GEDi: Gestor Eletrônico de Documentos e informações
Leonardo P. S. Mussi 1,2 , Stephane H. Takemiya 1,2 , Luciano T. E. Pansanato 2 , Rogério S. Pozza 2 , Pedro H. Z. Yasui 1 , Wellington A. Della Mura 1 , Jeison A. De Bastiani 1
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ForLogic Software Ltda. – Incubadora de Inovações
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Universidade Tecnológica Federal do Paraná – UTFPR Campus Cornélio Procópio
{leonardo, stephane, yasui, wellington, jeison}@forlogic.net, {luciano, pozza}@utfpr.edu.br
RESUMO
Neste trabalho é apresentado um sistema denominado Gestor Eletrônico de Documentos e informações (GEDi). O objetivo do sistema GEDi é a gerência eletrônica de documentos e das informações de contexto relacionadas a estes documentos. A arquitetura e as funcionalidades do sistema GEDi também são apresentadas. A facilidade de uso é principal característica do sistema GEDi e tem sido o grande diferencial deste produto no mercado de sistemas para gerenciamento eletrônico de documentos.
ABSTRACT
In this paper, we present an electronic document management system named Gestor Eletrônico de Documentos e informações (GEDi). The aim of the GEDi system is to manage documents and context information related. The architecture and functionalities of the GEDi system are also presented. The main feature of the GEDi system is its usability which has been the differential of this product in the market of electronic document management systems.
Categories and Subject Descriptors
H.4.1 [Information Systems Applications]: Office Automation – Groupware, Workflow management; I.7.1 [Document and Text Processing]: Document and Text Editing – Document management.
General Terms
Management, Documentation, Design, Human Factors.
Keywords
Knowledge management, document management, document management systems.
1. INTRODUÇÃO
Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) são soluções de Tecnologia da Informação (TI) que provêem um meio de gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar as informações contidas em documentos. Esses sistemas apóiam as iniciativas empresariais típicas de Gestão do Conhecimento, por exemplo, a identificação, criação, apresentação e distribuição do conhecimento dentro do contexto corporativo.
Neste trabalho é apresentado um sistema de GED denominado Gestor Eletrônico de Documentos e informações (GEDi)
1. A principal característica do sistema GEDi é a sua facilidade de uso, obtida por meio de desenvolvimento centrado no usuário e do estabelecimento de metas de usabilidade desde o início do processo de desenvolvimento.
O sistema GEDi é apresentado na Seção 2. Na Seção 3 são apresentadas algumas considerações finais e o trabalho em andamento.
2. GEDi: Gestor Eletrônico de Documentos e informações
O GEDi é um produto da ForLogic Software Ltda., uma microempresa de tecnologia que desenvolve softwares específicos para setores de controle e garantia da qualidade, documentação eletrônica e apoio à gestão do conhecimento. A ForLogic surgiu da união de dois projetos hospedados no Hotel Tecnológico (pré- incubadora) da Universidade Tecnológica Federal do Paraná (UTFPR) Campus Cornélio Procópio e é o primeiro projeto graduado do hotel, isto é, o primeiro projeto com empresa legalmente constituída. Atualmente, a ForLogic atua na Incubadora de Inovações, do Programa de Empreendedorismo e Inovação (PROEM), situada no Campus Cornélio Procópio da UTFPR.
2.1 Objetivos
O GEDi é um sistema para a gerência eletrônica de documentos e das informações de contexto relacionadas a estes documentos. O objetivo do GEDi, além de realizar as tarefas típicas de um sistema de gerenciamento de documentos, é permitir a recuperação eficiente dos documentos por meio do uso de metadados, palavras-chave e classificações, entre outros recursos, que agregam as informações contextuais dos documentos [1].
O GEDi também tem por objetivo promover o gerenciamento do conhecimento de uma organização. No entanto, como o GEDi sozinho não consegue realizar essa tarefa, ele será incorporado a um novo sistema denominado de Sistema de Apoio à Gestão de Conhecimento (SAGC). Nesse contexto, o GEDi é imprescindível para que o apoio à gestão de conhecimento possa ocorrer porque é a partir dele que os documentos da organização são compartilhados entre os usuários, respeitando as permissões atribuídas a grupos de usuários.
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A versão de demonstração do GEDi pode ser obtida a partir da página: http://www.forlogic.net/produtos/GEDi/Visao.aspx.
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2.2 Arquitetura
A organização da arquitetura do sistema GEDi é apresentada na Figura 1. O componente GEDi.WinUI é responsável pela interface oferecida aos usuários e os componentes ForLogic.Persistence e GEDi.ObjectModel são responsáveis, respectivamente, pelo acesso ao Servidor da Base de Dados (mapeamento objeto- relacional) do sistema e pelo acesso ao Servidor de Arquivos. O servidor de arquivos armazena os diversos tipos de documentos inseridos no sistema (por exemplo, doc, pdf, ppt, avi, mp3 etc.). O Web Service é responsável pelo acesso e armazenamento dos arquivos dos documentos no servidor, e também pela geração de arquivos PDF para visualização dos documentos armazenados em outros formatos. Além disso, o Web Service também faz requisições de partes do arquivo ao Servidor de Arquivos e o gerenciamento do envio dessas partes para o computador do usuário.
Figura 1. Arquitetura do sistema GEDi
O sistema GEDi foi desenvolvido com o processo de desenvolvimento de software da ForLogic, que é uma integração de eXtreme Programming, Unified Process e Rational Unified Process, descrito por Batista et al. [2]. O sistema GEDi foi implementado na linguagem C#, que é parte da plataforma .NET, e usa o gerenciador de banco de dados SQL Server. A interface do sistema GEDi possui também uma versão para a Web que usa a linguagem ASP.NET e uma biblioteca de componentes de interface desenvolvida pela ForLogic, integrada à biblioteca de componentes EXTJS, que utiliza componentes ricos de interface com base em JavaScript e técnicas Ajax. Essa biblioteca de componentes torna a interface Web do GEDi semelhante àquela utilizada na versão desktop (Windows Forms).
