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CENTRAL DE ATENDIMENTO

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Academic year: 2022

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1 CENTRAL DE ATENDIMENTO

Treinamento de Atendentes.

Planejamento

1) Objetivo Geral:

Treinar os Empregados Atendentes da Central de Atendimento da OAB/SC e das Salas de Advogados da OAB/SC.

1.1) Objetivos Específicos:

1) capacitar os trabalhadores sobre todas as atividades desenvolvidas na OAB/SC;

2) trocar experiências entre os diversos Setores da OAB/SC, com o fim de otimizar o atendimento ao Advogado;

3) oportunizar dicas de estratégias de atendimento ao público, com a participação de profissional especializado na área.

2) Conteúdo.

2.1) Abordagem Geral.

Quando se pensa em atendimento aos Advogados, Estagiários, Estudantes e População em geral, vislumbra-se os esforços da OAB/SC para fornecer a exata solução relacionada a procura, com a máxima eficiência possível.

Não se pode presumir que todos os colaboradores da OAB/SC saibam o que se espera deles em termos de serviços e padrão de atendimento.

Para que isso aconteça é necessário, antes de se cobrar um padrão de atendimento dos trabalhadores, treiná-los e promover ações que estimulem sua dedicação e comprometimento com seu trabalho.

Nessa visão, a Central de Atendimento não é apenas um departamento, mesmo que recentemente criado, mas sim um processo que interliga todos os setores a fim de integrá-los em uma política de gerar sempre a melhor informação e o melhor atendimento.

Nesse sentido o presente treinamento é dividido em duas etapas. A primeira, com conteúdo geral de todos os Setores da OAB/SC, que será fornecido pelos seus Coordenadores e, a segunda, de estratégias de atendimento a ser administrado por profissional externo especializado na área específica.

2.2) Conteúdo dos Setores da OAB/SC.

Considerando que a Central de Atendimento atenderá todas as demandas da OAB/SC, é necessário capacitar os empregados atendentes com noções gerais e conteúdo das atividades desenvolvidas por cada Setor. Para isso, entendemos básico que os seguintes itens devam ser abordados: a) breve apresentação do setor; b) atividades desenvolvidas pelo setor; c) público alvo das atividades do setor; d) itens importantes para o atendimento do público alvo, levando-se em conta as atividades do setor.

Nesse sentido, segue um breve resumo do conteúdo a ser desenvolvido.

2.2.1) Secretaria Geral – Coordenadora: Mônica Corrêa.

a) Apresentação do Setor:

A Secretaria conta com uma equipe de 17 colaboradores. A equipe realiza atividades como o atendimento aos advogados e estagiários e procedimentos administrativos

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2 voltados aos pedidos de inscrição, pedidos como licenciamento, cancelamento e anotações de impedimento (processo que compõe as fases de Admissibilidade/ Autuação, Publicação de Edital, Distribuição, Julgamento, Cadastro e Emissão de Credenciais).

Os colaboradores também realizam assessoramento durante as sessões das Câmaras Julgadoras e após o registro das decisões realizam o Cadastro da inscrição e a produção das credenciais. A Secretaria Geral também é responsável pelo processamento dos Registros de Sociedades de Advogados e, demais registros relacionados como Alterações Contratuais, Distratos, Registros de Livros e Atas. Além disso, realiza a expedição de Certidões Negativas, de Regularidade e de Inteiro teor entre outras finalidades e a produção de segunda via de documentos de identidade profissional. A equipe realiza o assessoramento e o apoio aos colaboradores da Central de Atendimento nos assuntos relativos aos Serviços realizados pela Secretaria. Também estão ligados a Secretaria, o Núcleo de Protocolo (atualmente absorvido pela Central de Atendimento e também o Núcleo de Expedição (serviços externos) ou remessa e recolhimento de documentos, bem ainda a gestão de remessa de correios e documentos oriundos das Subseções e Arquivo da Secretaria Geral.

b) Atividades desenvolvidas pelo setor:

A Secretaria Geral é o Setor onde são processados todos os pedidos relacionados a registros de atos da pessoa física e jurídica do Advogado ou Estagiário. Para que esses atos aconteçam no seu curso normal e com eficiência, os trabalhos são organizados da seguinte forma:

CÂMARAS JULGADORAS – São órgãos do Conselho Seccional, compostas por Advogados, que julgam os processos que tramitam na Secretaria.

Tem um funcionário responsável que coordena a tramitação dos processos de inscrição e demais pedidos realizados pelos advogados/estagiários que segue fluxo desde o requerimento inicial realizado via site da OAB/SC (processo eletrônico), análise de admissibilidade, diligências necessárias, autuação, distribuição para as Câmaras Julgadoras, sessão de julgamento, cadastro da decisão e finalmente produção e ou anotação e remessa das Credenciais (carteiras de identidade dos Advogados e Estagiários).

. Após o protocolo, o pedido passa pelas seguintes fases:

- Admissibilidade. Os pedidos de inscrição de advogados e estagiários, bem como, pedidos de Registro de Sociedades, Pedidos de Remissão, Pedidos de Cancelamento, Licenciamento e Anotações são recebidos e passam inicialmente pelo processo de admissibilidade. Nesta etapa, todos os requisitos obrigatórios são analisados conforme princípios normativos do Estatuto da Advocacia e da OAB, Regulamento Geral, Provimentos e Regimento Interno da OAB/SC.

