tomada de decisões, através do fornecimento de informações mais rápidas e precisas;

√ Estímulo de maior interação entre os tomadores de decisões;

√ Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões;

√ Melhoria na estrutura organizacional, por facilitar o fluxo de informações;

√ Melhoria na estrutura de poder, proporcionado maior poder para aquele;

√ Redução do grau de centralização de decisões na empresa; dos que entendem e controlam o sistema;

√ Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos, a partir das constantes mutações nos fatores ambientais;

√ Otimização na prestação dos seus serviços aos clientes;

√ Melhor interação com os seus fornecedores;

√ Melhoria nas atitudes e atividades dos funcionários da empresa;

√ Aumento do nível de motivação das pessoas envolvidas;

√ Redução dos custos operacionais;

√ Redução da mão-de-obra burocrática;

√ Redução do níveis hierárquicos;

√ Melhoria do planejamento fiscal tributário e Melhoria e otimização com os ambientes e os executivos. Tabela 1 – Benefícios em que o Sistema de Informação Gerencial pode levar à empresa:

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO CONTROLE GERENCIAL CONTROLE OPERACIONAL

Dentro desta visão, o processo de gestão visa a levar a organização de uma situação atual à uma situação futura desejada ou objetivada.

2.3.2 – Sistema de Informação Contábil Gerencial

3.3.1 – Conceitos

Segundo GIL [1995], “Compreende um subconjunto do sistema de informação total da empresa”. Adianta este autor, “que na realidade, os sistema de informações contábeis buscam dados em todas as atividades empresariais, executam o processamento, geram informações representativas da dinâmica organizacional.”

Desse conceito, depreende-se que o subsistema de informações contábeis do sistema de informação gerencial devem estar integrados, a fim de que haja melhoria na busca da eficiência e eficácia da gestão empresarial. (ver figura nº 02)

Figura nº 02 - Subsistema de Informação Contábil Gerencial Fonte: Adaptado de GIL [1995]

3 – A Empresa numa Visão Sistêmica

Sistemas de Informações

Contábil Gerencial

- Planejamento Estratégico Empresarial - Controle de Vendedores - Monitoração da Segurança - Planejamento e Controle da Produção - Comercialização - Pesquisa

Pessoal; Contabilidade; Custos

Orçamento; Contas a Receber; Fluxo de caixa; Estoques; Livros Fiscais; Folha de Pagamento; Contas a Pagar

SISTEMAS DE INFORMAÇÕES

3.1 – A Empresa como Sistema

Segundo OLIVEIRA [1993] “sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função.”

Segundo GIL [1995], afirma que o Sistema” ... pode ser definido como uma entidade composta de dois ou mais componentes ...”

Para uma melhor visão, é preciso destinguir sistemas fechados como máquinas, o relógio, etc...., dos sistemas abertos, objeto deste estudo, tais como os sistemas biológicos e sociais: o homem, a organização e a sociedade. Os sistemas abertos envolvem a idéia de que determinados inputs são introduzidos no sistema e processados, gerando certos outputs, (ver figura nº 03).

Figura nº 03 – Componentes de um sistema Fonte: OLIVEIRA [1993]

A empresa necessita e utiliza-se de recursos materiais, humanos e tecnológicos, que quando processados resultam em bem ou serviços a serem colocados à disposição da sociedade, podendo ser classificadas, segundo ASSAF NETO, considerando três aspectos: econômico, administrativo e jurídico. Numa visão sistêmica deve-se compreender que a empresa por si mesma, excede a soma de suas atividades isoladas, tais como vender, comprar, controlar e receber. Há que se buscar uma síntese entre as diversas funções, divisões, produtos, mercados e também entre ambiente interno e externo da empresa para se conseguir a estratégia competitiva, esta manifestada em processos organizacionais específicos que transformam vários recursos

OBJETIVOS

INPUTS

PROCESSOS

OUTPUTS

RETROALIMENTAÇÃO

CONTROLE E AVALIAÇÃO

(capital, tecnologia, trabalho, matérias-primas, etc.) em produtos e serviços que fornecem valor aos clientes ou seja existe uma preocupação com a redução de intermediação na cadeia de valor na organização a fim de maximizar resultados. O ponto a ser considerado é a de que as organizações começaram a pensar sobre a oportunidade de se desenhar de forma explícita os processos agregadores de valor da organização, para tirar proveito total do potencial oferecido pela tecnologia da informação, o que originou a reengenharia.

