Unidade de Auditoria Interna

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Unidade de Auditoria Interna

AUDITORIA DE AVALIAÇÃO DA GESTÃO

Relatório de Auditoria nº 02/2017

PROGRAMAS DE AUDITORIA: 03/2017 e 04/2017 MACROPROCESSO: 11. Gestão Organizacional PROCESSO: 11.01. Prestação de Contas

SUBPROCESSOS: 11.01.02. Relatório de Gestão e 11.01.01. Processo de Contas Anual UJ:

153010 - Centro Federal de Educação Tecnológica Celso Suckow da Fonseca

SETOR: Diretoria deGestão Estratégica (DIGES)

Érica Gomes Rocha da Silva

26/05/2017

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SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO ... 3

1.1 Situação a ser averiguada ... 3

1.2 Escopo da auditoria ... 3

2. CONJUNTURA DE ANÁLISE ... 3

2.1 Universo amostral ... 3

2.2 Critério de amostra ... 4

2.3 Amostra ... 4

3. RESULT ADOS DA AUD ITORI A ... 4

3.1 Achados de auditoria ... 4

3.2 Manifestação do gestor ... 6

3.3 Informação ... 6

3.3.1 Causas ... 6

3.3.2 efeitos e riscos decorrentes ... 7

3.3.3 Recomendações ... 7

3.4 Sugestões de melhoria ... 7

4. ANÁL ISE DA AUDITO RIA INT ERNA ... 7

5. CONCLUS ÃO ... 10

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Página 3 1. INTRODUÇÃO

O presente relatório tem como propósito apresentar os resultados da auditoria de Prestação de Contas e do Relatório de Gestão (RG) do Cefet/RJ referentes ao exercício de 2016. O Relatório de Gestão (RG) compõe a Prestação de Contas juntamente com outras informações requeridas, mas por se tratar de um documento que requer uma avaliação aprofundada, a UAUDI decidiu analisá-lo em um programa de auditoria distinto do restante da Prestação de Contas. Diante disso, as análises e descrições feitas no presente relatório serão divididas nas informações relativas aos Programas de Auditoria nº 03 (Prestação de Contas) e 04/2017 (Relatório de Gestão).

A Prestação de Contas e a elaboração do RG requerem dados de diversas áreas da instituição A Diretoria de Gestão Estratégica (DIGES) é a unidade responsável pela compilação de informações de outras áreas e pela elaboração do Relatório de Gestão (RG), além de ter como atribuição inserir as informações requeridas pelo TCU no Sistema e-Contas. Sendo assim, a Auditoria Interna reportou-se à DIGES quando da realização de suas análises.

1.1 SITUAÇÃO A SE R AVERI GUADA

Avaliar a conformidade tanto da Prestação de Contas quanto do Relatório de Gestão, ambos relativos ao exercício de 2016, com os normativos e orientações expedidos pelo TCU.

1.2 ESCOPO DA AUDIT ORIA

Definido na auditoria de Prestação de Contas:

 Analisar 100% do conteúdo das peças complementares que constituirão o processo de contas do exercício de 2016.

Definido na auditoria do Relatório de Gestão:

 Analisar 100% do conteúdo do Relatório de Gestão do exercício de 2016, avaliando a observância aos normativos aplicáveis do TCU.

2. CONJUNTU RA DE ANÁLIS E

2.1 UNI VE RSO AM OSTRAL

Na análise do subprocesso de Prestação de Contas, o universo amostral compreendeu todo o conteúdo das peças complementares que constituirão o processo de contas do exercício de 2016.

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Página 4 Na análise do Relatório de Gestão, o universo amostral consistiu no Relatório de Gestão referente ao ano de 2016.

2.2 CRITÉ RI O DE AM OS T RA

Na análise do subprocesso de Prestação de Contas, o critério para a seleção da amostra não é aplicável uma vez que todas as peças complementares do processo de prestação de contas foram analisadas. Do mesmo modo, na auditoria do Relatório de Gestão, o critério de seleção da amostra não é aplicável, dado que todo o Relatório de Gestão foi analisado.

2.3 AM OSTRA

Na análise do subprocesso de Prestação de Contas, a amostra é composta por 100% do conteúdo das peças complementares que constituíram o processo de contas do exercício de 2016.

Na análise do subprocesso de Relatório de Gestão, a amostra compreende todo o Relatório de Gestão referente ao exercício de 2016.