- Distribuição. Os pedidos são distribuídos às Câmaras Julgadoras e aos Relatores competentes levando-se em consideração a data do pedido e o vínculo ao órgão julgador.

- Julgamento dos pedidos. Os pedidos de inscrição, anotação de impedimentos, cancelamento, licenciamento e baixas, após distribuídos, são apreciados e julgados pelas Câmaras Julgadoras (1ª, 2ª, 3ª e 4ª) de seleção competentes.

- Emissão de Credenciais. A emissão de credenciais é realizada após o deferimento dos pedidos de inscrições. O pedido de produção (expedição) é realizado junto ao Conselho Federal por intermédio do Site para esta finalidade.

- Cadastro. O cadastro das inscrições é levado a registro após o lançamento das decisões das Câmaras. O cadastro é sincronizado com o Cadastro Nacional de Advogados - CNA.

- Ofícios e Remessas. Após o deferimento, cadastro e emissão das credenciais, a Secretaria realiza a comunicação oficial e a devolução das credenciais aos interessados.

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3 - Credenciais. A Secretaria Geral recebe e coordena a produção de segunda via de credenciais, nos casos de extravio, perda ou roubo, nos casos de deterioração ou expiração do prazo de validade ou, ainda, necessária atualização de documentos em razão da alteração de nome ou sobrenome, bem como, realiza o pedido de novas credenciais junto ao Conselho Federal.

- Cadastro. O Cadastro realiza o registro de novas inscrições nos Quadros de Advogados e Estagiários após a aprovação pelas Câmaras Julgadoras. Faz a atualização, verificação, revisão e retificação de dados cadastrais, além de expedição de listagens, relatórios e etiquetas, bem como, registros cadastrais das comunicações oriundas do TED – Tribunal de Ética e Disciplina.

- Certidões. O núcleo de Certidões é responsável pela confecção de certidões de regularidade, certidões negativas simples e certidões de inteiro teor para fins de inscrições Suplementares e por Transferência.

- Digitalização. Setor responsável pela digitalização de processos físicos, diante da implantação do processo eletrônico.

SOCIEDADES – os pedidos de registros e alterações das Sociedades de Advogados (Pessoas Jurídicas) são julgados pela 5ª Câmara Julgadora.

O núcleo de Sociedades realiza os procedimentos de registro de sociedades pluripessoas e sociedades individuais, bem como, demais registros e averbações como distrato, alterações contratuais, contratos de associação, registros de livros e atas.

c) Público alvo das atividades do setor:

Advogados, estagiários e terceiros interessados.

d) Itens importantes para o atendimento do público na Central de Atendimento:

- Encaminhamento de credenciais para retirada na Central de Atendimento, via protocolo, com alimentação do trâmite no sistema, sendo que, a Secretaria entra em contato com o interessado através de e-mail.

- Encaminhamento de certidões para retirada na Central de Atendimento, via protocolo, com alimentação do trâmite no sistema, sendo que, a Secretaria entra em contato com o interessado através de e-mail.

- Comunicação verbal entre os empregados da Secretaria e Central de Atendimento, quando necessária, com a finalidade de bem atender o público.

2.2.2) Tesouraria – Coordenador Alexandre Zimmermmann Homma.

a) Apresentação do Setor:

Setor responsável pela arrecadação e pelo pagamentos da OAB/SC, além do repasse de recursos a Subseção e CFOAB.

Somos o setor meio, onde as informações geradas pelo pagamento e arrecadação são repassadas a contabilidade que compila e elabora as demonstrações contábeis.

b) Atividades desenvolvidas pelo setor:

. Geração e exclusão da anuidade de Advogado e Estagiário; . Pagamento de contas da Seccional; . Certificar situação financeira do advogado; . Processar os pagamentos de boletos; . Conferir as baixas (Boleto e Cartão); . Lançamento de Notas Fiscais de Entrada.

c) Público alvo das atividades do setor:

. Advogados, Estagiários e Sociedade de Advogados.

d) Itens importantes para o atendimento do público na Central de Atendimento:

. Anuidade é obrigatória para o advogado e estagiário regularmente inscrito;

. Sociedade de Advogados não tem anuidade;

. Desconto de Jovem Advogado é até o vencimento da parcela.

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4 2.2.3) Tribunal de Ética e Disciplina – Coordenadora Dra. Patrícia Lenzi.

a) Apresentação do Setor:

. O Tribunal de Ética e Disciplina é o órgão da OAB/SC que julga os processos ético- disciplinares. É composto por Advogados os quais são nomeados de 3 em 3 anos pelo Conselho Seccional (nominata no site). O atual Presidente do TED é o Advogado Dr.

Anacleto Canan. O Setor de Ética e Disciplina é composto por 12 empregados, que cuidam da admissibilidade e instrução dos processos ético-disciplinares, juntamente com as câmaras de instrução.

b) Atividades desenvolvidas pelo setor:

. admissibilidade - recebe e analisa as reclamações contra advogados.