A empresa adquire a vantagem competitiva, que segundo PORTER (1991; 61) afirma que: “A estratégia competitiva envolver o posicionamento de um negócio de modo a maximizar o valor das características que o distinguem de seus concorrentes.” Dessa forma dá para se perceber que há necessidade de um interação entre as partes com o todo, bem como generalistas capazes de sintetizar complexidade, (ver figura nº 04).

Figura nº 04 – Empresa numa visão sistêmica. Fonte: Adaptado de HOLANDA [1995]

4 – A Utilização de Tecnologia de Informação na Estruturação do Sistema de

* INSUMOS * EMPREGOS * INFORMAÇÃO * PRODUTIVIDADE * MATERIAIS * IMPOSTOS * TECONOLOGIA * SALÁRIOS * RECURSOS FINANCEIROS * LUCROS * POLÍTICA * CONCORRENTES * VARIÁVEIS AMBIENTAIS

FORNECEDORES

GOVERNOS

REGULAMENTAÇÕES

PRODUÇÃO COMPRAS ESTOQUES FINANÇAS INFORMAÇÃO VENDAS

C

L

I

E

N

T

E

S

Informações Contábil no Ambiente das Empresas

4.1 – Conceito de Tecnologia

Segundo OLIVEIRA [1993] “é o conjunto de conhecimento que são utilizados para operacionalizar as atividades da empresa para que seus objetivos possam ser alcançados”.

Para o entendimento do objeto deste estudo, é necessário destinguir ciência de tecnologia. Segundo TEIXEIRA [1983] “Ciência está intimamente ligada ao conhecimento dos fenômenos, das relação, das teorias, da investigação vis-à-vis o teste de hipóteses e/ou comprovação de teorias, etc., tecnologia está associada com resultados econômicos, com impactos sociais e econômicos sobre uma comunidade, resultantes da aplicação de novos materiais, novos processos de fabricação, novos métodos e novos produtos nos meios de produção.... As nações investem em ciências tendo em vista a expansão do conhecimentos, o aprimoramento do corpo de técnicas e cientistas e, a longo prazo, a possível exploração de novos princípios, propriedades materiais, etc., enquanto os investimentos em tecnologia visam ao aprimoramento do parque industrial e à melhoria de qualidade dos produtos, tendo em vista a competição.”(grifo nosso)

Para LONGO [1978] “Tecnologia: é o conjunto ordenado de todos os conhecimentos – científicos, empíricos ou intuitivos – empregados na produção e comercialização de bens e serviços.

4.1.1 – Valor da Tecnologia

A tecnologia, segundo TEXEIRA [1983;51] “vem sendo sistematicamente vinculada a um bem, de natureza privada, possível de ser negociado, amparado por leis especiais (PATENTE) contra indesejadas transações, e por isto ela pode “gerar” riqueza e associar-se a um bem tangível.

4.1.2 - O papel da Tecnologia da Informação

Para HOPPER [1997] “O papel da tecnologia da informação tem sempre sido o de ajudar as organizações a solucionarem problemas críticos dos negócios ou a oferecer novos

serviços coletando dados, transformando-os em informações e transformando rapidamente as informações em conhecimento no tempo... ”

“O próximo estágio e a próxima arena para a diferenciação competitiva giram em torno da intensificação da análise. Gerentes sagazes transferirão sua atenção de sistemas para informações . Pense nos novos desafios, dessa forma: em um mundo competitivo onde as empresas tenham acesso aos mesmos dados, quem irá sobressair, transformando os dados em informações e, depois, analisando essas informações com bastante rapidez e inteligência para gerar um conhecimento superior?”

4.2 – Tecnologia Empregada nos Sistemas de Informação e Organização

4.2.1 – A Tecnologia da Informação no Processo de Comunicação

A tecnologia da informação está agregada aos negócios atuais e tem como premissa básica a obtenção de ligações entre as diversas atividades, permitindo entre os mesmos o fluxo do processo de comunicação, melhorando a qualidade da emissão e recepção da mensagem proveniente de uma melhor decodificação e na conversão de dados em informações úteis ao processo de gestão, permitindo o forte efeito tanto na tomada de decisão quanto no custo e diferenciação dos produtos. A tecnologia da informação afeta positivamente na vantagem competitiva aumentado o potencial de gerenciamento da informação no atual processo de transformação estratégica dos negócios.

Segundo LIBONATI [1995], de forma genérica, comunicação pode ser definida como o processo de emissão, transmissão e recepção da mensagem através de sistemas convencionados, que tem por finalidade permitir o entendimento entre pessoas.