3. RESULT AD OS D A AUDITORI A

3.1 ACHADOS DE AUDITORIA

O subprocesso de Prestação de Contas apresentou apenas dois achados de auditoria referentes ao Rol dos Responsáveis: i) Endereço da gestora da DIRAP estava diferente do endereço encontrado no Siape; e ii) CEP da gestora da DIREX estava diferente do encontrado no Siape. Na reunião de apresentação dos achados de auditoria, realizada em 29/03/2017, a gestora da DIGES declarou que as informações constantes no Siape encontravam-se desatualizadas e que as gestoras com problemas nos endereços ficaram de encaminhar a documentação para que fossem realizadas as respectivas alterações. Foi constatado que somente uma das gestoras procedeu à atualização de seu endereço no Siape até a emissão deste relatório. Assim, o quadro a seguir apresenta apenas os Achados de Auditoria referentes ao subprocesso Relatório de Gestão.

Quadro 1 – Achados de Auditoria do subprocesso Relatório de Gestão

ACHADO DESCRIÇÃO SUMÁRIA

O RG apresenta: 1) Lista de Gráficos, 2) Lista de Quadros, 3) Lista de Figuras, 4) Lista de Siglas. Não inseriu lista de anexos e apêndices.

Inadequação ao que foi requerido nas orientações dadas pelo TCU e disponibilizadas no sistema e-

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Página 5 Numeração de páginas incorreta. Apresenta títulos diferentes dos apresentados no

texto, nos itens: 2.5.3; 3.3.1.1; 3.5.2; 6.1; 7.1; 9.3; 9.5. O item 3.1.3.3, na página 18, apresenta a mesma numeração do item anterior. Falta incluir no sumário, na parte Anexos e Apêndices, Os planos de trabalho apresentados e outros documentos solicitados na base E-contas.

Contas.

Detalhar a forma como está estruturado do RG, no RG está escrito: “As figuras, quadros e tabelas estarão numerados sequencialmente na ordem em que aparecem no texto. O Relatório está estruturado de acordo com a Portaria TCU nº 59/2017, de 17/01/2017, seus itens e subitens que se aplicam a instituição”.

Não apresentou as principais realizações do Cefet ao longo de 2016.

Não foram apresentadas as principais dificuldades do Cefet no decorrer de 2016.

O título está incorreto, apresentado da seguinte forma: “3 PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL E RESULTADOS”.

O subtítulo está incorreto, conforme consta no E-contas.

Não foram citados os riscos identificados para seu alcance e as estratégias adotadas, considerando, inclusive, possíveis revisões de macroprocessos, adequações nas estruturas de pessoal, tecnológica, imobiliária, dentre outras, com vistas ao alcance dos objetivos estratégicos delineados.

Não foi identificado o atendimento às exigências feitas pelo TCU.

Não foi observada a apresentação desses objetivos relacionados a programas temáticos.

Não foi identificado o atendimento às exigências feitas pelo TCU. Conforme consta no RG, os indicadores de desempenho institucional são vinculados aos objetivos estabelecidos no PDI, como não houve registro de tais indicadores no PDI 2015- 2019, ainda não há indicadores.

Não há indicadores no PDI vigente.

É boa prática incluir uma análise crítica.

Não há indicadores no PDI vigente.

Foi apresentado, mas carece de análise.

Não apresentou descrição detalhada da estrutura de governança.

Apresenta o tópico solicitado pelo TCU, mas não detalha quais os principais riscos e as providências adotadas.

Esse item não foi claramente apresentado no RG.

Apresentou as despesas com manutenção no quadro 57, mas não mencionou a qualidade dos registros contábeis.

Descreveu os programas, mas não mencionou informações sobre a manutenção deles, pois o Cefet/RJ não possui plano de manutenção.

O Cefet/RJ não possui PLS, mas destacou no Relatório que está agindo no sentido de implementá-lo.

Apresentou o item, mas não disponibilizou informações sobre o tema de forma clara.

Apresenta o item, mas sem as informações que o TCU solicita.

O Cefet/RJ ainda não adotou os procedimentos contábeis de depreciação e reavaliação.

Não foi possível concluir se as Demonstrações contábeis estão de acordo com a Lei nº 4.320/1964, pois não foi realizada auditoria contábil neste trabalho.

Só foi incluído o Balanço Patrimonial no Anexo; não foram incluídas as demais demonstrações contábeis exigidas pela referida Lei.

Foram apresentadas as recomendações atendidas sem fazer a comparação solicitada pelo TCU.