. instrução - o processo, depois de recebido, é instruído com provas e depoimentos dos interessados: cliente e advogado representado.

c) Público alvo das atividades do setor:

. Advogados e terceiros interessados/representantes.

d) Itens importantes para o atendimento do público na Central de Atendimento:

O Setor de Ética da Seccional gerencia a admissibilidade, instrução e julgamento dos pedidos de representação ético-disciplinares em trâmite na Seccional e nas Subseções, sendo que o procedimento segue as seguintes etapas: . Análise da admissibilidade das representações; .Instrução das representações recebidas; .Julgamento das representações pelo Tribunal de Ética e Disciplina; .Fase Recursal dos processos em que a decisão foi pelo indeferimento/arquivamento liminar/improcedência - tramita no Conselho Pleno.

. Quanto à reclamação/representação, são importantes as seguintes noções:

. Pedido de Representação: deve ser formalizada por escrito, com a qualificação completa das partes (identificação, endereço, contatos), narração precisa dos fatos, exibição de documentos que comprovem o alegado e indicação de testemunhas – tempo média da resposta é de 45 dias.

. Instrução da Representação: recebido o pedido, a representação é autuada e segue para instrução que atende as seguintes fases: apresentação de defesa prévia pelo advogado representado, audiência de instrução para ouvida das partes e testemunhas, parecer preliminar; apresentação de razões finais pelos interessados – tempo médio de 12 meses;

. Julgamento da Representação: devidamente instruída, a representação segue para julgamento no Tribunal de Ética e Disciplina, sendo que as partes são notificadas sobre a data da sessão;

. Recursos: De todas as decisões de arquivamento/ improcedência o representante é notificado para recurso ao Conselho Pleno, no endereço por ele indicado (importância de solicitar também outros contatos como telefones e e-mail);

. Prazos: os prazos são de 15 dias úteis, contados a partir do 1º. dia útil após o recebimento da notificação (defesa, audiência, julgamento, etc.).

. O advogado parte da representação (Representante, Representado, Procurador, Defensor) com inscrição na OAB/SC, pode acompanhar a tramitação através do site da Seccional: área do Advogado mediante cadastramento de senha.

. Documentos que podem ser protocolizados e estão relacionados às representações ético-disciplinares:

Esclarecimentos preliminares – fase admissibilidade;

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5 Defesa prévia – fase instrução;

Razões finais – fase instrução;

Juntada de documentos – todas as fases;

Solicitação de adiamento de audiência ou sessão de julgamento – fases instrução e julgamento;

Recurso ao Conselho Pleno – fase julgamento;

. Documentos que podem ser protocolizados e estão relacionados a recursos em processos de representação:

Contra Razões de recurso;

Recurso ao Conselho Federal;

Solicitação de adiamento de sessão de julgamento do Conselho Pleno;

Outros (verificar com a Coordenadora daquele Setor).

2.2.4) Conselho Seccional – Coordenadora Débora Vanin Souto.

a) Apresentação do Setor:

. O Setor é responsável por organizar, diligenciar e cumprir todas as atividades que envolvem matérias e/ou julgamentos de processos de competência pelo Conselho Pleno e suas duas Turmas Julgadoras.

b) Atividades desenvolvidas pelo setor:

. Organizar e secretariar as sessões de julgamentos do Conselho Pleno e Turmas Julgadoras.

. Organizar e secretariar o procedimento do Quinto Constitucional nos períodos em abertura de vagas.

. Cumprir despachos e decisões, redação de ofícios e despachos, entre outras atribuições administrativas relacionadas aos processos disciplinares.

c) Público alvo das atividades do setor:

. Advogados, autoridades e demais partes envolvidas nos processos ético-disciplinares.

d) Itens importantes para o atendimento do público na Central de Atendimento:

Orientação de direcionamento correto de recursos ao Conselho Estadual e ou Federal.

. Orientação as partes de prazos para recursos.

. Orientação aos advogados de requerimentos via protocolo eletrônico da Seccional.

. Orientação as partes a possibilidade de requerimento para cópia de autos via e-mail.

. Orientação aos Advogados para acompanhamento das decisões e despachos via Diário Eletrônico do Advogado.

. Orientação da possibilidade de visualizar os trâmites processuais dos autos via sistema integrado da OAB (HBSis).

. Orientação às partes dos procedimentos no dia da Sessão de Julgamento dos processos.

2.2.5) Gabinete da Presidência – Coordenadora: Karoliny Conti.

a) Apresentação do Setor: o Gabinete da Presidência é o Setor da OAB que presta a assessoria ao Presidente, à Diretoria e aos Presidentes de Subseções. Fazem parte do setor a chefe de gabinete, a assessora especial e a assessora institucional juntamente com suas assistentes.

b) Atividades desenvolvidas pelo setor: Agendamento dos compromissos do Presidente, atendimento às autoridades em geral e aos Advogados e Advogadas,

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6 organização dos Colégios estaduais e regionais de Presidentes das Subseções, assessoria ao Presidente em viagens, indicações de representações do Presidente em eventos aos quais ele não possa comparecer, agradecimentos e felicitações em geral, encaminhamento aos setores competentes das solicitações direcionadas ao Gabinete e resposta oficial aos pedidos, quando necessários, recebidos os subsídios dos setores internos para as devidas respostas e, por fim, ofícios em geral a serem assinados pelo Presidente.