2.3 Principais Funcionalidades
O sistema GEDi possui as seguintes funcionalidades principais para o gerenciamento eletrônico de documentos:
- Compartilhamento dos documentos. O sistema utiliza um repositório centralizado para facilitar o compartilhamento e recuperação dos documentos e informações relacionadas.
- Permissões configuráveis. O sistema permite a configuração de permissões específicas para cada papel que for definido no sistema (e que é associado aos usuários e grupos de usuários) para permitir o acesso somente aos documentos pertinentes à determinada função ou tarefa.
- Contextualização dos documentos e das informações adicionais com metadados e classificações. Os documentos são armazenados no sistema com informações que caracterizam os diversos aspectos de contexto relacionados.
- Histórico de utilização dos documentos. Cada usuário pode ter acesso ao histórico das ações realizadas com os documentos, por exemplo, visualização, edição, envio por e- mail, notificações, entre outras.
- Navegação com base em metadados e classificações. As informações adicionais associadas aos documentos são utilizadas para fornecer modos alternativos de visualização para o usuário.
- Busca no conteúdo dos documentos. As buscas são realizadas no conteúdo dos documentos textuais e nas suas informações relacionadas. A indexação dos documentos é realizada com base na API do Lucene.
- Controle de versões dos arquivos. As versões dos documentos são mantidas no sistema e o trabalho sempre ocorre na última versão. O usuário tem a exclusividade de acesso por meio de um bloqueio (check-in e check-out).
- Integração com digitalizadores. Um documento pode ser digitalizado diretamente a partir do sistema. A imagem digitalizada também pode receber tratamento para facilitar o reconhecimento de caracteres e, conseqüentemente, a realização da indexação do documento.
- Pendências. Cada ação realizada no sistema pode gerar a necessidade de que outras ações sejam tomadas, chamadas de pendências. O sistema controla as pendências associadas a cada documento e usuário.
As funcionalidades do sistema GEDi estão disponíveis a partir de sua interface (Figura 2), que é dividida em quatro partes principais: ferramenta de navegação com grupos de usuários, metadados e classificações à esquerda (1), a área de visualização de documentos ao centro (2), as pendências na parte superior- direita (3) e a lista dos últimos documentos acessados na parte inferior-direita (4).
As funcionalidades criadas para navegação são as principais responsáveis pela facilidade de uso do sistema GEDi. Na ferramenta de navegação é possível escolher os documentos que serão visualizados a partir da seleção de grupos de usuários, metadados ou classificações. Os documentos apresentados na área de visualização são somente aqueles relacionados com a opção escolhida. A oferta de várias maneiras de acesso ao documento promove o uso de reconhecimento ao invés da memorização.
O uso de menus de contexto é outro ponto forte da interface do sistema GEDi. O menu de contexto (que aparece quando o botão direito do mouse é clicado) do sistema GEDi permite que toda funcionalidade fique no máximo a três cliques do usuário.
Durante o desenvolvimento do sistema, esse requisito de usabilidade foi considerado de alta prioridade e verificado a cada versão do sistema testado e avaliado pela equipe do sistema GEDi.
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3. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Neste trabalho, um sistema denominado Gestor Eletrônico de Documentos e informações (GEDi) foi apresentado. O objetivo do sistema GEDi é a gerência eletrônica de documentos e das informações de contexto relacionadas a estes documentos. A arquitetura e as funcionalidades do sistema GEDi também foram apresentadas.
Durante as fases de desenvolvimento do GEDi, foram realizados diversos levantamentos das características encontradas em produtos similares para identificar as funcionalidades que deveriam ser implementadas no sistema. Essas características, sumarizadas na Tabela 1 (que também apresenta uma comparação entre diversos produtos e o GEDi) podem ser consideradas como os principais requisitos funcionais para o desenvolvimento de um produto para GED que seja competitivo no mercado.
Um dos trabalhos futuros previstos é o gerenciamento de workflow, isto é, a definição de fluxos de aprovação e/ou revisão, além das ações que devem ser tomadas de acordo com cada etapa do fluxo de trabalho. Outro trabalho futuro é a notificação em tempo real: os usuários são notificados instantaneamente quando alguma ação é tomada para um documento relacionado a ele, por exemplo, quando um documento está sendo editado ou as suas permissões foram modificadas.
Agradecimentos. Agradecemos à UTFPR, Fundação Araucária Processo 088/2009 e ao CNPq Processo 557919/2008-8 pelo apoio financeiro para o desenvolvimento deste trabalho.
4. REFERÊNCIAS
[1] Marinho, D. A. GEDi: Interface Windows Utilizando SGBD Relacional e Novas Funcionalidades. 2006. 73 f. Monografia (Graduação) – Universidade Tecnológica Federal do Paraná – UTFPR, Cornélio Procópio, 2006.
[2] Batista, L. F. A.; Oliveira, K. S.; Mattos, H. D.; Marinho, D.
A.; Silva, J. A.; Bastiani, J. A. Integração de UP, RUP e XP na definição de um processo de desenvolvimento de software. In: Anais da Escola Regional de Informática do Paraná, Bandeirantes, Paraná, 2006.
Tabela 1. Características de produtos para o gerenciamento eletrônico de documentos
Características
ConteXpress E2DocPro WebDesk Solution Knowledge Tree DocuShare GEDi