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Página 6 3.2 M ANIFESTAÇÃO DO GEST OR

Na Solicitação de Auditoria nº 03_01.2017 foram demandas as peças exigidas pelo TCU no processo de Prestação de Contas, como a gestora forneceu todos esses itens no sistema e-Contas, não foi necessário que ela se manifestasse sobre a referida SA por meio de Memorando.

Já no subprocesso Relatório de Gestão, foram emitidas as SA nº 04_01.2017 e 04_02.2017, na SA nº 04_01.2017 foi solicitado o envio do RG para análise da auditoria, a gestora se manifestou com o envio do RG por e-mail.

Por outro lado o Memorando n° 97/2017/DIGES, de 30/03/2017, apresentou o seguinte posicionamento da gestora em relação à SA nº 04_02.2017:

“Em esclarecimento ao documento AS n°04/02 (22/03/2017) sobre datas acordadas pela Comissão de Elaboração do Relatório de Gestão (CERG), declara-se que o atraso no envio às informações acordadas para Unidade de Auditoria Interna (UAUDI), incialmente acordado para a data 06/03/2017, deve-se ao atraso na liberação das orientações oficiais realizada em 16/02/2017, conforme evidência a seguir:

Sigla 2017/PRESTP03

Descrição: Prestação de Contas do Exercício de 2016 - Youtube

Público-alvo: Servidores da Administração Pública Carga Horária: 2,5 h/a

Período de Realização: 16/02/2017 Horário: Das 14h 30 min às 17h.

Dias da Semana: Quinta-feira Facilitadores de Aprendizagem:

Cintia Zaira Messias de Lima (Especialista) Maria Inês da Rocha e Silva

Priscilla Rosa Pimentel Sganzerla

Por conseguinte, o prazo tornou-se insuficiente para solicitaçào das informações (6 dias úteis) antes do período de suspensão institucional das atividades ácadémicas e administrativas para o carnaval (24/02 a 06/03) ;

O prazo reduzido para compilação e validação das informações, gerando necessidade de utilização de pelo menos uma semana para entrega (12/03/2017) à UAUDI”.

3.3 INFORM AÇÃO

3.3.1 CAUSAS

No subprocesso Prestação de Contas não foram verificados achados de auditoria, logo não há causas relacionadas. Por outro lado, no subprocesso Relatório de Gestão, foram observadas as seguintes causas:

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 Planejamento ineficaz das atividades a serem realizadas durante a elaboração do RG.

 Falta de conhecimento e/ou interpretação equivocada acerca das informações a serem prestadas pelas áreas.

 Ausência de responsáveis que procedam à verificação de atendimento dos itens ao solicitado pelo TCU que pertençam à área na qual o material a ser consolidado no RG foi gerado.

3.3.2 EFEITOS E RISCOS DECORRENTES

As causas identificadas no subprocesso Relatório de Gestão resultaram nos efeitos expostos a seguir:

 Descumprimento dos prazos acordados internamente.

 Fornecimento de informações incompletas, divergentes ou redundantes.

3.3.3 RECOMENDAÇÕES

Não foram emitidas recomendações para os subprocessos Prestação de Contas e Relatório de Gestão.

3.4 SUGESTÕES DE M ELHORI A

Diante da inexistência de achados de auditoria no subprocesso de Prestação de Conta, não foram emitidas sugestões de melhoria referentes a tal subprocesso. No subprocesso Relatório de Gestão foram realizadas as sugestões de melhoria dispostas na tabela abaixo:

Quadro 2 – Sugestões de Melhoria para o subprocesso Relatório de Gestão

#SUGESTÃO DE MELHORIA DESCRIÇÃO

01

Promover reuniões prévias com as áreas para que as mesmas entendam a importância das informações prestadas (e o cumprimento de prazos) e objetivando orientar o fornecimento dos dados requeridos pelo TCU.

02 Reivindicar uma maior participação das áreas responsáveis pelas informações que devem constar do RG.

03

Designar ao menos um servidor por área que verifique a adequação das informações prestadas e o requerido pelo TCU antes de incluí-las no Relatório de Gestão e cobre dos gestores a documentação remanescente, quando couber.

04 Elaborar listas de verificação baseadas nas orientações do TCU, a fim de orientar as informações prestadas nos próximos relatórios.

05 Planejar as atividades voltadas à elaboração do RG com a concordância das áreas envolvidas e de forma que seja possível cumprir os prazos estabelecidos com o TCU.

4. ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA

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Página 8 Ao analisar todo o conteúdo das peças complementares que constituiu o processo de prestação de contas do exercício de 2016, foi verificado inicialmente que os endereços residenciais de duas integrantes do Rol dos Responsáveis não estavam de acordo com as informações presentes no Siape. Na reunião de apresentação dos achados de auditoria, em 29/03/2017, a gestora da DIGES declarou que as informações constantes no Siape encontravam-se desatualizadas e que as gestoras ficaram de encaminhar a documentação para que fossem realizadas as respectivas alterações. Foi constatado que somente uma das gestoras procedeu à atualização de seu endereço no Siape.

As demais peças que compõem o processo de prestação de contas estão de acordo com o exigido pelo Tribunal de Contas da União, exceto o Relatório de Gestão, que foi analisado em uma auditoria a parte.

No que se refere à auditoria do Relatório de Gestão, segundo o Art. 3° da Portaria n° 59/2017 do TCU, o Tribunal iria disponibilizar acesso ao sistema e-Contas até dia 20/02/2017, tendo o acesso ao sistema sido disponibilizado a partir do dia 16/02. Destaca-se que a DIGES teve um prazo curto (cerca de uma semana para verificar as orientações sobre a elaboração do RG constantes no e-Contas) para solicitar as informações requeridas pelo TCU às áreas responsáveis por tais informações, visto que no final do mês de fevereiro houve a suspensão das atividades acadêmicas e administrativas por conta do carnaval.

De acordo com a Portaria n°40/2017/DIREG que criou a Comissão de Elaboração do Relatório de Gestão (CERG), o prazo inicial de envio do Relatório de Gestão para análise da Auditoria Interna seria até 01/03/2017.

Contudo, esse prazo não foi cumprido pelo fato de o RG ainda se encontrar incompleto para ser disponibilizado para análise. Para tentar adiantar a análise da UAUDI, a DIGES enviou uma primeira versão do Relatório no dia 06/03/2017. Como essa versão ainda carecia de diversas informações, a UAUDI decidiu aguardar o envio da versão mais completa do RG. A gestora dessa Diretoria, em reunião realizada no dia 10/03/2017 com a UAUDI, comprometeu-se a entregar uma versão parcial – com poucas diferenças com relação à final – para a equipe de auditoria até o fim desse dia e, até 14/03, a versão do RG com a numeração correta dos quadros e o texto levemente aprimorado. Cabe destacar que foi nesse encontro que a gestora comunicou que a data para inclusão do RG passara de 31/03/2017 para 16/03.

Somente em 12/03/2017 (domingo), foi enviada uma versão do RG para a Auditoria Interna que – conforme solicitado pela gestora da DIGES – deveria se manifestar sobre sua análise até dia 14/03/2017 para que a CERG tivesse tempo de sanar as inconsistências encontradas. Diante disto, a UAUDI procedeu à análise integral do RG no dia 13/03/2017 e entregou o resultado do exame no dia seguinte, não opinando positivamente sobre os achados devido ao tempo escasso para avaliação.

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Página 9 O posicionamento do gestor em relação à SA nº 04_02.2017 atendeu parcialmente ao que foi solicitado, já que na mesma foi solicitado o fornecimento de representação formal de que a DIGES tinha ciência que o Relatório de Gestão deveria ser disponibilizado no sistema e-Contas em 16/03/2017 e de que essa Diretoria (como presidente da CERG) se responsabilizava pelo fato do referido Relatório ter sido enviado para análise da Auditoria Interna somente em 12/03/2017, dado o nível de exigências para apresentação das informações requeridas pelo Tribunal de Contas da União (TCU). Observou-se que o posicionamento do gestor justificou apenas o atraso no envio das informações, não apresentando as representações solicitadas. Todavia, a UAUDI reconhece a dificuldade enfrentada pela gestora da DIGES enquanto presidente da CERG, bem como compreende que as responsabilidades relativas à elaboração do Relatório de Gestão poderiam ser pulverizadas entre outros gestores e/ou servidores designados para esse fim.