São atividades específicas dos integrantes do Gabinete da Presidência:

Chefia de Gabinete (Karoliny): .Acompanhamento da agenda do Presidente e execução dos assuntos pertinentes; .Coordenação e secretaria de todos os trabalhos do gabinete (todos os assuntos); .Despachos diretamente com o Presidente com assuntos pertinentes do setor (Todo o tipo de comunicação interna e externa); .Coordenação de equipe e Coordenadores da OAB; .Reuniões de diretoria (assessoria aos diretores); .Pautas de reuniões; .Filtros e ofícios das nomeações e indicações das comissões da OAB;

.Participação em reuniões das Comissões; .Comunicação com Presidentes de Subseções, Conselheiros, Presidentes de Comissões, Diretoria e membros do TED e autoridades em geral.

Assessoria Institucional (Dra. Silvia): .encaminhamento de protocolos internos e externos;

.análise de propostas de parcerias institucionais; .interlocução entre os presidentes das subseções com o presidente da Seccional; .redação de resoluções; .coordenação dos Colégios de Presidentes; .assessoria ao Presidente em viagens; . redação de ofícios em geral quando solicitado; .atendimento aos advogados.

Assessoria Especial (Dra. Elza): .Redação de documentos a serem assinados pela Presidência; . redação de convites e indicação de representações; .atendimento pessoal a Advogados; .redação de notas de pesar.

Assistência de Gabinete (Julia): .recebimento e encaminhamento do protocolo em geral;

.envio de documentos via Correio; .pedidos de almoço para a Diretoria (reuniões);

.orientações para agendamento de reuniões (por whatsapp e e-mail); .confecções de determinadas Portarias (ex.: Fiscalização, Câmaras, etc.); .pedido de compras em geral (copa, material de expediente); .agendamento de reuniões: filtragem e orientação ao solicitante antes de repassar a Chefia de Gabinete; .lançamento de notas.

c) Público alvo das atividades do setor: Advogados, Autoridades em geral, Conselheiros Federais e Estaduais, Presidentes das Subseções.

d) Itens importantes para o atendimento do público na Central de Atendimento:

saber quais as atividades que o Gabinete desenvolve, assim como, classificar os assuntos a serem encaminhados ao Gabinete da Presidência e, na medida do possível, resolver os assuntos na própria Central de Atendimento.

2.2.6) Coordenadoria Geral das Comissões – Coordenadora: Rosane Cristina Pietsch.

a) Apresentação do Setor:

. A Coordenadoria Geral das Comissões é o Setor da OAB/SC responsável pela organização das Comissões, organização e administração de todos os eventos realizados pelas Comissões. Atualmente a OAB/SC conta com 100 Comissões, compostas por

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7 Advogados, Estagiários e Profissionais de outras áreas, totalizando a participação de 2785 Advogados de todo o Estado de Santa Catarina.

A finalidade precípua das Comissões e auxiliar a Diretoria da OAB/SC, nas atividades específicas de inúmeros temas dando suporte técnico/jurídico para a realização da finalidade institucional da OAB/SC.

b) Atividades desenvolvidas pelo setor:

. Eventos: recebimento do projeto, aprovação, encaminhamento aos setores envolvidos, lançamento no site, acompanhamento das inscrições, credenciamento e expedição dos certificados.

. Comissões: composição das Comissões; atendimento de solicitações específicas;

agendamento das reuniões; emissão das portarias; organização e manutenção do grupo de watzzap - entrada e saída dos membros, convites, ressarcimento de despesas.

. Processos: protocolos, autuação; elaboração de ofícios, e-mail, correios.

c) Público alvo das atividades do setor:

. Advogados, Estagiários, Estudantes, profissionais de outras áreas, Diretoria e Conselho da OAB/SC, trabalhares dos diversos Setores da OAB/SC, órgãos públicos e entidades em geral.

d) Itens importantes para o atendimento do público na Central de Atendimento:

. O relacionamento com a Central de Atendimento é primordial na comunicação das atividades desenvolvidas pela Coordenadoria Geral das Comissões, em especial sobre os eventos, datas, locais, entre outros.

Para que isso aconteça, a Coordenadoria Geral das Comissões disponibiliza a agenda mensal pelo google - site da OAB (contém toda a programação).

2.2.7) Procuradoria Geral – Coordenadora Dra. Cynthia da Rosa Melim.

a) Apresentação do Setor:

A Procuradoria-Geral abrange as seguintes áreas:

. Coordenadoria de Fiscalização: Dra. Suzana Bitencourt e Dr. Gian Hernandes Barreto.

. Procuradoria de Prerrogativas: Dr. Aulus Eduardo Teixeira de Souza.

. Procuradoria de Honorários: Dra. Cynthia da Rosa Melim.

. Contencioso da OAB/SC - Ações em geral em que a OAB/SC é parte ou terceiro interessado que não seja prerrogativas ou honorários: Dra. Cynthia.

. Execuções de anuidade: escritórios terceirizados: Harger & Santana (Dr. Jefferson) e Aragão e Melim (Dra. Mirelle).

. Consultivo para a OAB/SC (e não para terceiros): Dra. Cynthia.

. A servidora Adriana, além de fazer os serviços administrativos, é a atendente do setor, quem filtra as ligações telefônicas e faz o primeiro atendimento na Procuradoria, para saber a quem dirigir o assunto.

b) Atividades desenvolvidas pelo setor:

O setor possui diversas atividades e algumas até distintas entre si.

. Tem o setor de fiscalização, que tem atribuições um pouco parecidas com as do TED, com atuação em relação à publicidade profissional, captação de clientela e exercício ilegal/irregular da advocacia. Tem como objetivo orientar o advogado ou colher elementos para instruir processos disciplinares ou judiciais (conforme o caso).

