Carlos Alberto Ligori (Siveco do Brasil, Gerente Técnico Comercial, Engenheiro Industrial Mecânico, Pós-graduado em Engenharia de Segurança do
Trabalho)
André Amaro (FM2C, Analista de Processos, Planejamento, Power BI)
IMPORTÂNCIA DA AUTONOMIA DA MANUTENÇÃO NOS SISTEMAS DE GESTÃO, PLANEJAMENTO E CONTROLE DA MANUTENÇÃO
Carlos Alberto Ligori André Amaro
RESUMO
A aplicação de melhorias ocorrem fora do sistema de gestão de manutenção, isto faz com que o resultado das ações seja pouco confiável e muito demorado, deve-se ao fato da falta de autonomia do departamento de manutenção no sistema de gestão de manutenção, fazendo com que os usuários adotem soluções em paralelo.
A sequência lógica da melhoria por não ter como faze-la, o departamento de manutenção tem que acionar o departamento de TI, a empresa fornecedora dos sistemas e criar um plano de investimento e aguardar liberação do departamento financeiro, isto leva em média de oito a doze meses para ser aprovado e até vinte e quatro meses para ser aplicado.
Portanto, a aplicação de melhoria para conquista de resultado se mostra inviável e a manutenção não consegue acompanhar as necessidades crescentes da produção e do mercado, tornando-se a cada ano mais atrasada, assim dificultando a evolução competitiva da empresa.
Ferramentas práticas para trazer esta autonomia para a manutenção é essencial para conquista de resultados imediatos e a longo prazo.
INTRODUÇÃO
Através da participação de grupos profissionais de debates, em gestão, planejamento e controle de manutenção notou-se que aplicação de melhorias ocorrem fora do sistema de gestão de manutenção, isto faz com que, o resultado
2 das ações seja pouco confiável e muito demorado para realizar as devidas mensurações dos resultados.
Isto deve-se ao fato da falta de autonomia do departamento de manutenção na a aplicação de melhorias e personalizações no sistema de gestão de manutenção, fazendo com que os usuários adotem soluções em paralelo, tais como planilhas Excel, quadros de avisos, pessoas para separação de itens e recursos extras para consolidar as informações, aumentando a quantidade de recursos administrativos no quadro da manutenção. Então, para aplicar qualquer novo campo, tela, fluxo, indicadores e sequência lógica, para melhorar resultados, o departamento de manutenção tem que acionar o departamento de TI, que por sua vez, tem alta demanda e outras prioridades. Depois que o TI verificar a solicitação, entra-se em um processo que pode seguir por dois caminhos: resolver internamente com seus conhecimentos ou contratar a consultoria da empresa fornecedora do sistemas e criar um plano de investimento, além do custo propriamente dito, isto leva em média de oito a doze meses para ser aprovado e até vinte e quatro meses para ser executado, deixando, desta forma, inviável a aplicação da melhoria para conquista de resultado. Assim, dificultando o acompanhamento das necessidades crescentes da produção e do mercado, tornando-se, a cada ano, mais atrasada, e portanto, dificultando a evolução competitiva da empresa.
Visando a autonomia da manutenção em seu sistema de gestão de manutenção, deve-se colocar dentro das análises de aquisição ou substituição uma visão futura. Na qual, as ferramentas devem fazer parte da solução para que a manutenção possa evoluir continuamente, gerando uma menor necessidade do departamento de TI e de novos investimentos financeiros em consultorias para o Sistema.
Para o uso dessas ferramentas, existem alguns requisitos básicos, que são:
• Ferramentas devem ser fáceis de utilizar para usuário de PCM (planejamento e controle de manutenção) com conhecimento de soluções como Excel, PowerPoint, Word, sem necessidade de conhecimento em Java, Dotnet e linguagens complexas de programação.
• Estas devem Transferir conhecimento para que os usuários chaves tenham total autonomia para aplicar sua criatividade na busca de resultados, personalizando as telas, implementando novas funcionalidades, usando tabelas & campos livres, editando e criando seus próprios relatórios e gerenciando perfis diferenciados para cada grupo de usuários, fazendo gestão a vista , sem a necessidade de conhecimentos avançados em informática, aproveitando o máximo conhecimento interno de manutenção.
• Devem possuir editor de relatórios e KPIs para criar e modificar relatórios, gráficos e indicadores, vinculando alarmes, avisos e emissão de e-mails e notificações em smartfones.
• Devem possuir editor de recursos de forma estruturada que permitam criação de telas, inserção de campos, elaboração de vínculos de todas as telas e
3 campos livres estruturados dentro da base de dados e de forma simples, onde o próprio usuário do PCM consiga trabalhar sem o envolvimento de conhecimentos aprofundados em Tecnologia da Informação.
• Devem possuir editor de diagramas para criar e estruturar portal de chamados, portal de relatórios, gestão a vista com dashboards e cokpits, com visualização diferenciada para cada departamento e perfil de usuário.
Paradoxalmente, isso torna as funcionalidades avançadas menos visíveis no momento da análise de aquisição, até porque as análises levam em conta apenas a necessidade do momento e futuro próximo. Porém como a manutenção é um departamento vivo e de constante mudanças, o que foi analisado pensando apenas no presente será pouco para necessidade futura, e como todos sabemos, a solicitação e aprovação de novos investimentos para a manutenção são sempre muito restritos.