Segundo MOSER apudi LIBONATI [1973], a comunicação se caracteriza em todas ocasiões em que há participação, troca de notícias, de mensagem, em que as informações novas são emitidas ou recebidas, permutadas, processando-se entre emissor que envia a mensagem, e um receptor que a recebe, através de uma conexão que se estabelece por um canal de comunicação que ocorre no meio, que torna possível o transporte da mensagem. (ver figura nº 05).

Canal de Comunicação

Mensagem

_Receptor

Feed

BacK

Figura nº 05 - Canal de comunicação emissor/receptor de informação

Fonte: LIBONATI [1995]

Segundo GUAGLIARDI [1987], ao inserir o processo de comunicação na contabilidade em relação a teoria contábil, comenta:

“Utilizando o conceito de comunicação na contabilidade, o sistema de informação contábil seria a fonte que possibilitaria à empresa através da sua administração, ser o emissor. Os usuários seriam os receptores, o canal de comunicação utilizaria como meio as demonstrações contábeis”.

Desse conceito, depreende-se que a eficiência e eficácia desses demonstrativos para fins de decisão no processo de comunicação, necessitam de meios que possam possibilitar ser útil, oportuno e confiável. Daí a necessidade da aplicação de tecnologia de informação para a consecução deste fim.

4.2.2 – As principais tecnologias da informação e seus impactos no sistema

empresa

Tecnologia Impactos

Microcomputadores, PC’s √ Melhoram drasticamente a economia, proporcionando acessos mais amplo ao potencial das informações

Tecnologia de computação móvel

√ Coloca a mão do indivíduo todos os recursos que ele necessita para se comunicar com qualquer lugar a qualquer tempo na forma de informação desejada, provocando o acesso on-line da informação, aumentando a velocidade da informação.

Tecnologia de informação em rede

√ Permite o compartilhamento instantâneo das informações entre as organizações com interesses em comum – aumentando, portanto, a velocidade e a economia, com respostas coordenadas às mudanças de mercados.

Padrões de dados; Códigos de barra

√ Permitem uma captura de informação rápida, precisa e de baixo custo, bem como a utilização das informações meios eletrônicos, reduzindo os custos por transação entre as organizações.

Tecnologia Impactos

INTERNET √ Redução de custos na intermediação

√ Possibilita serviços como: E-COMMERCE (Comércio feito pela INTERNET) e E-BUSINESS (Negócio feito pela INTERNET)

√ Controle efetivo do estoque do distribuidor através da venda para o consumidor. Documentos Digitais

São documentos que serão gerados e armazenados em formato digital.

√ Redução de custos.

√ Redução na utilização de papel no processamento da informação.

√ Utilização de notas ou autorizações eletrônicas nos processos de negociações, substituindo o fator humano.

SMART CARD

É um cartão inteligente, que

vem com um microprocessador embutido com capacidade de armazenar e trocar informações.

√ Consiste em armazenar o dinheiro eletrônico.

√ Substituirá os cobradores de ônibus, pois será utilizado diretamente na catraca dos ônibus.

√ Pretende-se diminuir os subsídios pagos pelas prefeituras aos sistemas de transportes.

√ Redução nas inadimplências, pois as vendas tenderão serem à vista.

√ A FEBRABRAN tem estudado a possibilidade de utilização SMARTY. Este suporte do tamanho de um disquete que permite ao cliente do banco carregar um valor em dinheiro digital no seu SMART CARD, diretamente de seu computador, da sua casa, ou em qualquer lugar do mundo.

RECONHECIMENTO DE VOZ

É um cartão inteligente, que

vem com um microprocessador embutido com capacidade de armazenar e trocar informações.

√ Ganho substancial na produtividade das pessoas.

√ Aplicação voltadas aos deficientes físicos, possibilitando seu acesso mais fácil à informática. ERP-ENTERPRISE RESOURSE PLANNING “Software integrado de gestão” Constitui-se de um software baseado em planificação e integração de processos.

√ Padronizar processos e o maximiza. √ Redução de custos.

√ Sistema Online.

√ Software competitivo, ágil, eficiente e globalizado. √ Muito flexível.

√ Se os dados que alimentam o sistema forem dados errados, as informações erradas de propagam em tempo real.

√ Sistema que unifica operações mundo afora, pois o software fala em sem-número de idiomas.

√ Possibilita práticas internacionais.