. Prerrogativas e honorários: a procuradoria de prerrogativas e de honorários é um “órgão”

executivo da Comissão de Prerrogativas e Defesa dos Honorários. Os advogados que se sentem prejudicados fazem requerimento através do site da OAB/SC, a comissão analisa e estabelece as providências. Em alguns casos, as providências equivalem ao ingresso

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8 da OAB/SC nos processos judiciais com amicus curiae, ocasião em que os procedimentos são direcionados, por determinação da comissão, aos procuradores respectivos.

. Se existir algum advogado passando por um problema que precise uma intervenção imediata ou haja alguma dúvida a ser sanada, existe o celular DEFESAPP, que fica com os membros da comissão, em regime de revezamento.

. Execução de anuidades. As cobranças de anuidades dos advogados inadimplentes são promovidas pelos escritórios terceirizados, então caso haja devedores executados com dúvidas, os mesmos devem ser remetidos aos respectivos escritórios. A Adriana pode ajudar nesse filtro.

. Contencioso e consultivo da OAB/SC. Trata-se das ações judiciais em que a OAB/SC é parte. Nesse caso, não há resposta a consultas aos advogados. Mas sim ações de interesse da OAB/SC enquanto empresa e instituição litigante.

c) Público alvo das atividades do setor:

. Fiscalização: advogados;

. Prerrogativas e honorários: advogados;

. Contencioso execução: advogados inadimplentes.

. Contencioso e consultivo Cynthia: Diretoria da OAB/SC e parte adversa, Conselheiros, Presidentes das Subseções.

d) Itens importantes para o atendimento do público na Central de Atendimento:

. Quando se tratar de assuntos relacionados à fiscalização, os pedidos de providências são protocolados diretamente no site da OAB/SC. Eventuais atendimentos presenciais ou por telefone podem ser direcionados ao Dr. Gian ou Dra. Suzana.

. Quando o assunto for prerrogativas e honorários e não for possível dar a informação na central de atendimento, a Adriana promove o primeiro filtro e orienta o Advogado. Se ele estiver presente na OAB/SC, ele permanece na central de atendimento, a Adriana irá busca-lo e leva-lo a uma das salas de reunião para conversa com o Dr. Aulus por videoconferência. O Dr. Aulus permanece em Araranguá e vem uma vez por semana a Florianópolis.

. Quando o assunto for anuidade, repassar o número do TELEFONE dos escritórios respectivos. Não adianta passar o endereço, porque, como os escritórios são terceirizados, é necessário marcar hora para atendimento.

. Para falar com a Dra. Cynthia, por telefone, encaminhar a ligação para o ramal da Adriana, que faz o primeiro filtro, nunca direto para o meu ramal.

. A mesma coisa quando tiver um advogado querendo falar comigo. A Adriana faz um primeiro filtro antes de eu atender, porque as pessoas, como me conhecem, falam para conversar comigo e pode ser caso de atendimento do Dr. Aulus ou até mesmo de anuidade.

. Na medida do possível, evitar encaminhar pessoas aqui para a Procuradoria sem antes conversar conosco. A Adriana está sempre à disposição para ir ao encontro da pessoa e verificar o assunto e os encaminhamentos respectivos

2.2.8) Exame de Ordem – Coordenadora: Patrícia Abilhôa.

a) Apresentação do Setor:

. A Comissão de Estágio e Exame de Ordem da OAB/SC é composta pelas Advogadas:

Dra Tatiana Meneghel (Presidente); Dra Júlia Amboni Burigo (Vice-Presidente); Dra.

Patrícia Garcia de Souza (Secretaria Geral); e equipe.

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9 . A Comissão tem a responsabilidade principal de conduzir, no Estado de Santa Catarina, a realização do Exame de Ordem Unificado, além de ser responsável pelo credenciamento de escritórios e órgãos judídicos para fins de estágio.

. O Exame de Ordem Unificado é realizado pelo Conselho Federal da OAB e executado pela Fundação Getúlio Vargas, sob a sua inteira responsabilidade, organização e controle, nos termos do Provimento nº 144 de 13 de junho de 2011 e de suas alterações posteriores constantes no Provimento 156/2013, do Conselho Federal da OAB e, do próprio edital do Exame.

b) Atividades desenvolvidas pelo setor:

. Expedição dos certificados de aprovação no Exame de Ordem Unificado. Tais certificados são impressos na própria Seccional, numerados e assinados um a um e, registrados em planilha de controle elaborada pelo Setor do Exame de Ordem. Para receber os certificados, os candidatos aprovados devem comprovar os itens exigidos no edital de abertura do Exame em que foi aprovado.

. Credenciamento de escritórios para fins de estágio. O setor recebe pedidos de credenciamento de escritórios para fins de estágio. Cada pedido demanda análise documental, consultas a outros setores da OAB/SC (Tribunal de Ética, Secretaria e Tesouraria), verificação de recolhimento de emolumentos, bem como a visita in loco para comprovação da adequação das instalações. Na Capital essa visita é feita pela Presidente da Comissão. No interior conta-se com a colaboração dos Presidentes de Subseção que, pessoalmente ou por delegação, visitam os escritórios e encaminham o respectivo relatório.