A análise da UAUDI gerou apontamentos que resultaram em inconsistências e/ou inobservâncias de itens das seguintes orientações do TCU referentes à elaboração do Relatório de Gestão: (i) Elementos pré-textuais; (ii) Apresentação; (iii) Planejamento organizacional e resultados; (iv) Desempenho orçamentário; (v) Execução descentralizada com transferência de recursos; (vi) Desempenho operacional; (vii) Apresentação e análise de indicadores de desempenho; (viii) Apresentação e análise dos indicadores de desempenho conforme deliberações do TCU; (ix) Governança, riscos e controles internos; (x) Gestão de pessoas; xi) Gestão do patrimônio e infraestrutura; (xii) Gestão do patrimônio imobiliário da União; (xiii) Gestão da tecnologia da informação; (xiv) Gestão ambiental e sustentabilidade; (xv) Canais de acesso do cidadão; (xvi) Desempenho financeiro e informações contábeis; (xvii) Tratamento contábil da depreciação, da amortização e da exaustão de itens do patrimônio e avaliação e mensuração de ativos e passivos; (xviii) Demonstrações contábeis exigidas pela Lei 4.320/64 e notas explicativas; (xix)Tratamento de determinações e recomendações do TCU; (xx) Tratamento de recomendações do órgão de controle interno; (xxi) Medidas administrativas para a apuração de responsabilidade por dano ao Erário; e (xxii) Demonstração da conformidade com o disposto no art. 3º do Decreto nº 5.626/2005.

É importante frisar que a UAUDI analisou duas versões do RG: uma do dia 12/03/2017 e a outra após o envio do RG ao e-Contas no dia 16/03. Ao examinar a versão do RG submetida ao e-Contas, a Unidade percebeu que muitos dos apontamentos realizados na primeira análise não foram sanados. Sendo assim, tais apontamentos tornaram-se achados de auditoria, visto que o RG já havia sido enviado ao e-Contas. A partir deles, foram feitas sugestões de melhorias que deverão ser adotadas para a elaboração dos relatórios a partir do próximo ano, sob pena de a Auditoria Interna não recomendar sua entrega ao TCU até que todas as inconsistências encontradas sejam corrigidas. Ademais, cabe enfatizar que a UAUDI enfrentou como obstáculo à sua análise o atraso nas respostas às Solicitações de Auditoria e no atendimento a outros documentos emitidos – sobretudo os respectivos Diagnósticos Situacionais –, gerando deficiências no planejamento das atividades e atraso na emissão do Relatório de Auditoria.

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Página 10 Dentre os fatores que contribuíram para a ocorrência desses apontamentos, pode-se mencionar: (i) ausência de reuniões que esclarecessem as exigências do TCU para as áreas responsáveis pelo fornecimento dos dados; (ii) falta de conhecimento ou interpretação equivocada acerca das informações que as áreas do Cefet deveriam fornecer; (iii) mudança da gestão da DIGES no 4° trimestre de 2016; e (iv) mudança da data limite para envio do RG ao sistema e-Contas em relação ao ano anterior .

A Auditoria Interna alerta acerca da submissão do Relatório de Gestão ao e-Contas antes de sua aprovação pelo Conselho Diretor, mesmo sendo possível atualizá-lo no sistema. Ressalta-se que o referido Conselho aprovou o RG na reunião que ocorreu dia 24/03/2017, ao passo que o RG foi enviado TCU em 16/03.

A partir do próximo trabalho relativo ao RG, a UAUDI atuará de maneira mais exigente e criteriosa na avaliação do documento, em razão: (i) da quantidade de apontamentos realizados nesta auditoria; (ii) das sugestões de melhorias emitidas; (iii) do Acordão TCU n° 1749/2017 - 1ª Câmara que julgou irregulares as contas dos responsáveis do Cefet/MG e criticou a forma de apresentação das informações do Relatório de Gestão do exercício de 2014; e (iv) do posicionamento cobrado pelo CODIR à Unidade para tomar sua decisão sobre a aprovação do Relatório.

5. CONCLUSÃO

A Prestação de Contas, exceto o Relatório de Gestão, que foi analisado em uma auditoria a parte, está em conformidade com o exigido pelo Tribunal de Contas da União. Por outro lado, a análise da auditoria identificou incompletude em relação ao atendimento de diversas orientações desse Tribunal referentes à elaboração do RG, para a qual foram direcionadas sugestões de melhoria. Para o Processo de Contas Anual, foi verificado que a maturidade dos controles se encontra em nível aprimorado – com predominância de eficácia em grau razoável –, enquanto que os controles usados na elaboração do Relatório de Gestão apresentam nível intermediário de maturidade e de eficácia mediana em seu conjunto.

RESPONSÁVEL PELA ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO ____________________________________________________________

ÉRICA GOMES ROCHA DA SILVA Contadora

De acordo:

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LUCIANA SALES MARQUES BISSOL Auditora-Chefe