Tabela 02 - As principais tecnologias da informação e seus impactos no sistema empresa. Fonte: Adaptado: Holanda [1995]

Contabilidade, custo e orçamento devem ser sempre enfocados como sistemas e, a partir dai, desenvolver... SISTEMAS INTEGRADOS que permitam o gerenciamento de relatórios gerenciais, fiscais e legais de forma online e em tempo real pela navegação das telas dos sistemas. Os sistemas integrados funcionam da seguinte maneira (ver figura nº 06).

Figura nº 06 – Sistema Integrado de Gestão Contábil

Uma outra vantagem de tais sistemas é a possibilidade de gerar simulações nos seus diversos sub-sistemas, além permitir cálculos de probabilidades de risco operacional e riscos financeiros, para que as empresas, continuamente, passam a ajustar melhor seus objetivos e suas estratégias.

A necessidade de um intercâmbio rápido e seguro de informações, em respostas às rápidas mudanças no mercado, nos produtos e nos serviços baseia-se, principalmente, em alterações na crescente concorrência internacional, no estreitamento das separações geográficas e na remoção das restrições legais, com uma concorrência mais dinâmica e aberta induzida pela globalização.

4.2.5 – A Importância dos Sistemas Integrados em Tempo Real

quaisquer natureza (micros, transferências de dados, processamento batch), ainda que eventualmente mais rápidas e de menores custos, constituem apenas uma medida paliativa, muito em moda na década de 1980, mas na mesma década mostrou suas extremas limitações, a não ser para aplicação e situações muito simples.

A experiência interna de muitas empresas confirma esse aspecto, pois áreas que buscaram a solução com sistemas isolados, em geral baseados em micros, hoje voltam à busca de uma solução integrada.

Principais vantagens de sistemas integrados em tempo real:

• Sistema segmentados e a microinformática (como geralmente usada), em vez de atingir os objetivos supracitados, aumentam os custos e tomam todo o processo gerencial mais complexo e dependente de supervisão e controle;

• Um sistema integrado em tempo real impõe organização e ordem em sistemas e rotinas administrativas e em processos operacionais impossíveis de serem obtidas em sistemas batch ou segmentados;

• Eliminação da redundância de informações e, por decorrência, das múltiplas fontes para uma mesma informação em estados diferentes;

• Redução e, em muitos casos, eliminação do trabalho administrativo e de supervisão/controle. Sistemas não-integrados por “pontes”, com interfaces entre equipamentos, com conseqüente elevação de custos; e

• Sistemas integrados em tempo real são uma imposição em sistemas dinâmicos, tais como televendas, atendimento de clientes com entrada de pedidos a distância, decisões sobre compras, etc.

4.3 – Problemas Organizacionais e desenvolvimento de Sistemas no Ambiente

Empresarial

Segundo BIO [1985] “muitas empresas defrontam-se com os mais variados tipos de problemas organizacionais, ou seja :

• Agrupamento inadequado de função; • Indefinição de autoridade/responsabilidade

• Funções importantes para a consecução dos objetivos inexistentes e • Funções executadas em duplicidade, etc..

Devido as mudanças em que a organização terá que se adequar, espera-se que no planejamento, o esforço que foi dado para a produção de informação, tenha-se também uma

pessoa responsável por tal atividade com qualificação de poder discernir sobre o acertado julgamento na utilização dessas informações, e aqui entra o papel da controladoria, através do controller.

4.4 – A Utilização das Tecnologias Informacionais e os Seus Reflexos nas

Empresas

4.4.1 – Os reflexos no sistema empresa

As novas tecnologias não apenas aceleram o processo de contabilidade, orçamento e planejamento, permitindo que os gerentes obtenham mais rapidamente os números, mas também melhora a qualidade destes processos, ao conduzir os gerentes a diferentes cenários para que possam comparar os resultados.

As informações on-line de todos os departamentos e unidades de negócios, consolidadas rapidamente, melhoram em dezenas de vezes a capacidade da empresa em coordenar ações em diferentes circunstâncias. Além disso, a empresa passa a necessitar de menos mão-de-obra para cumprir os prazos dos diferentes processos.

O uso da tecnologia da informação diminuirá a carga de trabalho dos gerentes, contadores, controller, auditores desde que os mesmos tenham conhecimento das informações úteis e necessárias para que os dados possam ser convertidos.

Por isso os sistemas especialistas e os sistemas baseados em conhecimentos aparecem como importante ferramenta de apoio às atividades de gestão.