. Demais atividades administrativas realizadas pelo Setor:

. Digitalização de documentos - A digitalização dos documentos relacionados aos exames realizados até 2018 é feita pelos funcionários da CEEO conforme disponibilidade de tempo e limitada pelo equipamento disponível. Já os documentos referentes aos exames realizados a partir de 2019 são digitalizados pelo protocolo eletrônico.

. Toda a documentação dos Exames de Ordem anteriores, permanecem fisicamente em depósito na sede da OAB/SC ou na Sede Balneária. A digitalização desse material, além de diminuir espaço de arquivo morto, facilita sobremaneira a consulta aos documentos e a preservação das informações. Poderá ser necessário o deslocamento de recursos humanos para finalizar a digitalização dos documentos mais antigos.

c) Público alvo das atividades do setor:

Advogados, Estagiários, Estudantes e Bacharéis em Direito.

d) Itens importantes para o atendimento do público na Central de Atendimento:

. além do conhecimento das atividades realizadas pelo Setor, deve haver interesse, disponibilidade, curiosidade e comunicação entre os colegas servidores.

2.2.9) Escola Superior da Advocacia – Coordenadora: Thamyres da Rosa Silva.

a) Apresentação do Setor:

A Escola Superior de Advocacia desenvolve cursos e eventos destinados ao aprimoramento profissional da Advocacia Catarinense, com foco em todas as áreas do direito, sendo esses presenciais ou online. Os cursos ocorrem na Seccional e em suas 49 Subseções. A ESA oferta também especializações, possuindo convênio com diversas Instituições de Ensino. Os principais produtos oferecidos pela ESA são: Cursos Aprimorar, WebESA, TVESA, Cursos Telepresenciais (AASP) e Pós graduação.

A ESA é composta por um grupo de Advogados, na seguinte hierarquia:

Marcus Vinícius Motter Borges - Diretor-Geral;

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10 Isabela Pinheiro Medeiros - Vice-Diretora Geral e Diretora do Núcleo de Prática Civil;

André Schmidt Jannis - Secretário-Geral;

Juliano Keller do Valle - Diretor do Núcleo de Prática Penal;

Thiago Martinelli Veiga - Diretor do Núcleo de Direito Previdenciário;

Roberta Schneider Westphal - Diretora do Núcleo de Direito Trabalhista;

Jorge Nunes da Rosa Filho - Diretor do Núcleo de Direito de Família e Sucessões;

Felipe César Lapa Boselli - Diretor do Núcleo de Direito Público;

Ricardo José da Rosa - Diretor do Núcleo de Ética Profissional;

João Henrique Carvalho Orssato - Coordenador do Esapp;

Lucas Rocha Mendes - Coordenador do Webinar;

Giglione Edite Zanela Maia - Coordenadora da TV/ESA;

Rodrigo Steinmann Bayer - Coordenador dos Cursos Presenciais;

Beatriz Campos Kowalski - Coordenadora de Comunicação.

b) Atividades desenvolvidas pelo setor:

. Realização de cursos (na Seccional e nas Subseções) - Planejamento, cadastro de inscrições, confecção de cartazes, contato com ministrantes, envio de boletos, alteração do cadastro do participante no sistema, alteração de senha, envio de certificados, prestação de contas com as Subseções, gravação de eventos. Especializações (Pós- graduação) – Convênios.

TVESA – Disponibilização da gravação dos eventos no site da ESA.

c) Público alvo das atividades do setor:

. Advogados, Estagiários e Acadêmicos de Direito.

d) Itens importantes para o atendimento do público na Central de Atendimento:

. Os cursos da ESA encontram-se no site: cursos.esa-sc.org.br, as inscrições são realizadas através do site, e o pagamento ocorre mediante boleto ou cartão de crédito.

Todas as informações do curso (local, horário, ministrante, carga horária) estão disponíveis no site.

. Os cursos WebESA são cursos presenciais que ocorrem na Seccional ou nas Subseções, que possuem transmissão ao vivo (transmissão interativa), através do canal do youtube da OAB/SC.

. Para todos os cursos realizados é emitido o respectivo certificado, sendo que, este é enviado por e-mail ao participante, no prazo de 15 dias.

. Problemas no cadastro dos inscritos (senhas, alteração de e-mail, etc.) são sanados diretamente através da ESA.

. Os cursos de iniciação são ofertados gratuitamente, e direcionados ao público da jovem advocacia.

. Todos os cursos da ESA estarão sempre cadastrados no site da Escola.

. A confirmação do curso ocorre através do pagamento da inscrição, não é enviado confirmação por e-mail.

2.2.10) Eventos – Thaís Andreia Benin Ritter.

a) Apresentação do Setor:

O Setor de Eventos é responsável pelo planejamento, organização e execução dos eventos realizados pela OAB/SC.

b) Atividades desenvolvidas pelo setor:

. Suporte e execução dos eventos, desde a emissão de passagens, contratação de todos os serviços e fornecedores para a realização dos eventos, transporte, hotel, hospedagens, cerimonial, organização da agenda de eventos, entre outras.

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11 c) Público alvo das atividades do setor:

. Advogados, estagiários, estudantes, fornecedores, funcionários dos demais setores da OAB/SC.

d) Itens importantes para o atendimento do público na Central de Atendimento:

. os funcionários da Central de Atendimento precisam se informar da agenda e de todos os eventos, a fim de que a comunicação entre a Seccional e o público alvo seja precisa.