4 Abaixo o diagrama de solicitação de personalização no sistema, “Criação de painel semanal com as aderências do planejamento”.
Exemplo sem autonomia:
Aplicação sobre planejamento, com foco em uma programação semanal, onde é necessário enviar sua programação semanal para próxima semana, sendo obrigatório manutenções preventivas, corretivas programadas (backlogs), inspeções e preditivas em aberto.
Após finalização da semana, é enviado um painel semanal com as aderências de cada unidade, além de outros indicadores dos equipamentos móveis, apropriação de mão de obra, pendências em aberto, OSs em aberto, tempo médio para saída do resultado de coletas de lubrificantes (preditivas, onde é preciso que intervenção seja mais rápida e assertiva, custo.
Mostrar um ranking das unidades e o resultado é divulgado para toda empresa, gerentes e diretores, sempre buscando aperfeiçoamento.
Atualmente este painel é realizado com base em planilhas, salvando o programado e comparando com executado. Assim, gerando um grande trabalho
5 administrativo no tratamento das informações, sendo algumas coletas diretas de informações fornecidas em papel pelos executantes de manutenção e outras capturadas do atual sistema de gestão de manutenção.
Porém, o departamento de TI e Financeiro aprovou com o fornecedor do sistema, a execução destas personalizações para aplicar de forma automática (inclusive com integração de outros sistemas neste painel semanal), sendo o prazo, de desenvolvimento, mais de seis meses, sem contar toda tramitação interna para aprovações de investimento.
Exemplo com autonomia:
Desafio:
• Gerenciar em média 3.000 Ordens de Serviço (OS’s) por mês (Somente com um planejador);
• Envio das Ordens de serviços para 18 Prédios em diversos pontos do Estado para equipes Volantes;
• Equipe de planejamento entregava as OS’s impressas nos prédios para equipe executar as atividades e tinha que recolher periodicamente o que era extremamente improdutivo.
• Planejamento recebe as solicitações de materiais da área operacional e encaminha ao almoxarifado as solicitações via sistema;
• Retornar à informação de todos os chamados para o Cliente em tempo real;
• Otimizar tempo do planejamento para apontamento das OS’s Solução:
Diante dos desafios apresentados devido as complexidades para realizar o planejamento em 18 prédios no estado da Bahia, foi desenvolvido dentro software de Gestão telas para a própria equipe operacional e almoxarifado utilizar sob medida para atendimento do fluxo desenhado para aquela operação, de uma maneira simples e funcional e com custo de desenvolvimento externo
“Zero”
Na tela operacional é possível;
Verificar:
- Ordens de Serviços programadas na semana;
- Lista de Locais e equipamentos para Consulta;
- Lista para consulta dos materiais de estoque.;
Operar:
- Apontamento de Mão de Obra;
- Mudança de status (Realizado, falta de materiais e cancelado);
6 - Incluir fotos;
- Incluir ordens de serviços proativa;
- Solicitar materiais: Neste caso, um e-mail enviado direto ao planejamento para aprovação destes materiais e após aprovação, novo envio de e-mail para área de almoxarifado alertando a necessidade de compras ou separação dos itens.
Com base nesta autonomia de personalização dos sistemas para implantação ter sucesso foram respeitadas as seguintes etapas;
Etapas da Implantação e operação:
Elaboração da Tela Operacional:
7 Ou seja, foi possível a própria área de planejamento ter a autonomia em mudar o processo e sistematiza-lo trazendo eficiência e praticidade a área operacional tendo abaixo os seguintes ganho;
Conclusão
A falta de autonomia da manutenção em seus sistemas de gestão, atrasam a aplicação dos conceitos de melhoria continuada, em média dois anos para cada
8 nova aplicação. Levando em conta o tempo que a empresa está com o mesmo sistema, sem autonomia, se é, por exemplo, dez anos, ela está atrasada na evolução da manutenção no mínimo seis anos e dificilmente consegue acompanhar as evoluções industriais que já estão na quarta geração com a Industria 4.0.
Ou seja, é necessário que a metodologia praticada no dia a dia, seja meramente o reflexo do que está no software de gestão, o que atualmente em diversas empresas isso não condiz com a realidade, ou quando existe essa paridade do sistema com a gestão e operação, é necessário ter diversos profissionais fazendo operações complexas que tomam boa parte do seu tempo, tornando um custo alto aos gestores.
Por tanto, a gestão do sistema da manutenção tende a ser descentralizada, pois quanto mais etapas dentro do software, melhor o resultado estratégico, operacional e processos da gestão de ativos e manutenção, com a devida autonomia em personalizar e customizar telas, campos e indicadores necessários para atender todas as etapas dentro de cada novo processo de melhoria analisado.
Referências:
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https://s3.amazonaws.com/academia.edu.documents/30511756/258-3233-1- PB.pdf?AWSAccessKeyId=AKIAIWOWYYGZ2Y53UL3A&Expires=1559013724
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http://www.alvarestech.com/temp/simprebal/paper_citenel/AT%20055_2004%2 0-%2052325.pdf
GRUPO Gestão PPC manutenção no Whatsapp - https://lnkd.in/dsSpyqP Grupo GPPCMAN - Telegram - https://lnkd.in/dxawqSG
9 Grupo LEAN MAINTENANCE - Brasil -
https://www.linkedin.com/groups/4911941/
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