Os sistemas de informação de gestão, que trabalham tanto informações internas quanto externas ao âmbito do negócio, permite que os gerentes monitorem e controlem com maior eficiência, eficácia e agilidade grandes e pequenas organizações geograficamente dispersas e complexas. Mas para que tudo funcione adequadamente se faz necessário que os mesmos sejam flexíveis o bastante para permitir que essas empresas modifiquem seus sistemas de comunicação e informação à medida que os ambientes se modifiquem.

4.4.2 – Os reflexos da aplicação da tecnologia na Cadeia de Valor

As novas informações, se devidamente apoiadas, levarão a uma compreensão mais precisa do ambiente dos negócios e à estratégias mais lucrativas.

Tal apoio se refere ao uso de toda essa tecnologia no gerenciamento de informações confiáveis e rápidas para o processo de gestão como uma proteção ao efeito da globalização no mercado mundial que repercute em toda a cadeia de valor de cada negócio.

O que vem a ser uma cadeia de valor?

O termo cadeia de valor vem da área de microeconomia, onde é usado para descrever os vários passos que um bem ou serviço atravessa, desde a matéria-prima até o consumidor final.

Ex.: Uma cadeia de valor para alimentos industrializados pode Ter o seguinte aspecto:

Pré- produção

Fazendeiro Intermediador Processador Básico Produtor de Alimentos Industrializados

Distribuidor Varejista Consumidor

Pós- produção

De que forma a tecnolologia da informação repercute na cadeia de valor?

O fato é que o produtor que tiver em sua empresa um sistema informatizado de gestão terá uma maior seletividade com os componentes constitutivos da cadeia de valor, tanto da fase pré-produção quanto da pós-produção tanto para que obtenha a informação em tempo real, provocando uma redução nos custos de produção e/ou redução na cadeia de valor com a eliminação de intermediários.

Tudo isso é verdadeiro pois o acesso online a grandes recursos computacionais internos e externos à empresa permite que o fabricante aumente sua produtividade técnica. Acredita-se que esse tipo de informação, utilizados em todos aspectos sejam essenciais a suas operações, desde e seleção das concorrências, dos clientes, dos fornecedores até o mercado e o local em que os produtos serão colocados à disposição dos consumidores.

O objetivo central deste estudo foi identificar e analisar os reflexos da utilização da tecnologia de informação na estruturação do Sistema de Informações Contábeis diante do novo ambiente que as organizações vivem.

Dentro desta visão, acredita-se que a partir da identificação dos ambientes que se encontram as empresas e a definição de sua missão, têm-se a delimitação do campo de atuação necessário ao processo de gestão e por conseguinte uma visão geral da necessidade de investimento em tecnologia informacional, a fim de garantir esta missão e assegurar a sua continuidade no mercado.

É fato, que o mundo de hoje, reflete-se de um ambiente que necessita de computadores, robôs, de telecomunicações com imagem, da cópia instantânea à distância, da cibernética em geral, em fim, de recursos tecnológicos que impactam as organizações a ficarem mais competitivas.

Segundo DRUCKER in JHONSON, afirma que antes de 1950 as empresas competiam explorando as oportunidades econômicas oferecidas por tecnologias que usavam energia. Elas organizavam a produção em sistemas mecânicos, nos quais “o todo é igual à soma das partes e, portanto, passível de ser compreendido através da análise”. Nesses sistemas mecânicos, cujas metáforas são o motor a vapor ou um gerador de eletricidade, “maior potência significa maior produção: maior é melhor”. Portanto, nos sistemas mecânicos baseados em energia, os imperativos chave são escala e velocidade: desempenho é melhorado pelo aumento de escala.

Então, a escolha, entre usar as novas tecnologias de informação para reforçar as tendências de cima para baixo do passado ou aproveitar as novas oportunidades de delegação de poderes, que irão aumentar a competitividade no futuro, está diante dos administradores das organizações que tenham visão visionária.

Portanto, os impactos das tecnologias de informações apresentados, já foram grandes e suficientemente para concluirmos que as mudanças delas decorrentes trarão conseqüências muito mais profundas e rápidas que todas as revoluções tecnológicas anteriores, alterando o perfil de toda a sociedade e de suas organizações e ainda por conseqüência, o Sistema de Informação Contábil, deve sofrer impactos com a utilização dessa tecnologia informacional, a fim de propiciar informações úteis, bem como os contadores e organizações de ensino da área devem estar preparados para aprimorar os conceitos do arcabouço teórico contábil existente, a fim de garantir aos usuários, uma informação econômica no fluxo do processo decisório.

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