2.2.11) Salas de Atendimento aos Advogados – Coordenador: Telmo José Domingues.

Junior

a) Apresentação do Setor:

As Salas de Atendimentos aos Advogados são ambientes instalados nos Fóruns e Tribunais com a finalidade de socorrer os Advogados em situações profissionais emergenciais, como por exemplo, peticionar eletronicamente, enviar e-mail, fotocopiar e imprimir documentos.

Tal serviço é oferecido aos Advogados em todo o Estado de Santa Catarina, como forma de apoio na atividade advocatícia, em especial, quando o Advogado estiver fora do seu domicílio profissional.

b) Atividades desenvolvidas pelo setor:

. Zelar pelo bom funcionamento e manutenção das salas.

. Proibir o uso das salas por pessoas que não fazem parte do quadro de advogados e estagiários da OAB, exigindo a apresentação de documento de identificação.

. Controlar a utilização dos computadores e máquinas de digitalização no intuito de harmonizar e abranger, auferindo proveito dos equipamentos a todos.

. Realizar serviços de reprografia e digitalização.

. Auxiliar os advogados e estagiários, nas esferas Federais e Estaduais na confecção de documentos eletrônicos tais como: petições, contratos, pareceres; propiciando a assinatura digital nos processos eletrônicos.

. Prestar assistência ao advogado na digitalização, armazenamento e envio de documentos.

. Controlar e conferir o fechamento diário do caixa e realizar o depósito financeiro semanal, relacionado aos serviços de cópia e digitalização.

. Organizar lista de material de escritório e limpeza semanalmente.

. Compor relatório financeiro diário, semanal e mensal do controle das impressões e reprografias.

. Fiscalizar e controlar os tickets de estacionamento das unidades de veículos da MULTIPARK, disponibilizados pela OAB para acomodação dos veículos dos advogados junto ao Tribunal de Justiça, Fórum Central e Juizado Especial Cível em Florianópolis.

c) Público alvo das atividades do setor:

. Advogados e Estagiários inscritos na OAB/SC.

d) Itens importantes para o atendimento do público na Central de Atendimento:

. Manter os servidores da Central de Atendimento informados sobre as atividades e eventuais alterações, a fim de que a comunicação entre OAB/SC – Advogados, e vice- versa se concretize de forma clara, com a finalidade de bem atender o público alvo.

2.2.12) Administrativo – Coordenador: Carlos Cesar Inocente.

a) Apresentação do Setor:

(12)

12 . O Setor Administrativo da OAB/SC é responsável por diversas atividades, as quais, em palavras simples, dão o suporte necessário para a existência das demais atividades realizadas na OAB/SC. Ou seja, o Setor realiza os serviços administrativos e a manutenção da Seccional, Subseções e sede balneária.

b) Atividades desenvolvidas pelo setor:

. Controle do patrimônio; gestão do patrimônio (aquisição, movimentação interna, movimentação externa, descarte, disponibilidade, doação), emissão de notas dos imobilizados; compras de equipamentos de informática, telefonia, etc, inventário de patrimônio, entre outros. Quanto ao patrimônio, existe a atualização e controle e treinamento dos colaboradores em todas as Subseções. Cuida da manutenção elétrica, jardins, pinturas, telefonia e serviços diversos. Na copa, é feito o café para os setores, gabinete e atendimento em todos os eventos da seccional. Na limpeza, existe a manutenção de todas as dependências da sede da Seccional. O estacionamento, tem o controle de movimentação de veículos no pátio da sede da Seccional, com liberação por sistema integrado. No almoxarifado é feito o controle de entrada e saída de mercadorias.

A feitura e análise dos contratos, sua atualização e controle também é realizada pelo Setor Administrativo, com apoio do Setor Jurídico da Seccional. As obras e reformas são acompanhadas pelo Setor Administrativo, a contratação e fiscalização dos serviços. A manutenção e administração da Sede Balneária também é feita pelo Setor Administrativo.

O controle do sistema de compras, cotações e aprovações de compras, lançamento de notas fiscais para envio a Tesouraria. O Setor também presta assessoria administrativa em eventos, como: feijoada do Advogado anualmente no mês de agosto, conferência estadual a cada três anos, colégios de presidentes das Subseções e a todas as solicitações dos setores da seccional e subseções. Também assessora as viagens diversas (Subseções, Seccional) e a administração das salas dos Advogados junto ao Poder Judiciário, bem como, elabora treinamentos específico para a equipe que compõe o Setor.

c) Público alvo das atividades do setor:

. Presidentes das Subseções, empregados da OAB, fornecedores, população em geral por meio da recepção e outras atividades. Advogados, Estagiários e colaboradores da OAB na Seccional e em todas as Subseções e salas dos Advogados e, ainda, público em geral, como fornecedores e parceiros.

d) Itens importantes para o atendimento do público na Central de Atendimento:

. Os servidores da Central de Atendimento necessitam saber quais as atividades são desenvolvidas no Setor Administrativo, exatamente para que possam direcionar os questionamentos porventura existentes, em especial, na recepção de fornecedores, liberação do estacionamento somente para advogados, orientação aos advogados para compra de sensor do estacionamento, orientação aos presidentes de Subseções sobre o manual de solicitação de auxílio financeiro, orientação aos diretores de Subseções sobre as Resoluções nºs 20 e 21, orientação para reservas das dependências da sede balneária para eventos diversos assim como prática de esportes.

Com relação aos Colaboradores da OAB-SC, devem observar os seguintes pontos para o bom desempenho dos trabalhos:

.encaminhar as solicitações de serviços para os responsáveis específicos dentro do Setor administrativo, observando: .Manutenção, estacionamento, colocação de tarjas em carros:

compras@oab-sc.org.br – Vilmar; .Materiais de expedientes: compras1@oab-sc.org.br – Rodrigo; .Dúvidas sobre lançamento de notas: contratos@oab-sc.org.br – Patricia;

.formulação de contratos: contratos@oab-sc.org.br – Patricia; .solicitação de móveis e

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13 equipamentos usados da Seccional: patrimonio@oab-sc.org.br – Rafael; .solicitação de chaves e cópias – Rodrigo.

Devem, sempre, os colaboradores da Central de Atendimento, informar ao Setor Administrativo sobre a chegada de pessoas que queiram o atendimento do Setor Administrativo, quando esses não souberem a quem se dirigir.

2.2.13) OAB/Cidadã – Coordenador: Júlio dos Santos Neto.

a) Apresentação do Setor:

A Comissão da OAB/Cidadã tem a função institucional da OAB em fazer chegar à população o acesso aos direitos garantidos pela Constituição da República Federativa do Brasil.

b) Atividades desenvolvidas pelo setor:

. O Setor promove atividades que permitem o acesso da população a palestras, serviços, orientações, entre outras, planejados e executados antecipadamente, alguns em parceria com outras entidades e instituições, bem como as demais Comissões da OAB/SC.

c) Público alvo das atividades do setor:

. Advogados, Estagiários, população em geral.

d) Itens importantes para o atendimento do público na Central de Atendimento:

. Os servidores que trabalham na Central de Atendimento devem conhecer as atividades desenvolvidas pela OAB Cidadão, suas atribuições e agenda, exatamente para auxiliarem na orientação do seu público alvo.

Entre as atribuições da Comissão OAB Cidadã, destaca-se: manter fórum permanente de entidades do Terceiro Setor, com realização de reunião mensal na Seccional da OAB/SC;

efetuar cadastro das Entidades presentes no fórum permanente; colaborar, sempre que necessário e desde que não ultrapasse a competência de outra comissão, com a entidade cadastrada perante órgãos públicos, em qualquer esfera.

2.2.14) Tecnologia da Informação – Coordenadora Greyce Digiácomo Broering.

a) Apresentação do Setor:

. O setor responsável pelos sistemas internos da Seccional, site, e-mail e manutenção dos computadores.

b) Atividades desenvolvidas pelo setor:

. Sistema Br.Conselhos: manutenção, atualização, senha de acesso . E-mail: criação e alteração de senha

. INSS: habilitação do usuário no sistema . Manutenção de computadores

. Site: atualização

c) Público alvo das atividades do setor:

. Advogados e funcionários das Subseções e Seccional.

d) Itens importantes para o atendimento do públicona Central de Atendimento:

. O Setor de Tecnologia da Informação é o responsável em manter os Sistemas em funcionamento e dar o suporto necessário para o desenvolvimento das atividades na Seccional e Subseções, devendo haver um relacionamento profissional a tal nível que todos os problemas identificados, nas ferramentas utilizadas para o atendimento ao público, sejam imediatamente comunicadas ao TI para sua solução.

(14)

14 2.2.15) CAASC – Coordenadora: Mariana Cristina Freitas.

a) Apresentação do Setor:

Criada pelo Conselho Federal da OAB em 5 de fevereiro de 1948, a CAASC - Caixa de Assistência dos Advogados de Santa Catarina, desde o início demonstrou seu compromisso com a prestação de apoio a advogados através da disponibilização de uma enorme gama de serviços a seus associados. A partir da vultosa responsabilidade de atuar como o braço social da OAB, muitos caminhos foram traçados e a estrada percorrida até hoje honra os colegas que fazem parte dessa história.

b) Atividades desenvolvidas pelo setor:

Plano de saúde – Rachelle, ramal 3531; Escritório Compartilhado – Janaina, telefone:

98821-4511; Auxilio Maternidade – Cristiane, ramal 3541; Grupo de Corrida – Mariana, ramal 3548; Clínicas médicas (COMASA) – Gustavo, Telefone 3222-6541; Convênios e Hotel de trânsito – Thayse e Guilherme, ramal 3536.

c) Público alvo das atividades do setor:

Advogados e seus dependentes.

d) Itens importantes para o atendimento do público na Central de Atendimento:

Qualquer dúvida pode transferir para Mariana. ramal 3548.

3) Período de realização do treinamento.

.Primeira etapa: – Dias 19 e 20 de setembro de 2019, na sala de aula da ESA, no horário das 9hs às 12 horas e das 14hs às 17hs.

.Segunda etapa: - data a ser definida conforme contratação pelo Setor de RH da OAB/SC.

4) Avaliação – Será realizada, com os participantes, durante o desenvolvimento das atividades, in loco, no decorrer do expediente e trabalho diário.

5) Bibliografia – o presente projeto foi elaborado de forma empírica, com o empenho e participação de todos os Coordenadores dos Setores da OAB/SC, os quais forneceram o conteúdo respectivo.

Isolde Hammerschmitt

Coordenadora da Central de Atendimento da OAB/SC

Florianópolis/SC, agosto/2019.

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